MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích nghiên cứu 2 5. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn đề tài 2 7. Cấu trúc của để tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý VIỆT 4 1.1. Khái quát chung về công ty và văn phòng công ty Cổ phần Ý – Việt 4 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 4 1.1.2. Khái quát chung về văn phòng công ty cổ phần thương mại Ý Việt 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý –VIỆT. 9 2.1 Một số lý luận về chương trình, kế hoạch 9 2.1.1. Khái niệm về kế hoạch 9 2.1.2 Vai trò xây dựng chương trình kế hoạch công tác 9 2.1.3 Các loại chương trình công tác của văn phòng 10 2.2. Thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch của công ty 12 2.2.1. Xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động trong một năm 12 2.2.2. Công tác tổ chức 01 hội nghị của công ty 17 2.2.3 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng 17 2.2.4. Kế hoạch thực hiện tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo xí nghiệp 21 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC. 23 3.1 Đánh giá 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2. Nhược điểm 23 3.2 Giải pháp 24 3.2.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ văn phòng trong công tác lập chương trình, kế hoạch. 24 3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phòng 25 3.2.3 Đối với các cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 25 C KẾT LUẬN 26
LỜI CẢM ƠN Trong thực tế khơng có thành cơng không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt trình học giảng đường đến nay,em nhận nhiều quan tâm,giúp đỡ từ phía thầy cơ, gia đình, bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc em xin gửi đến quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt tri thức cho chúng em Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô khoa Quản trị văn phịng thầy trường tận tình giảng dạy, bảo chúng em suốt trình học tập trường Để thực đề tài này, em xin cảm ơn Th.s Nguyễn Hữu Danh giảng dạy, hướng dẫn ,giúp đỡ em suốt trình học tập lớp thực đề tài Em xin chân thành cảm ơn Về phía công ty em xin gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc anh ,chị nhân viên văn phòng tạo điều kiện giúp em khảo sát thực tế thực tế văn phịng Do thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên tiểu luận tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em mong nhận bổ sung góp ý thầy Sau em xin kính chúc q thầy trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Th.s Nguyễn Hữu Danh thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu thời gian qua Tơi xin chịu trách nhiệm hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng đề tài Hà Nội, tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bước sang kỉ 21, đất nước có nhiều thay đổi đáng kể kinh tế thị trường Đặc biệt từ sau nước ta bước vào công cải cách đại hóa đất nước, hội thách thức doanh nghiệp thời kì hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm , giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hố lợi nhuận để quản lý q trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một cơng cụ cơng tác văn phịng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có quan hệ đối ngoại Để thực vai trị cơng việc quan trọng phận văn phịng việc xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch văn phịng cơng tác khơng thể thiếu hoạt động doanh nghiệp Là nhà quản trị văn phịng tương lai tơi muốn có hiểu biết sâu sắc cơng tác văn phịng với nắm thực trạng việc xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động doanh nghiệp Bên cạnh nắm việc ban hành xây dựng chương trình kế hoạch diễn thực tế văn phịng cơng ty doanh nghiêp nên tơi chọn đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần thương mại XNK ÝViệt số giải pháp nâng cao vai trò văn phong việc xây dựng chương trình kế hoạch” làm đề tài tiểu luận Qua khảo sát thực tế đưa giải pháp nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ việc xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác cho văn phòng Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu đề tài cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch văn phịng cơng ty cổ phần XNK Ý - Việt Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu lý luận chung cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch văn phòng Khảo sát, đánh giá thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch văn phịng cơng ty cổ phần thương mại XNK Ý –Việt Đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác xấy dựng chương trình kế hoạch cho văn phịng Cơ sở pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thành đề tài này, em dựa vào phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp thu thập tài liệu - Phương pháp nghiên cứu bàn giấy - Tham khảo sách, báo, tài liệu - Thu thập báo cáo, số liệu, văn công ty - Phương pháp tổng hợp phân tích - Hệ thống hóa số liệu thơng tin thu thập - Tiến hành phân tích đánh giá theo nội dung Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Vai trò văn phịng cơng tác hoạch định có ý nghĩa lý luận quan trọng, tảng để xây dựng thực ứng dụng thực tiễn vào cơng việc quan doanh nghiệp nói chung Công ty Cổ phần thương mại XNK Ý- Việt nói riêng Sau nghiên cứu hồn tất trước tiên giúp cho thân em hiểu rõ công tác hoạch định nhân nhân Công ty Cổ phần thương mại XNK Ý- Việt hồn cảnh Bên cạnh em hy vọng thông qua nghiên cứu này, cụ thể đề xuất mà em nêu giúp nhiều giúp cơng ty hồn thiện hiểu rõ vai trò nhà quản trị công tác hoạch định nhân công ty Cấu trúc để tài Cấu trúc đề tài gồm chương: Chương 1: Khái quát chung công ty hoạt động công ty cổ phần thương mại XNK Ý- Việt Chương 2: Thực trạng công tác lập kế hoạch công tác công ty cổ phần thương mại XNK Ý –Việt Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò văn phòng việc xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý- VIỆT 1.1 Khái qt chung cơng ty văn phịng công ty Cổ phần Ý – Việt Tên giao dịch: VITEXIM ,JSC Mã số thuế: Địa chỉ: 40E phố Hòa Mã, Phường Phạm Đình Hổ, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội Đại diện pháp luật: Vũ Huy Cương Ngày cấp giấy phép: 22/02/2012 Ngày hoạt động: 20/02/2012 (Đã hoạt động năm) Điện thoại: 0439766730 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.1.1.1 Chức Công ty CP Thương mại XNK Việt Ý thành lập chuyên nhập sản phẩm may mặc, 100% sản phẩm nhập từ Ý, không qua nước thứ Công ty Cổ phần Thương mại XNK Ý Việt (VITEXIM) công ty chuyên nhập phân phối đồ da nam cao cấp, bao gồm giày, thắt lưng, túi, ví dành cho nam nhập trực tiếp từ Italy VITEXIM sở hữu thương hiệu DIOGINI, thương hiệu mạnh đồ da cao cấp DIOGINI phân phối thương hiệu tiếng ITALI MINICHINO, CAPONI, ADPEL, ACCIAIO Môi trường làm việc DIOGINI môi trường chuyên nghiệp, nhân viên đào tạo kĩ bán hàng, kỹ chăm sóc khách hàng kỹ khác 1.1.1.2 Nhiệm vụ Có thể nói tiêu thụ thị trường ngày tăng mạnh hàng may mặc, hội cho doanh nghiệp ngày phát triển Vấn đề đặt cho cơng ty cổ phần thương mại Ý việt làm để tạo lực bứt phá rõ nét Để có tên tuổi thi trường, doanh nghiệp phải nỗ lực lớn, tạo dựng sản phẩm thương hiệu mang đặc điểm riêng cho Doanh nghiệp phải thể yếu tố “ tính cách” riêng thương hiệu Xuất phát từ chức trên, công ty Cổ phần thương mại XNK Ý Việt có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh tiến độ, đảm bảo đáp ứng kịp thời đơn vị đặt hàng với chất lương ngày tốt Đưa tiếng vang công ty ngày xa thị trường nước Tạo niềm tin cho khách hàng, không ngừng cố gắng phát huy uy tín cơng ty - Về lâu dài, cơng ty tích cực tìm kiếm đối tác, xâm nhập sâu rộng vào thị trường mới, trì tạo mối quan hệ lâu dài, uy tín với khách hàng - Tổ chức nhập kinh doanh có lãi, tăng thu nhập đảm bảo sống cho người lao động khẳng định chỗ đứng thị trường truyền thống đồng thời mở rộng thị trường - Không ngừng cải tiến quy trình cơng nghệ để thích ứng với yêu cầu thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng sức cạnh tranh suất lao động - Quản lí sử dụng vốn, sở vật chất theo kế hoạch công ty đề ra, nhằm sử dụng đồng thời vốn cách có hiệu nhất, đem lại lợi nhuận tối đa hiệu kinh tế xã hội cao - Quản lí đội ngũ nhân viên cơng ty theo chế độ sách nhà nước, tích cực đưa biện pháp nhằm thúc đẩy cố gắng, phát huy tính sáng tạo nhân viên ngăn ngừa tệ nạn xảy ra: khen thưởng, phê bình, giám sát, đơn đốc, kiểm tra, ký luật 1.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Để đảm bảo cơng tác quản lí điều hành cách thuận lợi có hiệu quả, cơng ty áp dụng cấu tổ chức theo mơ hình chức Đứng đầu hội đồng quản trị nắm quyền định công ty, giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đạo trực tiếp tổng giám đốc Các phòng ban nhận lệnh từ cấp trên, trợ giúp mặt chun mơn nghiệp vụ • Sơ đồ máy quản lí cơng ty Cổ phần thương mại XNK Ý Việt Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Giám đốc Phịng kinh doanh Phịng kế tốn Phịng hành chính- tổng hợp 1.1.2 Khái quát chung văn phịng cơng ty cổ phần thương mại Ý Việt 1.1.2.1 Chức - Phịng hành có chức phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo công ty tham mưu giúp giám đốc công ty công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo, giải chế độ sách với người lao động, quản lí cơng tác hành quản trị, lưu trữ, y tế bảo vệ - Giúp ban giám đốc lĩnh vực đối ngoại - Bảo đảm quyền lợi, trách nhiệm người sử dụng lao động người người lao động thực theo HĐLĐ, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể lao động hành., tổ chức thực công tác phòng chống dịch bệnh, nguyên nhân, biểu bệnh lí, tai nạn thương tích thường gặp, cách phịng chống, phổ biến cách phòng dịch bệnh, vận - Chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân viên công ty, tổ chứcvà theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm y tế nhân viên thực chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành pháp luật nhà nước - Quản lí hướng dẫn thực chế độ sách tiền lương, phụ cấp theo lương, bảo hiểm xã hội( ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, việc,,,) Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực chế độ nghỉ phép năm cho người lao động - Bảo đảm vệ sinh, an tồn, an ninh cơng ty - Cùng với ban giám đốc thực tuyên truyền, quảng bá hình ảnh công ty Xây dựng mối quan hệ đối ngoại ban ngành liên quan - Hỗ trợ phòng ban,bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty thơng qua hoạt động hành 1.1.2.2 Nhiệm vụ - Hỗ trợ ban giám đốc hoạt động ngoại giao với đối tác - Tiến hành quảng bá hình ảnh cơng ty thơng qua phương tiện đại chúng, tài trợ, hoạt động nhân đạo, giao lưu… - Nghiên cứu đề xuất tổ chức thực phương án xếp cải tiến tổ chức quản lí - Nghiên cứu xây dựng, đề xuất, tổ chức thực kế hoạch, công tác tuyển dụng đào tạo, bổ xung nhân viên đáp ứng nhu cầu công việc công ty - Tổ chức tiếp nhận, quản lí nhân viên, điều phối hợp lí, quản lí tốt hồ sơ nhân sự, giải đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỉ luật, nghỉ chế độ theo Luật lao động, Nghị định, Pháp lệnh, sách khác người lao động - Thực chức nhận xét nhân viên, nâng lương giúp giám đốc công ty giải đắn, hợp lí sách lao động tiền lương sách nhân viên - Thực rà soát, trích nộp bảo hiểm xã hội định kì cho người lao động theo quy định Luật lao động - Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc 10 Sau 07 ngày làm việc, kể từ ngày thơng qua, Phịng Hành trình giám đốc cơng ty ký ban hành; đồng thời, có trách nhiệm phát hành, gửi thành viên phịng, ban, ngành thuộc Cơng ty biết, thực Chương trình công tác Quý Công ty : cụ thể hóa Chương trình cơng tác năm, quy định thực hiên quý công việc cần bổ sung, điều chỉnh cần giải quý Xây dựng chương trình cơng tác q : chậm vào ngày 15 tháng cuối q, phịng, ban thuộc Cơng ty gửi báo cáo kết thực chương trình cơng tác q đó, rà sốt vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào Chương trình cơng tác q sau Cơng ty Phịng Hành tổng hợp, xây dựng chương trình cơng tác q sau Cơng ty, trình giám đốc cơng ty định Chậm vào ngày 20 tháng cuối q, Phịng Hành có trách nhiệm trình giám đốc cơng ty phê duyệt chương trình cơng tác q sau cơng ty, gửi phịng, ban, ngành thuộc cơng ty cụ thể hóa chương trình cơng tác q, thực tháng qúy công việc cần bổ sung, điều chỉnh tháng Chương trình cơng tác Tháng Cơng ty : cụ thể hóa chương trình cơng tác quý, thực tháng qúy công việc cần bổ sung, điều chỉnh tháng Xây dựng chương trình cơng tác tháng: Chậm vào ngày 20 hàng tháng, phịng, ban, ngành thuộc Cơng ty vào tiến độ chuẩn bị đề án, văn ghi chương trình cơng tác quý, vấn đề tồn đọng phát sinh, xây dựng chương trình cơng tác tháng sau đơn vị gửi Phịng Hành Phịng Hành có trách nhiệm tổng hợp chương trình cơng tác tháng Cơng ty cần phân chia theo lĩnh vực Chậm vào ngày 25 hàng tháng, Phịng Hành có trách nhiệm trình phê duyệt chương trình cơng tác tháng sau Cơng ty, gửi phịng, ban thuộc Cơng ty biết, tổ chức thực 16 Xây dựng chương trình cơng tác tuần Kế hoạch cơng tác tuần cơng ty phịng ban lập, thứ hàng tuần họp giao ban đầu tuần để báo cáo tình hình vạch kế hoạch cho tuần Sau tổng hợp kế hoạch tuần phòng ban, trưởng phòng lấy làm sở để lập kế hoạch tháng quý, vào kế hoạch quý để lập kế hoạch năm cho cơng ty Sau trưởng phịng Hành tổng hợp xong lên kế hoạch cụ thể Khi hồn thịên nội dung, thể thức tiến hành đánh máy, nhân gửi cho lãnh đạo công ty, phịng ban, cơng ty vào kế hoạch để triển khai thực 17 Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch cơng tác quan Văn phịng Phịng, ban, ngành thuộc cơng ty Văn phịng Văn phịng Cơng tác phịng, ban thuộc Cơng ty Giám đốc Các đơn vị Văn phòng Các đơn vị Văn phịng Giám đốc Gửi cơng văn u cầu đơn vị, đăng ký chương trình cơng tác Lập danh mục đề án gửi văn phịng cơng ty Tổng hợp, dự kiến chương trình cơng tác năm sau Gửi dự kiến kế hoạch đến đơn vị tham gia ý kiến Gửi ý kiến văn phòng Sau ngày Giám đốc công ty xem xét Sau ngày Gửi báo cáo kết thực Ngày 15 tháng vấn đề nảy sinh trình hoạt cuối quý động Giám đốc phê duyệt chương trình Chậm vào ngày 20 cơng tác q sau gửi đơn vị tháng cuối Gửi báo cáo tháng Ngày 20 hàng tháng Tổng hợp xây dựng chương trình cơng tác tháng sau Ký định, gửi tới đơn vị xây Chậm ngày 25 dựng tháng cuối 18 Chuẩn bị lập Chương trình, Kế hoạch Xây dựng Chươngtrình, Kế hoạch dự thảo VĂN PHỊNG Trưng cầu ý kiến Chương trình, Kế hoạch dự thảo Thảo luận, thơng qua Chương trình, Kế hoạch dự thảo Ban hành Chương trình, Kế hoạch quan, đơn vị 19 20 2.2.2 Công tác tổ chức 01 hội nghị cơng ty Cơ quan có hội thảo, hội nghị, họp để quán triệt khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm q trình hoạt động Trong phịng Hành tổng hợp phịng đóng vai trị quan trọng hội nghị, là: Trước hội nghị, hội thảo, họp diễn văn phịng phải lập kế hoạch (phịng hành chính) tiến hành cơng việc sau: Cơng tác chuẩn bị: Thành phần – thời gian – địa điểm Ngồi văn phịng phải chuẩn bị đầy đủ sở, vật chất, đảm bảo cho hội nghị diễn như: kinh phí, phương tiện lại… Công tác tổ chức: Bước vào hội nghị, hội thảo văn phịng có nhiệm vụ ghi danh sách đại biểu, tổ chức tiếp lãnh đạo , điểm danh đại biểu, giới thiệu đại biểu Tuyên bố lý Diễn biến hội nghị, hội thảo Cử cán ghi biên hội nghị, hội thảo Công tác bế mạc hội nghị, hội thảo Khi hội thảo, hội nghị kết thúc văn phòng báo cáo với cấp kết hội nghị, hội thảo Thu thập tổng hợp tài liệu để hoàn thành hồ sơ hội nghị Quyết tốn kinh phí hội nghị 2.2.3 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Xây dựng chương trình kế hoạch nhân nội dung thiếu công tác xây dựng chương trinh kế hoạch văn phịng Dưới kế hoạch cơng tác tuyển dụng nhân công ty diễn thường xuyên hoạt động công ty Việc lập kế hoạch tuyển dụng thực theo bước sau: Bước Chuẩn bị thông tin, tài liệu : - Chuẩn bị phiếu đánh giá ứng cử viên cho kiểm tra hay phiếu đánh giá tổng hợp kỹ ứng cử viên 21 - Chuẩn bị câu hỏi tuyển dụng xoay quanh bám sát vào tiêu chí tuyển dụng - Chuẩn bị thông báo tuyển dụng - Chuẩn bị thư mời ứng viên tham gia tuyển dụng, thư thông báo tuyển dụng, thông báo từ chối tuyển dụng… Bước Lựa chọn phương pháp tuyển dụng: Phỏng vấn Đây phương pháp mà nhà tuyển dụng ứng viên mặt đối mặt với để trả hỏi trả lời câu hỏi mà nhà tuyển dụng đưa Trong phương pháp này, nhà tuyển dụng quan sát biểu ứng viên để phân tích mức độ thật tính xác câu trả lời, để từ có nhìn bao qt ứng viên Phỏng vấn có ý nghĩa quan trọng việc tuyển chọn ứng viên: - Tạo hội cho người tiến hành tuyển dụng quan sát ứng cử viên - Hiểu rõ kinh nghiệm, tri thức, khả hứng thú, sở thích ứng viên - Tạo hội để ứng viên tìm hiểu doanh nghiệp số thơng tin có liên quan đến công việc Trắc nghiệm tâm lý: Phương pháp đánh giá khác ứng viên trình độ trí lực cá tính Đây phương pháp giữ vai trò quan trọng kỹ thuật hữu hiệu mà nước giới áp dụng từ lâu, đặc biệt môi trường doanh nghiệp Phương pháp mơ tình Đây phương pháp đưa cho ứng viên tình tương đối thực tế để họ giải vấn đề theo cách thức Trong tình đòi hỏi ứng viên phải khéo léo bộc lộ khả có liên quan đến cơng việc, phương pháp giúp nhà tuyển dụng nhận định rõ mức độ lực ứng viên để định cuối có nên tuyển hay khơng! Có nhiều loại hình phương thức đánh giá mơ tình phương pháp xẻ lý cơng văn, thảo luận nhóm khơng có lãnh đạo, đóng vai, diễn thuyết … Phương pháp ngày sử dụng nhiều tổng hợp nhiều ưu điểm phương tuyển dụng 22 Bước Lựa chọn người tiến hành tuyển dụng: Người tiến hành tuyển dụng thường hội đồng bao gồm thành viên sau: Giám đốc doanh nghiệp - Trưởng phòng nhân - Chuyên gia lĩnh vực cần tuyển - Nhân phụ trách trực tiếp ứng viên trúng tuyển - Nhân viên thuộc phòng nhân làm thư ký Bước Thời gian, địa điểm tiến hành tuyển dụng: Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp, thuận lợi cho buổi tiến hành tuyển dụng việc làm mà nhà tuyển dụng phải cân nhắc kỹ Để ứng cử viên phải chờ đợi lâu, địa điểm tiến hành tuyển dụng không không chuẩn bị chu đáo… ảnh hưởng tới chất lượng thi ứng cử viên Dưới kế hoạch nhận cụ thể công ty: Bản kế hoạch tổ chức- nhân Kế hoạch tổ chức- nhân Đối tượng nhân viên: sinh viên Yêu cầu: động, phục vụ khách hàng nhiệt tình, khả xử lý tinh tốt, độ tuổi 18-30, ngoại hình ưa nhìn Thời gian làm việc: chia ca từ 6h-12h 12h- 18h Bảng tiền lương nhân viên ( đơn vị: VNĐ) Quản lý (1 người) Phục vụ (12 người) Maketing (2 người) Bán hàng người Bảo vệ (3 người) Tổng 5,000,000 18,000,000 7,000,000 7,500,000 6,000,000 43,500,000 Kế hoạch tổ chức- nhân Kế hoạch tổ chức- nhân - Đối tượng nhân viên: sinh viên 23 -Yêu cầu: động, phục vụ khách hàng nhiệt tình, khả xử lý tinh tốt, độ tuổi 18-30, ngoại hình ưa nhìn - Thời gian làm việc: chia ca từ 6h-12h 12h- 18h - Bảng tiền lương nhân viên ( đơn vị: vnđ) Quản lý (1 người) 5,000,000 Phục vụ (12 người) 18,000,000 Maketing (2 người) 7,000,000 Bán hàng người 7,500,000 Bảo vệ (3 người) 6,000,000 Tổng 43,500,000 Hay xây dựng phân công, bố trí nhân quan: Kế hoạch phân cơng, bố trí nhân STT Bộ Số lượng Nhân phận Quản lý 01 Lập kế hoạch định hướng, xây dựng chiến lược phát triển công ty Theo dõi thu chi hàng ngày Markert 02 Thiết kế ý tưởng tổ chức cần thực hiện, kế ing hoạch marketing công ty Bán 03 Thực công việc bán hàng công ty hàng Bảo vệ 02 Trông xe, trông cửa hàng 24 2.2.4 Kế hoạch thực tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo xí nghiệp Có thể nói tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan công việc cần thiết lợi ích phát triển công ty Chuyến công tác lãnh đạo đa dạng, dài ngày, ngắn ngày tùy vào công việc cụ thể Đây hoạt động cần thiết để tăng cường thiết lập mối quan hệ với bên ngồi quan Vì vậy, Văn phòng phải tổ chức cho chu đáo Văn phòng cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi: Liên hệ công tác cho Thủ trưởng quan, chuẩn bị đầy đủ tài liêu liên quan, chuẩn bị phương tiện, kinh phí lại Ngồi ra, Văn phịng cịn phải chuẩn bị nội dung liên quan khác như: Trước ngày Giám đốc cơng tác dài ngày Văn phịng đơn đốc, nhắc nhở đơn vị hồn tất văn trình Giám đốc xem xét, giải Ví dụ tổ chức chuyến công tác Đà Nẵng cho Lãnh đạo là: Khi biết lãnh đạo cơng ty có chuyến cơng tác dài ngày Đà Nẵng Phịng Hành có trách nhiệm liên hệ với quan, lãnh đạo đến công tác để thu xếp chỗ ăn, ở, phương tiện lại cho Thủ trưởng Chuẩn bị đầy đủ tài liệu văn có liên quan đến chuyến công tác cho Thủ trưởng, đồ dùng cá nhân, kinh phí cho chuyến đi… Tiến hành xắp xếp bàn giao công việc Thủ trưởng cho người cấp phó Thủ trưởng khơng có nhà Báo cáo kết công việc quan Thủ trưởng kết thúc chuyến công tác 25 Sơ đồ kế hoạch tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo VĂN PHỊNG Lập kế hoạch Chuẩn bị tổ chức chuyến Thời gian, địa Nộiđiểm dung công Phương việc tiện giao Liên thông hệ nơi đếnNội công dung tác Tư chuyến liệu tài liệu tham Giấykhảo tờ cá nhânKinh phí Tiểu kết: Chương khái quát thực trạng công tác lập chương trình, kế hoạch cơng ty cổ phần thương mại Ý Việt Trên số kế hoạch hoạt động công ty mà khảo sát Còn nhiều kế hoạch đặt thời gian có hạn nên tơi đưa số kế hoạch hoạt động chủ yếu công ty 26 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CƠNG TÁC 3.1 Đánh giá 3.1.1 Ưu điểm 12 Về mặt xác định lập kế hoạch: Công ty cổ phần thương mại XNK ÝViệt xác định tương đối đầy đủ cho việc lập kế hoạch Đây quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến tiêu kế hoạch Tuy nhiên, Công ty sử dụng có hiệu quả: Căn vào tiêu kế hoạch HĐQT Căn vào lực có Cơng ty Về mặt quy trình: quy trình lập kế hoạch cơng ty xét mặt lý thuyết bao gồm bước nhất, khoa học Quy trình đáp ứng yêu cầu hoạt động kế hoạch hóa doanh nghiệp nên kinh tế thị trường, phù hợp với đặc điểm riêng ngành trang thiết bị, biến động thị trường nguồn vốn kinh doanh Hơn nữa, quy trình lập kế hoạch sản xuất nêu cịn cơng cụ quản lý hoạt động sản xuất, thực hiện, cho phép ban lãnh đạo Cơng ty thực chức quản lý chung người lập kế hoạch theo dõi, kiểm sốt nguồn lực Cơng ty q trình thực mục tiêu đề Chính từ việc kiểm sốt q trình thực mục tiêu đề cịn cho phép Cơng ty có điều chỉnh kế hoạch cần thiết để phù hợp với biến động thị trường 13 Về mặt nội dung: Nhìn chung nội dung kế hoạch sản xuất, kinh doanh,kế hoạch công tác năm, kế hoạch tuyển dụng đầy đủ từ lập kế hoạch tới tiêu kế hoạch mang lại tính tổng hợp cao khoa học, giúp người đọc có nhìn tổng quan mục tiêu phát triển Công ty 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm công ty đạt cơng tác lập kế hoạch cịn số hạn chế sau: - Trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch năm: văn phịng cơng ty đơi cịn chưa kèm với chiến lược phát triển, mục tiêu 27 công ty Một số kế hoạch chưa cụ thể, chung chung dẫn đến thực Cơng việc cịn nhiều khó khăn, có thay đổi kế hoạch khó điều chỉnh để đạt mục tiêu hiệu công việc - Công tác tổ chức hội nghị công ty: Quá trình lập kế hoạch tổ chức hội nghị cịn chưa sát sao, có cố cịn lung túng giải công việc Công ty chưa xây dựng đội ngũ nhân chuyên nghiệp tổ chức công việc hội nghị - Xây dựng kế hoạch tuyển dụng: Văn phịng chưa có kế hoạch tuyển dụng cách cụ thể Sự phối hợp tuyển dụng nhân chất lượng chưa hiệu cao - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo: công tác chuẩn bị khâu lập kế hoạch hạn chế, kế hoạch tổ chức chuyến thụ động, phụ thuộc, chưa kiểm sốt cho tồn cơng ty 3.2 Giải pháp 3.2.1 Nâng cao nhận thức cán văn phịng cơng tác lập chương trình, kế hoạch Thường xuyên cập nhật tình hình phát triển định hướng phát triển kinh tế, xã hội nước giới để kịp thời bổ sung, điều chỉnh kế hoạch công ty nhằm đáp ứng nhu khách hàng Phối hợp tốt thường xuyên với cấp, ban ngành, công ty, hiệp hội để có thêm kiến thức, mở rộng thị trường tìm kiếm khách hàng để phục vụ cho việc lập kế hoạch theo sát thực tế Cứ cán bộ, nhân viên phận văn phòng đào tạo lớp chuyên lĩnh vực xây dựng chương trình kế hoạch, lớp kỹ lập chương trình,kế hoạch Tham mưu đề xuất kinh phí để đưa nhân viên đào tạo để nâng cao nhận thức cán nhân viên văn phịng cơng tác lập chương trình, kế hoạch 3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phòng Cần tham gia lớp bồi dưỡng để trau dồi, cập nhật thêm kiến thức 28 chương trình lập kế hoạch Có trách nhiệm đơn đốc, nhăc nhở, dẫn cho cấp triển khai thực kế hoạch đề Tránh tình trạng nhân viên bỡ ngỡ áp dụng thực kế hoạch dẫn tới công việc bị dán đoạn làm ảnh hưởng đến hoạt động công ty Lãnh đạo văn phòng cần chủ động việc thay đổi kế hoạch có biến cố xảy Đòi hỏi nhà lãnh đạo văn phòng cần nhạy bén việc xử lý tình huống, biến cố cơng việc 3.2.3 Đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng Cần có kế hoạch đào tạo cụ thể cán bộ, nhân viên phụ trách vấn đề tuyển dụng Bộ phận hành nhân phụ trách mảng đào tạo nhân Trưởng phòng hành cần định đào tạo nhân sự, phụ trách liên hệ cử nhân viên đào tao Công tác đào tạo nhân lực hoạt động xuyên suốt trình hình thành phát triển doanh nghiệp nhà quản trị cần có tầm nhìn đủ rộng để xây dựng chiến lược tổng thể đào tạo cho doanh nghiệp, sau lên kê hoạch đào tạo cụ thể cho giai đoạn định - Cần tự trau dồi kiến thức cho thân - Có ý thức, tinh thần trách nhiệm cơng việc - Tham gia khóa học để nâng cao trình độ, thi lấy chứng để tăng khả làm việc chuyên nghiệp hơn, hiệu 29 C KẾT LUẬN Trên kết khảo sát đánh giá công tác xây dựng chương trình , kế hoạch cơng tác văn phịng cơng cơng ty cổ phần thương mại XNK Ý- Việt Qua khảo sát giúp tơi có nhìn tổng quan việc xây dựng chương trình kế hoạch cơng ty nói chung văn phịng nói riêng Do q trình khảo sát kinh nghiệm cịn nên q trình khảo sát khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý chỉnh sửa thầy cô cho viết hoàn thiện 30 ... kế hoạch diễn thực tế văn phòng công ty doanh nghiêp nên chọn đề tài ? ?Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng công ty cổ phần thương mại XNK ? ?Việt. .. KẾT LUẬN Trên kết khảo sát đánh giá công tác xây dựng chương trình , kế hoạch cơng tác văn phịng công công ty cổ phần thương mại XNK Ý- Việt Qua khảo sát giúp tơi có nhìn tổng quan việc xây dựng. .. việc văn phịng đảm nhiệm cơng tác lập chương trình kế hoạch cơng ty CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý –VIỆT 2.1 Một số lý luận chương trình, kế