Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng tại công ty cổ phần thương mại và XNK Ý Việt

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích nghiên cứu 2 5. Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn đề tài 2 7. Cấu trúc của để tài 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý VIỆT 4 1.1. Khái quát chung về công ty và văn phòng công ty Cổ phần Ý – Việt 4 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 4 1.1.2. Khái quát chung về văn phòng công ty cổ phần thương mại Ý Việt 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý –VIỆT. 9 2.1 Một số lý luận về chương trình, kế hoạch 9 2.1.1. Khái niệm về kế hoạch 9 2.1.2 Vai trò xây dựng chương trình kế hoạch công tác 9 2.1.3 Các loại chương trình công tác của văn phòng 10 2.2. Thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch của công ty 12 2.2.1. Xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động trong một năm 12 2.2.2. Công tác tổ chức 01 hội nghị của công ty 17 2.2.3 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng 17 2.2.4. Kế hoạch thực hiện tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo xí nghiệp 21   CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC. 23 3.1 Đánh giá 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2. Nhược điểm 23 3.2 Giải pháp 24 3.2.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ văn phòng trong công tác lập chương trình, kế hoạch. 24 3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phòng 25 3.2.3 Đối với các cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 25 C KẾT LUẬN 26

LỜI CẢM ƠN

Trong thực tế không có thành công nào không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp

đỡ dù ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt quá trìnhhọc tại giảng đường đến nay,em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm,giúp đỡ từphía thầy cô, gia đình, bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc em xin gửi đến quý thầy cô trường Đại học Nội

vụ Hà Nội đã truyền đạt tri thức cho chúng em

Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòngcùng các thầy cô trong trường đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo chúng em trongsuốt quá trình học tập tại trường

Để thực hiện đề tài này, em xin cảm ơn Th.s Nguyễn Hữu Danh giảngdạy, hướng dẫn ,giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập trên lớp và thực hiện đềtài này Em xin chân thành cảm ơn cô

Về phía công ty em xin gửi lời cảm ơn đến ban giám đốc và các anh ,chịnhân viên trong văn phòng đã tạo điều kiện giúp em khảo sát thực tế thực tế tạivăn phòng

Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm trong nghiên cứu nênbài tiểu luận không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Em rất mongnhận được sự bổ sung góp ý của các thầy cô

Sau cùng em xin kính chúc quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội,Th.s Nguyễn Hữu Danh thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứmệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôixin chịu trách nhiệm hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thôngtin sử dụng trong đề tài này

Hà Nội, tháng 5 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Mục đích nghiên cứu 2

5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn đề tài 2

7 Cấu trúc của để tài 3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý- VIỆT 4

1.1 Khái quát chung về công ty và văn phòng công ty Cổ phần Ý – Việt 4

1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 4

1.1.2 Khái quát chung về văn phòng công ty cổ phần thương mại Ý Việt .6 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý –VIỆT 9

2.1 Một số lý luận về chương trình, kế hoạch 9

2.1.1 Khái niệm về kế hoạch 9

2.1.2 Vai trò xây dựng chương trình kế hoạch công tác 9

2.1.3 Các loại chương trình công tác của văn phòng 10

2.2 Thực trạng xây dựng chương trình kế hoạch của công ty 12

2.2.1 Xây dựng chương trình kế hoạch hoạt động trong một năm 12

2.2.2 Công tác tổ chức 01 hội nghị của công ty 17

2.2.3 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng 17

2.2.4 Kế hoạch thực hiện tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo xí nghiệp 21

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG

TRONG VIỆC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 23

3.1 Đánh giá 23

3.1.1 Ưu điểm 23

3.1.2 Nhược điểm 23

3.2 Giải pháp 24

3.2.1 Nâng cao nhận thức của cán bộ văn phòng trong công tác lập chương trình, kế hoạch 24

3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phòng 25

3.2.3 Đối với các cán bộ, nhân viên trực tiếp xây dựng 25

C KẾT LUẬN 26

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Bước sang thế kỉ 21, đất nước có nhiều thay đổi đáng kể trong nền kinh tếthị trường Đặc biệt từ sau khi nước ta bước vào công cuộc cải cách hiện đại hóađất nước, đây là cơ hội cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kìhội nhập Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gaygắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phảiluôn nâng cao chất lượng sản phẩm , giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tínnhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận để quản lý quá trình sản xuất kinhdoanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khácnhau Một trong những công cụ đó là công tác văn phòng Văn phòng là cửa ngõcủa mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa cóquan hệ đối ngoại

Để thực hiện vai trò của mình thì một trong những công việc quan trọngcủa bộ phận văn phòng đó là việc xây dựng chương trình kế hoạch công táctrong văn phòng Công tác xây dựng chương trình kế hoạch trong văn phòng làcông tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp Là một nhàquản trị văn phòng tương lai tôi muốn có hiểu biết sâu sắc về công tác vănphòng hiện nay cùng với đó nắm được thực trạng việc xây dựng chương trình kếhoạch trong hoạt động của doanh nghiệp

Bên cạnh đó nắm được việc ban hành xây dựng chương trình kế hoạchdiễn ra thực tế như thế nào trong văn phòng của công ty doanh nghiêp nên tôi đã

chọn đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng tại công ty cổ phần thương mại và XNK Ý- Việt và một số giải pháp nâng cao vai trò của văn phong trong việc xây dựng chương trình kế hoạch” làm đề tài bài tiểu luận của mình.

Qua khảo sát thực tế sẽ đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chuyênmôn nghiệp vụ trong việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho vănphòng

2 Lịch sử nghiên cứu

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác xây dựng chương trình kếhoạch của văn phòng tại công ty cổ phần XNK Ý - Việt

Đưa ra nhưng giải pháp nhằm nâng cao công tác xấy dựng chương trình

kế hoạch cho văn phòng

5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Để hoàn thành đề tài này, em đã dựa vào những phương pháp nghiên cứusau đây:

- Phương pháp thu thập tài liệu

- Phương pháp nghiên cứu tại bàn giấy

- Tham khảo các sách, báo, tài liệu

- Thu thập các báo cáo, số liệu, văn bản của công ty

- Phương pháp tổng hợp phân tích

- Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được

- Tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn đề tài

Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định có một ý nghĩa lý luậnrất quan trọng, nó là nền tảng để xây dựng và thực hiện các ứng dụng thực tiễnvào công việc của một cơ quan doanh nghiệp nói chung và của Công ty Cổ phầnthương mại XNK Ý- Việt nói riêng Sau khi bài nghiên cứu hoàn tất trước tiên

sẽ giúp cho bản thân em hiểu rõ hơn về công tác hoạch định nhân nhân sự tạiCông ty Cổ phần thương mại XNK Ý- Việt trong hoàn cảnh hiện nay Bên cạnh

đó em cũng hy vọng thông qua bài nghiên cứu này, cụ thể là những đề xuất mà

em đã nêu ra sẽ giúp ít nhiều giúp công ty hoàn thiện hơn và hiểu rõ hơn vai tròcủa nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự tại công ty

7 Cấu trúc của để tài

Cấu trúc đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát chung về công ty và hoạt động của công ty cổ phầnthương mại XNK Ý- Việt

Chương 2: Thực trạng công tác lập kế hoạch công tác của công ty cổ phầnthương mại XNK Ý –Việt

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong việcxây dựng chương trình kế hoạch công tác

CHƯƠNG 1:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý- VIỆT 1.1 Khái quát chung về công ty và văn phòng công ty Cổ phần Ý – Việt

Tên giao dịch: VITEXIM ,JSC

Công ty Cổ phần Thương mại và XNK Ý Việt (VITEXIM) là công tychuyên nhập khẩu và phân phối đồ da nam cao cấp, bao gồm giày, thắt lưng, túi,

ví dành cho nam được nhập khẩu trực tiếp từ Italy

VITEXIM đang sở hữu thương hiệu DIOGINI, một thương hiệu mạnh về

đồ da cao cấp DIOGINI đang phân phối các thương hiệu nổi tiếng của ITALI làMINICHINO, CAPONI, ADPEL, ACCIAIO

Môi trường làm việc tại DIOGINI là một môi trường chuyên nghiệp, nhânviên tại đây được đào tạo bài bản về kĩ năng bán hàng, kỹ năng chăm sóc kháchhàng và các kỹ năng khác

1.1.1.2 Nhiệm vụ

Có thể nói tiêu thụ của thị trường ngày càng tăng mạnh đối với hàng may

mặc, và là cơ hội cho doanh nghiệp ngày càng phát triển Vấn đề chính đặt racho công ty cổ phần thương mại Ý việt là làm thế nào để tạo ra lực bứt phá rõnét Để có được tên tuổi trên thi trường, doanh nghiệp phải nỗ lực rất lớn, tạodựng được sản phẩm của thương hiệu mang đặc điểm riêng cho mình Doanhnghiệp phải thể hiện được yếu tố “ tính cách” riêng ngay trong thương hiệu.

Xuất phát từ những chức năng trên, công ty Cổ phần thương mại và XNK

Ý Việt có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh đúng tiến

độ, đảm bảo đáp ứng kịp thời các đơn vị đặt hàng với chất lương ngày càng tốthơn Đưa tiếng vang của công ty ngày một đi xa hơn trên thị trường trong vàngoài nước Tạo niềm tin cho khách hàng, không ngừng cố gắng và phát huy uytín của công ty

- Về lâu dài, công ty tích cực tìm kiếm đối tác, xâm nhập sâu rộng vào

những thị trường mới, duy trì và tạo mối quan hệ lâu dài, uy tín với khách hàng

- Tổ chức nhập khẩu kinh doanh có lãi, tăng thu nhập và đảm bảo cuộc

sống cho người lao động khẳng định chỗ đứng trên thị trường truyền thốngđồng thời mở rộng thị trường

- Không ngừng cải tiến quy trình công nghệ để thích ứng với yêu cầu của

thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng sức cạnh tranh và năng suất laođộng

- Quản lí và sử dụng vốn, cơ sở vật chất theo đúng kế hoạch của công ty

đã đề ra, nhằm sử dụng đồng thời vốn một cách có hiệu quả nhất, đem lại lợinhuận tối đa và hiệu quả kinh tế xã hội cao nhất

- Quản lí đội ngũ nhân viên của công ty theo đúng chế độ chính sách của

nhà nước, tích cực đưa ra các biện pháp nhằm thúc đẩy sự cố gắng, phát huy tínhsáng tạo của mỗi nhân viên và ngăn ngừa những tệ nạn có thể xảy ra: khenthưởng, phê bình, giám sát, đôn đốc, kiểm tra, ký luật

1.1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Để đảm bảo công tác quản lí và điều hành một cách thuận lợi và có hiệu

quả, công ty đã áp dụng cơ cấu tổ chức theo mô hình chức năng Đứng đầu làhội đồng quản trị nắm mọi quyền quyết định của công ty, giám đốc điều hànhmọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dưới sự chỉ đạo trực tiếp củatổng giám đốc Các phòng ban nhận lệnh từ một cấp trên, trợ giúp về mặtchuyên môn nghiệp vụ.

Sơ đồ bộ máy quản lí của công ty Cổ phần thương mại và XNK Ý Việt

1.1.2 Khái quát chung về văn phòng công ty cổ phần thương mại Ý

Việt

1.1.2.1 Chức năng

- Phòng hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh

đạo công ty tham mưu giúp giám đốc công ty trong công tác tổ chức cán bộ, laođộng tiền lương, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động,quản lí công tác hành chính quản trị, lưu trữ, y tế và bảo vệ

- Giúp ban giám đốc trong lĩnh vực đối ngoại.

- Bảo đảm quyền lợi, trách nhiệm giữa người sử dụng lao động và người

người lao động thực hiện đúng theo HĐLĐ, nội quy lao động, thỏa ước lao động

tập thể và lao động hiện hành., tổ chức thực hiện công tác phòng chống dịchbệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lí, các tai nạn thương tích thường gặp, cáchphòng chống, phổ biến cách phòng dịch bệnh, vận

- Chăm sóc và bảo vệ sức khỏe của nhân viên trong công ty, tổ chứcvà

theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm y tế của nhân viên và thực hiện các chế

độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành và pháp luật nhà nước

- Quản lí và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ

cấp theo lương, và bảo hiểm xã hội( ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thôiviệc,,,) Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ nghỉ phépnăm cho người lao động

- Bảo đảm vệ sinh, an toàn, an ninh trong công ty

- Cùng với ban giám đốc thực hiện tuyên truyền, quảng bá hình ảnh công

ty Xây dựng mối quan hệ đối ngoại giữa các ban ngành liên quan

- Hỗ trợ các phòng ban,bộ phận trong hoạt động sản xuất kinh doanh của

công ty thông qua các hoạt động hành chính

1.1.2.2 Nhiệm vụ

- Hỗ trợ ban giám đốc trong các hoạt động ngoại giao với các đối tác

- Tiến hành quảng bá hình ảnh công ty thông qua các phương tiện đại

chúng, tài trợ, hoạt động nhân đạo, giao lưu…

- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến

tổ chức và quản lí

- Nghiên cứu xây dựng, đề xuất, tổ chức thực hiện kế hoạch, công tác

tuyển dụng và đào tạo, bổ xung nhân viên đáp ứng nhu cầu công việc của côngty

- Tổ chức tiếp nhận, quản lí nhân viên, điều phối hợp lí, quản lí tốt hồ sơ

nhân sự, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỉ luật, nghỉ chế

độ theo Luật lao động, các Nghị định, Pháp lệnh, chính sách khác đối với ngườilao động

- Thực hiện chức năng nhận xét nhân viên, nâng lương giúp giám đốc

công ty giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lương cũng như

chính sách đối với nhân viên.

- Thực hiện rà soát, trích nộp bảo hiểm xã hội định kì cho người lao động

theo quy định của Luật lao động

- Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo

cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của vănphòng

- Quản lí toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn

phòng của công ty

- Tiếp nhận, quản lí công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác lưu

trữ, in ấn tài liệu

- Quản lí và sử dụng con dấu.

- Thực hiện tốt công tác quản trị hành chính đề đảm bảo cho bộ máy cơ

quan công ty hoạt động có hiệu quả

- Thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ, an toàn trong công

ty

- Phục vụ nơi làm việc khi tiếp khách và hội họp

- Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm

- Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong công ty

- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khỏe, quan tâm đến đội ngũ nhân

viên, mua bảo hiểm y tế, tổ chức khám sức khỏe định kì hàng năm cho nhânviên

- Khuyến khích trợ giúp hoặc trực tiếp tham dự các hoạt động văn hóa,

phong trào công ty, các tổ chức hội nhóm, công đoàn Xây dựng nền văn hóacông ty

- Đại diện cho ban lãnh đạo thực hiện công tác thăm hỏi, tặng quà hiếu hỉ,

ốm đau, tai nạn lao động cho nhân viên công ty

- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi công ty đóng trụ sở để giải

quyết những vấn đề liên quan

Tiểu kết: Chương 1 đã khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu

tổ chức của công ty và văn phòng công ty cổ phần XNK Ý - Việt Đây là cơ sở

để nhìn nhận những công việc văn phòng đảm nhiệm và công tác lập chươngtrình kế hoạch của công ty.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK Ý –VIỆT.

2.1 Một số lý luận về chương trình, kế hoạch

2.1.1 Khái niệm về kế hoạch

Xây dựng kế hoạch là một chức năng quan trọng của Quản trị hành chínhvăn phòng Đây là việc làm đầu tiên, đặt cở sở cho các hoạt động tồn tại củamột tổ chức, đơn vị Bất cứ một cơ quan nào từ khi bắt đầu hình thành cũng đãxác định được mục tiêu, chức năng nhiệm vụ mà mình phải thực hiện Nhưngthực hiện như thế nào thì phải dựa vào những bản kế hoạch lập ra Kế hoạch lànhững quyết định, những phương án hoạt động cụ thể, tối ưu đã được lựa chọnhướng tới đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất Không thể tổ chức công việc nàocủa cơ quan, đơn vị một cách nền nếp mà không có những kế hoạch khoa học

Lập kế hoạch là lựa chọn những phương án hoạt động trong tương lai chotoàn bộ hoặc từng bộ phận của văn phòng Nó bao gồm việc lựa chọn các mụctiêu của toàn bộ cơ quan và của từng bộ phận trong cơ quan đó, lựa chọn cáchthức thực hiện những mục tiêu đã xác định

Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồnlực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra Đây là chứcnăng đầu tiên của nhà quản trị doanh nghiệp Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việclựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổchức, của một doanh nghiệp

2.1.2 Vai trò xây dựng chương trình kế hoạch công tác

Lập kế hoạch có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của bát kỳ tổ chưc, cơquan, đơn vị nào Nếu không có kế hoạch thì các tổ chức cũng chẳng khác nàocon thuyền không lái, không xác định được mục đích, hướng đi và cũng khôngbiết được cơ chế quản lý, thực thi nhiệm vụ, xác định loại hình tổ chức, cáchthức lãnh đạo , bố trí nhân lực , các tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá chất lượng

Làm việc theo kế hoạch sẽ tạo ra một phong cách làm việc khoa học có tổchức, tránh bị động, người nào việc đó nên việc thực hiện công tác không bịchồng chéo, lãng phí Lập kế hoạch thường là dự báo những việc sẽ xảy ra vànhững phương án dự bị được tính đến điều kiện có sự thay đổi nên giúp các nhàquản trị nhận thức, chủ động có trật tự và định hướng tuy nhiên, lập kế hoạchđòi hỏi văn phòng phải thu thập và xử lý các thông tin một cách chủ động ứngphó được với những biến cố xảy ra việc lập kế hoạch cũng thường được chia ra

ở các khoảng thời gian khác nhau tương lai có nhiều biến cố nên việc lập kếhoạch các kế hoạch dài hạn và cụ thể bằng những kế hoạch ngắn hạn sẽ khiếncho hoạt đông của đơn vị có tính khả thi và an toàn

- Lập kế hoạch là để tập trung sự chú ý tới các mục tiêu

Khi lập kê hoạch bao giờ người lập kế hoạch cũng dựa trên mục tiêu đãđặt ra cũng chính là cụ thể hóa các mục tiêu đặt trong một hệ thống tất cả đềuhướng vào ,mục tiêu chung Như vậy thì công việc mới được thực hiện

- Lập kế hoạch là để tập trung sự chú ý tới các mục tiêu

Khi lập kế hoạch là để tập trung sự chú ý tới các mục tiêu

Khi lập kế hoạch bao giờ người lập cũng dựa trên mục tiêu đã đề ra

- Lập kế hoạch là tạo điều kiện thuận lới cho việc kiểm tra

Người quản trị dựa vào bản kế hoạch đề ra để theo dõi sát sao tình hìnhthực hiện công việc cũng như

2.1.3 Các loại chương trình công tác của văn phòng

Có rất nhiều loại kế hoạch trong một cơ quan Mỗi loại kế hoạch có têngọi khác nhau Qua đó, chúng ta có thể nhận biết được vị trí, tính chất quan

trọng của nó, từ đó xác định được tiêu chuẩn, phạm vi xây dựng kế hoạch củatừng đơn vị tổ chức việc phân định kế hoạch của từng đơn vị tổ chức việc phânđịnh kế hoạch cũng góp phần nâng cao hiệu quả của việc xây dựng kế hoạch.

Theo thời gian, phân chia kế hoạch thành:

2 Kế hoạch dài hạn là kế hoạch nhằm mục đích chủ yếu là xác định và dựđoán những sự kiện quan trọng, nó ảnh hưởng đến chiều hướng phát triển tươnglai của ngành, của đơn vị Loại kế hoạch này giúp cho nhà quản lý cấp cao xácđịnh việc chỉ đạo và phối hợp các hoạt động có tầm quan trọng chiến lược

3 Kế hoạch ngắn hạn (năm, tháng, quý, tuần) nhằm mục đích chủ yếu chohoạt động để đảm bảo những kết quả mong muốn trong thời gian trước mắt

Theo tính chất, ta thể phân loại kế hoạch thành:

4 Kế hoạch chiến lược: là kế hoạch lớn của một đơn vị tổ chức Kế hoạchchiến lược xác định những mục tiêu cơ bản và cách thức, phương pháp thực hiệntối ưu để đạt được những mục tiêu đó Kế hoạch này giúp cho các cơ quan, đơn

vị xác định được hướng của mình đi, đặc biệt là trong điều kiện khoa học kỹthuật phát triển, nhiều yếu tố tác động vào hoạt động và sự phát triển của cơquan, đòi hỏi phải có sự nhìn xa trông rộng, lường trước được những biến đổi cóthể Kế hoạch chiến lược cho phép tính toán để có thể đầu tư toàn diện nhằmnâng cao cường hiệu quả hoạt động củ cơ quan Khi xây dựng kế hoạch chiếnlược thì quan trọng nhất là xác định mục tiêu cuối cùng chương trình hoạt đọngtổng quát và triển khai các yêu tố quan trọng Nếu giữa các mục tiêu có sự mâuthuẫn thì kế hoạch chiến lược phải có sự điều hòa phù hợp kế hoạch chiếnluwocj là khung sườn để hướng dẫn tư duy và hành động cho các nhà quản trị điđúng hướng kế hoạch chiến lược được bổ trợ bằng một hệ thống kế hoạch cụ thểchi tiết

5 Kế hoạch nghiệp vụ là những kế hoạch chi tiết, gắn liền với các nhiệm

vụ cụ thể của từng đơn vị Loại kế hoạch này chính là bổ trợ, cụ thể của kếhoạch chiến lược Loai kế hoạch này phải trả lời được những câu hỏi sau: tại saocần phải có kế hoạch cho việc này phải trả lời được những câu hỏi sau: tại saocần phải có kế hoạch cho việc này? Ai là người kiểm tra, kiểm soát những hoạt