Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1: Giới thiệu về lịch sử quốc kỳ Việt Nam 2 1.1 Khái niệm quốc kỳ Việt Nam 2 1.2 Lịch sử quốc kỳ Việt Nam 2 1. Hiệu kỳ 5 2. Cờ thời Pháp thuộc 6 3. Cờ quẻ Ly 9 4. Cờ đỏ sao vàng 10 5. Cờ vàng năm sọc 12 6. Cờ vàng ba sọc đỏ 12 7. Cờ giải phóng 13 1.3 Ý nghĩa của lịch sử quốc kỳ Việt Nam 14 Chương 2: Tìm hiểu chung về quốc kỳ các nước Nga, Mỹ, Nhật Bản, Trung Quốc và so sánh ý nghĩa quốc kỳ Việt Nam 15 2.1 Tìm hiểu về quốc kỳ các nước 15 2. 1.1 Quốc kỳ nước Nga 15 2.1.2 Quốc kỳ nước Mỹ 16 2.1.3 Quốc kỳ Nhật Bản 16 2.1.4 Quốc kỳ Trung Quốc 18 2.2 So sánh ý nghĩa quốc kỳ Việt Nam với quốc kỳ Nga, Mỹ, Nhật, Trung Quốc 18 Kết luận 22

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài báo cáo này là do tự bản thân thực hiện và khôngsao chép của người khác để làm sản phẩm của riêng mình Các thông tin được

sử dụng trong bài là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng Em hoàn toàn chịutrách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của bài báo cáo

Em xin kính chúc thầy cô trong quản trị văn phòng – Thầy Nguyễn MạnhCường thật dồi dào sức khỏe,thành công nhiều hơn nữa trong sứ mệnh cao đẹpcủa mình là truyền đạt kiếm thức cho thế hệ tương lai.

Trân trọng

Hà Nội, ngày tháng 06 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1.Lí do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc đề tài 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4

1.1 Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng 4

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 4

1.1.2 Hiện đại hóa công tác văn phòng 5

1.2 Nội dung của hiện đại hóa công tác văn phòng 6

1.2.1.Trang thiết bị kỹ thuật 6

1.2.2 Công tác văn thư - lưu trữ 6

1.2.3.Xử lý thông tin 7

1.2.4 Tổ chức bộ máy việc làm 8

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM 12

2.1 Giới thiệu sơ lược về Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam 12

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam 12

2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty 13

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 13

2.2 Thực trang công tác hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty Cổ

phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam 19

2.2.1 Công tác văn thư – lưu trữ 19

2.2.2 Công tác xử lý thông tin 21

2.2.3 Tổ chức lao động tại văn phòng 23

2.2.4 Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng 25

Chương 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM 28

3.1 Nhận xét chung 28

3.1.1 Ưu điểm 28

3.1.2 Hạn chế 29

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Thương mại và Tin tức truyền thông Việt Nam 30

3.2.1.Trang thiết bị, cơ sở vật chất 30

3.2.2 Con người 30

3.2.3 Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng 31

KẾT LUẬN 33

PHẦN PHỤ LỤC 34

MỞ ĐẦU 1.Lí do chọn đề tài

Ngày nay, khi đất nước đang trên con đường hội nhập Cùng với sự pháttriển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máytính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập vớicộng đồng quốc tế

Ở nước ta cũng đã xuất hiện Văn phòng hiện đại ở nhiều ngành, nhiềucấp Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên doanh với nướcngoài, mô hình văn phòng hiện đại đã được đáp ứng khá phổ biến Trong một số

cơ quan , tổ chức, doanh nghiệp bước đầu đã có các văn phòng được tổ chứctheo xu hướng hiện đại ở những mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa vănphòng kiểu mới và văn phòng kiểu cũ Tuy nhiện, điểm yếu nhất trong các vănphòng ở nước ta là các hoạt động văn phòng còn mang tính bị động, chức năngphục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn át chức năng chủ động xử lýthông tin Trình độ xử lý thông tin và tin học hoá trong văn phòng còn ở mứcthấp Nguy cơ tụt hậu trong tổ chức hoạt động văn phòng là rất nặng nề Nhiều

cơ quan, tổ chức và đặc biệt ở các doanh nghiệp, xí nghiệp trang thiết bị cònchưa được đầu tư đúng mức, người lao động văn phòng được đào tạo còn yếu vềchất lượng, kiêm nhiện các công việc Do vậy, yêu cầu xây dựng văn phòng theo

xu hướng hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệphoá, hiện đại hoá là rất cấp bách Chính vì vậy, các doanh nghiệp phải rất quantâm đến vấn đề hiện đại hoá văn phòng và nhận thấy rõ” Văn phòng càng sớmhiện đại hoá, càng phục vụ tốt cho hoạt động quản lý của tổ chức, doanhnghiệp”

Hiện đại hoá Văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trang bị

cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con ngườithích ứng với trang thiết bị hiện đại đó với phong cách làm việc mới, hiện đại.Trước hết, phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở Văn phòng, sau đómới hiện đại hoá trang thiết bị

Như vậy với tư cách là sinh viên học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội,

tất cả những điều trên là luận chứng cho lý do của việc lựa chọn đề tài “ Tìmhiểu các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ phần thươngmại và tin tức truyền thông Việt Nam” để làm bài báo cáo tốt nghiệp của em.

Trong khoảng thời gian được đi thực tập ở Công ty cổ phần thương mại

và tin tức truyền thông Việt Nam, bản thân em đã học hỏi được rất nhiều điều vềcách làm việc, vận dụng được kiến thức đã học được từ các thầy cô vào trongcông việc của cơ quan, từ đó tiếp thu được thêm một số kinh nghiệm, đây cũng

là cơ hội để bản thân em củng cố lại kiếm thức, từ đó tìm ra những thiếu sót đểkhắc phục, không những thế đợt kiếm tập này giúp sinh viên có thể định hình rõhơn về công việc, trau dồi thêm kiến thức – kinh nghiệm, rèn luyện phẩm chấtđạo đức của một nhà quản trị phục vụ tốt cho công việc sau này

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổphần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam

- Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác vănphòng

3 Đối tượng nghiên cứu

Xác định đối tượng nghiên cứu là “ Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóacông tác văn phòng tại Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông ViệtNam”

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này, em đã dựa vào những phương pháp nghiên cứusau đây:

- Phương pháp thu thập tài liệu: là dựa trên nguồn thông tin sơ cấp và thứ

cấp thu thập được từ những tài liệu nghiên cứu trước đây để xây dựng cơ sở luận

cứ để chứng minh giả thuyết

- Phương pháp tổng hợp phân tích: là phương pháp phân tích lý thuyết

thành những mặt, những bộ phận, những mối quan hệ theo lịch sử thời gian đểnhận thức, phát hiện và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết từ đóchọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài nghiên cứu

- Phương pháp quan sát thực tế: là các phương pháp trực tiếp tác động

vào đối tượng có trong thực tiễn để làm bộc lộ bản chất và quy luật vận độngcủa đối tượng đó, giúp người nghiên cứu thu thập thông tin hoặc làm nảy sinhcác ý tưởng nghiên cứu và đề xuất sáng tạo

- Phương pháp phỏng vấn: là quá trình thu thập thông tin dựa trên các cơ

sở quá trình giao tiếp bằng lời nói có tính đến mục đích đặt ra

5 Cấu trúc đề tài

Đề tài có kết cấu gồm 3 chương

Chương 1 Cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn phòng

Chương 2 Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổphần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiện đại hóa công tác vănphòng tại Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng

- Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức giúp lãnh đạoxác định được phạm vi hoạt động của văn phòng Như trong cuốn “ Quản trị vănphòng do PGS.TS Nguyễn Hữu Trí chủ biên” thì văn phòng được xác định theonhiều cách hiểu sau đây:

- Theo nghĩa rộng: Văn phòng là toàn bộ bộ maý quản lý của đơn vị từcấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của

tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ chohoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòngtoàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thựchiện mục tiêu chung của tổ chức

- Theo nghĩa hẹp: Văn phòng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trịnhững việc trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổchức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng khôngphải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Nhưng với cách tiếp cận của bản thân trong quá trình làm việc tại vănphòng của Công ty, em thấy rằng văn phòng được hiểu khái quát như sau:

“ Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, nơilàm việc của các cấp quản trị doanh nghiệp, quản trị đơn vị, là bộ máy điều hànhtổng hợp của cơ quan, nơi thu, phát các thông tin nằm hỗ trợ cho hoạt động quản

lý của nhà lãnh đạo Văn phòng là nơi chăm lo mọi vấn đề hậu cần và đảm bảocác điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả.Chính vì vậy, mọi tổ chức không thể thiếu được văn phòng”

* Chức năng chính của văn phòng là tham mưu - tổng hợp và hậu cầngiúp việc cho lãnh đạo Công ty có hướng đi đúng nhất, có kế hoạch cụ thể, quản

lý chặt chẽ các quy trình công việc, đôn đốc thúc đẩy tiến độ làm việc hiệu quả

Bộ phận văn phòng được ví như cầu nối liên kết các phòng ban đơn vị với nhau,

tạo trình thể nhất định giữa lãnh đạo với các phòng ban Bên cạnh đó văn phòng

có trách nhiệm theo dõi giám sát các công việc của các phòng ban để chươngtrình được hoàn thiện theo kế hoạch hay xúc tiến những công việc còn tồn đọng,tránh những sai sót mất mát

- Tham mưu - tổng hợp là các công việc giúp thủ trưởng chỉ đạo và trựctiếp kiểm tra, bảo đảm điều kiện vật chất và các trang thiết bị phục vụ hoạt độngcủa Công ty và đơn vị sự nghiệp trực thuộc Công ty theo phân công, phân cấp

Là đầu mối giúp lãnh đạo xử lý công việc hàng ngày; phối hợp điều hòa chươngtrình công tác của Giám đốc và các Phó Giám đốc; một số hoạt động của Công

ty để thực hiện quy chế làm việc, chương trình công tác Lập kế hoạch tài chính,

dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối mức kinh phí, báo cáo

kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương tiền thưởng chi tiêunhiệm vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của lãnh đạo Công ty

- Công tác hậu cần là tham gia tổ chức các cuộc Hội nghị của Công ty, cáccuộc họp nội bộ hay với đối tác khách mời, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễnghi, lễ tân, tiếp khách một cách khoa học văn minh Tổ chức giao tiếp đối nội,đối ngoại; giữ vai trò là chiếc cầu nối giữa cơ quan mình với các cơ quan, tổchức khác Mua sắm các trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sởvật chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậucần cho hoạt động và công tác của cơ quan Tổ chức và thực hiện công tác y tế,bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn của cơ quan

1.1.2 Hiện đại hóa công tác văn phòng

Hiện đại hóa công tác văn phòng là ứng dụng khoa học công nghệ vàocông tác văn phòng, là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quy trìnhnghiệp vụ văn phòng Nhất là ứng dụng công nghệ tin học vào các nghiệp vụvăn phòng, từ văn thư – lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môitrường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảohiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao

- Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Tổ chứckhoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan,

doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển Hiện đại hóa côngtác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của thời đại.

1.2 Nội dung của hiện đại hóa công tác văn phòng

Một văn phòng hiện đại là một văn phòng không giấy, một văn phòngđiện tử, một văn phòng được xây dựng theo hướng hiện đại hóa ở các mặt sau:

1.2.1.Trang thiết bị kỹ thuật

Trang thiết bị văn phòng là là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động củavăn phòng Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn củacông tác văn phòng mà người ta trang bị những đồ dùng, máy móc khác nhau.Trong hoạt động văn phòng thì trang thiết bị văn phòng là một tổng thể gồm rấtnhiều loại máy móc trang thiết bị khác nhau Đây là công cụ trợ giúp cho conngười trong suốt quá trình lao động sản xuất Khi xu thế hiện đại hóa ngày càngdiễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị ngày càng giữ vai trò quan trọng tronghoạt động văn phòng, góp phần giảm bớt sức lực, tiết kiệm thời gian mà nângcao hiệu quả lao động Bên cạnh đó còn phát huy tinh thần sáng tạo trong côngviệc Các trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng bao gồm: Máy tính, điện thoại,máy fax, máy photocopy, máy hủy tài liệu, các thiết bị hội nghị, bàn ghế, tủđựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, Đây là những thiết bị không thể thiếu trong bất

cứ văn phòng hiện đại nào Chính vì vậy mà công việc tổ chức, sắp xếp côngviệc cũng như may sắm các trang thiết bị trong văn phòng được quan tâm và đầu

tư nhiều hơn

1.2.2 Công tác văn thư - lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng trong việc đảmbảo thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năngnhiệm vụ của tổ chức Công tác văn thư được chú trọng đúng mức sẽ có tácđộng lớn đến năng suất lao động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việc củaCông ty được nhanh chóng, chính xác, thực hiện đúng mục tiêu của Công ty đềra

Công tác văn thư – lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của vănphòng Văn thư – lưu trữ là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung của

văn phòng Bất cứ một cơ quan nào, dù là cơ quan hành chính Nhà nước, một tổchức kinh tế - nghề nghiệp muốn hoạt động được đều phải làm công tác văn thư– lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ bao gồm các công việc như : Soạn thảo vănbản, in ấn văn bản, tra tìm và phục vụ sử dụng văn bản, chuyển giao văn bản.Chính vì vậy, công tác văn thư – lưu trữ chính là một mắt xích quan trọng vàkhông thể thiếu trong hoạt động của tổ chức.

1.2.3.Xử lý thông tin

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyềntín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra chonhiều người cùng biết

Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khácnhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài cóliên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thốngquản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu

tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý

Xử lý thông tin trong quản lý hành chinh là việc tác dụng vào thông tinđang được quản lý, loại bỏ thông tin nhiễn, liên kết thông tin theo những mốiliên hệ bản chất, nhằm rút ra những thông tin thật sự có giá trị, phục vụ cho việcgiải quyết nhiệm vụ quản lý hành chính

Để xử lý tốt các thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tinmột cách khoa học Thông tin có thể phân loại theo các tiêu chí sau:

Phân loại theo kênh tiếp nhận:

- Thông tin có hệ thống : là những thông tin được cấp nhật theo nhữngchu kỳ hệ thống đã định sẳn như bản tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, hàngnăm…

- Thông tin không hệ thống : thông tin không định kỳ, được cập nhật ngẫunhiên , thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lườngtrước được trong quá trình hoạt động , song đòi hỏi phải có sự can thiệp giảiquyết của người nhận tin

Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin:

- Thông tin tra cứu: những nội dung tài liệu có tính quy ước

- Thông tin báo cáo : tình hình sự kiện, hoạt động Các nhà quản lý cầnđược cung cấp các bản tin hàng ngày, hàng tuần, báo cáo tháng, quý…

Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động

- Thông tin kinh tế: những thông tin phản ánh quá trình hoạt động mọimặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại,giao thông vận tải, dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, giá cả, thịtrường…

- Thông tin chính trị – xã hội: những thông tin liên quan đến tình hình vănhoá, giáo dục, y tế, dân số, môi trường, an ninh quốc phòng, ngoại giao…

Theo tính chất thời điểm nội dung:

- Thông tin quá khứ; thông tin hiện hành; thông tin dự báo

Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác:

- Theo quan hệ quản lý: thông tin từ trên xuống dưới, thông tin từ dưới lêntrên, thông tin ngang, thông tin liên lạc đan chéo

- Theo nguồn thông tin: thông tin chính thức, thông tin không chính thức

1.2.4 Tổ chức bộ máy việc làm

Văn phòng là bộ phận không thể thiếu của bất cứ cơ quan tổ chức nào.Văn phòng có các chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổchức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhânlực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động,bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty

Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội

quy, quy chế công ty Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công

Trưởng phòng

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty Kiểm tra, đônđốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình

Quản lý nhân nhân lực của phòng Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm

vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốccông ty

Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

- Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.

- Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể

- Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động

- Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty

- Hồ sơ cán bộ, công nhân viên

- Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty

- Đối nội, đối ngoại

- Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty

- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó

giám đốc công ty

Quyền hạn:

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại

- Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã được

giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chữa bệnh, giấy công tác của CBCNV

và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hànhchính khác

- Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày

Nhân viên tổ chức, hành chính:

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột

xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

- Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ

- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm

đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty

- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động

- Định mức lao động

- Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty

- Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty.

- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó

giám đốc, trưởng phòng

- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi

trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền

Nhân viên thủ quỹ văn thư:

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

- Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty

- Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế

- Phân phát công văn của công ty và cấp trên

- Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty

- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó

giám đốc, trưởng phòng

Nhân viên bảo vệ

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.

- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai

hỏa hoạn

- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng Phối hợp cùng

các bộ phận duy trì thời gian làm việc

- Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công

- Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phòng làm việc công ty

- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó

giám đốc, trưởng phòng và tổ trưởng

TIỂU KẾT

Như vậy, ở chương 1 em đã có nhưng khái quát một số khái niệm về vănphòng, hiện đại hóa công tác văn phòng và các nội dung về công tác hiện đạihóa Từ đó có thể nắm được sự hình thành, tính cấp thiết của công tác hiện đạihóa đối với văn phòng trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨC TRUYỀN THÔNG

VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu sơ lược về Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam.

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam.

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TIN TỨCTRUYỀN THÔNG VIỆT NAM

Tên quốc tế: Vietnam Communicaition New And Traiding Joint StockCompany

Địa chỉ: Số 19, ngõ 151ª/1 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội

Lĩnh vực kinh doanh: Công ty Cổ Phần Thương Mại và Tin Tức TruyềnThông Việt Nam lịch vực kinh doanh chủ yếu là các dịch vụ Marketing online:Lập trình, Quảng cáo Google, Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm - SEO, Quảng cáoFacebook, tư vấn marketing online, Quảng cáo mobile, thiết kế webiste, VàCông ty Cổ Phần Thương Mại và Tin Tức Truyền Thông Việt Nam ngày càngnhận được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng trong và ngoài nước, bởi: Đối Tác Cao Cấp chính thức của Google tại Việt Nam

- Với 09 năm làm đại lý chính thức của Google

- Mô hình kinh doanh hiện đại, Ban Lãnh Đạo có năng lực cao, nhiều kinhnghiệm, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp kĩ năng tốt,giàu nhiệt huyết và hơn

hết có sự cộng tác chặt chẽ với Google Singapore đã giúp Công ty vững mạnhnhư ngày hôm nay.

2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty.

Lĩnh vực kinh doanh của Công ty rất đa dạng, gồm:

 Lập trình các phần mềm cho đối tác của công ty

 Thiết kế webiste theo đơn đặt hàng

 Tư vấn Marketing online, quảng cáo google, facebook cho khách hàng

 Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm –SEO

Hoạt động chính của Công ty là thiết kế lập trình các phần mền, thiết kếwebiste, marketing online, quảng bá các sản phẩm theo hợp đồng của kháchhàng trên các phương tiện thông tin đại chúng Đây là hoạt động được quan tâmhàng đầu của Công ty

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty.

Công ty cổ phần thương mại và tin tức truyền thông Việt Nam hoạt độngdưới hình thức Công ty cổ phần

- Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến

chức năng

Cụ thể chức năng của từng bộ phận trong bộ máy tổ chức như sau:

 Chủ tịch hội đồng quản trị: là người đại diện cho công ty trước phápluật, có nhiệm vụ lập chương trình hoạt động, nội dung các tài liệu phục vụ cuộchọp, triệu tập và chủ tọa các cuộc họp của Hội đồng quản trị Chủ tịch hội đồngquản trị là người có toàn quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề liênquan đến mục đích, quyền lợi của công ty

 Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty,xây dựng phương án sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý, chụi tráchnhiệm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước Hội đồng quản trị

 Ban kiểm soát: gồm 03 thành viên do Đại hội cổ đông bầu ra, là tổ chứcthay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh; kiểm tra sổ sách kếtoán, bản quyết toán năm tài chính, thông báo định kỳ kiểm soát cho hội đồng

quản trị và trình đại hội cổ đông báo cáo thẩm tra bảng tổng kết năm tài chính.

 Phòng tổ chức hành chính: Là đơn vị tham mưu giúp việc cho tổnggiám đốc công ty, về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độchính sách của Nhà nước đối với cán bộ - công nhân viên, quản lý hồ sơ lí lịchcủa cán bộ - công nhân viên, công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ, phục

vụ xe con của công ty Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:

a) Tổ chức, đào tạo, tuyển dụng nhân sự

b) Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự cácquá trình liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quyđịnh của luật Lao động và quy chế của công ty

c) Phụ trách công tác phát ngôn, tuyên truyền, tham gia các hoạt động xãhội và từ thiện

d) Quản lý có hiệu quả các thiết bị, văn phòng phẩm

e) Quản lý và sử dụng các con dấu đúng quy định

f) Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức côngđoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ,

g) Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu côngviệc của phòng Tổ chức- hành chính Quản ly công văn đến, công văn đi và cáctài liệu có liên quan trong Công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp,hợi lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty

h) Tiếp đón khách đến làm việc, trực điện thoại, tiếp nhận công văn đến.i) Phòng tổ chức – hành chính được quyền yêu cầu các phòng ban công

ty, các đơn vị trực thuộc cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức,lao động, tiền lương và hành chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thànhnhiệm vụ của phòng

j) Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu, yêu cầu các phòng ban,đơn vị trực thuộc sửa lại văn bản nếu không đúng thể thức quy định

 Phòng kế toán – tài vụ: gồm 05 người, có trách nhiệm thực hiện cáccông tác kế toán, có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong việc tổchức chỉ đạo thực hiện các chế độ chính sách kinh tế tài chính trong công ty, chỉ

đạo hoạch toán kinh tế nhằm sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, tiết kiệm chi phí,nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, vật chất, tiền vốn, định kỳ lập báo cáo tàichính.

 Phòng kinh doanh: tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Công ty về côngtác kế hoạch, có nhiệm vụ phát hiện và khai thác mọi tiềm năng của thị trườngtrong nước và ngoài nước, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tổ chức vật tư cungứng kỹ thuật, khai thác thị trường

 Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ thực hiện các công việc về kỹ thuật, thiết

kế, lập trình các phần mền theo yêu cầu của khách hàng giám sát về mọi mặt kỹthuật , cải tiến quy trình công nghệ Chỉ đạo việc chấp hành mọi chế độ quản lý

kỹ thuật và kiểm tra chất lượng

 Phòng chăm sóc khách hàng: có nhiệm vụ giải đáp những thắc mắc củakhách hàng về dịch vụ của công ty, nơi giới thiệu, trao đổi các dịch vụ mới củacông ty đến với khách hàng

Sơ đồ bộ máy: Xem phụ lục số 1

Phạm vi và thẩm quyền giải quyết công việc của Trưởng phòng:

- Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác của Vănphòng; phân công, ủy nhiệm bằng văn bản cho Phó Trưởng phòng phụ trách mộthoặc một số lĩnh vực công tác của Văn phòng Theo yêu cầu điều hành trongtừng thời gian, Trưởng phòng có thể điều chỉnh lại sự phân công các Phó Trưởngphòng;

- Lãnh đạo và điều hành hoạt động của Văn phòng và của các Phó Trưởng