Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà

MỤC LỤC MỞ ĐẦU1 1.Lý do chọn đề tài1 2.Lịch sử nghiên cứu1 3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu2 4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu2 5.Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng2 6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài3 7.Kết cấu đề tài3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ VÀ PHÒNG KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY4 1.1.Khái quát chung về Công ty TNHH Thiên Minh Hà4 1.1.1.Khái quát chung4 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty5 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty5 1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty6 1.4. Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà7 1.4.1. Cơ cấu lao động theo giới tính7 1.4.2. Cơ cấu lao động theo trình độ9 1.4.3. Cơ cấu lao động theo độ tuổi10 Tiểu kết chương 1:11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ12 2.1. Khái niệm về chương trình, kế hoạch công tác12 2.2. Vai trò của xây dựng chương trình, kế hoạch công tác12 2.3. Phân loại chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà13 2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà15 2.4.1.Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác17 2.4.2.Các nguyên tắc trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác18 2.4.3. Thực trạng công tác ban hành văn bản quy định xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng công ty19 Tiểu kết chương 2:22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ23 3.1. Đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà23 3.1.1. Ưu điểm23 3.1.2. Hạn chế24 3.2. Giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà24 3.2.1. Đối với Công ty TNHH Thiên Minh Hà24 3.2.2. Đối với lãnh đạo văn phòng công ty25 3.2.3. Đối với các nhân viên trong văn phòng công ty25 3.2.4. Đối với việc thực hiện nghiệp vụ văn phòng26 Tiểu kết chương 3:26 KẾT LUẬN27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO28

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ VÀ PHỊNG KỸ THUẬT CỦA CƠNG TY 1.1 Khái quát chung Công ty TNHH Thiên Minh Hà 1.1.1 Khái quát chung 1.1.2 Chức nhiệm vụ công ty 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty 1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực Công ty TNHH Thiên Minh Hà 1.4.1 Cơ cấu lao động theo giới tính 1.4.2 Cơ cấu lao động theo trình độ .9 1.4.3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi 10 Tiểu kết chương 1: .11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 12 2.1 Khái niệm chương trình, kế hoạch cơng tác 12 2.2 Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác 12 2.3 Phân loại chương trình, kế hoạch cơng tác Văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà 13 2.4 Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà 15 2.4.1 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác 17 2.4.2 Các nguyên tắc công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác .18 2.4.3 Thực trạng công tác ban hành văn quy định xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty 19 Tiểu kết chương 2: 22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CƠNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 23 3.1 Đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà .23 3.1.1 Ưu điểm .23 3.1.2 Hạn chế .24 3.2 Giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà 24 3.2.1 Đối với Công ty TNHH Thiên Minh Hà 24 3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phịng cơng ty 25 3.2.3 Đối với nhân viên văn phịng cơng ty .25 3.2.4 Đối với việc thực nghiệp vụ văn phòng 26 Tiểu kết chương 3: 26 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .28 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nếu doanh nghiệp dù lớn dù nhỏ mà khơng có văn phịng làm việc liệu doanh nghiệp làm việc có đạt hiệu tối ưu hay khơng? Khi có văn phịng làm việc có câu hỏi đặt ra: Hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng có quan trọng hay khơng? Có thể nói văn phịng đầu não doanh nghiệp, thơng tin thơng qua xử lý văn phịng Rõ ràng rằng, cấu tổ chức doanh nghiệp thấy có góp mặt phòng ban chức Hoạt động doanh nghiệp có hiệu hay khơng phụ thuộc lớn vào kết hoạt động văn phòng doanh nghiệp Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng đánh giá công tác quan trọng hàng đầu cho hoạt động hiệu tổ chức hay doanh nghiệp Lập kế hoạch chức quan trọng nhà quản trị văn phòng, giúp cho việc tổ chức cơng việc văn phịng khoa học, tránh chồng chéo phân công nhiệm vụ sử dụng nguồn lực văn phòng hiệu Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch giúp cho đơn vị, cá nhân văn phòng tập trung thống nhất, với định hướng biện pháp tiến hành cụ thể, từ đạt kết cơng việc cao nhất, xố bỏ hoạt động tự phát, thất thường manh mún; tạo khả chủ động việc tác nghiệp nhân viên văn phòng, chủ động phối hợp với đồng nghiệp, từ nâng cao trách nhiệm công việc; tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đánh giá kết từ nhân viên hiệu hoạt động chung văn phịng Vì vậy, tơi chọn: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà” đề tài cho tập lớn mơn Quản trị văn phịng doanh nghiệp Lịch sử nghiên cứu Một số cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng doanh nghiệp như: - Quản trị văn phòng – ĐH Lao động Xã hội - Quản trị doanh nghiệp – ĐH Công Nghiệp TP.HCM - Quản trị hành văn phịng – Nhà xuất Thống kê - Quản trị nguồn nhân lực – Nhà xuất Phương Đông - Các văn quy phạm pháp luật số văn nhà nước ban hành sở pháp lý cho quan, doanh nghiệp Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Công ty TNHH Thiên Minh Hà - Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu chung sở khoa học, lý luận hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác khảo sát thực tế q trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho Phịng kỹ thuật Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Qua tìm hiểu chung sở khoa học, lý luận q trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, giúp tơi hiểu vai trị, ý nghĩa hoạt động cơng tác văn phịng cơng ty Từ đưa số biện pháp, hướng giải vấn đề mang tính cá nhân mà sử dụng để nâng cao hiệu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu chung sở lý luận cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác - Thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Phịng kỹ thuật Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà Những kết đạt thiếu sót, hạn chế - Đưa giải pháp cần thiết cho cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Các phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp thu thập thông tin Trong đề tài này, phương pháp sử dụng chủ yếu để thực Với phương pháp cần lấy thông tin qua tài liệu công ty, thông qua Internet, hệ thống giáo trình chương trình đại học để thu thập thơng tin có liên quan cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cơng tác văn phịng để làm sở phân tích, đánh giá đề tài Phương pháp phân tích, tổng hợp Từ thông tin, tài liệu thu thập được, tiến hành phân tích, xử lý, qua thu kết trình nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có hiểu biết sâu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, mục đích, ý nghĩa hoạt động cơng tác văn phịng Đồng thời cơng tác văn phịng công tác quan trọng quan, tổ chức, doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Cung cấp tư liệu, tài liệu khảo sát tác dụng, tính thực tiễn hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác khơng lý thuyết mà cịn thực tiễn học sinh, sinh viên người quan tâm Kết cấu đề tài Bài tập lớn mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề tài có nội dung gồm 03 chương sau: Chương Khái quát Công ty TNHH Thiên Minh Hà Chương Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Phịng kỹ thuật Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà Chương Một số giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Văn phịng Công ty TNHH Thiên Minh Hà CHƯƠNG 1: KHÁI QT VỀ CƠNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ VÀ PHỊNG KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY 1.1 Khái quát chung Công ty TNHH Thiên Minh Hà 1.1.1 Khái quát chung Tên pháp định: CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ Tên viết tiếng nước ngoài: THIEN MINH HA COMPANY LIMITED Tên viết tắt: THIEN MINH HA CO, LTD Trụ sở chính: Tầng số 25 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội Điện Thoại: 9740853 Fax: 9745289 Công ty TNHH Thiên Minh Hà thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102081417 đăng ký ngày 18 tháng năm 2012 phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Người đại diện pháp lý: Bà Nguyễn Thị Thu Hằng Vốn đăng ký kinh doanh 20.000.000 tỷ đồng Ngành nghề kinh doanh - Bảo dưỡng, sửa chữa tơ xe có động khác; - Vận tải hàng hóa đường bộ; - Bán phụ tùng phận phụ trợ tơ xe có động khác; - Bán bn tơ xe có động khác; - Vận tải hành khách đường khác; - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường Quy mô hoạt động công ty: Công ty vừa Với đội ngũ nhân viên bậc thợ cao lành nghề 100 người, có xưởng sơn garage sửa chữa cộng với máy móc, trang thiết bị đại, showroom trưng bày xe rộng 800m2 xưởng đóng thùng, đại tu xe rộng 1500m2 Công ty đủ khả đáp ứng nhu cầu khách hàng Để phát triển đứng vững thị trường, công ty liên tục phát triển mạnh dạn đầu tư xây dựng máy móc, trang thiết bị đại, nguồn phụ tùng nhập nhằm nâng cao chất lượng, mang lại uy tín cho cơng ty 1.1.2 Chức nhiệm vụ công ty a) Chức - Công ty TNHH Thiên Minh Hà công ty TNHH với chức mua bán, bảo dưỡng sửa chữa xe ô tô xe du lịch, mua bán, thay phụ tùng ô tô linh kiện phụ trợ - Mở tài khoản theo quy định nhà nước - Xác định giá hợp lý theo thị trường đồng thời đảm bảo lợi nhuận kinh doanh b) Nhiệm vụ - Hoạt động kinh doanh theo ngành nghề đăng ký, mục đích hoạt động công ty - Đảm bảo phát triển vốn, lợi nhuận trình kinh doanh - Thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước - Thực phân phối theo lao động, chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần nâng cao trình độ văn hóa chun mơn lẫn nghiệp vụ cho cơng nhân viên 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà thức vào hoạt động với mục tiêu huy động sử dụng vốn có hiệu hoạt động kinh doanh mua bán, sửa chữa vận tải lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước phát triển công ty ngày lớn mạnh Ngành nghề kinh doanh công ty: Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô xe có động khác; vận tải hàng hóa đường bộ; bán phụ tùng phận phụ trợ tơ xe có động khác; bán bn tơ xe có động khác; vận tải hành khách đường khác; hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường Chiến lược kinh doanh công ty gắn với thị trường, làm phát huy mạnh thân công ty, giành ưu cạnh tranh Hơn chiến lược phải cụ thể, có tính thực thi cao, phù hợp với hoàn cảnh thực tế doanh nghiệp giai đoạn, thời kỳ với mục đích đạt hiệu tối đa 1.3 Cơ cấu tổ chức công ty Công ty tổ chức máy quản lý theo mơ hình phân quyền dọc Đây cách thức tổ chức phổ biến Với ưu điểm tổ chức hoạt động trực tiếp, phân quyền theo chức hoạt động, mô hình thích hợp với cơng ty có quy mơ vừa Thiên Minh Hà Mặt khác, việc thực mang lại quản lý trực tiếp mặt, giúp thông tin cung cấp kịp thời tới nhà quản lý Cơng ty có quy định rõ ràng trách nhiệm, nghĩa vụ quyền hạn cấp quản lý tương ứng với cấu tổ chức giới thiệu Điều lệ cơng ty Theo đó, Ban Giám đốc quan quản lý cao nhất, thực quyền hoạt động kinh doanh công ty Ngồi ra, cịn có phận khác với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quy định chi tiết cụ thể theo Điều lệ công ty, theo quy định Luật doanh nghiệp Cụ thể, cơng ty có phịng ban với chức khác giúp việc cho Ban Giám đốc, phịng phân cơng phụ trách mảng hoạt động khác công ty Cơ cấu tổ chức công ty biểu diễn qua sơ đồ tổ chức sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Thiên Minh Hà BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY Giám đốc Tài Giám đốc Giám đốc Marketing Sản xuất Phịng Phịng Dự Phịng kỹ Phịng hành Tài Kinh án Kế thuật nhân doanh hoạch Xuất kinh nhập doanh Phịng Phịng – Kế tốn cung cấp Phân Văn xưởng phòng (Nguồn: phòng HCNS) 1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực Công ty TNHH Thiên Minh Hà 1.4.1 Cơ cấu lao động theo giới tính Bảng 1.1: Cơ cấu lao động theo giới tính (đơn vị: người) Năm Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Nam 82 115 158 Nữ 14 17 20 Tổng 96 132 178 (Nguồn: phòng HCNS) Qua số liệu tác giả thấy: Năm 2014: Lao động nam có 82 người chiếm tỷ lệ 85,42% tổng số 96 lao động; Lao động nữ có 14 người chiếm 14,58% tổng số 96 lao động; Sự chênh lệch giới tính lớn nam nhiều nữ 68 người (70,84%) Công ty hoạt động lĩnh vực kinh doanh buôn bán tơ, sản xuất , bảo dưỡng máy móc thiết bị nên nhu cầu tuyển dụng cân giới tính kiểm sốt theo kế hoạch công ty giai đoạn cần lao động nam nhiều Vì khơng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh công ty Năm 2015: Lao động nam có 115 người chiếm tỷ lệ 87,12% tổng số 132 lao động; Lao động nữ có 17 người chiếm 12,88% tổng số 132 lao động; tỷ lệ lao động nam lao động nữ 74,24% (98 người) năm 2015; Tổng lao động năm 2015 132 người tăng 36 người so với năm 2014 Cụ thể: Lao động nam tăng 33 người, lao động nữ tăng 03 người, lao động nữ tăng không nhiều chất lượng lao động đảm bảo hồn thành cơng việc Lao động nam tăng cao tính chất cơng việc lái xe mà nữ giới lại khó đảm nhận Năm 2016: Lao động nam có 158 người chiếm tỷ lệ 88,76% tổng số 178 lao động; Có 20 người chiếm 11,24% số lao động nữ công ty; Tổng lao động năm 2016 178 người, tăng 46 người so với năm 2015 tăng 82 người so với năm 2014 Cụ thể: Năm 2016: lao động nam tăng 43 người, lao động nữ tăng 03 người so với năm 2015; lao động nam tăng 76 người, lao động nữ tăng 06 người so với năm 2014 Như tác giả thấy thay đổi lớn năm 2016 số lượng lao động tăng dần theo năm, công ty dự kiến tăng lao động theo năm để phù hợp với tình hình kinh doanh công ty Phân loại theo theo thời gian thực kế hoạch: Các kế hoạch phân thành kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ năm trở lên nhằm xác định lĩnh vực hoạt động tổ chức, xác định mục tiêu, sách giải pháp dài hạn tài chính, đầu tư, nghiên cứu phát triển …do nhà quản lý cấp cao lập mang tính tập trung cao linh hoạt Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ đến năm nhằm phác thảo sách, chương tình trung hạn để thực mục tiêu hoạch định chiến lược tổ chức Kế hoạch trung hạn lập chuyên gia quản lý cấp cao, chuyên gia quản lý điều hành đồng thời tập trung uyển chuyển kế hoạch dài hạn Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ năm, cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lược, kế hoạch, kết nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch chuyên gia quản lý điều hành chuyên gia quản lý thực lập nên Kế hoạch khơng mang tính chất tập trung thường cứng nhắc, linh hoạt Ba loại kế hoạch có quan hệ hữu với Trong đó, kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm, đạo hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, sở để xây dựng kế hoạch trung hạn kế hoạch năm Phân loại theo mức cụ thể: Bao gồm kế hoạch cụ thể kế hoạch định hướng Kế hoạch cụ thể: Là kế hoạch mà mục tiêu xác định rõ ràng, khơng có mập mờ hiểu nhầm loại kế hoạch Kế hoạch định hướng: Là kế hoạch đưa hướng đạo chung có tính linh hoạt Khi mơi trường có độ bất ổn định cao, doanh nghiệp giai đoạn hình thành suy thoái chu kỳ kinh doanh kế hoạch định hướng hay sử dụng kế hoạch cụ thể Tuy nhiên, việc phân loại kế hoạch theo tiêu thức mang tính 14 chất tương đối, kế hoạch có mối quan hệ qua lại với Ví dụ như, kế hoạch chiến lược bao gồm kế hoạch dài hạn ngắn hạn kế hoạch chiến lược nhấn mạnh tranh tổng thể dài hạn hơn, kế hoạch tác nghiệp phần lớn kế hoạch ngắn hạn 2.4 Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà Ban lãnh đạo nói riêng tồn thể nhân viên Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà nói chung nhận thức vai trị tầm quan trọng cơng tác lập chương trình, kế hoạch công tác Trong bối cảnh kinh tế thị trường có thay đổi từng phút cơng nghệ nhu cầu xã hội cần kế hoạch công tác khoa học, cụ thể để thích ứng kịp thời với thay đổi Văn phịng cơng ty xây dựng cho chương trình, kế hoạch cơng tác theo chuẩn ISO nhằm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty, hoạt động văn phịng tiến hành cách có hệ thống, đưa cơng ty đạt mục tiêu định Trong đó, ban lãnh đạo văn phịng cam kết: - Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phịng theo quy trình chuẩn điều kiện tiên cho tồn phát triển công ty, truyền đạt ý nghĩa việc công ty - Luôn có tầm nhìn chiến lược phát triển cơng ty, thiết lập quy trình lập kế hoạch sản xuất phù hợp, nêu rõ định hướng phát triển công ty cách thức đạt mục tiêu - Phổ biến tới tồn phịng hướng dẫn cụ thể, chi tiết cho cán nhân viên lập kế hoạch hiểu nắm bắt phương pháp quy trình cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác để thực có hiệu mục tiêu - Tạo mơi trường người tích cực tham gia vào việc thực mục tiêu kế hoạch công tác đề - Đảm bảo nhu cầu nguồn lực đáp ứng 15 Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác q trình địi hỏi phải xác định mục tiêu cụ thể, có đưa định sở mục tiêu đề ra, kinh nghiệm đánh giá thận trọng Cơng tác lập kế hoạch văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà tuân theo quy trình chuẩn chất lượng với bước cụ thể mục đích rõ ràng giúp cho việc xây dựng, tổng hợp theo dõi thực kế hoạch công tác tất nhân viên phòng, tạo nhịp nhàng với phịng ban khác cơng ty Trong cơng tác xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác, văn phòng đề hệ thống mục tiêu, tiêu cụ thể: mục tiêu kế hoạch giá trị sản xuất, mục tiêu doanh thu, mục tiêu sản lượng, mục tiêu lợi nhuận…Căn vào cán công nhân viên nỗ lực phấn đấu để đạt đích đến đề Nó cịn động lực cho phát triển chung phòng tồn cơng ty Để xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho mình, văn phịng cơng ty dựa sau: Căn vào tiêu kế hoạch Công ty TNHH Thiên Minh Hà để xây dựng chương trình cơng tác Chỉ tiêu ba phần, là: - Chỉ tiêu thức: Là tiêu sản xuất giá trị sản xuất, Tổng doanh thu …Và tiêu hiệu lợi nhuận, khoản nộp Ngân sách… - Chỉ tiêu hướng dẫn: Là tiêu chất lượng máy móc thi cơng, lực cán cơng nhân viên, khả hồn thành dự án thi cơng tiến độ… - Chỉ tiêu thi đua: Là tiêu Tỷ suất lợi nhuận/ Vốn kinh doanh Dựa vào trên, văn phịng cơng ty xây dựng chương trình, công tác phù hợp với yêu cầu cấp giao phó: Căn vào kết nghiên cứu dự báo thị trường: Nghiên cứu thị trường khâu quan trọng làm sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm công ty điều kiện kinh tế thị trường mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế Thông qua việc nghiên cứu thị trường, thông qua hệ thống văn báo cáo phòng ban liên quan, văn phịng nắm thơng tin giá 16 cả, tình hình cung cầu, phát triển ngành công nghiệp tương quan chung từ đề phương án chiến lược lập kế hoạch, xây dựng chương trình cơng tác cho phù hợp Căn vào lực có cơng ty: Khi tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, không phần quan trọng vào lực có cơng ty để từ biết cơng ty đứng đâu? Năng lực sản xuất kinh doanh bao nhiêu? Công nghệ nào? Để trả lời câu hỏi đó, cơng ty phải xem xét đánh giá lực chủ yếu mặt sau: Năng lực số lượng máy móc thiết bị, công nghệ, lao động, lực sản xuất cơng ty,…Lấy làm cứ, văn phịng cơng ty đưa chương trình cơng tác mang tính phù hợp cao với khả Căn vào kết đánh giá tình hình thực chương trình, kế hoạch cơng tác năm trước: Là xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hàng năm ngồi việc vào nhiệm vụ , mục tiêu kế hoạch năm, tiêu kế hoạch giao, lực có cơng ty, kết nghiên cứu dự báo thị trường văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà cịn vào tình hình đánh giá thực chương trình, kế hoạch cơng tác năm trước, tức xem xét khả thực kế hoạch bao nhiêu, đạt kết cịn tồn gì…để từ đề kế hoạch cho năm tới Trong văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà thường xây dựng kế hoạch tháng, quý sau tháng hay quý văn cơng ty thường tổng kết đánh giá tình hình thực kế hoạch đặt để làm sở cho việc đề kế hoạch cho tháng dài cho kế hoạch năm Với rõ ràng vậy, văn phịng cơng ty xây dựng cho chương trình, kế hoạch cơng tác thành công, tạo hiệu cao việc đạo, điều hành cơng tác văn phịng 2.4.1 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Bước 1: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch Những tháng cuối năm, nhân viên phụ trách lập kế hoạch văn phòng thu thập, phân tích tổng hợp thơng tin thị trường ảnh hưởng đến hoạt động 17 sản xuất, kinh doanh công ty Sau thu thập, tổng hợp thơng tin cần thiết, văn phịng phối hợp phịng Tài - Kế tốn tiến hành phân tích, xử lý thơng tin để lập dự thảo chương trình, kế hoạch cơng tác đề phương hướng, mục tiêu giải pháp cho kế hoạch năm sau Sau đó, văn phịng soạn thảo văn hướng dẫn phòng ban khác xây dựng kế hoạch phịng, trình Tổng giám đốc ký duyệt, cuối gửi cho phòng ban Bước 2: Xây dựng kế hoạch Sau có đầy đủ thơng tin cần thiết, văn phịng cơng ty tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt Bước 3: Tổng hợp kế hoạch Trưởng phòng tổng hợp kế hoạch thành viên phòng, đưa lựa chọn phương án khả thi tham khảo ý kiến nhân viên trước lên, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cuối Bước 4: Trình phê duyệt kế hoạch Sau hồn thành cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, Ban lãnh đạo phịng gửi lên Ban quản trị để lấy ý kiến phê duyệt Hội đồng Sau phê duyệt, hoạt động văn phòng tuân thủ theo kế hoạch đề ra, đảm bảo rõ ràng, khoa học cách làm việc 2.4.2 Các nguyên tắc cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Thứ nguyên tắc thống nhất: Nguyên tắc thống yêu cầu bảo đảm phân chia phối hợp chặt chẽ trình xây dựng, triển khai tổ chức thực kế hoạch cấp, phòng ban doanh nghiệp thống Thứ hai nguyên tắc tham gia: Đây nguyên tắc có quan hệ mật thiết với nguyên tắc thống Nguyên tắc có nghĩa thành viên doanh nghiệp tham gia hoạt động cụ thể cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng 18 tác, không phụ thuộc vào nhiệm vụ chức họ Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác có tham gia thành phần doanh nghiệp mang lại lợi ích sau: - Mỗi thành viên phịng có hiểu biết sâu sắc nhiệm vụ tham gia công tác xây dựng chương tình cơng tác họ nhận thơng tin cách chủ động việc trao đổi thông tin dễ dàng - Sự tham gia dẫn đến việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phịng trở thành kế hoạch người lao động Nhân viên tham gia vào việc thực mục tiêu kế hoạch, chương trình cơng tác đem lại thoả mãn nhu cầu cho thân họ - Cho phép người trực tiếp tham gia vào cơng việc kế hoạch phát huy tính chủ động với hoạt động doanh nghiệp Thứ ba chương trình, kế hoạch cơng tác phải mang tính linh hoạt: Do nhiều bất định tương lai sai lầm có dự báo thông thái Nội dung nguyên tắc thể hiện: - Cần có nhiều phương án kế hoạch - Ngồi kế hoạch cần xây dựng kế hoạch dự phòng, kế hoạch phụ để tạo dựng kế hoạch khả thay đổi phương hướng kiện không lường trước xảy - Cần phải xem xét lại kế hoạch cách thường xuyên để giúp kế hoạch không xa dời thực tế 2.4.3 Thực trạng công tác ban hành văn quy định xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty Căn vào chương trình, kế hoạch cơng tác hàng năm phịng, cơng ty Ban giám đốc phê duyệt; Các phận, cán văn phịng cụ thể hố chương trình kế hoạch cơng tác văn phòng theo tuần, tháng để tổ chức triển khai thực Để công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty có hiệu địi hỏi phải có văn quy định rõ ràng, cụ thể thể cách khách quan việc xây 19 dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty Việc ban hành văn phận xây dựng chương trình, kế hoạch quy định cụ thể định chương trình kế hoạch công ty Luật Ban hành văn bản, bao gồm Quyết định, Thông báo, Chỉ thị, Báo cáo… Kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn theo thời gian năm, năm trở lên…và chương trình hoạt động theo năm, quý, tháng, tuần…theo nhiệm vụ cụ thể để ban hành văn kèm theo Đối với văn ban hành cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phòng theo tư cách, nhiệm vụ công việc cụ thể hoạt động văn phịng cấp quy định Theo đó, Trưởng phịng có chức quản lý chương trình, kế hoạch quản lý văn bản, quản lý nội có quyền ban hành định để áp dụng pháp luật q trình hoạt động văn phịng Hàng năm văn phịng cơng ty ban hành khoảng 50 kế hoạch với nội dung cụ thể quy định văn quy định công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty Các văn quy định xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn quy định văn phòng thể văn quy định sau: 20 CƠNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số:…/QĐ-CT Hà Nội, ngày tháng 01 năm 2017 QUYẾT ĐỊNH PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM 2017 CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ Căn Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty; Căn Quyết định số 459/QĐ-CT ngày 26 tháng 02 năm 2014 Giám đốc công ty quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng cơng ty; Căn Quyết định số 1165/QĐ-CT ngày 21 tháng năm 2013 Công ty TNHH Thiên Minh Hà ban hành Quy chế xây dựng Kế hoạch Văn phịng cơng ty; Căn Báo cáo số 05/BC-CT ngày 10 tháng 12 năm 2016 văn phịng cơng ty năm 2016 phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu công tác năm 2017; Xét đề nghị Trưởng phòng QUYẾT ĐỊNH: Điều Phê duyệt kèm theo Quyết định Kế hoạch cơng tác năm 2017 Văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều Các Trưởng phịng, Phó trưởng phịng đơn vị thuộc Bộ liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều (để thực hiện); - Giám đốc (để báo cáo); - Các Phó Giám đốc (để biết); - Lưu: VT, TH KT GIÁM ĐỐC P GIÁM ĐỐC (Đã ký) Trần Văn B 21 Tiểu kết chương 2: Trên kiến thức cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan, tổ chức doanh nghiệp Thông qua vai trị mình, thấy, cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác điều kiện làm cho công ty doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ Quá trình vận dụng, ứng dụng thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà cho thấy tác dụng vượt trội đưa kế hoạch công tác phù hợp Xây dựng thành cơng chương trình, kế hoạch cơng tác giúp cho tổ chức phát triển mạnh mẽ, cạnh tranh khốc liệt nay, đòi hỏi doanh nghiệp cần có định hướng đắn có phương pháp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phù hợp hiệu 22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 3.1 Đánh giá cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà 3.1.1 Ưu điểm Về mặt xác định lập kế hoạch: Văn phịng cơng ty xác định tương đối đầy đủ cho việc lập kế hoạch Đây quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến tiêu kế hoạch Về mặt quy trình: Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty xét mặt lý thuyết bao gồm bước nhất, khoa học Quá trình xây dựng kế hoạch đáp ứng yêu cầu hoạt động kế hoạch hóa doanh nghiệp kinh tế thị trường, phù hợp với đặc điểm công ty lực, máy móc, trang thiết bị, biến động thị trường nguồn vốn kinh doanh Hơn nữa, công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cịn công cụ quản lý hoạt động sản xuất, thực hiện, cho phép ban lãnh đạo cơng ty thực chức quản lý chung người lập kế hoạch theo dõi, kiểm sốt nguồn lực cơng ty trình thực mục tiêu đề Chính từ việc kiểm sốt q trình thực mục tiêu đề cịn cho phép cơng ty có điều chỉnh kế hoạch cần thiết để phù hợp với biến động thị trường Về mặt nội dung: Nhìn chung cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty đầy đủ từ lập kế hoạch tới tiêu kế hoạch mang lại tính tổng hợp cao khoa học, giúp nhân viên làm việc hoạt động rõ ràng Trưởng phịng người có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực 23 xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Vì cơng tác lập kế hoạch cơng tác có nhiều thuận lợi Đội ngũ nhân viên văn phịng cơng ty động, có tâm huyết với nghề, có trình độ hiểu biết tốt ngành nghề vầ cơng tác văn phịng giúp cơng việc văn phịng cơng ty có nhiều thuận lợi 3.1.2 Hạn chế Nhược điểm nhiều việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cịn tồn chủ nghĩa kinh nghiệm, nhiều thiếu khách quan việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Cơng tác sản xuất nhiều chưa đáp ứng yêu cầu kế hoạch, chương trình cơng tác điều chỉnh chưa kịp thời cơng nghệ, gây khơng khó khăn cho hoạt động triển khai kế hoạch đề Công tác quản lý kỹ thuật sản xuất chưa đáp ứng 100% yêu cầu chương trình, kế hoạch, nhiều gặp cố khơng đáng có Hoạt động điều chỉnh kế hoạch khơng mức không thực cách thường xuyên Công tác kiểm tra, đánh giá việc thực kế hoạch chưa sâu sát Trong quy trình lập kế hoạch có phối hợp phịng ban, đơn vị nhìn chung phối hợp mang tính hình thức, cịn lỏng lẻo, chưa phối hợp sâu sắc, chủ yếu mang tính mệnh lệnh hành Những tiêu mà lập phụ thuộc vào định hướng, mục tiêu phát triển mà cấp giao xuống nên nhiều khơng thực với lực thực tế đơn vị 3.2 Giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Công ty TNHH Thiên Minh Hà 3.2.1 Đối với Công ty TNHH Thiên Minh Hà Cần quan tâm đến cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác tồn thể phịng ban cơng ty khơng văn phịng cơng ty Bởi lẽ, làm điều đó, có kết hợp hài hòa phòng 24 ban, đơn vị công ty, hiệu quản lý tăng lên đáng kể Khi tất phịng ban có phối hợp nhịp nhàng, ăn ý tạo thể thống nhất, giúp công ty phát triển vững mạnh Công ty cần đổi dây chuyền sản xuất phù hợp với tiêu chuẩn nước quốc tế Cần đưa chương trình, sách động viên, khuyến khích nhân viên cách hợp lý, cho họ động lực việc sản xuất kinh doanh cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác công ty Tăng cường quản lý đẩy mạnh triển khai hoạt động xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác, đồng thời có quan tâm mức đạo kịp thời đến tất phịng, ban cơng ty Tăng cường cơng tác kiểm tra hoạt động phối hợp cơng tác giữ phịng ban có liên quan công ty để đưa phương án hành động, phương án đạo kịp thời có hiệu quả, giúp công ty phát triển bền vững 3.2.2 Đối với lãnh đạo văn phịng cơng ty Trưởng phịng cần liên tục trau dồi khả lãnh đạo quản lý, có kỹ quản lý tốt điều hành hoạt động văn phòng hiệu Đề nghị với ban giám đốc ban quản trị công ty sách động viên kịp thời với nhân viên đạt thành tích tốt Trưởng phịng cần nâng cao cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Kế hoạch đến đích kế hoạch sát với thực tế hoạt động doanh nghiệp, sát với thị trường mà công ty hoạt động, điều phụ thuộc lớn đến phương pháp xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác mà cơng ty áp dụng Khơng vậy, trưởng phịng cần đổi tư lãnh đạo, hạn chế việc sử dụng chủ nghĩa kinh nghiệm, chủ nghĩa cá nhân Cùng với đó, cần kết hợp nhiều phương pháp xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác để đem lại hiệu tối ưu 3.2.3 Đối với nhân viên văn phịng cơng ty Phó phịng nhân viên cần hợp tác có hiệu với 25 trưởng phịng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Đồng thời tích cực tìm hiểu, phát huy mạnh, trí sáng tạo để hồn thiện chương trình, kế hoạch cơng tác Đội ngũ nhân viên văn phịng cần tích cực nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sức mua sản phẩm để có nhìn khách quan mạnh sản phẩm cơng ty, phục vụ cho q trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hiệu 3.2.4 Đối với việc thực nghiệp vụ văn phòng Các nhân viên phòng cần trau dồi thêm kỹ làm việc, kỹ xử lý tình phát sinh trình làm việc, đảm bảo ứng biến với thay đổi bất thường gặp cơng việc Hồn thiện kỹ soạn thảo ban hành văn bản, trình bày rõ ràng, mạch lạc, lên kế hoạch khoa học hiệu Cần đưa đề xuất mong muốn cá nhân để hoàn thiện mơi trường làm việc văn phịng hồn thiện nội dung cơng tác Tích cực tham gia chương trình, hoạt động học hỏi kinh nghiệm, học hỏi nghiệp vụ văn phòng để làm việc, hoạt động theo tiêu chuẩn đề Tiểu kết chương 3: Qua khảo sát chương tác giả thấy thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty, từ chương ưu điểm, nhược điểm rút từ cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đúc kết giải pháp tối ưu để ngày tiến hơn, phát huy tối đa khả quản lý, làm việc cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty TNHH Thiên Minh Hà 26 KẾT LUẬN Với thực tế thị trường cạnh tranh khốc liệt nay, đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục đổi hồn thiện Do cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phòng làm tốt tạo bước tiến vô quan trọng Bên cạnh đó, văn phịng nơi máy lãnh đạo bàn thảo ban hành định quản lý, trụ sở liên lạc giao dịch thức doanh nghiệp với đối tác ngồi nước Văn phòng nơi thu thập xử lý thông tin, nơi tổ chức theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết thực định quản lý ban hành Có thể nói, văn phòng phận tham mưu đắc lực cho cấp lãnh đạo quản lý việc tổ chức, điều hành hoạt động doanh nghiệp Và quan trọng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch văn phòng cần đầu tư quan tâm nhiều giống đường dẫn đến thành bại doanh nghiệp Vì thế, để tiếp tục phát huy mạnh Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà cần ý đến cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch, mục tiêu, chiến lược cơng tác để tạo cho chỗ đứng vững trước thị trường đầy biến động ngày 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị văn phịng, Đại học Nội vụ; Giáo trình Quản trị văn phịng, Đại học Kinh tế quốc dân; Giáo trình Quản trị văn phịng, Đại học Lao động xã hội; Báo cáo kết kinh doanh Công ty TNHH Thiên Minh Hà; Báo cáo văn phịng cơng ty; Một số tài liệu tham khảo khác 28 ... CHO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 3.1 Đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà. .. dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 2.1 Khái... Công ty TNHH Thiên Minh Hà Chương Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác Phịng kỹ thuật Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà Chương Một số giải pháp cho công tác xây dựng chương trình,