Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Kết cấu của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1. KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 4 1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác Văn phòng đối với Doanh nghiệp 4 1. 1.1. Khái niệm Văn phòng 4 1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng 5 1.1.3. Vai trò của công tác Văn phòng 5 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng 7 1.2.2.1. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 7 1.2.2.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 9 1.2.2.3. Nhóm thực hiện chức năng Giao dịch 10 1.3. Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 11 1.3.1. Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 11 1.3.2. Xây dựng Quy chế làm việc của Doanh nghiệp 12 1.3.3. Công tác tham mưu, tổng hợp 12 1.3.3.1. Công tác tham mưu 12 1.3.3.2. Công tác văn thư – lưu trữ 13 1.3.4. Công tác hậu cần 14 1.3.5 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 14 1.3.6. Công tác văn thư lưu trữ 14 1.3.6.1. Công tác văn thư 14 1.3.6.2. Công tác lưu trữ 15 Tiểu kết: 16 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 17 1. Công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường 17 2. Công ty cổ phần VIMECO 17 2.1. Thu thập và xử lý thông tin 18 2.1.1 Thực trạng tại công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường (AMECO) 18 2.1.2. Thực trạng tại công ty cổ phần VIMECO 18 2.2. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp 19 2.2.1. Công ty AMECO 19 2.2.2. Công ty Cổ phần VIMECO 20 2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp 20 2.3.1 Tại công ty AMECO 20 2.3.2. Công ty VIMECO 21 2.4. Công tác hậu cần 21 2.4.1. Công ty AMECO 21 2.4.2. Công ty VIMECO 22 3.5. Tổ chức cuộc họp, hội nghị 22 3.5.1. Công ty AMECO 23 3.5.2. Công ty VIMECO 23 3.6 Công tác văn thư lưu trữ 23 3.6.1 Công ty AMECO 24 3.6.2. Công ty VIMECO 24 4. Đánh giá chung 24 4.1 Ưu điểm 24 4.2. Nhược điểm 25 4.3 Nguyên nhân 25 Tiểu kết: 25 Chương 3. BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 26 3.1 Về cơ cấu tổ chức 26 3.2. Về Nhân sự 26 3.2.1. Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 26 3.2.2. Xây dựng môi trường làm việc hiện đại 26 3.3. Xây dựng mối quan hệ công tác 26 3.4. Về hoạt động 27 3.4.1. Công tác tham mưu, tổng hợp 27 3.4.2. Công tác thông tin báo cáo 27 3.4.3. Công tác văn thư lưu trữ 28 Tiểu kết: 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp

vụ công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp”

đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian qua Các nội dung nghiêncứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hìnhthức nào trước đây

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thôngtin sử dụng trong công trình nghiên cứu này

Hà Nội, ngày 02 tháng 10 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN MỞ ĐẦU 2

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu 2

4 Kết cấu của đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 4

1.1 Những vấn đề cơ bản về công tác Văn phòng đối với Doanh nghiệp 4

1 1.1 Khái niệm Văn phòng 4

1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng 5

1.1.3 Vai trò của công tác Văn phòng 5

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng 6

1.2.1 Chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng 7

1.2.2.1 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp 7

1.2.2.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 9

1.2.2.3 Nhóm thực hiện chức năng Giao dịch 10

1.3 Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 11

1.3.1 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 11

1.3.2 Xây dựng Quy chế làm việc của Doanh nghiệp 12

1.3.3 Công tác tham mưu, tổng hợp 12

1.3.3.1 Công tác tham mưu 12

1.3.3.2 Công tác văn thư – lưu trữ 13

1.3.4 Công tác hậu cần 14

1.3.5 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 14

1.3.6 Công tác văn thư lưu trữ 14

1.3.6.1 Công tác văn thư 14

1.3.6.2 Công tác lưu trữ 15

Tiểu kết: 16

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 17

1 Công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường 17

2 Công ty cổ phần VIMECO 17

2.1 Thu thập và xử lý thông tin 18

2.1.1 Thực trạng tại công ty TNHH Tự động hóa, cơ khí và môi trường (AMECO) 18

2.1.2 Thực trạng tại công ty cổ phần VIMECO 18

2.2 Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp 19

2.2.1 Công ty AMECO 19

2.2.2 Công ty Cổ phần VIMECO 20

2.3 Công tác tham mưu, tổng hợp 20

2.3.1 Tại công ty AMECO 20

2.3.2 Công ty VIMECO 21

2.4 Công tác hậu cần 21

2.4.1 Công ty AMECO 21

2.4.2 Công ty VIMECO 22

3.5 Tổ chức cuộc họp, hội nghị 22

3.5.1 Công ty AMECO 23

3.5.2 Công ty VIMECO 23

3.6 Công tác văn thư lưu trữ 23

3.6.1 Công ty AMECO 24

3.6.2 Công ty VIMECO 24

4 Đánh giá chung 24

4.1 Ưu điểm 24

4.2 Nhược điểm 25

4.3 Nguyên nhân 25

Tiểu kết: 25

Chương 3 BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN

CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 26

3.1 Về cơ cấu tổ chức 26

3.2 Về Nhân sự 26

3.2.1 Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ 26

3.2.2 Xây dựng môi trường làm việc hiện đại 26

3.3 Xây dựng mối quan hệ công tác 26

3.4 Về hoạt động 27

3.4.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 27

3.4.2 Công tác thông tin báo cáo 27

3.4.3 Công tác văn thư lưu trữ 28

Tiểu kết: 28

KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

LỜI MỞ ĐẦU

Trải qua hơn 40 năm thống nhất đất nước, nền kinh tế của nước ta đã cónhiều thay đổi và khởi sắc cho thấy đời sống của nhân dân ngày càng lên cao

Từ một nền kinh tế tự cung tự cấp( thời bao cấp) đến khi chuyển sang nền kinh

tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa với sự điều tiết của Nhà nước trong đó

có nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh dẫn đến sự phát triển thị trường và

mô hình hoạt động Các Doanh nghiệp bắt đầu phát triển mạnh mẽ

Nhưng để duy trì và mở rộng thị trường là một yếu tố quan trọng hàngđầu, mỗi một loại hình doanh nghiệp đều muốn mang lại lợi nhuận cao cho mình

vì vậy việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp là quan trọng nhất Mỗi mộtDoanh nghiệp đều đưa cho mình một lĩnh vực hoạt động, kinh doanh riêng

Vào năm 2006, sự kiện gia nhập tổ chức thương mại WTO của Việt nam

đã tạo nhiều cơ hội và thách thức cho các Doanh nghiệp, vì vậy muốn tồn tại vàđứng vũng trên thị trường phải dần hoàn thiện mình đồng thời khai thác có hiệuquả các nguồn lực sẵn có để đưa tổ chức có thế đứng

Có nhiều yếu tố dẫn đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức trong

đó có yếu tố con người, không có con người thì mọi hoạt động không được xâydựng và hoạt động có hiệu quả, con người có vai trò quan trọng trong các Doanhnghiệp đặc biệt là khả năng của mỗi người trong từng lĩnh vực hoạt động Doanhnghiệp muốn tồn tại được phải có những chế độ đãi ngộ hợp lý cho người laođộng, chính những người lao động sẽ quyết định sự tồn tại hay thất bại của của

tổ chức đó

Hoạt động văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay đang diễn ra rấtsôi nổi, nó đem lại cho doanh nghiệp những hiệu quả trong kinh doanh, nhưngthực trạng thực hiện công tác văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay vẫn

còn những bất cập vì vậy tôi chọn đề tài : “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa

ra giải pháp” để làm rõ lên vai trò quan trọng của văn phòng.

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay nhu cầu về đời sống vật chất và đời sống tinh thần của conngười đã từng bước nâng cao Người lao động luôn mong muốn được thỏa mãnnhững nhu cầu của mình, và nơi để họ có thể thể hiện được năng lực bản thânmình là ở các doanh nghiệp

Đối với các Doanh nghiệp tài sản lớn nhất của họ không phải nhà xưởng,máy móc mà là yếu tố con người Vì vậy đảm bảo nguồn lực có chất lượng luôn

là yếu tố then chốt cho sự thành bại của tổ chức

Văn phòng doanh nghiệp được xem là bộ phần quan trọng của doanh

nghiệp vì vậy trong đề tài này sẽ phần nào thể hiện được một số khía cạnh trong

nghiệp vụ công tác văn phòng tại các doanh nghiệp.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của một số Doanhnghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng nhằm nângcao động lực cho người lao động

3 Phương pháp nghiên cứu

3.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận

o Thu thập các loại sách, báo, tạp chí có liên quan đến đề tài;

o Đọc và khái quát các tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu…

3.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

o Phương pháp quan sát;

o Phương pháp điều tra;

o Phương pháp trao đổi trực tiếp để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máyvăn phòng của Doanh nghiệp…

4 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tàibao gồm ba chương:

Chương 1: Khái quát cơ bản về Văn phòng;

Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác Văn phòng tại một

số Doanh nghiệp hiện nay;

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ công tác Văn phòng trong Doanh nghiệp.

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1

KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về công tác Văn phòng đối với Doanh nghiệp

1 1.1 Khái niệm Văn phòng

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý ở các cơ quan, tổ chức cầnphải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập

xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ,trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành, quản lý ở cơ quan… bộ

phận đảm nhận các công việc trên gọi là Văn phòng.

Ngoài ra, Văn phòng còn được hiểu là một hoạt động trong cơ quan Nhà

nước và các tổ chức kinh tế xã hội, như vậy thuật ngữ Văn phòng còn có thếhiểu theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: “ Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, Doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu quả”

Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức”.

Vậy tóm lược lại, Văn phòng được hiêu chung nhất qua định nghĩa như

sau:

“ Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp;

là nơi thu thập, xử lý thông tin; thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp”

Trong công cuộc cả nước đang thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóanhư hiện nay, ta dễ dàng nhận thấy được trong tất cả các cơ quan, tổ chức đều

đẩy mạnh hoạt động Quản trị Đặc biệt là các Doanh nghiệp đưa vấn đề Quản trị lên hàng đầu

Hơn nữa, Quản trị văn phòng trong các Doanh nghiệp được các lãnh

đạo quan tâm sâu sắc để đưa hình ảnh đơn vị của mình làm chiến lược hoạtđộng.

Vậy câu hỏi được đặt ra ở đây là: Quản trị văn phòng là gì?

1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng

“Quản trị Văn phòng có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản trị(con người) lên đối tượng quản trị(lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất…) trong văn phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của Doanh nghiệp Đó là toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong muốn”.

Xã hội càng phát triển thì đỏi hỏi ngày càng cao.Vì vậy các Doanh nghiệpphải luôn thay đổi hình thức để phù hợp với những thách thức mới, có như vậymới có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường

Bởi vậy, hoạt động Quản trị văn phòng lại càng khẳng định được tầm

quan trọng và vị thế của mình Khi xã hội Việt Nam ngày càng có những bước

tiến dài thì hoạt động Quản trị văn phòng lại càng diễn ra rất sôi nổi trong các

Doanh nghiệp bởi các Doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội mới đồngthời cũng phải đáp ứng nhiều đòi hỏi của xã hội

1.1.3 Vai trò của công tác Văn phòng

Không ai có thể trối cãi về vai trò của Văn phòng - bộ nhớ của Thủ

trưởng; tai mắt của Doanh nghiệp

Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ các cơ quan, tổ chức

Nhà nước hay các Doanh nghiệp tư nhân, dù quy mô của các Doanh nghiệp nàylớn hay nhỏ đều phải có bộ phận này Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷcương và khoa học thì công việc của Doanh nghiệp sẽ chạy đều, quản lý hànhchính sẽ thông suốt và có hiệu quả

Văn phòng - bộ máy giúp việc, tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi công việc của cơ quan Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược

sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu các vấn đềthưởng, phạt với các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan…

Văn phòng - bộ mặt của doanh nghiệp, thay mặt cho doanh nghiệp tham

gia công tác đối nội, đối ngoại, đưa hình ảnh của đơn vị mình có chỗ đứng trênthị trường Đồng thời văn phòng còn đảm bảo các điều kiện vật chất như: nhàcửa, vật tư, phương tiện, máy móc, công cụ, tài chính…

Ngoài ra, trong thời đại bủng nỏ công nghệ thông tin như hiện nay, cácdoanh nghiệp đều rất quan tâm tới việc thu thập, xử lý,sử dụng thông tin mộtcách hiệu quả để có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và hiệu quả thì lại

càng không thể thiếu Văn phòng.

Yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp đôi khi là do họ cóđầy đủ thông tin và coi thông tin là nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng củadoanh nghiệp hay không? Bởi thông tin bùng nổ quá mạnh mẽ, vài phút trước cóthể đó là thông tin nóng hổi nhưng vài phút ngay sau đó lại trở thành môt thôngtin cũ

Vì vậy, việc đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt cho lãnh đạo thì chỉ có

bộ phận Văn phòng chứ không ai khác thực hiện được một cách có hiệu.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng

1.2.1 Chức năng

 Chức năng tham mưu, tổng hợp :

Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, quản lý nhằm

đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu quả

Bộ phận Văn phòng được coi là cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo trong việc

điều hành hoạt động của đơn vị mình

Vì sao có thể khẳng định như vậy?

Bởi:

Văn phòng thường xuyên tham mưu cho lãnh đạo về các chương trình, kế

hoạch sản xuất, kinh doanh đảm bảo kịp thời cho lãnh đạo xử lý

Văn phòng phải thu thập thông tin chính xác, tổng hợp kịp thời để lãnh

đạo đưa ra nhưng phương án chỉ đạo nhằm mang hiệu quả cao nhất cho doanhnghiệp vì vậy việc tổng hợp các thông tin để đưa ra thông tin chuẩn xác cho lãnhđạo là việc rất quan trọng

Đối với các doanh nghiệp việc tổng hợp thông tin nhanh chóng, chính xác

là yếu tố sống còn của doanh nghiệp.

 Chức năng hậu cần:

Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của Văn phòng và nó có ý nghĩa

quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.Việc đảmbảo các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật sẽ đưa doanh nghiệp phát triển bềnvững Các điều kiện đó được sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung

để cung cấp kịp thời cho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp

Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu và phươngtiện song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụngcủa mỗi đơn vị, chi phí thấp nhất nhưng mang lại lợi nhuận cao nhất đó là cáiđích mà các doanh nghiệp hướng tới

Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà

Văn phòng được hình thành lớn hay nhỏ khác nhau, nhưng dù ở loại hình nào

thì thì Văn phòng cũng cần làm tốt Chức năng giao dịch.

Đây là chức năng mà Văn phòng cần hoạt động hiệu quả hơn so với các

chức năng khác bởi vì đặc thù của hoạt động doanh nghiệp là mang lại lợi nhuậncao về cho đơn vị mình chính vì thế phải tăng cường hoạt động này để đạt đượcmục tiêu của doanh nghiệp đề ra Để thực hiện tốt chức năng này, người làmcông tác văn phòng phải có khả năng giao tiếp tốt, đồng thời phải vận dụng kỹnăng đối nội, đối ngoại, để mang lại cho doanh nghiệp những cơ hội phát triển

1.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng

1.2.2.1 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn phòng doanh nghiệp

Bộ phận Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về nhân sự trong văn phòng

sao cho hợp lý nhưng hiệu quả công việc phải đạt tối ưu, đảm bảo bộ máy vănphòng gọn nhẹ

Tùy vào quy mô của doanh nghiệp mà cơ cấu tổ chức của Văn phòngkhác nhau, mỗi một quy mô đòi hỏi có cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng

phải đáp ứng được các yêu cầu công việc cụ thể

 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của doanh nghiệp

Thực hiện tốt chức năng này sẽ làm cho doanh nghiệp phát triển bềnvững hơn

Chúng ta đều thấy, kinh tế thị trường ngày càng phát triển đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải luôn thay đổi mình, chính xác hơn là phải thay đổi chiến lược

kinh doanh sao cho phù hợp với điều kiện thực tế Vì vậy Văn phòng có nhiệm

vụ phải tham mưu cho lãnh đạo những điểm cần thay đổi trong điều lệ hoạt độngsao cho phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp đề ra

 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp

Ngoài xây dựng quy chế hoạt động trong Văn phòng, bộ phận Văn phòng còn phải tham mưu cho lãnh đạo để xây dựng quy chế hoạt động của

doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có đảm bảo thực hiện tốt kỷ cương và nghiêm túc trong

nội quy, quy chế đề ra hay không đều phải bắt nguồn từ bộ phận Văn phòng.

Đương nhiên, tất cả những yêu tố đề ra ấy phải phù hợp với thực tiễn của doanhnghiệp, đảm bảo cho người lao động thực hiện có hiệu quả

 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh nghiệp

Đây là mục tiêu định hướng cụ thể cho hoạt động của doanh nghiệp

Nhiệm vụ của Văn phòng là: xây dựng chương trình làm việc cho doanh

nghiệp( hàng năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần)

Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điềuhành của lãnh đạo doanh nghiệp được toàn diện, đảm bảo thực thi các nhiệm vụtrước mắt cũng như nắm bắt được các công việc trong thời gian dài

Vì vậy, khi xây dựng chương trình làm việc, phải đề ra mục tiêu cụ thểđối với từng công việc, việc xây dựng phải bám sát vào các chức năng của cácđơn vị

Xây dựng thôi chưa đủ, Văn phòng cần đôn đốc nhắc nhở các đơn vị

thực hiện chương trình, kế hoạch của doanh nghiệp

 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi từng giờ vì vậy việc cậpnhật những thông tin mới cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là nhiệmhết sức quan trọng, thông tin càng chính xác thì chủ doanh nghiệp mới có thểđưa ra những quyết sách đúng đắn cho doanh nghiệp mình

 Tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư- lưu trữ của doanh nghiệp

Đây là công tác giữ vị trí quan trọng trong mỗi tổ chức, làm tốt công tácnày sẽ giúp thủ trưởng đưa ra các chiến lược kinh doanh đồng thời còn thực hiệncông tác nhận văn bản đến và chuyển giao văn bản đến nhưng đối tác kinhdoanh

1.2.2.2 Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần

 Tổ chức phục vụ các cuộc họp thường niên của Đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên : Đây là nhưng cuộc họp quan trọng đối với doanh nghiệp

vì vậy văn phòng phải chuẩn bị tốt nội dung này

 Tổ chức phục vụ các chuyển đi công tác của doanh nghiệp: Doanh

nghiệp thường phải tìm những đối tác kinh doanh vì vậy phải đi công tác để giaodịch công việc, văn phòng cần bố trí các phương tiện phục vụ các chuyến đicông tác do lãnh đạo doanh nghiệp chỉ đạo

 Tổ chức phục vụ các cuộc họp chung của doanh nghiệp: việc phục vụ

các hội nghị cũng là những nhiệm vụ mà văn phòng cần phải thực hiện theođúng chức năng của mình

 Tổ chức lễ tân cho doanh nghiệp: Khác với cơ quan hành chính Nhà

nước, các doanh nghiệp tổ chức lễ tân tốt hơn vì chiến lược kinh hoanh củadoanh nghiệp nên văn phòng đảm nhận công việc này để lưu giữ những hình ảnhdẹp đối với các đối tác kinh doanh khi đến doanh nghiệp

 Tổ chức mua sắm và quản lý các trang thiết bị cho doanh nghiệp: Đảm

bảo các điều kiện về cơ sở vật chất trong hoạt động của doanh nghiệp là điềuquan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại và hoạt động hiệu quả Văn phòngphải thường xuyên theo dõi, kiểm tra để xem có những thiết bị hỏng để kịp thờisửa chữa hoặc thay thế thiết bị mới.

 Tổ chức công tác bảo vệ cho doanh nghiệp: Ngoài phải mua sắm tài

sản cho đơn vị, văn phòng còn phải có tổ bảo vệ để đảm bảo doanh nghiệp hoạtđộng an toàn không ảnh hưởng hay bị mất an ninh trật tự, có như vậy thì doanhnghiệp mới hoạt động được

 Tổ chức công tác vệ sinh, môi trường trong doanh nghiệp: Cảnh quan

môi trường xunh quanh doanh nghiệp cũng là yếu tố tác động không nhỏ đếnhình ảnh của đơn vị đó vì vậy việc thực hiện công tác vệ sinh cần được làm tốt

để mang hình ảnh doanh nghiệp đến với mọi người quan trọng hơn là có tầmảnh hưởng đến đối tác kinh doanh

 Tổ chức điều hành đội xe, công tác y tế cho doanh nghiệp: Tổ chức

phân bố lịch hợp lý để đội xe có thể phục vụ cho lãnh đạo doanh nghiệp đi côngtác Công tác y tế trong doanh nghiệp cần được coi trọng để đảm bảo người laođộng làm việc trong doanh nghiệp cảm thấy an toàn

 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo doanhnghiệp: Ngoài các nhiệm vụ cần làm như trên, văn phòng còn chịu sự phân côngcông việc khi lãnh đạo doanh nghiệp chỉ đạo

 Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp

 Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó

 Tổ chức các nguồn lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả caonhất

 Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBNV trong doanh nghiệp

 Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi ngườimong muốn đóng góp

 Kiểm tra việc thực hiện công việc

1.2.2.3 Nhóm thực hiện chức năng Giao dịch

 Tổ chức soạn thảo các hợp đồng có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ

của Văn phòng

Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ, văn phòng phải soạn thảo các hợp đồng

do cấp trên giao để giao dịch với các đối tác của doanh nghiệp Làm tốt côngviệc này sẽ đưa doanh nghiệp phát triển, giữ vững được uy tín của doanh nghiệpđồng thời mang lại lợi nhuận cho đơn vị

 Thẩm định các hợp đồng của các đơn vị khác trong doanh nghiệp soạn thảo

Văn phòng có trách nhiệm thẩm định về kỹ thuật trình bày các hợp đồng

do các đơn vị soạn thảo

 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều khoản khi tiến hành giao dịch

Trong giao dịch có nhiều thay đổi vì vậy văn phòng cần tham mưu cholãnh đạo doanh nghiệp những điều khoản có lợi cho doanh nghiệp, chủ độngnghiên cứu các điều khoản để bổ sung khi giao dịch

Tổ chức phục vụ cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp: Thôngthường các Doanh nghiệp thường giao dịch tại trụ sở làm việc vì vậy văn phòngchủ động sắp xếp để thuận tiện khi giao dịch, đảm bảo mang lại hiệu quả chodoanh nghiệp

1.3 Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

1.3.1 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, được cảm thụ và được

đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung

và trong hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin cần được cung cấp đầy đủ, nhanh chóng, chính xác, có tính

sàng lọc để tạo điều kiện cho doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất Thực hiện quaviệc dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấptrên xuống cấp dưới

Thông tin được thu thập và xử lý trong hoạt động văn phòng nhằm thực

hiện các mục đích sau:

o Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lê hoạt động của doanhnghiệp;

o Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý củadoanh nghiệp bởi: Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp làchức năng quan trọng nhất Nhưng để thực hiện được chức năng này, văn phòngphải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được các nguồn tin như:thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét, đánh giáthông tin thu thập được… Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dụng cácphương án hoạt động của mỗi tổ chức, phục vụ các nhầ lãnh đạo đưa ra quyếtđịnh quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu…

1.3.2 Xây dựng Quy chế làm việc của Doanh nghiệp

Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp, văn phòng cần phảichú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:

+ Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp;

+ Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinhdoanh, để đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệthống quy chế chung

Các quy chế làm việc của doanh nghiệp cần được xây dựng thông qua hệthống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quyđịnh mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phốihợp để hoạt động có hiệu quả

1.3.3 Công tác tham mưu, tổng hợp

1.3.3.1 Công tác tham mưu

Tham mưu là hoạt động xuất hiện sớm trong đời sống xã hội, nhất là khi

xuất hiện các hoạt động quản lý

Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân công lao động Để đạtđược hiệu quả cao người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị vàkhâu nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp nhàng và khoahọc Muốn vậy bản thân nhà quản lý phải tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải

có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác, kịp thời mọi vấn đề…điều đó vượt qua khả năng thực hiện của nhà quản lý.

Thực tế đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trên nhiều

phương diện, trong đó công tác tham mưu là quan trọng.

Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là:

o Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chức năng,nhiệm vụ được giao

o Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của cơ quantrong từng thời kỳ

o Tham mưu cho lãnh đạo xử lý có hiệu quả nhất các tình huống cụ thể

o Tham mưu giúp lãnh đạo đưa ra quyết định, đề án, phương án quản lýhữu hiệu nhất

o Giúp lãnh đạo tìm được các biện pháp tổ chức thực hiện những đề án,chương trình

1.3.3.2 Công tác văn thư – lưu trữ

“ Công tác văn thư là hạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp”

“ Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học nhưng văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết”

Công tác văn thư bao gồm các công việc sau:

o Soạn thảo văn bản;

o Duyệt văn bản;

o Đánh máy và nhân bản;

o Trình ký và ban hành văn bản;

o Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến;

o Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;