MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài. 1 2. Mục đích nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 1 4. Phương pháp nghiên cứu. 2 5. Kết cấu của đề tài. 2 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 3 1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng đối với Doanh nghiệp. 3 1.1.1. Một số khái niệm. 3 1.1.1.1.Khái niệm văn phòng. 3 1.1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng. 4 1.2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng. 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác văn phòng. 5 1.3.1. Chức năng của văn phòng. 5 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng. 8 1.3.2.1. Nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình. 8 1.3.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. 9 1.3.2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản. 9 1.3.2.4. Xây dựng và củng cố bộ máy làm việc. 9 1.3.2.5. Duy trì hoạt động của doanh nghiệp. 10 1.3.2.6. Bảo đảm chức năng hậu cần. 10 1.4. Nội dung của công tác văn phòng trong doanh nghiệp. 11 1.4.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp. 11 1.4.2. Công tác tham mưu, tổng hợp. 11 1.4.2.1. Công tác tham mưu. 11 1.4.2.2. Công tác tổng hợp. 12 1.4.3. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp. 12 1.4.4. Công tác hậu cần. 13 1.4.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị. 13 1.4.6. Công tác văn thư, lưu trữ. 14 1.4.6.1. Công tác văn thư. 14 1.4.6.2. Công tác lưu trữ. 15 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY. 17 2.1. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự của doanh nghiệp hiện nay 17 2.2. Thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay. 17 2.2.1. Thu thập và xử lý thông tin. 17 2.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp. 18 2.2.3. Xây dựng chương trình làm việc. 18 2.2.4. Công tác hậu cần. 19 2.2.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 19 2.2.6. Công tác văn thư, lưu trữ 20 2.2.6.1 Công tác văn thư. 20 2.2.6.2. Công tác lưu trữ. 23 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 25 3.1. Giải pháp về cơ cấu tổ chức. 25 3.1.1. Về nâng cao công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp. 25 3.1.2. Xây dựng môi trường làm việc để phát huy khả năng sang tạo của nhân viên trong văn phòng doanh nghiệp. 26 3.1.3. Xây dựng mối quan hệ và sự kết hợp giữa các phòng, ban. 27 3.2. Giải pháp về các mặt hoạt động. 27 3.2.1. Về Công tác tham mưu, tổng hợp. 27 3.2.2. Về Công tác thông tin. 28 3.2.3.Về Công tác văn thư lưu trữ 28 KẾT LUẬN 30
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .1 Phương pháp nghiên cứu .2 Kết cấu đề tài Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề công tác văn phòng Doanh nghiệp .3 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1.Khái niệm văn phòng 1.1.1.2 Khái niệm quản trị văn phòng 1.2 Vai trò tầm quan trọng cơng tác văn phòng 1.3 Chức năng, nhiệm vụ nội dung công tác văn phòng .5 1.3.1 Chức văn phòng .5 1.3.2 Nhiệm vụ văn phòng .8 1.3.2.1 Nhiệm vụ xây dựng chương trình tổ chức thực chương trình 1.3.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin .9 1.3.2.3 Soạn thảo ban hành văn 1.3.2.4 Xây dựng củng cố máy làm việc 1.3.2.5 Duy trì hoạt động doanh nghiệp 10 1.3.2.6 Bảo đảm chức hậu cần .10 1.4 Nội dung cơng tác văn phòng doanh nghiệp 11 1.4.1 Thu thập xử lý thông tin doanh nghiệp 11 1.4.2 Công tác tham mưu, tổng hợp .11 1.4.2.1 Công tác tham mưu 11 1.4.2.2 Công tác tổng hợp .12 1.4.3 Xây dựng quy chế làm việc doanh nghiệp 12 1.4.4 Công tác hậu cần 13 1.4.5 Tổ chức họp, hội nghị 13 1.4.6 Công tác văn thư, lưu trữ .14 1.4.6.1 Công tác văn thư .14 1.4.6.2 Công tác lưu trữ 15 Chương 17 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 17 2.1 Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính- Nhân doanh nghiệp 17 2.2 Thực trạng cơng tác nghiệp vụ văn phòng số doanh nghiệp 17 2.2.1 Thu thập xử lý thông tin 17 2.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp .18 2.2.3 Xây dựng chương trình làm việc 18 2.2.4 Công tác hậu cần 19 2.2.5 Tổ chức họp, hội nghị 19 2.2.6 Công tác văn thư, lưu trữ .20 2.2.6.1 Công tác văn thư 20 2.2.6.2 Công tác lưu trữ 23 Chương 25 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 25 3.1 Giải pháp cấu tổ chức 25 3.1.1 Về nâng cao công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp 25 3.1.2 Xây dựng môi trường làm việc để phát huy khả sang tạo nhân viên văn phòng doanh nghiệp 26 3.1.3 Xây dựng mối quan hệ kết hợp phòng, ban 27 3.2 Giải pháp mặt hoạt động .27 3.2.1 Về Công tác tham mưu, tổng hợp 27 3.2.2 Về Công tác thông tin 28 3.2.3.Về Công tác văn thư lưu trữ 28 KẾT LUẬN 30 LỜI MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Hiện kinh tế nước ta đà phát triển có biến đổi vượt bậc mặt Từ chế quản lý trình độ kinh tế kỹ thuật nghành, cấp, đơn vị kinh tế vi mô vĩ mô Từ nước ta gia nhập tổ chức Thương mại giới WTO tạo nhiều hội thách thức doanh nghiệp Để tồn phát triển doanh nghiệp cần hiểu rõ quy luật kinh tế như: quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị, quy luật cung cầu… Mặt khác phải cập nhật, tiếp thu thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất để nâng cao suất lao động, hạ giá thành sản phẩm Vấn đề doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường phải dần hoàn thiện mình, khai thác có hiệu tiềm lực tổ chức đề vươn lên giành cạnh tranh đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung doanh nghiệp nói riêng Để hiểu rõ em chon đề tài: “ Trình bày nội dung tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Đánh giá thực trạng cơng tác nghiệp vụ văn phòng số doanh nghiệp đưa giải pháp” Mục đích nghiên cứu Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu sở lý luận văn phòng cơng tác văn phòng để từ phân tích, đánh giá, so sánh thực trạng cơng tác nghiệp vụ văn phòng số doanh nghiệp nhằm vấn đề cần nghiên cứu, xem xét giải cơng tác văn phòng doanh nghiệp Từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Doanh nghiệp Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Cơ sở lý luận văn phòng nghiên cứu thực tiễn hoạt động văn phòng doanh nghiệp - Nghiên cứu thực trạng cơng tác văn phòng doanh nghiệp như: Công tác văn thư, lưu trữ, chức tham mưu, tổng hợp, công tác hậu cần… - Đánh giá hiệu hoạt động văn phòng Doanh nghiệp như: Ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu bà góp phần hồn thiện cơng tác văn phòng Doanh nghiệp Phương pháp nghiên cứu Thu thập loại sách báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chun đề, đọc khái quát tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Bằng phương pháp như: - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra khảo sát - Phương pháp thống kê Kết cấu đề tài Đề tài gồm có chương Chương 1: Những vấn đề văn phòng Chương 2: Thực trạng cơng tác văn phòng doanh nghiệp Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng doanh nghiệp Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơng tác văn phòng Doanh nghiệp 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1.Khái niệm văn phòng Ngày với phát triển chung kinh tế khu vực giới, quan doanh nghiệp nước ta tự đổi tự khẳng định để hòa nhập với phát triển Để đáp ứng yêu cầu nhiều quan, doanh nghiệp đời kéo theo hình thành hệ thống văn phòng quan doanh nghiệp để đản bảo cho phát triển Văn phòng phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan, văn phòng hiểu máy điều hành, tổng hợp giúp Thủ trưởng điều hành hoạt động quan, đơn vị Ngồi văn phòng hiều loại hoạt động quan nhà nước tổ chức kinh tế, xã hội Như thuật ngữ văn phòng hiểu theo hai nghĩa là: Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo cho pháp nhân thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn có hiệu lực hiệu Theo nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, tổ chức, doanh nghiệp, nơi giao tiếp hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Do đó, định nghĩa khái quát văn phòng sau: “ Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức; máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị thông suốt, hiệu quả” Trong công đối cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước nhận thấy tổ chức cần hoạt động quản trị doanh nghiệp trọng tâm kinh tế cần đến hoạt động quản trị Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt cần có đóng góp khơng nhỏ văn phòng, văn phòng muốn hoạt động có hiệu cần phải quản lý tốt Vậy quản trị văn phòng gì? 1.1.1.2 Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị văn phòng hiểu tác động chủ thể quản trị ( người) lên đối tượng quản trị ( lao động, yếu tố vật chất, phi vật chất…) văn phòng nhằm góp phần đạt mục tiêu đề doanh nghiệp Đó tồn hoạt động tổ chức, quản lý sử dụng thơng tin liệu để trì hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu mong muốn Ngày thực tế hoạt động quản trị diễn sơi doanh nghiệp đứng trước nhiều hội mới, đồng thời phải đáp ứng nhiều đòi hỏi cao xã hội, đương đầu với nhiều thách thức ngày gay gắt Trong thời đại ngày để giành chỗ đứng phát triển nhà quản trị doanh nghiệp phải nhanh chóng mạnh dạn vận dụng lý thuyết quản trị doanh nghiệp 1.2 Vai trò tầm quan trọng cơng tác văn phòng Mỗi khẳng định văn phòng phận thiếu doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có quy mơ lớn hay nhỏ Văn phòng hành “bộ nhớ” thủ trường, tai, mắt doanh nghiệp Nếu văn phòng hoạt động có nề nếp, kỷ cương khoa học công việc doanh nghiệp đem lại hiệu Hiện thời đại “bùng nổ thông tin” doanh nghiệp đề quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để đưa định đắn, kịp thời Yếu tố định đến thành bại doanh nghiệp họ có lợi thông tin coi thông tin nguồn đặc biệt doanh nghiệp Văn phòng mặt doanh nghiệp, thay mặt cho doanh nghiệp tham gia cơng tác đối nội, đối ngoại Văn phòng máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải công việc quan Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh thị trường, tham mưu vấn đề thưởng phạt nhân viên doanh nghiệp Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét đề xuất vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải công việc thủ trưởng giúp lãnh đạo quan, đạo, điều hành cơng việc nhanh chóng kịp thời đạt hiệu cao Với công việc mang tính chất khơng quan trọng như: giải nghỉ phép cho nhân viên, giải thắc mắc khách hàng… văn phòng đứng gia giúp lãnh đạo giải Ngồi văn phòng cung ứng điều kiện như: nhà cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, cơng cụ, tài chính… hoạt động hậu cần văn phòng Dựa vào trường hợp cụ thể khả cho phép mà văn phòng cung ứng đầy đủ, kịp thời trang thiết bị cho cá nhân, đơn vị 1.3 Chức năng, nhiệm vụ nội dung cơng tác văn phòng 1.3.1 Chức văn phòng Có nhiều loại hình văn phòng quan hành chính, văn phòng doanh nghiệp, văn phòng dịch vụ… Để phân biệt quan với quan khác ta vào chức văn phòng Ở chủ yếu phân tích văn phòng doanh nghiệp nói chung Văn phòng doanh nghiepek đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến định hoạt động doanh nghiệp Quan trọng hơn, văn phòng nơi liên kết mối liên hệ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp Quy mô tổ chức tính chất hoạt động doanh nghiệp mà văn phòng hình thành lớn, nhỏ khác cho dù tổ chức theo cách văn phòng có ba chức là: - Chức tham mưu Trong hoạt động quan, doanh nghệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố yếu tố chủ quan thuộc người quản lý Để có định đắn, khoa học người lãnh đạo phải vào yếu tố khách quan, ý kiến tham gia đóng góp cấp quản lý người trợ giúp tham mưu Tất ý kiến văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa định chung nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo thông tin, phương án kịp thời Hoạt động cần thiết người lãnh đạo tập hợp ý kiến nhân viên cấp dưới, đưa định đắn, phù hợp Như biết nhà lãnh đạo phải đặt mục tiêu kinh doanh Muốn đạt mục tiêu doanh nghiệp phải có cấu tổ chức thích hợp, động uyển chuyển Việc hoạch định lập kế hoạch xem đường dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định hướng nhanh đắn Bên cạnh hoạt động tham mưu văn phòng giúp cho nhà quản lý giải vấn đề phát sịnh thực tế linh hoạt xác - Chức tổng hợp Kết việc tham mưu phải xuất phát từ thông tin đầu vào đầu thông tin, thông tin phản hồi lĩnh vực đối tượng mà văn phòng thu thập Tất thông tin cần phải văn phòng sàng lọc, phân tích tổng hợp, quản lý sử dụng theo yêu cầu nhà lãnh đạo lĩnh vực cụ thể Ví dụ: thơng tin thị trường nhà quản lý áp dụng việc định sản xuất sản phẩm nào, giá sao… Trong trình thu thập, xử lý sử dụng thơng tin văn phòng phải tuân thủ theo nguyên tắc trình tự định: thu thập đầy đủ, phân loại chọn lựa nhanh chóng, kịp thời có chất lượng mang lại hiệu thiết thực cho doanh nghiệp.Bên cạnh cơng tác thơng tin giúp nhà quản lý phân tích liệu để vạch chiến lược quan trọng, lâu dài kế hoạch trung hạn ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất Trong hoạt động văn phòng, chức tổng hợp ln thể tính động Việc thu thập xử lý thông tin phục vụ cho việc dự báo vấn đề xảy trình sản xuất, giúp nhà quản lý có định đắn để kịp thời xử lý Trong thời đại bùng nổ thơng tin cơng tác tổng hợp thơng tin làm thay đổi vị trí, vai trò văn văn phòng doanh nghiệp Cuộc cách mạng thông tin tạo phát triển vượt bậc kinh tế nước Các doanh nghiệp nhận rõ chức năng, vai trò quan trọng thồn tin hoạt động kinh doanh nề kinh tế phát triển lưu lượng thơng tin ngày phong phú đa dạng Trong công tác thơng tin yếu tố thiết bị thơng tin đóng vai trò quan trọng Ngày với phát triển khơng ngừng thơng tin thiết bị thông tin điện tử xuất ngày đa dạng phong phú Hệ thống mạng máy tính điện tử nối mạng cho phép nhân viên văn phòng xử lý thơng tin cách nhanh chóng, xác có hiệu Bên cạnh với trang thiết bị thông tin đại giúp cho nhân viên làm việc hiệu hơn, động thao tác nghiệp vụ linh hoạt - Chức hậu cần: Công tác hậu cần công tác chuẩn bị điều kiện cho hoạt động bình thường tổ chức Làm tốt cơng tác hậu cần có nghĩa văn phòng tăng thêm hiệu làm việc cho doanh nghiệp Hoạt động doanh nghiệp thiếu điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính… điều kiện quản lý xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu hoạt động doanh nghiệp Nội dung công việc thuộc chức hậu cần văn phòng Đây hoạt động mang tính chất đặc thù văn phòng, có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện, nguồn tài song hiệu hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng yếu tố văn phòng Chi phí thấp để đạt hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phòng Trụ sở phòng làm việc quan văn phòng phải có xếp phù hợp với loại cơng việc, vị trí làm việc, điều kiện, mơi trường cụ thể, bố trí hợp lý, tiện lợi để đem lại hiệu cơng việc cao Có đem lại suất lao động cao cho doanh nghiêp Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp lãnh đạo thực chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức vừa độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết, khách quan tồn tại, trì phát triển cơng tác văn phòng 1.3.2 Nhiệm vụ văn phòng Theo chức văn phòng ta xác định nhiệm vụ chủ yếu văn phòng sau: 1.3.2.1 Nhiệm vụ xây dựng chương trình tổ chức thực chương trình Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu văn phòng xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, tháng, quý, tháng lịch làm việc hàng tuần quan, doanh nghiệp Xây dựng chương trình làm việc doanh nghiệp hình thành công việc doanh nghiệp, mục tiêu định hướng hoạt động quản lý theo thời gian định Chương trình làm việc kế hoạch tác chiến giúp cho đạo, điều hành lãnh đạo doanh nghiệp toàn diện, vừa đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt nắm bắt công việc thời gian dài Khi xây dựng chương trình làm việc văn phòng phải nêu mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể cơng việc mà cơng ty, phòng ban cần thực Xây dựng chương trình sát, việc khó song việc thổ chức thực tốt chương trình vạch lại khó Vì ngồi việc xây dựng tốt nơi dung chương trình kế hoạch hoạt động doanh nghiệp, văn phòng phải thường xuyên đôn đốc theo dõi việc thực chương trình, đồng thời xây dựng thực tốt quy chế hoạt động doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp mốn tồn phát triển cần phải tuân thủ theo quy định chặt chẽ tổ chức, chế hoạt động điều kiện trì hoạt động Vì phải có nội quy, quy chế cụ thể để xác định mối quan hệ công tác doanh nghiệp phục vụ mục tiêu ching Văn phòng phải đầu mối việc xây dựng chương trình kế hoạch xây dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch toàn doanh nghiệp Tiểu kết Từ sở lý luận văn phòng cơng tác văn phòng doanh nghiệp nêu trên, thấy văn phòng giữ vị trí đặc biệt quan trọng, văn phòng mắt xích nối phận quan, doanh nghiệp lại với nhau, tiền đề cho phát triển quan, doanh nghiệp Bởi hoạt động quan, doanh nghiệp thiếu phận văn phòng Vì việc nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phòng nhằm đáp ứng ngày tốt yêu cầu công việc cần thiết 16 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 2.1 Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính- Nhân doanh nghiệp Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Nhân viên VT-LT Bộ phận Tài Bộ phận Y tế Bộ phận Tổ chức Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Lái xe 2.2 Thực trạng cơng tác nghiệp vụ văn phòng số doanh nghiệp 2.2.1 Thu thập xử lý thơng tin Văn phòng doanh nghiệp có nhiệm vụ giao dịch, kết nối thơng tin quan, tổ chức bên Thường xuyên xử lý thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành công việc lãnh đạo Thông tin doanh nghiệp chủ yếu từ nguồn sau: Các loại văn bản: Khi văn đạo gửi vào mức độ thơng tin để phân loại, chuyển cho lãnh đạo Ngoài có thơng tin từ 17 họp, hội nghị, thơng tin qua báo chí, mạng internet… Sau tiếp nhận thông tin tiến hành xử lý kịp thời để báo cáo lãnh đạo 2.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp Trong hoạt động văn phòng doanh nghiệp công tác tham mưu., tổng hợp vô quan trọng Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đưa việc soạn thảo ban hành văn vào nề nếp để phù hợp với quy định nhà nước thống toàn doanh nghiệp Ngồi văn phòng tham mưu, đưa ý kiến đề xuất việc quản lý thông tin đảm bảo cầu nối đơn vị doanh nghiệp Hoạt động doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, yếu tố chủ quan thuộc nhà quản lý Vì để đưa định đắn, khoa học mang tính thực tế thhif lãnh đạo cần vào ý kiến đóng góp người trợ giúp tham mưu Tất ý kiến văn phòng chon lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án tối ưu để phục vụ cho việc định quản lý 2.2.3 Xây dựng chương trình làm việc Để đảm bảo cho nhiệm vụ trước mắt lâu dài doanh nghiệp cần phải xây dựng chương trình làm việc Xây dựng chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, biện pháp cụ thể công việc doanh nghiệp cần thực Chương trình cơng tác năm: Cuối năm văn phòng doanh nghiệp gửi báo cáo thống kê năm cũ xây dựng chương trình làm việc năm cho lãnh đạo doanh nghiệp phòng ban để có sở thực Chương trình cơng tác q: Trong tháng cuối q, phòng ban doanh nghiệp đánh giá tình hình thực chương trình làm việc q kết đạt được, thiếu sót, khó khăn thuận lợi Đồng thời nghiên cứu, xem xét vấn đề phát sinh đề nghị lãnh đạo doanh nghiệp điều chỉnh Cán văn phòng thu thập ý kiến cán lãnh đạo doanh nghiệp tổng hợp, biên soạn chương trình cơng tác q cho tồn doanh nghiệp sau phân cơng thực 18 Chương trình cơng tác tháng: Hàng tháng phòng ban doanh nghiệp vào chương trình làm việc quý, vấn đề tồn phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc tháng sau Chương trình cơng tác tuần: Văn phòng trực tiếp lập lịch công tác tuần lên lãnh đạo doanh nghiệp Sau lãnh đạo doanh nghiệp xem xét văn bản, ký duyệt chuyển lại cho văn phòng Tiếp văn phòng in ấn, phát hành cho phòng ban để thực 2.2.4 Công tác hậu cần Để đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp diễn trơi chảy doanh nghiệp phải trọng đến công tác hậu cần Công tác hậu cần doanh nghiệp là: - Chuẩn bị sở vật chất cho phòng, ban, cá nhân doanh nghiệp để thực tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình kế hoạch đề - Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện làm việc cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu suất làm việc - Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo nên diện mạo doanh nghiệp khang trang đại - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp tiến hành liên tục - Quản lý chi tiêu tài theo chế độ, sách - Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động doanh nghiệp - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối doanh nghiệp với quan, tổ chức - Chuẩn bị cho lãnh đạo công tác 2.2.5 Tổ chức họp, hội nghị Việc tổ chức họp, hội nghị hoạt động doanh nghiệp quan trọng Nó thể khả giao tiếp lãnh đạo cán nhân viên toàn doanh nghiệp với tổ chức, kinh tế , đối tác kinh doanh Trên thực tế doanh nghiệp thường có họp, hội nghị như: 19 Hội nghị toàn doanh nghiệp hàng năm để tổng kết công tác thi đua, khen thưởng Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực kế hoạch đề đôn đốc, nhắc nhở vấn đề tồn Các họp giao ban với nội dung chủ yếu đánh giá, tổng kết tình hình cơng việc tháng, q giải vấn đề tồn đọng phòng ban Công tác tổ chức hội nghị tiến hành sau: Giai đoạn chuẩn bị: + Chuẩn bị nội dung: Kế hoạch, chương trình nghị sự, tài liệu + Chuẩn bị thành phần tham dự + Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình Hội nghị + Chuẩn bị công tác hậu cần Giai đoạn tổ chức hội nghị: + Kiểm tra lại kế hoạch phân công nhiệm vụ cho phận + Tổ chức đón tiếp, phát tài liệu, dẫn khách vào hội trường + Điều hành Giai đoạn sau Hội nghị: + Lập hồ sơ họp, Hội nghị + Hồn chỉnh thơng qua biên Hội nghị + Theo dõi việc thực định + Họp rút kinh nghiệm tổ chức Hội nghị + Thanh toán khoản tiên, đối chiếu, tốn 2.2.6 Cơng tác văn thư, lưu trữ 2.2.6.1 Công tác văn thư Hiện số doanh nghiệp cơng tác văn thư gồm có: Xây dựng ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy, ký văn lưu văn Tổ chức quản lý giải văn đi, văn đến Quản lý sử dụng dấu - Xây dựng ban hành văn bản: 20 Sau phòng, ban soạn thảo nội dung văn chuyển cho phận văn thư Sau văn thư trình lên Trưởng phòng để xem xét thủ tục thẩm quyền để ký Văn ký xong chuyển văn thư làm thủ tục phát hành - Tổ chức giải văn đi: Văn doanh nghiệp tất loại giấy tờ, thư từ, tài liệu tên doanh nghiệp Hàng năm doanh nghiệp thường ban hành loại văn như: Quyết định, tờ trình, thơng báo, công văn… Văn trước phát hành phải qua văn thư vào số đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi Quy trình tổ chức giải văn mô tả sau; Soạn thảo kiểm tra văn Trình ký văn Đăng ký vào máy số văn Ban hành văn Lưu văn 21 Thứ nhất: Sau văn soạn thảo xong, trước vào sổ gửi nhân viên văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày để tránh sai sót, bảo đảm giá trị văn Thứ hai: nhân viên văn thư vào số văn nhằm mục đích quản lý số lượng văn hàng năm phục vụ cho việc theo dõi văn Thứ ba: sau kiểm tra lại thể thức trình ký văn thư đăng ký vào sổ gửi văn ngày đăng ký phát hành Thứ tư: xếp lưu văn bản, văn nhân viên văn thư lưu , lưu hồ sơ công việc cá nhân phận soạn thảo, lưu văn thư - Tổ chức giải văn đến: Văn đến doanh nghiệp văn quan hành Nhà nước văn đối tác gửi đến Văn đến tuân thủ theo nguyên tắc chung nghiệp vụ cụ thể Văn đến doanh nghiệp mô tả sau: Văn đến Chuyển giao theo dõi giải Phân loại Đăng ký vào sổ Bóc bì Trình lãnh đạo Đóng dấu đến, ghi số Văn đến qua nhiều đường bưu điện, fax gửi trực tiếp Thứ nhất: Khi văn đến văn thư tiến hành phân loại văn theo tiêu chí như: văn phải đăng ký vào sổ văn đăng ký vào sổ Thứ hai: bóc bì lấy văn ra, ưu tiên bóc bì hẹn giờ, có dấu hỏa tốc Thứ ba: sau bóc bì xong tiến hành đóng dấu đến ghi số, ngày tháng nhận văn 22 Thứ tư: sau đóng dấu đến tiến hành trình văn ngày cho lãnh đạo, văn khẩn trình để lãnh đạo cho ý kiến phân phối Thứ năm: Tất văn đến đăng ký vào sổ Ghi lại thông tin liên quan đến văn tiến hành nhận Thứ sáu: sau có ý kiến phân phối lãnh đạo văn thư chuyển cho người thực theo dõi việc giải văn - Quản lý sử dụng dấu doanh nghiệp: Con dấu công cụ xác định tư cách pháp nhân doanh nghiệp Con dấu giao cho nhân viên quản lý với quy định cụ thể như: + Tự tay đóng dấu vào văn có chữ ký người có văn + Khơng đóng dấu khống vào văn + Không giao dấu cho người khác không thuộc phạm vi trách nhiệm chủa phép người có thẩm quyền 2.2.6.2 Cơng tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung sau: - Phân loại tài liệu: Nhân viên văn thư lựa chọn giữ lại tài liệu phản ánh hoạt động doanh nghiệp để đưa vào hồ sơ - Xác định giá trị tài liệu: xây dựng bảng thời gian cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại tài liệu hết giá trị để hủy bỏ Xác định giá trị tài liệu để giữ tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Phục vụ cho việc tra tìm sau doanh nghiệp - Bảo quản tài liệu lưu trữ: Hiện doanh nghiệp chưa có kho lưu trữ riêng, hầu hết hồ sơ lưu tập trung văn thư nhân viên lưu trữ Vì việc bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn, với khí hậu nóng ẩm nước ta khơng có điều kiện bảo quản tài liệu dẫn đến tình trạng hư hỏng, việc tra tìm liệu sau khó 23 - Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Những tài liệu hết giá trị, trùng thừa loại ra, đánh giá lại Việc tiêu hủy tài liệu phải đồng ý Trưởng phòng Tổ chức Hành chính, có người làm chứng biên tiêu hủy tài liệu Tiểu kết Qua thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp đưa thực tế việc đổi tổ chức hoạt động việc áp dụng thành tựu khoa học, công nghệ vào công tác nghiệp vụ văn phòng cần thiết đem lại hiệu to lớn cơng tác văn phòng 24 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 3.1 Giải pháp cấu tổ chức Mục tiêu nhà quản trị văn phòng thực nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động doanh nghiệp cách hiệu Hiện văn phòng doanh nghiệp có phân chia phận thực tế phận có nhân viên Khối lượng cơng việc nhiều, hầu hết nhân viên văn thư làm việc khơng chun mơn phải kiêm nhiệm thêm vai trò lễ tân nhiều gây chậm trễ việc giải văn 3.1.1 Về nâng cao cơng tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp Trong xu hướng phát triển xã hôi nay, yếu tố người trung tâm hoạt động Nếu bố trí người, việc nâng cao hiệu công việc Tuy nhiên, số doanh nghiệp bố trí sử dụng nguồn nhân lực chưa hợp lý Cụ thể người không đào tạo chuyên nghành văn thư lại đảm nhiệm công tác văn thư Hầu hết nhân viên văn phòng doanh nghiệp có tuổi đời trẻ nên kinh nghiệm giải công việc thiếu Ngày với phát triển khơng ngừng khoa học cơng nghệ trình độ học vấn kiến thức nhân viên ngày nâng cao Bên cạnh nhà quản trị cần phải có sách bồi dưỡng nghiệp vụ, trang bị kiến thức văn phòng cách tổng quát để họ thực tốt nghiệp vụ văn phòng Hiện doanh nghiệp vừa nhỏ vấn đề tổ chức nhân thường giản đơn cấu quyền lực có cấp, cấp lãnh đạo (giám đốc) trực tiếp điều hành nên tổ chức gọn nhẹ Với văn phòng doanh nghiệp lớn cấu tổ chức phức tạp hơn, phòng ban doanh nghiệp có phận văn phòng với đầy đủ chức văn phòng Vì doanh nghiệp việc tổ chức nhân nên tập trung Việc xếp bố trí nhân lực theo kiểu tập 25 trung thể tính thống nhất, đồng thời nhân viên dễ dàng trao đổi cơng việc cần hỗ trợ Bên cạnh việc tổ chức xếp nhân cách hợp lý, người quản trị văn phòng cần phải quan tâm đến nhu cầu nhân viên chế độ sách, đời sống vật chất tinh thần Đặc biệt phải biết lắng nghe ý kiến đánh giá xác lực nhân viên Ngồi q trình tuyển chọn nhân viên ngồi tiêu chuẩn kiến thức, nghiệp vụ người quản trị văn phòng cần ý tới phẩm chất đạo đức Trước hết họ người phải có trách nhiệm công việc, biết đề xuất ý kiến cho lãnh đạo đưa định đúng, người chủ động công việc 3.1.2 Xây dựng môi trường làm việc để phát huy khả sang tạo nhân viên văn phòng doanh nghiệp Mơi trường làm việc môi trường vật chất tinh thần có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nếu môi trường làm việc tốt khiến cho người lao động hăng say cống hiến, ngược lại gây tâm lý hoang mang, chán nản làm việc tập trung Để xây dựng mơi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác Về phía nhân viên phải rèn cho đức tính u nghề, thân khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ, lực cơng tác Về phía lãnh đạo doanh nghiệp phải tạo điều kiện vật chất để phát huy lực nhân viên Đó việc đầu tư trang thiết bị làm việc phù hợp, có sách khen thưởng kỷ luật để phát huy tính cạnh tranh người Nhất nhân viên muộn sớm số nhân viên không chấp hành nội quy đề Chính sách tiền lương vấn đề quan trọng, nhân viên phải hưởng mức lương xứng đáng với mà họ cống hiến để họ có cảm giác yên tâm làm việc công hiến Làm để nhân viên văn phòng đồng lòng để xây dựng doanh nghiệp ngày vững mạnh 26 3.1.3 Xây dựng mối quan hệ kết hợp phòng, ban Văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng phòng ban quan trọng, góp phần vào thành công phận Trên thực tế doanh nghiệp việc kết hợp phòng ban văn phòng chưa cao Văn phòng có nhiệm vụ việc đơn đốc, kiểm tra việc thực chương trình phòng, ban Nếu công việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đem lại hiệu cao cơng việc mà hoạt động văn phòng thuận lợi Ví dụ: Như phòng kỹ thuật muốn xem văn có liên quan đến cơng việc, khơng có phối hợp với văn thư khó việc giải cơng việc Hay có thay đổi chương trình phòng ban mà khơng thơng báo lại để văn phòng điều chỉnh kế hoạch gây tình trạng lệch lạc chương trình 3.2 Giải pháp mặt hoạt động 3.2.1 Về Công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, xây dựng chương trình cơng tác hợp lý giúp cho hoạt động doanh nghiệp diễn liên tục hiệu Trên thực tế qua việc khảo sát thực tế em xin đưa số ý kiến sau: - Trong cơng văn phòng cần có phân chia cách cụ thể cán văn thư lưu trữa văn phòng để mõi nhân viên chun sâu cơng việc Qua phận thuộc văn phòng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ tốt - Mỗi cán bộ, nhân viên doanh nghiệp cần chủ động việc tham gia đề xuất góp ý kiến Lãnh đạo doanh nghiệp cần có hình thức khen thưởng khích lệ ý kiến mang tính sang tạo đem lại hiệu - Khi lập chương trình cơng tác văn phòng cần phải vào kế hoạch chi tiết phòng bàn để lập chương trình cho hợp lý Kế hoạch phải có 27 đồng bộ, thống không để hoạt động bị chồng chéo, nhiệm vụ cần ưu tiên thực trước 3.2.2 Về Công tác thông tin Ngày với thành tựu công nghệ thông tin tạo cho người có hội để phát triển mặt, điều kiện để nâng cao chất lượng công việc Thơng tin có vai trò quan trọng hoạt động quản lý, đảm bảo thống hoạt động doanh nghiệp Văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần phải nắm vững nhu cầu thông tin mà lãnh đạo yêu cầu hoạt động doanh nghiệp, xác định rõ loại thông tin cần thu thập nguồn cung cấp thông tin Từ phân loại theo lĩnh vực, vấn đề, xếp theo hệ thống để tránh thông tin trùng lặp xác định độ xác thông tin Những thông tin để cung cấp cho lãnh đạo cần phải lưu lại tiện cho việc cung cấp lần sau làm chứng cần thiết Hiện việc rò rỉ thơng tin hệ thống máy tính cao nhân viên văn thư phải có phần mềm quản lý văn riêng 3.2.3.Về Công tác văn thư lưu trữ Hiện công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp nhiều mặt hạn chế Cán văn thư hầu hết chưa đào tạo mà làm việc trái nghành không với chuyên môn nghiệp vụ Do doanh nghiệp cần phải tạo điều kiện cho cán văn thư học lớp đào tạo ngắn hạn Đồng thời doanh nghiệp tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học thêm lớp nâng cao trình độ tin học hoạt động nhân viên văn thư máy tính phương tiện chủ yếu Ở nhiều doanh nghiệp tình trạng văn tài liệu lưu phòng ban khơng lưu trữ bảo quản cẩn thận, có nơi để tài liệu lộn xộn dẫn đến việc thất lạc tài liệu Vì nhân viên văn thư phải hướng dẫn việc lập hồ sơ hành lưu công văn riêng phận 28 Cần phải có quy chế quản lý ban hành văn để chấm dứt tình trạng văn khơng qua văn phòng quản lý, tăng cường việc kiểm tra chặt chẽ thể thức văn Tiểu kết Mục tiêu nhà quản trị văn phòng thực nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động doanh nghiệp cách hiệu Trên số kiến nghị em công tác nghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp dựa việc tìm hiểu, đánh giá thực trạng doanh nghiệp 29 KẾT LUẬN Từ nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp yếu tố quan trọng Không ngoại trừ doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế lại muốn hoạt động kinh doanh khơng có hiệu quả, khơng đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Mỗi khẳng định văn phòng phận khơng thể thiếu doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có quy mơ lớn hay nhỏ Văn phòng hành “bộ nhớ” thủ trường, tai, mắt doanh nghiệp Nếu văn phòng hoạt động có nề nếp, kỷ cương khoa học cơng việc doanh nghiệp đem lại hiệu Hiện thời đại “bùng nổ thông tin” doanh nghiệp đề quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để đưa định đắn, kịp thời Yếu tố định đến thành bại doanh nghiệp họ có lợi thông tin coi thông tin nguồn đặc biệt doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng, yếu tố để nâng cao uy tín, vị lực cạnh tranh thị trường Bài tiểu luận “ Nội dung tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng, đánh giá thưc trạng cơng tác nghiệp vụ văn phòng số doanh nghiệp đưa giải pháp”,giúp cho hiểu rõ nghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu sở lý luận văn phòng cơng tác văn phòng để từ phân tích, đánh giá, so sánh thực trạng cơng tác nghiệp vụ văn phòng số doanh nghiệp nhằm vấn đề cần nghiên cứu, xem xét giải cơng tác văn phòng doanh nghiệp Từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Doanh nghiệp 30