Trình bày nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng. Đánh giá thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài. 1 2. Mục đích nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 1 4. Phương pháp nghiên cứu. 2 5. Kết cấu của đề tài. 2 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 3 1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng đối với Doanh nghiệp. 3 1.1.1. Một số khái niệm. 3 1.1.1.1.Khái niệm văn phòng. 3 1.1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng. 4 1.2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng. 4 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác văn phòng. 5 1.3.1. Chức năng của văn phòng. 5 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng. 8 1.3.2.1. Nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình. 8 1.3.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. 9 1.3.2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản. 9 1.3.2.4. Xây dựng và củng cố bộ máy làm việc. 9 1.3.2.5. Duy trì hoạt động của doanh nghiệp. 10 1.3.2.6. Bảo đảm chức năng hậu cần. 10 1.4. Nội dung của công tác văn phòng trong doanh nghiệp. 11 1.4.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp. 11 1.4.2. Công tác tham mưu, tổng hợp. 11 1.4.2.1. Công tác tham mưu. 11 1.4.2.2. Công tác tổng hợp. 12 1.4.3. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp. 12 1.4.4. Công tác hậu cần. 13 1.4.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị. 13 1.4.6. Công tác văn thư, lưu trữ. 14 1.4.6.1. Công tác văn thư. 14 1.4.6.2. Công tác lưu trữ. 15 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY. 17 2.1. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Nhân sự của doanh nghiệp hiện nay 17 2.2. Thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay. 17 2.2.1. Thu thập và xử lý thông tin. 17 2.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp. 18 2.2.3. Xây dựng chương trình làm việc. 18 2.2.4. Công tác hậu cần. 19 2.2.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 19 2.2.6. Công tác văn thư, lưu trữ 20 2.2.6.1 Công tác văn thư. 20 2.2.6.2. Công tác lưu trữ. 23 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 25 3.1. Giải pháp về cơ cấu tổ chức. 25 3.1.1. Về nâng cao công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp. 25 3.1.2. Xây dựng môi trường làm việc để phát huy khả năng sang tạo của nhân viên trong văn phòng doanh nghiệp. 26 3.1.3. Xây dựng mối quan hệ và sự kết hợp giữa các phòng, ban. 27 3.2. Giải pháp về các mặt hoạt động. 27 3.2.1. Về Công tác tham mưu, tổng hợp. 27 3.2.2. Về Công tác thông tin. 28 3.2.3.Về Công tác văn thư lưu trữ 28 KẾT LUẬN 30

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của đề tài 2

Chương 1 3

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 3

1.1 Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng đối với Doanh nghiệp 3

1.1.1 Một số khái niệm 3

1.1.1.1.Khái niệm văn phòng 3

1.1.1.2 Khái niệm quản trị văn phòng 4

1.2 Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng 4

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác văn phòng 5

1.3.1 Chức năng của văn phòng 5

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng 8

1.3.2.1 Nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình 8

1.3.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin 9

1.3.2.3 Soạn thảo và ban hành văn bản 9

1.3.2.4 Xây dựng và củng cố bộ máy làm việc 9

1.3.2.5 Duy trì hoạt động của doanh nghiệp 10

1.3.2.6 Bảo đảm chức năng hậu cần 10

1.4 Nội dung của công tác văn phòng trong doanh nghiệp 11

1.4.1 Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp 11

1.4.2 Công tác tham mưu, tổng hợp 11

1.4.2.1 Công tác tham mưu 11

1.4.2.2 Công tác tổng hợp 12

1.4.3 Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp 12

1.4.4 Công tác hậu cần 13

1.4.5 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 13

1.4.6 Công tác văn thư, lưu trữ 14

1.4.6.1 Công tác văn thư 14

1.4.6.2 Công tác lưu trữ 15

Chương 2 17

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 17

2.1 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Nhân sự của doanh nghiệp hiện nay 17

2.2 Thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện

nay 17

2.2.1 Thu thập và xử lý thông tin 17

2.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp 18

2.2.3 Xây dựng chương trình làm việc 18

2.2.4 Công tác hậu cần 19

2.2.5 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 19

2.2.6 Công tác văn thư, lưu trữ 20

2.2.6.1 Công tác văn thư 20

2.2.6.2 Công tác lưu trữ 23

Chương 3 25

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 25

3.1 Giải pháp về cơ cấu tổ chức 25

3.1.1 Về nâng cao công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp 25

3.1.2 Xây dựng môi trường làm việc để phát huy khả năng sang tạo của nhân viên trong văn phòng doanh nghiệp 26

3.1.3 Xây dựng mối quan hệ và sự kết hợp giữa các phòng, ban 27

3.2 Giải pháp về các mặt hoạt động 27

3.2.1 Về Công tác tham mưu, tổng hợp 27

3.2.2 Về Công tác thông tin 28

3.2.3.Về Công tác văn thư lưu trữ 28

KẾT LUẬN 30

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài.

Hiện nay nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển và có những biến đổivượt bậc về mọi mặt Từ cơ chế quản lý cho đến trình độ kinh tế kỹ thuật trong cácnghành, các cấp, các đơn vị kinh tế vi mô cũng như vĩ mô Từ khi nước ta gia nhập

tổ chức Thương mại thế giới WTO đã tạo ra nhiều cơ hội và thách thức đối với mỗidoanh nghiệp Để tồn tại và phát triển doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy luật củakinh tế như: quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị, quy luật cung cầu… Mặt khácphải luôn cập nhật, tiếp thu những thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất đểnâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm

Vấn đề của các doanh nghiệp là muốn đứng vững trên thị trường phải dầnhoàn thiện mình, khai thác có hiệu quả các tiềm lực của tổ chức đề vươn lên giànhthế cạnh tranh đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp

Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệuquả kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung và các doanh

nghiệp nói riêng Để hiểu rõ hơn em đã chon đề tài: “ Trình bày nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Đánh giá thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp”.

2 Mục đích nghiên cứu.

Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và công tác vănphòng để từ đó có thể phân tích, đánh giá, so sánh thực trạng công tác nghiệp vụvăn phòng của một số doanh nghiệp hiện nay nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiêncứu, xem xét và giải quyết đối với công tác của văn phòng doanh nghiệp Từ đóđưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của Doanhnghiệp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của vănphòng tại doanh nghiệp

- Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của doanh nghiệp như: Công tácvăn thư, lưu trữ, chức năng tham mưu, tổng hợp, công tác hậu cần…

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng Doanh nghiệp như: Ưu điểm,hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó Từ đó đưa ra một số giải phápnhằm nâng cao hiệu quả bà góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tại các Doanhnghiệp.

4 Phương pháp nghiên cứu.

Thu thập các loại sách báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chuyên đề, đọc

và khái quát các tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu

Chương 1: Những vấn đề cơ bản của văn phòng

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay.Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của công tác văn phòng tạicác doanh nghiệp hiện nay

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng đối với Doanh nghiệp 1.1.1 Một số khái niệm.

1.1.1.1.Khái niệm văn phòng.

Ngày nay cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế trong khu vực và trênthế giới, các cơ quan doanh nghiệp nước ta luôn tự đổi mới và tự khẳng định mình

để hòa nhập với sự phát triển đó Để đáp ứng được những yêu cầu này nhiều cơquan, doanh nghiệp ra đời kéo theo sự hình thành hệ thống văn phòng trong cơquan doanh nghiệp đó để đản bảo cho sự phát triển của mình

Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơquan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp Thủ trưởngđiều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị đó Ngoài ra văn phòng còn được hiều làmột loại hoạt động trong cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế, xã hội Như vậythuật ngữ văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa đó là:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của mình một các có hiệu lực và hiệu quả

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Do đó, có thể định nghĩa khái quát văn phòng như sau:

“ Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm

hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị được thông suốt, hiệu quả”.

Trong công cuộc đối mới công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiệnnay thì có thể nhận thấy rằng bất kỳ một tổ chức nào cũng cần hoạt động quản trị.doanh nghiệp là trọng tâm của nền kinh tế thì càng cần đến hoạt động quản trị Mộtdoanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì cần có sự đóng góp không nhỏ của văn

phòng, văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả thì cần phải quản lý tốt Vậy quảntrị văn phòng là gì?

1.1.1.2 Khái niệm quản trị văn phòng.

Quản trị văn phòng ở đây có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản trị (con người) lên đối tượng quản trị ( lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất…)trong văn phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp Đó

là toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trìhoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong muốn

Ngày nay trên thực tế hoạt động quản trị diễn ra rất sôi nổi vì các doanhnghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội mới, đồng thời cũng phải đáp ứng nhiều đòihỏi cao của xã hội, đương đầu với nhiều thách thức ngày càng gay gắt Trong thờiđại ngày nay để giành được chỗ đứng và sự phát triển các nhà quản trị doanhnghiệp phải nhanh chóng và mạnh dạn vận dụng những lý thuyết về quản trị doanhnghiệp

1.2 Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng.

Mỗi chúng ta đều có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thểthiếu trong mỗi doanh nghiệp cho dù là doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp

tư nhân, doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ

Văn phòng và hành chính là “bộ nhớ” của thủ trường, là tai, là mắt củadoanh nghiệp Nếu văn phòng hoạt động có nề nếp, kỷ cương và khoa học thì côngviệc của doanh nghiệp sẽ đem lại hiệu quả Hiện nay trong thời đại “bùng nổ thôngtin” các doanh nghiệp đề rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để đưa

ra các quyết định đúng đắn, kịp thời Yếu tố quyết định đến sự thành bại của mộtdoanh nghiệp là do họ có những lợi thế về thông tin và coi thông tin là nguồn đặcbiệt của doanh nghiệp

Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, thay mặt cho doanh nghiệp tham giacông tác đối nội, đối ngoại

Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọicông việc của cơ quan Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược sản xuất

kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởngphạt đối với nhân viên trong doanh nghiệp.

Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có liênquan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp lãnhđạo cơ quan, chỉ đạo, điều hành công việc nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu quảcao Với những công việc mang tính chất không quan trọng như: giải quyết nghỉphép cho nhân viên, giải quyết những thắc mắc của khách hàng… thì văn phòng cóthể đứng gia giúp lãnh đạo giải quyết

Ngoài ra văn phòng cung ứng các điều kiện như: nhà cửa, vật tư, phươngtiện, máy móc, công cụ, tài chính… đó là hoạt động hậu cần của văn phòng Dựavào từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng cung ứng đầy đủ,kịp thời trang thiết bị cho các cá nhân, đơn vị

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác văn phòng.

1.3.1 Chức năng của văn phòng.

Có rất nhiều loại hình văn phòng như cơ quan hành chính, văn phòng doanhnghiệp, văn phòng dịch vụ… Để phân biệt được cơ quan này với cơ quan khác tacăn cứ vào chức năng của văn phòng Ở đây chủ yếu phân tích về văn phòng doanhnghiệp nói chung Văn phòng trong doanh nghiepek đóng vai trò hết sức quantrọng ảnh hưởng đến quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp Quan trọng hơn,văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tácquản lý của doanh nghiệp

Quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà văn phòngđược hình thành lớn, nhỏ khác nhau nhưng cho dù được tổ chức theo cách nào thìvăn phòng cũng có ba chức năng cơ bản đó là:

- Chức năng tham mưu.

Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, doanh nghệp nào cũng phụ thuộc vàonhiều yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý Để có những quyếtđịnh đúng đắn, khoa học người lãnh đạo phải căn cứ vào những yếu tố khách quan,

ý kiến tham gia đóng góp của các cấp quản lý và những người trợ giúp tham mưu.Tất cả những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết

định chung nhất nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo những thông tin, phương án kịpthời Hoạt động này là cần thiết vì người lãnh đạo có thể tập hợp được ý kiến củacác nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được những quyết định đúng đắn, phù hợp.

Như chúng ta biết bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng phải đặt ra mục tiêu kinhdoanh Muốn đạt được mục tiêu đó doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức thích hợp,năng động và uyển chuyển Việc hoạch định và lập kế hoạch được xem như là conđường dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định được hướng đi nhanh nhất đúng đắnnhất

Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhàquản lý giải quyết được các vấn đề phát sịnh trong thực tế một các linh hoạt vàchính xác

- Chức năng tổng hợp.

Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cảđầu ra của thông tin, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của đối tượng mà vănphòng thu thập được Tất cả những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc,phân tích tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từnglĩnh vực cụ thể Ví dụ: thông tin về thị trường thì được nhà quản lý áp dụng trongviệc ra quyết định về sản xuất sản phẩm nào, giá cả ra sao…

Trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòng phải tuânthủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ, phân loại và chọnlựa nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng thì mới mang lại hiệu quả thiết thựccho doanh nghiệp.Bên cạnh đó công tác thông tin giúp các nhà quản lý phân tích

dữ liệu để vạch ra những chiến lược quan trọng, lâu dài cũng như các kế hoạchtrung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất

Trong hoạt động của văn phòng, chức năng tổng hợp luôn thể hiện tính năngđộng của nó Việc thu thập và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc dự báo các vấn

đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp nhà quản lý có được quyết định đúng đắn

để kịp thời xử lý

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay thì công tác tổng hợp thôngtin càng làm thay đổi vị trí, vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh nghiệp

Cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vượt bậc của kinh tế mỗi nước.Các doanh nghiệp đã nhận rõ chức năng, vai trò quan trọng của thồn tin trong hoạtđộng kinh doanh bởi vì nề kinh tế càng phát triển thì lưu lượng thông tin ngày càngphong phú và đa dạng Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóngvai trò rất quan trọng Ngày nay cùng với sự phát triển không ngừng của thông tinthì các thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng và phong phú.

Hệ thống mạng máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn phòng xử lýthông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả Bên cạnh đó với cáctrang thiết bị thông tin hiện đại giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, năngđộng và các thao tác nghiệp vụ cũng linh hoạt hơn

- Chức năng hậu cần:

Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bìnhthường của tổ chức Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã tăng thêmhiệu quả làm việc cho doanh nghiệp

Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhàcửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… các điều kiện ấy được quản lý sắpxếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhucầu hoạt động của doanh nghiệp Nội dung của công việc này thuộc về chức nănghậu cần của văn phòng Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng,

nó có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện,nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sửdụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng Chi phí thấp nhất để đạt hiệuquả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có các sắp xếpphù hợp với mỗi loại công việc, mỗi vị trí làm việc, trong từng điều kiện, môitrường cụ thể, bố trí hợp lý, tiện lợi để đem lại hiệu quả công việc cao Có như vậymới có thể đem lại năng suất lao động cao hơn cho doanh nghiêp

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng thammưu, tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho

nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển côngtác văn phòng.

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng.

Theo các chức năng trên của văn phòng ta có thể xác định nhiệm vụ chủ yếucủa văn phòng như sau:

1.3.2.1 Nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình.

Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng đó là xây dựng chương trìnhcông tác hàng năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan,doanh nghiệp

Xây dựng chương trình làm việc của doanh nghiệp là sự hình thành côngviệc của doanh nghiệp, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thờigian nhất định

Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hànhcủa lãnh đạo doanh nghiệp được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi các nhiệm vụtrước mắt cũng nhưng nắm bắt được công việc trong thời gian dài

Khi xây dựng chương trình làm việc văn phòng phải nêu ra các mục tiêu,nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, cácphòng ban cần thực hiện

Xây dựng chương trình sát, đúng là một việc khó song việc thổ chức thựchiện tốt chương trình đã vạch ra lại còn khó hơn Vì vậy ngoài việc xây dựng tốtnôi dung chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, văn phòng còn phảithường xuyên đôn đốc theo dõi việc thực hiện chương trình, đồng thời xây dựng vàthực hiện tốt quy chế hoạt động của trong doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp mốntồn tại và phát triển cần phải tuân thủ theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, cơchế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động Vì vậy phải có nội quy, quy chế

cụ thể để xác định mối quan hệ công tác trong doanh nghiệp cùng phục vụ mụctiêu ching Văn phòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch vàxây dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch của toàn doanhnghiệp

1.3.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.

Thông tin là căn cứ để nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời vàhiệu quả Văn phòng giúp lãnh đạo thu thập, xử lý thông tin từ mọi nguồn khácnhau Văn phòng được coi như “ cổng gác thông tin” của doanh nghiệp vì tất cảnhững nguồn thông tin đi hay đến đều được thu nhận, xử lý và chuyển từ vănphòng Từ nguồn thông tin thu nhận được văn phòng phân loại thông tin theo kênhthích hợp để chuyển phát đi Đây là hoạt động quan trọng trong hoạt động củadoanh nghiệp vì nó quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động củadoanh nghiệp Vì vậy văn phòng phải tuân thủ theo những quy định về công tácbảo mật khi thu thập và xử lý thông tin Nếu thông tin được thu thập một cách đầy

đủ, kịp thời và được xử lý một cách nghiêm túc, khoa học đáp ứng được những yêucầu của người quản lý, từ đó đưa ra được những quyết định sáng suốt còn ngượclại thì sẽ đưa ra những quyết định sai không đem lại hiệu quả cho hoạt động củadoanh nghiệp

1.3.2.3 Soạn thảo và ban hành văn bản.

Văn bản là phương tiện ghi tin hữu hiệu và chính xác Thông tin trong vănbản bao gồm: Các thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và quản lý… Mọidoanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện vàtruyền đạt các quyết định quản lý Tuy nhiên việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưutrữ văn bản trong nhiều doanh nghiệp còn có nhiều hạn chế cả về nội dung và hìnhthức Hiện nay đã có luật ban hành văn bản và các văn bản hướng dẫn thống nhấttrong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước Do vậy nhân viên văn phòng cầnphải cập nhật để có thể sửa đổi, bổ sung những sai sót trong văn bản của doanhnghiệp của mình để phù hợp, thống nhất với những quy định chung của nhà nước

Ví dụ: Trước đây dưới tiêu ngữ có thể gạch chân bằng nét đứt đoạn nhưngtheo quy định mới thì dưới tiêu ngữ là nét kẻ liền

1.3.2.4 Xây dựng và củng cố bộ máy làm việc.

Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thì tự bản thânvăn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả Việc

tổ chức bộ máy của văn phòng cũng cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc tổ

chức chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống Tuynhiên hoạt động của văn phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên việc tổ chức

bộ máy phải phù hợp đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của doanh nghiệp mộtcách cao nhất

Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển như hiệnnay việc xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy của văn phòng phải hướng tới mục tiêuhiện đại hóa công tác văn phòng Do vậy để phù hợp với xu thế phát triển của thờiđại thì doanh nghiệp cần phải trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đạicho doanh nghiệp của mình đồng thời nâng cao trình độ cho nhân viên của mìnhbằng việc học thêm các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, khóa học ngắn hạn Để từ đónâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhằm đem lại hiệu quả làm việccao hơn

1.3.2.5 Duy trì hoạt động của doanh nghiệp.

Khác với các hoạt động chuyên môn, văn phòng phải hoạt động thườngxuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại và quản lý tài sản của doanhnghiệp Xuất phát từ chức năng của văn phòng phải tiếp nhận mọi nguồn thông tincủa mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp Văn phòng phải có

bộ máy làm việc liên tục phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp Công việc củavăn phòng luôn gắn với hoạt động của lãnh đạo và các bộ phận khác trong doanhnghiệp trong việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ Vì vậy để duy trì hoạtđộng của văn phòng cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trongdoanh nghiệp

1.3.2.6 Bảo đảm chức năng hậu cần.

Đây là nhiệm vụ mang tính chất đặc thù của công tác văn phòng Các nhucầu về hậu cần trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng và phong phú Đó là cácnhu cầu về vật tư, tài chính, trang thiết bị, dụng cụ cũng như máy móc Văn phòngphải luôn cung ứng đầy đủ và kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp diễn ra thông suốt

1.4 Nội dung của công tác văn phòng trong doanh nghiệp.

1.4.1 Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp.

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung vàtrong hoạt động của văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, đánh giá là có ích cho việc ra quyếtđịnh hoặc giải quyết nhiệm vụ nào đó

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức là đảm bảocho hoạt động của từng doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết,

từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất

Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnhlệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới

Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động của văn phòng nhằm thực hiện cácmục đích sau:

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanhnghiệp đặc biệt là những thông tin cần thiết để:

+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp

+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó

+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quảnhất

+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp.+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mongmuốn đóng góp

+ Kiểm tra việc thực hiện công việc

1.4.2 Công tác tham mưu, tổng hợp.

1.4.2.1 Công tác tham mưu.

Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm kể từ khi xuất hiện hoạt độngquản lý Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân công lao động Chủ thểquản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô lớn hơn mình nhiều lần

và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau Để đạthiệu quả cao người quản lý phải quản xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và khâu

nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp nhàng và khoa học.Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phỉ tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải có mặt ởmọi lúc, mọi nơi, giải quyết chính xác, kịp thời mọi vấn đề.

Thực tế khách quan đó đã đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhàquản lý trên nhiều phương diện, trong đó có công tác tham mưu

Như vậy công tác tham mưu có thể được hiểu như sau: “ Công tác tham mưu

là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạp, nhà quản lý nhằm đưa ra những quyết địnhtối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu lực hiệu quả”

Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là:

- Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chức năng, nhiệm vụđược giao

- Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của cơ quan trongtừng thời kỳ

- Tham mưu cho lãnh đạo, xử lý có hiệu quả cao nhất các tình huống cụ thể

- Tham mưu giúp các nhà lãnh đạo ra quyết định, đề án, phương án quản lýhữu hiệu nhất

- Giúp nhà lãnh đạo tìm được các biện pháp tổ chức thực hiện những đề án,chương trình

1.4.2.2 Công tác tổng hợp.

Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp là chức nang quantrọng nhất Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dựng phương án hoạt đọngcủa một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ chức điều hànhviệc thực hiện mục tiêu… Để thực hiện được chức năng này văn phòng phải tổchức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp các nguồn tin như: thống kế thôngtin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét và đánh giá thông tin vừa nhậnđược

1.4.3 Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp.

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh

để đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp đó cần phải xây dựng hệ thốngquy chế chung Các quy chế làm việc của doanh nghiệp được xây dựng thông qua

hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, nhânviên, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cáchthức phối hợp để hoạt động có hiệu quả.

Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý cóhai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:

- Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp

- Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng

1.4.4 Công tác hậu cần.

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố liên quan đến doanh nghiệp, nơilàm việc của doanh nghiệp cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, cácđiều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cungứng

Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bào gồm phục vụ kỹ thuật như cungcấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cán bộnhân viên trong doanh nghiệp

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng cung ứng đầy

đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho hoạt động của cơ quan trongtừng thời điểm

Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp

và những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp

1.4.6 Công tác văn thư, lưu trữ.

Công tác văn thư, lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong công tác văn phòng củamỗi cơ qian, đơn vị Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạtđộng của văn phòng được thông suốt, hiệu quả

1.4.6.1 Công tác văn thư.

“Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụcông tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chứcquản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp”

Công tác văn thư bao gồm những nội dung:

Bước 1: Xây dựng và ban hành văn bản

Nội dung gồm các công việc sau:

- Soạn thảo văn bản

- Duyệt văn bản

- Đánh máy và nhân bản

- Trình ký và ban hành văn bản

Bước 2 Tổ chức và giải quyết văn bản

Nội dung bao gồm các công việc sau:

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật

- Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

Bước 3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Trong doanh nghiệp thường có 2 loại con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu vănphòng Ngoài 2 loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con dấu nghiệp

vụ như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu họ tên của nhữngngười có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp

Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp phápcủa văn bản Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quyđịnh nghiêm ngặt của nhà nước và doanh nghiệp:

- Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu loại giống nhau