PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đối với các Doanh nghiệp tài sản lớn nhất của họ không phải nhà xưởng, máy móc mà là khả năng của nhân viên. Vì vậy đảm bảo nguồn lực có chất lượng luôn là yếu tố then chốt cho sự thành bại của tổ chức. Ngày nay nhu cầu về đời sống vật chất và đời sống tinh thần của con người đã từng bước nâng cao. Người lao động luôn mong muốn được thỏa mãn những nhu cầu của mình, và nơi để họ có thể thể hiện được năng lực bản thân mình là ở các doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp được xem là bộ phần quan trọng của doanh nghiệp vì vậy trong đề tài này sẽ thể hiện được các nội dung trong nghiệp vụ công tác văn phòng tại các doanh nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu Để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy Văn phòng của một số Doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp hoàn thiện bộ máy Văn phòng nhằm nâng cao động lực cho người lao động 3. Phương pháp nghiên cứu 3.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận Thu thập các loại sách, báo, tạp chí có liên quan đến đề tài Đọc và khái quát các tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu 3.2. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra Phương pháp trao đổi trực tiếp để làm rõ thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của Doanh nghiệp. 4. Kết cấu của đề tài Đề tài có 3 chương: Chương 1: Khái quát cơ bản về Văn phòng Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác Văn phòng tại một số Doanh nghiệp hiện nay Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ công tác Văn phòng trong Doanh nghiệp.
LỜI MỞ ĐẦU Trải qua 40 năm thống đất nước, kinh tế nước ta có nhiều thay đổi khởi sắc cho thấy đời sống nhân dân ngày lên cao Từ kinh tế tự cung tự cấp( thời bao cấp) đến chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa với điều tiết Nhà nước có nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh dẫn đến phát triển thị trường mơ hình hoạt động Các Doanh nghiệp bắt đầu phát triển mạnh mẽ để trì mở rộng thị trường yếu tố quan trọng hàng đầu, loại hình doanh nghiệp muốn mang lại lợi nhuận cao cho việc trì hoạt động doanh nghiệp quan trọng Mỗi Doanh nghiệp đưa cho lĩnh vực hoạt động, kinh doanh riêng Gia nhập tổ chức thương mại WTO Việt nam vào năm 2006 tạo nhiều hội thách thức cho Doanh nghiệp, muốn tồn đứng vũng thị trường phải dần hồn thiện đồng thời khai thác có hiệu nguồn lực sẵn có để đưa tổ chức đứng Có nhiều yếu tố dẫn đến thành công hay thất bại tổ chức có yếu tố người, khơng có người hoạt động khơng xây dựng hoạt động có hiệu quả, người có vai trò quan trọng Doanh nghiệp đặc biệt khả người lĩnh vực hoạt động Doanh nghiệp muốn tồn phải có chế độ đãi ngộ hợp lý cho người lao động, người lao động định tồn hay thất bại của tổ chức Hoạt động văn phòng doanh nghiệp diễn sơi nổi, đem lại cho doanh nghiệp hiệu kinh doanh, thực trạng thực cơng tác văn phòng doanh nghiệp bất cập chọn đề tài “Nội dung công nghiệp vụ công tác văn phòng thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp nay” để làm rõ lên vai trò quan trọng văn phòng PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với Doanh nghiệp tài sản lớn họ nhà xưởng, máy móc mà khả nhân viên Vì đảm bảo nguồn lực có chất lượng yếu tố then chốt cho thành bại tổ chức Ngày nhu cầu đời sống vật chất đời sống tinh thần người bước nâng cao Người lao động mong muốn thỏa mãn nhu cầu mình, nơi để họ thể lực thân doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp xem phần quan trọng doanh nghiệp đề tài thể nội dung nghiệp vụ công tác văn phòng doanh nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Để làm rõ thực trạng tổ chức máy Văn phòng số Doanh nghiệp đưa giải pháp hồn thiện máy Văn phòng nhằm nâng cao động lực cho người lao động Phương pháp nghiên cứu 3.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận Thu thập loại sách, báo, tạp chí có liên quan đến đề tài Đọc khái quát tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu 3.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra Phương pháp trao đổi trực tiếp để làm rõ thực trạng tổ chức máy văn phòng Doanh nghiệp Kết cấu đề tài Đề tài có chương: Chương 1: Khái quát Văn phòng Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác Văn phòng số Doanh nghiệp Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ cơng tác Văn phòng Doanh nghiệp PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơng tác Văn phòng Doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức cần phải có cơng tác văn phòng với nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải, quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành, quản lý quan… phận đảm nhận cơng việc gọi Văn phòng Ngồi Văn phòng hiểu hoạt động quan Nhà nước tổ chức kinh tế xã hội, thuật ngữ Văn phòng hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức, Doanh nghiệp đảm bảo cho pháp nhân thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cách có hiệu Theo nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, tổ chức, doanh nghiệp, nơi giao tiếp hoạt động quan, tổ chức Vậy Văn phòng định nghĩa sau: “ Văn phòng máy điều hành, tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập, xử lý thông tin; thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho điều hành, đạo lãnh đạo hoạt động quan, doanh nghiệp” Trong công nước thực cơng nghiệp hóa, đại hóa nay, ta dễ dàng nhận thấy tất quan, tổ chức có hoạt động quản trị đặc biệt Doanh nghiệp đưa vấn đề quản trị lên hàng đầu Quản trị văn phòng Doanh nghiệp đưa lãnh đạo quan tâm sâu sắc để đưa hình ảnh đơn vị làm chiến lược hoạt động Vậy Quản trị văn phòng 1.1.2 Khái niệm Quản trị Văn phòng Quản trị Văn phòng hiểu tác động chủ thể quản trị(con người) lên đối tượng quản trị(lao động, yếu tố vật chất, phi vật chất…) văn phòng nhằm góp phần đạt mục tiêu đề Doanh nghiệp Đó tồn hoạt động tổ chức, quản lý sử dụng thông tin liệu để trì hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu mong muốn Hoạt động Quản trị văn phòng diễn sơi Doanh nghiệp Doanh nghiệp đứng trước nhiều hội đồng thời phải đáp ứng nhiều đòi hỏi xã hội Xã hội phát triển đỏi hỏi ngày cao Vì Doanh nghiệp phải ln thay đổi hình thức để phù hợp với thách thức mới, có có chỗ đứng vững thị trường 1.1.3 Vai trò cơng tác Văn phòng Văn phòng phận khơng thể thiếu quan, tổ chức Nhà nước hay Doanh nghiệp tư nhân, dù quy mô Doanh nghiệp lớn hay nhỏ phải có phận Văn phòng nhớ Thủ trưởng, tai mắt Doanh nghiệp Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương khoa học cơng việc Doanh nghiệp chạy đều, quản lý hành thơng suốt có hiệu Trong thời đại bủng nỏ công nghệ thông tin nay, doanh nghiệp quan tâm tới việc thu thập, sử dụng thơng tin để có định đắn, kịp thời hiệu Yếu tố định thành bại doanh nghiệp họ có đầy đủ thơng ti coi thơng tin nguồn tài nguyên đặc biệt quan trọng doanh nghiệp Việc đảm bảo thông tin kịp thời cho lãnh đạo có phận văn phòng thực có hiệu Văn phòng máy giúp việc, tham mưu cho lãnh đạo để giải cơng việc quan Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo chiến lược sản xuất kinh doanh, chiến lược cạnh tranh thị trường, tham mưu vấn đề thưởng, phạt với cán bộ, cơng nhân viên quan Văn phòng mặt doanh nghiệp, thay mặt cho doanh nghiệp tham gia cơng tác đối nội, đối ngoại, đưa hình ảnh đơn vị có chỗ đứng thị trường Đồng thời văn phòng đảm bảo điều kiện vật chất như: nhà cửa, vật tư, phương tiện, máy móc, cơng cụ, tài chính… 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cơng tác Văn phòng 1.2.1 Chức - Chức tham mưu, tổng hợp: Công tác tham mưu hoạt động trợ giúp nhà lãnh đạo, quản lý nhằm đưa định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời có hiệu Bộ phận Văn phòng coi cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo việc điều hành hoạt động đơn vị Văn phòng thường xun tham mưu cho lãnh đạo chương trình, kế hoạch sản xuất, kinh doanh đảm bảo kịp thời cho lãnh đạo xử lý Việc tổng hợp thông tin để đưa thông tin chuẩn xác cho lãnh đạo việc quan trọng đòi hỏi văn phòng phải thu thập thơng tin xác, tổng hợp kịp thời để lãnh đạo đưa phương án đạo nhằm mang hiệu cao cho doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp việc tổng hợp thông tin nhanh chóng, xác yếu tố sống doanh nghiệp - Chức hậu cần: Việc đảm bảo điều kiện sở vật chất, kỹ thuật đưa doanh nghiệp phát triển bền vững Các điều kiện xếp, phân phối khơng ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời cho nhu cầu hoạt động doanh nghiệp Đây hoạt động mang tính chất đặc thù văn phòng có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu phương tiện song hiệu hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng đơn vị, chi phí thấp mang lại lợi nhuận cao đích mà doanh nghiệp hướng tới Tùy theo quy mơ tổ chức tính chất hoạt động doanh nghiệp mà văn phòng hình thành lớn hay nhỏ khác nhau, dù loại hình thì văn phòng có chức sau: - Chức giao dịch: Đây chức mà văn phòng cần hoạt động hiệu so với chức khác đặc thù hoạt động doanh nghiệp mang lại lợi nhuận cao cho đơn vị phải tăng cường hoạt động để đạt mục tiêu doanh nghiệp đề Để thực tốt chức này, người làm cơng tác văn phòng phải có khả giao tiếp tốt, đồng thời phải vận dụng kỹ đối nội, đối ngoại, để mang lại cho doanh nghiệp hội phát triển 1.2.2 Nhiệm vụ Văn phòng 1.2.2.1 Nhóm nhiệm vụ thực chức tham mưu, tổng hợp - Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp: Tùy vào quy mô doanh nghiệp mà cấu tổ chức văn phòng khác nhau, quy mơ đòi hỏi có cấu tổ chức máy văn phòng phải đáp ứng u cầu cơng việc cụ thể Bộ phận văn phòng tham mưu cho lãnh đạo nhân văn phòng cho hợp lý hiệu công việc phải đạt tối ưu, đảm bảo máy văn phòng gọn nhẹ - Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động doanh nghiệp: Kinh tế thị trường ngày phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải ln thay đổi mình, xác phải thay đổi chiến lược kinh doanh cho phù hợp với điều kiện thực tế, văn phòng có nhiệm vụ phải tham mưu cho lãnh đạo điểm cần thay đổi điều lệ hoạt động cho phù hợp với chiến lược doanh nghiệp đề Thực tốt chức làm cho doanh nghiệp phát triển bền vững - Xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy hoạt động doanh nghiệp: Ngoài xây dựng quy chế hoạt động văn phòng, văn phòng phải tham mưu cho lãnh đạo để xây dựng quy chế hoạt động doanh nghiệp nhằm đảm bảo doanh nghiệp thực tốt, có kỷ cương nghiêm túc, nội quy, quy chế đề phải phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp, đảm bảo cho người lao động thực có hiệu - Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác doanh nghiệp: Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng chương trình làm việc cho doanh nghiệp( hàng năm, tháng, quý, tháng, tuần) Đây mục tiêu định hướng cụ thể cho hoạt động doanh nghiệp Chương trình làm việc kế hoạch tác chiến giúp cho đạo, điều hành lãnh đạo doanh nghiệp toàn diện, đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt nắm bắt công việc thời gian dài Khi xây dựng chương trình làm việc, phải đề mục tiêu cụ thể công việc, việc xây dựng phải bám sát vào chức đơn vị Ngoài việc xây dựng chương trình, kế hoạch văn phòng phải đơn đốc nhắc nhở đơn vị thực chương trình, kế hoạch doanh nghiệp - Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp: Hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thay đổi việc cập nhật thơng tin cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp nhiệm quan trọng, thơng tin xác chủ doanh nghiệp đưa sách đắn cho doanh nghiệp - Tổ chức quản lý thực nghiệp vụ văn thư- lưu trữ doanh nghiệp: Đây công tác giữ vị trí quan trọng tổ chức, làm tốt công tác giúp thủ trưởng đưa chiến lược kinh doanh đồng thời thực công tác nhận văn đến chuyển giao văn đến đối tác kinh doanh 1.2.2.2 Nhóm thực chức Giao dịch - Tổ chức soạn thảo hợp đồng có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Văn phòng: Căn theo chức năng, nhiệm vụ, văn phòng phải soạn thảo hợp đồng cấp giao để giao dịch với đối tác doanh nghiệp Làm tốt công việc đưa doanh nghiệp phát triển, giữ vững uy tín doanh nghiệp đồng thời mang lại lợi nhuận cho đơn vị - Thẩm định hợp đồng đơn vị khác doanh nghiệp soạn thảo: Văn phòng có trách nhiệm thẩm định kỹ thuật trình bày hợp đồng đơn vị soạn thảo - Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp điều khoản tiến hành giao dịch: Trong giao dịch có nhiều thay đổi văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp điều khoản có lợi cho doanh nghiệp, chủ động nghiên cứu điều khoản để bổ sung giao dịch - Tổ chức phục vụ cho hoạt động giao dịch doanh nghiệp: Thông thường Doanh nghiệp thường giao dịch trụ sở làm việc văn phòng chủ động xếp để thuận tiện giao dịch, đảm bảo mang lại hiệu cho doanh nghiệp 1.2.2.3 Nhóm nhiệm vụ thực chức hậu cần - Tổ chức phục vụ họp thường niên Đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên : Đây họp quan trọng doanh nghiệp văn phòng phải chuẩn bị tốt nội dung - Tổ chức phục vụ họp chung doanh nghiệp: việc phục vụ hội nghị nhiệm vụ mà văn phòng cần phải thực theo chức - Tổ chức phục vụ chuyển công tác doanh nghiệp: Doanh nghiệp thường phải tìm đối tác kinh doanh phải công tác để giao dịch công việc, văn phòng cần bố trí phương tiện phục vụ chuyến công tác lãnh đạo doanh nghiệp đạo - Tổ chức mua sắm quản lý trang thiết bị cho doanh nghiệp: Đảm bảo điều kiện sở vật chất hoạt động doanh nghiệp điều quan trọng để doanh nghiệp tồn hoạt động hiệu Văn phòng phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra để xem có thiết bị hỏng để kịp thời sửa chữa thay thiết bị - Tổ chức công tác bảo vệ cho doanh nghiệp: Ngoài phải mua sắm tài sản cho đơn vị, văn phòng phải có tổ bảo vệ để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động an tồn khơng ảnh hưởng hay bị an ninh trật tự, có doanh nghiệp hoạt động - Tổ chức công tác vệ sinh, môi trường doanh nghiệp: Cảnh quan môi trường xunh quanh doanh nghiệp yếu tố tác động không nhỏ đến hình ảnh đơn vị việc thực công tác vệ sinh cần làm tốt để mang hình ảnh doanh nghiệp đến với người quan trọng có tầm ảnh hưởng đến đối tác kinh doanh - Tổ chức điều hành đội xe, công tác y tế cho doanh nghiệp: Tổ chức phân bố lịch hợp lý để đội xe phục vụ cho lãnh đạo doanh nghiệp công tác Công tác y tế doanh nghiệp cần coi trọng để đảm bảo người lao động làm việc doanh nghiệp cảm thấy thống máy tính giúp cho văn phòng thực tốt chức đồng thời giúp cơng ty đạt tiêu đề ra, nguồn thơng tin gửi qua mail sau văn phòng tổng hợp trình, báo cáo ban lãnh đạo để có hướng giải 2.1.2 Thực trạng cơng ty cổ phần VIMECO Cũng công ty khác việc sử dụng mạng Internet để trao đổi thông tin sử dụng hiệu công ty, đặc thù công ty chuyên kinh doanh lĩnh vực xây dựng, cơng trình thi cơng xa trụ sở việc chuyển giao văn hay ý kiến đạo chủ yếu qua đường truyền Internet Thông tin trao đổi qua website, mail công ty phận văn phòng nơi tổng hợp thơng tin đó, từ chuyển ban lãnh đạo cơng ty giải Ngồi việc thu nhận thơng tin qua mạng có thơng tin văn bản, cán văn phòng cơng ty vào sổ cơng văn thực theo quy chế hoạt động văn phòng việc tiếp nhận chuyển giao văn đến đơn vị, người nhận 2.2 Xây dựng quy chế làm việc doanh nghiệp Việc xây dựng quy chế làm việc doanh nghiệp công việc quan trọng nhằm đưa doanh nghiệp hoạt động cách có nề nếp khoa học, hầu hết doanh nghiệp xây dựng quy chế hoạt động doanh nghiệp, doanh nghiệp có quy mơ lớn xây dựng quy chế hoạt động văn phòng 2.2.1 Cơng ty AMECO Là cơng ty có quy mơ vừa từ bắt đầu hoạt động, công ty xây dựng quy chế hoạt động cơng ty, có quy định rõ nhiệm vụ nhân viên phụ trách lĩnh vực, doanh nghiệp vừa nên việc tổ chức cán nhiều hạn chế, phải kiêm nhiệm nhiều công việc Quy chế xây dựng rõ ràng việc thực nhiều hạn chế, trình độ chun mơn tuyển vào vị trí làm việc trái ngành, trài nghề nên hiệu suất làm việc không cao Cơng ty xây dựng chương trình làm việc tháng, quý, năm đồng thời xây dựng chương trình cơng tác cho lãnh đạo cơng ty, đảm bảo hiệu công việc, xếp lịch công tác khoa học, người việc Do doanh nghiệp hoạt động ngành khí cơng ty khơng có chương trình làm việc tuần, Trong quy chế có nêu rõ mối quan hệ phận cơng ty thực nhiều bất cập Cơng ty trì nề nếp làm việc, cơng nhân, nhân viên làm theo quy định Chế độ thưởng phạt rõ ràng làm tăng uy tín cơng ty thu hút cơng nhân làm việc 2.2.2 Công ty Cổ phần VIMECO Là công ty cổ phần nên việc tổ chức văn phòng quan tâm cán làm văn phòng thiếu khơng mà hoạt động văn phòng hiệu Công ty thành lập hoạt động 15 năm, từ thành lập công ty ban hành quy chế hoạt động công ty đảm bảo lãnh đạo công tỳ cán công nhân viên công ty thực theo quy chế Việc thưởng cho CBNV thực tốt thể rõ ràng đồng thời xử lý nghiêm CBNV làm trái với quy định 2.3 Công tác tham mưu, tổng hợp Đây hoạt động trợ giúp lãnh đạo để nhằm đưa định tối ưu chiến lược kinh doanh, thực tế công tác quan trọng việc thực số doanh nghiệp lại không mang lại hiệu quả, việc tham mưu chưa kịp thời làm cho việc đạo công việc chưa thực hiệu 2.3.1 Tại cơng ty AMECO Văn phòng cơng ty phối hợp chặt chẽ với phòng ban để thực tốt công tác tham mưu việc tổ chức, đạo góp phần tích cực vào nghiệp phát triển bền vững doanh nghiệp Văn phòng cơng ty ban hành loại văn để đơn vị, cá nhân thực đảm bảo nội dung đạo cấp thể thức theo quy định Nhà nước đồng thời ban hành văn triển khai chủ trương Nhà nước Đã tham mưu cho lãnh đạo công ty chương trình làm việc chương trình cơng tác phù hợp, họp, hội nghị công ty văn phòng tổ chức khoa học, tham mưu cho lãnh đạo thời gian, phương thức, hình thức tổ chức cho khoa học, tiết kiệm Do cán làm văn phòng tuyển dụng chun mơn khơng so với công việc lại phải kiêm nhiệm nhiều việc thủ quỹ,quản lý tài sản, đơi chưa kịp thời báo cáo kết thực thông tin thu nhận cho lãnh đạo công ty 2.3.2 Cơng ty VIMECO Cán văn phòng cơng ty làm việc có nhiều kinh nghiệm nên việc tham mưu cho lãnh đạo thuộc lĩnh vực văn phòng thực tốt, kiến nghị, đề xuất kịp thời chuyển đến người có thẩm quyền giải Việc tổng hợp tình hình, kết hoạt động đơn vị thành viên văn phòng tổng hợp nhanh chóng, xác để cung cấp cho lãnh đạo kịp thời nhằm đưa kế hoạch phát triển thời gian Việc tổng hợp thông tin để báo cáo lãnh đạo đơi chưa thực tốt, thông tin chưa đầy đủ, số thơng tin chưa có tính thuyết phục Do đặc thù cơng ty chun xây dựng tình hình cơng việc đơn vị trực thuộc ln thay đổi nên việc cập nhật thơng tin chậm để báo cáo tình hình Các phản hồi khách hàng chưa trả lời kịp thời 2.4 Công tác hậu cần Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có đủ điều kiện sở vật chất đảm bảo để mang lại lợi nhuận cho đơn vị mình, văn phòng phải đáp ứng u cầu doanh nghiệp Đa số doanh nghiệp trọng lợi nhuận nên việc đầu tư trang thiết bị để trì hoạt động kém, hầu hết trang thiết bị cũ lại sử dụng tối đa công suất Chỉ doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi trang thiết bị đảm bảo mang lại hiệu cao Để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp thường mua lại trang thiết bị cũ, qua sử dụng để thay thế, điều mà dẫn đến việc doanh nghiệp vừa nhỏ phát triển mạnh thiết bị cũ, hay hỏng hóc Nhà xưởng doanh nghiệp tạm bợ chưa đẩu tư xây dựng mà chủ yếu thuê nên không đảm bảo chất lượng an tồn lao động 2.4.1 Cơng ty AMECO Văn phòng quan tâm thực tốt, quan tâm đến việc hỗ trợ xăng xe cho công nhân viên, đặc biệt tổ chức điều phối phương tiện phục vụ cho lãnh đạo công ty công tác Mua sắm đầy đủ văn phòng phẩm cho phòng, ban đảm bảo hoạt động công ty trì Hàng tháng đơn vị báo cáo việc sử dụng thiết bị, tài sản phòng cho văn phòng cơng ty nắm để sửa chữa mua thiết bị phục vụ cho công việc Do công ty thành lập vào hoạt động 30 năm nên số trang tthiết bị cũ bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, tài liệu… chưa mua sắm không đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu không thuận tiện cho việc tra cứu văn bản, hồ sơ 2.4.2 Cơng ty VIMECO Văn phòng cơng ty trọng đến điều kiện sở, vật chất, trang thiết bị cho công ty phòng ban Các phòng ban sử dụng thiết bị đại máy tính, máy in, máy fax, cơng ty chun lĩnh vực xây dựng nên thiết bị phải đại đáp ứng nhu cầu thực tế thị trường.Cơng ty có nhà xưởng sản xuất đảm bảo an tồn lao động Các cơng trường xây dựng xây dựng có chỗ ăn, cho cơng nhân Điều kiện làm việc công nhân đảm bảo an toàn, cung cấp đầy đủ thiết bị, đồ bảo hộ lao động cho công nhân cơng trình xây dựng, chế độ lương thưởng thực tốt Đáp ứng kịp thời trang thiết bị cơng trình thơng báo bị thiếu hay hỏng hóc nhằm đảm bảo hoạt động cơng ty Đồng thời chăm lo chu đáo đến đời sống cán bộ, công nhân, nhân viên công ty Bố trí phục vụ phương tiện cho lãnh đạo cơng ty cơng tác hay kiểm tra cơng trình Văn phòng có phận cơng nghệ thơng tin gồm có người phụ trách việc đảm bảo hệ thống máy tính, liệu cơng ty hoạt động an toàn 3.5 Tổ chức họp, hội nghị Nội dung cơng ty văn phòng tổ chức chu đáo, đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm.Tùy theo quy mơ doanh nghiệp việc tổ chức khác nhau, doanh nghiệp vừa nhỏ tổ chức phòng họp, doanh nghiệp có quy mơ lớn thường tổ chức khách sạn, trung tâm hội nghị.Tuy nhiên tùy vào lực cán văn phòng mà việc tổ chức hội nghị thành công hay không Thông thường văn phòng phải chuẩn bị điều kiện sở vật chất, tài liệu có liên quan đến nội dung họp, hội nghị, chuẩn bị in ấn tài liệu cấp phát đến đối tượng tham gia Thực tế cho thấy việc tổ chức họp, hội nghị đòi hỏi văn phòng phải xác định mục đích, thành phần, thời gian dự hội nghị việc thực nhiều hạn chế Đơi làm khơng mời khơng thành phần, thời gian chưa phù hợp… 3.5.1 Công ty AMECO Thực nghiệp vụ tương đối tốt có xây dựng chương trình làm việc nên vào để thực Các họp, hội nghị tổ chức gọn, nhẹ, tiết kiệm, hình thức tổ chức chuyên nghiệp Cơng ty có phận phục vụ họp, hội nghị công ty, phận thuộc văn phòng điều phối Đơi tổ chức họp bị chồng chéo thiếu chuẩn bị phân cơng cơng việc, văn tài liệu chưa đồng bị sai sót 3.5.2 Cơng ty VIMECO Việc tổ chức hội nghị tổ chức chu đáo, riêng hội nghị đại hội cổ đông tổ chức khách sạn Văn phòng chuẩn bị tốt điều kiện sở vật chất để phục vụ hội nghị Kinh phí để tổ chức hội nghị đảm bảo 3.6 Công tác văn thư lưu trữ Đối với nghiệp vụ doanh nghiệp thực nhiều yếu kém, vị trí tuyển dụng cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp hạn chế , tuyển vị trí văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nên công tác bị lơ là, cán làm văn phòng không chuyên môn nên xếp tài liệu cho hợp lý tra tìm, việc bảo quản tài liệu chưa cách làm ảnh hưởng đến tài liệu cơng ty Hiện số doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên văn phòng phải đào tạo ngành, nghề để đảm bảo hoạt động doanh nghiệp trì bền vững Văn doanh nghiệp tương đối nên việc vào sổ không trọng, chủ yếu công văn, hợp đồng giao dịch thực mạng Việc soạn thảo văn cơng ty không quy định Nhà nước Do muốn thuận tiện giao dịch công việc nên số công ty mang dấu giao dịch sai quy định Công tác lưu trữ thực kém, văn bản, tài liệu hình thành q trình hoạt động cơng ty thường bó gói cho vào hộp chưa qua xử lý, có số cơng ty lớn chỉnh lý tài liệu có nơi bảo quản tài liệu, số cơng ty nhỏ khơng ý đến khâu chỉnh lý, bảo quản tài liệu để tài liệu tình trạng rách nát, hư hỏng khơng thể khai thác sử dụng 3.6.1 Công ty AMECO Là cơng ty có quy mơ nên thực cơng tác văn thư lưu trữ có phần tốt hơn, văn tài liệu đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, văn gửi qua đường Internet lưu trữ vào máy Cơng ty có tủ đựng tài liệu tài liệu công ty chưa chỉnh lý sơ thường cho vào cặp, hộp xong cất Khi cần hồ sơ tìm kiếm khó Do điều kiện khí hậu nước ta nên số hộp bị ẩm mốc khai thác sử dụng khơng có kho lưu trữ thư viện dùng để tra cứu gây khó khăn cho nhân viên lưu trữ việc bảo quản tài liệu 3.6.2 Công ty VIMECO Do trụ sở cơng ty xây dựng nên có thiết kế phòng đựng tài liệu thuận tiện cho cơng việc Công tác văn thư thực phần mềm quản lý văn Công ty hoạt động chuyên lĩnh vực xây dựng cơng trình việc lưu trữ hồ sơ thuận lợi sau cơng trình kết thúc tất văn hồ sơ nộp vào kho lưu trữ để phục vụ tra cứu sau Nhân viên văn phòng phụ trách văn thư lưu trữ làm nhiều năm nên có kinh nghiệm thực công tác tốt Đánh giá chung 4.1 Ưu điểm Nhìn chung cơng ty thực nghiệp vụ văn phòng tốt so với trước cơng ty nhận thấy tầm quan trọng cơng tác văn phòng hoạt động mình, đặc biệt coi trọng nên sách cho nhân viên làm văn phòng quan tâm hơn, tạo môi trường làm việc động cho nhân viên Các công ty trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên mơn cho cán làm văn phòng, sở vật chất đầu tư phục vụ cơng tác Bố trí, xếp cấu nhân văn phòng hợp lý 4.2 Nhược điểm Cán làm công tác văn phòng chưa thực tâm vào cơng việc, cách xếp, bố trí cơng việc chưa hợp lý dó hiệu chưa cao Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào lĩnh vực văn phòng hạn chế, mặt khác số nhân viên làm cơng tác văn phòng chưa có chun mơn, chưa qua đào tạo nên xử lý cơng việc chưa Tinh thần, thái độ, trách nhiệm làm việc chưa nghiêm túc gây ảnh hưởng đến hoạt động công ty 4.3 Nguyên nhân - Do ý thức tự giác nhân viên - Cơng ty chưa có biện pháp nhằm kích thích khả sáng đề xuất ý kiến cán nhân viên Tiểu kết: Qua phân tích thực trạng cơng tác văn phòng số doanh nghiệp cho ta thấy, nỗ lực phấn đấu đầu tư xây dựng đội ngũ làm văn phòng ngày quan tâm hơn.Song có số hạn chế cần phải có biện pháp để nâng cao hiệu cơng tác văn phòng doanh nghiệp Chương BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP 3.1 Về cấu tổ chức Thiết lập cấu tổ chức văn phòng cho hợp lý với loại hình doanh nghiệp, đảm bảo yếu tố thiết yếu trình độ học vấn, độ tuổi, lực… 3.2 Về Nhân 3.2.1 Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn,nghiệp vụ cho cán làm công tác văn phòng Tổ chức chuyến cơng tác, tập huấn doanh nghiệp lớn hơn, nước để học hỏi, trau dồi kinh nghiệm mang lại mới, đại thực công việc Tạo điều kiện thuận lợi cho cán văn phòng chưa qua đào tạo hỗ trợ kinh phí… Nâng cao ý thức trách nhiệm công việc cho cán công nhân viên 3.2.2 Xây dựng môi trường làm việc đại Môi trường làm việc tức môi trường vật chất lẫn môi trường tinh thần Mơi trường có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người làm văn phòng, khiến người làm việc hăng say hơn, tâm huyết để xây dựng môi trường làm việc phải phục thuộc vào nhiều yếu tố CBNV phải rèn tính u nghề, khơng ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn, lực làm việc Lãnh đạo công ty phải tạo điều kiện thuận lợi để phát huy lực nhân viên, đầu tư trang thiết bị đại phục vụ cho cơng việc Có sách khen thưởng, kỷ luật người, việc 3.3 Xây dựng mối quan hệ công tác Công ty thể nhiều phòng, ban, đơn vị,muốn cơng ty hoạt động hiệu phải có thống từ xuống dưới, đặc biệt văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng phòng ban quan trọng góp phần vào thành công công ty Trên thực tế phối kết hợp phòng ban văn phòng chưa thực nghiêm túc Vì văn phòng có nhiệm vụ xây dựng đôn đốc kiểm tra việc thực chương trình phòng ban Nếu công việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đề hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cao mà hoạt động văn phòng thuận lợi Xây dựng mối quan hệ cấp cấp dưới: doanh nghiệp, quan tâm dù nhỏ nhất, lời khích lệ động viên lãnh đạo có ý nghĩa lớn lao với nhân viên, nhà lãnh đạo hay quan tâm nhiều đến nhân viên, động viên họ giao nhiệm vụ khen thưởng họ họ hoàn thành nhiệm vụ Xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp đồn kết, chan hòa: Vì văn hóa chung doanh nghiệp nà phải đồn kết vào với khơng đồn kết để hồn thành cơng việc mà đồn kết để hướng tới mục đích chung 3.4 Về hoạt động 3.4.1 Công tác tham mưu, tổng hợp Cần phải phân công công việc cách cụ thể cán làm công tác văn phòng Chủ động việc tham gia, đề xuất ý kiến cán bộ, nhân viên với ban lãnh đạo cơng ty Khi lập chương trình cơng tác văn phòng cần vào kế hoạch phòng ban từ tổng hợp để xây dựng kế hoạch cho đơn vị cho hợp lý cần thực đảm bảo nguyên tắc: nguyên tắc hệ thống, nguyên tắc ưu tiên, nguyên tắc dự phòng 3.4.2 Công tác thông tin báo cáo Với phát triển công nghệ thông tin tạo cho người có hội tốt để phát triển mặt nâng cao chất lượng cơng việc văn phòng cần sử dụng hệ thống thông tin vào hoạt động văn phòng Đồng thời cần làm tốt chế độ thu thập, tổng hợp thông tin cho lãnh đạo Để không gây chậm trễ việc thông tin báo cáo cho lãnh đạo, văn phòng cần đề thời gian cho báo cáo phòng, ban chức 3.4.3 Công tác văn thư lưu trữ Công tác nhiều hạn chế, cán phụ trách công việc cần bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu công việc thực theo quy định hành Bảo quản tài liệu công việc quan trọng cần phải thực nghiêm việc bảo quản tài liệu doanh nghiệp theo tiêu chuẩn bảo quản tài liệu mà Nhà nước ban hành Tiểu kết: Trên số biện pháp nhằm nâng cao hiệu làm việc cán văn phòng, nhằm góp phần vào thành cơng doanh nghiệp, để làm điều cán văn phòng cần phải nỗ lực công tác KẾT LUẬN Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp- yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, lực cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Vì việc tổ chức máy văn phòng ngày trở thành vấn đê quan trọng có ý nghĩa to lớn tổ chức Đây cơng tac đem lại nhiều lợi ích to lớn, vấn đề mà nhiều nhà quản lý nước lưu tâm Để khẳng định thêm vai trò to lớn yếu tố người nghiệp phát triển kinh tế ngày nay, cần phải quan tâm đến vấn đề tạo điều kiện cho người phát triển cách toàn diện thể chất tinh thần, nhằm khuyến khích họ đốp góp sức lực q giá vào phát triển chung toàn xã hội Trong điều kiện nước ta vấn đề ngày quan trọng đặc biệt sách đãi ngộ với người lao động LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Nội dung công tác nghiệp vụ văn phòng thực trạng thực cơng tác văn phòng số doanh nghiệp nay” tự thực hiện, không chép người khác./ TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách Quản trị văn phòng -PGS TS Nguyễn Hữu Tri Sách nghiệp vụ văn phòng –PGS TS Nguyễn Hữu Tri Sách Quản lý cơng việc văn phòng- Nhà xuất trẻ Kỹ nghiệp vụ văn phòng- Vương Hồng Tuấn.NXB trẻ