Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hội nhập

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 1 LỜI CẢM ƠN. 2 A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài. 2 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VÈ DOANH NGHIỆP. 4 1.1. Khát quát chung về doanh nghiệp. 4 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp. 5 1.2.1. Khái niệm về văn phòng. 5 1.2.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp. 6 1.2.3. Sơ đồ cơ cấu văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp( phụ lục) 7 1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 7 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 9 2.1. Khái niệm nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay. 9 2.1.1. Khái niệm. 9 2.1.2. Phân loại các cấp quản trị. 9 2.2. Vai trò của người quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp. 10 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 11 2.3.1. Quản lý, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật. 11 2.3.2. Thực trạng việc quản lý điều hành hoạt động văn phòng. 12 2.3.3.Các mối quan hệ của nhà quản trị văn phòng 15 2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng. 17 2.4.1. Một số kỹ năng cần có của một nhà quản trị văn phòng chuyên nghiệp 17 2.4.2. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng. 17 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG HÌNH ẢNHNHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP. 22 3.1. Nhận xét ưu nhược, điểm điểm của các nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp. 22 3.2. Kiến nghị xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. 25 C. KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO. 29 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánhgiá vai trò của Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay Xây dựng hìnhảnh Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hộinhập”

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong suốt thời gianqua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu không có sự trung thực về thông tin

sử dụng trong công trình nghiên cứu này

LỜI CẢM ƠN.

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, trong quá trình khảo sát, thu thập vàtổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các thầy, các côtrong Khoa Quản trị văn phòng

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằng - giảngviên đã hướng dẫn em trong thời gian vừa qua Do thời gian có hạn và chưa cónhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạnchế Em rất mong nhận được sự bổ sung , đóng góp ý kiến của các thầy, các cô

và các bạn sinh viên

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Chúc

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

A MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

7 Cấu trúc của đề tài 2

B NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VÈ DOANH NGHIỆP 4

1.1 Khát quát chung về doanh nghiệp 4

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 5

1.2.1 Khái niệm về văn phòng 5

1.2.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 6

1.2.3 Sơ đồ cơ cấu văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp( phụ lục) 7

1.3 Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 7

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 9

2.1 Khái niệm nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay 9

2.1.1 Khái niệm 9

2.1.2 Phân loại các cấp quản trị 9

2.2 Vai trò của người quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp 10

2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 11

2.3.1 Quản lý, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật 11

2.3.2 Thực trạng việc quản lý điều hành hoạt động văn phòng 12

2.3.3.Các mối quan hệ của nhà quản trị văn phòng 15

2.4 Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng 172.4.1 Một số kỹ năng cần có của một nhà quản trị văn phòng chuyên nghiệp 172.4.2 Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng 17

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 22

3.1 Nhận xét ưu nhược, điểm điểm của các nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp 223.2 Kiến nghị xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 25

C KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đất nước Việt Nam đang ngày càng phát triển về nhiều mặt cùng tầm caotrí thức nhân loại Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, conngười là trung tâm của xã hội Vì vậy, công tác đào tạo phát triển tri thức theo

xu hướng nào là phù hợp đang là mọt vấn đề được quan tâm ở Việt Nam cácngành nghề đang được đầu tư và phát triển như: Quản trị kinh doanh, Quản trịmạng, Quản trị hệ thống đo lường chất lượng… Đối với ngành Quản trị vănphòng là hoàn toàn mới, nhưng có tiềm lực lớn, tạo lớp người có vị trí quantrọng và là cánh tay phải của lãnh đạo các cơ quan, doanh nghệp ở mọi lĩnh vực

cả khối cơ quan trong nước và ngoài nước

Đây là chuyên ngành tuy còn mới, song đáp ứng đòi hỏi yêu cầu của xãhội Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa như hiện nay, nó phát triển ở Việt Nam dođòi hỏi của thực tế và sự phát triển chung của Khoa học khu vực và thế giới Ởbất kì cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận văn phòng – văn phòng là

bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp cho nên người quản trị văn phòng lại chiếmmột vị trí có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần phát triển mở rộng mối quan

hệ kinh tế, chính trị, điều hòa ngoại giao của cơ quan, doanh nghiệp

Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, những nhà quản trị văn phòng cầnphải có những kỹ năng để đáp ứng sự nhanh nhạy thay đổi của xã hội, nắm bắtđược những xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý…

Là một sinh viên của ngành Quản trị Văn phòng và nhận thấy được vai tròcủa người lãnh đạo, nhất là người quản trị văn phòng – Nó là động lực thúc đẩytôi đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị vănphòng doanh nghiệp hiện nay Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòngdoanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hội nhập”

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay có nhiều nghiên cứu về vai trò của người lãnh đạo, người lãnhđạo văn phòng Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu đi sâu vào đánh giá về vaitrò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh nhà quản trị

văn phòng trong thời kỳ hội nhập

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp

Phạm vi nghiên cứu:

- Vai trò của nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp

- Yêu cầu của doanh nghiệp đới với nhà quản trị văn phòng

- Xây dựng hình ảnh nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳhội nhập

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng, đánh giá vai trò của Nhà quản trịvăn phòng doanh nghệp, đưa ra các nhận xét về vai trò của người lãnh đạo trongvăn phòng doanh nghiệp từ đó đưa ra các kiến nghị xây dựng hình ảnh Nhà quảntrị văn phòng doanh nghiệp có thể đáp ứng các yêu cầu của thời kỳ hội nhập

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị - xãhội, mà chủ yếu là:

- Khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp

- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ

- Phương pháp so sánh, thống kê

- Phương pháp duy vật biện chứng

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường vai trò củaNhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp Việt Nam

Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viênthuộc ngành Quản trị văn phòng và các ngành học có liên quan khác

7 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo thì nộidung của bài nghiên cứu gồm 03 chương:

Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp

Chương 2: Vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiệnnay.

Chương 3: Nhận xét, kiến nghị xây dựng hình ảnh Nhà nhà quản trị vănphòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VÈ DOANH NGHIỆP.

1.1 Khát quát chung về doanh nghiệp.

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản riêng, có trụ sở giao dịch

ổn định , được đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện cáchoạt động kinh doanh trên thị trường.( Theo mục 7 điều 1 chương 1 Luật doanhnghiệp 2014)

Cũng theo Luật doanh nghiệp 2005 giải thích, Kinh doanh là việc thựchiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mụcđích sinh lợi Như vậy doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi, mặc dù thực tế một

số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợinhuận

Phân loại doanh nghiệp:

Căn cứ vào hình thức pháp lý doanh nghiệp

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp 2005 thì hình thức pháp lý của loại hìnhdoanh nghiệp ở Việt Nam bao gồm:

- Công ty trách nhiệm hữu hạn (bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn haithành viên trở lên và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên) là doanhnghiệp mà các thành viên trong công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và cácnghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty

- Công ty cổ phần là doanh nghiệp mà vốn điều lệ của công ty được chiathành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần Cá nhân hay tổ chức sở hữu cổ phầndoanh nghiệp được gọi là cổ đông và chịu trách nhiệm về các khoản nợ và cácnghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi đã góp vào doanh nghiệp

- Công ty hợp danh là doanh nghiệp trong đó có ít nhất hai thành viên làchủ sở hữu của công ty, cùng kinh doanh dưới một cái tên chung (gọi là thànhviên hợp danh) Thành viên hợp doanh phải là cá nhân và chịu trách nhiệm bằngtoàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty Ngoài ra trong công tyhợp danh còn có các thành viên góp vốn

- Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tựchịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanhnghiệp Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân.

- Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập theo Luậtđầu tư nước ngoài 1996 chưa đăng ký lại hay chuyển đổi theo quy định

Căn cứ vào bản chất kinh tế của chủ sở hữu

Bộ môn Kinh tế vi mô chia các tổ chức doanh nghiệp ra làm 3 loại hìnhchính dựa trên hình thức và giới hạn trách nhiệm của chủ sở hữu:

- Doanh nghiệp tư nhân

- Doanh nghiệp hợp danh

- Doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn

Thông thường doanh nghiệp tư nhân chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng sốcác doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn lại chiếm tỷ trọnglớn nhất về doanh thu, đặc biệt trong các lĩnh vực đòi hỏi vốn lớn như sản xuấthàng hóa, tài chính,…

Số liệu thống kê ở Việt Nam từ năm 2005 đến 2008 cho thấy số lượngdoanh nghiệp tăng nhanh từ khoảng 11 vạn lên hơn 20 vạn, trong đó tỷ trọngdoanh nghiệp tư nhân giảm dần từ khoảng hơn 30% xuống hơn 20%, trong khi

tỷ trọng doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần tăng từ hơn 57%lên 67% Tỷ trọng doanh nghiệp hợp danh không đáng kể

Căn cứ vào chế độ trách nhiệm

Căn cứ vào chế độ trách nhiệm có thể phân loại các doanh nghiệp thành

có chế độ trách nhiệm vô hạn và chế độ trách nhiệm hữu hạn

Căn cứ vào tư cách pháp nhân

Trên đây là khái niệm về doanh nghiệp, căn cứ theo Luật doanh nghiệpcủa Việt Nam ta có thể phân loại được các loại doanh nhiệp ở Việt Nam

1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp.

1.2.1 Khái niệm về văn phòng.

Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúpcho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng

chỉ mang tính tương đối Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quancủa văn phòng có thể xác định văn phòng theo cách sau đây:

- Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị

từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lýcủa tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ chohoạt động của tổ chức nói chung., cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòngtoàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thựchiện các mục tiêu chung của tổ chức

- Văn phòng theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trịnhững việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ quan

tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năngkhông phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Với những cách tiếp cận khác nhau trên đây ta có thể hiểu khái niệm văn

phòng được khái quát như sau: “Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.”

1.2.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xãhội dự trên những quy luật của thị trường nên tính chất hoạt động không giốngcác cơ quan nhà nước hay sự nghiệp Tôn chỉ mục đích hoạt động của các tổchức này là lợi ích, nên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinhdoanh được đề cao Nhà quản trị kinh doanh luôn phải tính toán chi phí cácnguồn lực sao cho hiệu quả nhất Đồng thời hoạt động thông tin trong các doanhnghiệp cũng mang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác này cũng được tiếnhành theo cách thích hợp Từ những đặc tính của tổ chức doanh nghiệp mà vănphòng ở đây thường được ghép lồng với các bộ phận khác như tổ chức nhân sự,marketing hay chỉ đảm nhận một phần chức năng tổng hợp và hậu cần Tên gọivăn phòng trtong các doanh nghiệp thường lag phòng hành chính, phòng hànhchính – tổ chức hay phòng hành chính – quản trị

Cách phân loại văn phòng trên đây chỉ mang tính tương đối, các tổ chứ

(trừ tổ chức nhà nước) có thể chủ động thiết lập bộ máy văn phòng theo ý củanhà quản trị cho phù hợp với điều kiện cụ thể của tổ chức và môi trường vậnđộng trong từng thời kỳ.

Mặc dù tồn tại theo các loại khác nhau, dưới những tên gọi nào thì vănphòng trong tổ chức vẫn có những đặc điểm sau:

- Đều là tổ chức trợ giúp cho nhà quản lý

- Đối tượng quản lý chính là thông tin

- Hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao

- Quy mô văn phòng tỉ lệ nghịch với trình độ xã hội hóa các dịch vụ thuộc

về nghiệp vụ văn phòng

Vì văn phòng được thành lập thích hợp với mỗi loại hình tổ chức, nênngoài những đặc điểm chung trên đây, văn phòng còn có những đặc điểm riêngnhư:

- Văn phòng không nhất thiết phải thực hiện đầy đủ cả 3 chức năng: thammưu, tổng hợp, hậu cần

- Tính ổn định và đầy đủ của văn phòng trong các cơ quan quản lý nhànước cao hơn các văn phòng khác

- Tính kiêm nhiệm của văn phòng trong các tổ chức sản xuất kinh doanhphổ biến hơn các văn phòng khác

Dựa vào những đặc điểm này của văn phòng mà các nhà máy quản trị vănphòng có thể chủ động tổ chức, điều hành bộ máy văn phòng một cách thích hợp

Không như nhân viên một số bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhàquản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xẩy

ra trong công ty Đôi khi chính Nhà quản trị văn phòng là người đứng ra giảiquyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề nghiệp vụ ngoài việc quản lý giấy tờ, dữliệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cáchdung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tất cả vì lợi nhuận của công ty.

Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi nhà quản trị văn phòng giống như người “làmdâu trăm họ” ngoài ra, họ cần phải có những kỹ năng cơ bản sau để làm việchiệu quả:

- Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng

là tiền đề làm rõ nội dung trong chương 2

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 2.1 Khái niệm nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay 2.1.1 Khái niệm.

Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điềukhiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động củanhững người đó Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và kiểmtra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả

2.1.2 Phân loại các cấp quản trị.

Quản trị viên cao cấp là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ

chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quản cuối cùng của tổ chức

Nhiệm vụ: quản lý chung mọi hoạt động của tổ chức, đưa ra các quyếtđịnh, chiến lược, tổ chức thực hiện các chiến lược để duy trì và phát triển tổchức

Chức danh: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Phó chủ tịch Hội đồng quản trị,Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc

Quản trị viên cấp trung gian là nhà quản trị hoạt động dưới các quản trị

viên lãnh đạo(quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cơ sở

Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch vàchính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn

thành mục tiêu chung.

Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, quản đốc, phó quản đốc

Quản trị viên cấp cơ sở là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng

trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức

Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đôn thúc, hướng dẫnđiều khiển, các công – nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thểhàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung

Gọi chung là Nhà quản trị văn phòng

2.2 Vai trò của người quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp.

Quản trị là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua người khác; là quátrình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viêntrong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổchức Như vậy chức năng cơ bản của quản trị là: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnhđạo, chỉ đạo, phối hợp và kiểm tra

Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việccủa người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ Nhà quảntrị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính,vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu

Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyếtđịnh hiệu quả và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Với chức trách củamình, người quản trị văn phòng đảm đương nhiều vai trò khác nhau Có thể tổnghợp các vai trò cơ bản chung nhất mà tất cả những người làm quản trị văn phòngtại các doanh nghiệp đều phải thực hiện:

- Vai trò giao tiếp, quan hệ:

+ Đối với bên ngoài là đại diện doanh nghiệp mà người đó quản lý.

+ Đối với bên trong là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mụctiêu chung

- Vai trò thông tin:

+ Thu thập thông tin từ cấp dưới

+ Phổ biến thông tin từ cấp trên

+ Cung cấp thông tin cho bên ngoài

- Vai trò quyết định: Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản trị văn

phòng doanh nghiệp Nhà quản trị văn phòng là người có quyền quyết định vàchịu trách nhiệm về những quyết định của mình

2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.

2.3.1 Quản lý, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật.

Quản trị hành chính văn phòng là khoa học bởi vì hành chính văn phòngphải nhận xét sự kiện một cách khách quan, loại bỏ những tình cảm và giá trịđặc biệt, kết luận những sự kiện phải theo cac nguyên tắc rõ dàng Nhà quản trịvăn phòng còn phỉ sử dụng các phương pháp khoa học như: diễn dịch, quy nạp,các bảng thống kê, toán học…

Vì vậy, do phong cách quản lý mới mẻ, lấy con người làm đối tượng mà

tư tưởng, sáng kiến , tình cảm của con người luôn thay đổi Điều này đòi hỏi ởngười lãnh đạo điều hành phải có sự thông minh, sáng suốt Trên lĩnh vực này,lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật Phải có sự cảm ứng dồi dào, giàu longtưởng tượng người quản lý điều hành mới xử lý được những tình huống khókhăn, không bị thói quen chi phối, luôn khám phá những điều mới mẻ, cải cáchtheo hướng tiến bộ của xã hội Sự thông minh và sáng tạo là một đức tính củangười lãnh đạo cũng như người làm nghệ thuật Người quản lý không thể ápdụng nguyên tắc quản lý một cách cứng nhắc, mà phải tùy theo hoàn cảnh mà cóthái độ ứng xử, phô bày được sự thật, cái đẹp cái hay, thu hút được long hâm mộcủa người khác

Lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật tế nhị hơn các nghệ thuật khác vì

những hành động và quyết định đến nhiều người khác Quyết định và hành độngxấu để thỏa mãn lợi ích của mình có thể gây ra sự bất bình và chia rẽ trong tậpthể Vì thế, người lãnh đạo điều hành luôn luôn phải bình tĩnh, sáng suốt vàtrong sạch

2.3.2 Thực trạng việc quản lý điều hành hoạt động văn phòng.

Trong thực tế để quản lý, điều hành văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhấtthì nhà quản trị văn phòng phải thực hiện được các nhiệm vụ sau:

- Đó là tạo được cơ cấu tổ chức văn phòng tốt nhất, muốn thực hiện việcnày nhà quản trị văn phòng phải thực hiện những am hiểu, thông thạo tất cả cácnghiệp vụ văn phòng như: truyền đạt thông tin, tính toán, soạn thảo hồ sơ vănthư, lưu trữ các công văn giấy tờ, điều hành máy móc và thu thập tài liệu…

- Bất cứ một nhà quản trị văn phòng nào cũng phải biết tổ chức nguồn lựccho văn phòng một cách phù hợp Sơ đồ tổ chức, bảng phân công công việc phùhợp với chức danh của từng người là rất cần thiết

- Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông trong bộ phận hànhchính và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp công ty

- Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành chínhđạt kết quả cao bằng cách bố trí ghế và bàn làm việc phù hợp với vóc dáng từngngười trong phòng, ánh sáng đầy đủ có hệ thống thông gió và hệ thống giảmtiếng ốn có hiệu quả

- Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang thiết bị máy móc vàdụng cụ làm việc Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông trong khắpdoanh nghiệp

- Người quản trị văn phòng phải biết phối hợp công việc của thư ký vàkiểm soát viên, phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động hành chínhvăn phòng của các bộ phận phòng ban khác

- Người quản trị văn phòng cần phải biết lên kế hoạch cho công việchành chính

Để làm được các nhiệm vụ trên nhà quản trị văn phòng cần phải:

- Biết cách tổ chức và lên kế hoạch hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một

công việc Điều này đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêuchuẩn về thời gian và những việc nghiên cứu về thủ tục.

- Lập kế hoạch là một chức năng của quản lý bao gồm các hoạt động xácđịnh ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thànhcác mục tiêu đó Kết quả của việc lập kế hoạch là một bản kế hoạch, nghĩa làmột tài liệu được viết ra xác định rõ ràng tình hình hoạt động mà doanh nghiệp

sẽ thực hiện trong tương lai

- Bất cứ cấp lãnh đạo văn phòng nào của phải thiết lập kế hoạch Lập kếhoạch bao gồm việc xác định ra mục tiêu và các biện pháp để hoàn thành mụctiêu đó bằng cách trả lời các câu hỏi sau: Phải làm những gì? Làm như thế nào?Làm ở đâu? Ai làm? Tại sao lại phải làm công việc đó, tại sao phải chọn thờiđiểm đó và tại sao phải làm như thế? Trong việc lập kế hoạch cho công việchành chính văn phòng thì cẩm nang về tổ chức, chính sách và thủ tục, các bảnghướng dẫn cụ thể, các hướng đi cụ thể để đạt được các mục tiêu đã đề ra

- Lên kế hoạch rất cần thiết và quan trọng không có nó doanh nghiệp sẽlãng phí năng lực của con người và máy móc, công việc sẽ bị chồng chéo lênnhau, việc cần làm trước mắt lại không thực hiện sẽ gây ra hậu qảu không lườngtrước được

- Lên kế hoạch sẽ biến công việc phức tạp thành dễ dàng bằng cách làmcho công việc trở nên ít phức tạp qua việc sử dụng các nguyên tắc tiết kiệm, cácphương pháp và các tiêu chuẩn thời gian

- Nhà quản trị văn phòng điều hành văn phòng cần phải biết kiểm tra côngviệc hành chính

Để kiểm tra công việc hành chính đạt kết quả cao người quản lý vănphòng phải thực hiện các hoạt động sau:

- Người quản trị văn phòng phải điều hành các thủ tục hành chính nhưcông văn giấy tờ, thu thập thông tin, xử lý và lưu trữ các hồ sơ giấy tờ, giám sát,đôn đốc, theo dõi nhân viên trong văn phòng có chấp hành công việc không

- Duy trì các đơn vị dịch vụ như thư từ điện thoại, điện tín Cung cấp kịpthời các dịch vụ hành chính cho các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp yêu