khảo sát, đánh giá vai trò của nhà quản trị van phòng trong hoạch định nhân sự tại UBND huyện đà bắc

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Cơ sở phương pháp luận và các phuong pháp nghiên cứu sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Bố cục đề tài 3 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 2. Cơ cấu tổ chức 5 1.3. Chức năng nhiệm vụ của UBND huyện 6 1.3.1. Vị trí, chức năng 6 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Đà Bắc 6 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 12 2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 12 2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu 16 2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 18 2.3.1. Tuyển dụng nhân sự 18 2.3.2. Đào tạo và phát triển nhân sự 20 2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự 21 2.3.4. Đãi ngộ nhân sự 22 .2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự 24 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 25 3.1. Nhận xét, đánh giá 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Nhược điểm 26 3.1.3. Nguyên nhân 27 3.2. Các giải pháp 28 3.2.1. Tổ chức bồi dưỡng cho nguồn nhân sự 28 3.2.2. Đưa ra dự báo về nhân sự cho cơ quan dựa trên thực tế 29 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài q trình thu thập, tổng hợp thơng tin tơi nhận giúp đỡ từ anh, chị, cô, chú, bác Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Nhân đây, cho phép tơi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với thầy cô Đặc biệt, giảng viên, Ths Nguyễn Đăng Việt hướng dẫn tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu nhiều hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận dược góp ý thầy cô bạn đọc Tôi xin chân thành cảm ơn LỜI CAM ĐOAN Tôi thực cơng trình nghiên cứu với đề tài: “khảo sát, đánh giá vai trò nhà quản trị van phòng hoạch định nhân UBND huyện Đà Bắc” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm tính trung thực cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2016 BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐND UBND CB CC VC Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Cán Công chức Viên chức MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phuong pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Bố cục đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC 1.1 Lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức 1.3 Chức nhiệm vụ UBND huyện 1.3.1 Vị trí, chức 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Đà Bắc CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 12 2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định 12 2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 16 2.3 Tổ chức xây dựng thực giải pháp 18 2.3.1 Tuyển dụng nhân 18 2.3.2 Đào tạo phát triển nhân 20 2.3.3 Bố trí sử dụng nhân 21 2.3.4 Đãi ngộ nhân 22 2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân 24 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 25 3.1 Nhận xét, đánh giá .25 3.1.1 Ưu điểm .25 3.1.2 Nhược điểm .26 3.1.3 Nguyên nhân .27 3.2 Các giải pháp 28 3.2.1 Tổ chức bồi dưỡng cho nguồn nhân .28 3.2.2 Đưa dự báo nhân cho quan dựa thực tế 29 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lý luận thực tiễn hai mặt vấn đề tách rời nhau, chúng có mối quan hệ biện chứng, tác động qua lại: lý luận sở, tảng cho thực tiễn phát triển, thực tiễn lại bổ sung vấn đề thiếu cho lý luận Trong công đổi phát triển đất nước nay, Việt Nam bước đổi mới, hội nhập kinh tế quốc tế Đây hội thách thức lớn Đảng Nhà nước giai đoạn hội nhập kinh tế Điều đòi hỏi quan, tổ chức từ cấp cao xuống đến cấp sở người dân chung tay góp sức xây dựng, hội nhập phát triển đất nước Chính vấn đề người ln tài sản quan trọng để hướng tới thực mục tiêu chung đất nước, bạn vạch cơng việc mà khơng có người thực liệu cơng việc có hồn thành mục dự định khơng Vì vấn đề nguồn nhân lực quan tổ chức cần thiết ảnh hưởng đến tồn tiêu vong tổ chức Khơng với quan nhà nước cần hoạch định nguồn nhân lực tổ chức họ mà quan hành nhà nước trọng đến nguồn nhân lực có bên tổ chức mình, để từ có dự báo xác nguồn lực tổ chức Hoạch định nguồn nhân tốt xác giúp cho quan tổ chức, lãnh đạo làm tiền đề cho việc đưa định tuyển dụng, bố trí nguồn nhân lực có hiệu quả, phù hợp với tìn hình thực tế Đối với nhà quản trị hoạch định nguồn nhân tốt dự báo tình hình nhân lực tổ chức nào, phận đơn vị thiếu hay thùa nguồn lực, để từ có xếp phù hợp Hoạch định nguồn nhân lực cách có hiệu chất lượng trở thành mối quan tâm hàng đầu nhà quản trị, nguồn lực tổ chức có ảnh hưởng đến tồn tổ chức Sự thành cơng quan tổ chức phụ thuộc vào tính hiệu cách quản lý người nhà quản trị Từ lý luận chung học ghế nhà trường nhận thấy tầm quan trọng việc kết hợp lý luận thực tiễn lại với nhằm giúp cho sinh viên hiểu rõ mơn học trường ln có chuyến khảo sát thực tế cho sinh viên Cũng qua môn học nhận thấy tầm quan trọng nguồn nhân quan tổ chức nên lựa chọn đề tài “ khảo sát, đánh giá vai trò nhà quản trị van phòng hoạch định nhân UBND huyện Đà Bắc” để hiểu rõ môn học áp dụng lý luận với thực tiễn lại với Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc Nhiệm vụ nghiên cứu: - Xác định ý nghĩa quan trọng việc hoạch định nhân quan - Phân tích ưu điểm hạn chế - Đưa giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Cơ sở phương pháp luận phuong pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thành tiểu luận sử dụng số phương pháp để nghiên cứu như: - phương pháp quan sát - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thơng tin tài liệu có - Phương pháp phân tích tổng hợp phương pháp tơi dùng suốt trình làm đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Tìm hiểu nắm rõ tình hình thực tế hoạch định nhân quan Để từ có đưa giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân quan Ổn định phát triển nguồn nhân quan để hỗ trợ cho việc hoạch định kế hoạch làm việc phát triển quan Xây dụng chiến lược hoạch định nhân định hướng phát triển cho quan thời gian tới theo hoạch định chiến lược có tính lâu dài thiết thực thực tế Bố cục đề tài MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài NỘI DUNG KẾT LUẬN Chương Tổng quan UBND huyện Đà Bắc Đối tượng, mục đích Chương Vai trò nhà nhiệm vụ nghiên cứu quản trị van phòng cơng tác hoạch định nhân UBND huyện Đà Bắc Cơ sở phương pháp luận Chương Giải pháp nhằm phuong pháp nghiên nâng cao vai trò nhà cứu sử dụng quản trị văn phòng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC 1.1 Lịch sử hình thành Đà Bắc huyện vùng cao nên điều kiện kinh tế tương đối đặc thù, có địa hình đồi núi, sơng suối xen kẽ tạo nên nhiều dải hẹp bị chia cắt phá mạnh mẽ nên đất có độ dốc lớn Mặc dù có diện tích rộng huyện tỉnh diện tích đất chủ yếu đất nơng nghiệp rừng núi ( đất lâm nghiệp chiếm 50,662 chiếm 65,12% ,đất nông nghiệp chiếm 3,537 chiếm 4,55%, đất phi nông nghiệp 8.556 chiếm 11%, đất nuôi trồng thỷ sản đất nông nghiệp khác 100,6 chiếm 1,3% đất chưa sử dụng 14.94 chiếm 19,2% Nguồn tài nguyên rừng vô phong phú, nguồn thu huyện Trong diện tích rừng chiếm lớn với nhiều loại gỗ quý, tre, luồng… nguyên liệu phục vụ cho nghành chế biến bột giấy, làm sản phẩm thủ công từ mây, tre, luồng Với cảnh quan thiên nhiên hùng vĩ, kỳ thú, Đà Bắc có nhiều lợi phát triển du lịch điểm hẹn du lịch nhiều du khách địa bàn huyện với điểm hẹn du lịch như: suối ké( xã Hiền Lương), du lịch lòng hồ, hàng thổ cẩm rượu cần….đã cho thấy tiềm phong phú du lịch Đà Bắc Với thuận lợi trên, để trở thành có kinh tế, du lịch, dịch vụ phát triển cao đời sống nhân dân không ngừng nâng cao mặt nhờ vào lãnh đạo đắn cấp Đảng ủy, HĐND-UBND huyện đồng tình, ủng hộ toàn dân toàn huyện tâm xây dựng đưa kinh tế phát triển toàn diện, ngày văn minh giàu đẹp Cơ cấu tổ chức ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VP HĐND – UBND HUYỆN ĐÀI TR.THANH TRUYỀN HÌNH TRUNG TÂM VĂN HĨA VÀ THỂ THAO PHỊNG KINH TẾ HẠ TẦNG TRẠM KH.NƠNG KHUYẾN LÂM TRUNG TÂM DẠY NGHỀ PHÒNG LAO ĐỘNG TB - XH PHỊNG NƠNG NGHIỆP VÀ PTNT HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VP ĐĂNG KÝ QUYỀN SD ĐẤT PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG TÀI NGUN -MT PHỊNG NỘI VỤ PHỊNG TÀI CHÍNH -KH ÔC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ỢC THANH TRA NHÀ NƯỚC SỰ NGHIỆP GD & ĐT PHỊNG VĂN HĨA VÀ THƠNG TIN PHỊNG DÂN TỘC PHỊNG Y TẾ việc điều kiện thực tế quan đặt mục tiêu Mục tiêu quan hay tổ chức mà cụ thể nhân viên cố gắng làm tốt công việc cấp giao cho, mục tiêu cụ thể thân người nhân viên biết cơng việc cần làm cần thực phù hợp với mong muốn cuối mà người lãnh đạo đưa Thay người lãnh đạo đề mục tiêu nhân viên phải thực mục tiêu theo yêu cầu mà khơng nói rõ hay cụ thể nhân viên cần làm hay khơng làm gì, nhân viên khơng biết cơng việc phải thực họ khơng hiểu rõ cố gắng để làm Khơng thiết lập mục tiêu cụ thể mà nhà quản trị hay lãnh đạo quan tổ chức phải ý đến việc đề mục tiêu cụ thể mục tiêu có phù hợp với tình hình thực tế quan khơng Khi đưa mục tiêu mục tiêu phải có tương hợp với công việc cụ thể khả kiểm sốt thực mục tiêu nhân viên Cũng giống việc nhân viên văn phòng mà công việc họ không liên người trợ giúp cho lãnh đạo hay làm thư ký, lễ tân mà công việc họ liên quan đến văn giấy tờ mà người lãnh đạo lại đưa mục tiêu tiết kiệm nguồn văn giấy tờ quan tránh lãnh phí mục tiêu khơng phù hợp Ngồi ra, thiết lập mục tiêu càn có tham gia nhân viên mục tiêu hiệu hơn, phù hợp với nguồn lực có với khả năng, kiến thức trình độ chun mơn nhân viên hiệu Cùng với thực mục tiêu mà có thách thức hay tác động bên ngồi vào thân người lãnh đạo nhân viên có đồn kết để vượt qua khó khăn kích thích sáng tạo nhân viên góp phần tác động đến thành tích, khả phát triển nhân viên Qua khảo sát UBND huyện Đà Bắc lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng việc thiết lập mục tiêu liên quan đến cơng việc văn phòng quan Bên cạnh trợ giúp, tham mưu cho lãnh đạo quan việc đưa định quản lý Để làm tốt nhiệm vụ lãnh đạo văn 17 phòng có phân cơng cơng việc cụ thể cho CB, CC, VC văn phòng quan để từ cá nhân biết cơng việc cụ thể cần làm mục tiêu chung hướng tới văn phòng Lãnh đạo ln đưa mục tiêu trước mắt lâu dài để nhân viên nhìn vào để biết cơng việc thực trước cơng việc thực sau Từ có phân cơng số lượng qua lãnh đạo biết nhân viên có hồn thành tốt nhiệm vụ giao để hướng tới mục tiêu chung có kiểm sốt, đánh giá lực nhân viên để có hình thức thi đua khen thưởng kỷ luật với nhân viên Nhìn chung quan hành nhà nước hay khối doanh nghiệp thực cơng việc việc thiết lập mục tiêu để hoạch định nguồn nhân thực cơng việc quan trọng Mục tiêu có vai trò đặc biệt, chi phối tồn trình hoạch định, tổ chức thực nội dung hoạch định 2.3 Tổ chức xây dựng thực giải pháp 2.3.1 Tuyển dụng nhân Tuyển dụng nhân trình tìm kiếm, lựa chọn nhân để đáp ứng nhu cầu lao động đơn vị số lượng, chất lượng cấu tổ chức thời kỳ định Tuyển dụng nhân cho quan, tổ chức hay nhân cho văn phòng phải tn theo quy trình nó, bước tuyển dụng để đảm bảo công cho cá nhân tham gia ứng tuyển Đối với văn phòng quan nhu cầu cơng việc q nhiều đòi hỏi số lượng nhân cần phải có bố trí, xếp tuyển dụng thêm nguồn nhân lực vào để đáp ứng nhu cầu công việc hiệu đầu công việc Qua thực tế cho thấy quản trị văn phòng bao gồm tất hoạt động tổ chức, phối hợp, điều hành quản lý thông tin quan đơn vị nhằm đạt mục tiêu định Do cơng việc thường xun phải trao đổi, nghe, nhìn, nói, đọc, viết để từ thu thập, lựa chọn thơng tin có chọn lọc để giúp lãnh đạo đưa định quản lý xác, phù hợp với tình hình thực tế Quy trình tuyển dụng nhân cho quan thực 18 tuân thủ theo quy trình tuyển dụng mà quan cấp quy định tuyển dụng Tuy nhiên, chuẩn bị tuyển dụng nhân cần phải vào u cầu cơng việc, phải phân tích cụ thể công việc quan để từ có phương hướng tuyển dụng cho phù hợp với tình hình thực tế quan Quy trình tuyển dụng bao gồm bước sau: - chuẩn bị tuyển dụng nhân mà quan, tổ chức, văn phòng làm việc - đăng thơng báo tuyển dụng nhân - thu nhận hồ sơ tiến hành nghiên cứu xem xét hồ sơ dự tuyển để xem hồ sơ không đủ tiêu chuẩn thơng báo bị loại bỏ - tổ chức thi xét tuyển - tổ chức chấm thi xét tuyển - đưa định tuyển dụng Qua khảo sát tình hình thực tế văn phòng ln đầu mối quan, cầu nối phận quan với nhau, cạnh trợ giúp cho lãnh đạo cho việc đưa chủ trương, sách để phát triển kinh tế, văn hóa- xã hội quản lý hành địa phương Tuyển dụng nguồn nhân vào quan cơng việc quan trọng, vào tình hình thực tế, nhu cầu cơng việc để có đơn trình lên lãnh đạo quan để xin ý kiến từ hoạch dịnh nguồn nhân cần tuyển dụng Tuyển dụng nhân quan vào quy định chung pháp luật quy trình tuyển dụng nhân vào quan, tổ chức quy định Luật cán bộ, công chức năm 2008 quy định điều kiện tuyển dụng Nghị định số 24/2010/NĐ-CP quy định tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức 2.3.2 Đào tạo phát triển nhân Đào tạo phát triển nhân trình giảng dạy, bồi dưỡng, hướng dẫn nhằm cao trình độ chuyên mơn, tay nghề, trình độ hiểu biết phẩm chất nhân viên quan tổ chức Mỗi quan tổ chức hay văn phòng cụ thể quan cần có đội ngũ nhân viên có trình độ cấp định Khi nhà tuyển dụng nhân tuyển dụng 19 đội ngũ nhân viên vào làm việc cho quan tổ chức mình, muốn họ làm quen với cơng việc nhanh bên nhà tuyển dụng phải xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể cho nhân viên họ làm quen dần với cơng việc mà nhân viên phải làm Căn vào trình đào tạo lại hay bồi dưỡng nhân viên từ biết điểm mạnh, điểm yếu thích nghi nhân viên có thây đổi hay tác động môi trường bên ngồi; từ phát huy hết điểm mạnh nhân viên tìm biện pháp khắc phục điểm yếu cá nhân để có hồn chỉnh công việc hạn chế rủi ro thực mục tiêu tổ chức Hoạt động quan tổ chức diễn thường xuyên liên tục đòi hỏi phận quan tổ chức phải có bố trí, xếp cân đối nguồn nhân đơn vị, tổ chức, phòng ban hợp lý cho tránh có phận số lượng nhân mà đầu cơng việc lại nhiều có phận khác lại khơng có việc để làm Cân đối nguồn nhân cần phải phụ thuộc vào sở vật chất quan tổ chức đó, quan tổ chức có nhiều trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu cầu công việc hàng ngày số lượng nhân Vì ngày với phát triển khoa học cơng nghệ nhiều quan tổ chức khơng ngừng trang bị cho tổ chức thiết bị phục vụ cho nhu cầu công việc có giảm nguồn nhân lực tổ chức góp phần tiết kiệm khoản chi trả lương cho người lao động Bên cạnh trang thiết bị đại cần đến đội ngũ nhân viên phải có trình độ chun mơn, có khả vận hành trang thiết bị q trình làm việc, khơng ngừng đòi hỏi nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên quan tổ chức Qua tình hình thực tế hàng năm, quý, tháng UBND thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng ngắn hạn, mở lớp tập huấn quan CB CC, VC tham gia học hỏi lẫn để góp phần thiết thực vào công việc Khi đội ngũ nhân tuyển dụng quan phải qua trình học hỏi đồng nghiệp có phân cơng lãnh đạo quan cho người thục lĩnh vực hay mảng công việc hướng dẫn cụ 20 thể cho nhân viên để tiếp thu cách làm việc có hiệu sớm thích nghi với mơi trường làm việc quan Đào tạo phát triển nguồn nhân quan khơng có vai trò quan trọng việc phát triển tiềm nguồn nhân lực có mà tạo hội để CB, CC, VC quan phát huy tính sáng tạo cơng việc để hồn thành tốt cơng việc giao Vì vậy, nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm, vai trò quan trọng cơng tác đào tạo phát triển nhân lực quan Nhà quản trị văn phòng mà giúp lãnh đạo quan đào tạo tốt đội ngũ CB, CC quan khơng góp phần giúp cho quan giải cơng việc có hiệu mà nâng cao tinh thần cầu tiến đội ngũ nhân viên quan 2.3.3 Bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân sự xếp nhân có vào vị trí việc làm mà quan tổ chức cần Việc bố trí nhân phải vào quy mơ, cấu tổ chức quan để có phân bổ, xếp nhân vào tùng vị trí phù hợp với yêu cầu công việc Xác định rõ yêu cầu, tính chất cơng việc để tuyển dụng nguồn nhân vào tổ chức việc xếp công việc cho cá nhân thuận tiện khơng có mục tiêu hay tiêu chí cơng việc cụ thể Bố trí nhân có định hướng trước nhà tuyển dụng đăng thông báo tuyển dụng, phía nhà tuyển dụng vào nhu cầu công việc tổ chức để tuyển dụng nguồn lục vào vị trí nào, trình độ, cấp số tiêu chí khác làm việc Việc bố trí nhân có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả, suất lao động tổ chức, trường hợp xếp nhân vị trí, cơng việc đương nhiên hiệu cơng việc đem lại cao, hiệu suất làm việc tốt hơn, doanh thu quan, tổ chức có biến đổi rõ ràng Còn ngược lại bố trí nhân khơng phù hợp voisw nhu cầu cơng việc hiệu công việc không nhu mong muốn, yếu tố gây ảnh hưởng đến phát triển tổ chức Thực tế cho thấy việc bố trí nhân UBND thường vào quy mô tổ chức quan số lượng công việc cụ thể cần thực hàng ngày Dù quan tuyển dụng vào tiêu tuyển 21 dụng mà cấp phân bổ theo tiêu quan tổ chức Như thông thường quan tổ chức thông báo tuyển dụng có sẵn số lượng tiêu cần tuyển dụng chuyên ngành tuyển dụng, cấp có khác biệt với khối doanh nghiệp tiêu chí tuyển dụng hình thức tuyển dụng khát khe hơn; để có vị trí quan hành địa phương phải chảy qua thi tuyển quan tổ chức đồng phối hợp số đơn vị để tổ chức thi tuyển dụng Do việc bố trí nhân quan ln đòi hỏi phải có xếp phù hợp với nhu cầu cơng việc Nhà quản trị văn phòng có vai trò việc xếp nhân cho lãnh đạo quan, giúp lãnh đạo quan giám sát hoạt động văn phòng cầu nối với đơn vị quan Nhà quản trị làm tốt vai trò, trách nhiệm bố trí nhân sự, phân cơng cơng việc cơng việc thực theo quy trình logic với nhau, đầu công việc trôi chảy Khi xếp người, cơng việc tạo cho người thực cơng việc giao có tinh thần trách nhiệm với cơng việc đó, có động lực hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị văn phòng việc tập hợp, đồn kết người quan lại với thúc đẩy người quan hồn thành cơng việc giao Vì nhà quản trị văn phòng quan khảo sát cần phải có lựa chọn, bố trí nhân quan cho tận dụng tối đa chỗ làm việc hiệu làm việc cán quan 2.3.4 Đãi ngộ nhân Trong quản trị nhân đãi ngộ nhân định hăng hái hay không người lao động qua ảnh hưởng tới hiệu công việc, đãi ngộ nhân hình thức nhằm thúc đẩy cho nguồn lực bên tổ chức có tâm huyết với cơng việc, nỗ lực cơng việc khích lệ tinh thần phát huy sáng tạo tổ chức Tùy thuộc vào quan tổ chức mà có hình thức đãi ngộ, chiêu đãi nhân viên khác nhau, việc có sách đãi ngộ phụ thuộc vào lực làm việc nhân viên trình làm việc Nếu người nhân viên ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao thực 22 dự án hay chương trình có khen thưởng thích đáng cho nhân viên để khích lệ thêm tinh thần phấn đấu, cố gắng nhân viên khác tổ chức Đãi ngộ vật chất: thỏa mãn nhu cầu vật chất người lao động tiền lương, tiền thưởng, tiền phúc lợi xã hội, nhu cầu người lao động họ tham gia vào hoạt động hay công việc cụ thể cho tổ chức Trong sống thực tế nhu cầu người ngày cao, nhiều khoản thu chi khác nhau, vấn đề lương thưởng người lao động chủ đề người lao động quan tâm đến Đãi ngộ tinh thần: thể qua việc người lãnh đạo, quản lý quan tâm đến nhu cầu tinh thần người, thỏa nhu cầu như: có niềm vui cơng việc, đam mê với cơng việc, tơn trọng họ có quyền đưa ý kiến, suy nghĩ thân với nhu cầu cơng việc, họ có nhu cầu thăng tiến công việc họ thực tốt công việc thân họ xem sét thăng tiến công việc Không nười lãnh đạo, quản lý thường xuyên quan tâm đến đời sống người lao động, khuyên khích tinh thần họ gặp khó khăn rủi ro xảy với thân gia đình người quản lý ln ủng hộ, đồng tình, q trọng cấp mình, lợi mạnh giúp cho người quản lý thành công việc dùng người Tại quan khảo sát việc đưa hình thức đãi ngộ nhân quan phải tuân theo quy định, nguyên tắc chung luật thi đua khen thưởng Để có hình thức khen thưởng phù hợp với đội ngũ nhân quan, nhà quản trị văn phòng có đóng góp lớn việc giúp lãnh đạo quan giám sát nhân viên quan để từ biết nhân viên xứng đáng khen thưởng nhân viên cần phải kỷ luật Hiện quan tùy thuộc vào mức độ hồn thành cơng việc mà có hình thức kỷ luật, khen thưởng cho đội ngũ CB,CC,VC quan theo số hình thức như: khen thưởng thường xuyên, khen thưởng theo cơng trạng, khen thưởng theo thành tích, khen thưởng đột xuất,… 23 .2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân Trước công việc giao, nhà quản trị cần đánh giá mực, trung thực cơng thành tích mà người nhân viên đạt được, để từ động viên khuyến khích, đồng thời rút tồn yếu trình thực nhiệm vụ rút kinh nghiệm cho thân công việc khác Qua khảo sát thực tế công tác kiểm tra đánh giá lực cán đánhgiá vào mức độ hồn thành cơng việc Lãnh đạo quan vào bảng phân công công việc cụ thể cho nhân viên theo mốc thời gian cụ thể, công việc cụ thể mức độ hồn thành cơng việc để đánh giá Thơng thường có tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc như: hồn thành xuất sắc, xuất sắc, tốt, khơng hồn thành nhiệm vụ để từ phân loại nhân viên hồn thành cơng việc tốt để có hình thức khen thưởng để khuyến khích cán quan, có hình thức kỷ luật với nhân viên khơng hồn thành nhiệm vụ giao để rút kinh nghiệm cho lần sau 24 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Nhà quản trị văn phòng có trình độ chun mơn, lực, sáng tạo, có kỹ bổ trợ có đốn hoạch định nhân đưa định quản lý xác - Nhà quản trị phân tích thực trạng nguồn lực xác định số lượng, chất lượng, trình độ, kỹ năng, lực làm việc, thái độ làm việc phẩm chất khác CB, CC, VC quan - Đánh giá thực công việc qua kế hoạch cụ thể bảng phân cơng nhiệm vụ, từ có biện pháp kịp thời để sửa có sai lệch so với u cầu quan Mơ hình tổ chức quan văn phòng: Việc bố trí cấu tổ chức quan văn phòng theo kiểu truyền thống hầu hết quan hành nước ta tạo không gian làm việc độc lập, môi trường làm việc yên tĩnh cho đội ngũ cán Các phòng, ban thuộc cấu văn phòng bố trí gần tạo thuận lợi cho cán xin ý kiến đạo cấp trên, phối hợp với phận để giải cơng việc Từ tiết kiệm thời gian, tiến độ giải cơng việc nhanh chóng - Tình hình đội ngũ cán chuyên viên: Về đội ngũ cán UBND huyện Đà Bắc tỉnh Hồ Bình đáp ứng yêu cầu chuyên môn công việc hàng ngày Đây cán có kinh nghiệm lâu năm, nhiệt tình trách nhiệm cao công việc Được quan tâm lãnh đạo UBNđ huyện , lãnh đạo Văn phòng UBND, đội ngũ cán thường xuyên cử tham dự lớp tập huấn, khố học chun mơn nghiệp vụ nhằm nâng cao tinh thần học hỏi trao đổi kinh nghiệm cho đội nguc cán quan Do tính chất cơng việc quan chun mơn địa phương nên vấn đề trẻ hố đội ngũ cán hạn chế Tuy nhiên, năm gần tổ chức thi tuyển bổ sung thêm cán trẻ vào quan, cán 25 phân công theo chuyên mơn đào tạo có trao đổi học hỏi kinh nghiệm từ cán trước nên đảm bảo chất lượng đội ngũ cán - Tổ chức lao động khoa học: Trong UBND huyện phân công lao động cán tương đối phù hợp Hầu hết cán đảm nhiệm cơng việc chun mơn, ngồi có phân công kiêm nhiệm thêm số công việc khác - Trang thiết bị phục vụ công tác Văn phòng: phương tiện phục vụ cho q trình làm việc UBND huyện trang bị tương đối đầy đủ, bước ứng dụng thành tựu công nghệ đại Việc sử dụng trang thiết bị đại mặt góp phần nâng cao suất, hiệu làm việc, mặt khác có tác dụng đại hố cơng tác văn phòng, cải thiện điều kiện làm việc cán bộ, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lao động thủ công; đồng thời giảm chi phí nhân lực chi phí khác kèm theo cho quan Bên cạnh việc xây dựng đội cán quan có trình độ chun mơn nghiệp vụ lãnh đạo quan văn phòng cần phải có thêm số phong trao giao lưu, học hỏi với số quan tổ chức khác giúp cho cán tham gia học hỏi trao đổi kinh nghiệm với Từ tùng bước xây dựng đội ngũ cán có trình độ chun mơn tốt Vì vậy, với cương vị nhà quản trị văn phòng( lãnh đạo Văn phòng) quan phải thường xuyên quan tâm đến cơng việc, đời sống, tình trạng cơng việc quan để có biện pháp xây dựng quản lý đội ngũ cán tốt Nhà lãnh đạo văn phòng phải có sách khuyến khích, khích lệ, động viên tinh thần cho đội ngũ cán hoạt động công việc 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm UBND huyện tồn số hạn chế là: Tình hình đội ngũ cán bộ: Một số cán chưa phân công công tác phù hợp với chuyên môn đào tạo nên gây khó khăn cho giải cơng việc Bên cạnh đó, UBND huyện nhiều phòng ban chưa đảm bảo số lượng biên chế, thiếu cán nên lượng công việc cần giải người nhiều gây 26 áp lực lớn Đa số đội ngũ cán quan hoạt động công việc theo hình thức kiêm nghiệm nhiều cơng việc khác nhau, trình độ cấp chưa chun mơn hóa, đặc biệt trình độ tin học ngoại ngữ quan hầu hết chưa đáp ứng nhu cầu công việc, thường xuyên làm việc theo lề lối cũ làm việc lâu năm nên văn gần vào ước lượng cán để soạn thảo 3.1.3 Nguyên nhân Về phía lãnh đạo: nhu cầu cơng việc lãnh đạo thường xun phải cơng tác nên có lỏng lẻo khâu quản lý, giám sát đội ngũ cán quan, chưa đánh giá thực trạng nguồn lực tổ chức quan đánh giá dựa ý kiến chủ quan mà chưa dựa vào thực tế quan - Đội ngũ cán chưa chun mơn hóa đồng quan, số cán quan chưa có tinh thần trách nhiêm với cơng việc giao Bên cạnh việc chấp hành nội quy, quy chế làm việc nhiều cán chưa thật nghiêm túc công việc, thường xuyên làm không làm muộn mà hay sớm lề lối làm việc không khoa học thiếu trách nhiệm với công việc Thái độ làm việc nhiều cán chưa hồn thành tốt nhiệm vụ giao, thường có thái độ ỷ lại cơng việc nên tình trạng cơng việc bị tồn đọng lại nhiều gây ảnh hưởng đến công việc phận khác quan Về môi trường làm việc: môi trường làm việc nguyên nhân ảnh hưởng đến văn hóa làm việc trog quan tổ chức Môi trường làm việc quan phản ánh đến văn hóa, q trình hình thành phát triển quan, phong cách ứng xử, phong cách sinh hoạt, thói quen truyền thống làm ảnh hưởng phần đến lề lối làm việc quan Tất cấu tạo nên sắc riêng biệt cho quan tổ chức gây ảnh hưởng nhiều đến quản lý nhân quan tùy vào hoàn cảnh, điều kiện mà lãnh đạo áp dụng cán quan 27 3.2 Các giải pháp Để khắc phục tồn hạn chế nêu xin đưa số kiến nghị giúp cho UBND huyện Đà Bắc tỉnh Hoà Bình nâng cao chất lượng hiệu công việc 3.2.1 Tổ chức bồi dưỡng cho nguồn nhân - Thường xuyên mở lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác Hành văn phòng, cơng tác nhân quan Các lớp học không nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ, phổ biến quy định Nhà nước, mà góp phần chuẩn hố cơng tác Hành văn phòng công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân quan - Phân công lại nhiệm vụ công tác cho số cán với chuyên môn đào tạo cử học bồi dưỡng thêm nghiệp vụ nhằm phù hợp đáp ứng công việc - Kiện toàn máy cán bộ, hàng năm thi tuyển công chức bổ sung thêm cán có lực đồng thời có sách khuyến khích cán lực khơng đảm bảo nghỉ chế độ - Trong thời kì hội nhập vấn đề liên quan tới liên doanh, liên kết đầu tư với nước ngồi nhiều nên tổ chức lớp học đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ, chuyên viên - Bổ sung thêm trang thiết bị tốt cho cơng tác văn phòng, cơng tác văn thư quan : bổ sung hộp nhựa hộp bìa để thay cho cặp ba dây bảo quản tài liệu tốt hơn, sửa chữa trang bị tủ đựng tài liệu giúp cất giữ tài liệu an tồn - Văn phòng UBND huyện cần sớm tham mưu cho lãnh đạo quan ban hành văn quy định chi tiết khâu nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ quy định cụ thể việc quản lý văn mật - Khuyến khích, động viên cán thực tốt công tác tuyển dụng, bố trí, xếp nguồn nhân quan theo quy định cụ thể Có tránh tình trạng nguồn nhân quan khơng đảm bảo u cầu, trình độ chun mơn, ảnh hưởng đến suất chất lượng hiệu 28 hoạt động quản lý quan - Nhà quản trị văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo quan số chế độ khuyến khích, khen thưởng cá nhân cán có thành tích xuất sắc công việc cán bộ, nhân viên quan có tinh thần hăng hái cơng việc - Hồn thiện mục tiêu nguồn nhân lực sách lương thưởng đãi ngộ nhân - Cải thiện môi trường làm việc thơng qua việc thường xun tổ chức thăm dò ý kiến tạo môi trường làm việc dân chủ công khai, kỷ luật cán bộ, nhân viên vi phạm quy định quan tổ chức 3.2.2 Đưa dự báo nhân cho quan dựa thực tế Dự báo nguồn nhân giúp cho quan để xác định số lượng nhân với chức năng, phẩm chất cần thiết cho công việc tương lai làm sở để bố trí xếp nhân cho phù hợp với cấu tổ chức, tinh giảm tuyển dụng thêm số lượng biên chế vào quan Do việc dự báo nhân cho tổ chức nhà quản trị văn phòng cần phải vào: khối lượng cơng việc, trình độ nhân quan, khả chất lượng nhân viên, tỷ lệ nghỉ hưu chế độ khác, khả tài tiêu biên chế cấp phân bổ Việc tổ chức dự báo nguồn nhân quan đưa dự báo mà không sát với thực tế quan gây tổn thất thời gian chi phí gây hậu nghiêm trọng đến quan Thiếu hay thừa nguồn lực có mặt hạn chế nó, thừa nhân lực gây tăng chi phí chi trả lương, thiếu nhân lực làm ảnh hưởng đến cơng việc tiến độ cơng việc Vì hoạch định tốt giúp cho nhà quản trị văn phòng nắm rõ tình trạng nhân tong quan tổ chức góp phần tránh tình trạng thiếu hay dư thừa nguồn nhân lực 29 KẾT LUẬN Hoạch định nhân lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, đào tạo phát triển, đãi ngộ để giữ người có tài lại quan tổ chức Công tác hoạch định nhân công việc quan trong bát kỳ quan tổ chức Nó giữ vị trí trọng tâm quản trị nguồn nhân lực sở gắn nguồn nhân lực với tổ chức, giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực Hoạch định nhân giúp cho quan tổ chức có nguồn nhân lực đảm bảo số lượng chất lượng, đảm bảo nguồn nhân lực có người thay thế, thuyên chuyển cho nhân viên khác có thay đổi đổi phó với tình bất trắc xảy Công tác hoạch định nhân đảm bảo phát triển hướng tạo thành lợi cạnh tranh cho quan tổ chức Vì nhà quản trị tiến hành hoạch định nhân cần phải tuân thủ theo nguyên tắc khoa học, vào khả năng, quyền lợi quan tổ chức vào pháp luật để đảm bảo cho công việc tiến hành trôi chảy tương lai Qua tiến hành khảo sát công tác hoạch định nhân quan vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân UBND huyện Đà Bắc tỉnh Hoà Bình, giúp tơi có nhìn khái qt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn địa phương Do hạn chế thời gian hiểu biết thân, tơi chưa có nhiều điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Song qua bước đầu hiểu Nội dung công tác hoạch định nhân vai trò nhà quản trị văn phòng quan Trong khoảng thời gian khảo sát ngắn quan giúp cho có nhìn khái qt, khách quan nghề nghiệp có vận dụng lý thuyết với thực tế cơng việc Qua có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vào vốn kiến thức lý luận thân góp phần hiểu thêm mơn học Cuối xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo UBND huyện Đà Bắc tỉnh Hồ Bình, đặc biệt cán Văn phòng UBND huyện tận tình giúp đỡ tơi q trình khảo sát để có hồn thành tập này./ 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật thi đua khen thưởng năm 2003 2.Luật số 22/2008/QH12 luật cán bộ, công chức Nghị định số 65/2014/NĐ-CP quy định chi tiết luật sửa đổi bổ sung số điều luật thi đua khen thưởng năm 2013 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP quy định tuyển dụng, sử dụng quản lý công chức Nghị định số 09/2007/NĐ-CP ngày 15/01/2007 sử đổi bổ sung số điều Nghị định số 117/2003/NĐ-CP tuyển dụng, sử dụng quản lý cán bộ, công chức quan nhà nước Giáo trình quản trị nhân lực, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân 2014 http://dabac.hoabinh.gov.vn/ 31 ... UBND huyện Đà Bắc CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 12 2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định 12 2.2 Tổ chức thiết... xem xét, định - Chỉ đạo kiểm tra việc quản lý hồ sơ, mốc, giới đồ hành tỉnh đơn vị hành huyện CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI UBND HUYỆN ĐÀ BẮC 2.1... khảo sát thực tế cho sinh viên Cũng qua môn học nhận thấy tầm quan trọng nguồn nhân quan tổ chức nên lựa chọn đề tài “ khảo sát, đánh giá vai trò nhà quản trị van phòng hoạch định nhân UBND huyện