NỘI DUNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đóng góp của đề tài 2 5. Lịch sử nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Cấu trúc của đề tài 4 Chương I. LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 5 1.1.1. Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 5 1.1.2. Vai trò của Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 6 1.2. Quản trị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 7 1.2.1. Tổ chức bộ máy nghiệp vụ công tác văn phòng 7 1.2.2. Tổ chức phát triển nguồn nhân lực nghiệp vụ công tác văn phòng 7 1.2.3. Trang thiết bị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 10 1.2.4. Bố trí chỗ làm việc công tác văn phòng: 11 1.2.5. Công nghệ thông tin trong nghiệp vụ công tác văn phòng: 14 1.2.6. Môi trường làm việc trong tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 15 1.2.7. Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 17 Chương II. ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 19 2.1. Đánh giá nghiệp vụ văn phòng 19 2.1.1. Ưu điểm 19 2.1.1.1. Về Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng trong doanh nghiệp 19 2.1.1.2. Về công tác lưu trữ trong công tác văn phòng. 20 2.1.2. Hạn chế 21 2.1.2.1. Về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng trong doanh nghiệp: 21 2.1.2.2. Về công tác lưu trữ trong công tác văn phòng. 21 Chương 3. GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 23 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤKHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NỘI DUNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH

-NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng

Ths Nguyễn Đăng Việt Sinh viên thực hiện: Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A

HÀ NỘI - 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài về “Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác Vănphòng, đánh giá nghiệp vụ một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp”này là công trình nghiên cứu thực sự của tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫncủa giảng viên Ths Lâm Thu Hằng & Ths Nguyễn Đăng Việt

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn nàytrung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào Tất cả nhữngtài liệu tham khảo đều được trích dẫn tác giả

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của tôi!

Người thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoánhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà nước,theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lạinhững thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốcphòng, trật tự an toàn xã hội,… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt nambước sang thời kì phát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ khitiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt nam đã giành được nhữngthành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nước, về trình độcủa mỗi cán bộ viên chức,… nhưng trước những xu thế thách thức của thời đạimới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quanquản lí Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa Do đó, khi các cơ quan, tổ

chức được thành lập, “ Nghiệp vụ công tác Văn phòng” sẽ tất yếu được hình

thành Với mong muốn được học hỏi và bổ sung, đóng góp ý kiến nhằm nâng

cao chất lượng “Nghiệp vụ công tác Văn phòng” dưới sự hướng dẫn của giảng

viên Ths Lâm Thu Hằng & Ths Nguyễn Đăng Việt.

Để hoàn thành đề tài này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tớicác thầy cô giáo đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức môn học

“Quản trị văn phòng doanh nghiệp” cho tôi trong suốt quá trình học tập, rènluyện, nghiên cứu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn Ths Lâm Thu Hằng & Ths Nguyễn Đăng Việt đã tận tình, chu đáo hướng dẫn tôi thực hiện

đề tài này

Xin ghi nhận những góp ý quý báu và nhiệt tình của bạn bè, đồng nghiệp đãkhích lệ tôi trong việc nghiên cứu bài tập lớn

Mặc dù đã tích cực và có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoànchỉnh nhất, song do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học,cũng như hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót nhất định mà bản thân chưa thấy được Tôi rất mong nhận được sự góp

ý, phê bình của quý thầy cô giáo và các bạn để đề tài của tôi được hoàn chỉnhhơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Đóng góp của đề tài 2

5 Lịch sử nghiên cứu 4

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Cấu trúc của đề tài 4

Chương I LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 5

1.1.1 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 5

1.1.2 Vai trò của Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 6

1.2 Quản trị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng 7

1.2.1 Tổ chức bộ máy nghiệp vụ công tác văn phòng 7

1.2.2 Tổ chức phát triển nguồn nhân lực nghiệp vụ công tác văn phòng 7

1.2.3 Trang thiết bị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 10

1.2.4 Bố trí chỗ làm việc công tác văn phòng: 11

1.2.5 Công nghệ thông tin trong nghiệp vụ công tác văn phòng: 14

1.2.6 Môi trường làm việc trong tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 15

1.2.7 Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng: 17

Chương II ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 19

2.1 Đánh giá nghiệp vụ văn phòng 19

2.1.1 Ưu điểm 19

2.1.1.1 Về Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng trong doanh nghiệp 19

2.1.1.2 Về công tác lưu trữ trong công tác văn phòng 20

2.1.2 Hạn chế 21

2.1.2.1 Về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng trong doanh nghiệp: 21

2.1.2.2 Về công tác lưu trữ trong công tác văn phòng 21

Chương 3 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 23

KẾT LUẬN 26

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

PHỤ LỤC 28

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc xây dựng và đổi mới Đất nước hiện nay, vấn đề đào tạođội ngũ tri thức trẻ là một trong những vấn đề được Đảng và Nhà nước ta quantâm hàng đầu Vì vậy, thế hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng bảnthân để xây dựng và phát triển đất nước, sánh vai với các cường quốc trên thếgiới Đặc biệt, trong những năm gần đây Đất nước ta đang thực hiện cải cách nềnhành chính Quốc gia, việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Hành chính Văn phòng

đã đóng góp một phần quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới, pháttriển đất nước Xác định được tầm quan trọng của cán bộ làm công tác Văn phòngtrong các giai đoạn hiện nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện đúngchủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, Trường đã đào tạo, nâng cao trình

độ chuyên môn cán bộ Hành chính Văn phòng,

Có thể khẳng định, công tác văn phòng có vai trò quan trọng đối với tất cảcác lĩnh vực của đời sống xã hội Nó quan trọng bởi theo quy định, những tàiliệu lưu trữ đều là bản gốc, bản chính, có giá trị pháp lý, có tính chất làm bằngchứng lịch sử

Từ những nhận thức trên, cùng với sự tìm hiểu tình hình thực tế tại một sốDoanh nghiệp vừa và nhỏ về “ tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng”, tôi chorằng công tác văn phòng có một vai trò vô cùng quan trọng, là bộ phận khôngthể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, và để nâng cao chấtlượng của công tác văn phòng nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt độngcủa các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấpthiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại Đây cũng chính là lý do

để tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “NỘI DUNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ VĂNPHÒNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂNPHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢIPHÁP”

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

“Tổ chức nghiệp vụ công tác Văn phòng” là tổ chức giúp Cơ quan, đơn vị

tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của Cơ quan, đơn vị theo chươngtrình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị đối với cáchoạt động của Cơ quan, đơn vị

3 Mục tiêu nghiên cứu

3.1 Khái quát sự hình thành và phát triển của “Tổ chức nghiệp vụ côngtác văn phòng” tại Doanh nghiệp

3.2 Thực trạng “Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng” tại Doanhnghiệp

3.3 Giải pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác “Tổ chức nghiệp vụcông tác văn phòng” tại Doanh nghiệp

4 Đóng góp của đề tài

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trương,chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tìnhhình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặctriển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liênquan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quancàng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiềunguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất làthông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biếnthông tin mang tính pháp lý

Nội dung đề tài của tôi tập trung nghiên cứu, phân tích thực trạng “ tổchức nghiệp vụ công tác văn phòng” để thấy điểm đã đạt được và chưa được củacông tác văn phòng, đồng thời tìm ra nguyên nhân của những bất cập, những tồntại của công tác văn phòng Từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện vànâng cao chất lượng của công tác văn phòng để công tác văn phòng này hoạtđộng ngày càng có hiệu quả cao.

Hiệu quả đạt được khi đề tài hoàn thành và đi vào sử dụng: Công tác vănphòng sẽ có những bước tiến mới và đi vào nề nếp:

- Bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chấtlượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác,hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnhhành chính

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của các cơ quan, tổchức Tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh trung thựchoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứngpháp lý của cơ quan

- Làm tốt công tác văn phòng, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đềuđược văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộplưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiếnhành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảoquản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài

về sau

Công trình nghiên cứu này có thể trở thành tài liệu tham khảo của cán bộ,công chức, học sinh, sinh viên

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài tập lớn này tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiêncứu như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu củangười đi trước

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được được tôi vậndụng trong suốt quá trình thực hiện bài tập lớn

- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với cơ quan, đơn vị

và cán bộ phụ trách công tác văn phòng Với phương pháp này tôi có các số liệu

và nhận xét được đưa ra trong bài tập lớn có tính thực tế hơn, đồng thời tôi cũngthu được những thông tin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục, tài liệu tham khảo, đề tài có cấutrúc gồm 3 chương:

Chương 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Chương 2: ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP

Chương 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Chương I

LÍ LUẬN CHUNG VỀ

TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

Tổ chức nghiệm vụ công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đếnnhiều nội dung hoạt động của cơ quan, đơn vị Nó được coi là một chỉnh thểgồm viêc tổ chức, quản lí và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơquan, đơn vị nhằm đạt kết quả mong muốn Công tác này đòi hỏi các hoạtđộng như sắp xếp, bố trí công việc cũng như trang thiết bị làm việc, nguồnnhân lực, các yếu tố vật chất và phi vật chất… nhằm hoàn thành mục tiêu vớikết quả cao nhất Toàn bộ các hoạt động trên góp phần hoàn thiện từng bướccông tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy các mối quan hệ đểgắn kết các bộ phận trong tổ chức thành một thể thống nhất, thực hiện đượcquyết định của lãnh đạo chính xác và kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra Haycông tác văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơi làm việc giấy tờ Chỗ nào

có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc quản lí hành chính đều

có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng

Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiềuquan niệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau:

- Theo nghĩa tĩnh thì “Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng” là toàn bộcác yếu tố vật chất hiện hữu hay các yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầuhoạt động thông tin nhằm để thực hiện mục tiêu của đơn vị Đó là công việccủa công tác văn phòng bao gồm việc sắp xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màusắc,… tất cả cần được quản lí một cách khoa học

- Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầuvào đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị Hay nói cáchkhác, các hoạt động của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng văn bản giấy tờhoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thầnkinh hoặc não bộ cho một cơ quan, đơn vị Từ đó ta nên hiểu công tác quản trị

văn phòng không phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là

xử lí thông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệuquả

Từ khi cách mạng khoa học – công nghệ tiến như vũ bão, giao lưu, hợptác quốc tế được mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ thì công việcgiấy tờ tại cơ quan nói chung và tại văn phòng nói riêng tăng lên nhanh chóng

Để đảm bảo cho công việc giấy tờ được xử lí kịp thời thì lãnh đạo cơ quan cầnquan tâm nhiều hơn tới các yếu tố như trang thiết bị, nhân sự, môi trường hoạtđộng,…

1.1.2 Vai trò của Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quantrọng đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng.Vì vậy nếuvăn phòng được tổ chức và bố trí một cách hợp lí, khoa học, hoạt động của vănphòng được diễn ra nhịp nhàng, nề nếp sẽ mang lại những giá trị thiết thực có

ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn vị nào Với vị trí và vai trò của mìnhvăn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của đơn vị trong việc tham mưu, hoạchđịnh, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi hoạt động đảm bảo có hiệuquả

Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, Tổ chức nghiệp vụ công tác vănphòng gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị đó “Tổ chức nghiệp vụcông tác văn phòng” thực sự là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản

lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố rời rạc thành mộtthể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động Trước hết, Tổ chức nghiệp

vụ công tác văn phòng liên kết những con người, vốn rất tản mạn về nhu cầu

và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho những mục tiêuchung của cơ quan, đơn vị

1.2 Quản trị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng

1.2.1 Tổ chức bộ máy nghiệp vụ công tác văn phòng

Nói về việc nâng cao hiệu quả hoạt động “Tổ chức nghiệp vụ công tácvăn phòng” thì đầu tiên là nói về cách tổ chức bộ máy công tác văn phòng.Cách tổ chức bộ máy văn phòng rất đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ Hơn nữa,một số thói quen hình thành từ thời bao cấp chưa xoá bỏ được hết, làm che lấpcách nhìn khái quát đối với văn phòng Dù tổ chức bộ máy văn phòng xé lẻ ranhiều bộ phận, hay tập trung lại theo một số chức năng dịch vụ thì hệ thống đóvẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi có sự quản lí thống nhất

Việc tổ chức và xây dựng bộ máy văn phòng sao cho phù hợp với xu thếphát triển hiện nay là một điều cần thiết Phải đảm bảo tăng hiệu quả hoạt độngcủa bộ máy văn phòng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đã đề ra, muốn vậyngười lãnh đạo phải biết tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí,tạo được mối quan hệ công tác giữa các đơn vị, bộ phận trong văn phòng cơquan, đơn vị

1.2.2 Tổ chức phát triển nguồn nhân lực nghiệp vụ công tác văn phòng

Toàn bộ lịch sử cũng như kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh một điều làchính con người chứ không phải là thiên nhiên cung cấp một nguồn lực nềntảng Nhân tố then chốt của toàn bộ sự phát triển kinh tế là kết quả của trí óccon người, song không phải tự nhiên mà con người có trí tuệ mà muốn có trítuệ phải kinh qua đào tạo, nhờ vào nền giáo dục Chính do nhận thức được tầmquan trọng có tính quyết định của nền giáo dục đào tạo mà hầu hết các quốcgia trên thế giới đều có chiến lược đào tạo và sử dụng con người để có đượclớp người phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế – xã hội Như vậy mới cóthể làm cho nền kinh tế cất cánh và phát triển vững mạnh Tuy nền kinh tếnước ta rất thấp, nhưng nhờ sự chú ý quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đàotạo của Đảng và Nhà nước cho nên trình độ dân trí của nước ta đã nâng caosánh vai với các cường quốc kinh tế trên thế giới Sự tác động vật chất của conngười vào hiện thực biến đổi của quá trình sản xuất xã hội và cải tạo thế giới

đã phát triển từ thấp đến cao trong các xã hội khác nhau chính là kết quả củaquá trình hoạt động thực tiễn của con người “Con người là kì diệu nhất”, “conngười là vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất cả Trong mỗi cơ quan, đơn vịhay bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tính chất quyết định đó chính là conngười Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan đến những vấn đề lợiích, nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao động sáng tạo Năng lực tiềmtàng trong mỗi con người là vô hạn Nhiệm vụ và tài năng của con người làlàm thế nào để khai thác và phát huy được tiềm năng con người trong hoạtđộng của cơ quan, đơn vị.

Nước ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hướng côngnghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước mà Nghị quyết Trung ương 7 (khoá VII) đãchỉ rõ: “Phần thắng trong cuộc chiến “ai thắng ai” trên thị trường, suy cho đếncùng là do trí tuệ và năng lực sáng tạo của cả dân tộc biết học hỏi một cáchkhôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ của nhân loại, tận dụng lợi thế của nước đi sau.Giải quyết có hiệu quả các vấn đề kinh tế xã hội, công nghệ, môi trường sinhthái” Nó đòi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán bộ có cơ cấu đồng bộ, có chấtlượng bảo đảm chuyển tiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả, cụ thể

là phải đào tạo bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệthông minh, sắc sảo, khả năng nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thậpthông tin và xử lí thông tin tốt, biết nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thờitrước mọi tình huống, nhất là tư duy kinh tế thị trường định hướng XHCN Do

đó, những yếu tố chiến lược bảo đảm cho sự phát triển của một cơ quan, đơn vịchính là trình độ trí tuệ và tri thức của mỗi nhân viên, công nghệ hiện đại vàđặc biệt là những quyết định chính xác, hợp lí và trình độ quản lí của ngườilãnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trí trung tâm của mọi quá trình pháttriển kinh tế xã hội

Đối với “tổ chức nghiệm vụ công tác văn phòng” hiện đại cần phải đượcđào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, luônnăng động để có khả năng gánh vác, điều hành công việc một cách dễ dàng.Mức độ am hiểu và vận dụng của cấp quản trị văn phòng đối với ba loại kĩ

năng: kĩ năng nghiệp vụ – kĩ thuật, kĩ năng giao tiếp – ứng xử, kĩ năng kháiniệm chiến lược phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt cả nămyêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng Sự am hiểu vàvận dụng cả ba loại kĩ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòngcàng triển khai tốt công việc điều hành văn phòng Để làm được điều đó đòihỏi cấp quản trị văn phòng phải thể hiện sự chính chắn, sự thăng bằng và lòng

tự tin trong công việc; phải tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi

ý của cả cấp trên và cấp dưới, không được có thái độ đối với cấp dưới khi họ

có ý kiến; phải nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cábiệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định chính xác các ưu tiên;hoàn thành công việc thông qua sự phối hợp với đồng sự, với người khác;quyết làm công việc tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp; ngoài ra, cấpquản trị văn phòng còn phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; khi làmthì phải làm nhiều công việc hơn mức quy định Do đó cấp quản trị văn phòngphải là người chăm chỉ, nhiệt tình với công việc, là người có óc khôi hài, hoàđồng với ý tưởng của nhân viên, phải kiểm soát được mọi cảm xúc, bởi vì vănphòng được ví như “làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ mọi sự chỉ trích, chê bai.Ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn phải biết tìm tòi, học hỏi những cái mới

để đổi mới phương pháp làm việc cũng như để đáp ứng nhu cầu công việcngày một nhiều hơn Như vậy, để điều hành tốt công tác quản trị văn phòngđòi hỏi cấp quản trị văn phòng thực sự là một nhà quản lí giỏi Có nghĩa là cấpquản trị phải biết tạo đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên với nhau trong vănphòng, cơ quan, đơn vị, xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, cócùng mục tiêu chung và cùng giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu vìquyền lợi chung của mỗi nhân viên và của cơ quan, đơn vị Ngày nay, trongbất kì một cơ quan, đơn vị nào, nếu nhân viên trong cơ quan năng động, cótrách nhiệm, luôn chủ động, linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, đủsức vượt qua các thử thách, đổi thay thì càng thúc đẩy sự gắn bó và sẽ làm cho

cơ quan đơn vị đó mãi tồn tại và phát triển hơn Tuy vậy, cũng có khi cácthành viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng về lợi

ích cục bộ của nhóm hơn là của cả cơ quan Cho nên, chỉ một mình sự gắn bóchưa đủ làm nên một tập thể mạnh Do đó, khi các nhân viên có tinh thần gắn

bó, kỉ cương thì bao giờ cũng có nhiều ý nghĩ sáng tạo hơn từng cá nhân Nhờ

sự gắn bó, năng lực sáng tạo được phát huy Họ tìm ra các giải pháp hay nhấtcho các vấn đề nảy sinh Điều đó cũng giúp cho “ Tổ chức nghiệm vụ vănphòng” nói riêng cũng như lãnh đạo cơ quan, đơn vị nói chung giảm được cáccông việc sự vụ mà dành thời gian tập trung vào các công việc quan trọngkhác

Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệu quảcủa công tác tổ chức văn phòng cần có đội ngũ làm công tác văn phòng năng

nổ, có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn Một điều không kém phầnquan trọng là việc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh Nhưvậy văn phòng mới thực sự phát huy được tính chất và mục đích hoạt động củamình

1.2.3 Trang thiết bị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng:

Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão về kinh tế xã hội cũng như vềcông nghệ thông tin của các nước trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiếnđược phát minh để phục vụ cho đời sống cũng như trong công việc của conngười ngày một nhiều hơn Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiếtkiệm thời gian cho con người mà hiệu quả hoạt động vẫn cao

Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang được sử dụngngày một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc được

dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo Do hầu hết cáccông việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết

bị hiện đại khác, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng như việc mua sắmcác trang thiết bị trong văn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng Ngoài

ra, để giúp cho hoạt động của văn phòng được tốt hơn còn có các thiết bị phụtrợ như: máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại Với một hệ thống cáctrang thiết bị hiện đại như vậy nó sẽ làm cho hiệu quả công việc văn phòng

tăng lên, nhân viên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy có hứng thú, hưng phấn,năng động, linh hoạt hơn trong công việc.

1.2.4 Bố trí chỗ làm việc công tác văn phòng:

Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều nhấtđến hiệu quả của văn phòng Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ cácyêu cầu sau:

- Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu người, yêu cầu rasao

- Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đếnbàn đặt máy vi tính, bàn làm việc

- Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí

- Các quan hệ làm việc, luồng thông tin

- Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc

- Các dịch vụ liên quan

Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theomột cách lí tưởng các quy định kĩ thuật – nghiệp vụ Do đó cấp quản trị vănphòng phải có sự chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối ưumặt bằng chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển,

đi lại, nhất là từ lầu này sang lầu khác Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái;phải tạo cho các nhân viên dễ có tầm quan sát bao quát công việc, gần gũi vớinhau; tạo được sự cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành chovăn phòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm có quan hệ công việc gắn bó chặtchẽ với nhau và điều quan trọng là phải biết quản lí để chi phí lắp đặt và điềuchỉnh ở mức thấp nhất

Hơn nữa, cũng cần nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thuthập thông tin và xử lí thông tin Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thông tinsao cho ăn khớp giữa các khâu, các bước, các giai đoạn; mỗi khâu cần baonhiêu thời gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuốicùng giao nộp lãnh đạo văn phòng sử dụng Đảm bảo các chỗ lưu giữ hồ sơ, tàiliệu tại mỗi khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của

quá trình xử lí Đảm bảo quan hệ cân đối giữa nhu cầu xử lí thông tin với trangthiết bị và nhân lực cần thiết Cân nhắc chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa

sổ, các góc nhà, các cây cột, chỗ đặt các đèn chiếu sáng Khoa học chứng minhđược rằng việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm

mĩ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt căn thẳng và nhất lànăng suất lao động cao Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thấtlạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc Việc sắp xếp phòng làm việccho từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rấtnhiều công sức và thời gian di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổicông việc và như thế sẽ rất phí phạm

Bao giờ cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổicách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất Phải tính đến chỗ làmviệc yên tĩnh cho một số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạtđộng vui chơi giải trí lành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một sốnhân viên vừa kết thúc một công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc

Ngày nay, đối với các nước trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theo lối

cổ điển, tách thành nhiều phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thểđóng kín và khoá lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ

20 năm trở lại đây là sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng

mở Ở nước ta trong vài năm gần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mởcũng đang nhiều lên Nhiều cao ốc được xây dựng để cho thuê làm văn phòng

đã thiết kế các văn phòng lớn, cỡ 60 – 80 m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làmviệc Chỗ đặt văn phòng là một phòng lớn, được ngăn thành nhiều chỗ làmviệc bởi các vách băng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào các khung ôvuông, cao cỡ 2 mét; các vách ngăn có khi được làm bằng kính hay vật liệutrong suốt, có mối lắp ghép Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm váchngăn; không có ngăn riêng hẳn phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lạithuận tiện giữa các ngăn phòng với nhau Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặtbằng mở này có rất nhiều ưu điểm như sau:

- Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, người lao động không phải thíchnghi với không gian trong phòng có tường ngăn mà trái lại, vách ngăn đượcđiều chỉnh cho thích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việc tốtnhất.

- Năng suất: Do bố trí các nhóm lao động có nhiều liên hệ công việc ở sátcạnh nhau, các ngăn phòng không có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làmviệc và luồng thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn

- Tính cơ động: Do không có tường chắn nên dễ bố trí lại các vách ngănkhi cần thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạncông việc đến mức tối thiểu

- Bảo trì: Khi điều chỉnh các bố trí, khỏi cần mắc lại các bóng đèn, quạtgió, máy điều hoà nhiệt độ Cả việc lau chùi, quét dọn các phòng, các váchngăn cũng ít tổn phí, ít công sức hơn

- Vốn đầu tư: Tuy vách tường xây tốn hơn, nhưng 15 năm mới cần bỏ tiền

ra tu sửa Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng được trong 5 năm mới làm lại,nhưng đó cũng là dịp trang trí lại văn phòng với mẫu mã mới hơn

- Tính tập thể: Tạo ra không khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng hơnkiểu cũ, nhân viên các phòng gắn bó với nhau hơn, luồng thông tin khôngchính thức rôm rả, vui vẻ hơn

Tuy nhiên, văn phòng mặt bằng mở cũng có một số nhược điểm Khingười này qua chỗ người kia quan hệ công việc thì dễ làm các đồng nghiệp gần

đó bị ảnh hưởng, độ tập trung cho công việc mình làm giảm đi, nhất là khi cókhách tới liên hệ công việc Mặt bằng mở cũng cản trở công việc của một sốnhóm khi họ cần bàn bạc kín đáo riêng với nhau hoặc khi văn phòng tổ chứcphỏng vấn tuyển dụng Trong trường hợp đó nên nâng vách ngăn lên tới chạmtrần nhà ở một vài phòng nhất định Phòng làm việc của thủ trưởng cấp cao cókhi cũng được gắn với văn phòng mặt bằng mở bằng cách sử dụng các váchchắn bằng kính trong che chắn tận trần nhà, nhưng kiểu che chắn như vậy chỉnên ở mức tối thiểu để khỏi làm hại tới các lợi thế của mặt bằng mở