LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam đang bước vào giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá hiện đại hoá, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại. Để thực hiện được mục tiêu này, còng nh¬ là sự chuyển đổi nÒn kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập nÒn kinh tế thế giới. Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng, Việt Nam đang từng bước tiến hành cải cách nền hành chính trên các lĩnh vực. Đặc biệt là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bé công chức hành chính. Việc đổi mới và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước giữ mét vai trò hết sức quantrọng, nã góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Đây được coi là mét trong những chủ trương lớn của Việt Nam trong công cuộc cải cách nÒn hành chính quốc gia. Để thực hiện tốt chủ trương này chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiệnhoạt động của các bộ phận chức năng đặc biệt là bộ phận văn phòng. Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của mỗi cơ quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơquan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo. Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan cần đựơc quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên cho đến nay, vẫn còn có những nhận thức chưa đầy đủ, thống nhất về vai trò vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ đạo công tác và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan điều hành mọi công việc. Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND các cấp nói chung và văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà nội nói riêng là một vấn đề cơ bản và cấp thiết hiện nay. Xuất phát từ tầm quan trọng của những vấn đề trên và sau 2 tháng thực tập tại cơ quan em đã chọn đề tài Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội” làm tiểu luận của mình. 2. Ý nghĩa khoa học thực tiễn Thông qua bài tiểu luận này một lần nữa khẳng định những lý luận của hoạt động quản lý văn bản hành chính. Đồng thời đề tài liên quan đến khâu nghiệp vụ quản lý văn bản hành chính đến và đi giúp em hiểu rõ hơn về chuyên nghành học của mình đã học và có kiến thực thực tế hơn để phục vụ cho công việc sau này. 3. Mục đích nghiên cứu Các mục đích cơ bản của tiểu luận này là 1. Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động của văn phòng. 2. Đánh giá thực tiễn hoạt động của văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà nội. 4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Do thời gian có hạn nên tiểu luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Đối tượng nghiên cứu của tiểu luận là: những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn bản đi và đến của 5. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu này vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương pháp cụ thể như: so sánh, phân tích, đối chiếu, thống kê... Phương pháp quan sát thực tế 6. Bố cục của tiểu luận Kết cấu của tiểu luận gồm 3 phần Lời mở đầu Phần nội dung: Gồm 3 chương Chương 1: Giới thiệu chung Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản Chương 3: Đánh giá ưu nhược điểm Phần kết luận
Đề bài: Khảo sát đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn quan cụ thể LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam bước vào giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - đại hoá, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta trở thành nước công nghiệp theo hướng đại Để thực mục tiêu này, còng nh chuyển đổi nỊn kinh tế thị trường có quản lý Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa hội nhập nÒn kinh tế giới Trong năm qua lãnh đạo Đảng, Việt Nam bước tiến hành cải cách hành lĩnh vực Đặc biệt cải cách tổ chức máy đội ngũ cán bé cơng chức hành Việc đổi hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động quan hành Nhà nước giữ mét vai trò quantrọng, nã góp phần nâng cao hiệu phục vụ thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội đất nước Đây coi mét chủ trương lớn Việt Nam cơng cải cách nỊn hành quốc gia Để thực tốt chủ trương không ngừng cải tiến hoàn thiệnhoạt động phận chức đặc biệt phận văn phòng Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp cơquan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo Chính việc xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan cần đựơc quan tâm đặc biệt Tuy nhiên nay, có nhận thức chưa đầy đủ, thống vai trò vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng, đạo cơng tác tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan điều hành cơng việc Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá cách đầy đủ thực trạng làm sở đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng UBND cấp nói chung văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà nội nói riêng vấn đề cấp thiết Xuất phát từ tầm quan trọng vấn đề sau tháng thực tập quan em chọn đề tài "Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội” làm tiểu luận Ý nghĩa khoa học thực tiễn Thông qua tiểu luận lần khẳng định lý luận hoạt động quản lý văn hành Đồng thời đề tài liên quan đến khâu nghiệp vụ quản lý văn hành đến giúp em hiểu rõ chuyên nghành học học có kiến thực thực tế để phục vụ cho cơng việc sau Mục đích nghiên cứu Các mục đích tiểu luận Khảo cứu lý luận văn phòng hoạt động văn phòng Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà nội Phạm vi đối tượng nghiên cứu Do thời gian có hạn nên tiểu luận tập trung nghiên cứu hoạt động văn phòng Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Đối tượng nghiên cứu tiểu luận là: lý luận chung thực trạng hoạt động quản lý văn đến Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu vận dụng phương pháp vật biện chứng số phương pháp cụ thể như: so sánh, phân tích, đối chiếu, thống kê - Phương pháp quan sát thực tế Bố cục tiểu luận Kết cấu tiểu luận gồm phần Lời mở đầu Phần nội dung: Gồm chương Chương 1: Giới thiệu chung Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn Chương 3: Đánh giá ưu nhược điểm Phần kết luận CHƯƠNG I – GIỚI THIỆU CHUNG I Giới thiệu chung Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Lịch sử hình thành phát triển Trung tâm tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội Lịch sử hình thành phát tiển Trung tâm Tin học gắn liền với 42 năm truyền thống Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày 25 tháng năm 2002, Cục Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định số 55/QĐLTNN thành lập Trung tâm Tin học, với nhiệm vụ giao đào tạo chuyên ngành Tin học Văn phòng bậc Trung cấp Đến năm 2005, Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương I nâng cấp Thành trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ, Trung tâm Tin học thành lập lại theo Quyết định số 31/QĐ-CĐVTLT ngày tháng 02 năm 2006 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI với nhiệm vụ giao thêm đạo tạo chuyên ngành Tin học bậc Cao đẳng Năm 2008, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI đổi tên thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà trường thành lập Trung tâm Tin học-Ngoại ngữ Ngoài chức năng, nhiệm vụ cụ thể Hiệu trưởng giao, Trung tâm hoạt động theo Quy chế tổ chức hoạt Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học theo Quyết định số 31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 4/6/2007 Ngày 24 tháng năm 2012 Trung tâm Tin học thành lập theo Quyết định 218/QĐ-BNV ngày 24 tháng năm 2012 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở phân tách từ Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ trực thuộc trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, với chức nhiệm vụ tổ chức thực trình đào tạo chuyên sâu bậc Cao đẳng, Đại học ngành Công nghệ thông tin đào tạo Tin học cho ngành toàn Trường Cơ cấu tổ chức nhân Trung tâm 2.1 Lãnh đạo Trung tâm - Phó giám đốc phụ trách: KSC Phạm Phú Tứ - Phó giám đốc: Ths.NCS Nguyễn Thị Thúy Hoa - Phó giám đốc: Ths.NCS Lê Thị Thu Hương - a Các môn trực thuộc Trung tâm Tổ Bộ môn Tin học ứng dụng: Bộ mơn có nhiệm vụ thực theo Điều 15 Quy chế Tổ chức hoạt động Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo định số1016/QĐĐHNV ngày 14/11/2012 Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ mơn có trưởng mơn, Phó trưởng mơn Danh sách giảng viên trung tâm đề nghị, Hiệu trưởng định - Tổ Bộ mơn Hệ thống thơng tin Bộ mơn có nhiệm vụ thực theo Điều 15 Quy chế Tổ chức hoạt động Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo định số1016/QĐ-ĐHNV ngày 14/11/2012 Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ mơn có trưởng mơn, Phó trưởng mơn Danh sách giảng viên trung tâm đề nghị, Hiệu trưởng định - Tổ Bộ mơn Tốn học ứng dụng Bộ mơn có nhiệm vụ thực theo Điều 15 Quy chế Tổ chức hoạt động Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành kèm theo định số1016/QĐĐHNV ngày 14/11/2012 Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ mơn có trưởng mơn, Phó trưởng mơn Danh sách giảng viên trung tâm đề nghị, Hiệu trưởng định - Tổ Quản trị mạng Bảo trì thiết bị tin học Tổ Quản trị mạng bảo trì thiết bị tin học thực chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định số 998/QĐ-ĐHNV ngày 09/12/2012 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà nội quy định chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Tin học - Tổ Quản trị thông tin Tổ Quản trị thông tin thực chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định số 998/QĐ-ĐHNV ngày 09/12/2012 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà nội quy định chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Tin học quy định Trường Vị trí chức Trung tâm Tin học đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức tham mưu giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức thực trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học thấp lĩnh vực công nghệ thông tin ngành nghề khác có liên quan; cơng tác quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin Trường; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Nhiệm vụ quyền hạn 4.1 Thực công tác đào tạo - Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho lớp thuộc Trung tâm quản lý Chủ trì, tổ chức trình đào tạo ngành học giao hoạt động giáo dục khác chương trình, kế hoạch giảng dạy chung Trường; - Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo trình độ, chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng bảo vệ chương trình mở ngành học mới; - Đề xuất thay đổi cấu tổ chức, nhân Trung tâm; - Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình mơn học theo kế hoạch Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập thực nghiệm khoa học; - Chủ trì, tìm kiếm đối tác xây dựng chương trình liên kết đào tạo bậc, hệ đào tạo; - Tổ chức tuyển sinh, đào tạo lớp bồi dưỡng ngắn hạn chuyên môn nghiệp vụ thuộc Trung tâm quản lý theo kế hoạch hàng năm Hiệu trưởng phê duyệt; - Tổ chức thi, quản lý thi kết thi kết thúc học phần cho lớp.Tổ chức bế giảng trao tốt nghiệp, cấp bảng điểm tồn khóa cho sinh viên thuộc Trung tâm quản lý - Quản lý cấp giấy chứng nhận kết học tập sinh viên thuộc Trung tâm Quản lý cấp chứng học phần Trung tâm quản lý Thực việc xét học tiếp sinh viên thuộc Trung tâm quản lý quy định Điều Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy ban hành kèm theo Quyết định số 25/2006/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/6/2006 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; - Chuyển giao kết học tập cho đơn vị liên quan Lập bảng điểm toàn khóa chuyển Phòng Quản lý đào tạo theo quy định Trường; - Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế; - Quản lý viên chức người học thuộc Trung tâm theo phân cấp Hiệu trưởng; - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ, chủ động khai thác dự án hợp tác nước quốc tế; phối hợp với tổ chức khoa học công nghệ, sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh đời sống xã hội; - Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng hoạt động khoa học công nghệ viên chức người học thuộc Trung tâm; - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực cơng tác giáo dục trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung tâm; - Tổ chức đánh giá viên chức người học Trung tâm; tham gia đánh giá cán quản lý cấp trên, cán quản lý ngang cấp theo quy định Trường; 4.2 Thực công nghệ thông tin - Xây dựng triển khai thực kế hoạch năm, ngắn hạn dài hạn phát triển công nghệ thông tin Trường; - Xây dựng văn quy định hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin Trưởng; - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động quản lý, xử lý liệu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị công nghệ thông tin Trường; - Quản lý trang thiết bị công nghệ thông tin Trung tâm; - Các trách nhiệm quyền hạn khác thực theo Quyết định số 31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động trung tâm ngoại ngữ-tin học; 4.3 Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao Ngành đào tạo Trung tâm Tin học đào tạo 01 chuyên ngành Tin học ứng dụng CHƯƠNG II Thực trạng công tác kiểm soát tổ chức thực văn Cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn 2.1 Quy trình quản lý văn 2.1.1 Sơ đồ quy trình Đơn vị chức soạn thảo văn (1) Kiểm tra nội dung văn Tập hợp văn trình ký Kiểm tra thể thức văn (2) (3) (4) VPHV Tr ký Ban Giám đốc (5) 2.1.2 Diễn giải qui trình Bước 1: Chuyên viên văn thư đơn vị giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn thảo văn Bước 2: Thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào văn gốc chịu trách nhiệm nội dung văn (Lãnh đạo đơn vị ký nháy sau chữ cuối nội dung văn bản) Bước 3: Chuyên viên văn thư đơn vị chuyển văn trình ký đến Phòng 116 – nhà Hành (Văn thư Học viện) Bước 4: Chánh/Phó Chánh Văn phòng kiểm tra, ký nháy chịu trách nhiệm thể thức văn Bước 5: Văn thư Học viện trình ký Ban Giám đốc theo lĩnh vực phụ trách Bước 6: Văn Ban Giám đốc ký chuyển Văn thư Học viện , đóng dấu, vào sổ theo dõi, lưu văn gốc (văn có chữ ký) văn lại trả đơn vị để làm thủ tục gửi văn tới đơn vị trong, ngồi Học viện 2.1.3 Phân cơng nhiệm vụ tổ chức kiểm soát thực văn - Cán chuyên môn: quản lý văn liên quan đến chuyên môn đơn vị (quản lý văn hành chính) - Cán văn thư: quản lý văn gốc - Thủ trưởng quan: quản lý văn quan trọng quan (bản chính) Như vậy, trách nhiệm quản lý cá nhân, phận khác 2.2 Quy trình quản lý văn đến 2.2.1 Sơ đồ qui trình Tiếp nhận văn Xử lý văn Vào sổ theo dõi (3) (1) (2) 2.1.2 Diễn giải qui trình Bước 1: Văn thư Học viện chịu trách nhiệm tiếp nhận phân loại văn gửi đến trình Chánh/Phó Chánh Văn phòng Học viện Bước 2: Chánh/Phó Chánh Văn phòng phê duyệt Văn trước chuyển đến đơn vị, cá nhân Bước 3: Văn thư Học viện vào sổ theo dõi, lưu gốc Văn thư Học viện Bước 4: Văn thư Học viện Scan văn đến Chuyển văn tới đơn vị, cá nhân theo phê duyệt Chánh/Phó Chánh Văn phòng đường thư điện tử (E_Mail) (Ghi chú: Văn đến giải ngày, tuyệt đối không để sang ngày hôm sau) 2.2.3 Phân công nhiệm vụ tổ chức kiểm soát thực văn đến Cán chuyên môn: quản lý trực tiếp văn liên quan đến chuyên môn đơn vị (quản lý văn hành chính) - Cán văn thư: khơng quản lý trực tiếp - Thủ trưởng quan: quản lý văn quan trọng, văn mật Như vậy, trách nhiệm quản lý cá nhân, phận khác Việc phân chia nhiệm vụ giúp cá nhân, phận nắm rõ số lượng văn đến quan để thuận tiện cho việc theo dõi, tra tìm cần thiết CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢN TRONG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA TRUNG TÂM TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Đánh giá Ưu điểm 3.1 3.1.1 Việc kiểm sốt tổ chức văn phân cơng rõ ràng cho cá nhâ, phận phù hợp với lực chuyên môn trách nhiệm cá nhân, phận Điều thúc đẩy q trình quản lý thực cơng việc cách nhanh chóng, xác đem lại hiệu cơng việc cao Cơng tác Hành văn phòng hoạt động quan trọng lãnh đạo trọng Bao gồm nghiệp vụ thủ tục hành liên quan đến hoạt động công sở, công tác văn thư lưu trữ Cán văn thư lưu trữ người có trình độ kinh nghiệm cơng việc nên việc tổ chức, quản lý giải văn đi, đến hoàn thành kịp thời đáp ứng cơng việc Mặc dù quan có khối lượng văn nhiều, công tác văn thư lưu trữ hoạt động có hiệu quả, quy trình thực chặt chẽ, đảm bảo nhanh chóng, xác, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu giúp cho máy quan thực tốt nhiệm vụ Cán văn thư thực bước việc quản lý văn đi, đến rõ ràng, tuân thủ theo quy trình quy định 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh mặt đạt công tác kiểm sốt văn có số hanj chế: Phòng làm việc cán cơng chức, viên chức nhỏ gây khó khăn q trình thực cơng việc, Trang thiết bị hạn chế việc đăng ký văn dùng phương pháp truyền thống mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng ký Phần lớn phòng, ban, phận, cán công nhân viên chức chưa lập hồ sơ cơng việc làm, hồ sơ tài liệu tình trạng bó gói chưa chỉnh lý, gây khơng khó khăn cho cơng tác bảo quản, khai thác sử dụng Thực tế công tác quản lý văn đến Trung tâm Tin học thực theo quy định Nhà nước nhiều hạn chế đơn vị, cá nhân gửi văn đến đòi hỏi việc xử lý, giải văn thuộc phạm vi đơn vị cán văn thư lại tìm sổ đăng ký văn đến Như khó khăn khơng nhanh chóng Việc chuyển giao văn đến cán văn thư gửi đến phòng ban lại khơng có sổ đăng ký nhận văn bị văn thư lại phải chịu trách nhiệm 3.2 Các giải pháp, đề xuất để nhằm nâng cap hiệu cơng tác kiểm sốt văn Qua tìm hiểu nhận thấy thực tế cơng tác kiểm sốt van văn thư Trung tâm Tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội, em xin đưa số giải pháp để nâng cao hiệu cơng tác kiểm sốt văn hành văn phòng quan nói chung văn phòng Trung tâm Tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội nói riêng 3.2.1 - - - - - - Đổi công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ: Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai Luật lưu trữ văn quy phạm pháp luật công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho cán bộ, công chức, viên chức, quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, Đồng thời quán triệt thực nghiêm túc quy định pháp luật, cơng tác bảo vệ bí mật Nhà nước Rà soát sửa đổi, bổ sung ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ Danh mục hồ sơ, tài liệu hành; Danh mục tài liệu nộp lưu hồ sơ tài liệu mật quan, đơn vị theo quy định hành Nhà nước Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực quy định công tác văn thư lưu trữ như: Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình quản lý văn đi, đến; việc quản lý sử dụng dấu; công tác nộp hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; việc xác định giá trị thời hạn bảo quản tài liệu; công tác bảo quản an tồn tài liệu; cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Đồng thời xử lý nghiêm cá nhân, tổ chức cố tình vi phạm khơng thực nghiêm túc quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Việc bố trí phân cơng cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định Trường hợp cán kiêm nhiệm, người làm cơng tác văn thư, lưu trữ có chun nghành khác phải cử tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật Sắp xếp, bố trí phòng, kho, tủ mua sắm trang thiết bị để phục vụ cho công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan quy định; bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ Cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật văn thư lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế - - - Hồn thiện tổ chức, nhân lực thực công tác quản lý nhà nước văn thư lưu trữ; đổi phương pháp quản lý, nâng cao lực hiệu quản lý; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư lưu trữ cách thức phù hợp, đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng cấp Tăng cường phối hợp cấp ngành, địa phương, quan tổ chức công tác kiểm soát văn bản; Đẩy mạnh việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc để tài liệu đưa vào lưu trữ đầy đủ, khoa học; Các quan, đơn vị xếp lại biên chế cán phụ trách văn thư, có trình độ cơng nghệ thông tin để quản trị hệ thống, sở liệu lưu trữ điện tử quan, đơn vị theo vị trí việc làm đảm bảo tiêu chuẩn nghạch công chức, viên chức theo quy định Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 nghành lưu trữ Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số nghạch tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn nghạch công chức chuyên nghành văn thư Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Về tổ chức Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ huyện theo quy đinh Thông tư số 02/2010/TT/BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp - Về biên chế: Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ theo nghạch bậc, chuyên nghành đào tạo; điều động, bố trí cơng chức văn phòng – Thống kê văn phòng Trung tâm tin chuyên nghành để kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ - Về đào tạo, bồi dưỡng: Tổ chức tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán chuyên trách kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ - Về chế độ, sách: Thực chế độ tiền lương chế độ phụ cấp cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Đảm bảo việc thực chế độ 3.2.2 a) b) 3.2.3 phụ cấp độc hại công chức, viên chức phụ trách lưu trữ theo quy định hành - Việc hướng dẫn, kiểm tra công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định hành Xây dựng, ban hành tổ chức thực văn công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng, ban hành văn Căn Luật Lưu trữ, văn quy phạm pháp luật văn đạo Bộ Nội vụ, văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước, văn phòng Trung tâm tin tiếp tục rà sốt, sửa đổi, bổ sung ban hành văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hành như: Ban hành, sửa đổi, bổ sung quy chế công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức thực văn - Tổ chức thực Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư, lưu trữ - Triển khai tổ chức thực nghiêm túc khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Luật Lưu trữ văn - Rà soát hồ sơ, tài liệu đủ điều kiện noopk vào lưu trữ lịch sử thực thủ tục thu, nộp theo quy định - Bố trí kinh phí thực hoạt động công tác văn thư, lưu trữ; phổ biến, triển khai văn công tác văn thư, lưu trữ; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; đầu tư cải tạo, nâng cấp hệ thống kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu; chỉnh lý tồn đọng tài liệu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Công tác kiểm tra, hướng dẫn hoạt động văn thư, lưu trữ Việc tuyên truyền, phổ biến văn quản lý, đạo Nhà nước; việc triển khai văn quy phạm pháp luật câc văn hướng dẫn nghiệp vụ quan cấp như: Luật Lưu trữ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Quyết định số 3662/QĐ-BNV ngày 13/10/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn triển khai áp dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV; Thông tư số 07/2012 ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 3.2.4 3.2.5 quan; Thông tư sô 04/2013/ TT-BNV ngày 16/04/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan tổ chức Việc thực quy định pháp luật, văn đạo cấp trưởng đơn vị, quan trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư lưu trữ - Ứng dụng phần mềm eOffice vào quan lý văn đi, đến Thực chế độ thông tin công tác văn thư lưu trữ Các quan đơn vị trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà nội bố trí kinh phí thực cơng tác văn thư lưu trữ theo quy định điều 39, Luật Lưu trữ - Trên số biện pháp nhằm nâng cao cơng tác kiểm sốt cơng tác văn thư lưu trữ mà Trung tâm tin Trường Đại học Nội vụ Hà nội cần trọng thực để đảm bảo cho q trình thực cơng việc diễn nhanh chóng, xác đạt hiệu cao ... thiết CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢN TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA TRUNG TÂM TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Đánh giá Ưu điểm 3.1... kiểm soát tổ chức thực văn Cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn 2.1 Quy trình quản lý văn 2.1.1 Sơ đồ quy trình Đơn vị chức soạn thảo văn (1) Kiểm tra nội dung văn Tập hợp văn trình ký Kiểm tra thể. .. thấy thực tế cơng tác kiểm soát van văn thư Trung tâm Tin học Trường Đại học Nội vụ Hà nội, em xin đưa số giải pháp để nâng cao hiệu cơng tác kiểm sốt văn hành văn phòng quan nói chung văn phòng