MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Lịch sử nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 4 1. Vị trí, chức năng 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 3. Cơ cấu tổ chức, biên chế 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 8 2.1. Khái niệm 8 2.2. Vai trò của công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan 8 2.3. Thực tiễn công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của Văn phòng 9 2.3.1. Hệ thống các văn bản triển khai công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của văn phòng. 9 2.3.2.Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Lộc Bình 10 2.3.3. Quá trình kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực hiện các văn bản 16 2.3.4. Kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ của các đơn vị, cán bộ chuyên môn trong cơ quan 16 2.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.3.6. Công tác nộp lưu, phân loại và quản lý tài liệu 17 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN 18 3.1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác kiểm soát, tổ chức thực hiện các văn bản trong văn phòng của cơ quan 18 3.1.1. Quản lý văn bản đi 18 3.1.2. Quản lý văn bản đến 19 3.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu 19 3.1.4. Công tác kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ, công tác nộp lưu, phân loại tài liệu của các đơn vị cán bộ chuyên môn trong cơ quan. 20 3.2. Nguyên nhân của hoạt động kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan 20 3.2.1. Nguyên nhân chủ quan 20 3.2.2. Nguyên nhân khách quan 21 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 22 4.1. Giải pháp 22 4.1.1. Giải pháp ngắn hạn 22 4.1.2. Giải pháp dài hạn 22 4.2. Khuyến nghị 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .2 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH Vị trí, chức Nhiệm vụ, quyền hạn .4 Cơ cấu tổ chức, biên chế CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 2.1 Khái niệm .8 2.2 Vai trị cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn quan .8 2.3 Thực tiễn cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn Văn phòng 2.3.1 Hệ thống văn triển khai cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn văn phòng 2.3.2.Tình hình quản lý văn Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình 10 2.3.3 Quá trình kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực văn 16 2.3.4 Kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ đơn vị, cán chuyên môn quan .16 2.3.5 Quản lý sử dụng dấu 17 2.3.6 Công tác nộp lưu, phân loại quản lý tài liệu .17 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN 18 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác kiểm sốt, tổ chức thực văn văn phòng quan 18 3.1.1 Quản lý văn 18 3.1.2 Quản lý văn đến 19 3.1.3 Quản lý sử dụng dấu 19 3.1.4 Công tác kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ, công tác nộp lưu, phân loại tài liệu đơn vị cán chuyên môn quan 20 3.2 Nguyên nhân hoạt động kiểm soát tổ chức thực văn quan 20 3.2.1 Nguyên nhân chủ quan 20 3.2.2 Nguyên nhân khách quan 21 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH 22 4.1 Giải pháp 22 4.1.1 Giải pháp ngắn hạn 22 4.1.2 Giải pháp dài hạn .22 4.2 Khuyến nghị .23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .26 PHỤ LỤC PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt HĐND UBND Nguyên nghĩa Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân LỜI MỞ ĐẦU Hiện Đảng Nhà nước ta đẩy mạnh cơng cải cách hành chính, đẩy mạnh cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước kiện tồn máy vững mạnh Vai trị cơng tác Văn phịng giữ vai trị quan trọng, mắt xích khơng thể thiếu quan nhà nước.Văn phịng đảm bảo quản lý hành thơng qua văn bản, tài liệu Là quan chuyên môn, phận giúp việc HĐND UBND.Thực chức tham mưu giúp Thường trực HĐND UBND soạn thảo ban hành văn cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình cần thiết Xác định tính cấp thiết vấn đề em chọn đề tài “Khảo sát đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phịng cơng tác kiểm soát tổ chức thực văn Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình” 1 Lý chọn đề tài Hiện hoạt động quan nhà nước vấn đề kiểm soát tố chức thực văn vấn đề quan trọng Nếu công tác kiểm sốt thực văn tốt góp phần đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống vấn đề giải công việc quan Nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát tổ chức thực văn văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình phương diện lý luận thực tiễn - Phạm vi nghiên cứu + Khơng gian: Cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn Văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình + Thời gian: Khảo sát thực tế quan từ ngày 20/4 – 25/5/2015 Lịch sử nghiên cứu Trước có đề tài nghiên cứu nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, họ đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác tham mưu văn phịng chưa sâu vào cơng tác tổ chức kiểm soát thực văn quan để nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Do viết kế thừa đưa điềm nâng cao hoạt động văn phòng Mục tiêu nghiên cứu Khảo sát thực tiễn cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn Văn phịng UBND huyện Lộc Bình; phân tích kết đạt được, mặt cịn tồn bất cập Từ kết khảo sát thực tế đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng kiểm sốt tổ chức thực văn phục vụ công tác quản lý, điều hành giai đoạn Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát thực tiễn - Phương pháp phân tích - Phương pháp thu thập tài liệu từ quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận tiểu luận chia thành chương: Chương 1: Khảo sát hoạt động văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình Chương 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn Văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình Chương 3: Đánh giá thực trạng hoạt động văn phịng cơng tác kiểm soát tổ chức thực văn quan Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH Vị trí, chức Văn phịng HĐND UBND huyện quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức tham mưu, tổng hợp cho HĐND UBND hoạt động HĐND UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành ,cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND UBND, quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Đối với đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng HĐND UBND tham mưu, giúp UBND thực chức quản lý Nhà nước công tác dân tộc Văn phịng HĐND UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện; đồng thời, chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng UBND tỉnh Nhiệm vụ, quyền hạn * Đối với chức quan chuyên môn UBND: - Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, quý, sáu tháng, năm UBND huyện Đơn đốc, kiểm tra phịng ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND Chủ tịch UBND cấp huyện sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn theo quy định pháp luật; - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật; - Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng HĐND UBND; - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đơn đốc phịng, ban chun mơn, UBND cấp xã soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách; - Giúp UBND Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, đoàn thể nhân dân cấp huyện quan, tổ chức trung ương, tỉnh đóng địa bàn địa phương - Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị UBND huyện, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp UBND huyện phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn - Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách Hành Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng; - Giải khiếu nại, tố cáo, thực cơng tác phịng chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phịng; - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện, đảm bảo điều kiện hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện, tổ chức có liên quan theo quy định UBND huyện - Thực nhiệm vụ khác UBND Chủ tịch UBND huyện giao * Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND Đại biểu HĐND huyện, Văn phịng có nhiệm vụ sau đây: - Tham mưu, xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND; tổ chức phục vụ việc thực chương trình, kế hoạch phê duyệt; - Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung HĐND, điều hòa, phối hợp hoạt động Ban HĐND, đảm bảo việc thực quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND, nội quy kỳ họp HĐND, giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ Đại biểu đại biểu HĐND phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND hoạt động đối ngoại; - Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức kỳ họp phục vụ HĐND, họp Thường trực HĐND Ban HĐND, đôn đốc quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, họp Thường trực HĐND Ban HĐND; - Giúp Thường trực HĐND, Ban HĐND xây dựng báo cáo công tác, phục vụ Ban HĐND để thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị HĐND, giúp Thường trực HĐND hoàn thiện Nghị HĐND; - Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND đại biểu HĐND tiếp công dân, tiếp nhận xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo, theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; - Phối hợp với quan,tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri, giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri gửi quan có trách nhiệm xem xét giải quyết; - Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, Pháp lệnh văn khác theo yêu cầu Thường trực HĐND thành phố; - Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND giữ mối liên hệ công tác với quan tỉnh huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quan, tổ chức, đoàn thể địa phương; - Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động HĐND; - Bảo đảm sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, cơng tác hành chính, lễ tân điều kiện hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND, tổ đại biểu HĐND đại biểu HĐND, phục vụ HĐND thực chế độ, sách đại biểu HĐND; - Thực nhiệm vụ khác HĐND giao soạn thảo theo mẫu có mẫu, yêu cầu thể thức trình bày theo quy định Nhà nước Sau soạn xong trình bày văn cho thủ trưởng trực tiếp xem xét kiểm tra Bước 2: Kiểm tra thể thức Đối với văn lãnh đạo UBND huyện phê duyệt trưởng phịng chun mơn trực tiếp kiểm tra ký nháy vào văn bản, văn có phê duyệt trưởng phịng chun mơn phó trưởng phịng chun mơn phụ trách người kiểm tra ký nháy văn Trưởng phòng chuyên mơn người phụ trách phân cơng có trách nhiệm kiểm tra thể thức nội dung văn chuyên viên chuyển đến Đối với văn đạt yêu cầu, người kiểm tra ký nháy vào chỗ nơi nhận văn trình bày người có thẩm quyền xem xét ký phê duyệt Đối với văn không phù hợp với thể thức văn cần phải sửa đổi nội dung, người kiểm tra cho ý kiến vào văn dự thảo trả lại chuyên viên đơn vị soạn thảo Người kiểm tra ký nháy vào văn bản, đồng thời phải chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn Trong số văn theo yêu cầu phải có kiểm tra phòng tư pháp Bước 3: Duyệt, ký Văn sau kiểm tra có xác nhận người kiểm tra, chuyên viên tổng hợp hồ sơ trình người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt văn Văn hồ sơ kèm theo có, trình người có thẩm quyền phê duyệt Người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt văn Bước 4: Đăng ký làm thủ tục ban hành Cán văn thư có trách nhiệm lấy số, đóng dấu UBND huyện, chuyển cho phịng/ban/đơn vị có nhiệm vụ ban hành văn lưu hồ sơ Văn thư vào số văn không tên loại theo BM.VP.02.04 (nếu văn khơng tên loại) văn có tên loại theo BM.VP.02.05 (nếu văn có tên lọai) nhân theo số lượng yêu cầu sử dụng Hồn thiện thủ tục hành Bước 5: Gửi văn 14 Sau lấy số đóng dấu, chuyên viên phụ trách có trách nhiệm gửi văn cho đơn vị liên quan gửi cho khách hàng Người gửi có trách nhiệm quản lý chuyển văn địa chỉ, xác, nhanh chóng Đúng thời gian quy định Bước 6: Lưu hồ sơ Văn thư có trách nhiệm lưu lại gốc văn Khi văn chưa ban hành thức, đơn vị khơng cung cấp thơng tin cho đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm soạn thảo văn Cán đơn vị có trách nhiệm quản lý giữ gìn hồ sơ tài liệu q trình xử lý cơng việc Phụ lục 03: Sơ đồ quy trình quản lý văn c Phát hành văn Bộ phận văn thư vào số văn lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo văn phòng phê duyệt, kiểm tra lại thể thức tệp văn đính kèm Chương trình Eoffice; nhân phát hành đến nơi nhận, lưu văn bản, thực quy định hành công tác văn thư lưu trữ Các văn có nơi nhận nội quan gửi giấy trực tiếp xử lý công việc lưu văn thư; Lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo Văn phịng, quan chun mơn, đơn vị nghiệp có liên quan cịn lại, văn thư có trách nhiệm gửi văn qua chương trình Eoffice mà không gửi giấy Đối với việc lục văn đến: Văn thư trình lãnh đạo văn phịng xử lý việc lục gửi nơi nhận để biết, lãnh đạo văn phòng xem xét, cho ý kiến chuyển trực tiếp đến văn thư Eoffice để thực việc vào sổ, phận đánh máy thực thủ tục in trực tiếp trình lãnh đạo ký, nhân đủ số lượng sao, chuyển văn thư phát hành Các loại văn phải lục, in gửi quan chưa sử dụng phần mềm Eoffice lưu văn thư; lãnh đạo UBND, lãnh đạo chuyên viên văn phịng, quan chun mơn gửi Eoffice 15 2.3.3 Quá trình kiểm tra, giám sát việc tổ chức thực văn - Các văn quan soạn thảo thực theo chức năng, nhiệm vụ giao - Tiến độ thực tương đối nhanh nhiều hạn chế 2.3.4 Kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ đơn vị, cán chuyên môn quan Lập hồ sơ hành quan, đơn vị Lập hồ sơ việc tập hợp xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Lập hồ sơ tốt gíup cho quan: quản lý chặt chẽ văn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; tạo thuận lợi cho tra tìm văn bản; đảm bảo thơng tin bí mật văn bản; giúp cho cán chuyên môn quản lý theo dõi công việc mà giao; tạo thuận lợi cho cơng tác lưu trữ quan Nội dung việc lập hồ sơ: a Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ HĐND, UBND huyện, quan, đơn vị nghiệp trực thuộc nộp lưu vào Lưu trữ huyện thực tế công việc giao cán bộ, cơng chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b Thu thập văn đưa vào hồ sơ Cán bô, chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm, tính chất khác văn để lựa chọn cách xếp cho thích hợp c Kết thúc biên mục hồ sơ Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn 16 bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với văn có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Vai trò: Hồ sơ lập phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh trình tự diễn biến việc, trình tự giải cơng việc Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng 2.3.5 Quản lý sử dụng dấu a Các loại dấu: dấu quan, tổ chức dấu đơn vị trực thuộc quan (nếu có); ngồi cịn có dấu mức độ khẩn, mức độ mật, dấu đến; dấu chức danh cán bộ; dấu họ tên người có thẩm quyền ký văn bản; dấu tổ chức Đảng đoàn thể quan b Quản lý sử dụng dấu Trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu Mỗi quan sử dụng dấu Con dấu quan phải bảo quản trụ sở quan giao cho cán văn thư có trách nhiệm trình độ chun mơn giữ đóng dấu c Đóng dấu Việc đóng dấu văn đi, đến thực theo văn hành quan cấp Có thể thấy cơng tác quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc theo quy định nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu, khơng để xảy tình trạng mất, thất lạc sử dụng dấu khơng mục đích 2.3.6 Công tác nộp lưu, phân loại quản lý tài liệu Thực tốt cịn tình trạng tài liệu để đống chưa xếp vào giá chưa phân loại hết tài liệu 17 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác kiểm soát, tổ chức thực văn văn phòng quan Trong thời gian thực tế quan, em tiếp xúc với công việc văn phòng, với văn bản, giấy tờ Do cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn có làm tốt chất lượng cơng tác văn phòng nâng cao, tạo điều kiện phục vụ cho quan Qua thực tế giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm, vận dụng kiến thức học vào công việc Đồng thời thấy khó khăn hạn chế cơng việc tích lũy kinh nghiệm cho thân 3.1.1 Quản lý văn 3.1.1.1 Ưu điểm: Công tác kiểm tra thể thức , kỹ thuật trình bày văn quan thực tốt Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Việc ghi ngày, tháng , năm văn thực theo quy định pháp luật hành Công tác đăng ký văn thực phần mềm Eoffice quan,văn thực nhanh chóng, chuyển tải đầy đủ thơng tin Đáp ứng nhu cầu công việc đặt lãnh đạo quan, thực tiến độ công việc 3.1.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm số hạn chế sau: Khi điện văn không chuyển giao kịp thời, làm dán đoạn công việc Những công việc quan trọng quan bị ảnh hưởng phần mềm Nhiều cịn tình trạng mạng, hoạt động chuyển giao văn không thực Máy hỏng làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Cán cịn tình trạng thụ động ỷ lại vào phần mềm Nhiều văn cịn tình trạng chèn số, dẫn tới thời gian, hiệu công việc chưa cao 18 3.1.2 Quản lý văn đến 3.1.2.1 Ưu điểm Việc tiếp nhận văn cán văn thư thực theo trình tự, khơng để xảy tình trạng bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì Văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn Văn gửi đích danh cho lãnh đạo quan chuyển giao cho lãnh đạo với quy định Việc bóc bì, phân loại, đóng dấu “Đến” ghi số ngày đến thực theo quy định Đăng ký văn đến thực phần mềm Eoffice nên công việc thực nhanh chóng Giấy mời ưu tiên xử lý trước; đơn thư người dân không cần Scan; văn mật đảm bảo bí mật 3.1.2.2 Nhược điểm Vẫn cịn tình trạng văn đến xếp đống, nhiều chưa giải hết buổi Chuyên viên thực công tác quản trị mạng văn phòng điện tử Eoffice thiếu Việc phối hợp thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cịn tình trạng mạng kém, bị lỗi ảnh hường đến chất lượng hiệu tiến độ công việc Công tác theo dõi, kiểm tra, đôn đốc quan, phòng ban, đơn vị xã, thị trấn việc tổ chức, triển khai thực nội dung công việc, kết luận UBND tỉnh, UBND huyện chưa đảm bảo kịp thời; công tác đôn đốc đơn vị giải đơn thư công dân chưa thực liệt 3.1.3 Quản lý sử dụng dấu 3.1.3.1 Ưu điểm Công tác quản lý sử dụng dấu thực tốt Có tủ đựng dấu riêng, văn khơng có tình trạng đóng dấu khống chưa có nội dung, chữ ký người có thẩm Đóng dấu đi, đến thực nhanh chóng 3.1.3.2 Nhược điểm Vẫn cịn tình trạng văn tồn đọng chưa đóng dấu hết Nhiều văn thư bận cho mượn dấu để nhân viên phịng tự đóng (mặc dù 19 đầy đủ nội dung, chữ ký người có thẩm quyền) Nhiều văn đến đóng dấu nhầm HĐND UBND 3.1.4 Công tác kiểm tra, giám sát công tác lập hồ sơ, công tác nộp lưu, phân loại tài liệu đơn vị cán chuyên môn quan 3.1.4.1 Ưu điểm Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành chức năng, nhiệm vụ quy định nhà nước Là hành lang pháp lý để cán bộ, công chức, viên chức thực quy định Công tác lập hồ sơ thực tốt Hệ thống kho lưu trữ quan rộng, đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu quan Công tác thu thập chỉnh lý tài liệu thực tốt, có phịng kho bảo quản Việc hủy tài liệu hết giá trị, trùng thừa thực theo quy định nhà nước 3.1.4.2 Nhược điểm Cơng tác tham mưu cịn hạn chế, nhiều định chưa đưa kịp thời dẫn tới hiệu công việc chưa cao Tài liệu nộp lưu vào quan nhiều xếp chưa khoa học, cần tìm tốn nhiều thời gian Tài liệu bảo quản kho tốt sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu nên cịn tình trạng tài liệu hư hỏng tác nhân từ môi trường 3.2 Nguyên nhân hoạt động kiểm soát tổ chức thực văn quan 3.2.1 Nguyên nhân chủ quan - Về phía cán bộ, cơng chức + Đội ngũ cán làm cơng tác văn thư cịn hạn chế; chưa có phối hợp công việc chặt chẽ phận với Phong cách làm việc theo kiểu truyền thống: khơng chịu tiếp thu mới, có tính ỷ lại, phần e ngại Một phần thay đổi ảnh hưởng đến địa vị cá nhân quan + Một phần lực, trình độ cịn hạn chế để thay đổi vấn đề sớm chiều Do không đào tạo chun mơn cịn tình trạng làm việc trái ngành, trái nghề tạo xáo trộn công việc 20 hiệu hoạt động văn phịng khơng cao Đơi thực cơng việc xong mặt chất lượng thấp 3.2.2 Nguyên nhân khách quan - Quyết định, thị đưa xuống chậm thiếu công tác tham mưu, tổng hợp - Mơi trường làm việc cịn nhiều áp lực, khối lượng cơng việc nhiều Cơ sở vật chất cịn thiếu, chưa đồng cũ dẫn đến hiệu cơng việc thấp - Các sách tiền lương, phúc lợi - Vị trí cơng việc chưa thật hấp dẫn đội ngũ cán bộ, công chức - Mối quan hệ với đồng nghiệp, cấp 21 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN LỘC BÌNH Để phát huy hiệu hoạt động văn phịng cơng tác kiểm sốt, thực văn em xin đề xuất số giải pháp sau: 4.1 Giải pháp 4.1.1 Giải pháp ngắn hạn Cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư; Thơng tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Bố trí nhân làm cơng tác văn thư, lưu trữ đáp ứng công việc quan Cán cần có phối hợp cơng việc khâu kiểm tra thể thức trước làm thủ tục phát hành Tiến hành kiểm tra, kiểm soát văn nhằm loại bỏ văn bản, quy định chồng chéo khơng cịn phù hợp Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Thực nghiêm quy chế làm việc quan theo quy định, quy trình tiếp nhận, xử lý ban hành văn để tăng cường kỷ luật hành hoạt động quan, nâng cao chất lượng công tác xử lý, ban hành văn 4.1.2 Giải pháp dài hạn Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm cơng tác văn thư phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp 22 Bố trí kinh phí, đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động văn phịng, cho cơng tác văn thư, lưu trữ Luôn nâng cao phát huy tinh thần tự học, tự nghiên cứu từ tài liệu, hệ thống văn quản lý có liên quan từ thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ công tác, khả khai thác thông tin từ Internet để thực tốt công tác giao Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư chun trách Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Tăng cường cơng tác giáo dục trị tư tưởng, nâng cao ý thức chấp hành chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước đến cán bộ, công chức nhân viên Văn phòng Đẩy mạnh việc thực vận động “Học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh” Đặc biệt việc học tập làm theo lời dạy Bác công tác Văn phịng Cần có chế tạo điều kiện cho cán bộ, cơng chức học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý nhà nước, chun mơn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ tình hình mới.Thực tốt cơng tác thi đua khen thưởng quan để công tác thi đua khen thưởng thực động lực trình thực nhiệm vụ cán bộ, công chức Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phịng, thực việc chuyển văn bản, thơng tin Thường trực HĐND UBND huyện đến phịng, ban, đơn vị quan trang thơng tin điện tử Huyện Duy trì phát triển trang thông tin điện tử huyện đạt hiệu 4.2 Khuyến nghị Để nâng cao hiểu công tác tổ chức kiểm soát thực văn để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng em xin đề xuất số khuyến nghị Văn phịng UBND huyện Lộc Bình sau: Kiện tồn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ quan Nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ cán bộ, cơng chức làm cơng tác quản lý kiểm sốt hoạt động văn văn phòng 23 Đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo, quản lý văn đi, đến quan Bố trí, xếp tổ chức khoa học nơi làm việc Lưu trữ, tập trung giấy tờ theo hướng đại hóa Xây dựng thêm hệ thống phần mềm phục vụ công tác soạn thảo, quản lý văn đi, đến quan, đáp ứng yêu cầu công việc 24 KẾT LUẬN Cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn có làm tốt hiệu hoạt dộng văn phòng nâng cao.Văn phòng phận đảm nhận nhiều nhiệm vụ, làm việc với nhiều văn bản, tài liệu mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu việc truyền đạt thơng tin quyền địa phương mặt đời sống xã hội Tuy nhiên cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn cịn số hạn chế khơng gây hậu nghiêm trọng có biện pháp phát kịp thời Trong tiểu luận em tập trung vào cơng tác kiểm sốt, thực văn nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phịng HĐND UBND huyện Lộc Bình nên phạm vi đối tượng nghiên cứu chủ yếu hoạt động văn phịng Qua đánh giá cơng tác, tiểu luận đề xuất số ý kiến góp phần nâng cao hiệu hoạt động cơng tác kiểm soát, tổ chức thực văn quan ban hành Song giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Mà văn quan nhà nước ban hành chủ yếu phục vụ cho lợi ích đáng người dân Do đó, Văn phịng nói riêng UBND huyện Lộc Bình nói chung mà cán cơng chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thơng qua việc kiểm sốt, tổ chức thực văn Chỉ có đâu cán cơng chức lịng tâm thực cải cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng thực văn nội dung quan trọng cải cách hành 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quy trình quản lý văn đi, đến UBND huyện Lộc Bình; Quyết định số 06/QĐ-VP ngày 14/01/2015 việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình; Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 26 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Lộc Bình Chánh văn phịng Phó chánh văn phịng Bộ phận kế toán Bộ phận tiếp nhận trả kết Chun viên khối Nội Chính Phó chánh văn phịng Bộ phận tổng hợp Chuyên viên Kinh tế Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Chuyên viên Văn hóa – Xã hội Bộ phận phục vụ Phụ lục 02: Sơ đồ quy trình quản lý văn đến Bước 1: Tiếp nhận văn đến Xem xét, phân loại, đóng dấu đến Bước 2: Bước 3: Scan văn bản, trình lãnh đạo văn phịng xem xét Phơ tơ lục Bước 4: Bước 5: Lưu hồ sơ Gửi đích danh