MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 I.Khái quát về tổ chức và hoạt động của cơ quan 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4 1.1. Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 4 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 5 2. Cơ cấu tổ chức huyện Triệu Sơn. 9 II. Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản 12 2.1. Khái quát về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến 12 2.2. Tình hình công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đi của UBND huyện Triệu Sơn 13 2.3. Tình hình công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đến của UBND huyện Triệu Sơn 16 III. Đánh giá ưu, nhược điểm công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Triệu Sơn 19 3.1. Ưu điểm 19 3.2. Nhược điểm 20 3.3. Nguyên nhân của những hạn chế 21 3.4. Giải pháp 21 C. KẾT LUẬN 23
Bài tiểu luận MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG I.Khái quát tổ chức hoạt động quan Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.1 Chức Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn: 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn: Cơ cấu tổ chức huyện Triệu Sơn II Thực trạng công tác kiểm soát tổ chức thực văn .12 2.1 Khái quát công tác kiểm soát tổ chức thực văn đi, đến 12 2.2 Tình hình công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn 13 2.3 Tình hình công tác kiểm soát tổ chức thực văn đến UBND huyện Triệu Sơn 15 III Đánh giá ưu, nhược điểm công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn 19 3.1 Ưu điểm 19 3.2 Nhược điểm 20 3.3 Nguyên nhân hạn chế 21 3.4 Giải pháp 21 C KẾT LUẬN .23 Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận A LỜI NÓI ĐẦU Xã hội ngày đại với bùng nổ công nghệ thông tin, kéo theo ngành nghề, lĩnh vực phát triển cho thấy rõ vai trò quan trọng thông tin phát triển, tồn quan tổ chức nói riêng toàn xã hội nói chung Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng cho sở, quan, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm tạo chất lượng, hiệu trình công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Như vấn đề đặt sở, đơn vị, quan, doanh nghiệp…phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin đơn vị Việc củng cố hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng đặc biệt công tác kiểm soát tổ chức thực văn đơn vị trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý nhu cầu thiết xã hội Trong tình hình nước ta bước phát triển hội nhập vào kinh tế tri thức, công tác văn phòng trở thành nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin tốt điều kiện quan, đơn vị phải tăng cường đầu tư trang thiết bị đại vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên văn phòng Qua trình khảo sát thực tế hoạt động văn phòng UBND huyện Triệu Sơn em chọn đề tài: “Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công tác kiểm soát thực văn quan” làm đề tài cho tiểu luận môn kỹ tổ chức kiểm tra Đây đề tài có lẽ có nhiều công trình nhiên cứu, song UBND huyện Triệu Sơn với hoạt động mang tính chất đặc thù quan hành nhà nước chưa có giải pháp phù hợp với tình hình thực tiễn quan Giải vấn đề nhằm đánh giá thực trạng đưa số biện pháp, kiến nghị em muốn đóng góp phần nhỏ bé bước đầu nghiên cứu nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng đặc biệt công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan UBND huyện Triệu Sơn, đồng thời góp phần vào công cải cách hành quan Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc thầy giáo Nguyễn Hữu Danh thầy cô giáo khoa quản trị văn phòng truyền đạt cho em kiến thức chuyên ngành, kinh nghiêm bổ ích nhiệt tình giúp đỡ để em hoàn thành tốt tiểu luận Bài tiểu luận kết trình nghiên cứu, khảo sát đánh giá thân em công tác quản lý, kiểm soát thực văn UBND huyện Triệu Sơn Bài tiểu luận gồm phần: Phần 1: Khái quát tổ chức hoạt động quan Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát tổ chức thực văn Phần 3: Đánh giá ưu, nhược điểm công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn Mặc dù cố gắng trình khảo sát, nghiên cứu tổng hợp thông tin thời gian kinh nghiệm kiến thức nhiều hạn chế nên tránh khỏi thiếu sót, em mong thầy cô bạn góp ý để em ó thể hoàn thiện tốt tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn! Triệu Sơn, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Quách Thị Thơm Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận B NỘI DUNG I.Khái quát tổ chức hoạt động quan • Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Triệu Sơn - Vị trí địa lý: Huyện có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Nam giáp huyện Như Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ Xuân, phía Đông Bắc giáp huyện Thiệu Hóa Triệu Sơn huyện bán sơn địa diện tích chủ yếu đồng bằng, địa hình thấp dần phía Bắc, với vài sông suối nhỏ chảy vào sông Chu hai huyện bên: Thọ Xuân Thiệu Hóa, phía Nam có vài núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, núi Nưa xã Tân Ninh Cực Nam xã Tân Ninh, cực Tây xã Bình Sơn, cực Đông xã Đồng Tiến Dân số 208.300 người (1999) gồm dân tộc Kinh, Mường, Thái - Địa hình: Thuộc vùng đồng tỉnh Thanh Hóa, có địa hình trung du miền núi địa hình đồng Địa hình pháy triển cho việc trồng lâm nghiệp nông nghiệp - Khí hậu: Nằm tiểu vùng khí hậu đồng Thanh Hóa, có nhiệt độ cao, có lượng mưa lớn, chịu ảnh hưởng gió Tây khô nóng mùa Hè; sương giá, sương muối mùa Đông • Tài nguyên thiên nhiên: - Tài nguyên đất trồng: Tổng diện tích đất đai huyện quản lý sử dụng thường xuyên: 29.195,82 cấu sau: - Đất nông nghiệp: 14.382'66 chiếm 49, 26% diện tích tự nhiên; - Đất lâm nghiệp: 13,28% 3.876,69 chiếm diện tích tự nhiên; - Đất chuyên dùng: 4.111,34 chiếm 14,08% diện tích tự nhiên; - Đất ở: 4,05% diện tích tự nhiên; 1.183,70 chiếm - Đất chưa sử dụng: 5.641,43 chiếm 19,32% diện tích tự nhiên; - Tài nguyên rừng: Tổng diện tích rừng toàn huyện 2.837,15 (bao gồm 385,7 rừng tự nhiên 2.451,45 ha); Rừng trồng từ năm 1990 trở lại đây, chủ yếu Bạch đàn, Keo tai tượng, Bồ đề rừng hỗn hợp tre, nứa, luồng Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận - Tài nguyên khoáng sản: Trên địa bàn huyện Triệu sơn có: mỏ Sắt - man gan xã Hợp thành; mỏ Crom xã Tân Ninh, Thái Hòa, Văn Sơn; Sét làm gạch ngói xã Dân Lực, Dân lý, Hợp Thành, Minh Sơn; Đá vôi xã Đồng Thắng; Than bùn xã Thọ Tiến, Thọ Bình, Minh Sơn - Tài nguyên nước: Triệu Sơn hưởng lợi từ nguồn nước sông Chu sông Hoàng, sông Nhơm - Giáo dục: Huyện có trường Cấp gồm: thpt Triệu Sơn 1, thpt Triệu Sơn 2, thpt Triệu Sơn 3, thpt Triệu Sơn 4, Dân lập Triệu Sơn, thpt Triệu Sơn 5, thpt Triệu Sơn 6, TTGTTX Triệu Sơn - Y Tế: Các sở y tế trang bị tương đối đầy đủ trang thiết bị khám chữa bệnh nhằm đáp ứng nhu cầu người dân địa bàn huyện Với yếu tố huyện Triệu Sơn hướng tới mục tiêu định hướng: Giữ vững ổn định trị, tận dụng thời thuận lợi, vượt qua khó khăn thách thức tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tiềm nguồn lực, thúc đẩy quan hệ sản xuất phát triển, tạo môi trường thông thoáng thu hút thành phần kinh tế tham gia, tạo bước đột phá phát triển kinh tế, đẩy nhanh tốc độ đô thị hóa Kết hợp hài hòa tăng trưởng kinh tế với giải tốt vấn đề an sinh xã hội, bảo vệ môi trường, củng cố quốc phòng an ninh Hình thành dần cấu kinh tế nông - công nghiệp - dịch vụ chuyển dịch theo hướng cấu kinh tế công nghiệp - dịch vụ - nông nghiệp Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.1 Chức Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn: a) Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh e) Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận dịch vụ, du lịch địa bàn f) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo g) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương h)Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận sách Nhà nước theo quy định pháp luật i) Trong việc thi hành pháp luật - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; - Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo công tác hoà giải xã, thị trấn k) Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện Cơ cấu tổ chức huyện Triệu Sơn • Chủ tịch: Ông Trần Quang Hùng: phụ trách chung; trực tiếp đạo công tác trọng tâm, trọng điểm, cụ thể: - Phụ trách công tác nội chính, bao gồm đơn vị: Công an, Quân sự, Thanh tra, Tư pháp công tác tổ chức cán bộ, biên chế, tổ chức máy theo phân cấp; phối hợp với công tác viên kiểm sát, Tòa án nhân dân huyện; Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận - Phụ trách kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, công tác quy hoạch huyện - Phụ trách công tác tài – ngân sách, đầu tư xây dựng - phụ trách công tác thi đua- khen thưởng - Phụ trách số ban đạo UBND huyện • Phó chủ tịch: Ông Hồ Trường Sơn: làm nhiệm vụ điều hành chung công viêc UBND chủ tịch vắng; phụ trách lĩnh vực: Kinh tế, tài chính, công nghiệp, doanh nghiệp, giao thông vận tải, thương mại – dịch vụ, du lịch, điện nông thôn, viễn thông đạo thực công tác quản lý nhà nước đầu tư XDCB dự án, công trình địa bàn huyện; đấu giá quyền sử dụng đất, bồi thường giải phóng mặt dự án thuộc lĩnh vực phân công - Giúp chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện thường xuyên theo dõi công trình quy hoạch, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, thống kê, kho bạc, thuế, giải khiếu nại, tố cáo công dân thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Giúp Chủ tịch UBND huyện thường xuyên theo dõi việc thực cải cách thủ tục hành Phụ trách Văn phòng UBND huyện - Phụ trách số ban đạo UBND huyện - Ông Lê Xuân Dương: phụ trách lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, chăn nuôi, thuỷ sản, khoa học công nghệ, tài nguyên - môi trường, phát triển ngành nghề - xây dựng nông thôn; xây dựng, củng cố, kiện toàn HTX nông nghiệp; đạo thực công tác bồi thường - giải phóng mặt XDCB thuộc lĩnh vực thuỷ lợi, nông nghiệp - thủy sản, ngành nghề xây dựng nông thôn mới, công tác Dân tộc miền núi, Hội làm vườn trang trại, Sinh vật cảnh - Giúp Chủ tịch UBND huyện thường xuyên theo dõi quy hoạch đất đai, kế hoạch sử dụng đất, giao đất, cho thuê đất, tài nguyên, môi trường; ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; giải khiếu nại, tố cáo công dân, thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Phụ trách số ban đạo UBND huyện - Ông Đào Hữu Cơ: phụ trách lĩnh vực văn hoá - xã hội, bao gồm lĩnh Sinh viên: Quách Thị Thơm 10 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận vực: Giáo dục đào tạo, văn hoá thông tin, phát - truyền thanh, bưu điện, y tế, dân số KHHGĐ, lao động - thương binh xã hội, tôn giáo, bảo hiểm xã hội đạo thực công tác bồi thường GPMB, đầu tư XDCB thuộc lĩnh vực phân công - Thay mặt UBND huyện giữ mối quan hệ quyền với Uỷ ban MTTQ đoàn thể, tổ chức xã hội địa bàn huyện - Giải khiếu nại, tố cáo công dân thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; - Phụ trách số ban đạo Uỷ ban nhân dân huyện 05 Ủy viên: - Ông Trần Sỹ Bình, Uỷ viên UBND huyện, Chánh Văn phòng UBND huyện, phụ trách công tác Văn phòng; - Ông Hà Quang Hạnh, Uỷ viên UBND huyện, Chỉ huy trưởng Ban huy Quân huyện, phụ trách công tác Quân - Ông Đào Xuân Chinh, Uỷ viên UBND huyện, Trưởng Công an huyện, phụ trách công tác Công an - Ông Nguyễn Trung Thành, Uỷ viên UBND huyện, Chánh Thanh tra huyện, phụ trách công tác Thanh tra - Ông Lê Đình Hoá, Uỷ viên UBND huyện, Trưởng phòng Tài nguyên Môi trường huyện, phụ trách công tác Tài nguyên Môi trường - Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Triệu Sơn: + Phòng nội vụ + Phòng giáo dục + Phòng nông nghiệp + Phòng Tài – kế hoạch + Văn phòng UBND huyện + Phòng tài nguyên môi trường + Phòng công thương + Phòng tư pháp +Phòng tra Sinh viên: Quách Thị Thơm 11 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận + Phòng y tế + Phòng Văn hóa – Thông tin + Phòng Lao động, Thương binh Xã hội II Thực trạng công tác kiểm soát tổ chức thực văn 2.1 Khái quát công tác kiểm soát tổ chức thực văn đi, đến - Kiểm soát tổ chức thực văn trình thực công việc quản lý văn đi, đến bao gồm toàn văn quan ban hành văn tiếp nhận từ bên công văn, định, giấy mời, tờ trình, báo cáo thực phận văn thư quan - Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho công tác quản lý quan Là toàn công việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động UBND Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan, hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt - Văn công cụ, phương tiện giao tiếp, trao đổi quan vậy, UBND huyện Triệu Sơn phải thường xuyên ban hành tiếp nhậna văn hành Quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, giấy giới thiệu, giấy mời…để trao đổi, truyền đạt thông tin, giải công việc với quan, tổ chức cấp dưới, cấp quan cấp • Ý nghĩa công tác kiểm soát tổ chức thực văn đi, đến - Làm tốt công tác quản lý, kiểm soát tổ chức thực văn đi, đến góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác…hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ - Giữ gìn tài liệu thông tin quan để làm sở chứng minh cho hoạt động quan hợp pháp hay không hợp pháp Sinh viên: Quách Thị Thơm 12 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận - Giữ gìn bí mật nhà nước bí mật quan - Thực tốt công tác kiểm soát tổ chức thực văn yếu tố có tính định đến hiệu hoạt động quan 2.2 Tình hình công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn • Khái niệm văn đi: Văn tất loại văn bao gồm văn QPPL, băn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan tổ chức phát hành • Nguyên tắc kiểm soát tổ chức thực văn đi: Các tài liệu, văn bản, giấy tờ để gửi của UBND huyện Triệu Sơn thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi • Quy trình kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn gồm bước Bước 1: Kiểm tra văn - Phần lớn văn UBND huyện Triệu Sơn cán văn phòng soạn thảo có số phòng, ban chuyên môn tự soạn thảo, trước ban hành tất văn phải tập trung văn thư để đăng ký, lấy số, kiểm tra thể thức đóng dấu văn - Ghi số, ngày, tháng văn : Số văn đánh chi tiết theo tên loại văn Ngày, tháng, năm ghi văn ngày văn người có thẩm quyền ký đóng dấu; Đối với văn có ngày nhỏ 10 có tháng nhỏ 02 phải thêm số vào trước Nhưng nhìn chung việc đánh số UBND huyện Triệu Sơn thể thức, số ký hiệu nhiên số văn quên ghi phần ngày tháng văn Bước 2: Đóng dấu quan dấu khác Nhằm mục đích đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lý văn bản, Sinh viên: Quách Thị Thơm 13 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận chống giả mạo giấy tờ, tài liệu quan Văn thư thực theo nguyên tắc đóng bảo quản sử dụng dấu, không đóng dấu khống lên văn giấy tờ chưa có chữ ký người có thẩm quyền; Dấu đóng rõ ràng, ngắn, chiều, màu mực quy định đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký phía bên phải Bước 3: Đăng ký văn - Đăng ký văn ghi chép cập nhật số thông tin cần thiết văn số, ký hiệu…vào sổ đăng ký truyền thống phần mềm quản lý văn máy vi tính để quản lý, tra tìm văn - Đăng ký văn sổ Ví dụ bìa sổ đăng ký văn UBND huyện Triệu Sơn ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN NĂM 2014 SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI QUYẾT ĐỊNH Số, ký Từ số 01 đến số 670 Nội dung bên sổ gồm: Từ ngày 01 đến ngày 31/ 3/2014 Ngày, hiệu Tên loại Người kýsố:Nơi Quyển 01 nhận Đơn vị Ghi tháng văn trích (4) văn người (7) văn (2) (1) yếu nội (5) dung văn nhận lưu (6) (3) - Đăng ký văn phần mềm máy tính sử dụng phần mềm vào quản lý văn Ở UBND huyện Triệu Sơn sử dụng phần mềm quản lý văn &hồ sơ công việc Expoler8 Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát & theo dõi việc chuyển phát văn - Lựa chọn bì - Đóng dấu mức độ mật,khẩn lên bì - Chuyển phát văn - Theo dõi việc chuyển phát văn Bước 5: Lưu văn Văn lưu văn thư lưu có chữ ký trực tiếp người có thẩm Sinh viên: Quách Thị Thơm 14 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận quyền Được thực theo quy định pháp luật hành ( Đ19, NĐ 110; khoản 8, điều 1, nghị định 09; điều 12, thông tư 07) • Tình hình thực việc kiểm soát thực văn UBND huyện Triệu Sơn: - UBND huyện Triệu Sơn đạo hướng dẫn cán văn phòng thường xuyên cập nhật, theo dõi thực công tác văn thư lưu trữ quan theo quy định, Thường xuyên rá soát, kiểm tra văn đảm bảo quy trình, thể thức trình tự trước ban hành Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV, Tại UBND huyện Triệu Sơn có bảng phân công công việc cụ thể cho cá nhân, phận văn phòng Trong đó, phận văn thư có trách nhiệm: Đảm bảo công tác tiếp nhận văn đến xử lý văn cách xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho đạo điều hành Thường trực HĐND, UBND Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ thể thức hình thức văn Thường trực HĐND huyện, UBND huyện Văn phòng trước phát hành; quản lý sử dụng loại dấu theo quy định hành Nhà nước quan; Đánh máy, in ấn tài liệu quan đảm bảo thể thức văn theo quy định chung, văn phải in rõ đẹp; Các nội dung văn đến, văn đi, tài liệu đánh máy quản lý chặt chẽ thực công tác bảo mật quản lý văn theo quy định - Cán văn thư có trách nhiệm thực nhiệm vụ quyền hạn - Nhìn chung công tác kiểm tra tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn thực tương đối tốt, đảm bảo cho việc lưu giữ bảo quản, truyền đạt thông tin cho hoạt động quản lý 2.3 Tình hình công tác kiểm soát tổ chức thực văn đến UBND huyện Triệu Sơn • Khái niệm văn đến: Văn đến: Là tất loại văn bao gồm văn QPPL, băn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn thư gửi đến quan tổ chức Sinh viên: Quách Thị Thơm 15 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận Với đặc điểm công tác hành làm việc, trao đổi, giải công việc thông qua văn giấy tờ vậy, hàng ngày UBND Huyện Triệu Sơn phải tiếp nhận vài chục văn bản đến từ quan, tổ chức cấp việc thông báo, đao…và văn từ đơn vị nghiệp, đơn vị kinh tế UBND xã, thị trấn địa bàn huyện qua đường bưu điện, gửi trực tiếp quan văn đến qua đường mạng • Nguyên tắc kiêm soát tổ chức thực văn đến Các văn đến phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu đến ghi số đến sau trình lãnh đạo văn phòng xem xét phân công cụ thể cho cá nhân, đơn vị để giải cách nhanh chóng, kịp thời • Quy trình kiểm soát tổ chức thực văn đến UBND huyện Triệu Sơn thực theo bước Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra bì văn đến - UBND huyện Triệu Sơn thường tiếp nhận loại văn như: Giấy mời, công văn, Tờ trình, Quyết định, báo cáo quan, đơn vị, cá nhân bên gửi đến qua đường bưu điện văn chuyển qua mạng: email, fax… - Cán văn thư kiểm số lượng, trình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước ký nhận Kiểm tra xem bì gửi cho quan nào, có nguyên vện không, không dứng địa phải trả lại nơi gửi, bị bóc trước phải lập biên có chữ ký người chuyển giao văn Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến - Phân loại: Loại cán văn thư bóc bì văn loại thường gửi chung cho quan, tổ chức, dấu mật; Loại cán văn thư không bóc văn mật, gửi cho đích danh cá nhân, đơn vị, gửi cho tổ chức đoàn thể quan - Bóc bì: Dồn bì vào phía bên trái, bóc bì phía bên phải, bóc bì cán văn Sinh viên: Quách Thị Thơm 16 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận thư phải kiểm tra, đối chiếu số, ký hiệu văn số, ký hiệu ghi bì; Những bì có dấu khẩn ưu tiên bóc trước - Đóng dấu đến nhằm mục đích xác định văn đến qua văn thư theo đường thống, vị trí dấu đên đóng số, ký hiệu văn có tên loại,dưới trích yếu nội dung công văn Bước 3: Đăng ký văn đến sổ truyền thống phần mềm máy tính - Mẫu dấu đến UBND huyện Triệu Sơn: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN Số: ……… ĐẾN Ngày: ……… Chuyển: ………… Lưu hồ sơ số: …………… Sinh viên: Quách Thị Thơm 17 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận - Nội dung bên sổ gồm: Ngày Số đến đến Tác giả Ký Ngày, Tên loại Đơn vị, Ghi hiệu tháng trích yếu nội người văn văn dung văn nhận bản Bước 4: Trình chánh văn phòng xem xét, phân phối văn Khi tiếp nhận đăng ký văn đến xong cán văn thư có trách nhiệm trình văn đến cho Chánh văn phòng xem xét để phân phối văn cho cá nhân, đơn vị để thực giải văn nhanh chóng, kịp thời Bước 5: Sao văn đến Sau tiếp nhận trình chánh văn phòng xem xét, phân phối văn cán văn thư quan thực công tác lưu văn theo thể thức quy định nhà nước Cán văn thư scan văn lưu văn để phục vụ cho công tác đăng ký văn vào phần mềm máy tính tra tìm sử dụng tài liệu Bước 6: Chuyển văn đến Bước cuối công tác kiểm soát thực văn đến chuyển giao văn đến cá nhân, đơn vị theo phân công Chánh văn phòng, theo dõi việc chuyển giao thực văn • Tình hình kiểm soát tổ chức thực văn đến UBND huyện Triệu Sơn Ở UBND huyện Triệu Sơn sau tiếp nhận văn đến văn thư thực trình tự bước theo quy định hành công tác văn thư quan nhà nước - Khi có văn đến qua đường bưu điện, cán văn thư phân loại phong Sinh viên: Quách Thị Thơm 18 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận bì bóc văn loại thường gửi chung cho quan, tổ chức, dấu mật, tuyệt mật; Và giữ nguyên bì văn mật, văn gửi cho đích danh cá nhân, đơn vị, gửi cho tổ chức đoàn thể quan - Sau bóc bì, cán văn thư đóng dấu đến, ghi số, ngày đến văn bản, đăng ký văn đến vào sổ đăng ký truyền thống, Scan văn lưu đăng ký văn vào phần mềm quản lý văn & hồ sơ công việc máy tính - Khi đăng ký văn đến xong trình Chánh văn phòng xem xét phân phối văn cho cá nhân, đơn vị giải đăng ký vào sổ văn đến Công tác kiểm soát tổ chức thực văn đến UBND huyện Triệu Sơn thực chặt chẽ theo trình tự bước, đảm bảo cho việc giải văn nhanh chóng, kịp thời phục vụ thông tin cho trình quản lý quan III Đánh giá ưu, nhược điểm công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn 3.1 Ưu điểm - Nhìn chung công tác văn thư quan quan tâm trọng đầu tư trang thiết bị văn phòng đại như: Máy vi tính, máy in, máy Scan, điện thoại bàn vật vật dụng văn phòng phẩm: giấy, bút, cặp tài liệu, biểu mẫu…và trang thiết bị khác Ngoài văn phòng UBND huyện Triệu Sơn trang bị thiết bị khác bàn ghế, quạt, đèn, tủ đựng tài liệu… phục vụ cho hoạt động công tác văn thư - Cán văn thư trang bị kiến thức, kỹ chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư - Thực chủ trương rà soát lại văn ban hành mang lại hiệu tích cực, giúp loại bổ văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung… - Công tác văn thư tiến hành bước đồng bộ, nhịp nhàng, chuyển giao Sinh viên: Quách Thị Thơm 19 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận văn đến thực nhanh chóng, phân loại đọ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời - Cán văn thư thực chức năng, nhiệm vụ mình, thực tốt công việc phận phụ trách, thường xuyên cập nhật đảm bảo quy định công tác văn thư hành - Công tác văn thư lãnh đạo quan tâm trọng trang thiết bị, Thường xuyên hướng dẫn cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Chính nhờ quan tâm lãnh đạo UBND huyện nên công tác văn thư đặc biệt công tác kiểm soát tổ chức thực văn đi, đến bước hoàn thiện - Công việc thực theo trình tự bước theo quy định hành nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, vận dụng sáng tạo để phù hợp với thực tiễn quan 3.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt công tác văn thư, công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn gặp số hạn chế sau: - Các văn bản, tài liệu xếp chưa khoa học, tài liệu để chất đống chưa chỉnh lý, lập hồ sơ công tác kiểm soát thực văn nhiều khó khăn, khó kiểm soát tra cứu - Các văn tài liệu để rải rác phòng ban chuyên môn, việc giao nộp tài liệu để tập trung bảo quản chưa thực hiện, gây khó khăn công tác kiểm soát văn - Chưa có có kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tập trung - Chưa sử dụng thành thạo trang thiết bị văn phòng, việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu - Số lượng văn đi, đến nhiều mà việc kiểm soát thực văn Sinh viên: Quách Thị Thơm 20 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận tập trung văn thư, phận văn thư có cán phụ trách kiểm soát thực tốt công việc phụ trách, gây tải công việc nên văn không xếp lập hồ sơ đầy đủ - Hiện UBND huyện Triệu Sơn chưa có kho lưu trữ nên tài liệu phân tán phòng ban, tài liệu chưa bảo quản tập trung, khó kiểm soát thực 3.3 Nguyên nhân hạn chế - Do thiếu nguồn nhân lực - Công tác đào tạo bồi dưỡng cán chưa đạt kết - Nhận thức tầm quan trọng việc kiểm soát tổ chức thực văn cán chưa đắn, chưa phù hợp với thực tế quan -Công tác chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm thực - Việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu - Cơ sở vật chất hạn chế 3.4 Giải pháp - Chú trọng công tác tuyển dụng bổ sung nhân công tác đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho cán văn thư - Nâng cao nhận thức công tác văn thư lưu trữ cho cán quan - Đầu tư, bổ sung trang thiết bị văn phòng đại vật dụng văn phòng phẩm phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ quan - Tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn cán văn thư sử dụng trang thiết bị văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin công việc - Cần ban hành quy chế, nội quy công tác văn thư lưu trữ,quan tâm trọng đến công tác chỉnh lý, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan để hỗ trợ cho công tác bảo quản kiểm soát văn tài liệu quan Sinh viên: Quách Thị Thơm 21 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận - Tăng cường kiểm tra, giám sát hoạt động công tác văn thư, lưu trữ nói chung công tác kiểm soát tổ chức thực văn nói riêng để kịp thời phát sai sót để khắc phục rút kinhn nghiệm trình làm việc đểtránh gặp phải thiếu sót tương tự Sinh viên: Quách Thị Thơm 22 Lớp: Quản trị văn phòng K1B Bài tiểu luận C KẾT LUẬN Qua trình khảo sát công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn em hiểu rõ công tác văn thư, lưu trữ việc kiểm soát tổ chức thực văn thực tế Qua em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích để phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập công việc sau Em nhận thấy việc kiểm soát tổ chức thực văn quan việc làm quan trọng, thiết thực có ý nghĩa lớn công tác đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan Bài tiểu luận kết trình khảo sát, nêu thực trạng, nguyên nhân, ưu, nhược điểm, giải pháp để khắc phục hạn chế công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Triệu Sơn Em hy vọng với nhận xét, đánh giá đưa bước đầu khắc phục những hạn chế công tác kiểm soát tổ chức thực hiên văn UBND huyện Triệu Sơn góp phần làm nên phát triển công tác hành quan trình cải cách hành Với kiến thức thời gian hạn chế, , bên cạnh việc phát ưu, nhược điểm đề xuất số giải pháp mang tính tương đối cá nhân Vì vậy, tiểu luận chắn tránh khỏi thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến thầy cô cán Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để giải pháp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Triệu Sơn, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Quách Thị Thơm Sinh viên: Quách Thị Thơm 23 Lớp: Quản trị văn phòng K1B