TIỂU LUẬN : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨ THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU n

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3 MỞ ĐẦU 4 1. Lý do chọn đề tài 4 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 3. Mục tiêu nghiên cứu 5 4. Lịch sử nghiên cứu 6 5. Phương pháp nghiên cứu 6 6. Đóng góp của đề tài 6 7. Cấu trúc của đề tài 7 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 8 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan 8 1.2. Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ 8 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 8 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨ THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU C 11 2.1 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 11 2.2 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến 13 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 18 3.1 Ưu điểm: 18 3.2 Nhược điểm: 19 3.3 Giải pháp phát huy ưu, khắc phục nhược điểm trong hoạt động kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu 20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Lịch sử nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Đóng góp của đề tài 6

7 Cấu trúc của đề tài 7

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 8

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan 8

1.2 Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ 8

1.2.1 Cơ cấu tổ chức 8

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨ THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU C 11

2.1 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 11

2.2 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến 13

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 18

3.1 Ưu điểm: 18

3.2 Nhược điểm: 19

3.3 Giải pháp phát huy ưu, khắc phục nhược điểm trong hoạt động kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu 20

KẾT LUẬN 21

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kỳ CNH-HĐH đất nước tất cả các ngành đều từng bước pháttriển không ngừng góp phần thúc đẩy nền kinh tế đất nước phát triển.Vấn đềquản trị văn phòng rất quan trọng trong các tổ chức Xã hội càng phức tạp baonhiêu thì vai trò của văn phòng càng cần thiết và quan trọng bấy nhiêu

Nắm bắt được tầm quan trọng của vấn đề này, ngày nay các cơ quan, tổchức càng chú trọng đầu tư cho công tác văn phòng ở cơ quan Văn phòng đượccoi là trung tâm của mỗi cơ quan tổ chức, nó kết nối mọi hoạt động quản lý điềuhành giữa các cấp, các bộ phận trong cơ quan với nhau và là một bộ phận khôngthể thiếu trong quá trình quản lý điều hành của một cơ quan tổ chức Trong đó,công tác soạn thảo, ban hành, kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản là mộtphần quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ văn phòng cơ quan nào

Thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước và theo lời dạy của Chủ tịch HồChí Minh “Học đi đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn” Khoa Quản trị vănphòng đã tổ chức cho sinh viên các lớp Quản trị văn phòng K1 đi kiến tập và đithực tế tại các cơ quan ban ngành để áp dụng kiến thức vào thực tiễn.Đây là mộtphần quan trọng không thể thiếu được, nó là bước đầu cho mỗi sinh viên làm quen,học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích, rút ra được những ưu, nhược điểm sau khi ratrường,là hành trang cho mỗi sinh viên khi bước vào cuộc sống làm tốt được tất cảcác công việc theo đúng chuyên môn mà mình đã được học

Em nhận thấy đề tài này là một vấn đề nan giải cho cơ quan khi điều kiện

cơ quan còn rất nhiều khó khăn cả về điều kiện lẫn trình độ của các cán bộ nơi

em kiến tập Em nghĩ đây là một vấn đề rất bổ ích và lý thú giúp em hiểu sâuhơn về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyệnBình Liêu nói riêng và các địa phương khác nói chung

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều song bài nghiên cứu của em còn nhiều thiếusót và hạn chế Kính mong cô và các cán bộ nhân viên trong cơ quan đóng góp ýkiến để bài của em được tốt hơn và hoàn thiện hơn

Trong thời gian khảo sát, được sự giúp đỡ và tạo điều kiện của toàn thểcán bộ, nhân viên trong cơ quan, đã tận tình hướng dẫn em về các nghiệp vụ

chuyên môn, tiếp cận trực tiếp với các công việc, củng cố thêm kiến thức mà em

đã được học tại trường Từ đó rút ra những kinh nghiệm để áp dụng cho quátrình làm việc sau này

Để hoàn thành bài ngiên cứu này, em xin chân thành cảm ơn:

- UBND huyện Bình Liêu – Cơ quan em được đi kiến tập và khảo sát thựctế

- Thầy Ths.NCS Nguyễn Mạnh Cường – Q Trưởng khoa, Giảng viên trựctiếp giảng dạy môn học này

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh nước ta đang đẩy mạnh quá trình CNH- HĐH đất nướcnhư hiện nay, để phát huy vai trò của văn phòng đòi hỏi các cơ quan tổ chứccũng phải có những thay đổi nhất định để phù hợp với những yêu cầu, yếu tốkhách quan bên ngoài tác động đến nhằm khắc phục những yếu kém, khuyếtđiểm và hoạt động của nền hành chính nhà nước Trong đó việc kiểm soát và tổchức thực hiện các văn bản của cơ quan tổ chức là một mắt xích quan trọngtrong hệ thống, nó tác động trực tiếp tới kết quả công việc, sự tồn tại hay pháttriển của mỗi cơ quan, tổ chức Nếu việc kiểm soát và tổ chức thực hiện các vănbản phù hợp và hiệu quả sẽ là đòn bẩy giúp cơ quan tổ chức phát triển dễ dàng

và thuận lợi hơn, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, góp phầnnâng cao hiệu quả trong hoạt động của văn phòng trong cơ quan, tổ chức

Vì vậy, Có thể khẳng định rằng, văn phòng có một vai trò vô cùng to lớn đốivới các cơ quan tổ chức Với những vai trò to lớn đó, các tổ chức cơ quan hiện đãquan tâm xây dựng, củng cố văn phòng trong đơn vị mình ngày càng hiện đại hóa.Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp, thực tế trong xãhội tồn tại tất yếu tổ chức ngành văn phòng

Bình Liêu là huyện miền núi vùng Đông Bắc tỉnh Quảng Ninh Trong quátrình công nghiệp hóa huyện Bình Liêu còn gặp nhiều khó khăn trong nhiều lĩnhvực, chủ yếu là trong vấn đề phát triển kinh tế của vùng Là một huyện vùng caonhưng có rất nhiều tiềm năng để phát triển kinh tế, tuy giao thông đi lại đã đượccải thiện nhưng vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn gây trở ngại cho việc phát triểnkinh tế vùng.Trong thời gian đi khảo sát thực tế em thấy hoạt động văn phòngcủa huyện bên cạnh những thành quả tích cực đã đạt được cũng còn một số hạnchế cần khắc phục nhất là trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các vănbản của cơ quan Vì vậy, các cán bộ, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm tới công táckiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản trong quá trình hoạt động nhằm nângcao hiệu quả được chất lượng công việc, đây là một vấn đề cần phải đưa ra các

giải pháp đúng đắn và đạt hiệu quả Vậy vấn đề đặt ra là làm thế nào để đưacông tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản trong hoạt động của vănphòng đạt hiệu quả, tuân thủ đúng theo các quy định hiện hành của nhà nước vàkhắc phục được những hạn chế, thiếu xót trong công tác thực hiện các văn bảncủa cơ quan

Thực tế đã chứng minh nơi nào có nền hành chính văn phòng hoạt độnghiệu quả thì quá trình xử lý, giải quyết văn bản và thực hiện các thủ tục hànhchính đều được diễn ra nhanh chóng, trôi chảy bắt kịp với tiến độ công việckhông bị trì trệ, thiếu xót, các hoạt động văn phòng luôn được thông suốt Vì

vậy, “Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu” là một đề tài mang ý nghĩa thực tiễn, có

vai trò rất lớn đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND huyện BìnhLiêu nói riêng

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện BìnhLiêu

2.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chứcthực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác kiểm soát và tổchức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu

- Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các vănbản của UBND huyện Bình Liêu trong thời gian qua

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát

và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu, tỉnh Quảng Ninhnói riêng và trên địa bàn các huyện,tỉnh thành phố của cả nước nói chung

4 Lịch sử nghiên cứu

Nói đến công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản đã có nhiềubài nghiên cứu cũng như các quy định của Nhà nước về lĩnh vực này như:

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12;

- Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, (2009) Trường cao đẳng Nội vụ

Hà Nội, Nxb Giao thông vận tải, Hà Nội

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Quy chế số 10/QC-VP ngày 15 tháng 3 năm 2014 của Văn phòngHĐND và UBND huyện Bình Liêu về công tác văn thư lưu trữ

- Quy định số 06/QĐ-VP ngày 12/02/2015 của Văn phòng về quản lý vănbản đi, đến và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của Văn phòng và của UBND huyện

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn

bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ Ban hànhQuy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa

giúp em tiến hành nghiên cứu Đề tài “Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong công tác

kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu”.

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp

Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;

+ Nguồn tin từ mạng Internet;

+ Thông tin từ hoạt động tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyệnBình Liêu

6 Đóng góp của đề tài

- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu quả trong công táckiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu

- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảocho cán bộ làm công tác tổ chức thực hiện văn bản tại cơ quan và các xã trên địabàn huyện

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm 03 chương:

CHƯƠNG 1:

KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan

Bình Liêu là huyện miền núi vùng Đông Bắc tỉnh Quảng Ninh Huyệnnằm ở phía bắc tỉnh Quảng Ninh, phía bắc giáp với Sùng Tả và Phòng ThànhCảng, Quảng Tây-Trung Quốc, phía tây giáp với tỉnh Lạng Sơn, phía Đông giáphuyện Hải Hà, phía Nam giáp huyện Tiên Yên và huyện Đầm Hà

Bình Liêu là huyện biên giới (giáp Trung Quốc 42km), có diện tích là47.138ha và dân số trên 28.243 người, bao gồm 1 thị trấn (Bình Liêu) và 7 xã(Tình Húc, Lục Hồn, Đồng Tâm, Đồng Văn, Húc Động, Vô Ngại, Hoành Mô ).Địa hình chủ yếu là rừng núi hiểm trở nhưng lại chiếm vị trí chiến lược quantrọng về quân sự và quốc phòng, góp phần thực hiện công cuộc xây dựng đấtnước trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Quảng Ninh nói riêng và

cả nước nói chung

Sau ngày Bình Liêu được giải phóng (25/12/1950) năm 1951 Uỷ banHành chính huyện Bình Liêu được thành lập Đây là tiền thân của Uỷ ban nhândân huyện Bình Liêu ngày nay

1.2 Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Bộ máy của UBND huyện Bình Liêu được tổ chức theo Quyết định668/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 quy định về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện Bình Liêu ( trình bày theo sơ đồ bộ máy)

Ngoài 12 phòng chuyên môn trực thuộc, UBND các xã, thị trấn, UBNDcòn có các đơn vị hành chính sự nghiệp như: Ban Quản lý Dự án Công trình,Ban Quản lý chợ, Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng và Ban quản lý Cửakhẩu…

Bộ máy tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu

Căn cứ vào Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 UBNDhuyện Bình Liêu thực hiện chức năng, nhiệm vụ trên các lĩnh vực chủ yếu sau:

- Trong lĩnh vực kinh tế;

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai;

- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp;

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải;

- Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch;

UBND huyện Bình Liêu

Phó CT UBND

(kinh tế)

UBND huyện Bình Liêu

CHỦ TỊCH UBND huyện

Phó CT UBND (văn hoá-xã hội)

Phòng LĐTBXH Phòng Công thương

Thanh tra huyện

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao;

- Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường;

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội;

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo;

- Trong lĩnh vực thi hành pháp luật;

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính

Văn bản quản lý nhà nước là quyết định quản lý thành văn (được văn bảnhóa) do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành thể hiện ý chí của Nhà nước

có tính cưỡng chế bắt buộc thực hiện

Hiện nay, công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản ở các cơ quan,

tổ chức nói chung và UBND huyện Bình Liêu nói riêng cơ bản đã hoàn thiện đivào nề nếp, quy củ đem lại hiệu quả tích cực trong quá trình giải quyết văn bản

đi và văn bản đến của cơ quan

2.1 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn

bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành (Điều 2, Thông tư

07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan)

Quy trình kiểm soát và giải quyết văn bản đi của Văn phòng HĐND vàUBND huyện Bình Liêu:

Quy trình xử lý văn bản đi do 02 văn thư đảm nhiệm làm công tác quản lývăn bản đi của Văn phòng Đây là một công tác khó khăn, nặng nề, áp lực côngviệc đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính và nghiệp vụ về công tácvăn thư cao vì khối lượng đầu văn bản đi là rất lớn, trung bình khoảng hơn

10000 văn bản mỗi năm

- Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản:

Căn cứ theo quy định của pháp luật, văn thư kiểm tra lại thể thức trình bàyvăn bản trước khi làm các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản Sau đó, vănthư làm công tác ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản theo số thứ tự

đăng ký văn bản theo quy định của Văn phòng cơ quan.

- Bước 2: Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật:

Văn bản sau khi được kiểm tra kỹ, đánh máy, có chữ ký của lãnh đạohoặc các chuyên viên và nhân bản xong thì đưa vào làm công tác đóng dấu dovăn thư phụ trách quản lý con dấu có thẩm quyền đóng dấu Văn thư đóng dấu

cơ quan, dấu chỉ mức độ mật, khẩn và tài liệu thu hồi được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật hiện hành

- Bước 3: Đăng ký văn bản đi:

Việc đăng ký thông tin của văn bản đi được thực hiện bằng phầnmềm “Quản lý văn bản của UBND huyện Bình Liêu” Việc đăng ký vănbản bằng phần mềm này cần điền đầy đủ thông tin sau: Khối phát hành văn bản;loại văn bản; số ký hiệu; ngày ký; nơi nhận văn bản; trích yếu nội dung; lĩnhvực;

người soạn văn bản;…

- Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi:

Văn bản sau khi được đóng dấu, sẽ được làm thủ tục phát hành văn bản.Văn

bản sẽ được cho vào phong bì theo quy đinh về kích cỡ và thể thức, ghi số vănbản,

cơ quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật…và chuyển, phát văn bản đi bằngđường bưu điện hoặc bằng Fax, qua mạng… Trong đó:

 Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong việc phát hành văn bản:

- Chỉ định số lượng sao chụp Văn bản theo yêu cầu phát hành

- Chỉ định độ mật, độ khẩn của Văn bản

 Trách nhiệm của cán bộ Văn thư:

- Trực tiếp ghi số Văn bản, ngày, tháng, năm vào Văn bản của Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch UBND huyện hoặc Lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh; quản lý vàđóng dấu Văn bản

- Tổ chức phát hành theo đúng nơi nhận được ghi trong Văn bản