BÀI TIỂU LUẬN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của HĐND UBND huyện Hòa An

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN HÒA AN 2 1.1.Vị trí, chức năng 2 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 2 1.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế 5 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN HÒA AN 7 2.1.Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Hòa An 7 2.1.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 7 2.1.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.1.2.1. Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.1.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 8 2.1.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9 2.1.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 11 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An 12 2.2.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND và UBND huyện Hòa An 12 2.2.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND và UBND huyện Hòa An 17 2.2.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 23 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN 25 3.1.Nhận xét, đánh gía chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 25 3.2. Nguyên nhân của thực trạng 27 3.2.1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được 27 3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế 28 CHƯƠNG IV. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN HÒA AN 29 KẾT LUẬN 30

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÀI TIỂU LUẬN MÔN: KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Đề tài: Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực

hiện các văn bản của HĐND & UBND huyện Hòa An

Giảng viên : Nguyễn Đăng Việt Sinh viên thực hiện : Phan Thị Hồng Hạnh Lớp : ĐH Quản trị văn phòng K1A

HÀ NỘI - 2015

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HÒA AN 2

1.1.Vị trí, chức năng 2

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2

1.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế 5

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HÒA AN 7

2.1.Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hòa An 7

2.1.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 7

2.1.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 7

2.1.2.1 Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 7

2.1.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 8

2.1.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9

2.1.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 11

2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An 12

2.2.1 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND và UBND huyện Hòa An 12

2.2.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND và UBND huyện Hòa An 17

2.2.3 Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 23

CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN 25

3.1.Nhận xét, đánh gía chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn

phòng của cơ quan 25

3.2 Nguyên nhân của thực trạng 27

3.2.1 Nguyên nhân của những thành tựu đạt được 27

3.2.2 Nguyên nhân của những hạn chế 28

CHƯƠNG IV GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HÒA AN 29

KẾT LUẬN 30

MỞ ĐẦU

Hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hướng đa dạng hóa, hiện đại hóa,từng bước hội nhập với khu vực và thế giới Đứng trước những cơ hội và tháchthức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nước đóng một vai trò quantrọng Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nước làmột yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên và cần được thực hiện cả vềchiều rộng và chiều sâu Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động củanhà nước thì vấn đề nâng cao năng lực quản lý nhà nước ở HĐND và UBNDcấp huyện – cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương là một tất yếu kháchquan Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổchức, cơ quan Trong tổ chức bộ máy nhà Nước, văn phòng - dù ở cấp nào vàlĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lựcquản lý của nhà Nước, nó như một mắt xích không thể thiếu trong các cơ quannhà nước Góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của đất nước phù hợp với

xu hướng chung của thời đại Văn phòng đảm bảo quản lý hành chính thôngqua các văn bản,tài liệu

Huyện Hòa An là một huyện thuộc tỉnh Cao Bằng, Văn phòng HĐND vàUBND có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Thường trực HĐND

và UBND huyện Hoạt động văn phòng của Văn phòng HĐND và UBNDhuyện Hòa An với các nghiệp vụ sau: thông tin, văn thư, lưu trữ, xây dựngchương trình kế hoạch và tổ chức giao tiếp đã thực sự là cánh tay phải đắc lựcgóp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và năng lực quản lý của cơ quannhà nước cấp huyện, là cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân vàNhà nước Do nhận thức được vai trò quan trọng của Văn phòng, công tác soạnthảo và ban hành các văn bản, nhận thấy công tác kiểm soát và tổ chức thựchiện văn bản tại văn phòng HĐND và UBND huyện Hòa An là rất cần thiết.Xác định được tính cấp thiết của vấn đề này nên em chọn đề tài: “ Một số giảipháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong côngtác kiểm soát và thực hiện các văn bản của Văn phòng HĐND và UBNDhuyện Hòa An”, với mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thinhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, thực hiện tốt chức năng củamình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn huyện

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND&UBND

HUYỆN HÒA AN

1.1.Vị trí, chức năng

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động củaHĐND và UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủtịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND vàUBND, các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật chohoạt động của HĐND và UBND Đối với các đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống,Văn phòng HĐND và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lýNhà nước về công tác dân tộc

Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoảnriêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện;đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Vănphòng UBND tỉnh

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:

- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,quý, sáu tháng, cả năm của UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra các phòng banchuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác của UBND và của Chủ tịch UBND cấp huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi,đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND xã, thịtrấn theo quy định của pháp luật;

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của UBND và của Chủ tịch UBND huyện theo quy định của phápluật;

- Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND;

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịchUBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã soạnthảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

- Giúp UBND và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tácvới Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy banMặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện và cá cơ quan, tổ chức ởtrung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn địa phương

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện, cácvăn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan GiúpUBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việcthực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cảicách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng,lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng;

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaUBND và Chủ tịch UBND huyện, đảm bảo điều kiện hoạt động của UBND và Chủtịch UBND huyện, các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao

Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và Đại biểu HĐND huyện, Văn phòng có nhiệm vụ sau đây:

- Tham mưu, xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của của HĐND, Thường trực HĐND, Bancủa HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phêduyệt;

- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung củaHĐND, điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND, đảm bảo việc thực hiện

quy chế hoạt động của của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội quy

kỳ họp HĐND, giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ Đại biểu và đạibiểu HĐND phục vụ của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong hoạtđộng đối ngoại;

- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức kỳ họp phục vụcủa HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND, đôn đốc cơquan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp của HĐND, cuộc họp củaThường trực HĐND và Ban của HĐND;

- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác,phục vụ Ban của HĐND để thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp thư

ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND, giúp Thường trực HĐNDhoàn thiện các Nghị quyết của HĐND;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐNDtiếp công dân, tiếp nhận và xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo, theo dõi, đônđốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

- Phối hợp với cơ quan,tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc

cử tri, giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri gửi cơ quan

có trách nhiệm xem xét giải quyết;

- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật,Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND thành phố;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệcông tác với cơ quan tỉnh và huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND, UBMTTTQ

VN, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ởđịa phương;

- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổchức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;

- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hànhchính, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của

HĐND, tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND, phục vụ HĐND thực hiện chế độ,chính sách đối với đại biểu HĐND;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND giao

1.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế

Biên chế: Biên chế của Văn phòng HĐND&UBND huyện nằm trong tổng số

biên chế hành chính do UBND huyện phân bổ hàng năm do UBND tỉnh giao.Ngoài ra để thực hiện nhiệm vụ nhất định, trong thời gian nhất định, Văn phòngHĐND&UBND huyện được tuyển hợp đồng lao động có thời hạn để thực hiệnnhiệm vụ, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

Năm 2014, tổng số Cán bộ, công chức của Văn phòng HĐND và UBNDhuyện Hòa An là 25 người, bao gồm:

- TT HĐND, Lãnh đạo UBND huyện (06 người);

- Lãnh đạo Văn phòng (03 người);

- Chuyên viên (05 người): tổng hợp có 03; bộ phận tiếp nhận và trả kết quả01; quản trị mạng 01 người

- Cán sự (04 người): văn thư 01; lái xe 02; bảo vệ 01

Tổ chức: Có thể tóm tắt cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND theo sơ

Bộ phậntổng hợp

Bộ phậnVăn thư– Lưu trữ

Bộ phậnphục vụ

Chuyênviên khối Nội Chính

Chuyênviên Văn hóa –

Xã hội

Chuyênviên Kinh tế

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN

Tờ trình, Chương trình, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường,

2.1.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn trong công tác vănthư Văn bản là một vật chứa thông tin nó được ghi lại bằng nhiều ngôn ngữ vàđược truyền đạt trong hoạt động quản lý của cơ quan theo đúng thể thức và thẩmquyền quy định Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải có kỹnăng và đúng tiêu chuẩn Nhà nước đề ra

2.1.2.1 Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An được thựchiện bởi bộ phận Chuyên viên và văn bản của phòng nào thì do chính phòng đó soạnthảo Việc soạn thảo văn bản của HĐND và UBND huyện chấp hành nghiêm theoquy định Nhà nước, cụ thể:

+ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ;

+ Nghị định số 161/2005/NĐ ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định chitiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm phápluật;

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácVăn thư;

+ Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bản quản lýNhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành;

+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Công văn số 139/VTLT Nhà nước - TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản

đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

2.1.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được tóm tắt như sau:

Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản, xácđịnh rõ văn bản có tầm quan trọng hay không Công việc này được xác định ngaytại phòng chuyên môn, chuyên viên của văn phòng

Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung văn bản.Thông tin cần thu thập gồm thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, yêu cầu phải xử lýthông tin chính xác và loại ra những thông tin không chính xác

Bước 3: Xác định tên loại văn bản

Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề

sự việc đề cập

Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Đề cương là gợi ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càngchi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi Đối với những văn bản quantrọng như Nghị quyết, Quyết định quy phạm pháp luật,…khi soạn thảo thì nhấtthiết phải thông qua đề cương

Bước 5: Duyệt văn bản

Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt Sau khi soạn thảoxong Thủ trưởng đơn vị duyệt về nội dung, khi cần thiết có thể ký nháy vào cuốicủa nội dung văn bản sau đó trình Chánh văn phòng để duyệt về mặt thể thức vàtính pháp lý của văn bản Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung, thể thức thì

trình lên lãnh đạo HĐND ký ban hành.

Bước 6 Hoàn thiện các thủ tục ban hành

Văn bản khi có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bản được chuyểnđến bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi số ngày, tháng,năm ban hành, đánh máy, in văn bản)

Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An

đã thực hiện đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của BộNội vụ quy định

HĐND và UBND huyện Hòa An luôn thực hiện đúng chủ trương, đường lốichính sách của Đảng và Nhà nước trong công tác quản lý chỉ đạo điều hành khẳngđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và thực hiện đúng theo quyđịnh của Nhà nước

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản sai thể thức như: kíchthước, cỡ chữ văn bản,…chưa đúng với Thông tư số 01/2011/TT-BNV

2.1.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND vàUBND huyện Hòa An cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao.Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật.Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 02 Phóchánh Văn phòng giúp việc cho Chánh Văn phòng

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng chia ra làm các bộ phận, mỗi bộ phận phụtrách những công việc, nhiệm vụ riêng Trong quá trình giải quyết công việc củamình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến phạm vi, tráchnhiệm giải quyết công việc đó Chẳng hạn như bộ phận Tổng hợp của Văn phòngbao gồm có nhiều chuyên viên, mỗi chuyên viên phụ trách một lĩnh vực nhất định

và có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách khi có sựlãnh đạo của Chánh Văn phòng Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn,tham mưu, giúp việc và hậu cần cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBNDhuyện, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính Các

văn bản hành chính mà Văn phòng UBND huyện thường soạn thảo bao gồm cácvăn bản sau: Báo cáo, Chỉ thị, Nghị quyết, Thông báo, Kế hoạch, Phương án, Côngvăn, Công điện, Quyết định, Tờ trình, Chương trình, Giấy mời, Giấy giới thiệu,Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển Tùy mỗi nhiệm

vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo,hướng dẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảocác văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyếtđịnh hành chính… Năm 2014, Văn phòng đã phối hợp với các phòng ban, đơn vịtham mưu giúp TT HĐND, UBND huyện xây dựng và ban hành nhiều văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập

và trình bày theo đúng quy định của nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý Nhìnchung các văn bản do cơ quan ban hành ra đều đảm bảo các thành phần thể thức

mà văn bản yêu cầu và theo hướng dẫn thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính.Mỗi một văn bản mà phòng ban hành đều có đầy đủ 9 thành phầnbắt buộc:

+ Quốc hiệu;

+ Tên cơ quan tổ chức ban hành;

+ Số, ký hiệu của văn bản;

+ Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+Tên loại và trích yếu nội dung;

+ Nội dung văn bản;

+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ kỹ của cơ quan;

+ Dấu cơ quan;

+ Nơi nhận

* Ưu điểm: Cơ quan luôn thực hiện đúng các quy định của nhà nước về công

tác soạn thảo văn bản, đã thực hiện tốt chức năng giám sát, kiểm tra thể thức vănbản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV

* Nhược điểm: Do tình hình công việc nhiều nên cần ban hành nhiều văn bản

để giải quyết công việc của từng phòng ban, nên chuyên viên soạn văn bản chưađúng thể thức và kỹ thuật trình bày Vì vậy văn bản chưa đảm bảo đúng thể thứctheo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ.+ Nơi nhận được trình bày nghiêng;

+ Nơi nhận dùng cỡ chữ 12;

+ Dưới trích yếu nội dung phải là đường kẻ ngang nét liền;

+ Sau khi kết thúc nội dung là dấu “./.”

Như vậy bên cạnh những mặt đã đạt được trong quá trình soạn thảo văn bảnchuyên viên các phòng, ban còn một số sai sót và điều này cần được khắc phụctrong thời gian gần nhất

2.1.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản

Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được tóm tắt như sau:

Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản

Xác định rõ văn bản có tầm quan trọng hay không Công việc này được xácđịnh ngay tại phòng chuyên môn, chuyên viên của văn phòng

Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin

Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung vănbản Thông tin cần thu thập gồm thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, yêu cầu phải

xử lý thông tin chính xác và loại ra những thông tin không chính xác

Bước 3: Xác định tên loại văn bản

Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề

sự việc đề cập

Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Đề cương là gợi ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càngchi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi Đối với những văn bản quantrọng như Nghị quyết, Quyết định quy phạm pháp luật,…khi soạn thảo thì nhấtthiết phải thông qua đề cương

Bước 5: Duyệt văn bản

Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt Sau khi soạn thảoxong Thủ trưởng đơn vị duyệt về nội dung, khi cần thiết có thể ký nháy vào cuốicủa nội dung văn bản sau đó trình Trưởng phòng để duyệt về mặt thể thức và tínhpháp lý của văn bản Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung, thể thức thìtrình lên lãnh đạo HĐND và UBND ký ban hành

Bước 6 Hoàn thiện các thủ tục ban hành

Văn bản khi có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bản được chuyểnđến bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi số ngày, tháng,năm ban hành, đánh máy, in văn bản)

Công tác soạn thảo văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An rất đượcchú trọng và toàn bộ công tác soạn thảo do các chuyên viên Quy trình soạn thảo

có một số ưu, nhược điểm sau :

* Ưu điểm: Đối với những văn bản quan trọng cơ quan áp dụng các quá trình

soạn thảo như sau:

- Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản ;

- Thu thập xử lý thông tin, xác định tên loại văn bản ;

- Xây dựng đề cương và viết bản thảo ;

- Duyệt văn bản ;

- Hoàn thiện văn bản

* Nhược điểm: Đối với văn bản không có tính chất quan trọng đơn giản các

chuyên viên trong quá trình soạn thảo bỏ qua một số bước: Bước xây dựng đềcương và viết bản thảo nhưng khâu duyệt văn bản và hoàn thiện văn bản là phảiđầy đủ

2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An

2.2.1 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND và UBND huyện Hòa An

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND và UBND huyện Hòa An :

Đối với văn bản của Văn phòng phải được lãnh đạo phòng chuyên môn kýnháy trước khi trình lãnh đạo Văn phòng ký ban hành

Tất cả các công văn gửi đi ngoài cơ quan hàng ngày văn phòng phải đượcthống nhất quản lý và phát hành, văn bản gửi đi cần được quản lý chặt chẽ, bảođảm đúng các thủ tục hành chính Tùy theo tính chất công việc, lãnh đạo Vănphòng yêu cầu phát hành bình thường, khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc,… để đảm bảothời gian đúng quy định

a) Phân công soạn thảo văn bản

Căn cứ nội dung văn bản cần soạn thảo thủ trưởng các phòng ban phân côngcán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế phâncông hoạt động của các phòng ban;

Chuyển giaovăn bản

Sắp xếp văn bảnlưu, phục vụ nhucầu sử dụng