Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình thực tế hiện nay của đất nước, trong công cuộc đổi mới, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Xuất phát từ nhu cầu của xã hội, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng đào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng, đại học về ngành Quản trị văn phòng. Ngoài việc truyền đạt kiến thức cho sinh viên trên giảng đường, hàng năm Khoa đều tổ chức cho sinh viên đi khảo sát, kiến tập, thực tập. Qua đợt khảo sát này,sẽ giúp cho mỗi sinh viên hiểu thêm tình hình thực tế về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của các cơ quan, đơn vị. Lý luận và thực tiễn luôn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, trên cơ sở nhận thức đó nhằm giúp cho sinh viên không những giỏi về lý luận mà còn thành thạo các nghiệp vụ được học. Nắm rõ được sự quan trọng của việc thực tế, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong mỗi khóa học được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường và khoa, sinh viên đã có cơ hội tiếp xúc thực tế. Sau khi được học tập tại trường với các kiến thức cơ bản về ngành Quản trị văn phòng, khoa đã sắp xếp cho tôi tiến hành khảo sát cùng đợt kiến tập. Được sự đồng ý của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi và khoa Quản trị văn phòng, tôi đã được đến khảo sát tại công ty trong thời gian từ 20042015 đến ngày 25052015 với nội dung chính là tìm hiểu về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản. Những kiến thức lý thuyết cũng như việc thực hiện các nghiệp vụ, kinh nghiệm của cán bộ tại công ty là những bài học bổ ích giúp tôi tự tin hơn trong công tác sau này. Sau khi kết thúc thời gian khảo sát, tôi viết tiểu luận này để trình bày kết quả quá trình khảo sát mà tôi đã đạt được dưới một cái nhìn khách quan, đầy đủ, trung thực nhất. Bài tiểu luận có bố cục như sau: Phần I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi. Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị Để hoàn thành tốt đợt khảo sát và bài tiểu luận này, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô trong khoa và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Mạnh Cường – trưởng khoa Quản trị văn phòng. Bên cạnh đó, chúng tôi còn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ tại phòng Tổ chức – Hành chính và một số phòng ban khác thuộc Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi. Song do còn hạn chế về mặt chuyên môn và thời gian khảo sát cùng một số nguyên nhân khách quan khác nên bài tiểu luận của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn.. Tôi xin chân thành cảm ơn
Trang 1LỜI NÓI ĐẦU
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình thực tế hiện nay của đất nước, trong công cuộc đổi mới, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định
và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng đào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng, đại học về ngành Quản trị văn phòng Ngoài việc truyền đạt kiến thức cho sinh viên trên giảng đường, hàng năm Khoa đều tổ chức cho sinh viên đi khảo sát, kiến tập, thực tập Qua đợt khảo sát này,sẽ giúp cho mỗi sinh viên hiểu thêm tình hình thực tế về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của các cơ quan, đơn vị Lý luận và thực tiễn luôn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, trên cơ sở nhận thức đó nhằm giúp cho sinh viên không những giỏi về lý luận mà còn thành thạo các nghiệp vụ được học
Nắm rõ được sự quan trọng của việc thực tế, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong mỗi khóa học được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường và khoa, sinh viên đã có cơ hội tiếp xúc thực tế
Sau khi được học tập tại trường với các kiến thức cơ bản về ngành Quản trị văn phòng, khoa đã sắp xếp cho tôi tiến hành khảo sát cùng đợt kiến tập Được sự đồng
ý của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi và khoa Quản trị văn phòng, tôi đã được đến khảo sát tại công ty trong thời gian từ 20/04/2015 đến ngày 25/05/2015 với nội dung chính là tìm hiểu về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản Những kiến thức lý thuyết cũng như việc thực hiện các nghiệp
vụ, kinh nghiệm của cán bộ tại công ty là những bài học bổ ích giúp tôi tự tin hơn trong công tác sau này
Trang 2Sau khi kết thúc thời gian khảo sát, tôi viết tiểu luận này để trình bày kết quả quá trình khảo sát mà tôi đã đạt được dưới một cái nhìn khách quan, đầy đủ, trung thực nhất.
Bài tiểu luận có bố cục như sau:
Phần I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi.
Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Để hoàn thành tốt đợt khảo sát và bài tiểu luận này, tôi xin chân thành cảm ơn
sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô trong khoa và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Mạnh Cường – trưởng khoa Quản trị văn phòng Bên cạnh đó, chúng tôi còn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ tại phòng Tổ chức – Hành chính và một số phòng ban khác thuộc Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu
tư và Thương mại Phúc Lợi
Song do còn hạn chế về mặt chuyên môn và thời gian khảo sát cùng một số nguyên nhân khách quan khác nên bài tiểu luận của tôi không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Hoa Thùy Dung
Trang 3PHẦN NỘI DUNG
Phần I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI PHÚC LỢI
I.Giới thiệu tóm tắt về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi.
Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi thuộc sở hữu của
các cổ đông, được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp tháng 12/2005 và các quy định hiện hành của Nhà nước
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI PHÚC LỢI
Tên giao dịch quốc tế: PHUC LOI CONSTRUCTION, TRADING AND INTERNATIONAL MANPOWER SERVICE JOINT – STOCK CORPORATION
Tên viết tắt: PHÚC LỢI
Trụ sở chính: Số 19, phố Thụy Khê, phường Thụy Khê, quận Tây Hồ, thành
- Địa chỉ: Số 38 Bầu Cát 3- Phường 12- Quận Tân Bình- TP.HCM
- Điện thoại: 08-9492350 Fax: 08-8492753
Trang 4+ Trung tâm đào tạo lao động Xuất khẩu:
- Địa chỉ: Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội
Phạm vi hoạt động:
Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi hoạt động trên phạm
vi lãnh thổ Việt Nam, có thể có văn phòng đại diện, chi nhánh, đơn vị thành viên đặt tại các Tỉnh, Thành phố trên toàn lãnh thổ Việt Nam cũng như tại Nước ngoài phù hợp với Nghị quyết HĐQT và quy định của Pháp luật
II.Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi.
Trang 5ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại
Phòng Tài chính –
Kế toán
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng Kế hoạch –
Tổng hợp
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Trang 62 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu
tư và Thương mại Phúc Lợi.
2.2 Nhiệm vụ
- Công ty phải đảm bảo việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản do cổ đông đóng góp, đất đai tài nguyên được giao quyền sử dụng và các nguồn lực khác tốt để thực hiện các chức năng trên của công ty
- Phải lực chọn hình thức và cách thức huy động vốn phù hợp với quy định của Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh của công ty
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất kinh doanh phù hợp với nguyên tắc hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty
- Đổi mới công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển và sản xuất kinh doanh của công ty
- Thành lập các Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay công ty con của công ty
ở trong nước và nước ngoài theo quy định của Pháp luật nhằm mở rộng thị trường hoạt động
- Chủ động lựa chọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua một phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của Pháp luật với mục đích mở rộng sản xuất kinh doanh
- Chủ động mở rộng hoặc thu hẹp quy mô ngành nghề kinh doanh theo khả năng của công ty và yêu cầu của thị trường để đảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhất trong kinh doanh
Trang 7- Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng với các khách hàng trong và ngoài nước theo yêu cầu kinh doanh của công ty nhằm nâng cao lợi ích của khách hàng và người lao động.
- Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo và trả lương cho người lao động thử việc hoặc cho nghỉ việc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty và năng lực của người lao động nhằm năng cao chất lượng người lao động, tăng cường hoạt động của bộ máy theo hướng gọn nhẹ - năng động - hiệu quả, đáp ứng được các điều kiện trong quá trình hội nhập kinh tế và công cuộc công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước
- Thực hiện tốt quan hệ Quốc tế phù hợp với chủ trương mở rộng hợp tác của công ty và các Quy định của Nhà nước
Trang 8Phần II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG
MẠI PHÚC LỢI
Là cơ quan doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội về các lĩnh vực đầu tư
và thương mại Mỗi ngày công ty tiếp nhận hàng chục văn bản có liên quan đến thẩm quyền cần giải quyết Hàng năm, Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi tiếp nhận một lượng văn bản trung bình khoảng 3000 văn bản và ban hành khoảng văn bản 1700 văn bản
Văn thư thuộc văn phòng của doanh nghiệp có chức năng tham mưu, tổng hợp
và mang tính chất phục vụ (hậu cần) Phối hợp điều hòa mối quan hệ và chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của văn phòng cơ quan
Cán bộ văn thư có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình
- Quản lí văn bản đi- đến, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, hồ sơ lưu trữ
- Phân loại văn bản đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản Đăng kí văn bản đi-đến vào sổ
- Cán bộ văn thư phải xem xét lần cuối về nội dung và thể thức văn bản rối đóng dấu ban hành
- Sau khi mọi thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói văn bản trực tiếp chuyển cho các cơ quan, đơn vị theo nơi nhận
Để đảm bảo cho quá trình hoạt động của công ty, thì cán bộ văn thư phải thực hiện tốt các nhiệm vụ trên
Chính vì thế những năm qua, công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi đã có những bước phát triển to lớn Nhờ vào sự nỗ lực của mọi người nên công tác hành chính đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho những năm sau
Trang 9Cũng chính vì điều đó mà công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản
là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới
Mọi văn bản,giấy tờ trên danh nghĩa công ty, đơn vị nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ công ty đều phải được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền hay người có thẩm quyền kí chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận văn thư đăng kí, đóng dấu Tất cả các văn bản đi phải lấy số riêng cho từng loại
Khi nhận được các văn bản hướng dẫn của các cơ quan cấp trên về Công tác Văn thư – lưu trữ, Văn phòng công ty đã kịp thời sao gửi đến các phòng, ban, đơn
vị phụ thuộc Đồng thời ban hành các văn bản hướng dẫn đến các đơn vị
Tháng 8/2014, công ty đã tổ chức lớp tập huấn và mời Giảng viên đến hướng dẫn công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản cho toàn thể cán bộ công nhân viên các phòng, ban và cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ các đơn vị phụ thuộc
Ngày 29, 30, 31/8/2014 Công ty đã mời Giảng viên đến trực tiếp hướng dẫn cho chuyên viên các phòng, ban về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản và lập hồ sơ hiện hành
Ngày 1/11/2013 Công ty ban hành Thông báo số 1312/TB-CT về việc triển khai công tác lập hồ sơ hiện hành tại các phòng, ban Trên cơ sở Thông báo này, cán bộ Văn thư – lưu trữ sẽ kiểm tra, hướng dẫn đến chuyên viên các phòng, ban việc lập hồ sơ hiện hành, cách sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
Công tác tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản luôn được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo Công ty Để công tác tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản được triển khai đồng nhất, Văn phòng công ty đã sao gửi các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan cấp trên tới các đơn vị phụ thuộc công ty
Ngày 09/12/2010, Công ty ra Thông báo số 2151/TB-CT về việc Thông báo
ý kiến chỉ đạo của Tổng giám đốc công ty về công tác tiếp nhận công văn, tài liệu
Trang 10của các đơn vị phụ thuộc công ty.
Ngày 27/04/2012, công ty ban hành Thông báo số 586/TB-CT về việc thông báo gửi Giấy mời họp, Lịch tuần và một số văn bản khác của công ty qua hòm thư điện tử
Ngoài việc ban hành văn bản thì công ty cũng áp dụng các văn bản quy định
về công tác lưu trữ của Nhà nước như:
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia của Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành ngày
04 tháng 4 năm 2001;
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2007 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng;
- Công văn số 897/VTLT-NVLTNN-NVĐP ban hành ngày 19 tháng 12/2006 của Cục Văn thư – lưu trữ về hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Triển khai kịp thời các văn bản chỉ đạo của cấp trên đến chuyên viên các
phòng, ban và đơn vị phụ thuộc Cụ thể, Văn phòng công ty đã sao gửi:
- Nghị định 110/NĐ-CP, Nghị định 111/NĐ-CP của Chính phủ Quản lý công tác Văn thư – lưu trữ;
- Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ về Soản thảo văn bản và thể thức trình bày văn bản;
- Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về quy định thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
I Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi
Công ty đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng thường xuyên cập nhật, theo dõi và thực hiện công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản theo quy định,
Trang 11thường xuyên rà soát, kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quy trình, đúng thể thức trình tự trước khi ban hành Tại công ty đã xây dựng và ban hành quy chế phân công vai trò trách nhiệm cụ thể từng cá nhân, trong đó 01 cán bộ Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp, phụ trách quản lí công tác hành chính và phụ trách công tác văn thư lưu trữ.
1.Bước 1: Kiểm tra văn bản
* Phần lớn các văn bản của công ty đều do cán bộ văn phòng soạn thảo, còn có một
số phòng ban thì các phòng ban đó tự soạn thảo Nhưng trước khi các văn bản được phát hành thì các văn bản đó phải tập trung tại văn thư, để cán bộ văn thư kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày
+ Ghi số, ngày tháng của văn bản: Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản
+ Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
- Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm quyền kí và đóng dấu
- Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 02 thì phải thêm số
“0” trước số đó
- Nhưng nhìn chung việc đánh số của công ty là đúng thể thức, số kí hiệu đầy
đủ nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản sai sót về thể thức trình bày
* Nhân bản: Sau khi cán bộ văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, có chữ
kí của người có thẩm quyền, có ý kiến của cấp trên về việc nhân số lượng văn bản
là bao nhiêu bản thì cán bộ văn thư sẽ photocopy nhân bản theo số lượng yêu cầu
2.Bước 2: Đóng dấu cơ quan
- Khi đóng dấu văn bản đi ở công ty cán bộ văn thư đã kiểm tra số, chữ kí của người kí có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy định hay chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại
- Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn phụ thuộc tính chất của văn bản cũng
Trang 12như nội dung để ta đóng dấu giáp lai.
3.Bước 3: Đăng kí văn bản đi
- Đăng kí văn bản đi là việc cập nhật thông tin cần thiết của văn bản như: Số, kí hiệu, ngày,tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu….nhằm làm cơ sở dữ liệu quản lí văn bản trên máy tính hoặc sổ quản lí văn bản của công ty, giúp cho việc quản lí và tra tìm văn bản một cách dễ dàng, nhanh chóng
- Việc đăng kí văn bản là thủ tục không thể thiếu đối với bất kì văn bản nào nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và quản lí số lượng văn bản trong năm Thực tế hiện nay công ty chưa có phần mềm quản lí văn bản cho nên việc quản lí văn bản chủ yếu là bằng số Hiện nay, công ty đang triển khai phần mềm quản lí văn bản, công ty đã cử cán bộ văn thư đi học, tiếp nhận phần mềm, dự kiến trong năm 2015 sẽ áp dụng phần mềm vào quản lí văn bản
- Văn bản được ban hành ngày nào thì cán bộ văn thư đăng kí ngày đó
- Công ty không có sổ đăng kí theo dõi văn bản “khẩn”, mật
- Phần đăng kí nội dung bên trong sổ còn thiếu một số nội dung so với mẫu sổ theo quy định như: Người kí, nơi nhận văn bản, đơn vị người nhận bản lưu, số lượng bản Phần đăng kí bên trong sổ đăng kí văn bản đi của công ty có thêm cột “ Người vào sổ” nhằm quản lí văn bản, không bị thất lạc văn bản
4.Bước 4: Chuyển phát và theo dõi chuyển phát.
-Sau khi đăng kí văn bản xong thì làm thủ tục chuyển phát Bì thư của công ty là bì thư có mẫu riêng, có tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax Để văn bản vào bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản để lựa chọn bì cho phù hợp sau đó gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo tính thẩm mĩ, trang trọng
Trang 13- Sau khi hoàn tất các bước trên thì cán bộ văn thư ở công ty sẽ giữ lại bản chính và được lưu ở văn phòng công ty.
- Mỗi văn bản do công ty làm ra để phục vụ cho hoạt động điều chỉnh, quản lí đều được giữ hai bản chính để lưu, một bản sau khi được ban hành lưu tại đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản, một bản lưu tại văn thư Bản lưu dùng để làm căn cứ pháp
lí và phục vụ cho việc tra tìm khi cần thiết Các văn bản lưu là văn bản chính và được sắp xếp theo số, kí hiệu
- Bên cạnh đó, tại công ty còn có một số văn bản đi, sau khi lưu văn bản thì cán bộ văn thư không đóng dấu văn bản mà đưa vào lưu, như vậy văn bản đó sẽ không có hiệu lực pháp lí, về cơ bản là sai và thiếu sót
- Văn bản lưu của công ty được sắp xếp theo tên loại văn bản: Mỗi một tập văn bản tương ứng với một tên loại cụ thể Văn bản có số nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước
và văn bản có số lớn, ngày ban hành muộn thì xếp sau
II Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan qua nhiều hình thức khác nhau: có thể trực tiếp do cán bộ đi họp mang
về hoặc qua đường bưu điện, fax, mail…
Văn bản đến tại công ty được cán bộ văn thư thực hiện theo các bước được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật
1 Quy trình tiếp nhận văn bản đến của công ty
- Hàng ngày, công ty thường tiếp nhận các loại văn bản của các cơ quan bên ngoài, đoàn thể và của cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn bản của các cơ quan khác
Tất cả vản bản, giấy tờ tài liệu, thư chuyển đến công ty đều phải tập trung tại văn thư để kiểm tra, đóng dấu đến, đăng kí, trình lên Lãnh đạo cơ quan
- Trong năm 2014, công ty đã tiếp nhận 2975 văn bản đến, riêng văn bản mật là 18 văn bản, đối với văn bản mật công ty chỉ đạo cán bộ văn phòng lập sổ quản lí riêng