Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Cấu trúc đề tài 3 Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP 4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty 4 1.1.1 Giới thiệu công ty 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự 6 1.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Nhân sự 6 1.2.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự 7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng hành chính nhân sự 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP 12 2.1. Khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 12 2.1.1. Khái niệm, lịch sử hình thành tiêu chuẩn ISO 9001:2008 12 2.1.2. Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 13 2.1.3. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 13 2.2. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần quốc tế TM DV Việt Pháp 14 2.2.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.1.1. Lưu đồ 15 2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đi 17 2.2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến 19 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 21 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TM DV VIỆT PHÁP 23 3.1 Đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty 23 3.1.1 Ưu điểm 23 3.1.2 Nhược điểm 24 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần quốc tế TM DV Việt Pháp. 25 3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo công ty về ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 25 3.2.2. Chuẩn hóa, mẫu hóa các quy trình, nghiệp vụ 25 3.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên làm công tác văn phòng thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 26 3.2.4. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện theo ISO 9001:2008 27 3.2.5. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực Những số liệu phân tích phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá em thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngoài ra, tiểu luận sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung tiểu luận LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới nhà trường, Quý thầy cô khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt giảng viên Ths Lâm Thị Thu Hằng tận tình truyền đạt kiến thức thời gian em học tập Vốn kiến thức tiếp thu trình học tảng để viết lên tiểu luận Mặc dù cố gắng thực tế công việc phức tạp, khả thể hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong tiếp thu ý kiến đóng góp, bảo q thầy giáo để báo cáo em hoàn chỉnh Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tồn thể cán bộ, cơng nhân viên phòng tổng hợp, công ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp, thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng giúp đỡ em hồn thành tốt tiểu luận mình./ Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2017 Sinh viên thực MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Cấu trúc đề tài .3 Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP .4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty 1.1.1 Giới thiệu công ty .4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty 1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành – Nhân .6 1.2.1 Chức phòng Hành – Nhân 1.2.2 Nhiệm vụ phòng Hành nhân .7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng hành nhân CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP 12 2.1 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 12 2.1.1 Khái niệm, lịch sử hình thành tiêu chuẩn ISO 9001:2008 12 2.1.2 Mục đích tiêu chuẩn ISO 9001:2008 13 2.1.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 .13 2.2 Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Cơng ty cổ phần quốc tế TM &DV Việt Pháp 14 2.2.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn 14 2.2.1.1 Lưu đồ 15 2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý văn 17 2.2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý văn đến 19 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 21 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TM & DV VIỆT PHÁP 23 3.1 Đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng công ty23 3.1.1 Ưu điểm 23 3.1.2 Nhược điểm 24 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần quốc tế TM & DV Việt Pháp 25 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công ty ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng 25 3.2.2 Chuẩn hóa, mẫu hóa quy trình, nghiệp vụ 25 3.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên làm cơng tác văn phòng thực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 26 3.2.4 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực theo ISO 9001:2008 27 3.2.5 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .30 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT TM&DV ISO DIỄN GIẢI Thương mại dịch vụ The International Organization for Standardization (Là Tổ Chức Quốc Tế Về HTQLCL GĐ/PGĐ TCVN CBCNV Tiêu Chuẩn Hóa) Hệ thống quản lý chất lượng Giám đốc, Phó Giám đốc Tiêu chuẩn quốc gia Cán bộ, cơng nhân viên MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Xu hội nhập kinh tế giới tạo sức ép cạnh tranh to lớn doanh nghiệp nước Để tồn phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động cập nhật cải tiến chất lượng để nâng cao hiệu công việc, sản xuất kinh doanh Trong số đó, Việt Nam nay, ISO 9001:2008 hưởng ứng áp dụng cách mạnh mẽ doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thơng qua hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Mặc dù thuật ngữ ISO 9001:2008 xuất nhiều nhiều tranh luận, thuyết trình chất lượng hầu hết nhà quản lý Việt Nam xu hướng việc áp dụng ISO 9001:2008 nhằm nâng cao tính hiệu hệ thống chưa tổ chức thực quan tâm Chính vậy,việc giới thiệu xu hướng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, lý áp dụng, lợi ích từ việc áp dụng khó khăn, trở ngại q trình áp dụng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng doanh nghiệp chưa Hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam áp dụng hiệu ISO 9001:2008, qua nhiều năm ứng dụng ISO đem lại cho doanh nghiệp hiệu định hoạt động sản xuất, kinh doanh Tuy nhiên trước tâm lý ưa chuộng cấp nhiều doanh nghiệp doanh nghiệp cố gắng đạt chứng ISO mà không thực triển khai triển khai không triệt để đồng dẫn đến chất lượng dịch vụ, sản xuất kinh doanh không đạt yêu cầu Nhận thức tầm quan trọng xu hướng chung thời đại, Công ty cổ phần quốc tế TM&DV Việt Pháp triển khai ứng dụng có hiệu ISO 9001:2008 năm 2015 đến việc ứng dụng ISO giúp cho cơng tác văn phòng doanh nghiệp hoạt động hiệu hơn, tăng cường hiệu chất lượng dịch vụ, cải tiến chất lượng dịch vụ, sản phẩm môi trường làm việc, đem lại lợi cạnh tranh tốt cho doanh nghiệp nước quốc tế Nhằm đánh giá đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, góp phần nâng cao lực quản lý lực cạnh tranh Công ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp, em chọn đề tài “ Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng công ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp” Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu - Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001:2008 công tác Công ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp - Xác định tồn hệ thống quản lý chất lượng nguyên nhân - Đề xuất số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 9001:2008 công tác văn phòng cơng ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Để đạt mục tiêu trên, tiểu luận tiến hành phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng công ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp, bao gồm sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, hệ thống tài liệu, công tác quản lý nguồn lực, quy trình thực phương thức kiểm tra thực tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Phạm vi nghiên cứu tiểu luận giới hạn hoạt động quản lý chất lượng công ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Phá hoạt động văn phòng Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích - tổng hợp Để thực nghiên cứu này, em nghiên cứu tài liệu sách, báo, tạp chí, website có liên quan đến cơng tác văn phòng việc ứng dụng ISO tổ chức; tài liệu báo cáo thường niên công ty khoảng thời gian 2014 – 2016, website: www.vfic.vn; số tài liệu đánh giá, giới thiệu công ty công bố báo điện tử Trên sở có nhìn khái qt thực tiễn cơng tác văn phòng cơng ty, so sánh với hệ thống lý luận để ưu, nhược điểm đề giải pháp hợp lý - Phương pháp quan sát thực tế Trong trình tìm hiểu cơng ty, em có hội quan sát quy trình, nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng ty - Phương pháp vấn Em thực vấn sâu với trưởng phận văn phòng nhiệm vụ, u cầu cơng việc vị trí, tình hình lao động tại, kế hoạch tuyển dụng thời gian tới công ty Đồng thời vấn sâu tiến hành với trưởng phòng ban kế hoạch kinh doanh công ty để hiểu rõ tình hình hoạt động thay đổi công ty thời gian tới ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Như vậy, với việc vận dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu tài liệu, quan sát, vấn cho phép em kiểm tra chéo độ xác thơng tin, đồng thời hỗ trợ việc cung cấp thông tin cho viết, bổ sung hạn chế phương pháp tiến hành cách riêng rẽ Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, tiểu luận có kết cấu thành chương: Chương Giới thiệu chung Công ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp Chương Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng cơng ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty 1.1.1 Giới thiệu công ty Tên công ty: Công ty Cổ phần Quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp Tên tiếng anh: Viet Phap International Commercial and Services ,JSC Địa chỉ: Hoàng Thanh, Phường Đồng Tiến, Thị xã Phổ Yên, Tỉnh Thái Nguyên Hotline: 0280.3936.003 Email: services@vfic.vn 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty Việt Pháp công ty hàng đầu lĩnh vực cung cấp dịch vụ Vệ sinh công nghiệp – Làm công nghiệp Với mục đích cạnh tranh sách giá hợp lý, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, lành nghề máy móc thiết bị chun dùng đại, Việt Pháp ln sẵn sàng đáp ứng nhu cầu làm công nghiệp quý khách hàng, nhằm đảm bảo mang đến cho khách hàng môi trường sống làm việc sạch, thoáng mát, đại Việt Pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ chất lượng, thuận tiện, an toàn, chu đáo nhằm mang lại hài lòng tuyệt đối cho khách hàng Mục tiêu- Chiến lược -Tầm nhìn đến năm 2020 - Khẳng định giữ vị doanh nghiệp hàng đầu lĩnh vực dịch vụ vệ sinh công nghiệp - Trở thành nhà cung cấp hàng đầu sản phẩm máy móc thiết bị làm Việt Nam; Đặc biệt mở rộng phân phối có chọn lọc thương hiệu máy móc thiết bị làm uy tín tồn cầu nhằm cung cấp thêm lựa chọn cho khách hàng - Tăng cường đầu tư, nghiên cứu cải tiến nâng cao chất lượng dịch cụ làm công nghiệp, dịch vụ bán hàng hậu mãi, đảm bảo nhu cầu khách hàng đáp ứng nhanh chu đáo - Sản phẩm dịch vụ cơng nghiệp chất lượng, an tồn, cơng nghệ tiên tiến - Sản phẩm máy móc thiết bị làm chất lượng cao, kỹ thuật đại Khách hàng bạn đồng hành Thành công công ty định lựa chọn khách hàng Kiên định với nguyên tắc hoạt động “Uy tín, chất lượng, quyền lợi khách hàng”, sức mạnh Việt Pháp với đối tác mang lại giá trị tin cậy cho khách hàng qua dịch vụ, sản phẩm chất lượng lĩnh vực vệ sinh cơng nghiệp Các hoạt động chính: Tư vấn cung cấp dịch vụ vệ sinh công nghiệp Kinh doanh thiết bị, vật tư hóa chất ngành vệ sinh Chuyển giao công nghệ làm Cung cấp chăm sóc cảnh trì cảnh quan Gia cơng khí, xử lý tráng phủ kim loại Cung cấp nhân viên làm hàng ngày Dịch vụ vệ sinh sau xây dựng Dịch vụ giặt thảm-ghế sofa Dịch vụ tổng vệ sinh nhà xưởng 10.Dịch vụ làm vệ sinh cơng nghiệp theo 11.Dịch vụ đánh bóng san đá marbel 1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG HC- NS PHỊNG QUẢN TRỊ -KỸ THUẬT PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH PHỊNG CSKH phòng HC - NS nhân viên Nguyễn Thị Kim đảm nhận việc soạn thảo Nhân viên xác định tên loại văn chọn cách thức diễn đạt ngôn ngữ nội dung văn - Bước 2: Thu thập thông tin, tài liệu số liệu cần thiết xử lý thông tin Chọn thông tin cần thiết - Bước 3: Xây dựng thảo - Bước 4: Chuyển dự thảo cho Thủ trưởng duyệt nội dung hình thức Đối với văn thơng thường, trình cho lãnh đạo phòng xem xét, điều chỉnh nội dung hình thức văn Đối với văn quản lý, trình lãnh đạo xem xét, điều chỉnh nội dung, hình thức Sau đó, chuyên viên chỉnh sửa lại thảo có sai sót, trình lãnh đạo ký - Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt xin ý kiến đạo Thủ trưởng Trưởng phòng vào thẩm quyền ký văn để ký ban hành văn - Bước 6: Sau đăng ký văn bản, Văn thư in ấn, nhân số lượng cần chuyển đóng dấu Bước 7: Văn phòng nơi nhận để vào sổ giao nhận phát hành văn kịp thời Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu gửi 16 2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý văn 2.2.2.1 Lưu đồ Trách nhiệm Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan Cán phân cơng Nghiên cứu, thảocác vănphòng, VPdự ban TrưởngKiểm đơn tra vị thể chun thức, nội dung ký tắt mơn trình ký văn Đối chiếu TT01 -GĐ/PGĐ Duyệt, ký TP/PP Bộ phận Văn thư, Làm thủ tục ban hành văn bản, gửi văn Sổ đăng ký văn Bộ phận Văn thư, Lưu hồ sơ Đơn vị chuyên môn 2.2.2.2 Mô tả: a, Nghiên cứu, dự thảo văn đi: Cán phân công đơn vị, phòng, ban, ngành cơng ty nghiên cứu, soạn thảo văn theo nội dung yêu cầu thể thức quy định, chuyển thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào văn trước chuyển cho Văn phòng trình duyệt Phụ trách đơn vị giao soạn thảo văn chịu trách nhiệm độ xác nội dung tính pháp lý văn 17 b, Kiểm tra, trình ký: Thủ trưởng quan chuyên môn chịu trách nhiệm kiểm tra văn nội dung thể thức Nếu có sai sót, chuyển trả lại cho cán soạn thảo chỉnh sửa lại Nếu đạt yêu cầu, trình Giám đốc/ Phó Giám đốc duyệt ký c, Duyệt, ký: - Giám đốc, Phó Giám đốc xem xét nội dung, thể thức văn ký thức; không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị tham mưu soạn thảo văn để chỉnh sửa - Chữ ký thức Giám đốc, Phó Giám đốc văn phải rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai để ký văn d, Làm thủ tục ban hành văn - Văn sau có chữ ký thức người có thẩm quyền đơn vị tham mưu phải chuyển Văn thư để lấy số làm thủ tục ban hành - Văn thư điền đầy đủ tên quan nhận, địa chỉ, số, ký hiệu văn Văn có mức độ khẩn, mật phải đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, "hỏa tốc", “mật”, “tuyệt mật” lên văn bì thư, số ký hiệu Nếu văn thức dừng báo cáo cho GĐ/PGĐ + Văn "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc" phải gửi ngày làm việc… + Các văn khác gửi chậm sau 02 ngày làm việc kể từ ngày ký e, Lưu hồ sơ: Việc lưu văn thực theo cách lưu văn theo tập lưu văn đi, bao gồm vân phát hành trình hoạt động quan Mỗi loại văn hình thành có mục lưu trữ riêng Mọi văn lưu trữ năm, văn lưu hồ sơ công việc cá nhân phận soạn thảo, văn lưu văn thư để kiểm tra - Mỗi văn phải có 03 chính, 01 gửi đi, 01 lưu văn thư 01 lưu đơn vị soạn thảo hồ sơ công việc; - Văn lưu văn thư Công ty, đơn vị phải xếp theo thứ tự 18 đăng ký sổ đăng ký văn 2.2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý văn đến 2.2.3.1 Lưu đồ Trách nhiệm thực Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu mẫu Thời liên quan gian Ngay sau - Sổ đăng ký văn Tiếp nhận văn “đến” Bộ phận Văn thư đến tiếp nhận văn TP/PP Phân loại, đề xuất ý kiến giải Phiếu xử lý văn Trong ngày GĐ/PGĐ Xem xét, cho ý kiến giải 1-2 ngày Vào sổ; chuyển cho đơn Trong Bộ phậnvịVăn thựcthư ngày Đơn vị, cá nhân Giải văn có liên quan - Bộ phận Văn thư - Đơn vị, cá nhân có Lưu hồ sơ liên quan 2.2.3.2 Mô tả a,Tiếp nhận văn "đến": Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn gồm công văn, tài liệu, Fax v.v đến từ nguồn (gọi chung văn đến) Các đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải văn đến không đăng ký văn thư 19 Sau tiếp nhận văn đến, Bộ phận Văn thư tiến hành cơng việc sau: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: + Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký + Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật ( bì văn mật); + Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo quy định Thơng tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng, - Đối với văn “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”: Văn thư cần bóc phong bì ghi lại số văn bản, tên quan gửi báo cáo cho Trưởng phòng (Phó phòng) biết để có ý kiến xử lý kịp thời Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung ( công văn) vào khoảng trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Chuyển lại choTP/PP văn đến nhận Đăng ký văn đến: Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy tính 20 - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Tùy theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến, thực theo hướng dẫn b, Phân loại, đề xuất ý kiến giải Trưởng phòng xem xét, phân loại (theo lĩnh vực), xử lý văn thuộc thẩm quyền phân cấp chuyển trình Giám đốc, Phó Giám đốc công ty c, Xem xét, cho ý kiến giải quyết: Căn nội dung văn đến, GĐ/PGĐ Công ty xem xét ghi ý kiến đạo, phân công đơn vị, cá nhân thực vào Phiếu xử lý văn đến ; Văn thư ghi nơi nhận vào sổ văn đến để theo dõi chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân liên quan thực d, Giải văn đến: - Đơn vị/cá nhân có liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo dẫn phiếu xử lý văn e, Lưu hồ sơ: Đơn vị, cá nhân giải văn Văn thư lưu giữ văn giải theo quy định 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 2.2.4.1 Tiếp nhận dấu: Con dấu công ty giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan Khi nhân viên văn thư vắng mặt phải giao dấu cho người khác giữ thay theo định Trưởng phòng HC- NS 2.2.4.2 Quản lý sử dụng dấu: Con dấu phải để trụ sở quan công ty phải quản lý chặt chẽ Việc mang dấu quan để sử dụng giải công việc cần thiết phải Giám đốc công ty định 21 Nhân viên văn thư đóng dấu vào văn khi: - Văn có chữ ký Giám đốc, Phó Giám đốc người ủy quyền hay thừa lệnh theo định Giám đốc - Văn trình bày hình thức, thể thức theo quy định - Khơng đóng dấu vào văn bản, giấy tờ khơng có nội dung, khơng có chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu khống Trong quy định công ty, phận có nhu cầu sử dụng dấu giấy tờ phải thơng báo ý kiến có ký nháy trưởng phòng Giám đốc cán văn phòng cấp Ngồi làm việc, có phát sinh đột xuất cần lấy dấu giấy tờ phải thông qua ý kiến Giám đốc thơng báo cho cán văn phòng thực 22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TM & DV VIỆT PHÁP 3.1 Đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng cơng ty 3.1.1 Ưu điểm Thứ nhất, lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị thuộc cơng ty điều hành cơng việc nội trơi chảy có hiệu nhờ thiết lập chế giải công việc rành mạch thống nhất, xác định rõ trách nhiệm lãnh đạo nhân viên quy trình xử lý cơng việc; kiểm sốt tồn q trình xử lý công việc quan, đơn vị; nắm rõ cơng việc làm có tiến độ hay không; hạn chế cách thức giải công việc tuỳ tiện theo chủ quan nhân viên cấp dưới; đánh giá mức độ hồn thành cơng việc nhân viên cấp dưới, từ làm cho cơng tác bình bầu thi đua khen thưởng, đánh giá nhận xét cuối năm công nhân viên cách công bằng, khách quan, xác thực Thứ hai, hiệu sau áp dụng Cơng ty có mặt bật rõ rệt Đó đơn giản hóa tài liệu quy trình, quy định công ty tiết kiệm nhiều giấy tờ, in ấn, thời gian, nhân công…trong tất hoạt động photo tài liệu, in ấn phát hành tài liệu Kết làm việc phận cho thấy, hệ thống tài liệu quản lý chất lượng đáp ứng yêu cẩu quản lý phòng ban, số lượng sổ sách biểu mẫu đầy đủ để theo dõi, thống kê kết công việc thuận lợi cho lãnh đạo đưa định dựa số liệu báo cáo Thứ ba, nhờ áp dụng quy trình ISO, góp phần giúp công nhân viên quan tổ chức thực công việc khoa học hơn; bước đầu tạo chuyển biến nhận thức vai trò nhân viên thi hành nhiệm vụ Thứ tư, công nhân viên công ty đào tạo, tập huấn bắt buộc phải tự tìm hiểu để nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng yêu cầu công việc theo quy trình ISO; phân cơng rõ ràng trách 23 nhiệm nên việc đánh giá lực chuyên môn, kết công việc khách quan Thứ năm, quán triệt tốt, bản, lãnh đạo nhân viên đơn vị thuộc quan có xây dựng, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO bước đầu nhận thức ý nghĩa, vai trò tích cực hoạt động tâm thực tốt Thứ sáu, hệ thống hồ sơ, tài liệu xếp, kiểm soát chặt chẽ giúpviệc sử dụng thuận tiện, nhanh chóng, khắc phục thiếu sót q trình giải cơng việc 3.1.2 Nhược điểm Thứ nhất, số quy trình HTQLCL quan quy định chưa thật hợp lý, chưa thật mang tinh thần cải cách nhằm nâng cao hiệu công việc mà để phù hợp với nguồn lực có, đảm bảo đơn vị cá nhân hồn thành cơng việc, không bị "bắt lỗi" đánh giá nội đánh giá giám sát Do đó, phần việc thực quy trình mang tính hình thức chưa thật mang lại hiệu mong muốn Thứ hai, số quy trình chưa thể tổng thời gian từ bắt đầu đến kết thúc công việc, mà đo lường thời gian cụ thể bước, công đoạn quy trình Do đó, khó xác định quy trách nhiệm cho nhân viên trường hợp thời gian bị kéo dài Có số quy trình xây dựng dựa quy định pháp luật hành vào thực thực tế khó đảm bảo thời gian quy định có phần bất hợp lý Thứ ba, nhận thức ISO số cán , nhân viên hạn chế, nên việc áp dụng ISO việc xây dựng, cập nhật quản lý văn chưa thường xuyên Thứ tư, lãnh đạo đơn vị không trọng tới việc phổ biến, tuyên truyền quán triệt nhan viên cấp tuân thủ nghiêm quy trình ISO HTQLCL; không đánh giá chất lượng công việc thông qua quy trình, khơng thực việc thi đua khen thưởng vào kết thực thi công 24 việc theo quy trình ISO Thứ năm, việc tuân thủ quy định thơng tin báo cáo tình hình kết thực ISO đơn vị chưa tốt; báo cáo hầu hết đưa nhận định chung chung, kết thực mang tính định tính; đơn vị khơng trọng việc theo dõi có ghi chép cụ thể, lưu giữ chứng cụ thể liên quan tới việc thực quy trình HTQLCL cơng chức, viên chức đơn vị Đơi khi, cơng việc thực mang tính hình thức, đối phó 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Công ty Cổ phần quốc tế TM & DV Việt Pháp 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công ty ứng dụng ISO 9001:2008 công tác văn phòng Lãnh đạo cao quan cần nhận thức đắn tầm quan trọng hiệu mang lại cho công tác quản lý áp dụng HTQLCL; cần có tâm cao liệt công tác đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao trách nhiệm thủ trưởng đơn vị thuộc quan, trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan tuân thủ quy trình ISO Cần có chế, sách phù hợp nhằm nâng cao trách nhiệm tính chủ động phận Thường trực Ban Chỉ đạo ISO đơn vị, cá nhân trực tiếp thực công việc hành để đẩy nhanh việc đưa cơng việc hành vào phạm vi HTQLCL quan, đơn vị Thủ trưởng quan, đơn vị cần khuyến khích đơn vị trực thuộc xây dựng áp dụng HTQLCL để nâng cao hiệu thực thi nhiệm vụ giao 3.2.2 Chuẩn hóa, mẫu hóa quy trình, nghiệp vụ Hệ thống tài liệu gương hệ thống tiêu chuẩn, nhằm thông báo ý định tạo quán hành động Số lượng tài liệu phù thuộc vào quy mơ, loại hình tổ chức,sự phức tạp tương tác trình, phức tạp trình tạo sản phẩm, lực nhân viên 25 Hệ thống tài liệu sở đảm bảo cải tiến chất lượng.Vì vậy, nội dung tài liệu phải phù hợp với hoạt động thực tế tuân thủ nguyên tắc “Viết làm” Để đảm bảo tốt tồn hệ thống tài liệu, công ty phải đảm bảo chất lượng, đảm bảo nguyên tắc sau trình xây dựng hệ thống quy trình: -Các thành viên công ty phải tham gia công tác soạn thảo góp ý quy trình tài liệu -Trưởng phận, phòng ban cơng ty phải xem xét, hồn thiện quy trình tài liệu liên quan đến hoạt động đơn vị -Tất quy trình sau ban hành phải triển khai áp dụng vào hoạt động thực tế để đánh giá tính phù hợp hiệu -Các thành viên công ty tham gia vào trình soạn thảo xem xét tài liệu phải nắm rõ yêu cầu tiêu chuẩn hoạt động công ty 3.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên làm cơng tác văn phòng thực theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Là doanh nghiệp dịch vụ nên lượng công việc nhiều với nhiều khâu nhiều chi nhánh đòi hỏi người cán bộ,nhân viên phải có trình độ định hồn thành tốt cơng việc giao Hiện độ tuổi đội ngũ cán nhân vên công ty CPQT Thương mại Dịch vụ Việt Pháp trẻ, trình độ cao, có tinh thần ham học hỏi, tích cực học tập nâng cao trình độ thân để đáp ứng ngày tốt yêu cầu công việc Phát huy mạnh sẵn có cơng ty CPQT Thương mại Dịch vụ Việt Pháp cần thực nhiều sách hỗ trợ, ưu đãi dành cho đối tượng tham gia đào tạo bồi dưỡng Công ty nên cử người học mở lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008….cho đội ngũ cán nhân viên Tiếp tục công tác đào tạo, bồi dưỡng cán nhân viên đạt kết cao hướng tới thực tế Khi đào tạo bồi dưỡng phải ý tới vấn đề kết hợp lý luận thực tế giúp người cán văn phòng thành thục tác nghiệp 26 3.2.4 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực theo ISO 9001:2008 Tiếp tục trì nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác kiểm tra, đánh giá nội bộ; kiểm soát tốt việc thực quy trình ISO đơn vị; đề xuất kịp thời, xác việc khen thưởng, phê bình đơn vị, cá nhân nhằm động viên, khuyến khích đơn vị, cá nhân thực tốt xử lý thích đáng đơn vị, cá nhân thực chưa tốt Lãnh đạo văn phòng cần đẩy mạnh cơng tác kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng ty Từ thấy kết đạt mặt hạn chế, đề phương hướng nhằm tiếp tục nâng cao hiệu công việc, biểu dương khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích việc thực quy định cơng ty thực ISO Ngồi ra, vấn đề cần thiết đề quy định cụ thể quy trình kiểm tranh, đánh giá, để có cụ thể để người lãnh đạo nhân viên văn thư dựa vào để thực theo chức năng, nhiệm vụ 3.2.5 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào cơng tác văn phòng Để đáp ứng u cầu nhiệm vụ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa việc đầu tư để nâng cấp sở vật chất cơng tác văn phòng cần phải tiếp tục tăng cường như: Bố trí phòng làm việc riêng biệt, trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại; tủ, giá kệ đựng tài liệu, lịch để bàn, hộp bảo quản, cặp dây, bìa hồ sơ; máy điều hòa nhiệt độ; đồng hồ treo tường; vật phẩm văn phòng cần thiết; kho lưu trữ bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự động, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế… tất thiết bị vật phẩm văn phòng phải bố trí hợp lý cố định để dễ sử dụng cần thiết Phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Việc ứng dụng khoa học công 27 nghệ vào quản lý văn phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ giúp cơng tác văn phòng tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ cán nhân viên Vì vậy, yêu cầu đại hóa cơng tác văn phòng trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý nói chung đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng ISO quan nói riêng có suất, hiệu chất lượng cao Hiện đại hóa cơng tác văn phòng ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học cơng nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Gắn với nhân tố người điều kiện vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn phòng quan trọng 28 KẾT LUẬN Thế kỷ XXI không coi kỷ điện tử, tin học mà kỷ nguyên chất lượng Các phương thức cạnh tranh số lượng giá không coi điều kiện tiên việc mua bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ Thay vào chất lượng Chất lượng chìa khóa thành cơng khơng kinh doanh mà hoạt động quản lý doanh nghiệp, tổ chức Vì vậy, cần coi chất lượng phương thức cạnh tranh tạo hội phát triển, ổn định tình hình kinh tế thị trường ngày Tuy nhiên, tổ chức, doanh nghiệp nói đến chất lượng làm Bởi lẽ từ nhận thức đến thành cơng q trình hành động quản lý nghiêm túc Quản lý chất lượng không dừng lại quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà quản lý chất lượng quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý quy trình thủ tục hành quan, tổ chức Sự phối hợp hoạt động nguồn lực cách khoa học để đạt hiệu cao kinh tế quản lý Trước ý nghĩa to lớn vậy, Ban lãnh đạo công ty Cổ phần quốc tế TM&DV Việt Pháp tổ chức xây dựng tổ chức thực tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cách nghiêm túc đạt nhiều cải tiến rõ rệt hoạt động văn phòng nói riêng hoạt động quản lý nói chung Tuy nhiên, để đạt kết mong muốn kể từ ban hành tiêu chuẩn ISO 9001:2008 , lãnh đạo nhân viên công ty cần đồng lòng, tâm thực nghiêm túc để hồn thiện cơng tác quản lý cơng tác văn phòng 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Tạ Thị Kiều An (2004), Quản lý chất lượng tổ chức, Nhà xuất thống kê Nguyễn Hữu Tri(2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Bộ khoa học công nghệ (2007), TCVN ISO 9000:2007 Hệ thống quản lý chất lượng- sở từ vựng, Hà Nội 4.Bộ khoa học công nghệ (2008), TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng- yêu cầu, Hà Nội 30 ... quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp Chương Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng cơng ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu. .. cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần quốc tế Thương mại Dịch vụ Việt Pháp Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP 1.1... văn phòng thực 22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TM & DV VIỆT PHÁP 3.1 Đánh giá thực trạng ứng dụng ISO