Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty cổ phần y tế quang minh và đưa ra giải pháp

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Lịch sử nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 3 6. Đóng góp của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 4 1.1 Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban 6 1.3.1. Phòng Hành chính – Tổng hợp 6 1.3.2. Phòng Tài chính – Kế toán 8 1.3.3. Văn phòng đại diện: 10 TIỂU KẾT 11 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 12 2.1. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ: 12 2.1.1. Khái niệm: 12 2.1.2. Quy trình: 12 2.1.3. Nội dung: 13 2.1.4. Những kết quả đạt được: 14 2.1.5. Những hạn chế còn tồn tại: 15 2.2. Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế: 15 2.2.1. Khái niệm: 15 2.2.2. Nội dung quy chế công ty: 16 2.2.3. Kết quả đạt được: 21 2.2.4. Những hạn chế còn tồn tại: 21 2.3. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác: 21 2.3.1. Khái niệm: 21 2.3.2. Nội dung: 22 2.3.3. Kết quả đạt được: 24 2.3.4. Những hạn chế còn tồn tại: 25 2.3.4. Tổ chức công tác hậu cần: 25 2.3.5. Tổ chức công tác đối ngoại, hội nghị: 26 2.2.6. Một số nội dung nghiệp vụ khác: 27 TIỂU KẾT 29 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 31 3.1. Nhận xét, đánh giá: 31 3.1.1. Ưu điểm: 31 3.1.2. Nhược điểm: 32 3.2. Giải pháp: 32 3.2.1. Giải pháp về cơ cấu: 32 3.2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng: 33 3.2.3. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBCNV: 34 3.2.4. Công tác tham mưu tổng hợp: 35 TIỂU KẾT: 36 KẾT LUẬN 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

LỜI CẢM ƠN

Với hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, Trường Đại học Nội vụ HàNội là một trong số cơ sở đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đạihọc, và thấp hơn trong công tác Nội vụ và các lĩnh vực liên quan Trong đó,Quản trị Văn phòng là khoa mới được thành lập nhưng với sự quan tâm đầu tưcủa nhà trường nên không ngừng phát triển qua mỗi năm học

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên tốt nghiệp ra trường được thuận lợinhất, nhà trường nói chung và khoa nói riêng đã thay thế kì thi tốt nghiệp bằngmôn học điều kiện “Quản trị văn phòng doanh nghiệp”, với mục đích giúp sinhviên củng cố thêm kiến thức chuyên môn và trau dồi thêm kiến thức thực tế đểkhi ra trường đi làm khỏi bỡ ngỡ với công tác văn phòng

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này Em xin chân thành cảm ơn các thầy

cô giáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập vừa qua.Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn Nguyễn Hữu Danhcùng thầy Nguyễn Đăng Việt đã tận tình chu đáo hướng dẫn em hoàn thành tốtbài tiểu luận này Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh, chị tại tất

cả các phòng ban của Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh đã nhiệt tình hỗ trợ,giúp đỡ em trong việc thu thập và xử lý thông tin để em có thể hoàn thành bàitiểu luận của mình

Dưới đây là tiểu luận của em về đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh

và đưa ra giải pháp” Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách

hoàn chỉnh nhất Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhânnên bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót Vì vậy, em rất mong nhận được

sự góp ý của giảng viên hướng dẫn cùng các thầy cô giáo trong khoa và các bạn

để tiểu luận này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan: Đề tài nghiên cứu này là công trình nghiên cứu thực sựcủa cá nhân em, được thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáoNguyễn Hữu Danh và thầy Nguyễn Đăng Việt

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong bài này trungthực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào

Em xin chịu trách nhiệm về bài nghiên cứu của mình./

Hà Nội, ngày 05 tháng 09 năm 2017.

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Lịch sử nghiên cứu 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 3

6 Đóng góp của đề tài 3

7 Cấu trúc của đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 4

1.1 Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh 4

1.2 Cơ cấu tổ chức 5

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban 6

1.3.1 Phòng Hành chính – Tổng hợp 6

1.3.2 Phòng Tài chính – Kế toán 8

1.3.3 Văn phòng đại diện: 10

TIỂU KẾT 11

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 12

2.1 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ: 12

2.1.1 Khái niệm: 12

2.1.2 Quy trình: 12

2.1.3 Nội dung: 13

2.1.4 Những kết quả đạt được: 14

2.1.5 Những hạn chế còn tồn tại: 15

2.2 Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế: 15

2.2.1 Khái niệm: 15

2.2.2 Nội dung quy chế công ty: 16

2.2.3 Kết quả đạt được: 21

2.2.4 Những hạn chế còn tồn tại: 21

2.3 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác: 21

2.3.1 Khái niệm: 21

2.3.2 Nội dung: 22

2.3.3 Kết quả đạt được: 24

2.3.4 Những hạn chế còn tồn tại: 25

2.3.4 Tổ chức công tác hậu cần: 25

2.3.5 Tổ chức công tác đối ngoại, hội nghị: 26

2.2.6 Một số nội dung nghiệp vụ khác: 27

TIỂU KẾT 29

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 31

3.1 Nhận xét, đánh giá: 31

3.1.1 Ưu điểm: 31

3.1.2 Nhược điểm: 32

3.2 Giải pháp: 32

3.2.1 Giải pháp về cơ cấu: 32

3.2.2 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng: 33

3.2.3 Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBCNV: 34

3.2.4 Công tác tham mưu tổng hợp: 35

TIỂU KẾT: 36

KẾT LUẬN 37

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

11 KH,CTCT Kế hoạch, chương trình công tác

12 CBCNV Cán bộ công nhân viên

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam hiện tại là một nền kinh tế đa thành phần, với sự định hướng vàphát triển đa quốc doanh Nhưng những thành phần kinh tế khác cũng góp phầnrất quan trọng trong sự phát triển nền kinh tế của đất nước Chúng ta phải có cáinhìn nhất định về những loại hình doanh nghiệp hơn nữa thế hệ ngày nay rất ítngười quan tâm và hiểu về các loại hình doanh nghiệp của Việt Nam

Trong xu thế hội nhập hiện nay, để tồn tại và phát triển trong nền kinh tếthị trường, ngoài việc không ngừng đầu tư, đổi mới công nghệ thì các doanhnghiệp cũng không ngừng phát huy và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.Một doanh nghiệp, hay một tổ chức, để có được một đội ngũ nhân viên đắc lựchay một lực lượng lao động hùng hậu, thì điều trước tiên doanh nghiệp đó hay tổchức đó phải làm là phải có nghiệp vụ quản lý giỏi, phải có khoa học trongcông tác quản trị văn phòng Nắm bắt được yếu tố nghiệp vụ công tác văn phòng

là đã nắm trong tay được hơn một nửa thành công

Văn phòng – là một đơn vị trong một cơ quan, tổ chức Trong một thờigian dài, văn phòng thường được coi là nơi thuần túy chỉ thực hiện những côngviệc giấy tờ, giải quyết những công việc hành chính đơn giản, có tính chất phục

vụ và những người làm việc tại văn phòng chỉ được coi là “bưng, bê, kê, dọn”thì ngày nay, trong kỷ nguyên thông tin và những yêu cầu mới của quá trình hộinhập thì văn phòng đã trở lại vị thế mà nó vốn có: là trung tâm điều hành của tổchức, là bộ mặt của tổ chức Nếu như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyếtnhững công việc hành chính sự vụ, hay chỉ là nơi tiếp nhận những người mà một

lý do nào đó không thể làm được ở những đơn vị khá thì hiện nay văn phòng là

bộ phận có vị trí quan trọng, không thể thiếu của cơ quan, doanh nghiệp Đó là:văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan,doanh nghiệp; là bộ phận tham mưu đặc biệt của lãnh đạo trong công tác quản lý

và điều hành tổ chức Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mực đến vai trò của vănphòng sẽ góp phần tích cực vào sự phát triển của một cơ quan, tổ chức hay mộtdoanh nghiệp

Là một sinh viên của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đồng thời là mộtngười đến khảo sát tại Công ty cổ phần y tế Quang Minh, ý thức được tầm quantrọng và sự cần thiết của việc tìm hiểu về vai trò của công tác văn phòng nên khi

kết thúc học phần môn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp", em đã chọn đề tài

“Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại

Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh và đưa ra giải pháp” làm đề tài cho bài

tiểu luận Việc làm này không ngoài mục đích tìm hiểu thực tế tầm quan trọngcủa bộ phận văn phòng (Hành chính – Tổng hợp), đánh giá thực trạng và tìmhiểu nguyên nhân đồng thời bước đầu đưa ra một số giải pháp nhằm góp phầnnâng cao hiệu quả công tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng tại Công ty cổ phần y

tế Quang Minh

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh

2.2 Phạm vi nghiên cứu

 Thời gian: Từ đầu năm 2015 đến nay

 Không gian: Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tácvăn phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh, địa chỉ: Tầng 4, tòa nhàConstrexim 8, km 8 Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, quận Thanh Xuân,thành phố Hà Nội

3 Lịch sử nghiên cứu

Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu xung quanh vấn đề này tuy nhiên chưa

có một đề tài nào nghiên cứu cụ thể về vấn đề: “Khảo sát, đánh giá thực trạng

tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh và đưa ra giải pháp” này.

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòngtại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh

Nhiệm vụ nghiên cứu: Giúp chúng ta có thể hiểu rõ hơn về nghiệp vụcông tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh nói riêng và các

doanh nghiệp Việt Nam hiện nay nói chung.

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình khảo sát, nghiên cứu, đánh giá em đã sử dụng các phươngpháp sau:

 Phương pháp điều tra khảo sát;

 Phương pháp thu thập thông tin

6 Đóng góp của đề tài

 Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu quả của công tác

tổ chức nghiệp vụ văn phòng tại Công ty cổ phần y tế Quang Minh

 Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảocho cán bộ, nhân viên trong công ty

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo cùng với phụ lục.Phần nội dung của đề tài nghiên cứu được chia thành 03 chương, bao gồm:

 Chương I Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Y tếQuang Minh

 Chương II Thực trạng việc tổ chức các nghiệp vụ công tác văn phòngtại Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh

 Chương III Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tạiCông ty cổ phần y tế Quang Minh

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 1.1 Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh

Công ty cổ phần y tế Quang Minh được thành lập vào ngày 29/05/2007,trải qua gần 10 năm hoạt động Công ty cổ phần y tế Quang Minh tự hào là nhàcung cấp sản phẩm và dịch vụ chăm sóc sức khỏe con người hàng đầu tại ViệtNam

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH

Trụ sở chính : Tầng 4, tòa nhà Constrexim 8, km 8 đường Nguyễn Trãi,phường Thanh Xuân Bắc, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Công ty cổ phần y tế Quang Minh có chi nhánh, hệ thống phân phối, khobãi, trung tâm dịch vụ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng tại 4 tỉnh, thành gồm:

Hà Nội, Đà Nẵng, Tây Nguyên và thành phố Hồ Chí Minh

Các lĩnh vực kinh doanh chính gồm:

- Thiết bị y tế, hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao;

- Dược phẩm, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm;

- Dịch vụ y tế

Với hệ thống phân phối trải dài từ Bắc vào Nam, Công ty cổ phần y tếQuang Minh đã đánh dấu sự có mặt của mình khắp các tỉnh thành trên cả nước,mang đến cho khách hàng sự hài lòng về các sản phẩm, dịch vụ mà Quang Minh

cung cấp với phương châm “Phát triển vì sức khỏe cộng đồng”.

Với tầm nhìn: "Trở thành công ty chuyên cung cấp sản phẩm và dịch vụ

chăm sóc sức khỏe".

Cùng sứ mệnh: "Vì sức khỏe cộng đồng".

Và giá trị cốt lõi: "Vì sự hài lòng khách hàng".

Công ty cổ phần y tế Quang Minh nhận thức rõ trách nhiệm xã hội và camkết vì sức khỏe cộng đồng Vì vậy, Công ty cổ phần y tế Quang Minh khôngngừng phát triển các sáng kiến về tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ với mục tiêu đemđến cho khách hàng trang thiết bị hiện đại, đạt tiêu chuẩn lượng cao

1.2 Cơ cấu tổ chức

Về tổ chức, nhân sự: Công ty cổ phần y tế Quang Minh gồm có: Giámđốc, Phó Giám, Trưởng các Chi nhánh và các phòng ban gồm: Phòng hànhchính –Tổng hợp, Phòng tài chính - Kế toán, Phòng Hỗ trợ, Phòng xuất nhậpkhẩu, Phòng phát triển khách hàng, Phòng kinh doanh …) với tổng số gần 100cán bộ, chuyên viên, nhân viên làm việc tại Hà Nội và 3 chi nhánh của Công tytại Đà Nẵng, Tây Nguyên và thành phố Hồ Chí Minh, được thể hiện rõ ràngbằng sơ đồ dưới đây:

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH

1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban 1.3.1 Phòng Hành chính – Tổng hợp

HỘI ĐỒNG QUẢNTRỊ BAN GIÁM ĐỐC

TTDV Kỹ thuật Miền Trung

TTDV Kỹ thuật Tây Nguyên

TTDV Kỹ thuật Miền Nam

Phòng

Hỗ trợ Bán hàng

Phòng Hành chính – Tổng hợp

Phòng XNK – CƯHH

Phòng Tài chính – Kế toán

theo luật và quy chế công ty;

- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộquy, quy chế công ty;

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty

b Nhiệm vụ:

Công tác văn phòng:

- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin Xử

lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng;

- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoàiđến công ty Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình;

- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty;

- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại vàphải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó;

- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảochính xác, kịp thời, an toàn

Công tác tổ chức, chế độ chính sách: giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cụ thể là:

- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người laođộng

- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định

và quy chế công ty;

- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty;

- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác;

- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,

HĐ lương, khoa học kỹ thuật;

- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ chongười lao động

Công tác bảo hộ lao động.

- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khuvực văn phòng và công cộng;

- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộlao động trong toàn công ty theo quy chế;

- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và độtxuất, cấp cứu tai nạn lao động

Công tác bảo vệ:

- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận côngty;

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty;

- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai,hỏa hoạn;

- Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự;

- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng Phối hợp cùngcác bộ phận duy trì thời gian làm việc

Công tác phục vụ:

- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty;

- Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng;

- Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp

- Quản lý chi phí của Công ty;

- Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty

b Nhiệm vụ:

 Công tác tài chính:

 Quản lý Hệ thống kế hoạch tài chính Công ty (Xây dựng, điều chỉnh,đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo, phân tích đánh giá, kiến nghị ).

 Tổ chức quản lý tài chính tại Công ty , gồm:

- Quản lý chi phí: Lập dự toán chi phí; Thực hiện chi theo dự toán, theo

dõi tình hình thực hiện, tổ chức phân tích chi phí của Công ty;

- Quản lý doanh thu: Tham gia đàm phán Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng

ngoại; Tổ chức nghiệm thu thanh toán, thu hồi tiền bán hàng, theo dõi doanh thutừng hoạt động; Tham gia thanh lý hợp đồng; lập báo cáo thu hồi tiền bán hànghàng tháng và đột xuất;

- Quản lý tiền: Thực hiện quản lý tài khoản Công ty và giao dịch Ngân

hàng, thực hiện các thủ tục đặt cọc, thế chấp của Công ty; Quản lý tiền mặt;

- Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi, phản ánh, tổ chức kiểm kê hàng tồn

kho theo chế độ; Kiến nghị và tham gia xử lý hàng tồn kho do: chênh lệch, mất,kém phẩm chất;

- Quản lý công nợ: Tổ chức quản lý, thu hồi công nợ phải thu; Quản lý

các khoản công nợ phải trả; Dự kiến phương án quản lý nợ khó đòi hoặc nợkhông ai đòi;

- Quản lý tài sản cố định và đầu tư xây dựng, đầu tư mua sắm TSCĐ:

Tham gia các dự án đầu tư của Công ty ; Quản lý chi phí đầu tư các dự án trên

cơ sở Tổng dự toán và quy chế quản lý đầu tư; Quản lý theo dõi, tổ chức kiểm

kê TSCĐ; Làm các thủ tục, quyết định tăng giảm TSCĐ; Chủ trì quyết toán dự

án đầu tư hoàn thành;

- Quản lý các quỹ DN theo chế độ và Quy chế tài chính của Công ty.

 Công tác tín dụng, công tác hợp đồng

 Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung, dài hạn; kế hoạch tín dụngvốn lưu động để huy động vốn cho nhu cầu đầu tư và SXKD của Công ty;

 Xây dựng mức lãi xuất huy động và cho vay vốn trong nội bộ Công ty

và ngoài Công ty;

 Dự thảo, đàm phán các hợp đồng tín dụng của Công ty;

 Làm việc với cơ quan Nhà nước xin cấp ưu đãi đầu tư: Đôn đốc, hướng

dẫn và làm thủ tục xin cấp ưu đãi đầu tư cho các dự án thuộc đối tượng được ưuđãi đầu tư;

 Tham gia đàm phán Hợp đồng theo chức năng: Hợp đồng kinh tế, Hợpđồng với các đối tác nước ngoài;

 Làm thủ tục thanh toán hợp đồng theo điều khoản hợp đồng

 Công tác đầu tư tài chính

 Dự thảo phương án xử lý các kiến nghị của người đại diện phần vốngóp của Công ty tại các Công ty con, Công ty liên kết liên quan đến tài chính.Theo dõi, đôn đốc người đại diện vốn của Công ty và Công ty con, Công ty liênkết thực hiện Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông;

 Nghiên cứu, đề xuất việc đầu tư vốn, bán bớt phần vốn của Công ty tạicác Công ty con, Công ty liên kết;

 Giám sát tình hình sử dụng vốn của Công ty tại các Công ty con, Công

 Tổ chức, thực hiện công tác kế toán:

 Tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại Công ty , bao gồm:

 Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty;

 Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;

 Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán;

 Tổ chức thanh tra công tác ký kết, thực hiện hợp đồng kinh tế; Quản lývốn và tài sản; Tình hình quản lý doanh thu, chi phí; Việc chấp hành các quyđịnh quản lý tài chính của Nhà nước và Quy chế Công ty

1.3.3 Văn phòng đại diện:

a Chức năng:

- Đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trong quan hệ giao dịchvới các đối tác và tổ chức liên quan tại một địa phương có quan hệ với Công ty

trong các lĩnh vực hoạt động của Công ty.

- Thiết lập, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp của Công ty tại địa phương;

- Quan hệ thường xuyên và chặt chẽ với các Phòng, Ban, tổ chức đơn vịkinh tế trực thuộc Công ty để thực hiện tốt cam kết của Công ty với các đối tác;

- Được uỷ nhiệm giao dịch với các đơn vị và cơ quan hữu quan trongphạm vị của mình;

- Được chủ động trong nghiên cứu, tìm kiếm thị trường, đối tác;

- Được TGĐ uỷ quyền tuyển chọn và sử dụng lao động theo yêu cầucông việc;

- Các nhiệm vụ khác Công ty giao

TIỂU KẾT

Thông qua phần khái quát này cho chúng thấy rõ nét những đặc điểm cơbản của công ty, những lĩnh vực hoạt động và tầm nhìn định hướng, cho ta thấymột cái nhìn khách quan về môi trường doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máycủa một doanh nghiệp như thế nào, gồm những bộ phận gì? Nó hoạt động ra sao,

có hiệu quả hay không ? Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty là gì?Phần này cũng là một phần rất quan trọng vì để đi phân tích thì bước đầu chúng

ta phải tìm hiểu rõ nét hơn Công ty hoạt động trên những mặt nào, hơn nữa biếtđược tầm ảnh hưởng của công ty đối với môi trường bên ngoài ra sao, phần nàycũng là tiền đề để chúng ta có thể đi sâu vào khảo sát, nghiên cứu và đánh giánhững phần sau

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN

PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH

2.1 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ:

2.1.1 Khái niệm:

- Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối vớitài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vàolưu trữ doanh nghiệp

- Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý,khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội

2.1.2 Quy trình:

a Công tác văn thư:

- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị (đây là trách nhiệmcủa chuyên viên, cán bộ);

- Sửa và duyệt bản thảo (đây là trách nhiệm của chuyên viên, thủ trưởng);

- Đánh máy, in (nhân viên đánh máy);

- Trình ký VB (văn thư);

- Ký (thủ trưởng);

- Quản lý con dấu của doanh nghiệp chặt chẽ, sử dụng con dấu đúng quyđịnh (văn thư);

- Vào sổ và làm thủ tục gửi VB đi (văn thư);

- Cấp phát giấy đi đường, giấy xin xe, giấy giới thiệu, … (văn thư);

- Nhận VB, vào sổ công văn đến (văn thư);

- Theo dõi giải quyết công văn đến:

+ Theo dõi giải quyết về mặt nội dung (lãnh đạo doanh nghiệp);

+ Theo dõi về mặt thời gian giải quyết (văn thư)

- Lập hồ sơ lưu trữ (tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờđó);

- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (tất cả những người có hồ sơ)

b Công tác lưu trữ:

- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu cho doanh nghiệp;

- Phân loại, chỉnh lý tài liệu;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Thống kê, bảo quản tài liệu;

- Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu

a Công tác văn thư:

Công tác văn thư tại công ty CP Y tế Quang Minh bao gồm 3 nội dungchính như sau:

- Xây dựng và ban hành văn bản;

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;

- Quản lý và sử dụng con dấu

b Công tác lưu trữ:

Chúng ta biết rằng lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoahọc những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan để làm bằng chứng tra cứu thông tin trong quá khứ khi cần thiết

Công tác lưu trữ của công ty bao gồm các nội dung sau:

- Thu thập và bổ sung tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng ký, thống kê tài liệu

làm công cụ tra cứu văn bản: văn thư công ty đã sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc

từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới Tài liệu của Công tyđược xếp thẳng đứng Do đó tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìa, tiện cho tracứu

- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: Khu vực lưu trữ tài liệu của Công

ty cao ráo, thoáng mát và nhân viên văn thư thường xuyên lau chùi, quét dọn

kho lưu trữ, tủ đựng hồ sơ và đôi khi sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt.

- Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu: Khi cá nhân, bộ phận hay phòng

ban nào có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ thì văn thư đã tra tìm tàiliệu

đáp ứng yêu cầu Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tìnhtrạng hư hỏng nặng thì văn thư không cung cấp bản gốc mà chỉ cung cấp bảnsao

- Tiêu huỷ tài liệu khi hến hạn: Trước khi tiêu huỷ nhân viên đã đánh giá

lại giá trị tài liệu, văn bản Tiêu huỷ tài liệu khi được sự đồng ý của Trưởngphòng Tổ chức - Hành chính và có người làm chứng và có biên bản tiêu huỷ

Trong công tác lưu trữ tài liệu của công ty đã đảm bảo được các yêu cầusau:

- Công văn, điện tín, giấy mời họp được văn phòng công ty lưu giữ

- Việc lưu giữ văn bản, chứng từ đảm bảo không nhàu nát, rách, mất vănbản

- Đối với những văn bản mật được lưu giữ cẩn thận để đảm bảo độ mậtcủa văn bản

- Công ty có tủ hồ sơ, giá tủ, cặp, hộp để đảm bảo an toàn tài liệu lưu giữtrong công ty

- Công ty đã đề ra những nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ trong công ty

2.1.4 Những kết quả đạt được:

- Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các

cơ quan nói chung và doanh nghiệp nói riêng Doanh nghiệp muốn thực hiệnđược chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ đểphổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổiliên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạtđộng hàng ngày Công tác văn thư được triển khai tốt góp phần đẩy mạnh mọihoạt động của doanh nghiệp, giảm bớt nạn quan lieu giấy tờ và thủ tục hànhchính rườm rà không cầm thiết Bên cạnh đó, công tác văn thư tốt sẽ tạo điềukiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ có một vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chếnền hành chính của doanh nghiệp Tài liệu lưu trữ đã cung cấp những thông tin

có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo,ban hành các văn bản quản lý của doanh nghiệp theo đúng các quy định củapháp luật Thông qua tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp, cán bộ nhân viên có thểnghiên cứu kết hợp với đánh giá kết quả hoạt động trong thời gian qua để đề ra

dự báo, phương hướng phát triển doanh nghiệp của mình trong thời gian sắp tới.Bên cạnh đó có thể sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ để theo dõi, điều hành,quản lý và kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp một cách khoa học, hệ thống vàcăn cứ chính xác

2.1.5 Những hạn chế còn tồn tại:

a Các lỗi trong công tác văn thư:

- Giải quyết văn bản đến còn chậm trễ;

- Thể thức văn bản đôi khi còn sai sót;

- Đôi lúc không kí nhận khi chuyển giao văn bản đến cho đối tượng phụtrách giải quyết;

- Tự ý chỉnh sửa các văn bản đã được lãnh đạo cấp trên ký;

- Việc theo dõi xử lý văn bản đến chưa thật sự khoa học, hệ thống dẫn đếnthất lạc công văn giấy tờ hoặc xử lý chậm trễ, không thống nhất Hai đơn vịphòng ban cùng trình một nội dung văn bản cho cấp trên

b Các lỗi trong công tác lưu trữ:

- Hồ sơ công việc không được lập đầy đủ theo danh mục;

- Tài liệu trong hồ sơ thất lạc nhiều;

- Đưa vào hồ sơ các các tài liệu không đúng yêu cầu, trùng lặp;

- Việc quản lý hồ sơ giao cho mỗi cá nhân, kết thúc công việc không đượcchỉnh lý, thậm chí không nộp cho phòng ban, cho lưu trữ của doanh nghiệp

2.2 Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế:

2.2.1 Khái niệm:

Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức hay công ty nào cũng có một quy chế riêng quyđịnh nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ công tác,… để đảm bảo tính kỉ luật,

nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu bộ máy, hoạt động của tổ chức đó.

Quy chế là chế độ được quy định bởi một cơ quan, tổ chức có thẩm quyềntrong một phạm vi nhất định, được ban hành có văn bản và có hiệu lực thi hànhtrong phạm vi cơ quan, tổ chức đó

Quy chế điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác

tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyềnhạn, định mức, đơn giá áp dụng Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được

và có tính định khung mang tính nguyên tắc

Quy chế được ban hành phải đảm bảo 3 yếu tố sau:

 Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không tráiluật

 Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp vớihoạt động của tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể

 Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cựcvào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của tổ chức; khiđược áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi

Quy chế có thể được ban hành độc lập bởi một cơ quan hay một doanhnghiệp cụ thể hoặc ban hành kèm theo Nghị định

2.2.2 Nội dung quy chế công ty:

Điều 1 Vai trò – Vị trí của công ty:

Công ty cổ phần y tế Quang Minh được thành lập vào ngày 29/05/2007,trải qua gần 10 năm hoạt động Công ty cổ phần y tế Quang Minh tự hào là nhàcung cấp sản phẩm và dịch vụ chăm sóc sức khỏe con người hàng đầu tại ViệtNam

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102277113 do Sở Kế hoạch vàđầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 29/05/2007, lần thay đổi thứ 4 ngày22/01/2013

Công ty cổ phần y tế Quang Minh có chi nhánh, hệ thống phân phối, khobãi, trung tâm dịch vụ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng tại 4 tỉnh, thành gồm:

Hà Nội, Đà Nẵng, Tây Nguyên và thành phố Hồ Chí Minh