Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty cổ phần ô tô KCV thăng long

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 5 1.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long 5 1.1.1. Giới thiệu chung 5 1.1.2. Chức năng 6 1.1.3. Nhiệm vụ 6 1.2. Khái quát chung về văn phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long 7 1.2.1. Khái niệm 7 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.2.4. Nội dung công tác văn phòng 9 Tiểu kết 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 10 2.1. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác 10 2.2. Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế 11 2.2.1. Xây dựng quy chế 11 2.2.2. Tổ chức thực hiện quy chế 12 2.3. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ 12 2.3.1. Công tác văn thư 12 2.3.2.Tổ chức công tác lưu trữ của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 13 2.4. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo 18 2.5. Tổ chức công tác hậu cần 19 2.6. Một số nội dung nghiệp vụ khác 20 Tiểu kết 21 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 22 3.1. Nhận xét – đánh giá 22 3.2. Giải pháp 23 Tiểu kết 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này em nhận được rất nhiều sự giúp đỡcủa thầy cô và cán bộ công chức, viên chức cơ quan nơi em thực hiện đề tàinghiên cứu

Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực nhưng với vốn kiến thức còn hạn chế,không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý, giúp đỡ củacác thầy giáo, cô giáo để bài tiểu luận của em được hoàn thiện tốt hơn

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài nghiên cứu đề tài “ Khảo sát và đánh giá thực trạng

tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long” là công trình nghiên cứu của riêng em Những thông tin trong bài nghiên

cứu là kết quả phân tích, nhận xét, đánh giá của chính em

Em xin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viết trong đề tài này

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3

6 Giả thuyết khoa học 3

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3

8 Cấu trúc của đề tài 4

CHƯƠNG 1 5

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 5

1.Khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long 5

1.Giới thiệu chung 5

1.1.2 Chức năng 6

1.1.3 Nhiệm vụ 6

2.Khái quát chung về văn phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long 7

2.Khái niệm 7

3.Chức năng - nhiệm vụ 7

4.Cơ cấu tổ chức 9

5.Nội dung công tác văn phòng 9

Tiểu kết 9

CHƯƠNG 2 10

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 10

2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác 10

2.2 Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế 11

2.2.1 Xây dựng quy chế 11

2.2.2 Tổ chức thực hiện quy chế 12

2.3 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ 12

2.3.1 Công tác văn thư 12

2.3.2.Tổ chức công tác lưu trữ của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 13

2.4 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo 18

2.5 Tổ chức công tác hậu cần 19

2.6 Một số nội dung nghiệp vụ khác 20

Tiểu kết 21

CHƯƠNG 3 22

ĐÁNH GIÁ - GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC 22

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 22

3.1 Nhận xét – đánh giá 22

3.2 Giải pháp 23

Tiểu kết 25

KẾT LUẬN 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

PHỤ LỤC 28

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Bước sang thế kỷ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nềnkinh tế Đặc biệt từ sau khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WHO,đây là cơ hội cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hộinhập Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắtnhư hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luônnâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạtmục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệuquả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau

Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanhnghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng Văn phòng là cửa ngõ củamột cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mốiquan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếpđến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó vănphòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị Vì vậyvới tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càngđược khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tácquản lý của nhà quản trị

Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông,được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theoLuật Doanh nghiệp tháng 12/2005 và các quy định hiện hành của Nhà nước.Công ty được thành lập ngày 06 tháng 04 năm 2011, có giấy phép kinh doanhtheo quy định của nhà nước số 0105243828 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thànhphố Hà Nội cấp Là Đại lý bán xe ô tô; Bán buôn ô tô; Kinh doanh phụ tùng ôtô; Kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng ô tô; Sửa chữa máy móc thiết bị;Đóng mới, cải tạo các loại thùng xe, thùng xe chuyên dụng Vốn và tài sản: Vốnlưu động 30.000.000.000 VNĐ.Với chiến lược phát triển lâu dài của công ty thìviệc mở rộng thêm các chi nhánh, địa điểm trên khắp đất nước đang và đã được

lên kế hoạch thực hiện trong khoảng thời gian tới Nhằm tạo sự liên kết chặt chẽgiữa thị trường trong nước và trên thị trường quốc tế nhưng phù hợp với Nghịquyết của Hội đồng quản trị và quy định của pháp luật.

Mục tiêu của công ty là đưa KCV Thăng Long trở thành thương hiệu hàngđầu trong lĩnh vực buôn bán và sửa chữa uy tín các dòng xe Isuzu của Nhật Bản

Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó

là tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Trong quá trình thực tập em nhận thấycông tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn cònbộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến việc tổ chức công tác vănphòng là chưa cao

Chính vì vậy, với tư cách là sinh viên nghiên cứu đề tài và học đúngchuyên ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tất cảnhững điều trên đây không những cho phép khẳng định ý nghĩa khoa học thựctiễn nghiên cứu hoạt động công tác văn phòng mà còn luận chứng cho lý do em

đã chọn đề tài: “ Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác

văn phòng tại công ty cổ phần Ô tô KCV Thăng Long” với mục đích áp dụng

lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp mộtphần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tạicông ty được tốt hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng

Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụcông tác văn phòng tại công ty cổ phần Ô tô KCV Thăng Long

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục tiêu:

Tìm hiểu những vấn đề cơ bản của công tác văn phòng

Phân tích, đánh hoạt động công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Ô tôKCV Thăng Long, thấy rõ được nhưng ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra nhữngvấn đề nghiên cứu giải quyết đối với công tác văn phòng

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác văn phòng

- Làm rõ thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty cổphần KCV Thăng Long

- Từ đó, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tácvăn phòng tại công ty cổ phần Ô tô KCV Thăng Long

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng những phương pháp như:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp khảo sát thực tế

Phương pháp so sánh, phân tích

6 Giả thuyết khoa học

Giả thuyết nghiên cứu của tiểu luận này là:

Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định đến

sự thành công của doanh nghiệp

Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng củacông ty vẫn còn những thiếu sót nhất định

Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải nhanhchóng, đồng bộ

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Bài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế trong

công tác văn phòng Giảipháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nângcao hiệu quả trong công tác văn phòng tại công ty Kết quả đạt được của đề tài

có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến vấn đề này

8 Cấu trúc của đề tài

Chương 1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long.Chương 2 Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty

Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long

Chương 3 Đánh giá - giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác vănphòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG

LONG

1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long

1 Giới thiệu chung

Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông,được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theoLuật Doanh nghiệp tháng 12/2005 và các quy định hiện hành của Nhà nước

Tên Tiếng việt : Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

Tên Tiếng anh : KCV Thang Long Automobile Joint stock Company

Tên viết tắt: ISUZU Thăng Long

Địa chỉ: Km6 đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Xã Nam Hồng, Huyện

Đông Anh, Thành phố Hà Nội

Điện Thoại: 04- 39589188

Fax: 04-39585199

E-mail: sales@isuzuthanglong.com

Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc công ty:

Địa chỉ: Số 50 Nguyễn Trãi, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ

Điện thoại: 038.8606898

Địa chỉ: Thôn Lực Điền, Xã Minh Châu, Huyên Yên Mỹ, Tỉnh Hưng YênCông ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long được thành lập ngày 06 tháng 04năm 2011, có giấy phép kinh doanh theo quy định của nhà nước số 0105243828

do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

- Đại lý bán xe ô tô

- Bán buôn ô tô

- Kinh doanh phụ tùng ô tô

- Kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng ô tô

- Sửa chữa máy móc thiết bị

- Đóng mới, cải tạo các loại thùng xe, thùng xe chuyên dụng

Vốn và tài sản: Vốn lưu động 30.000.000.000 VNĐ

Với chiến lược phát triển lâu dài của công ty thì việc mở rộng thêm cácchi nhánh, địa điểm trên khắp đất nước đang và đã được lên kế hoạch thực hiệntrong khoảng thời gian tới Nhằm tạo sự liên kết chặt chẽ giữa thị trường trongnước và trên thị trường quốc tế nhưng phù hợp với Nghị quyết của Hội đồngquản trị và quy định của pháp luật

1.1.3 Nhiệm vụ

- Công ty phải đảm bảo việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản do cổ đôngđóng góp, đất đai tài nguyên được giao quyền sử dụng và các nguồn lực khác tốt

để thực hiện các chức năng trên của công ty

- Phải lực chọn hình thức và cách thức huy động vốn phù hợp với quyđịnh của Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh của công ty

- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất kinh doanh phùhợp với nguyên tắc hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty

- Đổi mới công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển và sản xuất kinhdoanh của công ty

- Thành lập các Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay công ty con của công

ty ở trong nước và nước ngoài theo quy định của Pháp luật nhằm mở rộng thịtrường hoạt động

- Chủ động lựa chọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, muamột phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của Phápluật với mục đích mở rộng sản xuất kinh doanh

- Chủ động mở rộng hoặc thu hẹp quy mô ngành nghề kinh doanh theokhả năng của công ty và yêu cầu của thị trường để đảm bảo mang lại hiệu quả

tốt nhất trong kinh doanh.

- Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng với cáckhách hàng trong và ngoài nước theo yêu cầu kinh doanh của công ty nhằmnâng cao lợi ích của khách hàng và người lao động

- Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo và trả lương cho ngườilao động, thử việc hoặc cho nghỉ việc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công

ty và năng lực của người lao động nhằm năng cao chất lượng người lao động,tăng cường hoạt động của bộ máy theo hướng gọn nhẹ - năng động - hiệu quả,đáp ứng được các điều kiện trong quá trình hội nhập kinh tế và công cuộc côngnghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước

- Thực hiện tốt quan hệ Quốc tế phù hợp với chủ trương mở rộng hợp táccủa công ty và các Quy định của Nhà nước

2 Khái quát chung về văn phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long

2 Khái niệm

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộmáy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập xử lý thông tin hỗtrợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho dịch vụ hậu cần đảm bảo các điềukiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dunghoạt động của tổ chức Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì ởđầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức, quản lý, sử dụng toàn

bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, môi trường theocác phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạtđộng của cơ quan, tổ chức Còn ở đầu ra là những hoạt động phân phối, truyềntải, thu và xử lý thông tin phản hồn trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chứctheo yêu cầu của lãnh đạo

3 Chức năng - nhiệm vụ

Hoạt động của Công ty là chuyên buôn bán và sửa chữa các dòng xe Isuzu

Nhật Bản nên văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần cho lãnhđạo Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực công tác:văn thư lưu trữ; hành chính quản trị; tổ chức, quản lý lao động, chế độ tiềnlương và đào tạo; quản lý tài sản; an ninh bảo vệ; phòng chống cháy nổ và vệsinh môi trường trụ sở cơ quan Công ty và các công tác khác có liên quan đếnchức năng, nhiệm vụ được Lãnh đạo Công ty giao

- Hướng dẫn các phòng ban thực hiện chế độ, chính sách tài chính, thống

kê, báo cáo tài chính kế toán

- Hướng dẫn các phòng ban thực hiện chấp hành các chế độ chính sách và

kỷ luật của công ty tránh những sai sót trong việc sử dụng vốn và quản lý tài sảncủa công ty

- Tiếp nhận các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức gửi đến công ty;toàn bộ các văn bản, tài liệu gửi đến công ty phải được cập nhật vào phần mềmquản lý công văn đến trên hệ thống internet của công ty

- Tiếp nhận, sao gửi và phát hành các văn bản của công ty do Lãnh đạocông ty ký, đóng dấu của công ty và được lưu văn bản

- Công tác bảo vệ cơ quan, trụ sở: xây dựng các phương án bảo vệ côngty; xây dựng và phổ biến nội quy cơ quan, theo dõi, duy trì giờ làm việc của cán

bộ, nhân viên công ty

- Lập và theo dõi định mức, cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng; kếhoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng theo đề xuất của các phòng trong công

ty đảm bảo có hiệu quả

- Quản lý phương tiện và trang thiết bị máy móc: xây dựng quy chế đểquản lý, điều hành việc sử dụng xe ô tô và các lái xe phục vụ Lãnh đạo công ty

và cán bộ, nhân viên công ty đi công tác

- Quản lý điện, nước, điện thoại và các chế độ khác phục vụ công tác

- Quản lý sổ sách trong lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của công ty

4 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng là việc theo chế độ thủ trưởng, văn phòng làm việc theonguyên tắc: trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng là thủ trưởng của vănphòng, trong phạm vi văn phòng thủ trưởng có trách nhiệm và thẩm quyền phâncông nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên văn phòng Mỗi nhân viên đều có nhữngnghiệp vụ chuyên môn khác nhau phục vụ cho công việc của phòng

Phụ lục 01 ( Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự)

5 Nội dung công tác văn phòng

Có quyền yêu cầu các phòng ban công ty, các đơn vị trực thuộc cung cấptài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, lao động, tiền lương và hành chínhquản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ của phòng

Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu, yêu cầu các phòng ban,đơn vị trực thuộc sửa lại văn bản nếu không đúng thể thức quy định

Tiểu kết

Qua Chương 1 đã trình bày những khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô

tô KCV Thăng Long và các khái quát chung về văn phòng thuộc Công ty Cổphần Ô tô KCV Thăng Long Từ những cái chung nhất về công ty, em sẽ làmsáng thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng của công ty ở Chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 2.1 Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác

Chương trình công tác của Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long là cáccông việc hàng năm, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thờigian nhất định: năm, quý, tháng, tuần, ngày

Việc xây dựng chương trình công tác tại Công ty Cổ phần Ô tô KCVThăng Long do Trưởng phòng thực hiện Các chương trình công tác được xâydựng là chương trình công tác năm, quý, tháng

Chương trình công tác năm: Người soạn thảo dựa trên chương trình kếhoạch của Ban giám đốc giao, các dữ liệu liên quan từ các phòng ban trong công

ty, sau đó tiến hành tổng hợp, điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo thànhchương trình công tác năm Bản chương trình được in và gửi tới Ban giám đốccông ty và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện

Chương trình công tác quý (3 tháng): chương trình công tác quý được xâydựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chương trình kế hoạchnăm Các công việc phát sinh sẽ được đưa thêm vào

Chương trình công tác tháng: đây là bản chi tiết công việc phải làm trongquý Người soạn thảo chương trình phân bổ các công việc cụ thể cho từng phòngban, phòng ban nào sẽ thực hiện các công việc gì, thời gian thực hiện là trongbao lâu

Chương trình công tác tuần, ngày, của các phòng ban do các phòng ban tựxây dựng dựa trên chương trình công tác tháng Phòng Hành chính nhân sự xâydựng chương trình làm việc tuần, ngày cho Ban giám đốc

Chương trình công tác sau khi được ban hành thì phòng Hành chính nhân

sự có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng theobản chương trình đã xây dựng

Những kết quả đạt được:

- Các chương trình công tác đã đưa ra đầy đủ các công việc chính, cần

thiết phải thực hiện theo các khoảng thời gian.

- Việc lập chương trình diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian quy định

- Giúp cho Ban giám đốc và các phòng ban phải giải quyết các công việctheo trình tự khoa học, đúng chức năng, thẩm quyền, công việc không chồngchéo

Những hạn chế còn mắc phải:

- Vẫn còn hiện tượng các phòng ban giải quyết các công việc chưa đúngtheo kế hoạch, không thực hiện tốt các kế hoạch được đưa ra một cách hoànchỉnh

- Chương trình công tác lập ra nhiều khi còn chưa phù hợp với thực tiễn,phải chỉnh sửa theo từng giai đoạn và chuyến đi công tác

- Quy chế được xây dựng phù hợp với chiến lược phát triển của công ty

- Quy chế quản lý nội bộ đảm bảo tính minh hoạt trong hoạt động quản lý

- Quy chế không trái với các quy định của pháp luật có liên quan vàhướng bộ máy công ty hoạt động theo pháp luật và trên cơ sở các quy định phápluật không cấm

- Các quy chế được ban hành có thể thực hiện ngay mà không cần thêmvăn bản hướng dẫn hoặc giải thích chi tiết

- Hệ thống các quy chế được xây dựng đồng bộ, không tạo ra sự mâuthuẫn khi thực hiện

2.2.2 Tổ chức thực hiện quy chế

Thực hiện tốt quy chế theo quy chế dân chủ cơ sở là điều kiện quan trọngduy trì sự phát triển ổn định của công ty, đồng thời đảm bảo công bằng giữa lợiích của người lao động và công ty

Việc thực hiện quy chế dân chủ cơ sở nơi làm việc trong công ty góp phầnxây dựng mối quan hệ lao động hài hòa giữa phía công ty và người lao độngtrong quá trình sửa chữa, kinh doanh; đồng thời là cơ sở quan trọng giúp bảo vệquyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động, qua đó thúc đẩy sựphát triển bền vững của công ty Lợi ích rõ ràng là vậy, song quá trình thực hiệnquy chế của công ty còn bộc lộ một số hạn chế, bất cập cần sớm khắc phục;trong đó, chất lượng, thỏa ước lao động tập thể đạt thấp là một vấn đề đáng bàn

2.3 Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ

2.3.1 Công tác văn thư

Tháng 10/2013, Văn phòng công ty đã xây dựng được danh mục hồ sơ

hiện hành của cơ quan (chưa ban hành chính thức, đang hoàn thiện), trên cơ sởdanh mục hồ sơ, cán bộ Văn thư - Lưu trữ sẽ hướng dẫn chuyên viên các phòng,ban lập hồ sơ hiện hành

Hình thức văn thư của công ty vẫn là văn thư hỗn hợp, các đơn vị, phòng

có văn bản sẽ tự phát hành văn bản và nhận văn bản

Bộ phận Văn thư của cơ quan công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, tiếpnhận, xử lý văn bản kịp thời phục vụ cho việc chỉ đạo của Ban lãnh đạo công tycũng như hoạt động chung của toàn công ty

Công văn đi, đến và công tác quản lý và sử dụng con dấu của công tyđược thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước

* Ưu điểm:

- Văn bản được giải quyết nhanh chóng, kịp thời

- Công tác văn thư đã giúp cho công ty xác định được các văn bản, cáchtra tìm tài liệu dễ dàng

* Nhược điểm:

- Các văn bản tài liệu bị thất lạc, lẫn lộn các văn bản giấy tờ không liên