MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 5 1.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long 5 1.1.1. Giới thiệu chung 5 1.1.2. Chức năng 6 1.1.3. Nhiệm vụ 6 1.2. Khái quát chung về văn phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long 7 1.2.1. Khái niệm 7 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 9 1.2.4. Nội dung công tác văn phòng 9 Tiểu kết 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 10 2.1. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác 10 2.2. Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế 11 2.2.1. Xây dựng quy chế 11 2.2.2. Tổ chức thực hiện quy chế 12 2.3. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ 12 2.3.1. Công tác văn thư 12 2.3.2.Tổ chức công tác lưu trữ của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 13 2.4. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo 18 2.5. Tổ chức công tác hậu cần 19 2.6. Một số nội dung nghiệp vụ khác 20 Tiểu kết 21 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 22 3.1. Nhận xét – đánh giá 22 3.2. Giải pháp 23 Tiểu kết 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu em nhận nhiều giúp đỡ thầy cô cán công chức, viên chức quan nơi em thực đề tài nghiên cứu Tuy có nhiều cố gắng nỗ lực với vốn kiến thức hạn chế, khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý, giúp đỡ thầy giáo, cô giáo để tiểu luận em hoàn thiện tốt Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long” cơng trình nghiên cứu riêng em Những thông tin nghiên cứu kết phân tích, nhận xét, đánh giá em Em xin chịu trách nhiệm liệu viết đề tài MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng .3 Giả thuyết khoa học .3 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 1.Khái qt chung Cơng ty Cổ phần Ơ tô KCV Thăng Long .5 1.Giới thiệu chung .5 1.1.2 Chức .6 1.1.3 Nhiệm vụ 2.Khái qt chung văn phòng Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long 2.Khái niệm 3.Chức - nhiệm vụ 4.Cơ cấu tổ chức .9 5.Nội dung cơng tác văn phòng Tiểu kết CHƯƠNG 10 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 10 2.1 Cơng tác xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác .10 2.2 Xây dựng quy chế tổ chức thực quy chế 11 2.2.1 Xây dựng quy chế 11 2.2.2 Tổ chức thực quy chế 12 2.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ 12 2.3.1 Công tác văn thư 12 2.3.2.Tổ chức công tác lưu trữ Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long 13 2.4 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo 18 2.5 Tổ chức công tác hậu cần 19 2.6 Một số nội dung nghiệp vụ khác 20 Tiểu kết 21 CHƯƠNG 22 ĐÁNH GIÁ - GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC .22 CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 22 3.1 Nhận xét – đánh giá 22 3.2 Giải pháp 23 Tiểu kết 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC 28 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bước sang kỷ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế Đặc biệt từ sau nước ta gia nhập tổ chức thương mại giới WHO, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cơng tác văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Vì với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long thuộc sở hữu cổ đông, thành lập sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp tháng 12/2005 quy định hành Nhà nước Công ty thành lập ngày 06 tháng 04 năm 2011, có giấy phép kinh doanh theo quy định nhà nước số 0105243828 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Là Đại lý bán xe ô tô; Bán buôn ô tô; Kinh doanh phụ tùng ô tô; Kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng ô tô; Sửa chữa máy móc thiết bị; Đóng mới, cải tạo loại thùng xe, thùng xe chuyên dụng Vốn tài sản: Vốn lưu động 30.000.000.000 VNĐ.Với chiến lược phát triển lâu dài cơng ty việc mở rộng thêm chi nhánh, địa điểm khắp đất nước lên kế hoạch thực khoảng thời gian tới Nhằm tạo liên kết chặt chẽ thị trường nước thị trường quốc tế phù hợp với Nghị Hội đồng quản trị quy định pháp luật Mục tiêu công ty đưa KCV Thăng Long trở thành thương hiệu hàng đầu lĩnh vực buôn bán sửa chữa uy tín dòng xe Isuzu Nhật Bản Để thực mục tiêu giải pháp khơng thể thiếu tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Trong q trình thực tập em nhận thấy cơng tác văn phòng cơng ty bên cạnh kết đạt bộc lộ mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến việc tổ chức cơng tác văn phòng chưa cao Chính vậy, với tư cách sinh viên nghiên cứu đề tài học chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tất điều cho phép khẳng định ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu hoạt động công tác văn phòng mà luận chứng cho lý em chọn đề tài: “ Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp phần nhỏ bé để hồn thiện phát huy hiệu hoạt động văn phòng cơng ty tốt Lịch sử nghiên cứu - Giáo trình Nhiệp vụ hành văn phòng tác giả Vũ Đình Quyền nhà xuất thống kê năm 2004 - Giáo trình Kỹ nghiệp vụ văn phòng tác giả Vương Hoàng Tuấn - nhà xuất trẻ 2000 - Khóa luận nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Tập đồn than khống sản Việt Nam - Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phòng Cơng ty đầu tư vận tải AVIS Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: Tìm hiểu vấn đề cơng tác văn phòng Phân tích, đánh hoạt động cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Ơ tô KCV Thăng Long, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề nghiên cứu giải cơng tác văn phòng * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu sở lý luận thực tiễn cơng tác văn phòng - Làm rõ thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty cổ phần KCV Thăng Long - Từ đó, đánh giá đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để thực đề tài sử dụng phương pháp như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp khảo sát thực tế Phương pháp so sánh, phân tích Giả thuyết khoa học Giả thuyết nghiên cứu tiểu luận là: Một là: Hoạt động văn phòng nhân tố định đến thành công doanh nghiệp Hai là: Vì quy mơ tổ chức q lớn cơng tác văn phòng cơng ty thiếu sót định Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn phòng phải nhanh chóng, đồng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Bài nghiên cứu phát ưu điểm mặt hạn chế cơng tác văn phòng Giảipháp đưa ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn phòng cơng ty Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho quan tâm đến vấn đề Cấu trúc đề tài Chương Khái quát chung Công ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long Chương Thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long Chương Đánh giá - giải pháp nâng cao hiệu tổ chức cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG Khái quát chung Công ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long Giới thiệu chung Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long thuộc sở hữu cổ đông, thành lập sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp tháng 12/2005 quy định hành Nhà nước Tên Tiếng việt : Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Tên Tiếng anh : KCV Thang Long Automobile Joint stock Company Tên viết tắt: ISUZU Thăng Long Địa chỉ: Km6 đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Xã Nam Hồng, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội Điện Thoại: 04- 39589188 Fax: 04-39585199 E-mail: sales@isuzuthanglong.com Chi nhánh đơn vị trực thuộc cơng ty: • Chi nhánh thành phố Vinh Địa chỉ: Số 50 Nguyễn Trãi, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ Điện thoại: 038.8606898 • Chi nhánh Hưng Yên Địa chỉ: Thôn Lực Điền, Xã Minh Châu, Huyên Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long thành lập ngày 06 tháng 04 năm 2011, có giấy phép kinh doanh theo quy định nhà nước số 0105243828 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp - Đại lý bán xe ô tô - Bán buôn ô tô - Kinh doanh phụ tùng ô tô - Kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng ô tô - Sửa chữa máy móc thiết bị - Đóng mới, cải tạo loại thùng xe, thùng xe chuyên dụng Vốn tài sản: Vốn lưu động 30.000.000.000 VNĐ Với chiến lược phát triển lâu dài cơng ty việc mở rộng thêm chi nhánh, địa điểm khắp đất nước lên kế hoạch thực khoảng thời gian tới Nhằm tạo liên kết chặt chẽ thị trường nước thị trường quốc tế phù hợp với Nghị Hội đồng quản trị quy định pháp luật 1.1.2 Chức - Không ngừng nâng cao lợi ích Nhà nước, cổ đông người lao động, tăng tích lũy phát triển sản xuất kinh doanh công ty - Huy động sử dụng vốn cổ đông để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu Góp phần thiết thực vào thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội đất nước 1.1.3 Nhiệm vụ - Công ty phải đảm bảo việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản cổ đơng đóng góp, đất đai tài nguyên giao quyền sử dụng nguồn lực khác tốt để thực chức cơng ty - Phải lực chọn hình thức cách thức huy động vốn phù hợp với quy định Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh công ty - Tổ chức máy quản lý, tổ chức đơn vị sản xuất kinh doanh phù hợp với nguyên tắc hoạt động mục tiêu chiến lược công ty - Đổi công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh công ty - Thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay cơng ty cơng ty nước nước theo quy định Pháp luật nhằm mở rộng thị trường hoạt động - Chủ động lựa chọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua phần tồn tài sản doanh nghiệp khác theo quy định Pháp luật với mục đích mở rộng sản xuất kinh doanh - Chủ động mở rộng thu hẹp quy mô ngành nghề kinh doanh theo khả công ty yêu cầu thị trường để đảm bảo mang lại hiệu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Thu thập, chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ khối văn phòng cơng ty theo quy định; - Bảo quản an tồn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Lưu chọn hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử (nếu có) thực việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định hành; - Thực chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất công tác Văn thư - Lưu trữ theo quy định pháp luật; - Triển khai ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào công tác Văn thư Lưu trữ; - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác Văn thư - Lưu trữ; - Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí phục vụ cho hoạt động Văn thư - Lưu trữ Trong phòng Lưu trữ trang bị phương tiện đầy đủ đại nhằm phục vụ tốt cho cơng tác lưu trữ như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt thơng gió, giá để tài liệu, xe chở tài liệu văn phòng phẩm khác Trong thời gian gần lãnh đạo công ty trọng trọng việc bố trí kho tàng rộng rãi, giá tủ quy chuẩn… Các trang thiết bị: giá sắt, tủ gỗ để đựng tài liệu, hộp carton, bìa hồ sơ, điều hòa trung tâm, bình bọt cứu hỏa, máy hút ẩm… • Cơng tác thu thập chỉnh lý tài liệu tồn đọng Năm 2013, Tổng cơng ty thức xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng Vì tài liệu tồn đọng từ thành lập công ty 100m tài liệu chưa chỉnh lý đưa nhóm lớn theo năm Trong tài liệu nát, loại bỏ chiếm phần lớn mà chủ yếu tài liệu năm thành lập cơng ty Còn năm gần số tài liệu bị hư hỏng dần cho thấy cơng ty trọng đến công tác lưu trữ Hiện kho lưu trữ lưu tập công văn đi, đến quan 14 để phục vụ cơng tác tra tìm Các tập lưu cơng văn đi, đến lập hồ sơ hành bảo quản hộp carton Năm 2013, Văn phòng Tổng công ty xây dựng phương án thuê đơn vị đến khảo sát để chỉnh lý tài liệu tồn đọng sớm triển khai thời gian tới Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác Văn thư - Lưu trữ Bộ phận Văn thư thực quản lý văn đi, đến máy tính ứng dụng phần mềm Microsoft Hàng năm, công ty quan tâm đầu tư, mua sắm máy móc, trang thiết bị cho phận Văn thư Cụ thể trang bị máy tính, máy photocopy, máy scand, máy điện thoại, máy Fax để lưu tài liệu giấy tờ hệ thống online nội công ty gửi mail cho đơn vị trực thuộc công ty Tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ: - Cán Văn thư - lưu trữ cung cấp kịp thời đầy đủ tài liệu cho Ban lãnh đạo, phòng, ban, đơn vị cần tra cứu - Có sổ đăng ký theo dõi phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ Chế độ thông tin, báo cáo: Hàng năm công ty thực đầy đủ báo cáo, thống kê, báo cáo đột xuất theo yêu cầu Sở Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ * Ưu điểm: Song song với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, chuyển động không ngừng kinh tế , bùng nổ thông tin làm cho khối lượng tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức ngày lớn, hình thức tài liệu ngày phong phú Và biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác lưu trữ đặt yêu cầu cấp thiết Q trình đạo rõ ràng cơng tác Lưu trữ yếu tố quan trọng định đến chất lượng hiệu cơng tác lưu trữ cơng ty Qua q trình khảo sát thực tế Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 15 cho thấy lãnh đạo quan cán nhân viên công ty có nhận thức đắn có đầu tư thích hợp cho cơng tác Văn thư - Lưu trữ nói chung cơng tác Lưu trữ nói riêng Điều thể khía cạnh sau: Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ văn quy định hướng dẫn: Công tác Lưu trữ quan tâm đạo sát ban lãnh đạo công ty Để triển khai đồng nhất, văn phòng cơng ty gửi văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quan cấp tới đơn vị trực thuộc công ty Triển khai kịp thời văn đạo cấp đến nhân viên phòng, ban đơn vị trực thuộc chủ yếu dựa vào Luật Lưu trữ năm 2011 để thực công tác Lưu trữ cơng ty Bên cạnh cơng ty dựa vào văn quy định lưu trữ như: - Nghị định 110/NĐ-CP, Nghị định 111/NĐ-CP Chính phủ Quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ; - Thông tư 09/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Xây dựng ban hành văn quản lý công tác Lưu trữ: ban lãnh đạo quan quan tâm đến cơng tác văn phòng nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng Hệ thống văn công ty ban hành để đạo hướng dẫn thực công tác lưu trữ đầy đủ; văn có ý nghĩa quan trọng, hành lang pháp lý để công tác lưu trữ hoạt động thống tạo thuận lợi cho nhân viên Văn thư - Lưu trữ thực nghiệp vụ trình giải công việc Ngày12/12/2012, công ty Thông báo số 201/TB-CT việc thông báo ý kiến đạo Giám đốc công ty công tác tiếp nhận công văn, tài liệu đơn vị trực thuộc công ty Ngày 14/07/2013, công ty ban hành Thông báo số 143/TB-CT việc thông báo gửi giấy mời họp, lịch công tác tuần số văn khác cơng ty qua hòm thư điện tử Cùng với quy định nhà nước công tác Lưu trữ, công ty áp dụng để thực hoạt động việc xếp hủy tài liệu 16 công ty Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ: bên cạnh việc ban hành văn hướng dẫn, đạo cơng tác lưu trữ cơng ty mở lớp tập huấn ngắn hạn nhằm cố, bồ dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên lưu trữ công ty đơn vị trực thuộc Hàng năm cán lưu trữ tạo điều kiện tham gia chương trình tập huấn nghiệp vụ Cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức Bên cạnh đó, vào khoảng thời gian định năm, thường vào cuối năm, thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ nhân viên giao nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ cho chun viên phòng, ban để giao nộp tài liệu vào lưu trữ đủ số lượng nội dung tài liệu * Hạn chế: Mục đích cuối cơng tác lưu trữ phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ cho hoạt động Công ty Do để đạt hiệu tốt cơng tác lưu trữ cần tổ chức nghiêm túc khoa học Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thực chất việc thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ bao gồm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Do hạn chế số lượng cán lưu trữ khối lượng tài liệu lưu trữ Công ty tương đối nhiều nên thực tế cán thực việc quản lí tài liệu mà khơng thể đảm nhiệm hết nghiệp vụ lưu trữ Điều nỗi bật tất phòng ban khối tài liệu thuộc Văn phòng đưa vào lưu trữ đầy đủ , đươc lập hồ sơ chỉnh lý , khối tài liệu phòng ban lại tài liệu thiếu nhiều bị thất lạc công tác nộp lưu tài liệu chưa thực hiên cách khoa học tình trạng tài liệu bó gói, chưa chỉnh lý lập thành hồ sơ Việc áp dụng Luật Lưu trữ cơng tác Lưu trữ nhiều bất cập thiếu xót, việc khơng đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu tài liệu không phân loại rõ ràng nên công tác Lưu trữ công ty nhiều khó khăn chưa chấp hành đầy đủ 17 - Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: Tài liệu thuộc phòng ban sau hoàn thành hợp đồng với khách hàng kết thúc hồ sơ tài liệu đưa vào lưu trữ công ty Năm 2012, công ty thức đưa thơng báo phải lập hồ sơ đưa vào lưu trữ Điều cho thấy trước đâycông tác lưu trữ thu tài liệu chưa lập hồ sơ mà xếp theo thời gian Nên kho lưu trữ tài liệu chun mơn từ phòng ban bó gói, chưa lập hồ sơ biên mục - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Công ty thành lập nên công tác lưu trữ chưa hồn thiện, cơng ty có th người chỉnh lý tài liệu công tác chỉnh lý sơ sài chưa đạt hiệu cao, tài liệu bị thất lạc nhiều chưa có cơng cụ tra cứu phục vụ việc tra cứu thơng tin tìm hiểu tài liệu công ty Các tài liệu chuyên môn chưa nộp vào lưu trữ chưa chỉnh lý, việc xếp tài liệu chưa rõ ràng chưa thống - Việc phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu Việc phân loại tài liệu phân loại sơ theo năm, theo nội dung mà chưa có phương pháp phân loại tối ưu Tài liệu, chứng từ chưa xác định giá trị, mà lưu theo thời gian làm hợp đồng hồn thành thu tài liệu vào kho sau bó gói đưa lên giá đựng tài liệu Tài liệu tình trạng bị bó gói nhiều 2.4 Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo Mỗi quan, tổ chức có lịch trình cơng tác thường kỳ cho lãnh đạo quan Việc xây dựng chương trình cơng tác tốt giúp cho lãnh đạo xác định mục tiêu, thời gian định hướng công việc cho phù hợp với hoạt động Cung cấp thơng tin giúp lãnh đạo chủ động công tác quản lý từ lãnh đạo nắm bắt hoạt động công ty đưa định để công ty hoạt động tốt Thông tin phục vụ cho lãnh đạo yêu cầu cần xác, với thự tiễn, với hoạt động công ty 18 Việc tổ chức thông tin hoạt động cho lãnh đạo Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long đạt ưu điểm đáng kể trình giúp lãnh đạo cơng ty cơng tác, bên cạnh hạn chế cần khắc phục như: + Ưu điểm: - Đảm bảo cho hoạt động quan diễn liên tục, thống hiệu - Đảm bảo kế hoạch, định hướng lãnh đạo xây dựng có hiệu cho hoạt động cơng ty - Văn phòng đáp ứng đầy đủ nội dung công việc, giúp hoạt động công ty đạt hiệu cao + Hạn chế: - Các phòng, ban khơng thật làm việc, thơng tin bị xóa, thơng tin ảo xuất nhiều phòng ban - Đăng ký nội dung chưa xác làm sai lệch thông tin phục vụ cho lãnh đạo 2.5 Tổ chức công tác hậu cần Công tác hậu cần quan, đơn vị cần thiết, nơi có hoạt động nơi có nhu cầu cần cung ứng điều kiện trang bị nguồn tài chính, việc bảo đảm cung ứng đầy đủ điều kiện cần thiết cho hoạt động quan, đơn vị trôi chảy, thuận lợi nhiệm vụ văn phòng Để trì quản lý, để cơng việc văn phòng diễn trơi chảy cơng ty trọng đến cơng tác hậu cần Các điều kiện vật chất nhà cửa, trang thiết bị công ty thuộc công tác hậu cần văn phòng cơng ty Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị văn phòng sau: - Đối với trang thiết bị phòng ban: Văn phòng vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư phòng ban vào ngày 28 hàng tháng tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký Sau Giám đốc xét duyệt, cán kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ công ty xuất tiền mua sắm 19 trang thiết bị Tại Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long, công tác tổ chức phục vụ hậu cần Ban giám đốc quan tâm Hàng năm, phòng Hành nhân vào số kinh phí từ quỹ cơng đồn để lập kế hoạch mua sắm sửa chữa cung cấp trang thiết bị có giá trị lớn, tổ chúc chuyến tham quan du lịch, nghỉ mát Sau Ban giám đốc chấp thuận, phòng Hành nhân tiến hành mua sắm trang thiết bị phân phối cho phòng ban quan Đối với việc sửa chữa thường xuyên cung ứng dụng cụ văn phòng phẩm cho đội ngũ nhân viên trình thực cơng việc, phận, phòng ban có nhu cầu thơng báo để phòng tiến hành thực Kết đạt được: - Đảm bảo văn phòng phẩm phục vụ nhân viên tồn cơng ty giấy, bút, túi clear, cặp ghim, giấy nhớ… - Hầu hết phòng ban trang bị hệ thống máy vi tính đại, internet nối tới phòng ban - Đảm bảo điều kiện làm việc phòng làm việc có đầy đủ bàn ghế, tủ đựng cá nhân, tủ đựng tài liệu, máy móc, thiết bị chuyên dùng… Hạn chế: - Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa nhiều - Nhân viên lãng phí việc sử dụng văn phòng phẩm Ngun nhân: - Nguồn kinh phí hạn chế - Nhân viên chưa thực tốt quy chế chi tiêu nội thực hành tiết kiệm công ty 2.6 Một số nội dung nghiệp vụ khác - Cơng tác tham mưu, tổng hợp: văn phòng phận tham mưu, giúp việc cho Ban lãnh đạo công tác lãnh đạo, điều hành, nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo điều kiện sở vật chất kỹ thuật cho toàn hoạt động công ty - Công tác thông tin tổng hợp thực chế độ báo cáo: bảo đảm cung 20 cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho phận, phòng cơng ty, từ tạo điều kiện cho hoạt động cơng ty đạt hiệu cao - Việc tổ chức chuyến công tác cho ban lãnh đạo quan: hàng năm Ban giám đốc thường xuyên phải dự họp, hội nghị, hội thảo…Vì phòng Hành nhân có nhiệm vụ lập kế hoạch chuẩn bị phương tiện cần thiết để chuyến công tác lãnh đạo đạt hiệu cao Lập kế hoạch cho chuyến công tác quan trọng, định tính hiệu chuyến - Công tác tổ chức họp, họi nghị: hội nghị gặp mặt, họp có tổ chức số đơng người nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc, lấy ý kiến biểu thị ước vọng tạo phối hợp hoạt động nhằm giải vấn đề mà người quan tâm Tiểu kết Như chương 2, tơi phân tích, tìm hiểu thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long Cơng tác văn phòng cơng ty đạt nhiều kết mang lại hiệu công việc hoạt động cơng ty Bên cạnh đó, cơng tác văn phòng có hạn chế cần phải khắc phục để hoàn thiện nhằm đem lại hiệu tốt nhất, tối ưu 21 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ - GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN Ơ TÔ KCV THĂNG LONG 3.1 Nhận xét – đánh giá Những kết đạt Văn phòng ln đảm bảo chuyến công tác lãnh đạo công ty chu đáo an toàn, thực tốt công tác quản lý công ty Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp tiếp khách Tổ chức hội nghị, họp công ty diễn thành công tốt đẹp Các điều kiện vật chất cần thiết vật tư, phương tiện làm việc phát sinh cung cấp đủ số lượng chất lượng Các trang thiết bị cung cấp sửa chữa kịp thời đầy đủ đảm bảo trì hoạt động cơng ty Do kế hoạch cung cấp vật tư, phương tiện lên kế hoạch cụ thể nên tránh tình trạng cung ứng tràn lan, lãng phí, cố định để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, lý Trong trình sử dụng tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ kiểm kê bất thường có thay đổi Các loại hàng hóa vật tư, vật dụng cơng ty như: văn phòng phẩm, trang thiết bị phục vụ cho văn phòng cơng ty…để quản lý tốt loại tài sản cho cơng ty văn phòng tiến hành thực sau: - Xác định định mức sử dụng vật tư, định mức công bố cơng khai tồn cơng ty - Tiến hành cấp phát đối tượng, tiêu chuẩn - Khi mua hàng hóa vật tư tiến hành làm phiếu nhập kho, cấp phát có phiếu xuất kho theo nguyên tắc xuất nhập kế toán - Để vừa tiết kiệm vừa gắn trách nhiệm cá nhân với cơng việc văn phòng tiến hành khốn chi phí loại hoạt động khơng mang tính tập trung 22 Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý chỗ để xe cán công nhân viên cơng ty, ngồi phụ trách cơng tác sửa chữa máy móc thiết bị văn phòng đơn vị… 3.2 Giải pháp Quản lý văn phòng phẩm hàng tháng phòng ban gửi dự trù đồ dùng, dụng cụ hành chuyển cho văn phòng cơng ty Trưởng phòng xem xét dự trù thấy hợp lý ký duyệt khơng loại bỏ Văn phòng lập dự trù văn phòng phẩm hàng tháng cơng ty nhập văn phòng phẩm Căn vào nhu cầu văn phòng phẩm phòng ban, phân xưởng mà văn phòng cơng ty viết phiếu xuất kho ghi rõ vào sổ sách để làm tốn với phòng tài Bộ máy văn phòng cơng ty đưa thực tế việc đổi tổ chức hoạt động áp dụng cách rộng rãi thành tựu tiên tiến khoa học công nghệ mang lại hiệu to lớn cơng tác văn phòng Nó góp phần tăng cường hiệu quả, hiệu lực pháp lý lãnh đạo cơng ty nói riêng văn phòng nói chung Việc tổ chức hoạt động đảm bảo thi hành quy định Nhà nước, phản ánh mối quan hệ ngang, dọc, trên, làm cho máy công ty trở thành chủ thể thống Bộ phận Hành nhân tham mưu, tổng hợp cho Ban giác đốc lĩnh vực hành chủ yếu, mặt hoạt động khác cơng ty phòng ban chuyên môn thực Cách thức tham mưu tiết kiệm thời gian chuyển tải thơng tin thơng tin chuyển thẳng từ phòng ban chun môn tới lãnh đạo công ty mà không cần phải thơng qua phận văn phòng Mặt khác nội dung thông tin tham mưu cho lĩnh vực hoạt động cơng ty mang tính chun sâu, cụ thể Công ty cần ban hành văn cách rõ ràng chuẩn mực chế độ thông tin, đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời phải nộp văn bản, tài liệu theo quy định, đảm bảo thời hạn Để công ty hoạt động hiệu khơng thể tách rời hoạt động phòng ban, phận Sự phối hợp tốt phòng ban phận đảm bảo 23 cho họat động công ty thực cách liên hồn có hiệu Vì công ty cần tạo phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trình thực thi nhiệm vụ phòng ban, phận Văn phòng cần phải đưa chế độ bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định kỳ nhằm đảm bảo cho công tác thông tin thông suốt hiệu Để cơng tác văn thư hồn thiện văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham gia khóa bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng, nâng cao trình độ tin học văn phòng Điều giúp cho nhân viên văn thư rút ngắn thời gian giải công việc mà đem lại hiệu cao Bên cạnh cán văn phòng phải khơng ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm làm việc, tạo dựng mối quan hệ tốt, tìm tiếng nói chung trợ thủ đắc lực Trưởng phòng Cơng tác lưu trữ Tại cơng ty cần đảm bảo yêu cầu tính xác, kịp thời dẫn đến hiệu công việc khơng cao Để giải khó khăn cơng ty nên có phòng lưu trữ tập trung để đảm bảo cho việc bảo quản sử dụng tài liệu Hiện công ty tổ chức tốt công tác họp, hội nghị, nhiên cần phải có quy định cụ thể mức kinh phí cấp cho họp, hội nghị để tiết kiệm tránh lãng phí Nâng cao trình độ ngoại ngữ nhân viên văn phòng để giao tiếp tốt với khách nước Cần mua sắm thêm số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như: máy chiếu, máy ghi âm…đây thiết bị phục vụ đắc lực cho hội nghị, tạo điều kiện cho cơng việc diễn nhanh chóng tốt đẹp Tổ chức Hành nhân cơng ty có nhân viên kiêm hai nhiệm vụ văn thư lưu trữ, mà khối lượng công việc phận lại lớn nên ngƣời khơng thể làm hết việc được, phận bộc lộ nhiều hạn chế việc soạn thảo văn bản, xử lý văn đi, đến chậm, cơng tác lưu trữ chưa đảm bảo quy trình kỹ thuật Cơng ty tuyển thêm nhân viên văn thư lưu trữ nữa, sau phân người làm cơng tác văn thư, người làm nghiệp vụ lưu trữ 24 Đối với chuyến công tác lãnh đạo, văn phòng nên có văn quy định cụ thể, rõ ràng việc chuẩn bị cho chuyến cơng tác lãnh đạo Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thái độ phục vụ đội ngũ cán cơng nhân viên văn phòng, Cơng tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải không Cho nên, phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001: 2000 vào hoạt động văn phòng nhu cầu xu hướng tất yếu Tiểu kết Trên số nhận xét - đánh giá giải pháp công tác văn phòng dựa sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng tình hình hoạt động cơng ty Qua cơng ty khắc phục thiếu sót tồn tại, thúc đẩy hiệu hoạt động máy văn phòng cơng ty 25 KẾT LUẬN Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long thành lập chưa lâu, công ty dần khẳng định mình, tạo chỗ đứng niềm tin đối tác, công ty đà phát tiển lớn mạnh với phát triển chung đất nước Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng cơng ty mặt như: công tác tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần…em rút nhận xét, đánh giá kết đạt được, mặt tồn nguyên nhân tồn Trên sở đề xuất kiến nghị nhằm củng cố hồn thiện cơng tác văn phòng cơng ty Tuy nhiên phạm vi đề tài rộng, nội dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ chun mơn nhận thức hạn chế nên tiểu luận em không tránh khỏi thiếu sót Bởi em mong nhận góp ý bảo thầy để tiểu luận em hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo mơn Văn phòng doanh nghiệp trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hồn thành tiểu luận Em xin chân thành cảm ơn! 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành văn phòng (Mike Harvay - Nhà xuất thống kê) Nghiệp vụ hành văn phòng - PGS.TS Nguyễn Hữu Tri Một số khóa luận khác đề tài Các tài liệu công ty 27 PHỤ LỤC Chuyên viên Hành Chun viên nhân TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Tổ bảo vệ Tổ tạp vụ Chú thích: : Kiêm nhiệm Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy phòng Hành nhân 28 ... chức công tác lưu trữ Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long công ty lớn hoạt động chủ yếu lĩnh vực kinh doanh ô tô nên công tác lưu trữ vô quan trọng hoạt động... Cơng ty Cổ phần Ơ tô KCV Thăng Long khái quát chung văn phòng thuộc Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long Từ chung công ty, em làm sáng thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng ty Chương... Chương Đánh giá - giải pháp nâng cao hiệu tổ chức công tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Ơ tơ KCV Thăng Long CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG Khái qt chung Cơng ty Cổ phần