Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc họp tại uỷ ban nhân dân huyện cẩm thủy – tỉnh thanh hóa

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chon đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Giả thuyết khoa học 2 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM THỦY TỈNH THANH HÓA 4 1.1 Khái quát chung về hội hop 4 1.1.1. Khái niệm họp 4 1.1.2 Nguyên tắc tổ chức họp 4 1.1.3 Các loại cuộc họp 5 1.2 Lịch sử hình thành. 5 1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.4. Chức năng nhiệm vụ 7 Tiểu kết: 9 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TAI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM THỦY 10 2.1. Các hình thức hội họp tại cơ quan. 10 2.2. Thực trạng công tác tổ chức 11 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 11 2.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp 13 2.2.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc. 15 Tiểu kết: 15 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM THỦY TỈNH THANH HÓA 16 3.1 Nhận xết, đánh giá 16 3.1.1. Ưu điêm 16 3.3.2, Nhược điểm 16 3.1.3. Nguyên nhân 17 3.2 Giải pháp 17 Tiểu kết: 18 KẾT LUẬN 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát đánh giá thu thập tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình thừ ban giám hiệu nhà trường, thầy khoa Nhân đây, cho tơi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với thầy cô Đặc biệt, Ths.Lâm Thu Hằng Bởi thầy giúp đơc hướng dẫn tận tình trình thực đề tài Trong q trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trinh độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài khơng trách khỏi thiếu sót Vì mong thầy bạn đọc có đóng góp để tơi hồn thiện Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin trân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi tên LÊ THỊ KIM ANH thực đề tài với chủ đề “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa” Tơi xin cam đoan đay đề tài nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng đề tài nghiên cứu Hà Nội,tháng 12 năm 2016 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chon đề tài Trong thời kỳ cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước việc tổ chức hội họp vấn đề quan trọng có tính cấp thiết hội họp giúp nhà quản lý xác định công việc đạt chưa đạt được, xác định điểm mạnh điểm yếu công việc quan, từ nhằm đưa phương pháp giải hiệu tối ưu Tổ chức hội họp tạo gắn kết cán bô nhân viên phòng phận với để thực công chung quan, làm tăng hiệu công việc Trong quản lý trình thực cơng việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Tuy nhiên, với lợi ích tổ chức hội họp mang lại trái tổ chức hội họp số quan việc tổ chức khơng mang tính hiệu tổ chức hội họp gây tình trạng lãng phí thời gian kinh phí lại khơng lại lại kết Chính vây, nhà quản lý cần đưa cách thức, giải pháp nhằm mang lại cho họp quan hiệu Với mât có lợi bất lợi hội họp nhu cầu hội họp quan Do cần có điều phối nhịp nhàng nhằm đem lại hiệu hội họp trách cách tình sấu xảy Đồng tời với cấp thiết tổ chức hội họp vấn đề thiếu quan tổ chức nào.chín tơi lưa chọn khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Thủy- tỉnh Thanh Hóa Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều tác giả nghiên cứu đề tài hội họp, nhiên đề tài không nghiên cứu chưa mang độ sâu công tác tổ chức hội họp UBND huyện.Đề tài khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyên Cẩm Thủy em xin làm rõ vấn đề hội họp UBND Đề tài “ thực trạng giải pháp tổ chức công tác hội họp UBND huyên chương mỹ” tác giả Mai Xuân Phúc Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa - Giới hạn phạm vi nghiên cứu: việc khảo sát, đánh giá thực Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: nhằm đánh gia cách toàn diện, khách quan chất lượng quản lý cơng tác tổ chức hội họp Từ đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa Nhiệm vụ nghiên cứu: tiến hành đánh giá q trình quản lý cơng tác tổ chức hội họp, từ đưa hạn chế giải pháp nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý hội họp 5.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp nghiên cứu: chủ đề sử dụng với phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp kế hợp với phương pháp so sánh, quan sat Cơ sở phương pháp luận: sử dụng thông tin, tài liệu, nhằm làm để thực nghiên cứu đề tài 6.Giả thuyết khoa học Theo định Số: 114/2006/QĐ-TTg quyế định thue tướng phủ ban hành quy định chế độ họp hoạt động quan hành nahf nước, Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Việc tiến hành nghiên cứu đề tài nhằm đưa đánh giá, giải pháp để phản ánh lên tầm quan trọng, cách thức tổ chức hội họp đem lại hiệu cao thực công việc quan Từ việc khảo sát đánh giá thấy ưu điểm hạn chế để đưa giải pháp mang tính hiệu Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết ln đề tài có cấu trúc chia làm ba chương: Chương 1: Khái quát Uỷ ban Nhân Dân hyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hoa; Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa; Chương 3: giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM THỦY – TỈNH THANH HÓA 1.1 Khái quát chung hội hop 1.1.1 Khái niệm họp Theo định số:114/2006/QĐ-TTg định thủ tướng phủ ban hành quy định chế độ hội họp hoạt dộng quan hành nhà nước theo điều quy định nêu rõ định nghĩa họp “Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật” 1.1.2 Nguyên tắc tổ chức họp Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải Chỉ tiến hành thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành thủ trưởng quan hành nhà nước việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng họp để thay cho việc định quản lý, điều hành Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan hành nhà nước Theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý Phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị hành nhà nước 1.1.3 Các loại họp Họp giao ban Chủ tịch Ủy ban nhân dân với Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp Họp tham mưu, tư vấn Họp làm việc Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề 1.2 Lịch sử hình thành Trong “Đại Nam Nhất Thống Chí” (Quyển VI) Quốc sử quán Triều Nguyễn biên soạn có đoạn chép Cẩm Thủy sau: “ Đời Đinh, Đời Lý huyện Cử Long, đầu đời Lê huyện Lạc thủy, khoảng đời Thiệu Bình Diên Ninh đổi làm huyện Ba Long, lại đổi thành huyện Đa Cẩm, đến đời Quang Thuận (1460-1469) đổi tên ngày nay” Vẫn theo sách địa giới Cẩm Thủy ngày so với đời Quang Thuận thay đổi không đáng kể, đông giáp huyện Vĩnh Lộc, tây giáp huyện Bá Thước, nam giáp huyện Ngọc Lặc Yên Định, bắc giáp huyện Thạch Thành Cẩm Thủy môt huyện trung du miền núi nằm phía tây - bắc với tổng diện tích đất tự nhiên 425,03km² cách trung tâm tthành phố Thanh Hóa 70km 1.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Giáo dục & Đào tạo Phó chủ tịch UBND (Phụ trách Văn hóa xã hội) Phòng Dân tộc Phòng Thống Kê Phòng Văn hố & thơng tin Phòng y tê Phòng Lao động TBXH Chủ Phòng nơi vụ Tịch UBND Phòng Tư pháp Phòng ThanhTra hun Phó Chủ Tịch UBND( Phụ trách kinh tê) Phòng Nơng nghiệp & PTNT Phòng Cơng thương Phòng Tài Ngun & Mơi trường Phòng Tài - KH 1.4 Chức nhiệm vụ Chức năng: 1.Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp 2.Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn 3.Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ: - Về kinh tế Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm 05 năm trình HĐND phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch phát triển kinh tế Lập dự án thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự tốn chi phí , thu chi ngân sách địa phương, phương án phân bố dự toán ngân sách cấp; Quyết toán ngân sách địa phương Tổ chức thực ngân sách địa phương ; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị trấn, xây dựng thực ngân sách kiểm tra Nghị Quyết HĐND xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật Phê chuẩn kế hoạch kinh tế, xã hội xã, thị trấn - Về xây dựng - giao thông vận tải Tổ chức lập, trình , duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, tổ chức thực sách nhà ở, quản lý đất 10 quỹ nhà thuộc quyền sở hữu nhà nước địa bàn - Về văn hoá - y tế - giáo dục Xây dựng chương trình đề án giáo dục địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt Tổ chức, kiểm tra việc thực quy định pháp luật giáo dục Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá – thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý;Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình; - Về quốc phòng - an ninh - trật tự an toàn xã hội Tổ chức phong trào quần chúng xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân, thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo xây dựng huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ Tổ chức đăng ký khám tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn miễm thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật - Về sách dân tộc, tôn giáo Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội huyện vùng đồng bào dân tộc thiểu 11 số vùng sâu vùng xa vùng đặc biệt khó khăn.Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, tơn giáo - Về thi hành pháp luật Tổ chức thực đạo công tác kiểm tra, tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo, kiến nghị công dân Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn huyện Tổ chức đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật - Về xây dựng quyền quản lý địa giới hành Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc Hội, đại biểu HĐND theo quy định pháp luật Quản lý công tác tổ chức , biên chế, lao động tiền lương theo phân cấp UBND tỉnh Thanh Hóa Tiểu kết: Từ sở lý luận họp thấy họp đóng vai trò quan trọng, bên cạnh ũng giúp có phần hiểu rõ công tác tổ chức hội họp quan hành nhà nước từ sở lý luận để hiểu cách tổng quan họp để tiến hành hiểu sâu cơng tác tổ chức hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy từ khái quát chung cho dến phân tích đánh giá vấn đề 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TAI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM THỦY 2.1 Các hình thức hội họp quan Tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy việc tổ chức họp tiến hành tổ chức theo kế hoạch chung quan, ủy quyền chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Cẩm Thủy chánh văn phòng người vào kế hoạch chung quan để tiến hành lập kế hoạch tổ chức hop sau trình Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân định phê duyệt Hiện nay, tùy vào cấp quản lý quan có hình thức thức họp khác nhau, đơng thời tùy thuộc vào tính chất cơng việc để tổ chức họp cho phù hợp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy có hình thức hội họp như: - hội nghị (sơ kết, tổng kết, triển khai ), - họp giao ban, - hop làm việc, họp tham mưu, tư vấn Các hình thức họp có đặc điểm chung q trình báo cáo, cơng bố kết quản đạt chưa đạt được, phương hướng đề giải pháp công việc sau Với hình thức hội họp chủ yếu tai Uỷ ban Nhân Dân nhằm đưa kết đạt chưa đạt công tác thực công việc cơ, với hình thức hội họp giúp quan thảo luận đưa phương án, cách thức thực công việc, qua hình thức họp để báo cáo kết cơng tác lĩnh vực chuyên môn khác nhau, đưa giải pháp nâng cao công tác hoạt động hành nhà nước địa phương hiệu hơn.bên cạnh thơng qua hình thức hội hop để phòng ban quan tạo sưu gắn kết thực công việc, đưa ý kiến, giải pháp nâng thơng qua thảo luận, báo cáo Để có nhìn rõ hình thức hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện 13 Cẩm Thủy đưới em xin đưa số ví dụ hình thức họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm thủy sau: STT HÌNH THỨC HỌP HỌP VỀ VIỆC Hội nghị Hội nghị sơ kết công tác sản xuất vụ đông 2016, triển khai phương án sản xuất vụ chiêm xuân 2016 – 2017 Hội nghi Hội nghị triển khai kế hoạch phát triển nguồn nhân lực đến năm 2020 GHI CHÚ Hội nghị Hội nghị triển khai rà sốt, xác định thơn đặc biệt khó khăn, xã thuộc vùng dân tộc thiểu số miefn níu giai đoạn 2016 - 2020 2.2 Thực trạng công tác tổ chức 2.2.1 Tổ chức công tác chuẩn bị Đây khâu có vai trò quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho thành công họp Trước diễn họp cơng tác chuẩn bị thực đầu tiên,việc tổ chức họp cứu vào kế hoạch công tác năm quan để xác định, lên kế hoạch cho công tác chuẩn bị họp phải tiến hành xác định mục đích, nội dung, tên hội nghị để quy định thành phần tham dự chánh văn phòng xây dựng kế hoạch tổ chức họp trình chủ tịch Uỷ ban nhân dân định, từ chánh văn phòng tiến hành đạo, đơn đốc, giám sát theo dõi trình thực Tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân giao cho chánh văn phòng thực hiện, giám sát công tác tổ chức hội họp, công tác chuẩn bị hội họp cần chuẩn bị ván đề sau: - Xây dựng kế hoạch tổ chức họp kết hoạch nhằm xác định mục đích, yêu cầu, nội dung công việc, thành phần, địa điểm, thời gian, tổ chức thực hiện, đồng thời 14 kế hoạch thể tổng quan để thực công việc tiếp theo, việc soạn thảo kế hoạch cần rõ ràng đầy đủ nội dung thể thức kế hoạch, kế hoạch thể tính khả thi họp - Chương trình nghị tiến hành vào kế hoạch họp phân đoạn chương trình tổ chức hội nghị cấu trúc chương trình nghị gồm có số thứ tự, nội dung, người thực hiện, ghi - Dự trù kịnh phí việc dự trù kinh phí dự trù tất chi phí bỏ để phục vụ họp, việc dự trù kinh phí vào cơng việc cụ thể để tiến hành xác định nhằm xin ý kến đạo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân định phê duyệt để lấy kinh phí phục vụ cho cơng tác tổ chức họp - Lập danh sách giấy mời đại biểu sau tiến hành liên lạc gửi giấy mời đến đại biểu vào tính chất họp theo kế hoạch người người phụ trách cơng việc cứu vào tiến hành lập danh sách thành viên mời tham gia, đạo điều hành chánh văn phòng, sau tiến hành soạn giấy mời gửi đến đại biểu tham gia - Các văn tài liệu cần có họp đậy yếu tố cần thiết để văn đạt hiệu thông qua báo cáo tham luân, ý kiến đạo để từ có thông tin kết đạt - Địa điểm tổ chức thường tạo quan Uỷ ban Nhân Dân tiến hành tạo hội trường quan - Cơ sở vật chất trang thiết bị máy ghi âm, loa đài, tăng âm, bàn ghế phương tiện khác - Ghi biên họp việc ghi biên phải đảm bảo tính thống xác thơng tin, khách quan, dễ hiểu Do việc tiến hành lựa chọn người ghi biên quan trọng để có thơng tin vừ khách quan xác nhằm phục vụ cho công việc sau kế thúc họp Từ cơng việc thấy công tác chuẩn bị cho tổ chức họp quan trọng, ủy quyền chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân chánh văn phòng đạo cho cấp phó chịu trách nhiệm với phân công thực công việc cần chuẩn bị cho họp giám sát chánh văn phòng, 15 chánh văn phòng người tiến hành báo cáo trình thực với Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân Ví dụ: Hội nghị sơ kết cơng tác sản xuất vụ đông 2016, triển khai phương án sản xuất vụ chiêm xuân 2016 – 2017 - Trong công tác chuẩn bị: Chánh văn phòng đạo giao cho cán chuyên môn soạn thảo kế hoạch, sau cán chuyên môn tiến hành soạn dự thảo xong trình lên chánh văn phòng duyệt hồn thiện chánh văn phòng trình chủ tịch ủy ban nhân dân định Khi kế hoạch thơng qua vào kế hoach họp Chánh Văn phòng tiến hành phân công công việc cho phận chịu trách nhiệm thực Chánh văn phòng giao cho cấp phó chịu trách nhiệm đơn đốc, giám sát thực hiên Từ kế hoạch họp phận phân cơng chịu trách nhiệm thực tiến hành làm công việc lập chương trình nghị sự, dự tốn kinh phí,lập danh sách đại biểu soạn giấy mời, soạn thảo văn liên quan hội nghị như, văn khai mạc hội nghị, báo cáo,tham luận,người thực việc ghi biên họp, …., sau thảo xong trình lên Chánh văn phòng xem xét chỉnh sửa, hồn thiện văn chánh văn phòng tiến hành xin ý kiến đạo định Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân Song song với tiến hành công tác chuẩn bị vật chất, địa điểm,và chuẩn bị khác cho họp…do công tác tổ chức chuẩn bị cho họp quan trọng vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu họp, cơng tác tổ chức giám sát, đạo việc thực quan trọng, thông quan cách thức họp đại biểu mời dự hội nghị có đánh giá cách thức làm việc quan 2.2.2 Tổ chức điều hành họp Sau công tác chuẩn bị hoàn tất theo kế hoạch thời gian tổ chức họp họp tiến hành tổ chức bắt đầu họp theo phân công cơng việc từ cơng tác chuẩn bị trước Thì ban lễ tân tiến hành đón dẫn đại biểu vào địa điểm tổ chức lãnh đao quan đón tiếp đại biểu vào dự 16 nghi tiếp lễ tân người dẫn đại biểu vào vị trí ngồi thiết lập từ khâu chuẩn bị Sau đến theo theo phân cơng người chịu trách nhiệm dẫn chương trình yêu cần khách mời,người chịu trách nhiệm dẫn chương trình tiến hành nội dung cần có họp, tiến hành mời toàn thể đại biểu trong họp ổn định chỗ ngồi để họp bắn đầu, từ tiến hành triển khai nội dung cuả họp như: - Lãnh đạo quan đọc điễn văn khai mạc, - Báo cáo công tác tổ chức hội nghị đó, - Bài phát biểu ý kiến đạo - Bài phát biểu tham luận đại biểu khách mời, - Các tiết mục văn nghệ (nếu có) - Đọc diễn văn bế mạc nghị vấn đề kết thúc hội nghị lãnh đạo quan tiến hành đọc diễn văn bế mạc kết thúc chương trình Các cơng việc thực theo lịch trình thời gian xếp chương trình nghị thực trước đó.cùng với việc tiến hành ghi biên họp, công việc thiết lập lên kế hoạch từ cơng tác chuẩn bị từ mà Chánh Văn phòng người Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân ủy quyền thực phải phân bổ phận văn phòng để đạt kêt cơng tác tổ chức họp Theo ví dụ trên: Hội nghị sơ kết công tác sản xuất vụ đông 2016, triển khai phương án sản xuất vụ chiêm xuân 2016 – 2017 - Trong công tác điều hành hội nghị: Đón tiếp đại biểu lãnh đạo quan đứng ngồi cửa đón tiếp đại biểu đến tham dự hội nghị, lễ tân tiến hành dẫn đại biểu vào vị trí ngồi theo quy định, sau đại đại biểu dến đầy đủ sễ tiến hành họp Trong hội nghị nêu Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy Phó Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân huyện khai mạc, chủ trì hội nghị, sau Phó Bí thư thường trực huyện ủy dự phát biểu ý kiến đạo, báo cáo trường phòng nơng nghiệp phát triển nơng thơn báo cáo trước hội nghị, đọc diễn văn 17 bế mạc Chủ tịch Uỷ ban Nhân Dân đọc, việc tiến hành ghi biên văn phòng xếp phân công từ giai đoạn chuản bị Kết thúc hộ nghị thư ký người chịu trách nhiệm ghi biên hoàn tiện hồ sơ văn liên quan đến họp 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Công việc tiến hành sau hội nghị kết thúc quan thường Tặng quà, Thông báo cho quan hữu quan nội dung kết họp, Sau văn phòng giúp lãnh đạo quan triển khai nội dung hội họp, Chánh Văn phòng đạo phân cơng phận văn phòng người người hồn thiện thủ tục giấy tờ liên quan tới họp, Tiến hành bàn giao cho phận văn thư – lưu lập hồ sơ hội nghị hồ sơ hội nghị gồm: - Kế hoạch; - Biên họp; - Bản chương trình nghị sự; - Bản dự trù kinh phí; - Danh sách khách mời Bên cạnh tiến hành cơng việc khác như: Thanh, tốn chi phí chi phí cho họp Tiến hành tổ chức Triển khai nội dung thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp Tiểu kết: Việc tiến hành tổ chức hội họp vấn đề quan trọng quan công tác từ chuẩn bị tiến hành hay kết thúc hội nghị quan trọng tác động tới nhau, từ để tạo hội nghị thành cơng cần phải có đóng góp rât nhiều phận chức để hồn thiện tổ chức Đồng thời cần nói đến đạo đơn đốc, giám sat tiến độ q trình thực để đưa hội nghị đạt kết CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN 18 DÂN HUYỆN CẨM THỦY - TỈNH THANH HÓA 3.1 Nhận xết, đánh giá 3.1.1 Ưu điêm Trong công tác tổ chức hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy thấy cơng tác tổ chức thực có hiệu quả, chất lượng họp đảm bảo theo yêu cầu Các họp trường trì thực theo kế hoạch xác định kế hoạch thực công việc chung quan Các nội dung họp thông báo trước, chuẩn bị chu đáo từ người đạo đôn đốc giám sát thực đến cán công viên chức thực Mọi người chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định họp, quy trình thực cơng việc có ý thức tốt q trình họp Khơng khí họp dân chủ, người tham dự thẳng thắn hăng hái phát biểu ý kiến trọng tâm tạo đồng thuận cao sau kết thúc họp 3.3.2, Nhược điểm Trong công tác tổ chức hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy chưa xây dựng quy chế hop cho quan mình,quy trình cơng tác tổ chức họp mang tính chung chung chưa thống Chất lượng số họp khơng cao, tính tập trung thống từ khâu chuẩn bị đến tổ chức không tạo đồng cao Cuộc họp chưa gợi mở, định hướng phát huy vai trò tích cực thành viên tham gia đại hội nặng triển khai bắt buộc Người dự họp chấp nhận thụ động thực nội dung cơng việc mà chủ trì đưa cách máy móc hành chính, thiếu bàn bạc trao đổi lại để tìm biện pháp, cách làm hay để đạt hiệu cao Việc tổ chức họp mang tính hình thức, ký kiến đưa chưa thể tính trọng tâm vấn đề họp Trong họp đa số trao đổi mang tính tự phát Q trình 19 họp diễn khơng hồn tồn định trước mà theo đề cương Ngồi kết họp không dễ mà thống nhanh chóng Nhiều cán nhân viên văn phòng khơng đào tạo qua cơng tác nghiepj vụ văn phòng chất lượng thực cơng việc không cao, dẫn đến nhiều thời gian công tác chuẩn bị 3.1.3 Nguyên nhân - Do công tác tổ chức quản lý quan chưa thống nhất, đo họp khơng mang lại chất lượng hiệu cao - Do từ yếu tố tác động kinh phí đầu tư cho công tác hội họp chưa trọng - Do yếu tố cơng việc mang tính trừu tượng gây khó khăn cho cán cơng chức viên chức thực công việc giao - Do cách cán nhân viên quan nhiều người không đào tạo qua chương trình nghiệp vụ văn phòng đó, gặp nhiều bất cập vướng mắc khó giải quyết, gây chậm chễ thiếu sót tổ chức - Do sở vật chất quan chưa thực hiệu để đáp ứng hội dung hội nghị 3.2 Giải pháp Lãnh đạo quan cần thiết lập xây dựng quy chế hội họp cho quan văn hướng dẫn quan cấp tổ chức họp nhằm tạo thống công tác tổ chức họp, chánh tình trạng gây lúng túng công tác thực cán công chức viên chức quan Cần xác định trách nhiêm Cán công nhân viên thực công việc chuẩn bị tiến hành hay kết thúc hội họp cần hồn thiện cơng việc xác thời gian, nội dung hình thức Tiến hành tổ chức đợt tập huấn nhằm nâng cao công tác chuẩn bị thực hội họp cán công chức viên chức quan Lãnh đạo quan đưa cách hình thức khen thưởng nhằm tạo mục tieu phấn đấu cán nhân viên đạt 20 Cần thiết lập mục đích rõ ràng, thực tế chuẩn bị vấn đề cần bàn bạc cách cụ thể Khi họp tiến hành cần nhìn mục tiêu cốt lõi Đơi vấn đề giải mà không cần đến họp trước hết cần xác định tính chất họp Vấn đề cần bàn bạc cốt lõi họp Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố để xây dựng đề cương cho họp Cần phân chia thời gian hợp lý cho vấn đề thích thời gian đề cương họp gửi đến thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho vấn đề cụ thể Thể vai trò người điều hành cách hiệu cần xác định rõ người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Cần tiến hành tổng hợp nội dung họp cách xác để giải vấn đề tồn đọng công tác tổ chức hop Chánh văn phòng tiến hành giám sat, đơn đóc kịp thời để đem lại hiệu tổ chức họp Tiểu kết: Thông qua công tổ chức hội họp thấy vấn đề vấn đề ưu nhược điểm công tác tổ chức họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy thấy cơng tác chuẩn bị điều hành hay kết thúc họp thực đầy đủ, chi tiết công tác tổ chức họp, phận thực công việc đầy đủa, lãnh đạo có đơn đốc giám sat, kiểm tra kịp thời hiệu quả, nhiên công tác tổ chức họp mang tính hình thức, chưa rõ ràng quy trình tổ chức hop trong, từ vấn đề cần đưa giải pháp tăng hiệu họp KẾT LUẬN Tổ chức hội họp vấn đề thiếu quan tổ chức nào, họp đóng vai trò quan trọng cơng tác thực hộp họp,do cơng tác hội 21 họp rát quan trọng để tổ chức hội họp khoa học đơn giản gọn nhẹ mang lại hiệu chất lượng làm việc nhóm Từ mà lãnh đạo quan nên tiến hành thiết lập xây dựng tiêu chuẩn chung cho cơng tác họp quan mình, hình thức họp phản ánh lên kế đạt hạn chế tồn đọng thực giải công việc quan, hội họp cầu nối phòng ban phận với giải công việc Mỗi khâu công tác tổ chức hội họp mang tính tồng kết quan 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình quản trị văn phòng.GS.TS Nguyễn Thành Độ- GVC Nguyễn Thị Thảo.Nxb Lao động- xã hội 2.Tập giảng quản trị văn phòng http://tailieu.vn/tag/tieu-luan-cach-to-chuc-cuoc-hop.html 4.QĐ 114/2006/QĐ-TTG ban hành quy định chế độ hội họp quan hành nhà nước Cổng thơng tin điện tử huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa 23 PHỤ LỤC Phụ luc 1: Hội nghị sơ kết công tác sản xuất vụ đông 2016, triển khai phương án sản xuất vụ chiêm xuân 2016 – 2017 Phó Chủ tịch UBND huyện khai mạc, chủ trì hội nghị Phó Bí thư thường trực huyện ủy dự phát biểu ý kiến đạo  ... quát Uỷ ban Nhân Dân hyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hoa; Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa; Chương 3: giải pháp nâng cao cơng tác tổ chức. .. đánh giá vấn đề 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TAI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM THỦY 2.1 Các hình thức hội họp quan Tại Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy việc tổ chức họp tiến hành tổ chức. .. tác tổ chức hội họp Uỷ ban Nhân Dân huyện Cẩm Thủy – tỉnh Thanh Hóa CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẨM THỦY – TỈNH THANH HÓA 1.1 Khái quát chung hội hop 1.1.1 Khái niệm họp Theo định