Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc họp của công ty than uông bí

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY THAN UÔNG BÍ 5 1.1 Lịch sử hình thành công ty 5 1.1.1 Quá trình thành lập 5 1.1.2 Thông tin về công ty 7 1.2 Cơ cấu tổ chức 7 1.3. Chức năng nhiệm vụ của công ty 10 Tiểu kết chương 1 11 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA CÔNG TY THAN UÔNG BÍ 12 2.1. Các hình thức của công ty 12 2.1.1. Cuộc họp cung cấp thông tin (status meeting) 12 2.1.2. Họp tìm giải pháp cho vấn đề (problemsolving meeting) 12 2.1.3. Họp ra quyết định tiến tới hành động (decisionmaking meeting) 12 2.2. Thực trạng công tác tổ chức 13 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 13 2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp 15 2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 19 Tiểu kết chương 2 21 Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA CÔNG TY THAN UÔNG BÍ 22 3.1. Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Nhược điểm 22 3.1.3. Nguyên nhân 22 3.2 Giải pháp 24 3.2.1 Chuẩn bị những thứ cần thiết 24 3.2.2 Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả 25 3.2.3 Mời đúng đối tượng 25 3.2.4 Đúng giờ – Thay đổi địa điểm tạo sự sáng tạo 26 3.2.5 Luôn bám sát chủ đề 26 3.2.6 Giảm bớt số lượng cuộc họp 27 3.2.7. Kết luận rõ việc, rõ người, rõ trách nhiệm, rõ thời gian và điều kiện thực hiện 27 3.2.8 Tạo động lực cho các buổi họp 28 Tiểu kết chương 3 29 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc đến tồn thể Q thầy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Quý thầy cô khoa Quản trị Văn phòng dạy dỗ, truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt trình học tập rèn luyện trường Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt, người nhiệt tình hướng dẫn em thực tiểu luận Mặc dù có nhiều cố gắng, chắn tiểu luận em có nhiều thiếu sót hạn chế Em mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình q thầy Đó lời khuyên quý giá, giúp em hoàn thiện kiến thức tiểu luận, báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Lỷ Thị Hiền thực tiểu luận cá nhân mã đề số 07, với tên sau: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp công ty than ng Bí” Tơi xin cam đoan tiểu luận thời gian qua, thơng qua tìm hiểu thu thập thơng tin từ nhiều nguồn tài liệu khác Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thông tin sử dụng tiểu luận Hà Nội, ngày 23 tháng 02 năm 2017 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CBCNVCLĐ CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN CHỨC LAO ĐỘNG XHCN XÃ HỘI CHỦ NGHĨA CBNV CÁN BỘ NHÂN VIÊN TNHH TRÁCH NHIỆM HỮA HẠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Không thể phủ nhận ý nghĩa quan trọng việc tổ chức họp triển khai công việc, vấn đề có nhiều ý kiến khác cơng việc cần tham gia góp ý, tham mưu, đề xuất đội ngũ chuyên gia, cán bộ, nhân viên Đến với họp, với việc tiếp thu ý kiến đạo cấp trên, để triển khai tốt cơng việc, đại biểu có hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận phối hợp cơng tác Khơng vấn đề vướng mắc, chưa rõ ràng, chí "trái chiều" giải triệt để thông qua họp Tuy nhiên, thực tế nhiều năm qua, việc tổ chức họp có dấu hiệu bị lạm dụng, đồng thời thể bất cập, hạn chế Đó việc quan, tổ chức nhiều họp, có họp khơng thật cần thiết hồn tồn giải quyết, triển khai thơng qua hình thức gửi văn bản, thơng tin mạng nội bộ, Có khơng họp "nhồi nhét" nhiều nội dung nhiều tài liệu Có họp để rút ngắn thời gian nội dung phải "dồn toa" có vấn đề quan trọng bị "lướt qua", chất lượng họp giảm sút Khơng quan, đơn vị quan niệm chất lượng họp phải huy động thật đông người đến dự mà khơng trọng nội dung, phương thức tổ chức Có họp với chủ đề triển khai công tác năm nhiều vấn đề cần trao đổi, thảo luận khơng đại biểu phát biểu ý kiến liệt kê thành tích cơng tác năm trước, việc làm, vấn đề đặt đề cập sơ sài, chiếu lệ Nhiều họp tổ chức với chất lượng thấp mà người đến dự phần lớn thời gian ngồi nghe báo cáo, phát biểu, tham luận có sẵn tài liệu phát Có họp tổ chức buổi, phần diễn văn khai mạc, chào mừng đề dẫn "chiếm" dài Chưa kể việc đại biểu dự họp đến muộn, làm việc riêng, "buôn chuyện" sớm Chất lượng, hiệu họp vấn đề cấp thiết cần quan tâm, giải Việc tổ chức họp tràn lan, nội dung mờ nhạt, cách thức tổ chức sơ sài, tài liệu không tập trung gây lãng phí, thời gian vơ ích, giảm sút suất lao động Chính lý nên định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức họp cơng ty than ng Bí” làm đề tài tiểu luận Lịch sử nghiên cứu Vấn đề công tác hội họp có nhiều nghiên cứu, số nghiên cứu cụ thể: Vũ Văn Nhân (2011) Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội nghị UBND xã Lệ Xá Nguyễn Thị Thùy Linh (2013) số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị viện sử học Những nghiên cứu tài liệu quý báu, có giá trị hỗ trợ, cung cấp thơng tin giúp em hồn thiện tiểu luận Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp Công ty than ng Bí - Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Cơng ty Than ng Bí Tổ 17, Khu3 - Phường Trưng Vương - Thành phố ng Bí - Tỉnh Quảng Ninh Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Đưa nguyên nhân, tồn sai lầm thường mắc phải công tác tổ chức họp quan tổ chức nhằm tìm cách khắc phục, tìm kiếm giải pháp nâng cao chất lượng họp quan, tổ chức - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhằm đưa phương pháp nâng cao chất lượng trọng công tác tổ chức hội họp công ty Cơ sở phương pháp luận phương pháp nhiên cứu sử dụng - Cơ sở phương pháp luận: Quan điểm thực tiễn nguyên tắc lý luận gắn liền với thực tiễn, Quan điểm lịch sử - cụ thể, Quan điểm toàn diện hệ thống - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp tổng hợp phân tích tài liệu: Phương pháp giúp làm cách logic tổng hợp tài liệu có thống hơn, thông tin lời văn trau chuốt hơn, nên sử dụng suốt q trình làm đề tài + Phương pháp thu thập xử lý thông tin: Là dùng để cụ thể hóa tư liệu cho đề tài, thu thập xử lý tài liệu tham khảo, nguồn thông tin khác thông qua chọn lọc + Phương pháp tự nghiên cứu tài liệu: Là tìm tài liệu nói đề tài kế thừa thơng tin có, phục vụ cho đề tài + Phương pháp đánh giá, nhận xét đưa kết luận: Đưa nhận xét, đánh giá thân thơng qua tìm hiểu rút kết luận khách quan Giả thuyết khoa học Đưa ý kiến, nhận định công tác tổ chức hội họp công ty thay vào giải pháp tạo nên đổi họp Nhằm tạo tạo hiệu quả, thành công họp, tăng suất giải công việc Ý nghĩa lý luận thực tiễn - Ý nghĩa lý luận: Làm tài liệu bổ sung cho nghiên cứu khác đề tài, nhằm mục đích cung cấp thêm thơng tin phục vụ cho tra cứu tài liệu đối tượng quan tâm - Ý nghĩa thực tiễn: Đánh giá thực tế cơng tác hội họp, hồn thành mục tiêu mơn học Đưa ý kiến giúp cho lãnh đạo nhân viên cơng ty hiểu vai trò quan trọng hội họp, đồng thời đưa giải pháp nâng cao chất lượng họp, tăng hiệu cơng việc Cấu trúc đề tài Ngồi phần mở đâu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, tiểu luận chia thành 03 chương cụ thể sau: Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY THAN NG BÍ Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HOP CỦA CÔNG TY THAN NG BÍ Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA CÔNG TY THAN NG BÍ Chương KHÁI QT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY THAN NG BÍ 1.1 Lịch sử hình thành cơng ty 1.1.1 Q trình thành lập Cơng ty than ng Bí thành lập ngày 19/4/1979 định số 20/ĐT-TCCB Bộ trưởng Bộ Điện Than, Công ty đơn vị trực thuộc Bộ điện than trực tiếp quản lý toàn Đơn vị sản xuất, xây dựng Bộ vùng than ng Bí, Đơng Triều sở hợp Cơng ty Xây lắp ng Bí mỏ sản xuất trước Mỏ Mạo Khê, Vàng Danh, NM Cơ điện ng Bí, Ban kiến thiết mỏ Yên Tử để tổ chức liên hiệp sản xuất xây dựng Giai đoạn 10 năm đầu thành lập (1979-1988) thời kỳ Công ty hoạt động sản xuất chế quản lý hành chính, tập chung bao cấp trực tiếp chịu đạo Bộ Toàn vốn đầu tư XDCB ngân sách nhà nước cấp phát, than thương phẩm sản xuất bao tiêu, phân phối, cung ứng cho nhu cầu kinh tế quốc dân theo kế hoạch định giá nhà nước Sản lượng than nguyên khai khai thác 10 năm đầu thành lập Công ty 9,3 triệu Giai đoạn (1989-1998) thời kỳ chuyển đổi chế vượt khó Cơng ty Nhà nước chuyển đổi chế xóa bỏ chế quản lý bao cấp chuyển sang kinh tế thị trường, định hướng XHCN Ngành than nói chung Cơng ty than ng Bí nói riêng thả thị trường tiêu thụ, chấm dứt bao cấp vốn đầu tư từ ngân sách nhà nước Đây giai đoạn khó khắn lớn nhất, thị trường tiêu thụ giảm, than tồn kho lớn, sản xuất hiệu thấp, lao động dôi dư cao Trong giai đoạn hỗ trợ Nhà nước (Quyết định 176) với tâm nỗ lực lãnh đạo, CBCNV Công ty thực chủ trương vô lớn giảm mạnh mẽ lao động dôi dư, để ổn định sản xuất phát triển Sản lượng than khai thác 10 năm đạt 9,4 triệu Đặc biệt năm 1995 Công ty khai thác 1,48 triệu than nguyên khai, năm đạt sản lượng cao qua 20 năm thành lập đồng thời đánh bước trưởng thành phát triển Công ty sản xuất, chế biến kinh doanh than Cũng năm 1995 Công ty vinh dự Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng nhì Đến Quý 2/1996 Mỏ than Vàng Danh, Mạo Khê số đơn vị khác tách trở thành Công ty thành viên thuộc Than Việt Nam Từ năm 1999 đến nay, giai đoạn có tính chất bước ngoặt mà đơn vị thành viên Công ty trở lại khai thác với 100% sản lượng than hầm lò Đứng trước yêu cầu phát triển chung toàn ngành nhằm đẩy mạnh sản xuất tăng nhanh sản lượng đáp ứng tổng sơ đồ phát triển Than Việt Nam Được giúp đỡ, hỗ trợ Than Việt Nam năm qua Cơng ty than ng Bí bước khắc phục khó khăn, ổn định đẩy mạnh sản xuất phát triển, không ngừng đưa công nghệ tiến kỹ thuật vào khai thác mang lại tăng trưởng cao sản lượng (bình quân 33%/năm) Đặc biệt năm 2005 Công ty đặt mức sản lượng cao sau 25 năm thành lập vượt ngưỡng 2.000.000 tân than sản xuất hầm lò 10 - Làm cho nhóm nhận thức vị trí họ quy trình - Tóm tắt điểm giai đoạn hỏi đồng tình - Giúp nhóm tiến tới đồng thuận đến kết luận - Giúp nhóm xác định bước - Xem lại nhiệm vụ phân công Chắc người biết bổn phận họ Chắc người từ “họp” đến “làm” - Kết luận việc tóm tắt lại việc thực nhóm - Cảm ơn thành viên tham gia đóng góp họ Các chương trình có giá trị quan trọng, đừng dập tắt sáng tạo lăng mạ người có tham dự bỏ chừng nghỉ giải lao 25 26 Tiểu kết chương Hội họp yếu tố quan trọng sống công ty Đây phương pháp tốt để lấy tư tưởng nhiều người lúc Là hội cho thành viên thảo luận vấn đề chung tham gia tiến trình làm định Tuy nhiên, họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian tiền bạc, hai thứ q Do đó, nên tổ chức họp cần thiết đảm bảo họp phải ngắn gọn mang lại hiệu Như vậy, họp? Một họp gồm người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận giải hay định vấn đề Để họp có kết quả, cần phải tiến hành cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự nội dung (nếu cần thiết, nội dung gửi trước cho người tham dự) 27 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA CÔNG TY THAN NG BÍ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Thứ nhất, công tác chuẩn bị họp công ty chuẩn bị cách kỹ lưỡng, tài liệu họp chi tiết Giúp cho người lãnh đạo họp cảm thấy tự tin, thuận lợi công việc, đỡ việc di chuyển, gián đoạn giúp cho việc đóng góp ý kiến cách chủ động hơn, đưa ý kiến khách quan định cách xác - Cuộc họp giúp cho công nhânviên công ty tiếp cận thông tin, vấn đề - Cuộc họp công ty dần kích thích sáng tạo, dám nghĩ dám làm, đám phát biểu, tạo lên khơng khí tranh luận sôi họp 3.1.2 Nhược điểm - Một số họp tốn nhiều thời gian chi phí, thường đưa đến định dung hòa, chưa đạt mục đích cụ thể - Năng lực chưa phát huy hết công suất, nên dễ gây bất đồng quan điểm, dẫn tới phát sinh bè phái – nguy suy nghĩ theo nhóm, cá nhân tham gia hạn chế, khơng có kiểm sốt sát 3.1.3 Ngun nhân - Khơng tách biệt cơng việc tình cảm Khơng dám nói thẳng nói thật muốn làm vừa lòng người khác cách tỏ đồng ý người khác đưa ý kiến Điều làm cho nhân viên tự hài lòng mình, họ nghĩ họ đánh giá tốt Dẫn tới hài lòng cơng việc khơng hồn thành 28 - Quá nể nang mối quan hệ Đối với đồng nghiệp, mục đích xây dựng mối quan hệ tốt thành viên công ty, tỏ coi trọng đồng nghiệp, nên tranh luận thường đè nén cho nhẹ nhàng Đối với Nhà quản trị, tranh luận coi biểu việc không tôn trọng, biết dưới, đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc Và làm việc chung với việc tranh luận để chọn lọc ý kiến tốt cần thiết, nể nang tranh luận cách thực Dẫn tới lãnh đạo sai, đồng nghiệp tranh luận sai cho đúng, không dám đưa kiến cách khách quan sợ làm sứt mẻ mối quan hệ - Sự phân cơng khơng rõ ràng Chính thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên nghi việc người khác khơng phải - Tính bảo thủ cá nhân Một khuynh hướng trái ngược luôn cố gắng cho ý kiến tốt chẳng chịu chấp nhận ý kiến khác Một số thành viên tổ chức cho nên bàn luận nhóm nhỏ người giỏi đưa ý kiến vào mà khơng cho người khác tham gia Khi đội bàn bạc với nhau, số thành viên nghĩ ý kiến khơng tốt nên khơng chịu nói cho đề tài chán nên không tốn thời gian - Áp dụng cứng nhắc Thường ln có thói quen bê ngun mơ hình làm việc nhóm Phương Tây vào Việt Nam áp dụng cách cứng nhắc mà quên Việt Nam có tập qn , có sắc tính cách riêng Nên áp 29 dụng phải linh hoạt phù hợp với tổ chức mình, đạt chất lượng 3.2 Giải pháp 3.2.1 Chuẩn bị thứ cần thiết Trong họp đa số trao đổi mang tính tự phát Q trình họp diễn khơng hồn tồn định trước mà theo đề cương Ngoài kết họp khơng dễ mà thống nhanh chóng Bởi hai điều quan trọng công tác chuẩn bị họp là: Đặt mục đích rõ ràng, thực tế chuẩn bị vấn đề cần bàn bạc cách cụ thể Khi họp tiến hành bạn cần nhìn mục tiêu cốt lõi Đơi vấn đề giải mà không cần đến họp trước hết bạn định tính chất cần thiết phải có họp Thơng thường cần đến họp vấn đề cần giải tư duy, cập nhật thông tin cần tổng hợp thông tin Vấn đề cần bàn bạc cốt lõi họp Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố để xây dựng đề cương cho họp Cần phân chia thời gian hợp lý cho vấn đề thích thời gian đề cương họp gửi đến thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho vấn đề cụ thể Một lý khiến họp hành buồn ngủ người tổ chức họp lẫn người tham gia khơng hiểu họp nhằm mục đích Vì vậy, để có họp thành cơng trước bắt đầu họp, người lãnh đạo nên soạn thảo trước vấn đề/ mục tiêu cụ thể mà cơng ty muốn nói với thảo luận chi tiết (agenda) Công ty nên thông báo trước nội dung, ngày địa điểm họp với nhân viên thông qua biện pháp giao tiếp nội cơng ty Điều giúp nhân viên có nhìn tồn cảnh, hiểu mức độ cần thiết chuẩn bị sẵn sàng cho ý kiến muốn đóng góp Bản thảo 30 luận chi tiết (agenda) nên gửi trước 24h để nhân viên có thời gian tham khảo 3.2.2 Thể vai trò người điều hành cách hiệu Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Trước hết bạn phải tuân thủ xác thời gian Bạn phải giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn Cần quan sát thành viên ghi nhớ thái độ, ý kiến họ họp Nếu bạn tạo điều kiện cho thành viên có hội chào hỏi xã giao trước họp, điều phần giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ họp căng thẳng 3.2.3 Mời đối tượng Trong nhiều họp, thường bắt gặp đối tượng đến họp khơng biết để làm Điều khơng phải họ khơng tâm, tìm hiểu trước thơng tin mà chun mơn họ khơng giúp ích hay đóng góp cho họp Đây tình thật gây bối rối lãng phí tài nguyên, nhân lực khiến ta khơng thể có họp thành cơng Cuộc họp thành công đối tượng mời Mời không đối tượng khiến họp trở nên chán nản mệt mỏi Vì vậy, người chủ trì nên mời thành viên quan trọng liên quan đến họp Những thành viên mời đến người đưa ý kiến để giải vấn đề họp Nếu vậy, nhân viên chắn tham gia với tinh thần thích thú háo hức nhiều Một nhóm họp hiệu nên có khoảng từ – người Số lượng qua đông khiến nhiều nhân viên trở thành khán giả họp luồng thảo luận trở nên lạc đề, xa vời 31 3.2.4 Đúng – Thay đổi địa điểm tạo sáng tạo Để có họp thành cơng người tổ chức lẫn người tham dự nên có thói quen tôn trọng giấc Hai nguyên tắc cần thiết để đảm bảo thời gian họp là: Đừng đến họp muộn Đừng chờ người đến muộn Khi tới giờ, cơng ty nên đóng cửa phòng họp bắt đầu buổi họp thông báo Việc khiến tới họp sớm cảm thấy tôn trọng người đến dự trễ tự nhận biết lỗi sửa chữa cho lần sau Nếu bắt đầu họp giờ, công ty nên kết thúc Đừng nên có suy nghĩ “mọi người thảo luận sôi động quá, kéo dài thêm chút được”, “thêm nửa tiếng khơng vấn đề đâu”,… Là người tổ chức họp, công ty nên ước lượng thời gian, điều phối, dẫn dắt, tổng kết ý kiến đóng góp cho chuẩn với thời gian đặt tránh trường hợp lan man, dông dài Một họp khơng có vấn đề lớn nên gói gọn từ 30 – 45 phút Ngồi quanh bàn văn phòng cách tuyệt vời để đáp ứng nhu cầu họp hành nhanh chóng đồng thời cách bóp nghẹt sáng tạo Thay bàn bạc cơng việc quanh bàn tròn với ánh sáng đèn huỳnh quang khơng thể quen thuộc nữa, bạn đổi địa điểm họp nhà hàng địa phương hay địa điểm mẻ tòa nhà, thay đổi không gian họp 3.2.5 Luôn bám sát chủ đề Công ty nên gửi cho nhân viên thảo luận chi tiết (agenda) trước 24h họp Cách làm khiến người tâm bám sát nội dung vạch ban đầu Ln bám sát chủ đề yếu tố quan trọng làm 32 nên buổi họp thành công Điều phối cách hợp lý để họp không lan man Trong số trường hợp, việc thảo luận sôi nhiều nhân viên có mối bận tâm riêng khiến họp bị lệch sang hướng khác Khi đó, người lãnh đạo cần khéo léo cắt luồng tư tưởng lan man, nhắc lại lần mục tiêu buổi họp hơm Để có họp thành công, người lãnh đạo ghi nhớ phương châm “đúng người – – việc” Áp dụng ba quy tắc làm tăng tính hiệu họp mà cách xây dựng ý thức cho nhân viên 3.2.6 Giảm bớt số lượng họp Xác định rõ cần thiết việc tổ chức họp Chỉ tiến hành thực cần thiết để phục vụ công tác đạo, điều hành Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường việc điều hành, xử lý công việc thông qua mạng Internet, điện thoại để giảm bớt họp Trong điều kiện cụ thể, nên kết hợp số nội dung họp 3.2.7 Kết luận rõ việc, rõ người, rõ trách nhiệm, rõ thời gian điều kiện thực Nội dung diễn biến tùy theo tính chất họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp Kết luận định chủ tọa họp cần đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ, có tính khả thi cao, cụ thể: + Rõ nội dung cơng việc, tính chất tầm quan trọng công việc; + Rõ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện; + Rõ trách nhiệm tập thể cá nhân chủ trì thực hiện, cần phân định rõ trách nhiệm tập thể trách nhiệm cá nhân; + Rõ thời gian lộ trình thực hiện; 33 + Rõ điều kiện thực chế, sách, nguồn nhân lực, sở vật chất kinh phí thực 3.2.8 Tạo động lực cho buổi họp Nhiều người cho thứ đồ ăn gây phân tâm, thực tế thức ăn thường động lực hiệu với người, ví dụ phục vụ bánh mì tròn, kem mát để khuyến khích người tham gia họp Như vậy, họ nhận thấy lợi ích cá nhân quan tâm từ tồn tâm toàn ý cho buổi họp công việc khác công ty Quan trọng người xác định nghiêm túc buổi họp bắt đầu 34 Tiểu kết chương Từ thực trạng công tác tổ chức, triển khai họp Chương tập trung vào đánh giá ưu điểm, nhược điểm tìm nguyên nhân Đồng thời từ đề xuất số giải pháp nhằm mục đích nâng cao chất lương cơng tác tổ chức, triể khai họp cho công ty cho phù hợp, hiệu 35 KẾT LUẬN Những họp đóng vai trò quna trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hóa tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với nhân viên rằng:”Bạn thành viên tập thể” Nếu bạn tổ chức họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê nhân viên bạn bắt đầu tin làm cơng ty tẻ nhạt, còi khơng biết q trọng thời gian Và thông họp đẳng cấp người quản lý khẳng định.Khi họp triển khai hiệu tạo suất, doanh thu Qua bài tiểu luận mong giúp bạn biết tầm quan trọng việc tổ chức họp, điểm tốt cần phát huy nhược điểm cần tránh để tổ chức thành cơng họp Qua giúp bạn thành công 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO http://www.thanuongbi.vn/ http://www.thanuongbi.vn/tabid/333/NewID/69/Default.aspx https://sites.google.com/site/nguyenthiaitrinhpy/chuong-3 PHỤ LỤC Phụ lục hình ảnh Nhà điều hành chuyển sở 1994 Nhà điều hành xây dựng 2007 Cơng ty than ng Bí Tổ chức Lễ tuyên dương người lao động tiêu biểu xuất sắc nhân kỷ niệm 80 năm ngày Truyền thống công nhân vùng mỏ - truyền thống nghành Than (12/11/1936 – 12/11/2016) ... CƠNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA CÔNG TY THAN NG BÍ Chương KHÁI QT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY THAN NG BÍ 1.1 Lịch sử hình thành cơng ty 1.1.1 Q trình thành lập Cơng ty than ng Bí thành... THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA CƠNG TY THAN NG BÍ 2.1 Các hình thức công ty 2.1.1 Cuộc họp cung cấp thông tin (status meeting) Họp để phổ biến phổ biến thông tin công ty, phổ biến... tham khảo, tiểu luận chia thành 03 chương cụ thể sau: Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY THAN NG BÍ Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HOP CỦA CÔNG TY THAN NG BÍ