MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 4 1.1. Qúa trình thành lập và đặc điểm tình hình hoạt động của công ty 4 1.2. Chức năng ,nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 6 1.2.1.Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 12 2.1. Những vấn đề chung về Xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác 12 2.1.1. Khái niệm, vai trò của chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức 12 2.1.1.1. Khái niệm 12 2.1.1.2. Vai trò 13 2.1.2. Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác. 14 2.1.2.1. Yêu cầu của chương trình công tác: 14 2.1.2.2. Yêu cầu của kế hoạch công tác 15 2.1.3. Phân loại chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức 15 2.1.3.1. Phân loại chương trình 15 2.1.3.2. Phân loại kế hoạch công tác 16 2.1.4. Kỹ năng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức. 18 2.1.4.1. Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác 18 2.1.4.2. Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương 19 2.1.4.2. Các buớc soạn lập kế hoạch 20 2.1.4.3. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 24 2.2. Vai trò của văn phòng trong Xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương. 25 2.2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ 25 2.2.2.Vai trò trong công tác xác định mục tiêu. 25 2.2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp 27 2.2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu 27 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 30 3.1. Nhận xét, đánh giá 30 3.1.1. Ưu điểm 30 3.1.2. Nhược điểm 30 3.1.3. Nguyên nhân 31 3.2. Các giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương. 31 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập mơn Kỹ hoạch định Quản trị văn phòng đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tơi xin gửi lời cảm ơn đến Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt - giảng viên môn tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận nội dung mơn học Trong q trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ hạn chế số nguyên nhân khác song đề tài không tránh khỏi hạn chế sai sót Vì tơi mong muốn nhận đóng góp ý kiến từ thầy cô hội đồng chấm thi, thầy cô khác nhà trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp thầy bạn giúp thấy hạn chế rút học thực tế giúp ích cho cơng việc học tập làm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng2 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CƠNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 1.1 Qúa trình thành lập đặc điểm tình hình hoạt động cơng ty 1.2 Chức ,nhiệm vụ quyền hạn công ty 1.2.1.Chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn .7 1.2.3.Cơ cấu tổ chức máy công ty CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 12 2.1 Những vấn đề chung Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác 12 2.1.1 Khái niệm, vai trò chương trình, kế hoạch cơng tác quan, tổ chức 12 2.1.1.1 Khái niệm .12 2.1.1.2 Vai trò 13 2.1.2 Những u cầu chương trình, kế hoạch cơng tác .14 2.1.2.1 u cầu chương trình cơng tác: .14 2.1.2.2 Yêu cầu kế hoạch công tác 15 2.1.3 Phân loại chương trình, kế hoạch cơng tác quan, tổ chức 15 2.1.3.1 Phân loại chương trình 15 2.1.3.2 Phân loại kế hoạch công tác 16 2.1.4 Kỹ xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan, tổ chức 18 2.1.4.1 Căn để lập chương trình, kế hoạch cơng tác 18 2.1.4.2 Quy trình lập chương trình, kế hoạch cơng tác Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương 19 2.1.4.2 Các buớc soạn lập kế hoạch 20 2.1.4.3 Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác 24 2.2 Vai trò văn phòng Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương 25 2.2.1 Vai trò cơng tác thu thập .25 2.2.2.Vai trò cơng tác xác định mục tiêu 25 2.2.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp .27 2.2.4 Vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu 27 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG .30 3.1 Nhận xét, đánh giá 30 3.1.1 Ưu điểm 30 3.1.2 Nhược điểm .30 3.1.3 Nguyên nhân 31 3.2 Các giải pháp nâng cao vai trò văn phòng xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương 31 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong cơng tác văn phòng quan, tổ chức đêu thấy xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác chức quan trọng tiến trình quản lý nhà quản trị Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục đích thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp hoạt động Hoạch định liên quan đến dự báo ttương lai, mục tiêu cần đạt phương thức để đạt mục tiêu Bên cạnh để mục tiêu quan thực cách suôn sẻ, đạt hiệu cao… Nếu không lập kế hoạch cách xác dễ dẫn đến thất bại số quan hoạt động hiệu khơng có kế hoạch kế hoạch khơng xây dựng xác Vì vậy, Để hiểu rõ Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch công tác quan, tổ chức, tầm quan trọng nó, tơi định chọn đề tài nghiên cứu “Khảo sát, đánh giá Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương”, để sâu vào nghiên cứu vấn đề liên quan cách toàn diện Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Tập trung nghiên cứu sở lý luận xây dựng quản lý chương trình kế hoạch công tác thực trạng định hướng cần thiết cho xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác văn phòng hoạt động Công ty Cổ phần Đầu Tư Cơng Nghệ Đại Dương Một số nội dung trình bày đề tài sử dụng nguồn tham khảo tương đối chi tiết, có hệ thống dễ dàng truy cập đối tượng quan tâm cần đến Phạm vi nghiên cứu : Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương 2.2 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đi sâu vào tìm hiểu khía cạnh có liên quan đến xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương cách làm rõ mặt lý thuyết khái niệm kỹ hoạch định, ý nghĩa, phân loại, vai trò khảo sát, đánh giá thực tiễn… Từ làm rõ yêu cầu đề tài Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài tiến hành dựa phương pháp phân tích - tổng hợp Dựa tài liệu có sẵn, quan sát thực tiễn, bắt đầu tiến hành thu thập, phân tích, tổng hợp đánh giá Để hồn thành đề tài sử dụng số phương pháp sau: Phương pháp phân tích tổng hợp: tơi dùng phương pháp để đối chiếu, so sánh phương pháp tơi sử dụng suốt q trình nghiên cứu Phương pháp điều tra, vấn cán làm cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương Phương pháp nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu giáo trình quản trị văn phòng số tiểu luận để tham khảo Bên cạnh tơi tìm hiểu qua trang mạng, tờ báo trang webside Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Xác định ý nghĩa tầm quan trọng Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác văn phòng quan, tổ chức - Khảo sát thực trạng vấn đề áp dụng Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác hoạt động Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương - Đưa giải pháp nhằm hoàn thiện Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác, hồn thiện vai trò nhà quản trị Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác quan, tổ chức Cấu trúc đề tài Về mặt cấu trúc đề tài, ngồi Lời nói đầu, Mục lục, Mở đầu, Kết luận, tài liệu tham khảo, Phụ lục báo cáo có cấu trúc gồm Chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch công tác Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 1.1 Qúa trình thành lập đặc điểm tình hình hoạt động cơng ty Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương trực thuộc hiệp hội doanh nghiệp nhỏ vừa ngành nghề nông thôn Việt Nam,được thành lập theo định số 1794/QĐ UBND thành phố Hà Nội Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương Tên giao dịch: Ocean Investment And Technology Joint Stock Company Tên viết tắt: OCEAN InTech.JSC Trụ sở chính:Số 127 đường Nguyễn Văn Linh ,Quận Long Biên ,Hà Nội Cơng ty doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân ,hoạt động theo nguyên tắc kinh tế độc lập Có dấu riêng ,được mở tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật,được đăng kí kinh doanh theo luật định , tổ chức hoạt động theo Luật doanh nghiệp Điều lệ công ty cổ phần đại hội đồng cổ đông thông qua -Vốn cổ phần : Vốn điều lệ công ty : 1.900.000.000 Số cổ phần:19.000 *Loại cổ phần: +Cổ phần phổ thông:19000 cổ phần +Cổ phần ưu đãi: (không) +Mệnh giá cổ phần:100.000 đồng Trong suốt trình hình thành phát triển kể từ thành lập công ty đến nay,cán công nhân viên công ty nỗ lực phấn đấu để công ty ngày phát triển ,đủ khả cạnh tranh với doanh nghiệp khác lĩnh vực kinh doanh .Tuy cơng ty mang tính chất tư nhân non trẻ số năm lẫn kinh nghiệm thương trường công ty có thành cơng định sau: Cơng trình dân dụng TT Cơng trình Địa điểm Thời Tổng mức đầu tư gian Nhà văn phòng Lơ 9-Đơ thị Đại t.kế 2006 cho thuê Trụ sở làm việc Kim Tổ 9-P.Việt Hưng 2006 920.000.000 Chung cư cao tầng ,Q.Long Biên.HN Lô 3-Đô thị Việt H- 2006 13.123.000.000 ưng,Q.LB Nhà xưởng sản xuất Công nghiệp Numora 2007 5.386.000.000 thép CN Hải Phòng Đường làm Gói QL3_Điềm Thị_Phú 2007 3.325.000.000 thầu số 2-QL3 Bình-Thái Nguyên Xưởng chế biến tinh Xã Phú Nhuận-Bảo 2007 4.296.156.771 dầu 12.000.000.000 Thắng-Lào Cai Tổng số cán công nhân viên công ty là: 447 người Trong đó: +Kiến trúc sư: 09 +Kỹ sư xây dựng: 31 +Kỹ sư khí :11 +Kỹ sư cơng nghiệp: 09 +Cử nhân kinh tế, tài , luật :08 +Trung cấp kĩ thuật:32 +Trung cấp Văn thư –Lưu trữ :04 +Công nhân bậc cao thợ lành nghề:193 +Lao động đơn giản:245 Ngoài ,số lượng lao động thời vụ giao động từ 450 đến 500 người Điều chứng tỏ quy mô hoạt động công ty mở rộng chiều sâu lẫn chiều rộng.Để mở rộng thị trường ,ngành nghề sản xuất nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ,công nhân kỹ thuật,công ty hợp tác liên doanh với nhiều công ty , tổ chức ngồi nước để chuyển giao cơng nghệ ứng dụng khoa học kĩ thuật giới nh Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản ,Đức… Công ty Cổ phần Đầu Tư Cơng Nghệ Đại Dương có 11 đơn vị trực thuộc gồm có:1 cơng ty trụ sở chính,1 Văn phòng đại diện ,09 Xí nghiệp Đó là: +Cơng ty có trụ sở Quận Long Biên +Văn phòng đại diện Phố Quốc Tử Giám +XN xây lắp số +XN xây lắp số +XN xây lắp số +XN xây lắp số +XN xây lắp số +XN vật liệu xây dựng Hà Nội +XN vật liệu xây dựng Hoa Cương +XN mộc TBNT Tô Lịch +XN mộc TBNT Bắc Ninh *Địa chỉ:127 Nguyễn Văn Linh-Phúc Đồng-Long Biên –Hà Nội *Điện thoại:04.7325731 *Fax:04.7325731 1.2 Chức ,nhiệm vụ quyền hạn công ty 1.2.1.Chức Công ty Cổ phần Đầu Tư Cơng Nghệ Đại Dương cơng ty thuộc hình thức Cổ phần,hoạt động theo Luật Doanh nghiệp quy định hành khác nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty kế thừa hoạt động thiết kế xây dựng Công ty xây dựng Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu công ty : -Lập dự án đầu tư cơng trình dân dụng ,cơng nghiệp ,giao thơng, thuỷ lợi,đường dây tải điện,bưu viễn thơng,kỹ thuật hạ tầng, san -Lập hồ sơ mời thầu ,tổ chức đấu thầu, tư vấn hợp đồng kinh tế thiết kế mua sắm vật tư,thiết bị xây dựng -Khảo sát địa hình ,địa chất,thuỷ văn,địa chất cơng trình -Thiết kế, quy hoạch khu dân cư, khu công nghiệp, khu chức thị -Thẩm định dự án,thiết kế, dự tốn cơng trình -Giám sát kỹ thuật,quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình -Thực trang trí nội thất ,ngoại thất -Tư vấn môi giới ,cho thuê cơng nghệ thiết bị Ngồi cơng ty kinh doanh số lĩnh vực : mua bán hoá mỹ phẩm làm đẹp, sản xuất ,mua bán thiết bị văn phòng ,viễn thơng,cung cấp phần mềm dịch vụ phần mềm ,kinh doanh bất động sản, dịch vụ cầm đồ.kinh nhà hàng khách sạn,dịch vụ ăn uống ,lữ hành nội địa quốc tế 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương cơng ty thuộc hình thức cổ phần vài cá nhân góp vốn thành lập nên ln phải đảm bảo lợi ích cho cơng ty cán nhân viên công ty ý thức rõ nhiệm vụ mình.Cơng ty tự chịu trách nhiệm kết phục vụ kinh doanh bảo toàn phát triển vốn,giải hài hồ lợi ích Nhà nước ,công ty người lao động theo kết kinh doanh đạt theo khuôn khổ Luật pháp quy định, thực theo nguyên tắc tập trung dân chủ,chế độ quản lý điều hành mặt hoạt động cơng ty ,mọi chủ trương sách Đảng uỷ thông qua ,công ty tạo điều kiện để đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực tốt quy chế dân chủ người lao động khuôn khổ điều lệ công ty Sản xuất kinh doanh công ty tự cân đối ,tính tốn đảm bảo kinh,bảo tồn vốn giao thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước Các bước soạn lập kế hoạch Phân tích mơi trường Nhiệm vụ Kế Đánh giá Phân Chương hoạch hiệu tích mơi trình, tác chỉnh trường dự án nghiệp pha ngân kế hoạch mục sách tiêu Sơ đồ tổng quát mô tả bước cụ qua trình lập kế hoạch sau: Bước 1: Phân tích mơi trường Nhận thức hội sở xem xét đánh giá mơi trường bên bên ngồi doanh nghiệp, xác định thành phần tổ chức, đưa thành phần có ý nghĩa thực tế doanh nghiệp, thu thập phân tích thơng tin thành phần Tìm hiểu hội có tương lai xem xét cách toàn diện, rõ ràng, biết ta đứng đâu sở điểm mạnh điểm yếu Hiểu rõ phải giải điều không chắn biết hi vọng thu Việc đưa mục tiêu thực doanh nghiệp thời kỳ kế hoạch phụ thuộc vào phân tích Bước 2: Thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu Xác định cho toàn doanh nghiệp cho đơn vị cấp Các mục tiêu xác định kết cần thu điểm kết thúc việc cần làm, nơi cần phải trọng ưu tiên cần hồn thành hệ thống chiến lược, sách, thủ tục, ngân quỹ, chương trình 21 Bước 3: Lập kế hoạch chiến lược Doanh nghiệp so sánh nhiệm vụ, mục tiêu với kết nghiên cứu môi trường bên bên Xác định khác biệt chúng việc sử dụng phương pháp phân tích chiến lược đưa phương án kế hoạch chiến lược khác Lập kế hoạch chiến lược phác thảo hình ảnh tương lai doanh nghiệp lĩnh vực kinh doanh khác lực khai thác Kế hoạch chiến lược xác định mục tiêu dài hạn, sách để thực mục tiêu, Bước gồm khâu cụ thể như: - Xác định phương án kế hoạch chiến lược, xác định phương án hợp lý, tìm phương án có nhiều triển vọng - Đánh giá phương án lựa chọn: Sau tìm phương án có nhiều triển vọng cần tiến hành đánh giá xem xét điểm mạnh, yếu phương án sở định lượng tiêu phương án Có phương án mang lại lợi nhuận cao song lại cần vốn đầu tư lớn thời gian thu hồi vốn chậm Có phương án lợi nhuận rủi ro Một phương án khác lại thích hợp với mục tiêu dài hạn doanh nghiệp … - Lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược Đây khâu mang tính định đến việc cho đời kế hoạch chiến lược Việc định số phương án kế hoạch chiến lược phụ thuộc vào ưu tiên vào mục tiêu cần thực kỳ kế hoạch Trong trình lựa chọn phương án cần phải lưu ý đến phương án dự phòng phương án phụ để sử dụng trường hợp cần thiết Bước 4: Xác định chương trình, dự án Đây phân hệ kế hoạch chiến lược Các chương trình thường xác định phát triển mặt hoạt động quan trọng đơn vị kinh tế như: chương trình hồn thiện cơng nghệ, chương trình kiểm tra chất lượng sản phẩm, chương trình tính tốn dự trữ… dự án thường định hướng đến mặt hoạt động cụ thể dự án phát triển thị trường, đổi sản phẩm Thơng thường chương trình đứng mình, thường phận hệ thống phức tạp chương trình, phụ thuộc vào số chương 22 trình ảnh hưởng đến số chương trình khác Dù chương trình lớn hay chương trình phận nội dung việc xây dựng chương trình bao gồm: xác định mục tiêu, nhiệm vụ, bước tiến hành, nguồn lực cần sử dụng yếu tố khác cần thiết để tiến hành chương trìng hành động cho trước; yêu cầu nhân sách cần thiết Các dự án thường xác định cách chi tiết chương trình, bao gồm thơng số tài kỹ thuật, tiến độ thực hiện, tổ chức huy động sử dụng nguồn lực, hiệu kinh tế tài Bước 5: Soạn lập hệ thống kế hoạch chức ngân sách Mục tiêu kế hoạch kinh doanh thường hướng tới là: Đáp ứng đòi hỏi thị trường, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh, quản lý cách có hiệu nguồn lực; đảm bảo thực chiến luợc kinh doanh chọn, cụ thể : thực mục tiêu chiến luợc, kiểm sốt q trình triển khai chiến lược Để thực mục tiêu nói kế hoạch chiến luợc cần phải cụ thể hóa hệ thống kế hoạch chức năng, xem kế hoạch tác nghiệp để đạo điều hành sản xuất kinh doanh Hệ thống kế hoạch chức bao gồm: kế hoạch sản xuất sản phẩm, phát triển sản phẩm mới, kế hoạch mua sắm thiết bị, nguyên-nhiên vật liệu, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing Sau kế hoạch tác nghiệp xây dựng xong cần lượng hóa chúng dạng tiền tệ dự tốn mua sắm yếu tố sản xuất, phục vụ bán hàng, nhu cầu vốn… gọi soạn lập ngân sách Ngân sách chung doanh nghiệp biểu thị tổng tồn thu nhập chi phí, lợi nhuận hay số dư tổng hợp khoản mục cân đối chi tiêu tiền mặt hay chi phí đầu tư Ngoài ngân sách chung phận hay chương trình doanh nghiệp cần soạn lập ngân sách riêng cho Các kế hoạch chức ngân sách thực tế có mối quan hệ mật thiết với cần phải thống trình xây dựng nhằm đảm bảo phối hợp đồng có hiệu chức doanh nghiệp 23 Bước 6: Đánh giá, hiệu chỉnh pha kế hoạch Đây coi bước thẩm định cuối trước cho văn kế hoạch Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhà chuyên môn kế hoạch chức khác, sử dụng thêm đội ngũ chuyên gia, tư vấn kiểm tra lại mục tiêu, tiêu, kế hoạch chức năng, ngân sách, sách…, phân định kế hoạch theo pha có liên quan đến tổ chức thực kế hoạch, sở tiến hành phê chuẩn cần thiết để chuẩn bị chuyển giao nội dung kế hoạch cho cấp thực 2.1.4.3 Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác Ngoài thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác gồm ba phần sau đây: a) Phần mở đầu - Trình bày khái quát vấn đề xác định sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày khái quát thuận lợi khó khăn - Nêu rõ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày mục đích lập chương trình, kế hoạch b) Phần nội dung - Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch biện pháp thực - Các điều kiện, phương tiện thực - Các đối tượng phân công thực - Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm - Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khen thưởng, kỷ luật c) Phần kết luận - Trình bày triển vọng việc thực kế hoạch - Nêu đề xuất, kiến nghị 24 2.2 Vai trò văn phòng Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương 2.2.1 Vai trò cơng tác thu thập Nhà quản trị văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương trước tiên hành hoạch định dựa vào sau: * Các pháp lý: Dựa vào văn quy định Nhà nước liên quan đến chủ trương, sách, nội dung hoạch định Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương * Các thực tiễn: - Căn vào chức nhiệm vụ Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương để dễ dàng thực Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác cho quan - Căn trực tiếp vào nguồn lực có Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương để làm Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác phù hợp - Căn vào yếu tố bên ngồi như: tình hình kinh tế, trị … để hoạch định đắn theo phương hướng phát triển - Ngoài ra, để hoạch định đắn nhà quản trị Văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương trực tiếp vào đạo lãnh đạo cấp ý kiến góp ý cấp 2.2.2.Vai trò cơng tác xác định mục tiêu Mục tiêu mong đợi tương lai mang tính định lượng triển khai thực hện khoảng thời gian định Mục tiêu phương tiện tổ chức thực sứ mạng Nó trẻ lời câu hỏi tổ chức tồn để làm Qua thấy việc xác lập mục tiêu vô quan trọng Nhà quản trị văn phòng phải người có kiến thức, nắm mục đích hoặt động quan để thiết lập mục tiêu đắn Để xác định mục tiêu, Cán Văn phòng Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương thực hoạt động như: 25 * Phân loại mục tiêu Mục tiêu phân thành loại sau: - Phân loại theo nội dung công việc: Số lượng nhân trình độ chun mơn - Phân loại theo cấp độ thường có ba cấp độ mục tiêu dùng để tạo thành hệ thống phân cấp mục tiêu: Mục tiêu chiến lược Mục tiêu chiến thuật Mục tiêu tác nghiệp - Phân loại theo tính chất Mục tiêu tổng quát Mục tiêu cụ thể - Phân loại theo phạm vi Mục tiêu cấp quan Mục tiêu cấp phận Như dù xét góc độ hệ thống mục tiêu quan có quan hệ mật thiết với nhau: mục tiêu cấp cao, tổng quát, cấp quan dài hạn sở để hình thành mục tiêu cấp thấp, cụ thể, phận ngắn hạn hơn; thực mục tiêu cấp thấp, cụ thể, phận ngắn hạn lại điều kiện để đạt hạng mục tiêu cấp cao, tổng qt, cấp quan dài hạn Ngồi có cách phân loại quan niệm khác phân loại hệ thống mục tiêu Chẳng hạn có quan điểm phân loại hệ thống mục tiêu theo độ dài thời gian thành mục tiêu dài hạn, trung hạn ngắn hạn Thậm chí đưa tiêu thức độ dài thời gian cụ thể dài hạn, trung hạn ngắn hạn, * Các bước thiết lập mục tiêu - Hoạch định mục tiêu: Thiết lập mục tiêu tổ chức Thiết lập mục tiêu phận Thiết lập mục tiêu cá nhân thuộc phận 26 Xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật Tổ chức thực mục tiêu Ban lãnh đạo cung cấp nguồn lực để nhân viên hoàn thành mục tiêu Hướng dẫn lãnh đạo Trong trình thực hiện, lãnh đạo, người quản lý hỗ trợ để nhân viên hoàn thành mục tiêu Kiểm tra đánh giá Nhà quản lý tiến hành kiểm tra đánh giá trình thực để khen thưởng có Việc thực thiết lập mục tiêu gồm có mơ hình "Từ xuống dưới" nhà quản lý áp đặt mục tiêu, mơ hình "từ lên trên": nhân viên phận tự xây dựng mục tiêu cho đệ trình, mơ hình phối hợp hai mơ hình kết hợp mơ hình tối ưu 2.2.3 Vai trò cơng tác xây dựng giải pháp Trong trình hoạt động quan, tổ chức nói chung quan tâm đến giải pháp để hồn thiện Vì vậy, văn phòng phận tổng hợp tham mưu giải pháp tối ưu xây dựng cấu tổ chức, xây dựng giải pháp phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội… 2.2.4 Vai trò cơng tác tổ chức thực mục tiêu Sau thiết lập mục tiêu cho quan, phận văn phòng tiến hành tổ chức thực mục tiêu cách lập kế hoạch theo dõi việc thực kế hoạch Vì việc tổ chức thực kế hoạch hoạt động giai đoạn quan trọng kéo dài suốt năm kế hoạch Để biến khả thành thực, lãnh đạo văn phòng phải triển khai thực kế hoạch theo thời gian theo mặt hoạt động sau: * Tổ chức thực mục tiêu theo năm - Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm: - Từ chiến lược công ty dự án tham gia - Từ mục tiêu công ty mục tiêu phận công ty giao - Từ nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ phận 27 Nội dụng việc thực mục tiêu theo năm phải đảm bảo: - Nội dung theo mục tiêu đưa - Đảm bảo thời gian thực - Sắp xếp công việc theo mức độ quan để giúp phận đặt trọng tâm vào công tác đánh giá công việc cuối năm * Tổ chức thực mục tiêu theo quý, tháng Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng - Các công việc kế hoạch năm - Các công việc tháng trước tồn - Các cơng việc phát sinh công ty giao Nội dung kế hoạch tháng - Các công việc quan trọng tháng - Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực - Các công việc chưa xác định lịch (nhưng phải làm tháng làm tháng sau Tổ chức thực mục tiêu theo tuần Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần: - Các công việc kế hoạch tháng - Các công việc tuần trước chưa thực xong - Các công việc phát sinh cơng ty giao thêm Tiểu kết Như vậy, thấy tầm quan trọng xây dựng quản lý chương trình kế hoạch cơng tác cơng ty Để làm điều đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có chiều sâu nhiều mặt, có hiểu biết trình độ chun mơn, nghiệp vụ cao để hoạch định xác hoạt động Để hoạch định kế hoạch nhân hồn chỉnh, xác mang tính khả thi cao nhà quản trị phải thu thập nguồn thơng tin khác dùng lằm chứng, sở, chứng minh cho quan điểm, số lượng, số xác Từ nhà quản 28 trị văn phòng thiết lập mục tiêu chung, mục tiêu riêng, mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn… Qua để xây dựng kế hoạch thực mục tiêu, giải pháp, cách thức thực cách phòng ngừa để tránh rủi ro q trình thực Có thể thấy rằng, việc hoạch định nói chung khơng đơn giản Để mục tiêu hoàn thành thời hạn kết cao đòi hỏi kế hoạch phải xác, với mục tiêu Nếu hoạch định sơ sài, sai sót dẫn đến hậu khơn lường, cơng việc trì trệ, kết thất bại Qua trình tìm hiểu thơng tin Thiết lập mục tiêu, xây dựng tìm giải pháp có mối liên hệ tác động qua lại lẫn nhau, công việc khơng làm tốt ảnh hưởng đến công việc khác ngược lại 29 ... 11 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CÁC CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH TẠI CƠNG TY CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG 2.1 Những vấn đề chung Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch. .. gồm Chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch Cơng ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ. .. kế hoạch công tác quan, tổ chức, tầm quan trọng nó, tơi định chọn đề tài nghiên cứu Khảo sát, đánh giá Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác Công ty Cổ phần Đầu Tư Công Nghệ Đại Dương ,