MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SAVICO HÀ NỘI 4 1.1 Lịch sử hình thành 4 1.2. Cơ cấu tổ chức và hoạt động: 6 1.3. Chức năng nhiệm vụ chính của các Bộ phận/Phòng: 7 1.3.1 Bộ phận Kế toán: 7 1.3.2. Bộ phận Hành chính Nhân sự: 8 1.3.3. Bộ phận Dự án: 8 1.3.4. Phòng Quản lý tài sản: 9 1.3.5. Phòng Dịch vụ: 9 1.3.6. Phòng Kỹ thuật: 9 1.3.7. Phòng Cho thuê và Điều phối khách thuê: 10 1.3.8. Phòng Marketing 11 1.4. Một số điểm nổi bật trong hoạt động của Công ty: 11 1.4.1. Văn hóa doanh nghiệp 11 1.4.2. Công đoàn Công ty 12 1.4.3. Các hoạt động phong trào 14 1.4.4. Các hoạt động phong trào khác: 15 1.4.5. Công tác xã hội 15 1.4.6. Một số thành tích nổi bật của công ty Savico Hà Nội 15 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN SAVICO HÀ NỘI 16 2.1. Kết cấu của bộ máy Văn phòng (Phòng Hành chính nhân sự) 16 2.2. Đội ngũ cán bộ nhân viên phòng Hành chính nhân sự 16 2.3. Chức năng, nhiệm vụ: 17 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ chung: 17 2.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng CBNV 19 CHƯƠNG III. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN SAVICO HÀ NỘI 23 3.1. Nhận xét, đánh giá 23 3.1.1. Ưu điểm: 23 3.1.2. Nhược điểm: 23 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc của văn phòng: 23 KẾT LUẬN 25
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ––––––––––––– Đề tài: Khảo sát, đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty Cổ phần Savico Hà Nội Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra QTVP Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Đăng Việt Mã phách: …………………………… ………………… Hà Nội - 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, lời em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Đăng Việt tận tình hướng dẫn em phương pháp nghiên cứu vấn đề, giải đáp thắc mắc lý luận thực tiễn Đồng thời em xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn Thị Lành Giám đốc nhân công ty, bạn Bùi Thị Thủy chuyên viên hành tổng hợp giúp đỡ, cung cấp thông tin, số liệu bổ ích cơng ty, tạo điều kiện để em tìm hiểu sâu cấu tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung trình bày tiểu luận “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần Savico Hà Nội” trình tìm hiểu, thu thập tài liệu hồn thiện thân em Nếu sai em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong năm gần đây, từ sau Đại hội VI Đảng đến đất nước ta có bước chuyển rõ rệt đạt nhiều thành tựu, mang lại nhiều đổi lĩnh vực như: trị, văn hóa, kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, ngoại giao Trong bật có đổi thay đột phá kinh tế - lĩnh vực đóng vai trò quan trọng tiến trình hội nhập Việt Nam vào khu vực Thế giới Bằng đường lối đắn Đảng lãnh đạo tài tình Nhà nước, nhiều mục tiêu kinh tế - xã hội đạt bước tiến quan trọng phấn đấu mục tiêu đến năm 2020 nước ta trở thành nước công nghiệp theo hướng đại Trước tiên hướng tới kinh tế tri thức - kinh tế xây dựng dựa sản xuất, phân phối sử dụng tri thức tin học làm động lực phát triển Xuất phát từ thực tế khách quan đòi hỏi hình thành phát triển kinh tế thị trường Do đó, việc hình thành công ty cổ phần vấn đề cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước tất yếu trình phát triển mạnh kinh tế thị trường Đó q trình chuyển đổi từ kinh tế tập trung quan liêu bao cấp, sang kinh tế thị trường, khơng làm thay đổi cách sâu sắc kinh tế nước ta cấu kinh tế, thành phần kinh tế quan hệ sở hữu mà làm xuất hình thức tổ chức kinh tế cơng ty cổ phần Trong cấu, máy Công ty cổ phần phận thực chức Quản trị văn phòng gọi phận Văn phòng (đối với cơng ty, tập đồn lớn) Phòng Hành - nhân (đối với công ty vừa nhỏ) Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần công ty Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp tổ chức đổi phương thức lãnh đạo Chính việc xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng cơng ty cần quan tâm đặc biệt Tuy nhiên nay, có nhận thức chưa đầy đủ, thống vai trò vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng, đạo cơng tác tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan điều hành cơng việc Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá cách đầy đủ thực trạng làm sở đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng nói chung văn phòng (Phòng Hành - nhân sự) cơng ty Cổ phần Savico Hà Nội nói riêng vấn đề cấp thiết Xuất phát từ tầm quan trọng vấn đề sau thời gian cơng tác, làm việc, tìm hiểu em chọn đề tài " Khảo sát, đánh giá tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty Cổ phần Savico Hà Nội” làm tiểu luận Ý nghĩa khoa học thực tiễn: Thông qua tiểu luận lần khẳng định đắn lý luận cơng tác quản trị văn phòng doanh nghiệp Đồng thời thơng qua việc tìm hiểu sâu thực tế công tác công tác tổ chức văn phòng cơng ty giúp em hiểu rõ chuyên nghành học mình, đánh giá, xác định khoảng cách lý luận thực tiễn Từ rút nhiều kiến thức bổ ích để phục vụ cho công việc sau đưa góp ý nhằm giúp cho hồn thiện hoạt động máy văn phòng cơng ty Mục đích nghiên cứu Các mục đích tiểu luận - Khảo cứu lý luận văn phòng hoạt động văn phòng - Đánh giá thực tiễn hoạt động Phòng Hành - nhân Công ty Cổ phần Savico Hà Nội (sau gọi văn phòng) Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công ty Phạm vi đối tượng nghiên cứu Do thời gian có hạn nên tiểu luận tập trung nghiên cứu hoạt động phòng Hành nhân công ty Đối tượng nghiên cứu tiểu luận là: lý luận chung thực trạng cấu tổ chức phòng Hành nhân Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu vận dụng phương pháp vật biện chứng số phương pháp cụ thể như: so sánh, phân tích, đối chiếu, thống kê - Phương pháp quan sát thực tế Bố cục tiểu luận Kết cấu tiểu luận gồm phần Lời mở đầu Phần nội dung: Gồm chương Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Công ty cổ phần Savico Hà Nội Chương 2: Thực trạng cấu tổ chức văn phòng Cơng ty cổ phần Savico Hà Nội Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức chức nhiệm vụ văn phòng Phần kết luận PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I Khái quát tổ chức hoạt động Công ty cổ phần Savico Hà Nội 1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty Cổ phần Savico Hà Nội đơn vị thành viên Công ty Cổ phần Dịch vụ Tổng hợp Sài Gòn Savico - thuộc Tổng Cơng ty Bến Thành Thông tin thêm Công ty cổ phần dịch vụ tổng hợp Sài Gòn Savico (SVC): - Cơng ty cổ phần dịch vụ Tổng hợp Sài Gòn Savico thành lập từ năm 1982 việc cổ phần hóa Tổng cơng ty Bến Thành Lĩnh vực hoạt động Dịch vụ thương mại (chiếm 70%), Dịch vụ bất động sản Dịch vụ tài - Năm cổ phần hóa: 2005 (Mã SVC) - Đến năm 2015, Savico phấn đấu trở thành Công ty đầu tư chuyên ngành dịch vụ hàng đầu Việt Nam, hội nhập khu vực Quốc tế - Đến 2012: Vốn chủ sở hữu 750 tỷ tổng tài sản khoảng 3000 tỷ đồng - Lợi nhuận trước thuế tháng đầu năm 2014: Đạt 92 tỷ đồng (tăng 5% kỳ 2013) Tổng doanh thu năm 2016 đạt 20.000 tỷ đồng - Lao động toàn hệ thống gần 3.000 người với 70% lao động có trình độ Đại học đại học Trong có 105 đảng viên, gần 550 đoàn viên Thanh niên 2.889 đoàn viên cơng đồn Đảng Savico đánh giá Đảng sạch, vững mạnh, nhận nhiều khen Đảng Bộ TP Hồ Chí Minh Hà Nội - Một số thương hiệu bật (tính đến tháng 2/2017): + Dịch vụ Thương mại: Ơ tơ (7 đại lý Toyota, đại lý Ford - đại lý Huyndai, đại lý GM, đại lý Volvo, đại lý Chevrolet, đại lý Honda, đại lý Suzuki…); Xe máy (Suzuki - SYM - Yamaha) Trong đó, lĩnh vực tơ tính đến hết 2015 đơn vị hệ thống Savico chiếm 20,2% thị phần Toyota Việt Nam; 28% thị phần Ford Việt Nam; 7% thị phần GM Việt Nam; 12,5% thị phần Suzuki Việt Nam; 28,7% thị phần SYM… + Dịch vụ Bất động sản: Trung tâm thương mại Savico Megamall (Long Biên - Hà Nội); Trung tâm thương mại Đà nẵng; Trung tâm thương mại Cần Thơ; Mercue Sơn Trà Resort (Đà Nẵng); Sandy Beach Resort (Đà Nẵng); Tropicana Beach Resort (Vũng Tàu); Khu Biệt thự Hồ Tràm (Vũng Tàu); Khu dân cư Savico (Q.Thủ Đức)… • Tầm nhìn, sứ mệnh Công ty Cổ phần Savico Hà Nội có mặt thị trường miền Bắc từ năm 1991, thành lập để thực định hướng chiến lược thị trường miền Bắc kinh doanh bất động sản gắn liền với lĩnh vực dịch vụ thương mại tiếp tục mở rộng hệ thống phân phối ô tô đặc biệt tập trung xây dựng chuỗi Trung tâm thương mại miền Bắc, mơ hình Savico Megamall mơ hình điển hình - Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Savico Hà Nội - Địa chỉ: Số Nguyễn Văn Linh, tổ 17, Phường Gia Thụy, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội - Điện thoại: 04 62 888 555 Fax: 04 62 888 555 - E-mail: info@savicohanoi.com - Mã số thuế: 0102305191 1.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động: Bộ máy nhân Công ty Cổ phần Savico Hà Nội có 55 cán nhân viên bao gồm chức danh sau: - Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc: Phạm Mạnh Cường Phó Tổng giám đốc kiêm Kế tốn trưởng, kiêm Giám đốc dự án, kiêm Giám đốc Trung tâm thương mại Savico Megamall: Nguyễn Công - Huân - Giám đốc Hành nhân sự: Nguyễn Thị Lành - Giám đốc Vận hành kiêm giám đốc kỹ thuật: Lê Công Hội - Giám đốc Phát triển kinh doanh: Nguyễn Anh Linh - Trưởng phòng Marketing: Nghiêm Huệ Chi - Trưởng phòng cho thuê điều phối thuê: Đặng Tùng Dương - Trưởng phòng Dịch vụ: Nguyễn Thành Nam - Trưởng phòng quản trị tài sản: Lê Anh Dũng - Các phó phòng nhân viên Ngồi cơng ty thành lập nhiều tiểu ban/đội chuyên trách để đảm nhận mảng công việc chuyên sâu hơn, thành phần cán nhân viên kiêm nhiệm: Ban Quản lý lượng, Đội kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm mơi trường, Đội phòng cháy chữa cháy sở, Đội quản lý chất lượng hàng hóa, Đội quản lý vệ sinh an toàn lao động HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC - Kiêm Kế tốn trưởng - Kiêm Giám đốc Dự án - Kiêm Giám đốc TTTM Bộ phận KẾ TOÁN Bộ phận HC NHÂN SỰ - CS Bộ phận DỰ ÁN Bộ phận VẬN HÀNH Bộ phận PHÁT TRIỂN KD - GĐ Vận hành kiêm Phó GĐ.TTTM phụ trách Phòng Quản trị TS Phòng Dịch vụ Phòng Kỹ thuật - GĐ Phát triển KD kiêm Phó GĐ.TTTM phụ trách Phòng Leasing Phòng Marketing Nhóm Mega NhómDịch Nhóm vụ th ngồi foodLễ tân TTTM Sơ đồ cấu tổ chức công ty cổ phần Savico Hà Nội Savico Savico Toyota Toyota Hà Nội Long Biên Hải Dương Toyota Toyota Giải Phóng Pháp Vân và…đơn vị thành viên Sơ đồ mối quan hệ Savico Hà Nội hệ thống Savico 1.3 Chức nhiệm vụ Bộ phận/Phòng: 1.3.1 Bộ phận Kế tốn: - Lập báo biểu, báo cáo hàng tháng, năm tài theo quy định Nhà nước - Chịu trách nhiệm chất lượng nghiệp vụ kế toán - thống kê bảo đảm thông tin quản trị cách hữu hiệu, kịp thời cẩn mật - Tổ chức hướng dẫn kiểm tra phần hành kế toán 10 + Soạn thảo Hợp đồng thuê ngắn hạn dài hạn với khách thuê sở tuân thủ quy định Công ty pháp luật hành + Quản lý, theo dõi thực nội dung, trách nhiệm theo Hợp đồng thuê thời gian cho thuê (Từ ký đến kết thúc Hợp đồng thuê) - Quản lý khách thuê + Các khoản phải thu Công nợ + Quản lý Nội quy tòa nhà áp dụng cho khách thuê - Giải đáp khiếu nại, thắc mắc khách thuê - Thực công tác tư vấn Bảo hiểm khách thuê 1.3.8 Phòng Marketing - Thực kế hoạch Marketing truyền thông hiệu cho hoạt động trung tâm thương mại với mục tiêu ngày tăng cường nhận diện thương hiệu, thu hút khách hàng tăng cường hài lòng khách hàng - Đề xuất thực cơng tác trang trí thiết kế trung tâm thương mại theo chủ đề, kiện, theo mùa - Quản lý nội dung hình ảnh chạy hình Led full mầu ngồi trời 64m2 nhạc trung tâm thương mại - Hỗ trợ công tác Chăm sóc khách hàng (bao gồm Khách hàng thuê khách hàng đến trung tâm thương mại tham quan mua sắm) - Phối hợp với đơn vị chun mơn th ngồi tổ chức kiện trung tâm thương mại nhằm thu hút khách hàng đến tham quan mua sắm: ca nhạc, xiếc ảo thuật, thi giao lưu cho trẻ em… Với việc bố trí cấu nhân phần tinh giản hóa máy, giúp cho việc phối hợp triển khai cơng việc phận, phòng ban cá nhân thuận lợi, mang lại hiệu cao công việc chung 1.4 Một số điểm bật hoạt động Công ty: 1.4.1 Văn hóa doanh nghiệp - Savico Hà Nội ln xác định “Văn hóa Doanh nghiệp” tảng phát triển phát triển bền vững Do công ty trọng việc xây dựng phát huy "Văn hóa doanh nghiệp" sở truyền thống tốt đẹp, văn hóa doanh nghiệp hệ thống Savico 14 - Văn hóa Savico Hà Nội: + Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, cởi mở; + Xây dựng tập thể Cơng ty ngày gắn bó, thấu hiểu nhau, tư tưởng ổn định; + Thực tốt công tác chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người lao động bối cảnh khó khăn + Ln trân trọng người có tài đức, nhân viên giỏi; + Lớp trước tạo điều kiện cho lớp sau lên; + Luôn minh bạch hoạt động kinh doanh, quản lý, điều hành; + Cầu thị chia sẻ đối tác; + Đặt hài lòng khách hàng lên hàng đầu; + Thành thật thẳng thắn với hạn chế Từ đó, thành viên gia đình Savico Hà Nội ln cảm thấy “n tâm - gắn bó - tự hào” thành viên ln nỗ lực đóng góp vào phát triển Cơng ty 1.4.2 Cơng đồn Cơng ty - Thành lập ngày 24/5/2012 - Hoạt động đạo: + Chi Savico Hà Nội + Liên đồn Lao động quận Long Biên - Vai trò, chức chính: + Là cầu nối quan trọng Ban Lãnh đạo người lao động; + Thực công tác tuyên truyền, giáo dục; Vận động tuyên truyền chủ trương Ban Lãnh đạo + Tổ chức tham gia vận động, phong trào thi đua + Thực công tác chăm lo đời sống, bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động + Thực công tác kiểm tra, giám sát quy chế, quy định Cơng đồn 15 + Góp phần quan trọng công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ đơn vị, chăm lo đời sống ổn định tư tưởng người lao động Công ty - BCH Cơng đồn Cơng ty cổ phần Savico Hà Nội nhiệm kỳ 2013 - 2017 gồm đồng chí sau: T T Họ tên Nguyễn Thị Lành Vũ Đức Đồng Hồ Linh Vân Nghiêm Huệ Chi Nguyễn Văn Phúc Bộ phận Hành Nhân Kế toán Dự án Leasing Kỹ thuật Chức vụ Chủ tịch Cơng đồn Phó Chủ tịch Ủy viên Ủy viên Ủy viên - Một số mức quy định hỗ trợ người lao động Quy chế Thu - Chi quỹ Cơng đồn: TT Chế độ Kết Ốm đau Tang chế Điều kiện Có Hợp đồng lao động năm Có HĐLĐ từ năm đến năm Có Hợp đồng lao động năm Học sinh giỏi Sinh nhật 1.000.000 2.000.000 3.000.000 Phải nằm viện điều trị nhà từ ngày trở lên 600.000 VNĐ/lần Phải phẫu thuật nằm viện từ ngày trở lên Tối thiểu 1.000.000 Tai nạn lao động (phải vào viện) Tối thiểu 1.500.000 Tứ thân phụ mẫu 1.000.000 Vợ chồng, đẻ người lao động 3.000.000 Người lao động 5.000.000 Đạt học sinh giỏi hàng năm Mức hỗ trợ 200.000 Đạt giải kỳ Học sinh giỏi cấp tỉnh/TP trở lên Từ 500.000 Sinh nhật người lao động 500.000 VNĐ/người 16 Người lao động sinh Mẹ sinh thường 500.000 VNĐ/cháu Mẹ sinh mổ 1.000.000 VNĐ/cháu 1.4.3 Các hoạt động phong trào - Sự kiện nội tổ chức định kỳ Thời gian Tháng Sự kiện Đối tượng Ghi Gala Tổng kết năm Toàn CBNV Du xuân đầu năm Toàn CBNV Sinh nhật Quý I Toàn CBNV Du lịch nước CBNV xuất sắc Tùy thuộc kết KD Kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ 8/3 Chị em phụ nữ Khám sức khỏe định kỳ Toàn CBNV Tháng Tháng Tháng Con em CBNV Tết thiếu nhi 1/6 Tháng Du lịch nghỉ mát hè Toàn CBNV Sinh nhật Quý II Toàn CBNV Tháng Sinh nhật Quý III Toàn CBNV Tháng Tết trung thu Tháng 10 Kỷ niệm Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 Tháng 11 Sinh nhật Quý IV Toàn CBNV * Chương trình vinh danh “Nụ cười Savico Megamall” vinh danh “Người tốt, việc tốt”: Thực hàng tháng đội ngũ Nhân viên tuyến đầu 17 1.4.4 Các hoạt động phong trào khác: - Do Công ty phát động (Thi đua sáng kiến, cải tiến; Hội thao PCCC…) - Do Liên đoàn lao động Quận quan Quận Long Biên phát động (trên lĩnh vực: Văn hóa, thể thao…) 1.4.5 Cơng tác xã hội - Ủng hộ từ thiện, ủng hộ người nghèo địa bàn Quận Long Biên - Ủng hộ đồng bào bị lũ lụt, thiên tai hàng năm - Nhận phụng dưỡng bà mẹ Việt Nam anh hùng - Các chương trình, hoạt động xã hội khác 1.4.6 Một số thành tích bật cơng ty Savico Hà Nội Năm Thành tích Cơ quan khen tặng 2010 Có thành tích xuất sắc phong trào "Đền ơn UBND Quận Long Biên đáp nghĩa" quận Long Biên 2010 2011 “Tập thể lao động xuất sắc năm 2011” 2012 Bằng khen “Đã có thành tích cơng tác từ năm 2009 đến năm 2011 góp phần vào Thủ tướng phủ nghiệp xây dựng Chủ nghĩa xã hội bảo vệ Tổ quốc” 2012 Đã có thành tích đóng góp cho chương trình UBND TP Hà Nội tháng khuyến mại Hà Nội 2012” 2013 “Đã có thành tích xuất sắc hoạt động Cơng đồn phong trào thi đua lao động giỏi LDLD TP Hà Nội năm 2013” 2013 Khuyến khích thi “Tìm hiểu pháp UBND Quận Long Biên luật lao động năm 2013” thi “An toàn LDLD Quận Long Biên vệ sinh lao động năm 2013” 2013 Được khen thưởng thực Chương trình mục tiêu quốc gia sử dụng lượng UBND TP Hà Nội tiết kiệm hiệu TP Hà Nội 2013 2013 “Giải Nhất thi Quản lý Năng lượng Bộ Cơng thương cơng nghiệp tòa nhà 2013” 18 UBND Thành Phố HCM CHƯƠNG II Thực trạng cấu tổ chức văn phòng Cơng ty Cổ phần Savico Hà Nội 2.1 Kết cấu máy Văn phòng (Phòng Hành nhân sự) Cơng ty Cổ phần Savico Hà Nội đơn vị có cấu nhân tinh gọn, số lượng cán nhân viên ít, cấu nhân phòng Hành nhân phù hợp với tình hình chung cơng ty Phòng Hành nhân không chia nhỏ phận mà bao gồm các nhân chuyên trách thực mảng công việc giao phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn phận Bộ máy gồm có: Giám đốc Hành nhân sự; chuyên viên phụ trách Hành tổng hợp; chuyên viên phụ trách nhân sự, lưu trữ; chuyên viên phụ trách lễ tân, văn thư; Lái xe cho Tổng giám đốc kiêm kiểm soát nội (CS) Nguyễn Nguyễn Thị Thị Lành Lành Giám Giám đốc đốc HCNS HCNS Bùi Bùi Thị Thị Thủy Thủy Chuyên Chuyên viên viên phụ phụ trách trách Hành Hành chính tổng tổng hợp hợp Đỗ Đỗ Thị Thị Thúy Thúy Trang Trang Lan Lan Hương Hương Lê Lê Văn Văn Vương Vương Chuyên Chuyên viên viên phụ phụ trách trách Nhân Nhân sự, sự, lưu lưu trữ trữ Chuyên Chuyên viên viên phụ phụ trách trách Lễ Lễ tân, tân, Văn Văn thư thư Lái Lái xe xe kiêm kiêm kiểm kiểm soát soát nội nội bộ Lê Lê Thị Thị Giang Giang Nhân Nhân viên viên tạp tạp vụ vụ Sơ đồ kết cấu máy phòng Hành nhân 2.2 Đội ngũ cán nhân viên phòng Hành nhân Cán nhân viên phòng Hành nhân gồm người người có trình độ Đại học Đại học, hai người trình độ 12/12, 05 nữ 01 nam, cụ thể sau: St t Họ tên Năm sinh Giới tính Trình độ chun mơn Kinh nghiệm cơng tác Nguyễn Thị Lành 1981 Nữ Thạc sỹ chuyên ngành quản trị văn - 05 năm làm cố vấn bán hàng Toyota - 10 năm gắn bó với Savico cương vị 19 phòng Bùi Thị Thủy 1990 Nữ Đỗ Thị Thúy 1988 Nữ Cử nhân đại học chuyên ngành Hành học Cử nhân đại học chuyên ngành nhân tiền lương Trang Lan Hương 1983 Nữ Cử nhân cao đẳng chuyên ngành thư ký Lê Văn Vương 1984 Nam Lái xe Lê Thị Giang 1981 Nữ Tạp vụ Giám đốc HCNS kiêm Chủ tịch Cơng đồn - 01 năm làm nhân viên chăm sóc khách hàng - 04 năm làm chuyên viên hành tổng hợp - 01 năm làm nhân viên chăm sóc khách hàng - 06 năm làm chuyên viên nhân tiền lương - 02 năm làm nhân viên chăm sóc khách hàng - 02 năm làm nhân viên phòng marketing - 05 năm làm chuyên viên phòng hành phụ trách lễ tân, văn thư - 07 năm lái xe cho tập đồn Sơng Đà - 05 năm lái xe cho Savico Hà Nội 2.3 Chức năng, nhiệm vụ: 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ chung: - Chức tổng hợp: Là chức phân tích tổng hợp thông tin từ nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu thông tin nội nhằm giúp cho Ban giám đốc công ty đưa định quản lý kịp thời xác - Chức tham mưu: chức nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho Ban giám đốc đề định đạo, điều hành cơng việc có hiệu Trong cơng ty Tổng Giám đốc người đạo tất công việc quan trọng cơng ty đồng thời phân quyền cho Phó Tổng giám đốc cần phải nắm bắt hiểu rõ tất hoạt động công ty Bên cạnh đó, hoạt động cơng ty diễn phạm vi không gian lớn tất ngành tham gia Vì đòi hỏi phải có phận tham mưu Ban giám đốc điều hành định quản lý phù hợp 20 Để thực chức tham mưu: Văn phòng phải xây dựng chương trình cơng tác tháng, q, năm xếp kế hoạch làm việc hàng tuần công ty thông qua buổi họp giao ban đầu tuần Hoạt động cơng ty có tốt hay khơng chương trình hoạt động văn phòng lập Văn phòng phải tham gia điều phối hoạt động tồn cơng ty Thường xun theo dõi đơn đốc phòng ban khác thực chương trình theo kế hoạch đề giải vấn đề đột xuất, khó khăn trở ngại việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp kịp thời Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn công ty văn bên gửi đến, giúp ban giám đốc theo dõi giải văn theo sách, pháp luật nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu công ty giúp lãnh đạo kiểm tra mặt pháp chế văn công ty soạn thảo ban hành Với nhiệm vụ văn phòng phải thiết lập trạm thu thông tin đầu vào qua kênh thu thức phi thức Quản lý đầu cách chặt chẽ, thông tin xử lý sử dụng để tham mưu cho cấp định quản lý, điều hành - Chức hậu cần: chức tổ chức, xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện phục vụ công việc cho Ban giám đốc phòng ban văn phòng phẩm, xe cộ, tổ chức họp, hội nghị, tiếp khách, tổ chức buổi sinh nhật, tiệc liên hoan nhân ngày lễ kỉ niệm, chuẩn bị chuyến cơng tác cho lãnh đạo, kinh phí, y tế môi trường, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán nhân viên, công tác chuẩn bị Lễ, Tết…Có thể nói chức hậu cần quan trọng q trình hoạt động cơng ty Nếu khơng đảm bảo yếu tố đó, tiến độ cơng việc bị trì trệ, ngắt qng làm cho việc thực mục tiêu công ty không đảm bảo Để thực chức hậu cần: văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch vụ văn phòng, xếp bố trí phương tiện lại cho Ban giám đốc, bố trí điều kiện làm việc cho cán nhân viên phận khác Quản lý tài sản công ty hạ tầng, xe cộ, thiết bị phòng ban, tổ chức kiểm kê định kỳ quý, năm Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại công ty, cầu nối kênh thông tin gắn kết Ban giám đốc công ty với cán nhân viên cấp 21 Tóm lại chức quan trọng chúng nhằm trì phát triển hoạt động cơng ty nói chung nhiệm vụ phòng Hành nhân nói riêng Trong chức tổng hợp quan trọng hoạt động công ty cần đến nhu cầu tối thiểu thơng tin văn phòng tổng hợp trình quan trọng để người quản lý định Để thực chức mình, văn phòng phải thực hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với chức 2.3.2 Chức nhiệm vụ CBNV • Giám đốc nhân sự: Nguyễn Thị Lành - Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc công ty việc điều hành quản lý phân công nhiệm vụ cho cá nhân phận - Tổng hợp tình hình chung công ty để kịp thời báo cáo lãnh đạo, tham gia họp mà cơng ty tổ chức có liên quan đến vấn đề chung - Xây dựng kế hoạch trung dài hạn trình lãnh đạo phê duyệt, văn chế độ sách cho người lao động (nội quy công ty, thỏa ước lao động tập thể…) - Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng chế quản lý sản xuất kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực giao, giúp phối hợp hoạt động với Đảng uỷ, cơng đồn, đồn niên Tổ chức soạn thảo văn tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ Lập kế hoạch tổ chức chương trình đào tạo định kỳ cho nhân viên theo chuyên môn định để thường xuyên nâng cao tay nghề, kiến thức kỹ công việc - Thực nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, trực tiếp làm việc với quan đồn thể, quyền địa phương nơi cơng ty đóng trụ sở, giải công việc phát sinh - Với tư cách Chủ tịch Cơng đồn thường xun nắm bắt tâm tư nguyện vọng người lao động để kịp thời đề xuất với lãnh đạo chủ trương sách hỗ trợ cho người lao động để họ yên tâm công tác như: tăng lương, phụ cấp, chi động viên ngày Lễ, Tết, chi thưởng, chương trình tham quan nghỉ mát, dã ngoại… 22 • Chuyên viên Hành tổng hợp: Bùi Thị Thủy - Giúp việc cho Giám đốc hành nhân sự, thực cơng việc hành tổng hợp Trực tiếp thu thập thông tin từ phận để lập kế hoạch làm việc công ty, đồng thời theo dõi việc thực kế hoạch phận công ty - Soạn thảo văn công ty ban hành cơng văn, định, tờ trình… - Lập chương trình kế hoạch tổ chức kiện công ty năm: kỷ niệm sinh nhật công ty, sinh nhật Ban giám đốc, ngày 8/3, 20/10, Tết thiếu nhi cho em CBNV, Gala cuối năm Lập kế hoạch liên hệ với đối tác tổ chức chuyến tham quan dã ngoại (Team building), du xuân, nghỉ mát, tham quan học tập nước (dành cho cán quản lý xuất sắc nhân viên xuất sắc năm) - Phụ trách công tác tuyển dụng nhân cho công ty: đăng tuyển, vấn ứng viên, đề xuất ứng viên phù hợp trình ban giám đốc phê duyệt - Làm MC dẫn chương trình cho kiện cơng ty - Thực cơng việc hành tổng hợp khác theo yêu cầu ban giám đốc • Chuyên viên nhân - tiền lương: Đỗ Thị Thúy - Quản lý danh sách nhân công ty, theo dõi làm thủ tục tuyển dụng: thử việc, báo cáo thử việc, tiếp nhận thức, ký hợp đồng lao động - Thực chế độ bảo hiểm cho người lao động: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp Thanh toán chi phí bảo hiểm phát sinh cho người lao động có phát sinh người lao động sinh đẻ, ốm đau, hiếu hỉ… - Theo dõi tổng hợp chấm công tháng, làm bảng lương cho CBNV chuyển phận kế toán toán kịp thời cho người lao động trước ngày cuối tháng 23 - Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động: theo dõi sinh nhật để chuẩn bị quà tặng, thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỉ, người thân CBNV bị ốm đau nằm viện… - Thực công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu Công ty - Thực công việc phát sinh khác trưởng phận Ban giám đốc phân công • Chuyên viên lễ tân, văn thư: Trang Lan Hương - Thực cơng tác lễ tân tiếp đón khách vào cơng ty, hướng dẫn khách gặp người có thẩm quyền - Đảm nhiệm công tác văn thư: tiếp nhận xử lý công văn đến, thư tài liệu gửi phận, quản lý dấu, đóng dấu ban hành công văn đi, quản lý số công văn, số hợp đồng - Chịu trách nhiệm cơng tác hậu cần: chăm lo bữa ăn cho Ban giám đốc, lên danh sách khách hàng để chuẩn bị quà biếu tặng ngày Lễ, Tết, chuẩn bị quà tặng Tết cho CBNV Liên hệ đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn Ban giám đốc công tác, đặt bàn tiệc nhà hàng dịp liên hoan công ty - Theo dõi quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, mua sắm văn phòng phẩm thiết bị liên quan phục vụ công việc công ty - Chăm lo phần tâm linh công ty như: ngày rằm, mùng 1, Lễ, Tết, lễ chùa đầu năm… - Thực công việc phát sinh ban giám đốc trưởng phận giao phó 24 • Lái xe kiêm CS: Lê Văn Vương - Lái xe đưa đón Tổng giám đốc ngày, quản lý bảo quản xe, tốn chi phí phát sinh q trình hoạt động (xăng xe, bảo dưỡng, thay dầu….) - Kiểm soát nội bộ, tổng hợp tồn đọng chất lượng dịch vụ trung tâm thương mại để phản ánh đến phận liên quan giải quyết, phục vụ nhu cầu khách thuê • Nhân viên tạp vụ: Lê Thị Giang - Thực công việc vệ sinh, dọn dẹp khu vực văn phòng cơng ty, chuẩn bị nước uống, bánh kẹo có khách đến làm việc họp, hội nghị, gặp mặt đầu xuân… Với việc phân công nhiệm vụ trách nhiệm cá nhân văn phòng, chuyên trách mảng công việc phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ người mang đến hiệu công việc cao, tạo phối hợp nhịp nhàng cá nhân phận văn phòng với phòng ban khác cơng ty 25 CHƯƠNG III Các giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức chức nhiệm vụ văn phòng Cơng ty Cổ phần Savico Hà Nội 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm: - Tương ứng với quy mô cơng ty cấu nhân văn phòng hợp lý, tinh giản gọn nhẹ, cá nhân phụ trách mảng công việc chuyên môn tạo nên nhịp nhàng phối hợp công việc, tiến độ công việc xử lý nhanh - Nhân văn phòng có trình độ chun mơn cao, đáp ứng yêu cầu công việc đề - Được Ban giám đốc công ty thường xuyên quan tâm, tạo điều kiện tốt để văn phòng hồn thành kế hoạch đề ra, khó khan vướng mắc giải kịp thời 3.1.2 Nhược điểm: - Mỗi cá nhân chun trách chưa có mơ tả cơng việc riêng - Một số trang thiết bị văn phòng phục vụ cho cơng việc thiếu cũ ảnh hưởng đến chất lượng công việc: máy photo, máy in, máy tính 3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu cơng việc văn phòng: - Cần lập bảng mơ tả công việc chi tiết cho cá nhân chuyên trách để người hiểu vị trí cơng việc phận Từ có chun nghiệp công việc ngày - Đầu tư trang thiết bị máy móc đại: nâng cấp máy tính, máy in, máy photo để phục vụ tốt cho công việc Đầu tư phần mềm quản lý nhân tiền lương để thuận tiện trình theo dõi tính tiền cơng, tiền lương tháng cho người lao động Từ thực tiễn cho thấy văn phòng cơng ty Cổ phần Savico Hà Nội hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ quy định Văn phòng cơng ty tồn yếu tố vật chất phi vật chất phù hợp với hoạt động 26 thông tin nhằm thực mục tiêu cơng ty Văn phòng nơi giúp ban giám đốc công ty đưa định để ứng xử với tình xảy Đồng thời, văn phòng nơi kiểm tra, giám sát hoạt động đôn đốc đơn vị công ty thực định giám đốc Để tạo cho cơng ty có điều kiện ổn định vị trí, mục tiêu, cấu trúc… hoạt động hậu cần tham mưu văn phòng cơng ty tương đối khoa học việc lựa chọn yếu tố cấu thành nên thực thể cơng ty Vì văn phòng cơng ty đầu mối công ty để tạo diều kiện, tiền đề phát triển cho cơng ty hoạt động văn phòng cần nâng cao Tóm lại, xu phát triển tổ chức văn phòng trở thành yếu tố trung tâm thiếu quan đơn vị 27 KẾT LUẬN Thông qua việc khảo sát đánh giá thực trạng cấu tổ chức Công ty Cổ phần Savico Hà Nội, hướng dẫn thầy Nguyễn Đăng Việt quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình anh chị em văn phòng cơng ty em thấy vai trò tầm quan trọng văn phòng hoạt động công ty Đánh giá mối liên hệ hệ thống lý luận học nhà trường với thực tiễn cơng việc văn phòng cơng ty Nhân dân ta có câu " Học đơi với hành" điều có nghĩa học lý thuyết phải gắn liền với thực tế Học lý thuyết quan trọng bản, lý thuyết vận dụng vào thực tế sống lại quan trọng Từ trang bị them cho thân nhiều kiến thức bổ ích phục vụ cho cơng việc sau Vì điều kiện khơng cho phép khả hạn chế thân nên tiểu luận em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong thầy cô bổ sung, bảo, hướng dẫn thêm để tiểu luận em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 03 tháng năm 2017 28 ... tân TTTM Sơ đồ cấu tổ chức công ty cổ phần Savico Hà Nội Savico Savico Toyota Toyota Hà Nội Long Biên Hải Dương Toyota Toyota Giải Phóng Pháp Vân và…đơn vị thành viên Sơ đồ mối quan hệ Savico... kết năm To n CBNV Du xuân đầu năm To n CBNV Sinh nhật Quý I To n CBNV Du lịch nước CBNV xuất sắc Tùy thuộc kết KD Kỷ niệm ngày Quốc tế phụ nữ 8/3 Chị em phụ nữ Khám sức khỏe định kỳ To n CBNV... lịch nghỉ mát hè To n CBNV Sinh nhật Quý II To n CBNV Tháng Sinh nhật Quý III To n CBNV Tháng Tết trung thu Tháng 10 Kỷ niệm Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 Tháng 11 Sinh nhật Quý IV To n CBNV * Chương