Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Kinh Đô Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Kinh Đô Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Kinh Đô.
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, em xin cảm ơn anh chị, nhân viên Công ty cổ phần Kinh Đô tạo điều kiện thuận lợi cho em trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin Công ty Đồng thời em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo,giảng viên mơn Quản trị văn phịng doanh nghiệp tận tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tiểu luận Trong trình thực đề tài khơng tránh khỏi sai sót Vì em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô giáo Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu cá nhân em thực Các tư liệu, kết nghiên cứu đề tài hoàn toàn trung thực Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 01 tháng 05 năm 2018 BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐQT TGĐ KIDO CTCP TTHC CB CNV Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Kinh Đô Công ty Cổ phần Thủ tục hành Cán Cơng nhân viên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Như biết, quan, doanh nghiệp máy cần phải thực công tác quản trị văn phịng Cơng tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng nói riêng doanh nghiệp nói chung cơng tác mà ngày phải xây dựng hoàn thiện trước, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Cơng tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng hiểu toàn hoạt động tổ chức nghiên cứu quản lý công tác thông tin quan, đơn vị nhằm đạt mục tiêu định Nhà quản trị phải người nắm rõ mục tiêu, định hướng để xác định đường tổ chức, đồng thời xếp, bố trí sử dụng công việc, tài nguyên tổ chức cách hợp lí Một cơng tác quản trị nhà quản trị lên kế hoạch cho hoạt động tổ chức, xây dựng điều hành quy chế, phân công công việc phận, hay cịn gọi cơng tác tổ chức điều hành Làm tốt công tác tổ chức điều hành hoạt động Văn phòng đảm bảo cung cấp thơng tin đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Doanh nghiệp muốn phát triển lên phải có cơng tác tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh kịp thời, đắn sát với thực tế Nhận thức tầm quan trọng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp thân sinh viên Khoa Quản trị văn phòng, học tập nghiên cứu chuyên sâu vấn đề này, em định chọn đề tài “Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Kinh Đô” Lịch sử nghiên cứu: Công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp đề tài quan tâm tình hình phát triển kinh tế mạnh mẽ ngày Rất nhiều bậc Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ đưa cơng trình nghiên cứu vấn đề Một số cơng trình đáng kể như: Giáo trình “Tổ chức điều hành doanh nghiệp” – TS Trần Văn Hùng, NXB Bộ Kế hoạch đầu tư Cục phát triển doanh nghiệp, năm 2012 mang đến khối lượng nghiên cứu lớn, đề cập đến nhiều khía cạnh doanh nghiệp với nội dung: tổ chức sản xuất, tổ chức máy quản trị, tổ chức điều hành tác nghiệp, quản lý nguyên vật liệu doanh nghiệp Giáo trình "Quản trị hành văn phịng" ThS Nguyễn Thị Ngọc An làm chủ biên giới thiệu nội dung: Quản trị hành văn phịng, tổ chức hoạch định hành văn phịng Đề tài em xin kế thừa sở lý luận công tác tổ chức điều ành nhà nghiên cứu mở rộng triển khai đánh giá tình hình áp dụng văn phòng doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tương nghiên cứu: Công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng cơng ty - Phạm vi nghiên cứu: Văn phịng Cơng ty cổ phần Kinh Đơ Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành văn phịng Cơng ty Cổ phần Kinh Đơ - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Kinh Đơ, văn phịng cơng ty Cổ phần Kinh Đô + Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng công ty Cổ phần Kinh Đô + Đánh giá đưa số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Kinh Đơ Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Trên sở văn quy phạm pháp luật hành,đề tài sử dụng phương pháp: - Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân chia vấn đề lớn, phức tạp thành vấn đề nhỏ chi tiết, cụ thể Sử dụng phương pháp phân tích thống kê, thu thập thơng tin phân tích liệu thu thập - Phương pháp quy nạp phương pháp diễn dịch: Đề tài từ vấn đề chung đến vấn đề riêng, từ tượng riêng lẻ đến chung - Phương pháp thống kê, phân tích,so sánh, đánh giá… Ý nghĩa đề tài Kết nghiên cứu đề tài góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cơng ty Cổ phần Kinh Đơ làm rõ vai trị nhà quản trị văn phịng cơng tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản trị văn phịg cơng ty Đề tài là sở nghiên cứu cho bạn sinh viên Khoa Quản trị văn phịng số ngành khác có liên quan Cấu trúc đề tài: Đề tài gồm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Kinh Đô Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Kinh Đơ Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Kinh Đô CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ 1.1.Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Kinh Đô: 1.1.1 Giới thiệu Công ty Tên Công ty: Công ty Cổ phần Kinh Đô Tên tiếng Anh: Kinh Do Corporation Tên viết tắt: KIDO CORP Biểu tượng Công ty: Vốn điều lệ: 1.012.765.880.000 VNĐ Trụ sở chính: 141 Nguyễn Du, Phường Bến Thành, Quận 1, Tp.HCM Điện thoại: (84-8) 3827 0838 Fax: (84-8) 3827 0839 Email: info@kinhdo.vn Website: www.kinhdo.vn Giấy CNĐKKD: Số 0302705302 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố HồChí Minh cấp, đăng ký lần đầu ngày 06/09/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 12 ngày 06/04/2010 Vốn điều lệ thời điểm thành lập 150.000.000.000 đồng Ngành nghề kinh doanh Công ty: - Chế biến nông sản thực phẩm; - Sản xuất kẹo, nước uống tinh khiết nước ép trái cây; - Mua bán nông sản thực phẩm, công nghệ phẩm, vải sợi, hàng may mặc, giày dép, túi xách, đồng hồ, mắt kính, mỹ phẩm, kim khí điện máy, điện lạnh, thủ công mỹ nghệ, dụng cụ học tập giảng dạy, văn phòng phẩm, vật tư ngành ảnh, rau tươi sống; - Dịch vụ thương mại; - Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa; - Dịch vụ quảng cáo; Mua bán hàng điện tử-điện gia dụng, vật liệu xây dựng, lương thực thực phẩm, thực phẩm cơng nghiệp, hóa mỹ phẩm, đồ chơi (trừ đồ chơi có hại cho giáo dục nhân cách, sức khỏe trẻ em, ảnh hưởng đến an ninh trật tự an toàn xã hội), đồ gia dụng, máy ổn áp, thiết bị điện gia dụng, hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng, vàng, bạc, đá quý, rượu, bia, thuốc điếu sản xuất nước (không kinh doanh dịch vụ ăn uống), máy tính, máy in thiết bị phụ tùng, số dịch vụ khác thể Giấy đăng ký kinh doanh 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần Kinh Đô tiền thân Công ty TNHH Xây dựng Chế biến thực phẩm Kinh Đô, thành lập năm 1993 theo Quyết định số 216 GP-UB ngày 27/02/1993 Chủ tịch UBND Tp Hồ Chí Minh Giấy phép Kinh doanh số 048307 Trọng tài Kinh tế Tp Hồ Chí Minh cấp ngày 02/03/1993 Những ngày đầu thành lập, Công ty xưởng sản xuất nhỏ diện tích khoảng 100m Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh, với 70 cơng nhân vốn đầu tư 1,4 tỉ đồng, chuyên sản xuất kinh doanh bánh snack - sản phẩm người tiêu dùng nước Đến năm 1994, sau năm kinh doanh thành công với sản phẩm bánh snack, Công ty tăng vốn điều lệ lên 14 tỷ đồng nhập dây chuyền sản xuất snack trị giá 750.000 USD từ Nhật Thành công bánh snack Kinh Đô với giá rẻ, mùi vị đặc trưng phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng nước trở thành bước đệm quan trọng cho phát triển không ngừng Công ty Kinh Đô sau Năm 1996, Công ty đầu tư xây dựng nhà xưởng số 6/134 Quốc lộ 13, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức đầu tư dây chuyền sản xuất bánh cookies với công nghệ thiết bị đại Đan Mạch trị giá triệu USD Lúc này, số lượng công nhân Công ty lên tới 500 người Năm 1997 1998, Công ty đầu tư dây chuyền sản xuất bánh mì, bánh bơng lan cơng nghiệp trị giá 1,2 triệu USD với công suất 25 bánh/ngày Cuối năm 1998, Công ty đưa dây chuyền sản xuất kẹo chocolate vào khai thác với tổng đầu tư 800.000 USD Năm 1999, Công ty nâng vốn điều lệ lên 40 tỷ đồng, đồng thời thành lập trung tâm thương mại Savico - Kinh Đô Quận 1, đánh dấu bước phát triển Kinh Đơ sang lĩnh vực kinh doanh khác ngồi bánh kẹo Năm 2000, Công ty tiếp tục tăng vốn điều lệ lên 51 tỷ đồng, mở rộng diện tích nhà xưởng lên 40.000 m Tiếp tục chiến lược đa dạng hóa sản phẩm, Cơng ty đầu tư dây chuyền sản xuất bánh crackers từ châu Âu trị giá triệu USD, số dây chuyền sản xuất bánh crackers lớn khu vực Năm 2001, Công ty nhập dây chuyền sản xuất kẹo cứng dây chuyền sản xuất kẹo mềm công suất tấn/giờ trị giá triệu USD Cũng năm 2001, Công ty nâng công suất sản xuất sản phẩm crackers lên 50 tấn/ngày việc đầu tư dây chuyền sản xuất bánh mặn crackers trị giá triệu USD Ngày 5/1/2001, Công ty nhận Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9002 tổ chức BVQI cấp Năm 2001 năm sản phẩm Công ty xuất mạnh sang nước Mỹ, Pháp, Canada, Đức, Đài Loan, Singapore, Nhật Bản, Lào, Camphuchia, Thái Lan, Để đảm bảo hiệu quản lý điều kiện quy mô sản xuất kinh doanh ngày lớn, tháng năm 2002, Công ty Cổ phần Kinh Đô thành lập với chức sản xuất kinh doanh bánh kẹo để tiêu thụ tỉnh miền Nam, miền Trung xuất Công ty Cổ phần Kinh Đơ có vốn điều lệ 150 tỷ đồng, vốn góp Cơng ty TNHH Xây dựng Chế biến Thực phẩm Kinh Đô 50 tỷ đồng Trước đó, vào năm 2001, Cơng ty Cổ phần Chế biến Thực phẩm Kinh Đô Miền Bắc Hưng Yên thành lập để sản xuất bánh kẹo cung ứng cho thị trường tỉnh phía Bắc 10 yếu tố mà ta nhận thức VHDN, giúp chuyển tải phần văn hóa doanh nghiệp Vào CTCP Kinh Đơ, với logo đẹp, mẫu mã sản phẩm chất lượng, môi trường làm việc tiện nghi, thiết bị đại, chế độ sách đãi ngộ lý tưởng …là yếu tố để khẳng định phương châm hướng tới chất lượng Công ty Thứ hai, giá trị chấp nhận chiến lược, mục tiêu triết lý kinh doanh doanh nghiệp, bao gồm quy tắc hoạt động doanh nghiệp Yếu tố nhà quản trị tạo phổ biến đến nhân viên CTCP Kinh Đơ Tại CTCP Kinh Đơ, thấy rõ điều thành viên công ty, từ nhà quản trị cấp cao đến nhân viên ln có chung mục tiêu tận tình cách phục vụ khách hàng; vui vẻ, cởi mở với đồng nghiệp tôn trọng cấp trên, bạn hàng Thứ ba, quan niệm chung, niềm tin; nhận thức; suy nghĩ, tình cảm mang tính vơ thức dường chấp nhận doanh nghiệp Yếu tố định nhiều đến cách làm việc, ứng xử thành viên CTCP Kinh Đô Cả ba cấp độ VHDN ln hịa quyện tương thích với hướng tới việc thể đặc trưng riêng doanh nghiệp nói chung CTCP Kinh Đơ nói riêng Việc xây dựng VHDN khơng phải hiệu, phải vun đắp cá nhân tổ chức doanh nghiệp đó, xây dựng văn hóa chìa khóa để doanh nghiệp trường tồn b)Kiểm tra giám sát hoạt động văn phòng: Lãnh đạo văn phịng Cơng ty Cổ phần Kinh Đơ ln tiến hành công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ để làm sáng tỏ kết đạt trình thực nhiệm vụ nhân viên văn phòng Nhờ việc kiểm tra, giám sát toàn diện, nhà quản trị văn phịng xác định dự đốn chiều hướng thay đổi cần thiết hoạt động phận văn phòng, kịp thời phát vấn đề phận làm chưa đạt yêu cầu để điều chỉnh sửa sai 29 Kiểm tra, giám sát có tác dụng giúp cho lãnh đạo văn phịng đơn giản hóa ủy quyền trách nhiệm sở Đồng thời lãnh đạo xây dựng bảng hướng dẫn, văn đạo cách sát với thực tế Tuy công tác kiểm tra, giám sát văn phòng cần phải diễn khéo léo, thận trọng sáng tạo để không gây căng thẳng nhân viên cấp đặc biệt phải đặt yếu tố công lên đầu Hoạt động kiểm tra, giám sát Công ty Cổ phần Kinh Đô thực theo số nội dung đây: - Kiểm tra việc xử lý thơng tin cơng việc khó địi hỏi nhà quản trị phải xác định rõ việc thu thập thơng tin đầy đủ, kiểm tra xác thơng tin, chất lượng, hình thức trình bày thơng tin, nhanh chóng kịp thời thu thập thơng tin - Kiểm tra cơng việc văn phịng: bước giúp cho nhà quản trị văn phòng nắm cơng việc văn phịng có đạt hiệu cao khơng vào để lên lịch làm việc cho văn phòng Qua việc kiểm tra xác định tiêu chuẩn hoàn thành cơng việc văn phịng để xem xét khen thưởng, qua tạo động thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực, có hiệu - Kiểm tra việc lập kế hoạch, thực kế hoạch dự án tiến độ, kịp thời - Kiểm tra việc chấp hành thực nội quy, quy định CTCP Kinh Đô, công tác quản lý sử dụng trang thiết bị, nguồn tài nguyên công ty Công tác kiểm tra, giám sát lãnh đạo văn phòng tiến hành thường xuyên Kiểm tra động lực thúc đẩy để phận văn phòng làm việc tích cực có trách nhiệm Qua cơng tác kiểm tra, giám sát làm sáng tỏ kết đạt đánh giá trình độ cá nhân, đơn vị Lãnh đạo văn phịng thực tương đối tốt cơng tác kiểm tra Tiểu kết: 30 Để thực tốt công tác tổ chức điều hành văn phịng CTCP Kinh Đơ lãnh đạo văn phịng cần tổ chức thực tốt nội dung lập kế hoạch, xây dựng quy chế, giao quyền, ủy quyền, phân công phối hợp công việc phận, xây dựng văn hóa, kiểm tra giám sát hoạt động văn phòng Văn phịng nói chung hay cơng tác tổ chức điều hành Văn phịng nói riêng đầu mối cơng ty việc thực tốt cơng tác tổ chức, điều hành có vị tri, vai trị quan trọng đến phát triển Công ty CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN KINH ĐƠ 3.1 Nhận xét, đánh giá cao cơng tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng CTCPK Kinh Đô: 3.1.1 Về ưu điểm - CTCP Kinh Đô phát triển trọng đầu tư, phát triển mặt hàng có chất lượng phục vụ nhu cầu nước quốc tế với nhãn mác thương mại công ty - Khi thực giao quyền, ủy quyền công ty cấp với người ủy quyền thực thông qua văn công ty - Việc tổ chức lập kế hoạch thực nhanh chóng, có phối hợp phận cơng ty, tránh tình trạng mang tính chủ quan, ý chí cá nhân, phận thực - Phân cơng cơng việc, bố trí nhân hợp lý phát huy tính sáng tạo cá nhân, tổ chức công ty - Tạo bầu khơng khí làm việc thoải mái, xây dựng nếp sống văn hóa, truyền thống công ty - Công ty tăng cường công tác quản lý điều hành, kiểm tra, kiểm soát Nghiên cứu đổi hoàn thiện chế quản lý phù hợp với yêu cầu kinh doanh Nâng cao hiệu sử dụng vốn, tăng tích luỹ, cải thiện đời sống người lao động - Công ty trọng công tác tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán Đảm bảo có đủ lực lượng cán có lực trình độ phù hợp đáp ứng yêu cầu 31 công tác tiến trình hội nhập khu vực giới - Thực tế nộp ngân sách hàng năm đảm bảo tiêu kế hoạch vượt mức kế hoạch 3.1.2 Về nhược điểm Bên cạnh điểm CTCP Kinh Đơ cịn tịn hạn chế sau đây: - Trong q trình lập kế hoạch cho cơng ty gặp số khó khăn q trình thu thập thơng tin, q trình lấy ý kiến dự thảo kế hoạch, phối hợp phận kế hoạch thực chưa đồng - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào vận hành cơng việc cịn yếu khơng tận dụng lợi ích khoa học mang lại - Một số cán chưa thực chuyên sâu nghiệp vụ công tác, không sát thực tế cần phải sửa chữa, khắc phục 3.1.3.Nguyên nhân Ban lãnh đạo, thủ trưởng quan: Đôi không trọng tới việc phổ biến, tuyên truyền quán triệt CB, CNV cấp tuân thủ nghiêm công tác quản trị văn phịng; khơng đánh giá chất lượng cơng việc thơng qua quy trình, khơng thực việc thi đua khen thưởng vào kết thực thi công việc Công tác kiểm tra, giám sát chưa liên tục Bên cạnh đó, hiểu biết lãnh đạo cơng tác tổ chức, điều hành văn phòng hạn chế Hiện nay, số lượng nhân viên văn phòng CTCP Kinh Đơ cịn ít, đơi văn phịng gặp khó khăn cơng tác tổ chức điều hành cấp đạo số lượng nhân lực không đáp ứng số lượng công việc, gây thời gian không đạt hiệu triển khai công việc Cán bộ, nhân viên có thần làm việc, tính trách nhiệm chưa cao Chưa nhận thức được, tầm hiểu biết hạn chế, chưa đồng đặc biệt việc ứng dụng khoa học công nghệ thông tin,cũng vấn đề liên quan đến công tác điều hành doanh nghiệp Các điều kiện phục vụ cho cơng tác tổ chức điều hành cịn thiếu thốn công ty chưa trọng đến đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phòng 32 họp đảm bảo hoạt động hội họp đại hóa Các chế tài hoạt động chưa chặt chẽ, chưa có hoạt động khích lệ hay thi đua khen thưởng cá nhân, cán bộ, cơng nhân viên hồn thành tốt quan, doanh nghiệp Cũng xử lí trường hợp vi phạm, chống đối, khơng tn thủ Công ty 33 3.2 Một số giải pháp giúp nâng cao công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng CTCP Kinh Đơ: 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Cơng ty: • Đối với cấp lãnh đạo: Lãnh đạo công ty với trách nhiệm người đứng đầu lãnh đạo cơng ty phải khơng ngừng nâng cao nhận thức công tác tổ chức điều hành hoạt động Văn phòng việc tổ chức thực hiện, công tác kiểm tra, giám sát, việc thực biểu dương khen thưởng , vai trị người đứng đầu quan trọng Nhà lãnh đạo cần nâng cao trình độ để tiếp nhận kỹ thuật cơng nghệ mới, đồng thời phải tạo điều kiện để họ phát huy hết khả vốn có.Tránh tình làm việc khập khiễng q trình thực cơng việc.Lãnh đạo phải thường xuyên tập huấn, bổ sung, cập nhập kiến thức, thông tin mới, để phổ biến truyền đạt cho cấp, CB, CNV tồn cơng ty - Lãnh đạo văn phịng cần có nhạy bén với chế thị trường để cạnh tranh bán hàng với công ty khác - Nhà lãnh đạo văn phòng cần quan tâm đến cung cách làm việc cấp dưới, đời sống tinh thần cán nhân viên • Đối với cán bộ, công nhân viên: - Việc đào tạo tuyển dụng phải yêu cầu thực tế kế hoạch phát triển quan Tránh tượng chồng chéo vị trí, phận - Có kế hoạch đào tạo hàng năm dài hạn - Cử cán bộ, công nhân viên dự lớp tập huấn nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ - Nâng cao ý thức tự học, tự bồi dưỡng kiến thức cán bộ, nhân viên - Nâng cao lực kỹ thuật sử dụng trang thiết bị đại, đặc biệt phương tiện tin học - Nâng cao trình độ ngoại ngữ cán bộ, cơng nhân viên văn phịng - Thiết lập hệ thống giáo dục, tun truyền, băng rơn, áp phích,… để đảm bảo nhận thức cán bộ, CNV vai trò cá nhân việc áp 34 dụng thự công tác tổ chức điều hành doanh nghiệp - Bồi dưỡng kỹ hoạt động văn phòng cho cán bộ, CNV Tổ chức đào tạo định kì kiểm tra đánh giá hàng ngày, đảm bảo đánh giá thực lực đáp ứng yêu cầu thực tế sản xuất 3.2.2 Nâng cao hiệu công tác tổ chức, điều hành: Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát viêc áp dụng thực theo cấp, phậnđể phát thiếu xót điều chỉnh kịp thời làm tăng hiệu hệ thống, từ rà sốt thủ tục xây dựng với thực tế nhằm liên tục cải thiện, cải tiến công tác quản trị tổ chức Tạo điều kiện cho đội ngũ lãnh đạo phát huy hiệu quản lý mình; Tiếp tục trì nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác kiểm tra, đánh giá nội bộ; kiểm soát tốt việc thực công tác quản trị đơn vị; đề xuất kịp thời, xác việc khen thưởng, phê bình đơn vị, cá nhân nhằm động viên, khuyến khích đơn vị, cá nhân thực tốt xử lý thích đáng đơn vị, cá nhân thực chưa tốt; Cần ứng dụng công nghệ thông tin việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quan, tổ chức CTCP Kinh Đơ cần tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ công tác tổ chức điều hành với quan, đơn vị có liên quan, quan có cơng tác tổ chức điều hành đánh giá hiệu lực, hiệu 3.2.3 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo của đội ngũ cán văn phòng Môi trường làm việc bao gồm môi trường vật chất mơi trường tinh thần Mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Môi trường làm việc tốt khiến cho cán bộ, nhân viên cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho cơng việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân Môi trường làm việc thoải mái gồm tiêu chí sau: - Quy tắc, quy định rõ ràng: Tăng cường chế tài hoạt động thi đua khen thưởng để khích lệ tinh thần cán bộ, CNV quan đơn vị nhằm 35 đạt suất hiệu việc áp dụng hệ thống Ngược lại, xử lí cơng khai, minh bạch trường hợp vi phạm, chống đối không tuân thủ với cán CNV thực chưa tốt - Phân công công việc cụ thể cho phịng ban, chí nhân viên - Trang thiết bị làm việc đầy đủ, tiện nghi đại phục vụ cho mục đích cơng việc suất hiệu - Nhân viên lãnh đạo: Ứng xử trí thức văn hóa với nhau, không bè phái, công tư phân minh - Lãnh đạo thực đầu tàu, tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thông - Nhân viên phát huy lực hưởng xứng đáng với kết họ làm 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng: Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 mang lại nhiều lợi ích cho cá tổ chức, doanh nghiệp Giúp chuẩn hóa quy trình hành chính,đảm bảo hồ sơ giải trình tự, thời gian theo TTHC - Tạo cho cán công chức phong cách làm việc áp dụng công nghệ thông tin truyền thông, nâng cao tốc độ, độ xác hiệu cơng việc - Tạo suất giảm giá thành: Nếu cơng ty có chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 giúp giảm thiểu chi phí kiểm tra, tiết kiệm chi phí cho cơng ty khách hàng đem lại sản phẩm hiệu chất lượng đến tay người tiêu dùng Công nghệ thơng tin ngày phát triển, có nhiều phát minh sáng chế ứng dụng vào đời sống xã hội nhằm giải phóng sức lao động, làm 36 phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần người Công nghệ thông tin phục vụ đắc lực cho cơng tác văn phịng nhiều mặt như: quản lý hồ sơ, tài liệu; lưu trữ tài liệu….Đem lại tiện lợi cho cơng tác văn phịng Công ty Cổ phần Bibica cần cập nhật đưa vào sử dụng nhiều phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng :Phần mềm Microsoft Word, Microsoft Exel, Power point, Phần mềm Eoffice Enterprise; Phần mềm Asses… Tiểu kết: Để thực tốt công tác tổ chức điều hành nhà lãnh đạo văn phịng cần phải nâng cao lực chuyên môn, tiếp cận với công nghệ thơng tin để phục vụ cho q trình tổ chức điều hành đạt hiệu quả, đảm bảo chất lượng dịch vụ hành chính, giảm nhẹ máy nâng cao lực đội ngũ công chức, CNV 37 KẾT LUẬN Nhà quản trị phải người nắm rõ mục tiêu, định hướng để xác định đường tổ chức, đồng thời xếp, bố trí sử dụng công việc, tài nguyên tổ chức cách hợp lí Nhà quản trị phải đảm bảo thực tốt công tác quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát điều hành tốt tổ chức Trong đó, cơng tác tổ chức điều hành khơng thể thiếu phương tiện chèo lái tổ chức hướng đạt đến mục tiêu chung Công ty Tổ chức điều hành hoạt động thường xuyên doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển mở rộng thị trường Tuy nhiên phải tổ chức điều hành chúng cách hợp lý xác đem lại hiệu cao Do đó, cơng tác tổ chức điều hành hoạt động vơ cần thiết hữu ích doanh nghiệp Kinh Đơ thương hiệu có tiếng lĩnh vực bánh kẹo Việt Nam, sản phẩm cơng ty có mặt nhiều nước phát triển bao gồm Mỹ, Pháp, Canada, Đức, Đài Loan, Singapore, Nhật, Thái Lan,… Với tốc độ tăng trưởng cao doanh thu lợi nhuận mà có doanh nghiệp bánh kẹo khác thị trường Việt Nam đạt Qua cho thấy, CTCP Kinh Đô thể tốt việc thực công tác quản trị, tổ chức điều hành hoạt động văn phòng quý cơng ty cách khoa học, hợp lí, mang lại nhiều lợi ích thuận lợi cho Kinh Đô đường phát triển thị trường nước quốc tế ngày Trên kết q trình khảo sát thực trạng cơng tác tổ chức điều hành hoạt động Công ty Cổ phần Kinh Đô Em nêu thực trạng ứng dụng công tác tổ chức điều hành doạt động Cơng ty, sau đánh giá ưu, nhược điểm đồng thời đưa giải pháp mang tính chủ quan nhằm hồn thiện việc áp dụng, góp phần nâng cao cơng tác quản trị văn phịng doanh nghiệp nước ta tạo dựng uy tín vững cho doanh nghiêp góp phần phát triển kinh tế nước nhà 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 5/2009 - TS Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính, năm 2009 Sách “Kỹ lãnh đạo” - Lại Thế Luyện (Chủ biên), Phan Đức Thuấn, NXB Thời Đại, năm 2014 Giáo trình “Tổ chức điều hành doanh nghiệp” – TS Trần Văn Hùng, NXB Bộ Kế hoạch đầu tư Cục phát triển doanh nghiệp, năm 2012 Website : https://vi.wikipedia.org/ Giáo trình quản trị văn phịng PGS.TS NGUYỄN HỮU TRI,Nxb Khoa học kỹ thuật Hà Nội 2005 39 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Kinh Đô Sơ đồ cấu tổ chức văn phịng Cơng ty cổ phần Kinh Đô Phụ lục số 1: Sơ đồ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Kinh Đơ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG BAN TỔNG GIÁM ĐỐC - Pháp chế BAN TỔNG GIÁM ĐỐC - Đầu Tư - Chiến lược -Kiểm toán nội KHỐI HỖ TRỢ KHỐI CHI PHÍ THU tốn Kinh Phục KHỐI lục sốDOANH 2: Sơ đồ cấu tổ chức văn phịng Cơng ty-Kế cổ phần - Sản xuất - Sales -Nhân Đô - Mua hàng - Marketing -IT - Logistic -R&D - Đào tạo SBU KHỐI CHI PHÍ Chánh văn phịng Cookies Cracker Phó chánh văn phịng Snack Nhân Cakes viên chế độ Nhân viên sách thống kiêmkê Nhân Nhân văn laothư viên động viên lưu quản bảo tiền trữvệ, lương trị đời trựcsống tổng Nhân Nhân đàiviên viênquản chép y tếtài lý công liệu Nhânnghệ viênthông lái xe tin Buns Candies ... hoạt động Công ty Cổ phần Kinh Đô Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Kinh Đơ Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức điều hành hoạt động văn. .. Cơng ty Cổ phần Kinh Đô CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ 1.1.Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Kinh Đô: 1.1.1 Giới thiệu Công ty Tên Công ty: Công ty Cổ phần. .. em định chọn đề tài ? ?Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng ty Cổ phần Kinh Đô? ?? Lịch sử nghiên cứu: Công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp