Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 5. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 4 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 6 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 7 1.3.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa 7 1.3.1.Chức năng 7 1.3.2. Nhiệm vụ 8 1.3.3. Cơ cấu tổ chức 9 Tiểu kết chương 1 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 12 2.1. Cơ sở lý luận 12 2.2. Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 15 2.2.1. Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 15 2.2.2 Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao và lãnh đạo điều hành theo quy chế 18 2.2.3. Giao quyền, ủy quyền trong lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 19 2.2.4. Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng doanh nghiệp 21 2.2.5. Xây dựng văn hóa văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 21 2.2.6. kiểm tra, giám sát hoạt động của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao và văn phòng của Công Ty 22 Tiểu kết chương 2 24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 25 3.1. Đánh giá chung 25 3.1.1. Ưu điểm: 25 3.1.2. Nhược điểm 26 3.1.3. Nguyên nhân 27 3.2. Các giải pháp 28 3.2.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp về công tác tổ chức điều hành hoạt động của vản phòng công ty 28 3.2.2. Chuẩn hóa chức danh trưởng phòng 28 3.2.3. Tiếp tục chỉnh sửa và hoàn thiện các quy trình làm việc 28 3.2.4. Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người. 29 3.2.5. Đổi mới phong cách lãnh đạo 29 3.2.6. Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin 30 3.2.7. Đầu tư trang thiết bị đảm bảo các điều kiện đáp ứng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng. 30 3.2.8. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá về nghiệp vụ trong công tác văn phòng. 31 Tiểu kết chương 3 31 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC

LỜI CÁM ƠN

Để hoàn thành được bài tập lớn này tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ

từ các thầy cô và bạn bè Với tất cả sự kính trọng của mình cho phép tôi đượcbày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Th.s Nguyễn Đăng Việt là người đã tậntình hưỡng dẫn tôi hoàn thành bài tập này

Qua đây cũng xin cám ơn sự giúp đỡ của văn phòng Công Ty Cổ PhầnTập Đoàn Hoa Sao đã cung cấp tài liệu quý báu cho tôi hoàn thành bài tập củamình

Do thời gian có hạn và chưa nhiêu kinh nghiệp nên bài sẽ không tránhkhỏi những hạn chế, thiếu sót Tôi rất mong nhận được những ý kiến chỉ bảo,đóng góp và bổ sung của các thầy cô các bạn để bài được hoàn thiện hơn

Một lần nữa tôi xin trân thành cám ơn

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan với đề tài “ khảo sát thực trạng công tác tổ chức điềuhành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao” là kết quảcủa chính bản thân tôi

Trong quá trình thực hiện làm bài tôi đã thực hiện nghiêm túc các quy tắcđạo đức nghiên cứu Các kết quả trình bày trong bài là sản phẩm nghiên cứu vàkhảo sát của riêng cá nhân tôi

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng .2 5 Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 2

6 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 4

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 6

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 6

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 7

1.3.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa 7

1.3.1.Chức năng 7

1.3.2 Nhiệm vụ 8

1.3.3 Cơ cấu tổ chức 9

Tiểu kết chương 1 11

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 12

2.1 Cơ sở lý luận 12

2.2 Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 15

2.2.1 Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng

Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 15

2.2.2 Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao và lãnh đạo điều hành theo quy chế 18

2.2.3 Giao quyền, ủy quyền trong lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 19

2.2.4 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng doanh nghiệp 21

2.2.5 Xây dựng văn hóa văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 21

2.2.6 kiểm tra, giám sát hoạt động của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao và văn phòng của Công Ty 22

Tiểu kết chương 2 24

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 25

3.1 Đánh giá chung 25

3.1.1 Ưu điểm: 25

3.1.2 Nhược điểm 26

3.1.3 Nguyên nhân 27

3.2 Các giải pháp 28

3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp về công tác tổ chức điều hành hoạt động của vản phòng công ty 28

3.2.2 Chuẩn hóa chức danh trưởng phòng 28

3.2.3 Tiếp tục chỉnh sửa và hoàn thiện các quy trình làm việc 28

3.2.4 Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người 29

3.2.5 Đổi mới phong cách lãnh đạo 29

3.2.6 Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin 30

3.2.7 Đầu tư trang thiết bị đảm bảo các điều kiện đáp ứng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng 30

3.2.8 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá về nghiệp vụ trong công tác văn

phòng 31

Tiểu kết chương 3 31

KẾT LUẬN 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa có sự điều tiết của nhà nước với ngiều thành phần kinh tế tự do canh tranhthì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhàcung cấp một yếu tố hết sức quan trọng không ngoại trừ một doanh nghiệp nào

Để duy trì sự phát triển lâu dài, bên vững thì bắt buộc các doanh nghiệp phảithường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp các mỗi quan hệ và cũng như vậy bộphận văn phòng công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao luôn góp mình giúp công

ty thực hiện công tác này vì văn phòng luôn được coi là toàn bộ mặt của công

ty

Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệuquả kinh doanh cho doanh nghiệp nói chung cũng như công ty Cổ Phần TậpĐoàn Hoa sao nói riêng Chỉ cần lấy một mảng nhỏ của công tác văn phòng đó

là thu thập và xử lý thông tin để làm bằng chứng chúng ta thấy được tầm quantrọng của văn phòng Hàng ngày tại công ty thường xuyên có các văn bản đi,văn bản đến nếu không có văn phòng mà cụ thể là phòng văn thư là nơi tiếpnhận xử lý và giải quyết số văn bản đó thì mọi hoạt động của công ty sẽ gặp khókhăn và thậm chí gây hậu quả nghiêm trọng vậy tổ chức điều hành hoạt độngtrong văn phòng như thế nào? đó là một câu hỏi khá được nhiều người quantâm và với mong muốn góp phần đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chấtlượng tổ chức điều hành hoạt động văn phòng tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn

Hoa Sao nên tôi đa chọn đề tài “ khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao” làm đề

tài nghiên cứu của mình

2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: thực trạng của công tác tổ chức điều hành hoạt

động của văn phòng công ty cổ phần tập đoàn Hoa Sao Từ đó đề xuất giải pháp

để nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòngcông ty

Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích: làm rõ thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của vănphòng công ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao Từ đó đưa ra các giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng công ty

Nhiệm vụ nghiên cứu:

Tổ chức hoạt động của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành của văn phòng tại công ty

Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

Đưa ra những ưu điểm nhược điểm, và các nguyên nhân của công tác tổchức điều hành của văn phòng công.Đưa ra giải pháp giúp công ty thực hiệnhiệu quả hơn nữa công tác tổ chức điều hành hoạt động

4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Có rất nhiều phương pháp nghiên cứu nhưng do đặc thù của đề tài và đặcthù của cơ quan khảo sát tôi đã lựa chọn những phương pháp sau để phục vụ cho

đề tài của mình

- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu

- Phương pháp quan sát:

- Phương pháp xử lý, phân tích thông tin

- Phương pháp so sánh và đối chiếu

- Phương pháp thu thập thông tin qua mạng…

5 Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa lý luận: Bài tập lớn giúp tôi có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về côngtác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng trong doanh nghiệp Bài tập nàycũng là tài liệu bổ ích cho bản thân tôi, giúp tôi học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm

từ thực tế Đồng thời, bài này cũng là tài liệu tham khảo hữu ích cho những độcgiả quan tâm tới công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng doanhnghiệp Nhất là vấn đề này đang là một trong những đề tài được nhiều ngườiquan tâm

Ý nghĩa về mặt phương pháp luận: Qua đề tài này sẽ giúp tôi củng cố, đốichiếu và vận dụng những vấn đề lý thuyết đã được học tập trên giảng đường,đồng thời giúp tôi bổ sung, củng cố kiến thức về chuyên ngành mà mình đangtheo học.

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu,kết luận,tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được chialàm 03chương:

Chương1: tổ chức và hoạt động của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoaatj động của văn

phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức

điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

CHƯƠNG 1:

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN

HOA SAO

 Vài nét về Công ty Cổ Phần Tập Đoàn hoa sao

Tên gọi: Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sao.

Tên dùng để giao dịch: Tập đoàn Hoa Sao.

Tên tiếng Anh: Hoa Sao Group.

Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 0103013277

Trụ sở chính Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao: 160 Lê trọng Tấn,

Q.Thanh xuân, Hà Nội

đội ngũ CSKH chuyên nghiệp thì sẽ rất khó khăn, tốn kém và chất lượng khôngcao Chính vì thế các doanh nghiệp chọn giải pháp thuê ngoài(Outsourcing) đểđảm bảo khách hàng của mình hài lòng nhất, được chăm sóc một cách tốt nhất.Nhận thấy sự chuyển biến đó của thị trường, ngày 21/06/2006, Công ty Cổ PhầnHoa Sao được thành lập với 30 nhân viên trẻ tuổi, tài năng và tâm huyết vớinghề.

Thành lập năm 2006 đến nay hoa sao đã phát triển mở rộng với hơn 10trung tâm CSKH tại 6 tỉnh thành lớn trên cả nước Hà Nội, Hải Phòng, VĩnhPhúc, Thái nguyên, Đà nẵng, thành phố Hồ Chí Minh,hơn 1500 bàn điện thoạiviên, gần 4000 nhân viên CSKH, 250 triệu tương tác khách hàng mỗi năm, hợptác với hơn 100 Thương hiệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.Tập đoàn hoa sao

đã sớm khẳng định được sự chuyên nghiệp, định vị và xây dựng được mộtthương hiệu lớn trong dịch vụ CSKH ở thị trường Việt Nam khu vực và thế giớivới các gói dịch vụ mang chuẩn mực quốc tế dịch vụ CSKH đa ngôn ngữ , dịch

vụ CSKH đa kênh, đào tạo và cung cấp nhân sự CSKH… Công nghệ hiện đạicủa Hoa Sao có thể đáp ứng nhu cầu giải đáp 24/24 với yêu cầu cao nhất về tínhthông tin liên tục và bảo mật của khách hàng

Bằng sức mạnh của một tập thể trẻ trung, năng động và sáng tạo, Hoa Sao

sẽ không ngừng phát triển và trở thành Tập Đoàn số 1 trong lĩnh vực cung cấpdịch vụ CSKH, luôn tiên phong dẫn đầu thị trường với dịch vụ chất lượng cao,đẳng cấp quốc tế, mang bản sắc dân tộc và xứng tầm châu lục

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu

-Dịch vụ chăm sóc khách hàng:

+ Cung cấp dịch vụ chất lượng cao về chăm sóc khách hàng (contactcenter)

+ Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng VIP

+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiếnlược hệ thống và trung tâm CSKH – quan hệ khách hàng

+ Đào tạo và cung cấp nhân sự CSKH cao cấp

+ Tổ chức nghiên cứu – khảo sát thị trường, tâm lý - thị hiếu khách hàng

và hiệu quả công tác CSKH; tư vấn giám sát độc lập công tác CSKH

+ Thiết lập nguồn (hồ sơ) khách hàng VIP tiềm năng cho doanh nghiệp +Dịch vụ bán hàng qua điện thoại

-Dịch vụ truyền thông :

+ Cung cấp các loại hình dịch vụ truyền thông (PR, quảng cáo, tổ chức sựkiện…) + Tư vấn và hỗ trợ xây dựng – triển khai chiến lược, chiến dịch truyềnthông; chiến lược xây dựng – bảo vệ thương hiệu

+ Tư vấn, hỗ trợ giải pháp phòng – chống khủng hoảng truyền thông (đặcbiệt là trong các khủng hoảng truyền thông do công tác CSKH)

+ Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao và tư vấn chiếnlược hệ thống truyền thông doanh nghiệp

+Cung cấp giải pháp truyền thông – tiếp thị

+ Tổ chức khảo sát đánh giá mức độ hiểu biết thương hiệu của côngchúng; tư vấn giám sát độc lập hoạt động truyền thông

+ Liên kết xuất bản sách, tạp chí và tổ chức các xuất bản phẩm phục vụtruyền thông doanh nghiệp

+ Tổ chức các chương trình truyền thông khoa học (hội thảo, điều tra xãhội học,…)

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao hoạt động mạnh về lĩnh vực CSKHnhư: Hỗ trợ kĩ thuật, tư vấn bán hàng, tiếp nhận và sử lý,telesales… Với các

loại hình từ viễn thông ,ngân hàng- tài chính, y tế cho đến Giaos dục và thươngmại điện tử là đối tác cung cấp các giải pháp CSKH và dịch vụ contact centercho những thương hiệu lớn thuộc nhiều nghành nghề, mang lại sự tăng trưởngcao cho đối tác như: viettel, viettinbank, vtv cab, Yamaha……

 Nhiệm vụ

Công Ty chị trách nhiệm thi hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế…ngoài ra công ty nhằm đảm bảo chủ trương, biệnpháp phát triển kinh tế- xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các dự án CSKH ,…của Công Ty

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng…theo đúng quy định củapháp luật

Công Ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sao ngày càng mở rộng lĩnh vực kinhdoanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và vănminh

- Phòng Hành chính tổng hợp là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần TậpĐoàn Hoa Sao, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc trong việcquản lý, điều hành.

- Phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày, tổ chức các cuộc họp, chuyến đicông tác cho lãnh đạo Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản, đảm vảo điềukiện, cơ sở vật chất để lãnh đạo làm việc

- Là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo của Banlãnh đạo; là đơn vị quản lý, cơ sở vật chất - kỹ thuật, thực hiện công tác hànhchính và phục vụ hậu cần tại công ty

1.3.2 Nhiệm vụ

- Chịu trách nhiệm về công tác hành chính quản trị của cơ quan

- Chịu trách nhiệm công tác văn phòng phục vụ nghiệp vụ lãnh đạo và quản

lí của Ban giám đốc

- Đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự nội vụ, công tác văn thư lưu trữ, quản lý

cơ sở vật chất của cơ quan

- Tiếp nhận thư từ, bài vở, công văn của cơ quan

- Gửi văn thư đi, thẩm định loại hình thư tín để gửi theo phương thức phùhợp, tiết kiệm và hiệu quả

- Phối hợp tổ chức các hoạt động, các sự kiện, các giải thưởng, cơ hội quàtặng và các hoạt động truyền thống khác theo sự phân công của Ban giám đốc

- Quản lý con dấu của cơ quan Lưu trữ các văn bản của cơ quan theo đúngpháp lệnh về văn thư lưu trữ

- Điều động và quản lí xe của cơ quan theo quy định và theo sự chỉ và đạo,điều động trong công việc và trong công tác đối ngoại của Gíam đốc

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác hậu cần phục vụ các hoạt độngcủa công ty

- Trực hành chính và điện thoại cơ quan, đảm bảo thông tin liên lạc thôngsuốt cho công ty

- Phối hợp với phòng kế toán – Tài chính để quản lý, theo dõi, mua sắmvăn phòng phẩm của công ty.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp ( xem phụ lục 2)

Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Hành chính tổng hợp.

 Trưởng phòng: ( số lượng: 01)

Có trách nhiệm như:

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt hoạt động của phòng Hànhchính tổng hợp bao gồm các công tác văn phòng, hành chính quản trị của cơ quan

- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan

- Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác quản trị văn phòng, công tác

hậu cần, công tác xã hội của cơ quan

- Báo cáo bằng văn bản các công việc trong tuần và kế hoạch làm việc với

định phạm vi trách nhiệm và trực tiếp chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc vàTrưởng phòng về công việc mình phụ trách.

- Tham mưu đề xuất công tác hành chính, quản lý cơ sở của Ban giám đốc

và Trưởng phòng

 Bộ phận văn thư lưu trữ: (số lượng: 01)

- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến; Tiếp nhận các bảnthảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký, theo dõi quá trình luân chuyển văn bảnđảm bảo đúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quyđịnh

- Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầukhai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ

- Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong công ty

 Bộ phận Thư kí: (số lượng 1)

- Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan

- Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn

- Tiếp khách hàng khi cần thiết

- Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến

- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo

- Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xã hộikhác

- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v…

 Bộ phận đánh máy photo copy: (số lượng: 1)

- Đánh máy các văn bản trong nội bộ cơ quan

- In sao, nhân bản văn bản, tài liệu

- Có trách nhiệm quản lý tốt các thiết bị máy vi tính, máy in, máy photo

- Giữ bí mật các nội dung tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định

về bảo mật đối với tài liệu

 Bộ phận tài vụ: (số lượng: 1)

Đảm bảo thực hiện thu - chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loạichứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo

tài chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng.

 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ, điện nước, lái xe và nhà ăn: ( số lượng: 2)

- Bảo vệ cơ quan, chế độ trực 24/24giờ trong ngày; thường xuyên kiểm tracác phòng, ban làm việc, điện nước, phòng cháy chữa cháy Theo dõi người đến

cơ quan công tác và hướng dẫn khách đến đúng địa chỉ cần liên hệ giải quyếtcông việc

- Tạp vụ thường xuyên theo dõi lịch làm việc, hội họp, tiếp khách của cơquan đảm bảo phục vụ chu đáo; Vệ sinh hội trường, phòng họp và phòng làmviệc của lãnh đạo, phục vụ nước uống chu đáo; bảo quản, sử dụng tốt các thiết bịđược giao

- Lái xe bảo quản tốt xe được giao; chấp hành sự điều động phân côngcông tác của lãnh đạo Văn phòng, đưa đón lãnh đạo huyện đi công tác an toàntuyệt đối

- Nhà ăn, nhà khách đảm bảo đúng giờ giấc, thực hiện vệ sinh tốt, phục vụtốt nhu cầu của cán bộ công chức và yêu cầu tiếp khách của cơ quan

Quyết định phân công nhiệm vụ của công ty(căn cứ Quyết định số

1/QĐ-TĐHS về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần tập đoàn hoa sao)

Tiểu kết chương 1

Qua chương nay đã khái quát một cách chung nhất về chức năng, nhiệm

vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao và của văn phòng.

Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhân viênnày đều là những nhân viên có chất lượng,và qua xét tuyển kỹ càng với trình độđược đào tạo qua các trường đại học cao đẳng, có trình độ chuyên môn nghiệp

vụ cao Nói chung với số lượng công việc hiện nay thì với số lượng người nhưtrên là tương đối phù hợp Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điều hành trựctiếp các nhân viên cùng với sự điều hành gián tiếp của phó phòng hành chính đãdần củng cố bộ máy văn phòng hoàn thiện với các chức năng tham mưu, tổnghợp, hậu cần

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 2.1 Cơ sở lý luận

 Các khái niệm

Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ một cơ quan, đơn vị nào cũng đều cócác hoạt động liên quan đến công tác văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnhđạo, quản lý ở các cơ quan, đơn vị công tác văn phòng thường hoạt động ở cácnội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập thông tin,truyền tải quản lý sử dụng cácthông tin…bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được goi là vănphòng

Hiểu theo nghĩa chung nhất: văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp

của cơ quan , doanh nghiệp, là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động mỗi cơ quan, doanh nghiệp.

Hoạt động văn phòng của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng đều baogồm 2 chức năng cơ bản đó là

Nhóm thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

Nhóm thực hiện chức năng hậu cần

Hiện nay có nhiều khái niệm và cách hiểu khác nhau về tổ chức, điềuhành Tuy nhiên quan bài nay tôi sẽ đưa ra khái nhiệm về tổ chức điều hànhđược xem xét trong góc độ tổ chức bộ máy văn phòng của một doanh nghiệp

Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn vàphân phối các nguồn lực của tổ chức hoạt động một cách có ý thức nhằm đạtđược một hay nhiều mục tiêu chung Tổ chức là việc thiết kế, xác lập xây dựng

ra một bộ máy hợp lý, khoa học để triển khai các kế hoạch đã đạt ra

Công tác tổ chức gồm 2 nội dung cơ bản: tổ chức bộ máy và tổ chức côngviệc

Điều hành văn phòng là hoạt động hưỡng dẫn, chỉ đạo công việc của vănphòng theo cách thức, trình tự nhất định nhằm thực hiện mục tiêu chung của

doanh nghiệp

Dựa vào khái niệm văn phòng, tổ chức, điều hành văn phòng có thể kháiquát về tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập ĐoànHoa Sao như sau:

Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao là việc bố trí, sắp xếp nhân viên vào làm việc tại bộ phận văn phòng để thực hiện các hoạt động văn phòng, tiếp nhận và quản lý văn bản… nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận theo quy định.

Lãnh đạo, điều hành là một loại hình hoạt động xã hội quan trọng của conngười trong cộng đồng, nhằm xác định đúng mục tiêu và tổ chức thực hiện đượcmục tiêu mà những người trong cộng đồng hoặc xã hội đặt ra

Hoạt động này được thể hiện qua sự tác động qua lại giữa người lãnh đạo,quản lý và cá nhân, tập thể dưới quyền, chịu sự lãnh đạo, quản lý

Lãnh đạo điều hành là một khoa học và là một nghệ thuật:

Lãnh đạo điều hành là một khoa học vì trong quá trình lãnh đạo, quản lýthường phải giải quyết đồng bộ cả 4 khâu:

 Ra quyết định

 Xây dựng tổ chức và cơ chế

 Chỉ đạo đôn đốc, giám sát, kiểm tra việc thực hiện của các cấp

 Đánh giá tổng kết các kết quả hoạt động so với các mục tiêu đề ratrong quyết định

Lãnh đạo còn là một khoa học vì người lãnh đạo phải nhận xét các sự kiệnmột cách khách quan, gạt bỏ những tình cảm và giá trị khác biệt

Lãnh đạo còn là một khoa học bởi vì quá trình lãnh đạo, điều hành liênquan chặt chẽ tới con người, tới cá nhân, tới cộng đồng…

Tóm lại: lãnh đạo điều hành là quá trình chỉ đạo, đôn đốc hưỡng dẫn

động viên các bộ phận đơn vị trong văn phòng thực hiện công việc của văn phòng nhằm hướng tới mục tiêu chung của cơ quan tổ chức.

 Mục đích ý nghĩa điều hành

công tác điều hành giúp cho người nhân viên phát huy năng lực và nhiệt

tình đóng góp vào mục tiêu chung.

Chức năng điều hành tạo điều kiện để các bộ phận của bộ máy liên kết lạivới nhau, để tập thể đoàn kết, hoạt động của các bộ phận ăn khớp nhau, nhờ đóthực hiện được nhiệm vụ, mục tiêu chung

Chức năng điều hành có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyềnđạt và thực hiện các quyết định bằng cách giao việc, ra lệnh, động viên, khenthưởng cấp dưới, tích cực hoá thái độ và tinh thần làm việc của người lao động,

đó là những yếu tố liên quan trực tiếp đến năng suất và hiệu quả sản xuất kinhdoanh

- Xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp

- Kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp và văn phòng doanhnghiệp

 Nguyên tắc điều hành

Trong quá trình lãnh đạo, điều hành, người cán bộ lãnh đạo văn phòngcần thực hiện các nguyên tắc sau:

Lãnh đạo điều hành theo nguyên tắc dân chủ

Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc khoa học

Lãnh đạo, điều hành theo đúng mục tiêu

Lãnh đạo điều hành theo nguyên tắc linh hoạt

Lãnh đạo điều hành theo nguyên tắc linh hoạt

Lãnh đạo điêu hành theo nguyên tắc hiệu quả

Chịu trách nhiệm trong lãnh đạo điều hành

2.2 Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

Hoạt động văn phòng chính là những hoạt động chính, thể hiện đầy đủchức năng, nhiệm vụ văn phòng Khi thực hiện được các công việc này vănphòng thể hiện được vai trò của mình trong việc thiết lập cơ sở vững chắc chomọi hoạt động của doanh nghiệp vì vậy công tác tổ chức điều hành của vănphòng Công Ty được thể hiện qua các nội dụng cụ thể như sau:

2.2.1 Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao

Chương trình kế hoạch là văn bản của của cơ quan tổ chức thể hiện miêu

tả và hệ thống các giải pháp để hướng tới mục tiêu đó trong khoảng thời giannhất định

Đối với văn phòng công ty việc xây dựng chương trình kế hoạch công táccũng được tiến hành như hoạt động của các phòng ban chuyên môn khác

Qua khảo sát văn phòng công ty gồm các loại chương trình kế hoạch sau:

Chương trình kế hoạch theo thời gian

- Chương trình kế hoạch dài hạn gồm( chương trình, kế hoạch 2 năm 5năm…)

- Chương trình kế hoạch ngăn hạn( lịch công tác,chương trình kế hoạchtháng, quỹ năm )( xem phụ lục)

Chương trình kế hoạch theo mục tiêu

- Chương trình kế hoạch chiến lược: chương trình, kế hoạch về mục tiêulớn của văn phòng công ty…

- Chương trình kế hoạch tác nghiệp: chương trình kế hoạch về các nghiệp

vụ của văn phòng…

Chương trình kế hoạch theo mục hoạt động của công ty

- Chương trình kế hoạch nhân sự

- Chương trình kế hoạch tổ chức các công việc

- Chương trình kế hoạch về cơ sở vật chất

Chương trình kế hoạch theo chủ thể: chương trình kế hoạch chung công

ty từ công ty sẽ có chương trình kế hoạch đơn vị cá nhân

Quy trình tổ chức xây dựng lãnh đạo văn phòng là người:

Phân công cho đơn vị chủ trì xây dựng như chương trình kế hoạch theothòi gian là do bộ phận hành chính tổng hợp chủ trì được phân công chươngtrình kế hoạch tổ chức sự kiện công viêc liên quan đến các đơn vị chuyên môn

Đơn vị chủ trì( cá nhân) giao cho một chuyên viên, nhân viên

 Tổ chức thu thập thông tin

Bản đăng ký công việc của các đơn vị ( đối với các chương trình kế hoạchtheo thời gian)( đối với các chương trình xây dựng 1 công việc kèm theo bảnmẫu,mẫu đăng ký, nội dung công việc, thời gian thực hiện, kinh phí dự trù…_

Các thông tin văn bản liên quan đến chủ chương, chính sách,chi tiêu củacông ty

Các chương trình kế hoạch của kì trước

Chương trình kế hoạch dựa vào biên bản các kết luận của các cuộc họpban có liên quan đến các chương trình kế hoạch

Các thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế thị trường…cóliên quan trực tiếp đến nội dụng chương trình kế hoạch

Các thông tin liên quan đến nguồn lực của công ty: kinh phí, mỗi quan hệ,kinh nghiệp lao động sản xuất

Chương trình, kế hoạch giúp công ty văn phòng xây dựng mục tiêu,phương hướng nhiệm vụ.

Chương trình kế hoạch giúp cho công ty văn phòng chủ động trong côngviệc ứng phó với những bất ổn và tận dụng các nguồn lực

Chương trình kế hoạch giúp công ty văn phòng làm việc chuyên nghiệpChương trình kế hoạch là cơ sở để lãnh đạo thực hiện các quyết định quản

lý là cơ sở pháp lý để thực hiện công tác hoạch định công tác tổ chức điều chỉnh.Đông thời là các tiêu chuẩn để lãnh đạo kiểm tra, đánh giá hoạt động của côngty

Đối với các đơn vị và nhân viên: chương trình kế hoạch là cơ sở địnhhướng nghiệp vụ cho các đơn vị cá nhân trong công ty

Thống kê kế hoạch công tác được ban hành tại văn phòng công ty từ năm2012-2016

Đơn vị tính: bản

hoach tuần

Kếhoạch tháng

Kếhoạch quỹ

Kếhoạch năm

2.2.2 Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng Công Ty