Tổ chức điều hành hoạt động trong VP là công tác quan trọng, tiên quyết nếu muốn đưa VP họat động một cách đúng hướng, khoa học cũng như đem lại năng suất cao nhất. Chính vì vậy tôi nghiên cứu đề tài Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động trong văn phòng của Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải làm bài tiểu luận môn học Quản trị văn phòng doanh nghiệp.
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợpthông tin, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ Ths Nguyễn Đăng Việt -giảng viên bộ môn Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp, cán bộ Trung tâmthông tin thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên bộ môn Quản trị vănphòng trong doanh nghiệp , cùng toàn bộ cán bộ Trung tâm thư viện và các anhchị khóa trên của Khoa quản trị văn phòng đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành
đề tài này
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua,tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sửdụng trong công trình nghiên cứu này
Hà Nội, tháng 5 năm 2017
Trang 4PHẦN MỞ ĐẦU
Trang 51 Lý do chọn đề tài
Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu được tronghoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiệntốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tácvăn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơquan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết địnhquản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu văn phòng được tổ chức và làm việckhoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan,
tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụchuyên môn của tổ chức, đơn vị
Tổ chức điều hành hoạt động trong VP là công tác quan trọng, tiên quyếtnếu muốn đưa VP họat động một cách đúng hướng, khoa học cũng như đem lạinăng suất cao nhất Chính vì vậy tôi nghiên cứu đề tài "Thực trạng công tác tổchức điều hành hoạt động trong văn phòng của Công ty cổ phần chế biến dịch
vụ thủy sản Cát Hải" làm bài tiểu luận môn học Quản trị văn phòng doanhnghiệp
2 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức điều hành hoạt động của VPCông ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải
- Giới hạn nghiên cứu: Tại Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản CátHải
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Làm rõ được công tác tổ chức điều hành trong VP là gì
Trang 6+ Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của VP tại công ty Cổphần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải như thế nào
+ Từ đó chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm và giải pháp nâng cao hiệu củacủa công tác tổ chức điều hành hoạt động của VP công ty
4 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu sử dụng
Phương pháp nghiên cứu được sử dụng để hoàn thành đề tài này
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa những thông tin, tài liệu,những công trình nghiên cứu đã có
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được chúng tôi sửdụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài
5 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Giúp mọi người có thêm kiến thức về quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Cung cấp thêm cho mọi người thêm một góc nhìn về công tác tổ chứcđiều hành hoạt động trong VP doanh nghiệp
- Khi đề tài hoàn thành, nó sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các sinhviên chuyên ngành QTVP
6 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, cấu trúccủa đề tài được chia làm ba chương
Chương 1: Giới thiệu tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần chế biếndịch vụ thủy sản Cát Hải
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của vănphòng Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải
Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức điều hành hoạt động của
văn phòng công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải
PHẦN NỘI DUNG
Trang 7CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN DỊCH VỤ THỦY SẢN CÁT HẢI 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Nước mắm Cát Hải là tên gọi chung để chỉ các loại nước mắm được sảnxuất tập trung tại huyện đảo Cát Hải của thành phố Hải Phòng, Việt Nam Nếunhư nước mắm Phú Quốc được coi là một mặt hàng chủ lực của đảo PhúQuốc (Kiên Giang) thì nước mắm Cát Hải cũng là một sản phẩm vào loại nổitiếng nhất của đảo Cát Hải (Hải Phòng) Trước năm 1959 và cho cả đến nay,nhiều người miền Bắc Việt Nam vẫn biết đến nước mắm Cát Hải nhiều hơn dướitên gọi là nước mắm Vạn Vân qua câu ca dao nổi tiếng về những đặc sản ẩmthực của miền Bắc: "Dưa La, húng Láng, nem Báng, tương Bần, nước mắm VạnVân, cá rô đầm Sét" Trong lịch sử thương mại thời hiện đại của Việt Nam, cóthể xem nước mắm Vạn Vân (sau năm 1959 đổi tên thành nước mắm Cát Hải) làmột trong những thương hiệu nổi tiếng đầu tiên do những doanh nhân ngườiViệt sáng lập ra cùng với các thương hiệu khác như hãng sơn của Nguyễn Sơn
Hà và hãng tàu thủy của Bạch Thái Bưởi
Nhiều tài liệu cho rằng nghề làm nước mắm ở đảo Cát Hải đã có lịch sửvài thế kỷ do những di dân từ Thái Bình ra lập nghiệp trên đảo mang theo từ quêhương rồi truyền lại cho con cháu qua nhiều đời Tuy nhiên tên gọi nước mắm
Vạn Vân rồi nước mắm Cát Hải chỉ mới có từ thế kỷ 20 Cuốn Staliques Commerciales của Vidy xuất bản năm 1936 cho biết: "Xí nghiệp Vạn Vân thành
lập năm 1916 ở giữa hai làng Can Lộc và Văn Chấn là nơi làm muối Xưởng có10.000 chum loại 400kg đựng chượp " Đoàn Đức Ban được coi là người sánglập ra doanh nghiệp cũng như thương hiệu nước mắm Vạn Vân Ông cũng là cha
đẻ của nhạc sĩ Đoàn Chuẩn Dù có thể tên gọi nước mắm vạn Vân (vạn Vân thay
vì Vạn Vân) đã được biết đến từ trước đó bởi loại nước mắm sản xuất ở làng
Vân (vạn có nghĩa là làng chài Vân) thuộc xứ Kinh Bắc (Bắc Ninh) nhưng làmột người có tài kinh doanh, Đoàn Đức Ban đã sử dụng tên gọi dân gian vốnđược nhiều người biết tiếng làm tên gọi cho chính doanh nghiệp của mình Các
Trang 8sản phẩm nước mắm của doanh nghiệp Vạn Vân đều được ông khôn ngoan đăng
ký bảo hộ với Nha kinh tế Hải Phòng khi đó cũng như luôn đi trước các đối thủcạnh tranh ở khâu tiếp thị và quảng bá sản phẩm nên được nhiều người tiêu dùng
xứ Bắc đón nhận Tại các tỉnh thành như Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh sảnphẩm nước mắm của hãng Vạn Vân luôn chiếm ưu thế hơn hẳn những cơ sở sảnxuất nước mắm khác và thậm chí đã đi vào câu ca dao: "Dưa La, húng Láng,nem Báng, tương Bần, nước mắm Vạn Vân, cá rô đầm Sét"
Ngày 23/10/1959, hãng nước mắm Vạn Vân và Trạm hải sản Cát Hải sápnhập thành Xí nghiệp Nước mắm Cát Hải Từ đó, nước mắm Vạn Vân được gọi
là nước mắm Cát Hải Ít lâu sau, Xí nghiệp Nước mắm Cát Hải trở thành doanhnghiệp quốc doanh 100% vốn ngân sách Nhà nước Ngay cả trong thời kỳ ác liệtnhất của hai cuộc chiến tranh thống nhất đất nước thì ngành sản xuất nước mắmtrên đảo Cát Hải cũng không bị đình trệ Trong giai đoạn không quân Mỹ bắnphá miền Bắc, nhiều công nhân của Xí nghiệp Nước mắm Cát Hải cũng đồngthời là những người lính tham gia chiến đấu bảo vệ quê hương biển đảo Kể từnăm 1959, hãng nước mắm Vạn Vân đã trải qua vài lần đổi tên thành các doanhnghiệp khác nhau như Xí nghiệp nước mắm Cát Hải, Công ty chế biến dịch vụthuỷ sản Cát Hải, rồi Công ty Cổ Phần chế biến dịch vụ thuỷ sản Cát Hải nhưhiện nay Từ một doanh nghiệp nước mắm hoàn toàn vốn tư nhân trước năm
1959 đã sáp nhập và trở thành một doanh nghiệp toàn bộ vốn quốc doanh saunăm 1959 rồi cuối cùng là công ty cổ phần từ thời kinh tế Việt Nam chuyển sang
cơ chế kinh tế thị trường Tuy nhiên kể từ khi tên gọi nước mắm Vạn Vân đượcđổi tên thành nước mắm Cát Hải thì vẫn giữ nguyên cho đến nay Hiện nay, chủ
sở hữu được pháp luật Việt Nam bảo hộ của thương hiệu nước mắm Cát Hải làCông ty Cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải (Hải Phòng)
Ngày 11/7/2001 UBND thành phố Hải Phòng ra quyết định số1447/QĐUB thành lập Công ty Cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải
Trang 9Địa chỉ: Thị Trấn Cát Hải - Hải Phòng
hàng truyền thống của dân tộc, đặc sản nổi tiếng niềm tự hào của Thành phố
Trang 10+ Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty
+ Phó Giám đốc 1: Phụ trách thu mua
+ Phó Giám đốc 2: Phụ trách tiêu thụ
- Xí nghiệp cung ứng vật tư
- Đội tàu vật tư
- Phòng kế hoạch kế toán
- Phòng hành chính tổ chức
- Phòng kinh doanh thị trường
- Xí nghiệp chế biến nước mắm
- Phân xưởng đóng gói sản phẩm
- Phòng kĩ thuật quản lý chất lượng sản phẩm
- Các chi nhánh đại lí
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng (Phòng Hành chính tổ chức)
- 01 Trưởng phòng
- 01 Phó trưởng phòng
- 01 Nhân viên quản trị nhân sự
- 02 Nhân viên văn thư lưu trữ
- 02 Nhân viên pháp chế, truyền thông
- 01 Nhân viên lễ tân
- 01 Nhân viên lái xe
- 02 Nhân viên bảo vệ
1.3 Chức năng, nhiệm vụ
- Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch do Nhà nước đề
ra, sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng kí, đúng mục đích thànhlập doanh nghiệp
Trang 11- Tuân thủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý quá trìnhsản xuất và tuân thủ những quy định trong các hợp đồng kinh doanh với các bạnhàng trong và ngoài nước
- Thực hiện việc nghiên cứu phát triển nhằm nâng cao năng suất lao độngcũng như thu nhập của người lao động, nâng cao sức cạnh tranh của công ty trênthị trường trong và ngoài nước
- Chịu sự kiểm tra và thanh tra của các cơ quan Nhà nước, tổ chức cóthẩm quyền theo quy định của pháp luật
- Thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi của ngườilao động, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường sinh thái, đảm bảo pháttriển bền vững, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ năng mà công ty áp dụngcũng như những quy định liên quan tới hoạt động của công ty
1.4 Các mặt hoạt động chính
Công ty kinh doanh lĩnh vực sản xuất chế biến gia vị, nước mắm
Công ty nổi tiếng trên thị trường Việt Nam với những loại sản phẩm sau:
- Nước mắm ông sao
Trang 121.5 Quy trình sản xuất
Trang 14CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN
DỊCH VỤ THỦY SẢN CÁT HẢI 2.1 Cơ sở lí luận
2.1.1 Khái niệm
2.1.1.1 Khái niệm văn phòng
Theo phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chứcTheo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiệncác hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý
Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiệnviệc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị
Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, là địađiểm giao tiếp, đối nội đối ngoại của cơ quan
Tóm lại, văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị,
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tinnhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn
đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho mọi hoạt động của cơquan được thông suốt và hiệu quả
2.1.1.2 Khái niệm tổ chức điều hành
Tổ chức điều hành là quá trình phân công, sắp xếp bố trí công việc theocách thức trình tự nhất định nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức
Vì vậy ta có thể hiểu tổ chức điều hành hoạt động của VP là quá trìnhthiết kế, phân công, bố trí công việc của VP theo cách thức, trìn tự nhất định saocho VP đi đúng hướng, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp
2.1.2 Mục đích, ý nghĩa
- Giúp hoạt động VP được chuyên môn hóa và tăng năng suất lao động
- Tạo dựng môi trường làm việc khoa học, năng động, tránh mọi rủi rokhông đáng có trong quá trình thực hiện công việc
Trang 15- Là cơ sở giúp lãnh đạo tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động của VP
- Giúp VP, cũng như công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hảiduy trì hoạt động thường xuyên, thực hiện chức năng, nhiệm vụ để đạt đượcmục tiêu
2.1.3 Nguyên tắc lãnh đạo,điều hành hoạt động của văn phòng
- Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc dân chủ
- Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc khoa học
- Lãnh đạo, điều hành theo đúng mục tiêu
- Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc linh hoạt
- Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc hiệu quả
- Chịu trách nhiệm trong lãnh đạo, điều hành
2.1.4 Các bước tổ chức điều hành hoạt động trong văn phòng
a.Thiết kế và phân tích công việc trong văn phòng
- Thiết kế công việc: phân chia các công việc lớn, nhỏ hợp lý
* Yêu cầu:
+ Phù hợp với mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp
+Nội dung công việc phải rõ ràng, phù hợp thực tế
+ Công việc phải có ý nghĩa đối với nhiệm vụ chung
+ Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ, Công nhân viên (phát huy tính tựchủ, thời gian hợp lý, cách thức giải quyết công việc)
+ Tạo được khả năng hợp tác khi giải quyết công việc
+ Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc thuận lợi
* Phương pháp thiết kế công việc:
-Thiết kế công việc theo dây chuyền: một nhiệm vụ được chia thành nhiềucông việc có liên quan với nhau như một dây chuyền có nhiều mắt xích VD:nhiệm vụ tuyển dụng nhân viên có thể chia thành nhiều công việc cụ thể để giaocho các bộ phận giải quyết như: thông báo tuyển dụng, xác định các tiêu chuẩnlựa chọn, tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn tuyển dụng, tuyển dụng
- Thiết kế công việc theo nhóm: đòi hoải phải có một tập thể cùng thamgia thực hiện công việc, nhưng mỗi người chỉ thực hiện một phần việc mà thôi
Trang 16- Thiết kế công việc theo từng cá nhân: giao cho cá nhân phụ trách cáccông việc có tính độc lập VD: làm báo cáo, tờ trình, hoặc theo dõi việc thựchiện 1 dịch vụ hành chính
- Phân tích công việc:
+ Khái niệm: là một khía cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phảnánh năng lực làm việc của các nhà quản lý
+ Mục đích: Xác định cách thức tối ưu nhằm mang lại hiệu quả cao chohoạt động của cơ quan, đơn vị Khi phân tích công việc cần làm sáng tỏ tính chấtcủa nội dung công việc, chú ý xem xét những điều kiện vật chất, môi trường,đánh giá ảnh hưởng môi trường đối với công việc và phát hiện các yếu tố làmhạn chế kết quả công việc, loại bỏ các yêu cầu không cần thiết Đồng thời lựachọn cán bộ hợp lý và sắp xếp vào những vị trí cần thiết để triển khai công việc.Những kỹ năng cần có của nhân viên là:
+ Kỹ năng tự quản lý: có trách nhiệm, có thái độ làm việc tích cực
+ Kỹ năng giao tiếp: những kỹ năng xã hội, truyền thông và giải quyếtvấn đề
+ Kỹ năng kỹ thuật: là kỹ năng cần cho những công việc thông thường(sửa chữa máy móc tự động đặc biệt) Cần đánh giá kết quả công việc sau khihoàn tất
b Phân công công việc: dựa trên cơ sở thực tế
- Cơ sở của quá trình phân công công việc
+Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan;
+ Theo khối lượng và tính chất công việc;
+Theo khối lượng biên chế và cơ câu tổ chức của cơ quan
- Các kiểu phân công công việc:
+ Phân công theo chuyên môn hoá: Là phương pháp để nhân viên đi sâuvào công việc và có thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó sẽ có khả năng tăng năngsuất lao động Muốn chuyên môn hóa tốt cần có hiểu biết rộng Kiến thứcchuyên môn và các kiến thức chung luôn tác động bổ sung cho nhau, nâng cao
Trang 17hiểu biết và bản lĩnh cho nhà quản lý.Trong thời đại khoa học kĩ thuật, chuyênmôn hoá công việc không chỉ trong sản xuất mà trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
+ Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể: Tiêu chuẩn càng rõràng thì sẽ càng thuận lợi khi phân công Khi xây dựng tiêu chuẩn phải chú ý haimặt: chất và lượng Các tiêu chuẩn, định mức phải xây dựng sao cho có thểkhuyến khích công, nhân viên làm việc
+ Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực nhân viên: Dựatrên nguyên tắc phù hợp khả năng trước mắt, lâu dài, yêu cầu của công việc vàmục tiêu cuối cùng cần đạt tới Chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộphận (pháp lý, tổ chức, kiểm tra,…).Tạo điều kiện để nhân viên có thể tiến bộqua công việc được giao
+ Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan, đơnvị: tạo ra sự đoàn kết, tăng thêm tiềm lực nội bộ cho cơ quan Sự hợp tác lệ cầnthuộc vào trình độ, nhận thức mỗi người, nội dung và sự phân công công việc vànhân viên có thể thay thế lẫn nhau khi cần thiết
4 Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận trong VP doanh nghiệp
5 Xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp
6 Kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp và văn phòng doanhnghiệp
2.2 Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải
2.2.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức điều hành hoạt động của VP công ty