Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động trong văn phòng

Tổ chức điều hành hoạt động trong VP là công tác quan trọng, tiên quyết nếu muốn đưa VP họat động một cách đúng hướng, khoa học cũng như đem lại năng suất cao nhất. Chính vì vậy tôi nghiên cứu đề tài Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động trong văn phòng của Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải làm bài tiểu luận môn học Quản trị văn phòng doanh nghiệp.

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin, nhận giúp đỡ tận tình từ Ths Nguyễn Đăng Việt giảng viên môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp, cán Trung tâm thông tin thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp , toàn cán Trung tâm thư viện anh chị khóa Khoa quản trị văn phòng hướng dẫn, giúp đỡ hoàn thành đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thời gian qua, xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2017 BẢNG CHŨ CÁI VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nghĩa 01 VP Văn phòng 02 CNTT Công nghệ thông tin MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn phòng công tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt công tác văn phòng văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, văn phòng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn tổ chức, đơn vị Tổ chức điều hành hoạt động VP công tác quan trọng, tiên muốn đưa VP họat động cách hướng, khoa học đem lại suất cao Chính nghiên cứu đề tài "Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải" làm tiểu luận môn học Quản trị văn phòng doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu giới hạn nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức điều hành hoạt động VP Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải - Giới hạn nghiên cứu: Tại Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: + Nghiên cứu để thấy vai trò quan trọng công tác tổ chức điều hành hoạt động VP công ty + Đưa giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động VP công ty - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Làm rõ công tác tổ chức điều hành VP + Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động VP công ty Cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải + Từ ưu điểm, nhược điểm giải pháp nâng cao hiệu của công tác tổ chức điều hành hoạt động VP công ty Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp nghiên cứu sử dụng để hoàn thành đề tài - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa thông tin, tài liệu, công trình nghiên cứu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp sử dụng suốt trình thực đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Giúp người có thêm kiến thức quản trị văn phòng doanh nghiệp - Cung cấp thêm cho người thêm góc nhìn công tác tổ chức điều hành hoạt động VP doanh nghiệp - Khi đề tài hoàn thành, nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên chuyên ngành QTVP Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, cấu trúc đề tài chia làm ba chương Chương 1: Giới thiệu tổ chức hoạt động Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN DỊCH VỤ THỦY SẢN CÁT HẢI 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Nước mắm Cát Hải tên gọi chung để loại nước mắm sản xuất tập trung huyện đảo Cát Hải thành phố Hải Phòng, Việt Nam Nếu nước mắm Phú Quốc coi mặt hàng chủ lực đảo Phú Quốc (Kiên Giang) nước mắm Cát Hải sản phẩm vào loại tiếng đảo Cát Hải (Hải Phòng) Trước năm 1959 nay, nhiều người miền Bắc Việt Nam biết đến nước mắm Cát Hải nhiều tên gọi nước mắm Vạn Vân qua câu ca dao tiếng đặc sản ẩm thực miền Bắc: "Dưa La, húng Láng, nem Báng, tương Bần, nước mắm Vạn Vân, cá rô đầm Sét" Trong lịch sử thương mại thời đại Việt Nam, xem nước mắm Vạn Vân (sau năm 1959 đổi tên thành nước mắm Cát Hải) thương hiệu tiếng doanh nhân người Việt sáng lập với thương hiệu khác hãng sơn Nguyễn Sơn Hà hãng tàu thủy Bạch Thái Bưởi Nhiều tài liệu cho nghề làm nước mắm đảo Cát Hải có lịch sử vài kỷ di dân từ Thái Bình lập nghiệp đảo mang theo từ quê hương truyền lại cho cháu qua nhiều đời Tuy nhiên tên gọi nước mắm Vạn Vân nước mắm Cát Hải có từ kỷ 20 Cuốn Staliques Commerciales Vidy xuất năm 1936 cho biết: "Xí nghiệp Vạn Vân thành lập năm 1916 hai làng Can Lộc Văn Chấn nơi làm muối Xưởng có 10.000 chum loại 400kg đựng chượp " Đoàn Đức Ban coi người sáng lập doanh nghiệp thương hiệu nước mắm Vạn Vân Ông cha đẻ nhạc sĩ Đoàn Chuẩn Dù tên gọi nước mắm vạn Vân (vạn Vân thay Vạn Vân) biết đến từ trước loại nước mắm sản xuất làng Vân (vạn có nghĩa làng chài Vân) thuộc xứ Kinh Bắc (Bắc Ninh) người có tài kinh doanh, Đoàn Đức Ban sử dụng tên gọi dân gian vốn nhiều người biết tiếng làm tên gọi cho doanh nghiệp Các sản phẩm nước mắm doanh nghiệp Vạn Vân ông khôn ngoan đăng ký bảo hộ với Nha kinh tế Hải Phòng trước đối thủ cạnh tranh khâu tiếp thị quảng bá sản phẩm nên nhiều người tiêu dùng xứ Bắc đón nhận Tại tỉnh thành Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh sản phẩm nước mắm hãng Vạn Vân chiếm ưu hẳn sở sản xuất nước mắm khác chí vào câu ca dao: "Dưa La, húng Láng, nem Báng, tương Bần, nước mắm Vạn Vân, cá rô đầm Sét" Ngày 23/10/1959, hãng nước mắm Vạn Vân Trạm hải sản Cát Hải sáp nhập thành Xí nghiệp Nước mắm Cát Hải Từ đó, nước mắm Vạn Vân gọi nước mắm Cát Hải Ít lâu sau, Xí nghiệp Nước mắm Cát Hải trở thành doanh nghiệp quốc doanh 100% vốn ngân sách Nhà nước Ngay thời kỳ ác liệt hai chiến tranh thống đất nước ngành sản xuất nước mắm đảo Cát Hải không bị đình trệ Trong giai đoạn không quân Mỹ bắn phá miền Bắc, nhiều công nhân Xí nghiệp Nước mắm Cát Hải đồng thời người lính tham gia chiến đấu bảo vệ quê hương biển đảo Kể từ năm 1959, hãng nước mắm Vạn Vân trải qua vài lần đổi tên thành doanh nghiệp khác Xí nghiệp nước mắm Cát Hải, Công ty chế biến dịch vụ thuỷ sản Cát Hải, Công ty Cổ Phần chế biến dịch vụ thuỷ sản Cát Hải Từ doanh nghiệp nước mắm hoàn toàn vốn tư nhân trước năm 1959 sáp nhập trở thành doanh nghiệp toàn vốn quốc doanh sau năm 1959 cuối công ty cổ phần từ thời kinh tế Việt Nam chuyển sang chế kinh tế thị trường Tuy nhiên kể từ tên gọi nước mắm Vạn Vân đổi tên thành nước mắm Cát Hải giữ nguyên Hiện nay, chủ sở hữu pháp luật Việt Nam bảo hộ thương hiệu nước mắm Cát Hải Công ty Cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải (Hải Phòng) Ngày 11/7/2001 UBND thành phố Hải Phòng định số 1447/QĐUB thành lập Công ty Cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải Địa chỉ: Thị Trấn Cát Hải - Hải Phòng Điện thoại: 0225 388 6258 Fax: 0225 388 6621 Email: nuocmamcathai@gmail.com Với vị trí địa lý thuận lợi, với mục tiêu chiến lược giữ vững chữ tín với khách hàng với đội ngũ kỹ sư chế biến, thợ lành nghề giàu kinh nghiệm gắn bó với nghề trọn đời mình, lại biết phát huy truyền thống đơn vị “Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới” công ty định ngày mở rộng, phát triển nâng cao chất lượng sản phẩm nước mắm mang nhãn hiệu Cát Hải mặt hàng truyền thống dân tộc, đặc sản tiếng niềm tự hào Thành phố biển Hải Phòng 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Cơ cấu tổ chức công ty - Hội đồng quản trị - Ban giám đốc công ty gồm 01 Giám đốc 02 Phó Giám đốc + Giám đốc người điều hành hoạt động công ty + Phó Giám đốc 1: Phụ trách thu mua + Phó Giám đốc 2: Phụ trách tiêu thụ - Xí nghiệp cung ứng vật tư - Đội tàu vật tư - Phòng kế hoạch kế toán - Phòng hành tổ chức - Phòng kinh doanh thị trường - Xí nghiệp chế biến nước mắm - Phân xưởng đóng gói sản phẩm - Phòng kĩ thuật quản lý chất lượng sản phẩm - Các chi nhánh đại lí 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng (Phòng Hành tổ chức) - 01 Trưởng phòng - 01 Phó trưởng phòng - 01 Nhân viên quản trị nhân - 02 Nhân viên văn thư lưu trữ - 02 Nhân viên pháp chế, truyền thông - 01 Nhân viên lễ tân - 01 Nhân viên lái xe - 02 Nhân viên bảo vệ 1.3 Chức năng, nhiệm vụ - Xây dựng, tổ chức thực mục tiêu kế hoạch Nhà nước đề ra, sản xuất kinh doanh theo ngành nghề đăng kí, mục đích thành lập doanh nghiệp - Là sở giúp lãnh đạo tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động VP - Giúp VP, công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải trì hoạt động thường xuyên, thực chức năng, nhiệm vụ để đạt mục tiêu 2.1.3 Nguyên tắc lãnh đạo,điều hành hoạt động văn phòng - Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc dân chủ - Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc khoa học - Lãnh đạo, điều hành theo mục tiêu - Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc linh hoạt - Lãnh đạo, điều hành theo nguyên tắc hiệu - Chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành 2.1.4 Các bước tổ chức điều hành hoạt động văn phòng a.Thiết kế phân tích công việc văn phòng - Thiết kế công việc: phân chia công việc lớn, nhỏ hợp lý * Yêu cầu: + Phù hợp với mục tiêu quan, doanh nghiệp +Nội dung công việc phải rõ ràng, phù hợp thực tế + Công việc phải có ý nghĩa nhiệm vụ chung + Tạo khả sáng tạo cho cán bộ, Công nhân viên (phát huy tính tự chủ, thời gian hợp lý, cách thức giải công việc) + Tạo khả hợp tác giải công việc + Có khả kiểm tra việc thi hành công việc thuận lợi * Phương pháp thiết kế công việc: -Thiết kế công việc theo dây chuyền: nhiệm vụ chia thành nhiều công việc có liên quan với dây chuyền có nhiều mắt xích VD: nhiệm vụ tuyển dụng nhân viên chia thành nhiều công việc cụ thể để giao cho phận giải như: thông báo tuyển dụng, xác định tiêu chuẩn lựa chọn, tiếp nhận hồ sơ, vấn tuyển dụng, tuyển dụng - Thiết kế công việc theo nhóm: đòi hoải phải có tập thể tham gia thực công việc, người thực phần việc mà - Thiết kế công việc theo cá nhân: giao cho cá nhân phụ trách công việc có tính độc lập VD: làm báo cáo, tờ trình, theo dõi việc thực dịch vụ hành - Phân tích công việc: + Khái niệm: khía cạnh quan trọng kỹ thuật hành chính, phản ánh lực làm việc nhà quản lý + Mục đích: Xác định cách thức tối ưu nhằm mang lại hiệu cao cho hoạt động quan, đơn vị Khi phân tích công việc cần làm sáng tỏ tính chất nội dung công việc, ý xem xét điều kiện vật chất, môi trường, đánh giá ảnh hưởng môi trường công việc phát yếu tố làm hạn chế kết công việc, loại bỏ yêu cầu không cần thiết Đồng thời lựa chọn cán hợp lý xếp vào vị trí cần thiết để triển khai công việc Những kỹ cần có nhân viên là: + Kỹ tự quản lý: có trách nhiệm, có thái độ làm việc tích cực + Kỹ giao tiếp: kỹ xã hội, truyền thông giải vấn đề + Kỹ kỹ thuật: kỹ cần cho công việc thông thường (sửa chữa máy móc tự động đặc biệt) Cần đánh giá kết công việc sau hoàn tất b Phân công công việc: dựa sở thực tế - Cơ sở trình phân công công việc +Theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan; + Theo khối lượng tính chất công việc; +Theo khối lượng biên chế câu tổ chức quan - Các kiểu phân công công việc: + Phân công theo chuyên môn hoá: Là phương pháp để nhân viên sâu vào công việc có thói quen nghề nghiệp tốt Từ có khả tăng suất lao động Muốn chuyên môn hóa tốt cần có hiểu biết rộng Kiến thức chuyên môn kiến thức chung tác động bổ sung cho nhau, nâng cao hiểu biết lĩnh cho nhà quản lý.Trong thời đại khoa học kĩ thuật, chuyên môn hoá công việc không sản xuất mà nhiều lĩnh vực khác + Phân công theo tiêu chuẩn định mức cụ thể: Tiêu chuẩn rõ ràng thuận lợi phân công Khi xây dựng tiêu chuẩn phải ý hai mặt: chất lượng Các tiêu chuẩn, định mức phải xây dựng cho khuyến khích công, nhân viên làm việc + Phân công sở trách nhiệm giao lực nhân viên: Dựa nguyên tắc phù hợp khả trước mắt, lâu dài, yêu cầu công việc mục tiêu cuối cần đạt tới Chỉ rõ trách nhiệm cá nhân, phận (pháp lý, tổ chức, kiểm tra,…).Tạo điều kiện để nhân viên tiến qua công việc giao + Phân công theo nhóm nhằm tạo thăng quan, đơn vị: tạo đoàn kết, tăng thêm tiềm lực nội cho quan Sự hợp tác lệ cần thuộc vào trình độ, nhận thức người, nội dung phân công công việc nhân viên thay lẫn cần thiết 2.1.5 Phương pháp điều hành Có phương pháp điều hành Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành hoạt động VP doanh nghiệp Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động VP doanh nghiệp lãnh đạo, điều hành theo quy chế Giao quyền, ủy quyền lãnh đạo, điều hành hoạt động VP doanh nghiệp Tổ chức, phối hợp công việc phận VP doanh nghiệp Xây dựng văn hóa doanh nghiệp Kiểm tra, giám sát hoạt động doanh nghiệp văn phòng doanh nghiệp 2.2 Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải 2.2.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức điều hành hoạt động VP công ty Xây dựng kế hoạch lãnh đạo điều hành hoạt động VP vô cần thiết chức nhà quản trị văn phòng hoạch định, mà kế hoạch sản phẩm hoạch định Hoạch định hay gọi lập kế hoạch, trình xác định mục tiêu tổ chức phương thức tốt để đạt mục tiêu Việc xây dựng kế hoạch để tổ chức điều hành VP, giúp lãnh đạo VP lên kế hoạch tổ chức điều hành công việc, thời gian có công việc nào; đồng thời nhân viên phân công công việc cách rõ ràng, tránh chồng chéo công việc Có loại kế hoạch thường dùng để điều hành hoạt động VP công ty kế hoạch theo thời gian (tháng, quý, tuần) kế hoạch tổ chức công việc theo chức nhiệm vụ Kế hoạch theo thời gian kiểm soát công việc theo mốc thời gian, kế hoạch theo chức năng, nhiệm vụ thì kiểm soát tất công việc ứng với tất chức năng, nhiệm vụ VP tổ chức kiện, hậu cần, tổ chức hội họp, lễ tân, tiếp khách,… Lãnh đạo VP công ty làm tốt việc xây dựng kế hoạch tổ chức điều hành VP, tránh tình trạng bị động, ứng phó Các kế hoạch xác định rõ vấn đề trọng tâm, trọng điểm liên quan tới quản lý xử dụng người, xác định rõ mục tiêu cho thời gian, thời gian trọng tới mục tiêu, thời gian ý tới chấn chỉnh tổ chức, người,… Kế hoạch cụ thể, rõ ràng, khoa học phù hợp với tình hình chung công ty giúp cho lãnh đạo VP gặp thuận lợi trình quản lý, chủ động ứng phó với biến động yếu tố khách quan 2.2.2 Xây dựng quy chế, nội quy, quy định cho VP Để VP thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thiết VP phải xây dựng quy chế, nội quy, quy định Quy chế, nội quy, quy định văn quy định cụ thể quyền nghĩa vụ người giữ chức vụ, quan hệ làm việc quan giải công việc định, trách nhiệm chức vụ, phận quan, cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá công việc.…Nó mang ý nghĩa điều chỉnh quan hệ xử cụ thể bên VP, VP với phận khác công ty Có thể kể đến quy chế, nội quy, quy định Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải như: Quy chế làm việc, quy chế quy định quy trình thủ tục hành chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế văn thư lưu trữ, quy chế thi đua khen thưởng, quy chế văn hóa công sở, quy chế sử dụng trang thiết bị,… Yêu cầu xây dựng quy chế ý quy định, có hai loại khác nhau: loại mang tính chất quy phạm chung loại quy phạm mang tính cá biệt Trách nhiệm quy định quy chế chia làm ba loại: Nhà quản lý, nhân viên chuyên môn nghiệp vụ phận phục vụ VP công ty xây dựng quy chế, nội quy theo phương pháp sau: - Xác định phạm vi điều chỉnh quy chế thẩm quyền ban hành - Xây dựng khung điều chỉnh cụ thể, cách điều chỉnh, điều kiện thực quy chế rõ ràng, thuận lợi cho việc kiểm tra - Quy chế cần thảo luận dân chủ - Về hình thức: xây dựng thành điều khoản, phê duyệt ban hành 2.2.3 Giao quyền, ủy quyền lãnh đạo, điều hành hoạt động VP - Giao quyền, ủy quyền việc giao trực tiếp hay gián tiếp quyền thực hay số công việc, nhiệm vụ thời gian định cho người quyền "Quyền" quyền lãnh đạo VP, quyền lãnh đạo quan, tập thể quan bổ nhiệm "Uy" uy tín nhà quản trị, uy tín sử dụng lao động, giao tiếp, ứng xử,… Đây cách mà lãnh đạo VP thường sử dụng vắng mặt, công tác xa hay tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ giao quyền, ủy quyền cho cấp để đảm bảo công việc đơn vị trì thường xuyên, liên tục Hoặc lãnh đạo VP lúc có nhiều việc phải giải quyết, cần phân công người trợ giúp Cách hay, giúp lãnh đạo ví trí cao, giám sát điều hành hoạt động VP thông qua người ủy quyền - Dựa vào chức năng, nhiệm vụ VP mà lãnh đạo VP phân quyền, phân công trách nhiệm giải công việc Đây phương thức tạo độ linh hoạt cao hệ thống * Thủ tục nội dung giao quyền ủy quyền VP - Trước hết lãnh đạo cần bàn bạc, xác định rõ quan điểm, nội dung nguyên tắc giao quyền ủy quyền - Phải tạo thuận lợi tín nhiệm lẫn người ủy quyền, giao quyền người nhận quyền - Cần lập kế hoạch dự kiến giao quyền, ủy quyền nhận quyền Khi giao quyền, ủy quyền nhận quyền, bên phải lập văn cam kết phải chấp hành nghiêm túc quy định giao quyền, ủy quyền nhận quyền - Tập thể lãnh đạo phải theo dõi, đánh giá hoạt động người giao quyền, ủy quyền người nhận quyền Khi hết thời gian giao quyền, ủy quyền thực thu quyền người ủy quyền người giao quyền lại chịu trách nhiệm công việc * Nguyên tắc giao quyền, ủy quyền công việc ủy quyền giao quyền - Nguyên tắc giao quyền + Phải đảm bảo mục tiêu tổ chức + Phải đảm bảo trình tự lợi ích hai bên giao quyền, nhận quyền + Duy trì hoạt động tổ chức hai bên sau giao quyền, ủy quyền thu quyền - Những công việc ủy quyền + Việc định phương hướng, mục tiêu, biện pháp để trì, phát triển công ty + Quyết định việc liên quan tới máy, tới tổ chức, tới công tác cán bộ, tới việc khen thương kỉ luật công nhân viên + Quyết định việc xây dựng chi tiêu ngân sách, với việc hợp tác liên doanh với tổ chức, cá nhân nước 2.2.4 Tổ chức công việc theo chức năng, nhiệm vụ VP Dựa vào chức năng, nhiệm vụ mà VP tổ chức công việc tương ứng, VP công ty có chức sau: tham mưu tổng hợp, hậu cần, pháp chế truyền thông, nhân sự, giao dịch Ví dụ với chức hậu cần nhiệm vụ VP mua sắm trang thiết bị, phục vụ hội họp, phục vụ chuyến công tác, thực công tác bảo vệ, thực công tác y tế,… công việc phần công cách rõ ràng làm, làm nào, yêu cầu sao, thời hạn phải hoàn thành nào, tiện cho công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá kết làm việc Tuy nhiên xét thấy phương pháp tổ chức điều hành không hiệu phương pháp khác nên VP công ty sử dụng 2.2.5 Xây dựng môi trường văn hóa công ty Văn hóa doanh nghiệp văn hóa tổ chức không đơn văn hóa giao tiếp hay văn hóa kinh doanh, hiệu mà ban lãnh đạo treo trước cổng hay phòng họp mà bao gồm tổ hợp yêu tố Nó giá trị, niềm tin, chuẩn mực thể thực tế hành vi thành viên doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp xây dựng suốt trình tồn tại, phát triển doanh nghiệp chi phối tình cảm, nếp sống, suy nghĩ hành vi thành viên xây dựng mội trường văn hóa doanh nghiệp theo ý lãnh đạo điều hành, lãnh đạo nhân viên theo hướng, đạt kiệu công việc cao Văn hóa doanh nghiệp xác lập hệ thống giá trị người doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao ứng xử theo giá trị Công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải cố gắng xây dựng môi trường văn hóa lành mạnh, khoa học, thân thiện công ty Mọi người coi công ty gia đình thứ hai mình, thành lao động đền đáp xứng đáng, công ty khích lệ, động viên, khen thưởng thành viên lúc, kịp thời, vừa tạo động lực vừa tạo niềm tin cho người làm việc Nhân viên công ty xây dựng văn hóa giao tiếp chào hỏi, văn hóa sử dụng danh thiếp, văn hóa nói chuyện, văn hóa ứng xử với khách hàng đối tác, văn hóa ứng xử với đồng nghiệp, văn hóa giao tiếp điện thoại, văn hóa làm việc, văn hóa xử lý, giải công việc, văn hóa hội họp, quy tắc đạo đức nghề nghiệp,… 2.2.6 Kiểm tra, giám sát hoạt động công ty văn phòng công ty Trong trình tổ chức, điều hành hoạt động VP việc kiểm tra, giám sát hoạt động phận văn phòng quan trọng Bởi có kiểm tra giám sát phát sai sót, chưa hợp lý trình thực công việc, từ lãnh đạo VP điều chỉnh lại cho phù hợp Nhà lãnh đạo VP cần đôn đốc kiểm tra không công việc mà phải quan tâm tới việc kiểm tra, phát cong người tốt, nhân tố để bồi dưỡng, đào tạo, đảm bảo không lãng phí người tài Không thể tránh khỏi sai sót tiến hành hoạt động kiểm tra, giám sát hoạt động công ty, VP, tồn tâm lý làm cho có, chống đối, bao che nên chưa thật phát huy hiệu công tác Cần nhận rằng, kiểm tra giám sát để khắc phục lỗi, khắc phục cố trình điều hành công việc Nó sở để đánh giá chất lượng công việc, đánh giá hiệu công việc cá nhân Nếu không thực nghiêm túc công tác kiểm tra giám sát hoạt động VP, hoạt động công ty công ty dậm chân chỗ, ảo tưởng có mà không nhận lỗi lầm bao che, bỏ qua CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN DỊCH VỤ THỦY SẢN CÁT HẢI 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - VP xây dựng kế hoạch tổ chức điều hành hoạt động VP cách khoa học, hướng tới mục tiêu chung tổ chức - VP công ty xây dựng ban hành quy chế hoạt động VP nhờ mà hoạt động VP vào nề nếp, người chấp hành nghiêm túc, tự giác - Văn hóa doanh nghiệp trở thành sắc tốt đẹp, dấu ấn công ty; tạo nên thương hiệu, niềm tin với đối tác công ty - Công tác kiểm tra, giám sát thực tương đối nghiêm túc 3.1.2 Nhược điểm - Công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng chưa có tính hệ thống đổi mới, thiếu liệt, chưa kiên trì, bền bỉ, đeo bám mục tiêu, định hướng phát triển chung công tác văn phòng; đồng thời chưa đưa giải pháp đột phá, cơ, lâu dài - Nhiều nhiệm vụ văn phòng chưa triển khai đầy đủ, nghiêm túc dẫn đến chất lượng, hiệu công tác văn phòng hạn chế công tác đôn đốc thực kế hoạch, cảnh báo đề xuất điều phối nguồn lực nhiệm vụ chậm tiến độ, công tác tham mưu, chuẩn bị chất lượng hiệu họp đạo, điều hành công việc lãnh đạo đơn vị Một số nhiệm vụ chưa trọng quan tâm đạo thực công tác phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí, công tác đôn đốc, kiểm tra kết luận - Có số người cấp giao quyền, ủy quyền muốn sớm tự khẳng định mình, họ thích quyền hành, địa vị, muốn chứng tỏ uy nên tham gia giải công việc mà số có công việc họ không quyền giải 3.2 Giải pháp 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công ty Lãnh đạo công ty cần nhận thức vai trò vô quan trọng công tác tổ chức điều hành VP lẽ máy VP hoạt động tốt máy công ty vận hành trơn tru Lãnh đạo công ty cần đầu tư tạo điều kiện để giúp đỡ công tác tổ chức điều hành VP, ví dụ cho nhân viên tập huấn, bồi dưỡng kĩ nghiệp vụ VP Ngoài ra, lãnh đạo công ty cần động viên, khích lệ, khen thưởng để tạo động lực cho lãnh đạo VP tiếp tục phấn đấu, hoàn thiện công tác tổ chức điều hành hoạt động VP Bởi công nhận, động viên lãnh đạo công ty tiếp thêm sức lực, niềm tin cho lãnh đạo VP hoàn thành tốt công việc giao 3.2.2 Chuẩn hóa chức danh Trưởng phòng Người ngồi ghế Trưởng phòng phải chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ, kĩ lãnh đạo, điều hành Tướng có giỏi điều hành quân đội Để chuẩn hóa chức danh người lãnh đạo VP cần trau dồi thêm cho kiến thức, kĩ cách học lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vu; nâng cao thái độ, tác phong làm việc khoa học Cần thường xuyên kiểm tra, tự kiểm tra, không thỏa mãn với đạt mà nên phấn đấu, hoàn thiện công việc cách xuất sắc Để chuẩn hóa chức danh Trưởng phòng người lãnh đạo VP phải: Một là, đề cao ý thức tự tu dưỡng, rèn luyện, gắn với quan tâm, theo dõi, giúp đỡ tổ chức, công ty lãnh đạo cấp trên; thực tốt chế độ tự phê bình phê bình Coi trọng phong cách nêu gương, tính tiên phong, gương mẫu phẩm chất, lực, đạo đức, phương pháp, tác phong công tác Gắn lời nói với việc làm, nghiên cứu lý luận với hoạt động thực tiễn Cán lãnh đạo, quản lý cấp phải gương sáng cấp Hai là, đổi việc quản lý, bồi dưỡng phong cách công tác, kết hợp chặt chẽ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao phẩm chất trị, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ với nâng cao phẩm chất đạo đức, phẩm chất nghề nghiệp, lối sống, kỹ phương pháp lãnh đạo, quản lý 3.2.3 Ứng dụng ISO Cho dù việc áp dụng tiêu chuẩn ISO với tổ chức doanh nghiệp nước gặp nhiều khó khăn, song xây dựng trì thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tổ chức doanh nghiệp thừa hưởng lợi ích vô to lớn Hãy sử dụng ISO cách tay đắc lực để nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động VP, ứng dụng quy trình nghiệp vụ vào công tác VP quy trình soạn thảo ban hành văn , quy trình quản lý văn đến, quy trình quản lý nhân sự, quy trình tổ chức kiện, … Lãnh đạo tổ chức điều hành hoạt động VP cách nhanh hơn, khoa học giảm thiểu sai sót công việc Ngày nâng cao, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ công tác VP, đào tạo bồi dưỡng cán nhân viên ứng dụng tiêu chuẩn ISO VP Để triển khai ISO điện tử, cần đầu tư hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin mạng phần cứng Việc đầu tư tùy theo lực tài quan, với quan có khả tài triển khai vận hành ISO điện tử đến cán bộ, công chức Với đơn vị khả tài hạn chế đầu tư đến phòng ban/bộ phận, việc đầu tư nên phân thành giai đoạn phù hợp với tình hình thực tế quan 3.2.4 Đổi phong cách tổ chức điều hành Có phong cách tổ chức điều hành phong cách chuyên quyền phong cách khôn khéo Người chuyên quyền muốn đưa định muốn thấy người đáp lại cách máy móc với yêu cầu họ Người chuyên quyền "nhấn vào nút", máy tuân theo Người khôn khéo biết thời gian cần sử dụng để đối diện với người, làm cho người tham gia, khiến người thực Người chuyên quyền khiến người khác sợ hãi người khôn khéo lại khiến người khác tôn trọng chí yêu mến Vì vậy, cần dung hòa sử dụng khéo léo phong cách - Trước hết đổi tư duy, đổi quan điểm tổ chức điều hành để xác định phương hướng, chủ trương, biện pháp, nhằm phát triển hướng cho VP công ty - Đổi phương thức phương pháp tổ chức điều hành - Kết hợp nhiều phong cách tổ chức điều hành - Linh hoạt tổ chức điều hành, tiếp thu lắng nghe ý kiến cấp 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu tác động tới hoạt động trị, kinh tế, xã hội giới nói chung Việt Nam nói riêng Cùng với phát triển nhanh chóng tin học vai trò ngày trội thông tin sau cách mạng quản lý, giới bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên CNTT CNTT bước vào tất lĩnh vực, chiếm ví trí quan trọng xã hội Để nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng công ty cổ phần chế biến dịch vụ thủy sản Cát Hải cần đẩy mạnh hoạt động CNTT - Nhanh chóng ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức điều hành, kết nối mạng LAN,WAN,… đơn vị để đảm bảo phục vụ cho công tác lãnh đạo kịp thời nhanh chóng - Tiếp cận, đổi mới, cải tiến không ngừng trang thiết bị văn phòng đáp ứng yêu cầu công việc, nâng cao hiệu lao động PHẦN KẾT LUẬN Doanh nghiệp tổ chức gắn với hoạt động kinh doanh dịch vụ, biến đổi, vận động theo quy luật thị trường Vì vậy, tính chất hoạt động doanh nghiệp không giống quan nhà nước đơn vị nghiệp Đối với doanh nghiệp lợi ích mục tiêu cao tổ chức, chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh lên hàng đầu Trong cấu tổ chức doanh nghiệp, phận gắn với chức sản xuất kinh doanh phận văn phòng phận tham mưu giúp việc thiếu doanh nghiệp Vì cần đảm bảo VP hoạt động trơn tru để doanh nghiệp đạt hiệu công việc cao nhất, cần đảm bảo công tác tổ chức điều hành hoạt động VP thực quan tâm, theo dõi sát tạo điều kiện tốt giúp lãnh đạo VP hoàn thành tốt nhiệm vụ giao DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, 2005, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Thành Độ, 2005, Quản trị văn phòng, Trường Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội