Câu 1: phân tích khái niệm văn phòngTrả lời: Quan điểm về văn phòng: Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.Cách hiểu chung nhất về văn phòng:Văn phòng là một bộ phận cấu thành giúp việc của một cơ quan thực hiện về công tác văn thư lưu trữ, và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, công tác hậu cần của cơ quan.
Đề cương QTVP ĐỀ CƯƠNG MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Câu 1: phân tích khái niệm văn phịng Trả lời: Quan điểm văn phòng: - Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị - Theo nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị Cách hiểu chung văn phòng: Văn phòng phận cấu thành giúp việc quan thực công tác văn thư - lưu trữ, đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, công tác hậu cần quan Phân tích: - văn phịng phận cấu thành giúp việc quan - văn phòng nơi thực công tác văn thư lưu trữ + giúp quan tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ: tiếp nhận văn bản, quản lý văn – đến, kiểm tra thông tin văn quy định trước ban hành, lưu trữ văn bản… + thực nghiệp vụ văn thư – LT : soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản ý dấu… - văn phòng nơi đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý - VP nơi đảm bảo công tác hậu cần cho tổ chức: trang thiết bị phòng làm việc, phương tiện lại, thiết bị VP, dụng cụ văn phịng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đề cương QTVP Một số văn phòng thêm chức năng: + CN quản lý tổ chức + CN quản lý nguồn nhân - tên gọi văn phòng thực tế cơng việc: phịng hành tổng hợp; phịng hành nhân sự… Câu 2: Phân tích chức VP Trả lời: Văn phòng phận cấu thành giúp việc quan thực công tác văn thư - lưu trữ, đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, công tác hậu cần quan chức tham mưu – tổng hợp: Văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu, vừa nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp ý kiến từ phận khác cung cấp cho nhà quản lý + tham mưu hoạt động hổ trợ nhằm giúp tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao + tổng hợp hđ tổng hợp thơng tin bên bên ngồi sau phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc, trình tự định • Tham mưu tổng hợp có mối quan hệ mật thiết gắn bó hổ trợ nhằm mang lại hiệu cao cho cv - đối tượng: lãnh đạo quan, tổ chức - Nội dung mà vp tham mưu là: Tư vấn, góp ý cho lãnh đạo quan hoạt động lớn nhỏ quan Hoạch định, tổ chức, quản lý nguồn nhân sự, quy trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, kiểm tra giám sát… Đề cương QTVP Thống kê tổng hợp toàn hđ CQ để báo cáo lên cấp - Đối tượng mà vp tổng hợp: hoạt động cơng việc phịng ban nhân viên cấp - Nội dung mà vp tổng hợp là: Thống kê, phân tích, xử lý thơng tin hđ cq Đánh giá, nhận định tình hình thực đưa phương hướng cho tương lai Ngiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm thực nhiệm vụ hiệu cv • Để thực chức tham mưu – tổng hợp vp phải thực nhóm nhiệm vụ sau: + nhóm Nvu thục c/n tham mưu, tổng hợp + nhóm Nvu thực c/n hậu cần Ngồi Nvu tùy theo CC, TC cịn có thêm nvu sau: + nhóm Nvu thục c/n TC cán + nhóm Nvu thục c/n tài + Nhóm Nvu thực c/n giao dịch Chức hậu cần Hậu cần việc đảm bảo điều kiện sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, môi trường yếu tố phục vụ tốt cho hđ cq, tc nd c/n hậu cần + thực đảm bảo thủ tục pháp lý + đảm bảo sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật + đảm bảo công tác an ninh trật tự, điều kiện vệ sinh mt, cảnh quan + chuẩn bị khánh tiết, kỹ thuật cv + tổ chức cơng tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, nhân viên + quản lý phòng chống cháy nổ, hệ thống điện cq Đề cương QTVP Câu 3: trình bày nhiệm vụ VP Nhiệm vụ quan trọng nhất, sao? Trả lời: Văn phòng phận cấu thành giúp việc quan thực công tác văn thư - lưu trữ, đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, công tác hậu cần quan Các nhóm nhiệm vụ: • Nhóm Nvu thục c/n tham mưu- tổng hợp Xd nội quy, quy chế CQ, vp Xây dựng chương trình, kế hoạch Tổ chức xd máy Tổ chức thông tin liên lạc, tiếp dân, tiếp khách Tc công tác văn thư- lưu trữ Tc chuyến công tác Tổ chức đánh giá kết hđ thi đua khen thưởng Thẩm định hình thức, nội dung vb vp soạn thảo • Nhóm Nvu thục c/n hậu cần, y tế, bảo vệ Quản lý sở vật chất, CSHT, trang thiết bị quan, thực cv mua sắm, sửa chửa, bảo dưởng TTB CQ Chuẩn bị khánh tiết, trang thiết bị phục vụ hội họp, hội ngị… Đảm bảo cơng tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho CB, NV Đảm bảo cơng tác an tồn vệ sinh, an ninh xã hội, mơi trường làm việc lành mạnh • Ngồi nhiệm vụ tùy theo CC, TC hđ vp mà vp thêm số nhóm nvu sau: Đề cương QTVP + nhóm Nvu thục c/n tổ chức cán + nhóm Nvu thục c/n tài VP doanh nghiệp + nhóm Nvu thục c/n giao dịch Nhóm nhiệm vụ quan trọng nhất: nhóm nvu thực chức tham mưu – tổng hợp + nhóm nhiệm vụ tham mưu – tổng hợp bao gồm công việc thiết yếu: cơng tác văn thư LT; xd chương trình – kế hoạch; xd quy chế, nội quy, quy định… mang lại vai trò, chức quan trọng cho hđ vp Câu 4: Trình bày cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động vp Văn phòng phận cấu thành giúp việc quan thực công tác văn thư - lưu trữ, đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, công tác hậu cần quan - Cơ cấu tổ chức văn phòng: + văn phịng quan có quy mơ lớn (bộ, quan ngang bộ, tập đoàn) Lãnh đạo vp (chánh, phó chánh ) p văn thư – LT p tổng hợp – thư ký p kế tốn trình bày c/n, nhiệm vụ p quản trị p bảo vệ phận lái xe + văn phòng quan có quy mơ vừa nhỏ Đề cương QTVP Trưởng phịng -> phó phịng -> nhân viên Ngun tắc hoạt động văn phòng -> Nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo ( quản lý theo thứ bậc HC) Trình bày mối quan hệ lãnh đạo vp trưởng phận với nhân viên -> Nguyên tắc phối hợp hoạt động vp Trình bày mối quan hệ phận văn thư với lưu trữ Câu 5: phân tích khái niệm vai trị nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị vp người đứng đầu vp quan, có quyền điều khiển hoạt động vp, kiểm tra – giám sát chịu trách nhiệm trước quan hoạt động quản trị vp Phân tích: - Nhà QTVP người đứng đầu vp quan or tổ chức - Nhà QTVP người có quyền điều khiển hoạt động vp - Nhà QTVP có quyền kiểm tra – giám sát chịu trách nhiệm trước CQ hoạt động vp Vai trò: - vai trò lãnh đạo: nhà QTVP người lãnh đạo hoạt động vp cho đắn quy định CQ, TC pháp luật Nhà QTVP lãnh đạo (ai)?: nhân viên cấp thuộc phận văn phòng cq Nhà QTVP lãnh đạo ntn?: Đánh giá, nhận định tình hình thực đưa phương hướng cho tương lai Lãnh đạo theo nguyên tắc thủ trưởng, đắn, sáng tạo khoa học cv - Vai trị truyền thơng: thể mối quan hệ lãnh đạo vp với lãnh đạo quan đơn vị chuyên môn Đề cương QTVP - Vai trò đại diện liên kết: lãnh đạo vp đại diện cho quan tiến hành hđ giao tiếp, giao dịch với cq, tc có liên quan Câu 6: kỹ nhà QTVP kỹ quan trọng nhất? sao? Nhà quản trị vp người đứng đầu vp quan, có quyền điều khiển hoạt động vp, kiểm tra – giám sát chịu trách nhiệm trước quan hoạt động quản trị vp Kỹ nhà QTVP bao gồm: + k/n hoạch định + k/n quản lý nguồn nhân + k/n kiểm tra – giám sát + k/n tư + k/n tổ chức Kỹ quan trọng là: Nhà QTVP nhà quản trị cấp trung gian cấp quản trị Chức quan trọng cấp quản trị: + cấp cao: hoạch định + cấp trung gian: tổ chức + cấp sở: kiểm tra – giám sát Vì Kỹ quan trọng nhà QTVP là: k/n tổ chức ( tổ chức công việc) Câu 7: để trở thành nhà QTVP anh chị cần tiêu chuẩn gì? Tại sao? Đề cương QTVP Nhà quản trị vp người đứng đầu vp quan, có quyền điều khiển hoạt động vp, kiểm tra – giám sát chịu trách nhiệm trước quan hoạt động quản trị vp Các tiêu chuẩn cần thiết: - tiêu chuẩn trình độ chun mơn: +tiêu chuẩn trình độ chun mơn yếu tố thiết yếu nhà QT để thực hoạch định, tổ chức, điều hành, ktra- giám sát + trình độ chun mơn liên quan đến ngành ngề, lĩnh vực hoạt động + chủ động, sáng tạo cv + có phương pháp làm việc hiệu - Tiêu chuẩn kỹ năng, nghiệp vụ hành chính: + công tác văn thư – lưu trữ + tổ chức hội họp, chuyến công tác… - tiêu chuẩn kỹ mềm: + chánh vp phải có kỹ thuyết trình, k/n nói, k/n đơn đốc, phối hợp - Tiêu chuẩn phẩm chất, đạo đức, lối sống: + có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, hịa đồng, nhiệt tình giúp đỡ + có tinh thần cầu tiến, chịu khó học hỏi (sau tiêu chuẩn phải giải thích sao?) Câu 8: phân tích nội dung hoạch định QTVP? Lấy vd? Hoạch định trình xác định mục tiêu, lựa chọn giải pháp, hình thành kế hoạch chương trình hành động để thực có hiệu mục tiêu Hoạch định QTVP trình xđ mục tiêu phù hợp văn phòng đưa giải pháp hữu hiệu nhằm đath mục tiêu Đề cương QTVP Ý nghĩa HĐ QTVP: + có định hướng đắn việc triển khai thực thi nvu vp + giảm tối đa trùng lặp công việc đơn vị, phận nhà quản trị + chủ động đối phó với tình rủi ro xảy ra, tang cường độ linh hoạt máy + sở tiến hành kiểm tra nhân viên + tiết kiệm chi phí thời gian + Hoạch định chức nhà quản trị Hoạch định thiết lập sở định hướng cho việc thực thi chức tổ chức, lãnh đạo kiểm tra + Giúp cho nhà quản trị chủ động đối phó với khơng ổn định tương lai liên quan đến nội cầng ngồi mơi trường, tối thiểu hóa bất trắc tương lai, tập trung hoạt động để hướng mục tiêu, giảm thiểu chi phí để gia tăng hiệu Nội dung hoạch định: + xd chương trình cơng tác thường kỳ quan Mục tiêu: Giải pháp: + xd chương trình cơng tác thường kỳ vp Mục tiêu: Giải pháp: + hoạch định quy chế, nội quy cq Mục tiêu: Giải pháp: + HĐ hội họp, hội thảo, lễ hội CQ lãnh đạo CQ Mục tiêu: Đề cương QTVP Giải pháp: + HĐ chuyến công tác cho lãnh đạo Mục tiêu: Giải pháp: + HĐ tài chính, kinh phí cho hđ CQ Mục tiêu: Giải pháp: Câu 9: phân tích nội dung tổ chức quản trị vp? Lấy VD? Tổ chức trình nghiên cứu, thiết lập cấu hợp lý, mối quan hệ thành viên tổ chức, thơng qua cho phép thục mục tiêu tc Chức tổ chức máy VP: Tô chức máy vp dựa chức năng, nhiệm vụ xác định máy quản lý CQ, TC để xếp lực lượng, bố trí cấu, xây dựng mơ hình cho hệ thống VP hoạt động chỉnh thể có hiệu lực - Mục đích, Ý nghĩa tổ chức máy vp: (1) Xây dựng máy vp làm việc gọn nhẹ có hiệu lực (2) Xây dựng nếp văn hóa vp CQ, TC lành mạnh (3) Tổ chức công việc khoa học (4) Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu VP CQ, tC (5) Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn có (6) Tạo lực cho tổ chức thích ứng với hồn cảnh thuận lợi khó khăn bên bên đơn vị - Nguyên tắc tổ chức máy vp: Đề cương QTVP + Nguyên tắc chun mơn hố cân đối: Ngun tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ hệ thống theo u cầu nhóm chun mơn ngành với đội ngũ nhân lực đào tạo tương ứng có đủ quyền hạn để thực nguyên tắc + Nguyên tắc linh hoạt thích ứng với môi trường: Nguyên tắc đảm bảo việc cải tiến máy quản lý phải đảm bảo cho phòng ban, phận mức độ tự sáng tạo tương ứng để cấp quản lý thấp phát triển tài + Nguyên tắc hiệu lực hiệu quả: Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy VP phải mang lại hiệu cao chi phí bỏ đảm bảo hiệu lực hoạt động đơn vị tác động điều khiển lãnh đạo - Quy trình tổ chức máy VP (1) Xác định mục tiêu tổ chức (2) XĐ rỏ chức năng, nhiệm vụ tc (3) XĐ lĩnh vực trọng tâm mà tổ chức phải thực (4) Xây dựng cấu trúc tc (5) dự báo phát triển tc (6) Thiết kế hệ điều khiển (7) đặt tổ chức vào hệ thống (8) xđ quan hệ thành phần cấu trúc tổ chức Tổ chức công việc văn phịng Theo nghĩa rộng: Tổ chức cơng việc vp q trình xác định cơng việc cần phải làm phân cơng cho phịng ban, cá nhân đảm nhận cơng việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội VP Theo nghĩa hẹp: tổ chức công việc việc xếp cơng việc giao - Mục đích, ý nghĩa: Đề cương QTVP + giúp máy vp tổ chức gọn nhẹ, họp lý khoa học + xác định chức năng, nhiệm vụ phòng ban phân công công việc rỏ rang, người việc + tránh chồng chéo or bỏ sót cơng việc + phát huy khả nhân viên sức mạnh chung vp - Nội dung công việc vp mà nhà qtri tổ chức: + thiết lập đơn vị, phịng ban làm cơng tác vp + xđ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động đơn vị, phòng ban làm công tác vp + xác định nhân lực làm công tác vp + phân bổ lao động tổ chức vp Câu 10: phân tích nội dung quản trị nguồn nhân quản trị vp? Lấy vd? Quản trị nhân hiểu trình tổ chức sử dụng nguồn lao động CQ, TC nói chung văn phịng nói riêng cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu nguồn lực nhân thơng qua phân tích cơng việc, tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân đánh giá kết cơng việc Quản trị nhân văn phịng việc tuyển mộ, tuyển chọn, trì, phát triển, sử dụng cung cấp nguồn nhân tốt phù hợp với công việc vp - Ý nghĩa: + sử dụng hiệu nguồn nhân lực nhằm tăng xuất lao động hiệu công việc + phát huy tối đa tiềm lực nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên phát triển cho cv Đề cương QTVP - NỘi dung quản trị nguồn nhân văn phòng: + HĐ nguồn nhân sự: tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân vp điều kiện thay đổi sau triển khai sách biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu + Tuyển dụng nhân sự: trình lựa chọn chấp nhận số người tự nguyện gia nhập vào quan, đơn vị sau xác nhận người có đủ điều kiện, tiêu chuẩn đáp ứng nhu cầu thực tế vị trí việc làm cần bổ sung lao động + Đào tạo, bố trí nhân sự: sau tuyển dụng nhân viên đào tạo phù hợp với khả bố trí hợp lý vào phận( thử việc) + Kiểm tra- đánh giá nhân sự: sau bố trí nhân đảm nhận cv( thử việc) cần phải kiểm tra đánh giá lại tổng quát lần để tuyển dụng nhân thức + Đãi ngộ nguồn nhân sự: q trình hđ CQ, đơn vị cần có chế độ đãi ngộ phù hợp với khả cá nhân Đảm bảo hưởng đầy đủ trợ cấp xã hội, bảo hiểm, khen thưởng… + Phát triển nguồn nhân sự: tổ chức thêm lớp học nhằm nâng cao trình độ chun mơn, cử số nhân viên có khả làm việc tốt học nhằm tiếp thu phương pháp làm việc khoa học Câu 11: phân tích nội dung kiểm tra giám sát QTVP Kiểm tra – giám sát hđ có nội dung so sánh, đối chiếu thực trạng văn phòng với kiểm tra nhằm xác định kết khắc phục sai lệch so với mục tiêu đề Ý nghĩa ktra – giám sát: + Đánh giá thực trạng văn phòng + Phát huy ưu điểm khắc phục kịp thời sai lệch + Tạo khuôn ép làm việc cho nhân viên tránh tình trạng lơ lài, bỏ qua cv Đề cương QTVP + Đưa phương pháp làm việc khoa học, hiệu Nội dung ktra- giám sát: + kiểm tra máy văn phòng: hđ kiểm tra lại toàn phận, nhân viên phụ trách mảng công việc khác VP nhằm thấy rỏ chất lượng công việc thực đưa biện pháp cụ thể cho phịng ban + Kiểm tra cơng việc văn phịng: ktra tổ chức xd chương trình kế hoạch, tổ chức hội họp, tổ chức nhân sự… + Kiểm tra cơng tác hành chính, tài chính, CSVC CQ: kiểm tra hđ sử dụng tài vp việc sử dụng CSVC có đảm bảo phù hợp Phương pháp tổ chức- kiểm tra: Chuẩn bị Tiến hành ktra Công việc sau kiểm tra Câu 12: quan tổ chức phải đại hóa vp? Anh chị có nhận xét xu đại hóa vp cq hành nhà nước việt nam Văn phòng phận cấu thành giúp việc cho quan, tổ chức thực công tác văn thư – lưu trữ, đảm bảo đầy đủ thông tin phục vụ cho hđ quản lý đảm bảo công tác hậu cần cho CQ, TC Văn phịng đại Giải thích phải đại hóa vp: + phát triển khoa học công nghệ + Do hội nhập quốc tế + Do phát triển công nghệ thông tin + xu thời đại Đề cương QTVP Câu 13: nội dung QTVP nội dung quan trọng nhà QTVP? Tại sao? Quản trị văn phịng q trình tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể đến đối tượng văn phòng nhằm đạt mục tiêu định Các nội dung QTVP: + hoạch định + tổ chức công việc vp + lãnh đạo nguồn nhân + kiểm tra – giám sát Nội dung quan trọng nhất: “tổ chức công việc văn phịng” Giải thích: Tổ chức cơng việc vp q trình xác định cơng việc cần phải làm phân cơng cho phịng ban, cá nhân đảm nhận cơng việc đó, tạo mối quan hệ ngang dọc nội VP Tổ chức công việc gồm: + thiết lập đơn vị, phòng ban làm công tác vp + xđ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động đơn vị, phịng ban làm cơng tác vp + xác định nhân lực làm công tác vp + phân bổ lao động tổ chức vp Trong hệ thống quan bao gồm cấp quản trị tương ứng với nội dung quan trọng + nhà qtri cấp cao -> hoạch định + Nhà qtri cấp trung gian -> tổ chức công việc + nhà qtri cấp sở -> kiểm tra giám sát Đề cương QTVP Nhà quản trị văn phòng nhà quản trị cấp trung gian, nội dung quan trọng nhà quản trị văn phòng tổ chức công việc vp