ĐỀ CƯƠNG MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Câu hỏi 1.1: Trình bày khái niệm văn phòng? Khái niệm quản trị hành chánh văn phòng? Câu hỏi 1.2: Trình bày xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay? Câu hỏi 1.3: Khái niệm quản trị thời gian? Nêu các nguyên nhân làm mất thời gian? Câu hỏi 1.4: Hãy cho biết khái niệm lễ tân và vai trò của công tác lễ tân ? Lấy ví du ̣ minh hoạ ? Câu hỏi 1.5: Trình bày khái niệm và cách phân loaị văn bản ? Câu hỏi 1.6: Khái niệm báo cáo và trình bày phương pháp viết báo cáo? Câu hỏi 1.7: Khái niệm công văn và trình bày phương pháp soaṇ thảo công văn ? Câu hỏi 1.8: Hãy trình bày khái niệm hợp đồng kinh tế ? Khi soaṇ thảo hơp̣ đồng kinh tế cần phải lưu ý gì?

                  phòng?     1.4:  ?        ? 1.5:      ? 1.6:             ? 1.7:              ? 1.8:  ?              ?   2.1: ?       ? 2.2 : ? 2.3 :     rên?   ?          ?            ? 2.6:    2.7:  ? 2.8:            ?        ?            ?   a) ,   ? b)  p?  a)          ? b)        ? Câu   ? b)  ?      a)   ?                    ? b)         ? 3.5: : a)   ? b)                        ? 3.6:                 ?       ? 3.7:  ?       ?   a)             ? b)   a)  ? b)   a) ? b) ?       ?  a)  ? b)                a)  ?   b)  ?      ?  a)  ?  l b)  ?  a)           ?       ? b)  i   ? Câu 1.1: T a)  :  - Nghĩa rộng ban lãnh    - Nghĩa hẹp:       Hà N  b) :     Câu 1.2:     -      -          hóa)   Câu 1.3:  a)    b) C  + Các cuc gn thoi c tài liu chm + Các cuc vip khách. + Các câu hi ca nhân viên c và tr l + Bàn giy ngn ngang, ba bn. + Các cuc hp kéo dai + Khung cc gây sao nhãng.          Câu 1.4:    ?          ? a) :            b)   +         Câu 1.5: Trì    ?  - Theo nghĩa rộng: n là m ghi tin và truyt các thông tin t ch th n ch th khác bng 1 ký hiu hoc ngôn ng nhnh. - Theo nghĩa hẹp: n là các tài liu, giy t  dng trong hong ca các , các t chc xã hi ph bin) - Tóm ln ghi tin và truyt thông tin bng mt ngôn ng ( hay kí hiu) nhnh. Ví d: Giáo trình qun tr ng), thông báo thu hp) b) Cách phân loi n:  Phân loi theo tính pháp lý: +n pháp quy +n hành chính -Phân lon theo ngun gc phát sinh: +n công +  Phân lon theo mn: + ban hành các ch ng và nhà nc. + báo cáo , gii trình công vip trên trc tip + i công vic n th kim kê tài sn, quyt toán kinh phí +n h giao kt gia 2 hoc nhi +n qun lý +n pháp lut (n quy phm pháp lut, n áp dng quy phm pháp lut) +ng Ví d: Phân loi theo tính pháp lý - n pháp quy: Lut kinh doanh, Lut Vin thông - n hành chính: thông báo k hoch thi hc k  Câu 1.6:               ? a)       b)     + Phần mở bài:   + Phần nội dung   + Phần kết luận:   Câu 1.7:             ? a)     -  -  b)   Phần 1:   Phần 2:    + C + C + C  + C  Phần 3: K  l Câu 1.8:  ?                    ? a)  H l    mình b)  * Đặc điểm của hợp đồng kinh tế:   * Ngôn ngữ của hợp đồng kinh tế:             * Nô ̣ i dung của hợp đồng kinh tế:  Câu 2.1: ?         ? a)                   :  ch công                          n lí các   t     Câu 2.2 : phòng? -    quý, th -   phòng. -    -  -   c -   -   - B   -   quan. -                      [...]... vệ trật tự trị an, môi trường, cảnh quan cơ quan * Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là phó phòng b) Yêu cầu của bố trí văn phòng: + Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm, sử dụng cơ động diện tích văn phòng + Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng + Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm... công tác văn phòng Bố trí văn phòng theo hướng: + Văn phòng bố trí theo hướng phân tán Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ Cách bố trí này khá phổ biến vì chủ động, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian Nhưng nhược điểm là chi phí văn phòng lớn + Văn phòng bố trí theo hướng tập trung: các hoạt động hồ sơ, văn thư đều phải...Câu 2.3 : Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn, theo chức năng là gì? Hãy trình bày ưu nhược điểm của mỗi hình thức trên? Đây là các cách bố trí văn phòng theo hướng tập trung:  Văn phòng tập trung theo địa bàn: các hoạt động hồ sơ, văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản lý của nhà quản trị hành chính Nhà quản trị hành chính Mọi công... tính chất công việc, đánh số theo hình thức văn bản - Ký hiệu của văn bản: được trình bày liền với số của văn bản, bao gồm chữ vieetx tắt của mỗi loại văn bản và tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản 5) Tên loại văn bản: trừ công văn còn tất cả các văn bản quản lý đều có tên loại, không dùng tên loại văn bản mà pháp luật không quy định Ví dụ: - Văn bản pháp luật: CHÍNH PHỦ CỘNG HÒA XÃ HỘI... được nhiều chuyên viên vào các công tác quản lý Các chuyên viên này sẽ tham mưu ( cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn + Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp Câu 2.4: Sự cần thiết phải quản trị thời gian ? Cho biế t các nguyên... việc + Văn phòng tập trung theo chức năng: các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính + Ưu điểm: thu hút được nhiều chuyên viên vào các công tác quản lý Các chuyên viên này sẽ tham mưu ( cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành chính văn phòng. .. trí văn phòng  Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận + Văn phòng bố trí kín (văn phòng chia nhỏ) Tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách, có cửa ra vào Ưu điểm: Độc lập, tránh ồn ào, đáp ứng yêu cầu bí mật thông tin Nhược điểm: Tốn diện tích, thiếu năng động, chi phí lớn, tốn thời gian duy chuyển giữa các phòng, khó kiểm soát hoạt động của nhân viên + Văn phòng. .. viết, đưa sự kiện, số liệu… - Bước 2 : Soạn đề cương và viết bản thảo văn bản + Xây dựng dàn bài của văn bản: cách trình bày phải phù hợp với tên văn bản, có thể trình bày theo chương, mục dưới dạng văn xuôi, hoặc trình bày dưới dạng điều khoản + Soạn đề cương văn bản: ghi tóm tắt toàn bộ những ý tưởng, mệnh lệnh định viết nhằm phục vụ chủ đề văn bản rồi sắp xếp vào các phần, mục, điều đã... đặc biệt đối với các văn bản quản lý nhà nước thì nội dung càng quan trọng) Khi soạn thảo văn bản phải đặc biệt chú ý các quy định về nội dung văn bản: 1) Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp, văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan cấp trên, văn bản quy phạm pháp luật trái với hiến pháp và trái với văn bản luật phải được... để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch 4) Văn bản phải được đảm bảo tính khả thi: nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với một nội dung và vấn đề mà lĩnh vực văn bản đó điều chỉnh 5) Văn bản phải được trình bày bằng phong các ngôn ngữ hành chính công vụ: đây là phong cách dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước b) Quy đinh về thể thƣc văn bản : là bố cục các .                 phòng?  .   Câu 2.2 :  phòng? -    quý,.   phòng. -   