- Ví dụ văn bản hành chính: Thông báo kế hoạch thi học kỳ II, năm học 2011-2012 học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
Câu 4.2:
a. Yêu cầu khi soạn thảo văn bản pháp quy:
- Văn bản pháp quy phải bảo đảm tính mục đích:
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải xác định được văn bản này giải quyết vấn đề gì? Mức độ thực hiện đến đâu?...
- Văn bản pháp quy phải bảo đảm tính khoa học.
+ Về nội dung: phải đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết; sự kiện và số liệu chính xác, nội dung rõ ràng…
+ Về hình thức: lựa chọn cách trình bày thích hợp, bảo đảm bố cục logic…
- Văn bản pháp quy phải đảm bảo tính quy phạm
Mỗi nội dung cụ thể phải phải nêu rõ:
+ Điều kiện, hoàn cảnh và chủ thể mà Nhà nước cần tác động + Quy định
+ Chế tài
- Văn bản pháp quy phải có tính đại chúng:
Do đối tượng thi hành văn bản pháp quy là quảng đại quần chúng với trình độ học vấn khác nhau
- Văn bản phải có tính khả thi
Phải có khả năng thực hiện trên thực tế
- Văn bản phải có đảm bảo các yêu cầu
b. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
- Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa thông thường xuất
phát từ ý tưởng lãnh đạo chỉ đạo của cơ quan, từ các vấn đề thể hiện trong chương trính công tác cơ quan
- Bước 2: Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo
văn bản phù hợp.
- Bước 3: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp các phòng ban, hoặc văn phòng duyệt văn bản
trước khi trình lên lánh đạo cơ quan ký
- Bước 5: Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “ nơi nhận “ và làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu trữ văn bản theo đúng quy định hiện hành
Mô ̣t số lƣu ý khi soa ̣n thảo văn bản
- Phải lưu ý về thể thứ c của văn bản (bố cục các phần, các ý, câu liên kết theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên văn bản là một chỉnh thể thống nhất). Thể thức văn bản quản lý nhà nước bao gồm: Quốc hiệu, địa danh, ngày tháng, tên cơ quan ban hành văn bản, số và ký hiện văn bản, tên loại văn bản, trích yếu văn bản, các căn cứ ban hành, nội dung của văn bản, điều khoản thi hành, thẩm quyền ký, con dấu, nơi nhận, dấu chỉ mức độ khẩn, tên viết tắt…
- Lưu ý về tính chất của văn bản : Cần lưu ý về tính chất văn bản để soạn thảo cho hợp lý về nội dung, thể thức…
- Lưu ý về ngôn ngữ của văn bản : Thông thường, ngôn ngữ dùng trong văn bản phải là ngôn ngữ phổ thông, đại chúng để mọi người đều hiểu như nhau, không gây nên sự nhầm lẫn; không dùng các từ địa phương; tiếng lóng, từ tục tĩu, tử cổ, từ chuyên môn, không dùng dấu chấm lửng, chấm than; phải đảm bảo sự trong sáng của tiếng Việt…
- Lưu ý khi soa ̣n thảo với từng loa ̣i văn bản của nhóm văn bản này:
1. Văn bản báo cáo: phải đảm bảo các trung thực chính xác; kịp thời; cụ thể có trọng
tâm trọng điểm.
Nội dung phải xác định đc mục đích, yêu cầu: thường kì hay bất thường; sơ kết, tổng kết hay chuyên đề để có cách viết cho phù hợp. Ngoài các phần như tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo…phần nội dung bản báo cáo phải đủ 3 phần mở đầu nội dung và kết luận
2. Công văn
+ Mỗi công văn chỉ chứa đựng 1 chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự việc + Ngắn gọn súc tích, rõ rang ý tưởng sát với chủ đề
+ Ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, thuyết phục 3. Tờ trình:
+ phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu cần thiết của vấn đè trình duyệt
+nếu các vấn đề xin phê chuẩn 1 cách rõ rang cụ thể +các kiến nghị phải hợp lí
+phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án nhằm phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn của đơn vị
4. Thông báo
ngắn gọn, súc tích, nêu rõ nội dung muốn thông báo, tránh hiểu nhầm nội dung được thông báo. Từ ngữ phổ thông, ko dùng những từ ngữ địa phương, tiếng lóng, từ ngữ thô tục
Nội dung phải chính xác , đầy đủ những vấn đề cần thông báo
5. Biên bản:
Biên bán ko có hiệu lưc pháp lý mà chỉ là minh chứng các sự kiện đã và đang xảy ra. Vì vậy nội dung của văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
+ Số liệu, sự kiện phải chính xác , cụ thể
+ Mô tả các sự việc, hiện tượng kịp thời với đầy đủ các tình tiết, ko bình luận them bớt, suy diễn chủ quan
+ Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm
+ Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ chính xác cao, do đó đòi hỏi trách nhiệm cao của người lập biên bản và người chứng thực biên bản. Muốn vậy, biên bản khi viết xong phải đọc lại cho mọi người nghe, sửa chữa cho đúng và cùng tự giacs ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm
6. Đề án: khi soạn thảo đề án phải đảm bảo:
+ phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình đơn vị
+ lập luận chặt chẽ, dẫn chứng chính xác, có sức thuyết phục. Nôi dung công việc phải cụ thể, nêu rõ khó khăn thuận lợi có thể xảy ra khi thực hiện
+ biện pháp phải cụ thể, dự kiến rõ thời gian
1 đề án thường bao gồm 3 phần: mở đầu, nội dung và kết luận
Ví dụ:
- Văn bản pháp quy: Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 có
hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2006
- Văn bản hành chính: Thông báo kế hoạch thi học kỳ II, năm học 2011-2012 học
viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
Câu 4.3:
Tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, có nhiều định nghĩa khác nhau về văn bản: