đàn Giao thông thông minh thế giới lần thứ 17 tại Busan, Hàn Quốc) Căn cứ vào cáckhâu của quá trình quản lý
- Hội nghị bàn bạc ra quyết định:
+ Hội nghị phổ biến triển khai (VD: Hội nghị triển khai, phổ biến Luật xử lý vi
phạm hành chính huyện Tiên Lãng, Hải Phòng)
+ Hội nghị kiểm tra đôn đốc (VD: Hội nghị tập huấn về nghiệp vụ kiểm tra, xử
lý văn bản quy phạm pháp luật tại Quảng Bình )
- Hội nghị sơ kết,tổng kết (VD: Hội nghị tổng kết Tháng thanh niên năm 2013, sơ kết công tác Đoàn – Hội, phong trào Thanh thiếu nhi quý I/2013 và triển khai công tác quý II/2013 của Thành Đoàn Bạc Liêu)
Căn cứ vào hình thức tổ chức
- Hội nghị không chính thức (VD: Hội nghị không chính thức Tư lệnh Quốc phòng ASEAN)
- Hội nghị chính thức (VD: Hội nghị thượng đỉnh ASEAN)
b) Trình bày các bƣớc công việc hoạch định các cuộc họp trang trọng theo nghi thƣ́c? thƣ́c?
Các cuộc họp trang trọng, theo nghi thức là:
- Các cuộc họp lớn
- Các cuộc họp có tính cách quan trọng và các thành viên có các ý kiến khác nhau
- Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả các thành viên để phải bị ràng buộc tuân theo.
Hoạch định và tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đoạn:
1. Giai đoạn chuẩn bị
- Xác định nội dung và mục tiêu cần giải quyết: Những vấn đề chính có thể bao gồm những nội dung gì? Mục tiêu, phương án giải quyết đề ra như thế nào?
- Xác định thành phần tham gia: Các thành phần tham gia kể cả chủ tịch đoàn và thư kí đoàn.
- Xác định ngày, tháng và thời điểm tiến hành cuộc họp.
- Xác định lượng khách mời tham dự: thông qua phản hồi khả năng tham gia từ phía khách mời.
- Chuẩn bị chương trình nghị sự: Chương trình nghị sự là 1 bảng danh sách các đề mục nghị sự theo thứ tự. Với mỗi cuộc họp lại có một thứ tự các mục nghị sự khác nhau, thư kí phải thảo luận với cấp quản lí để duyệt bản thảo cuối cùng trước khi in ra gửi đến các thành phần tham dự cuộc họp.
- Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu cần thiết trong buổi họp và các tài liệu gửi đến khách mời để khách mời nghiên cứu và chuẩn bị đưa ra các ý kiến, câu hỏi…
- Chuẩn bị các phương tiện nghe nhìn: Máy chiếu, máy video, bảng viết, các sơ đồ…. - Chuẩn bị kinh phí, các điều kiện vật chất khác như: quà tặng, tiệc chiêu đãi…
- Đón và bố trí khách
2. Giai đoạn tiến hành
- Đón tiếp đại biểu: Đảm bảo các nguyên tắc xã giao. - Phân phát văn kiện, tài liệu.
- Quyết định của chỉ tích đoàn và thư kí đoàn. - Khai mạc cuộc họp:
+ Tiến hành các nghi thức nhà nước (nếu cần) + Giới thiệu chủ đề cuộc họp
+ Giới thiệu thành phần tham gia và đại biểu + Diễn văn ngắn của chủ tọa.
- Tiến hành hội nghị: theo chương trình nghị sự.
3. Giai đoạn kết thúc hội nghị
- Kết luận:
+ Thông qua các nghị quyết + Diễn văn tổng kết của chủ tọa Kết luận vấn đề
Kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết
+ Bế mạc: thực hiện các nghi thức nhà nước (nếu cần) - Sau cuộc họp:
+ Hoàn thiện các văn bản.
+ Thanh quyết toán các chi phí + Tổ chức thực hiện các nghị quyết + Rút kinh nghiệm hội nghị:
Thành tựu đạt được Tồn đọng và nguyên nhân Những bài học cho tương lai