- Bố trí chỗ ngồi tại bữa tiệc: ngoài những quy định còn phải chú ý1 số điểm cụ
c) Các phƣơng pháp bố trí văn phòng
Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận
+ Văn phòng bố trí kín (văn phòng chia nhỏ)
Tách bạch từng phòng, bộ phận với tường xây ngăn cách, có cửa ra vào.
Ưu điểm: Độc lập, tránh ồn ào, đáp ứng yêu cầu bí mật thông tin
Nhược điểm: Tốn diện tích, thiếu năng động, chi phí lớn, tốn thời gian duy chuyển
giữa các phòng, khó kiểm soát hoạt động của nhân viên
+ Văn phòng mở
Toàn văn phòng là một không gian rộng được ngăn thành từng ô bằng vật liệu thích hợp.
Ưu điểm: tiết kiệm diện tích, dễ bố trí lại khi cần, giảm phí tổn, giảm được thời gian di
chuyển, nâng cao hiệu quả công việc, nhân việc gần gũi nhau hơn, người giám sát dễ dàng quản lý.
Nhược điểm là gây ồn ào, giảm sự tập trung, khó đảm bảo thông tin khi cần thiết
* Có thể bố trí hỗn hợp cả hai kiểu trên để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm của từng kiểu.
Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng
Bố trí văn phòng theo hướng:
+ Văn phòng bố trí theo hướng phân tán
Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ. Cách bố trí này khá phổ biến vì chủ động, bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian. Nhưng nhược điểm là chi phí văn phòng lớn.
+ Văn phòng bố trí theo hướng tập trung: các hoạt động hồ sơ, văn thư đều
phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản lý của nhà quản trị hành chính.
Nhà quản trị hành chính
+ Ưu điểm: Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự, dễ kiểm tra, dễ trung trang thiết bị và đơn giản thủ tục.
+ Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc. Trì trệ do chuyển giao công việc.
+ Văn phòng tập trung theo chức năng: các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa
điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính.
+ Ưu điểm: thu hút được nhiều chuyên viên vào các công tác quản lý. Các chuyên viên này sẽ tham mưu ( cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn.
+ Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn.
Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.
Câu 3.5: Hãy cho biết trong quá trình tổ chức hội nghị:
a) Tầm quan tro ̣ng của các bài phát biểu sẽ đƣơ ̣c các diễn giả trình bày:
Trong các hoạt động chính thức, phát biểu có vị trí quan trọng mang tính chất trọng thể thu hút sự chú ý của các đại biểu. Ngay trong bữa tiệc chiêu đãi, khách biết rằng họ được mời dự ít nhiều có đóng góp vào sự phát triển quan hệ giữa hai bên và họ có thể đánh giá chất lượng của mối quan hệ này qua lời phát biểu của vị chủ trì buổi tiệc. Căn cứ vào lời phát biểu đó họ sẽ phản ứng cùng các khách mời khác, hiểu được
quan hệ của người khác và điều chỉnh chính sách của cơ quan hay doanh nghiệp mà họ đại diện.