- Văn bản pháp luật là hình thức thể hiện những quyết định do các cơ quan nhà nước
1. Trình tự công việc thƣ ̣c hiê ̣n tổ chức giải quyết văn bản đến
Bước 1. Kiểm tra và phân loại
- Kiểm tra VB nếu không thuộc doanh nghiệp mình thì phải gửi trả lại nơi gửi.
- Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản với sự chứng kiện của người đưa công văn.
- Phân loại sơ bộ văn bản:
+ Loại phải vào sổ đăng ký: là những công văn, giấy tờ gửi cơ quan, thủ trưởng. + Loại không phải vào sổ đăng ký: thư riêng, sách báo, bản tin.
+ Loại bóc bì: các VB ngoài bì đề tên cơ quan chức danh thủ trưởng cơ quan, ko có dấu mật
+ Loại không được bóc bì:gồm những công văn gửi Đảng ủy,các đoàn thể và công văn ngoài bì ghi rõ tên người nhận.
- Văn bản có dấu “ hỏa tốc”, “ thượng khẩn”. “ khẩn” cần bóc bì trước.
- Phòng hành chính không mở những tài liệu ghi rõ tên người nhận, chỉ vào sổ theo bì và chuyển đến người có tên.
- Khi bóc không được làm rách văn bản, mất địa chỉ và dấu bưu điện.
- Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài với các thành phần tương ứng trong bì.
- Sau khi nhận đủ tài liệu, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi (nếu có)
- Đối với những thư từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh...cần giữ lại cả phong bì, đính kèm với văn bản để lưu hồ sơ giải quyết sau này.
Đối với công văn có dấu “MẬT”
- Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết.
- Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, chỉ vào sổ ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên nhận.
- Tài liệu mật gửi dến không đúng thủ tục theo quy định, chuyển ngay đến người nhận, đồng thời nhanh chóng tìm cách hỏi lại nơi gửi.
- Theo dõi thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ hạn những tài liệu mật có đóng dấu thu hồi. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu và xóa sổ.
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu.Nếu là văn bản mật,đóng dấu đến lên bì thư.
Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến. Ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản.
Bước 4: Trình xem
Khi trình công văn cho người phụ trách, nên phân loại trước mức độ quan trọng, khẩn của công văn, bỏ trong bìa hồ sơ có ghi nhãn : CÔNG VĂN ĐẾN – TRÌNH XIN Ý KIẾN .
Bƣớc 5 : Vào sổ công văn đến ngay trong ngày đến
Có thể lập nhiều sổ theo các loại văn bản khác nhau.
Bước 6: Chuyển giao văn bản
- VB đến phải được giao trong ngày cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết ký xác nhận.
- Không để người không có trách nhiệm xem công văn, tài liệu của người khác
Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn
Cán bộ văn thư cần theo dõi và báo cáo thường xuyên 2. Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật: - Xác định đúng đắn mức độ mật của tài liệu
VB có 3 mức độ mật: Tuyệt mật, tối mật,và mật
- Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lƣu hành tìm hiểu và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu hủy văn bản mật
+ Chỉ đc phổ biến văn bản mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành.
+ Đối với văn bản “ tối mật”, “ tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc
+ Chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký văn bản này.
+ Sổ ghi văn bản mật “đến” và “đi” tương tự như sổ ghi văn bản thường, cột “trích yếu nội dung văn bản” có thêm cột “mức độ mật”.
+ Đóng dấu chỉ mức độ mật vào văn bản, không đóng ngoài bì. + Văn bản mật phải được chuyển đến tận tay người nhận.
+ Không được mang văn bản mật đến nơi khác ko liên quan đến nhiệm vụ dc giao. + Khi chưa giải quyết công việc không được ghi chép những điều bí mật vào giấy
hoặc sổ tay khi chưa được cơ quan quản lý vào sổ, đánh số. + Phải có đầy đủ các phương tiện bảo mật để bảo quản
Câu 4.5: