+ Hồ sơ công việc: hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các văn bản quản lý ( chủ yếu là văn bản quy phạm pháp luật) về 1 công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ này có thể là tập hợp văn bản của n năm, ko cần biên mục đóng quyển và nộp lưu cơ quan loại hồ sơ này.
Các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc cũng đc sắp xếp theo các phương pháp vs hồ sơ công việc.
+ Hồ sơ nhân sự: là tập hợp các văn bản phản ánh quá trình trưởng thành và công tác
của mỗi cán bộ, công chức của cơ qua. Đây là bằng chứng lịch sử và pháp lý để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ, nhân viên. Bao gồm cá tài liệu: bản lý lịch tựu thuật của ván bộ công chức theo mẫu quy định của nhà nc; các quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển đề bạt, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ; các bản kiểm điểm, nhận xét cán bộ công chức hàng năm cơ quan, tổ chức về các vấn đề chung và riêng; các đơn thư kiến nghị khiếu nại, tố cáo, các bản xác minh, điều tra về các vấn đề đối với cán bộ công chức đó; các loại giấy tờ khác liên quan đến cán bộ công chức đó. + Hồ sơ trình duyệt: là tập các văn bản dự thảo và các văn bản có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét và duyệt, phê chuẩn. Thường có 2 phần:
Phần 1: những văn bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản cần duyệt
Phần 2 dự thảo văn bản cần duyệt và các văn bản có liên quan( bản thuyết minh, các phụ lục)
- Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ: lập hồ sơ là một bộ phận trọng yếu của công tác văn thư nên thủ trưởng các cơ quan, các cấp có trách nhiệm, chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc, kiểm tra cán bộ công chưc, nhân viên trong cơ quan thực hiên tốt công tác này.
Câu 4.6:
a) Thế nào là xác định giá trị tài liệu lưu trữ? Cho biết các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ? lưu trữ?
1. Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu
chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan theo giá trị về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác của tài liệu từ đó lựa chọn bổ sung những tài liệu có giá trị cho lưu trữ nhà nước.
Mục đích xác định giá trị tài liệu: lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản, bên cạnh đó là xác định tài liệu đã hết giá trị bảo quản để tiêu hủy
- Số nhập tài liệu vào kho lưu trữ: khi nhập tài liệu vào kho lưu trữ phải ghi vào số
nhập tại liệu theo mẫu
- Mục lục hồ sơ: đây là công cụ thống kê chính dùng để thống kê trực tiếp các hồ sơ có trong phông tài liệu. Mục lục hồ sơ được lập đối vơi những phông tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành các hồ sơ và hệ thống hóa theo một phương án nhất định
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
- Sổ thống kê phông: nhằm mục đích thống kê và đánh giá số thứ tự cho các phông bảo
quản trong kho, cổ định trật từ sắp xếp các phông.
- Báo cáo tổng hợp gồm 3 phần: kho tàng, cán bộ và tài liệu lưu trữ.
- Sản xuất tài liệu lưu trữ: nhằm thống kê các tài liệu đưa ra khỏi kho lưu trữ do yêu
cầu của công tác khai thác, sử dụng , giao nộp cho lưu trữ.
b. Nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
1. Nguyên tắc:
- Nguyên tắc lịch sử: việc xác định giá trị tài liệu phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử sản
sỉnh ra tài liệu đó, phải giữ được nhưng tài liệu phản ánh sự kiện lịch sử quan trọng của đất nước
- Nguyên tắc chính trị: khi đánh giá phải xác định được bản chất giai cấp của tài liệu - Nguyên tắc tổng hợp và toàn diện: đòi hỏi xác định giá trị tài liệu trên các mặt ( nội dung, hình thức, giá trị ngôn ngữ), phải căn cứ vào nhu cầu của các lĩnh vực ( chính trị, quân sự...), phải dựa trên lợi ích của nhiều người, cơ quan, địa phương...
2. Các tiêu chuẩn:
- Tiêu chuẩn nội dung: là toàn bộ những vấn đề, sự kiện, hiện tượng, sự vật hoặc cá
nhân được ghi trong tài liệu. Tài liều của các cơ quan thường bao gồm:
+ Loại thứ nhất: phản ánh chức năng, nhiệm vụ hoạt động chủ yếu của cơ quan, loại này được bảo quản vĩnh viễn.
+ Loại thứ hai: các tài liệu có tính chất giao dịch thông thường, quản trị. Thời hàn bảo quản không đề có loại lâu, có loại nhanh.
+ Loại thứ ba: tài liều về nhân sự, có giá trị tra cứu, các tài liệu nhân sự được bảo quản chủ yếu lưu trữ cơ quan.
- Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông: là những cơ quan hoặc cá nhận mà trong hoạt
cơ quan đó có phải là nguồn thu của lưu trữ hay không?, là căn cứ để lập bẳng kê danh sách những cơ quan có tài liệu quan trọng cần phải thu thập để nộp lưu trữ nhà nước.
- Tiêu chuẩn tác giả: tác giả là tên cơ quan, đơn vị làm ra tài liệu. Trong phông của cơ quan có tài liệu của nhiều tác giả khác nhau.
- Tiêu chuẩn lặp lại của thông tin: tính lặp lại của thông tin thể hiện ở sự lặp lại nội dung của tài liệu này trong tài liệu khác. Đối với trường hợp trùng lặp thông tin thì xử lý như sau:
+ Trường hợp văn bản có cả bản chính bản sao: hồ sơ có thể loại bỏ bản sao + Trường hợp văn bản quản lý trùng: chỉ cần giữ lại một bản tốt nhất.
+ Trường hợp báo cáo tổng kết năm thì thông thường cần giữ lại báo cáo quý, sáu tháng, năm.
Ngoài ra còn có các tiêu chuẩn khác như: sự kiện, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu...
Câu 4.7:
a) Cho biết các cách phân loa ̣i hô ̣i nghi ̣? Lấy ví du ̣ minh ho ̣a?
1. Khái niệm hội nghị: Hội nghị là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác. Đồng thời còn là hình thức nhằm thông báo trao đổi, bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất phối hợp hành động để giải quyết một (một số) vấn đề mà mọi người cùng quan tâm.
2. Các cách phân loại hô ̣i nghi ̣:
Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị
- Hội nghị để phát triển ( VD: Hội nghị công bố Quy hoạch tổng thể phát triển KT- XH tỉnh đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2050 của tỉnh Bình Thuận)
- Hội nghị trao đổi thông tin (VD: Hội nghị trao đổi, học tập kinh nghiệm giữa các Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông các tỉnh khu vực phía Bắc)
- Hội nghị mở rộng dân chủ (VD: Hội nghị mở rộng dân chủ trong công tác cán bộ huyện Cẩm Xuyên)