- Bố trí chỗ ngồi tại bữa tiệc: ngoài những quy định còn phải chú ý1 số điểm cụ
a) Cơ cấu tổ chức văn phòng:
Các bộ phận chủ yếu thường bao gồm:
+ Bộ phận hành chính văn thư: Quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản, lễ tân, bảo mật, quản lý trang thiết bị phục vụ hoạt động văn thư.
+ Bộ phận tổng hợp: Có một số nhân viên có trình độ, nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời
+ Bộ phận quản trị: Cung cấp đồng thời theo dõi quản lý sửa chữa các phương tiện vật chất...
+ Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm tài liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý và lưu trữ.
+ Bộ phận tài vụ (chỉ khi không có bộ phận chuyên trách): Dự trù, theo dõi sử
dụng kinh phí
+ Bộ phận tổ chức nhân sự (chỉ khi không có bộ phận chuyên trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức các hoạt động: tuyển dụng, đào tạo, theo dõi, đánh giá lao động, khen thưởng, kỷ luật...
+ Bộ phận bảo vệ: Bảo vệ trật tự trị an, môi trường, cảnh quan cơ quan
* Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là phó phòng.
b) Yêu cầu của bố trí văn phòng:
+ Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm, sử dụng cơ động diện tích văn phòng
+ Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng + Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên đạt hiệu quả cao nhất trong công việc
+ Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin + Tiết kiệm chi phí lắp đặt
+ Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động