Vì sao văn phòng ở cơ quan, doanh nghiệp cần được hiện đại hoá? Phân tích những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc ở cơ quan, doanh nghiệp? Phân tích nguyên tắc đảm bảo tính chính xác và nguyên tắc bằng chứng chuyển giao của quản trị thông tin? Khái niệm công tác văn thư? Liên hệ thực tiễn thực trạng công tác văn thư ở nước ta hiện nay?
ĐỀ CƯƠNG MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CHƯƠNG I: Câu 1: Vì văn phịng quan, doanh nghiệp cần đại hố? Hoạt động cơng tác văn phòng rấ đa dạng, phong phú phức tạp Tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn phát triển Và đại hố cơng tác văn phịng đòi hỏi cấp thiết nhà quản trị lý sau: Xu phát triển tất yếu thời đại tồn cầu hóa, xây dựng kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội phải không ngừng đổi đại hóa Trong bối cảnh đó, văn phịng cần nhanh chóng chuyển từ văn phịng kiểu cũ sang văn phịng kiểu Xuất bùng nổ thơng tin, tượng phản ánh dạng thông tin hội tụ đột ngột yếu tố mang tính thời đại Bùng nổ thơng tin làm cho nhà quản lý, chủ DN hiểu rằng: thông tin nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên nguồn lực khác, Mike Harvey, tác giả Quản trị hành văn phịng khẳng định: “Trong giới thương mại, công nghiệp quyền nay, thơng tin nguồn lực quan trọng có”( Mike Harvey, Quản trị hành văn phịng, Nxb Thơng kê, 1996, tr 13) Thơng tin vô quan trọng nắm lấy thông tin, xử lý tốt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, sản xuất kinh doanh trở thành mục tiêu hàng đầu cấp quản lý Văn phịng kiểu cũ khơng cịn thích hợp Văn phịng ngày cần hướng tồn hoạt động vào xử lý thơng tin phải thực trở thành trung tâm xử lý thông tin Do vậy, chủ DN giành thích đáng đến văn phịng, đến cơng việc quản trị văn phịng Từ họ nhà quản trị học đầu tư thích đáng tiền của, cơng sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành văn phòng đại (modern office) Câu 2: Phân tích yêu cầu chung cần thiết nơi làm việc quan, doanh nghiệp? Nơi làm việc khoảng khơng gian định trang bị bố trí phương tiện cần thiết cán bộ, cơng chức thực cơng vụ, nhiệm vụ Có bốn yêu cầu chung định cần thiết nơi làm việc quan doanh nghiệp sau: (1) Phù hợp với tính chất quy mơ hoạt động quan: Trụ sở quan phải thể mặt quan, tương thích với vị trí, nhiên khơng phơ trương q mức làm lãng phí tiền quan, nhà nước Các quan cần xếp, bố trí, sử dụng hợp lí trụ sở làm việc phương tiện có để phục vụ cơng việc (2) Tính thuận lợi phục vụ cơng việc: Mơi trường xung quanh thích hợp (khơng q ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn hồn thiện, cải tiến) phục vụ cho cơng vụ sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức tạo tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó cán bộ, nhân viên họ nơi làm việc (3) Tính dễ dàng liên hệ giao dịch (4) Tính bảo mật Câu 3: Văn phịng có tầm quan trọng hoạt động quan, doanh nghiệp? Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động quan, doanh nghiệp, bởi: Văn phịng trung tâm xử lý thơng tin phục vụ lãnh đạo CQ, DN; Hiệu hoạt động văn phịng có tác dụng trực tiếp đến tính xác kịp thời định quản lý người lãnh đạo; Cơng việc văn phịng khơng diễn nội văn phòng mà diễn phạm vi toàn CQ, DN nên có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu hoạt động toàn CQ, DN; Văn phòng đầu mối giao tiếp, mặt quan, “hình ảnh nhìn thấy” CQ, DN gắn liền với uy tín, hiệu hoạt động quan phản ánh lực quản lý, điều hành người lãnh đạo CQ, DN Câu 4: Phân tích ngun tắc đảm bảo tính xác nguyên tắc chứng chuyển giao quản trị thông tin Nguyên tắc đảm bảo tính xác: Đảm bảo tính xác thông tin người nhận yếu tố quan trọng thông tin Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác trước đến người sử dụng cuối cùng, đảm tính xác, trung thực thông tin yếu tố quan trọng Để đảm bảo tính xác thơng tin cần phải tạo thông tin văn bản, hạn chế thơng tin “phi thức” Những yếu tố hạn chế tính xác: Các mệnh lệnh yêu cầu phi văn Ví dụ, Giám đốc yêu cầu trưởng phòng nhắc nhân viên đảm bảo định mức tồn, trưởng phịng qn khơng triển khai Các thông tin văn không rõ nghĩa thiếu thông tin làm người sử dụng thông tin hành động sai chưa theo yêu cầu Nguyên tắc chứng chuyển giao: Việc chuyển giao thơng tin văn lời nói Trong việc chuyển giao, chứng q trình chuyển giao thơng tin quan trọng Do vậy, hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có chứng để chứng minh Tại phải có chứng? Vì: Khách hàng khiếu nại họ chưa nhận thông tin Bằng chứng kết thực công việc bị khiếu nại Truy tìm nguồn gốc cần tìm lại thơng tin Câu 5: Hãy nêu cách xếp, bố trí nơi làm việc quan, doanh nghiệp? (1) Các phận lãnh đạo, văn phịng: Cần bố trí nơi dễ giao dịch có tư Các phịng làm việc bố trí theo ngun tắc bảo đảm giải dây chuyền giải công việc, phịng ban có quan hệ thường xun với bố trí gần , phịng ban tiếp khách bố trí gần lối vào (2) Các phịng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí vị trí biệt lập, cần trang bị phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị (3) Diện tích phịng làm việc phải phù hợp với tính chất phận (4) Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái làm việc Ngồi ra: Phịng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực yếu tố tác động đến suất lao động thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc… Có hệ thống bảng dẫn hành tồn quan, phịng làm việc, chức danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác Câu 6: Phân tích nội dung đại hố văn phịng? Các nhà nghiên cứu quản trị văn phịng câu nói sau vị lãnh đạo Việt Nam - ông Đỗ Mười giúp nhận diện nội dung đại hóa văn phịng: “Hiện đại hóa văn phịng không tốn lắm, điều kiện để tăng cường sở vật chất khơng khó lắm; quan trọng phải đào tạo người thích ứng với trang thiết bị đại đó, với phong cách làm việc mới, đại” (Đỗ Mười, Bài phát biểu Đại hội Đảng Văn phịng TW, ngày 30/11/1994) Đó cấu trúc mặt văn phòng đại: a) Về trang thiết bị văn phòng - Trang bị thiết bị văn phòng đại phương tiện làm văn bản, nhân văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn telex, fax cao internet, thiết bị viễn thơng; - Áp dụng mơ hình Chính phủ điện tử (e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO, v.v - Ứng dụng ngày rộng rãi lĩnh vực khoa học, công nghệ vào cơng việc văn phịng CNTT, kỹ thuật viễn thơng; công thái học (ergonomics), công nghệ 5S Nhật Bản, v.v b) Về nghiệp vụ hành văn phịng Các nghiệp vụ hành văn phịng ngày xây dựng chương trình cơng tác; soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức hội nghị; phân loại khối hồ sơ tài liệu, v.v thiết lập với quy trình chặt chẽ, hồn chỉnh theo tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật với hỗ trợ đắc lực trang thiết bị văn phòng đại làm cho hoạt động hành văn phịng vận hành trơi chảy, thơng suốt hiệu ngày cao c) Về người làm cơng tác văn phịng Con người làm văn phòng đại cần đào tạo theo yêu cầu lao động thơng tin với tính sáng tạo, trí tuệ động ngày cao; có hồi bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích quan, doanh nghiệp; có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có kỹ làm việc, kỹ xử lý thông tin, chủ yếu thông tin văn kỹ giao tiếp - ứng xử, v.v - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, chức – Từng bước cơng nghệ hóa cơng tác văn phịng, tin học hóa văn phịng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless… - Trang bị thiết bị đại máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng… Các máy móc đại giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại suất cao hoạt động - Khơng ngừng hồn thiện kỹ nghiệp vụ CHƯƠNG II Câu 1: Nêu khái niệm thư ký văn phòng? Để trở thành thư ký văn phịng cần có tiêu chuẩn nào? Theo IPS (International Professional Scretaries): Thư ký người trợ lý cấp quản trị,nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng, có khả nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà khơng cần có kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn Thư ký văn phịng người giao đảm nhận phần toàn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp Những tiêu chuẩn để trở thành thư ký văn phòng: (3 tiêu chuẩn): Tiêu chuẩn kỹ năng: Kỹ tổ chức công việc cách khoa học, làm cho cấp thấy việc tầm kiểm soát Kỹ sử dụng thành thạo, sáng tạo thiết bị văn phòng như: Các máy điện thoại, điện tín, photocopy, computer… Kỹ giao tiếp tốt: đọc, nghe, nói, viết Kỹ ghi chép nhanh xác Kỹ soạn thảo biên tập văn Kỹ lưu trữ văn Kỹ điều hành… Tiêu chuẩn kiến thức bản: - Có kiến thức quản trị - Có kiến thức luật kinh doanh qui định nhà nước - Có kiến thức kinh tế học - Kiến thức toán học kế toán - Kiến thức quản trị hành văn phịng - Kiến thức tổng quát lĩnh vực - Biết ngoại ngữ… Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp: - Yêu nghề có ý thức vươn lên nghề nghiệp - Có ý thức kỷ luật, tự giác triệt để công việc - Cẩn thận chu đáo - Quảng giao, cởi mở biết tự kiềm chế cần thiết - Kín đáo - Năng động linh hoạt - Tương trợ đoàn kết Câu 2: Để tổ chức họp, hội nghị có kết quả, cần ý vấn đề gì? Đối với họp, hội nghị muốn có kết nêu số yêu cầu: + Xác định nhiệm vụ mục tiêu: Cuộc họp phải có nội dung, mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi, việc họp có phải cần thiết Có yếu tố bản: tên họp, hội nghị; thành phần tham dự; thời gian; địa điểm, csvc, kinh phí; thủ tục báo cáo Khơng nên tổ chức họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết họp làm lãng phí thời gian người họp tạo nên ỷ lại người lãnh đạo, quản lý + Cuộc họp cần tổ chức với cấu hợp lý thành phần tham dự: Việc triệu tập thành phần tham dự khơng thích hợp làm cho chất lượng họp bị hạ thấp đồng thời gây tốn cơng vơ ích + Bảo đảm yếu tố cần thiết cho họp, yếu tố góp phần không nhỏ cho thành công họp cần ý đầy đủ yếu tố như: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghỉ giải lao, phương tiện truyền tin + Chương trình họp, hội nghị phải xây dựng hợp lý, khoa học + Các văn cần thông qua họp, tài liệu cần thiết phải chuẩn bị chu đáo + Nắm vững yêu cầu, trình tự thảo luận họp để không xa rời trọng tâm để cân đối thời gian cho họp, hội nghị + Dự tính, dự báo tình hình phát sinh họp, hội nghị, kết hợp tổng hợp nhiều yếu tố: Kĩ thuật điều hành, ngươì điều khiển có vai trị quan trò quan trọng (ổn định tổ chức, giới thiệu đại biểu, chủ tọa đọc diễn văn, trình bày báo cáo, tham luận tiến hành thảo luận, ghi biên bản, kết thúc, giải vấn đề sau họp) Câu 3: Phân tích số nguyên tắc nghe điện thoại quan, doanh nghiệp? - Nhanh chóng nhấc máy: Có quan điểm cho nên trả lời sau hồi chng, có quan điểm cho thời điểm phù hợp hồi chuông thứ Nhưng tất thống sau hồi chng thứ mà khơng nhấc máy khách hàng cảm thấy khó chịu Trên bàn cần có sẳn giấy bút, sổ ĐT, mẫu nhắn tin - Chủ động chào hỏi xưng danh – Ghi lại số điện thoại tên khách hàng Nếu khách hàng không xưng danh thư ký cần phải khéo léo để khai thác thông tin khách hàng - Lắng nghe nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn , yêu cầu bên nói to Khơng gắt gỏng - Nếu tìm tư liệu để trao đổi yêu cầu bên chờ, tìm chưa mà phút phải báo xin lỗi gọi điện lại sau - Kết thúc gọi nên dành quyền cho người gọi - Cám ơn, chào tạm biệt hứa hẹn - Khi mời đồng nghiệp đến nghe điện thọai: Lịch yêu cầu khách đợi đặt điện thoại trạng thái chờ, không gọi trực tiếp đồng nghiệp ống nghe Câu 4: Chứng minh tầm quan trọng việc xã giao, giao tiếp quan, doanh nghiệp? Giao tiếp hoạt động thiếu sống xã hội Giao tiếp mơn có tính kỹ cao, đồng thời nghệ thuật, đòi hỏi tế nhị Tiếp khách công việc thường xuyên doanh nghiệp Tiếp khách phần hoạt động sản xuất, kinh doanh Việc tiếp khách chu đáo, làm hài lòng khách điều kiện đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh tồn phát triển “ khách hàng thượng đế” Tạo ấn tượng tốt việc tiếp khách việc quan trọng Ấn tượng ban đầu thường diện mạo dễ nhìn tác phong nhanh nhẹn, tự tin, khiến đối tác nghĩ người chuyên nghiệp Để có ấn tượng tốt, luôn bắt đầu buổi giao tiếp, tiếp khách nụ cười thân thiện Tất nhiên cười ánh mắt phải vui vẻ Câu 5: Thư ký văn phịng gì? Trình bày nghệ thuật ứng xử nghe điện thoại quan, doanh nghiệp? Khái niệm thư ký văn phòng: Câu Nghệ thuật ứng xử nghe điện thoại quan, doanh nghiệp: - Phải rèn luyện kỹ nghe, nắm hiểu điều người bên muốn nói - Cố gắng đừng cắt ngang, nghe khơng rõ xin lỗi đề nghị nói lại Với vấn đề chủ yếu, nhắc lại tóm tắt hỏi người đối thoại có phải không để tranh hiểu lầm sau - Dành thời gian cho người đối thoại bộc lộ kiến, đừng vội vã, tất người trình bày quan điểm cách hồn hảo - Cần phải có phản ứng bình tĩnh với phát biểu người đối thoại Phải biết kiểm sốt cảm xúc để khơng sa vào chi tiết vụn vặt - Không để yếu tố bên ảnh hưởng đến câu chuyện (tiếng ồn, chuông điện thoại) Chọn tư ngồi phù hợp tập trung lắng nghe Chỉ cần chút lơ đễnh, không tập trung hiệu thông tin giảm đáng kể Câu 6: Trình bày u cầu giọng nói tiếp khách qua điện thoại qian, doanh nghiệp? Bao gồm ý chính: Nói rõ ràng: Người nghe khơng nhìn thấy bạn qua giọng nói bạn hiều ý bạn Nói giọng bình thường: Khơng q to mà khơng nhỏ Nói tốc độ vừa phải: Tốc độ phụ thuộc vào ý nghĩa mà bạn muốn trao đổi , nên nói tốc độ chậm đọc số, tên, ngoại ngữ Chọn từ phù hợp: diễn đạt giản dị, hạn chế từ chuyên môn, câu dài khiến người nghe khó hiểu Hơi hạ thấp giọng xuống: Nói hạ thấp giọng xuống thấy đầu giây bên nghe thấy dễ chịu lên giọng Nhấn mạnh vài từ: Nhấn mạnh vài từ câu làm thay đổi hẳn ý nghĩa câu Thư ký cần cân nhắc điều Giọng nói cần có âm điệu: Giọng nói cần phải lên xuống phù hợp với ngữ cảnh, gây thích thú cho người nghe, tránh đều gây nhàm chán Lịch sự: Mỉm cười nói chuyện, giọng nói bạn tươi vui có thiện cảm hơn, bên cảm nhận điều CHƯƠNG III Câu 1: Khái niệm công tác văn thư? Liên hệ thực tiễn thực trạng công tác văn thư nước ta nay? * Khái niệm công tác văn thư: Công tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quản lý văn quan, đơn vị, doanh nghiệp * Liên hệ thực tiễn thực trạng công tác văn thư nước ta nay: - Tổ chức văn thư cấp, ngành nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định nhà nước Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư khó khăn chưa có định mức lao động cho hoạt động văn thư - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng u cầu đại hóa cơng tác văn thư - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Việc lập hồ sơ hành có chuyển biến cịn nhiều hạn chế Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu nội dung công tác lập hồ sơ diễn phổ biến - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc Câu 2: Ý nghĩa công tác văn thư? Cách sử dụng dấu quan, doanh nghiệp? Ý nghĩa công tác văn thư: - Giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng xác, có suất, chất lượng, đường lối sách, nguyên tắc đồng thời đảm bảo quản lý công việc quan chặt chẽ, xác - Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho quan đầy đủ, kịp thời giữ bí mật Đảng, nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ,góp phần cải cách thủ tục hành - Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, tra - Góp phần giữ gìn tài liệu giá tri lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin Cách sử dụng dấu công tác văn thư: - Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống Đóng dấu: Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên đầu trang, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Câu 3: Quy trình phát hành văn quan, doanh nghiệp? Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Ngày tháng đề ngày thời điểm ký ban hành văn Bước : Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn phải có chữ kí người có thẩm quyền đóng dấu Khơng đóng dấu khống vào giấy trắng, dấu đóng phải rõ ràng, quy định Bước Đăng ký văn đi: vào sổ đầy đủ, xác , rõ cột mục Bước Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Bước Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp thứ tự đăng ký Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, tổ chức phải làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu Câu 4: Nêu cách quản lí sử dụng dấu công tác văn thư? Trả lời giống câu 2 Câu 5: Trình bày yêu cầu, nội dung soạn thảo văn bản? Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, đó, quy phạm pháp luật (đối với văn quy phạm pháp luật), quy định đặt ra; vấn đề, việc trình bày Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Câu 6: Nêu ý nghĩa cơng tác văn thư? Nguyên tắc quản lí văn đến? Ý nghĩa công tác văn thư: Trả lời giống câu Nguyên tắc quản lý văn đến: - Các văn đến qua văn thư quan để đăng ký vào sổ quản lý thống - Văn phải chuyển qua thủ trưởng quan, Chánh văn phịng Trưởng phịng hành trước phân phối cho quan đơn vị , cá nhân giải - Khi nhận văn phải ký vào sổ chuyển giao văn nhân viên văn thư - Văn đến phải xử lý nhanh chóng, xác giữ bí mật theo quy định Nhà nước ... biểu Đại hội Đảng Văn phịng TW, ngày 30/11/1994) Đó cấu trúc mặt văn phòng đại: a) Về trang thiết bị văn phòng - Trang bị thiết bị văn phòng đại phương tiện làm văn bản, nhân văn bản, thiết bị... đắc lực trang thiết bị văn phòng đại làm cho hoạt động hành văn phịng vận hành trôi chảy, thông suốt hiệu ngày cao c) Về người làm công tác văn phòng Con người làm văn phòng đại cần đào tạo theo... niệm thư ký văn phòng? Để trở thành thư ký văn phòng cần có tiêu chuẩn nào? Theo IPS (International Professional Scretaries): Thư ký người trợ lý cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng,