Môn học quản trị hành chính văn phòng chủ đề phương pháp 5s

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CHỦ ĐỀ: PHƯƠNG PHÁP 5S Giảng viên: Thái Kim Phong – Lớp: CLC_21DQT06 Phan Gia Linh MSSV: 2121013752 Huỳnh Lê Trúc Linh MSSV: 2121009497 Lê Nguyễn Nam Phương MSSV: 2121010753  Nguyễn Hồng Thơ MSSV: 2121006609  Nguyễn Thị Trúc Phương MSSV: 2121013712 Trịnh Ngọc Phương Trang MSSV: 2121006861 Dương Đức Bơng MSSV: 2021005008 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2023 BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CHỦ ĐỀ: PHƯƠNG PHÁP 5S Giảng viên: Thái Kim Phong – Lớp: CLC_21DQT06 Phan Gia Linh MSSV: 2121013752 Huỳnh Lê Trúc Linh MSSV: 2121009497 Lê Nguyễn Nam Phương MSSV: 2121010753  Nguyễn Hồng Thơ MSSV: 2121006609  Nguyễn Thị Trúc Phương MSSV: 2121013712 Trịnh Ngọc Phương Trang MSSV: 2121006861 Dương Đức Bông MSSV: 2021005008 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2023 MỤC LỤC Sự đời phương pháp 5S Khái niệm phương pháp 5S 3 Nguồn gốc đời phương pháp 5S 4 Mục đích quy trình 5S Lợi ích quy trình 5S .5 Nội dung tiêu chuẩn phương pháp 5S .6 6.1 Seiri – Sàng lọc .6 6.2 Seiton – Sắp xếp 6.3 Seiso – Sạch 6.4 Seiketsu – Săn sóc 6.5 Shitsuke – Sẵn sàng 10 Các bước áp dụng phương pháp 5S vào doanh nghiệp: 11 Thách thức áp dụng 5S vào doanh nghiệp 12 yếu tố để triển khai thành công hệ thống 5S 12 10 Ứng dụng đa dạng phương pháp 5S 14 11 Kết luận 14 Sự đời phương pháp 5S Môi trường làm việc điều kiện xung quanh nơi làm việc người, bao gồm điều kiện vật chất ánh sáng, nhiệt độ, sở vật chất, thiết bị văn phịng, khơng gian làm việc, cách bố trí nơi làm việc, điều kiện tinh thần mối quan hệ đồng nghiệp, cấp – cấp dưới, bầu khơng khí, v.v Nó bao gồm tất có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động phát triển, nâng cao lực công tác cá nhân, cán bộ, cơng chức  Nói chung, doanh nghiệp muốn nhân viên ln làm việc hiệu quả, nhiệt tình cần phải tạo cho họ khơng gian làm việc lý tưởng Phương pháp 5S đời giải pháp hàng đầu để xây dựng không gian làm việc tiện lợi, sẽ, gọn gàng, khoa học, đem lại hiệu suất cao giúp nhân viên hạn chế mắc phải hội chứng “Sick building” – hội chứng sinh  phải làm việc lâu khơng gian khơng thống khí, nấm mốc, bừa bộn, v.v Khái niệm phương pháp 5S 5S tên gọi phương pháp để quản lý, xếp môi trường làm việc cách hiệu quả, an toàn Trọng tâm phương pháp 5S đảm bảo dụng cụ nơi làm việc đặt chỗ, giữ cho không gian - qua giúp nhân viên làm việc cách nhanh chóng, dễ dàng an tồn 5S viết tắt năm từ tiếng Nhật bắt đầu chữ S sau phiên âm qua hệ Latinh gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke Qua tiếng Anh tiếng Việt, để dễ nhớ giữ nguyên chữ S vị trí đầu tiên, sử dụng từ có nghĩa tương đương sau: Tiếng Nhật Tiếng Anh Tiếng Việt Seiri Sort Sàng lọc Seiton Set in order (Straighten) Sắp xếp Seiso Shine Sạch Seiketsu Standardize Săn sóc Shitsuke Sustain Sẵn sàng Nguồn gốc đời phương pháp 5S Phương pháp 5S xuất phổ biến Nhật Bản vào năm 1970 dựa quan niệm “Quản lý tốt nơi làm việc mang lại hiệu suất làm việc cao hơn” Phương pháp đón nhận nhiều hưởng ứng tích cực từ doanh nghiệp nước doanh nghiệp Nhật Bản tin không gian bừa bộn, lộn xộn nguyên nhân dẫn đến sai sót, sản xuất chậm lại, chí tai nạn lao động Toyota – hãng xe tiếng toàn cầu doanh nghiệp xây dựng,  phát triển ứng dụng 5S vào quy trình sản xuất họ Nhằm nâng cao chất lượng sản  phẩm giảm thiểu lãng phí, Toyota phát triển hệ thống sản xuất độc quyền đặt tên “Hệ thống sản xuất Toyota”, hay biết đến với tên gọi “Sản xuất tinh gọn” (Lean manufacturing) – hệ thống kết hợp nhiều phương pháp quản lý khác sản xuất lúc (JIT – Just In Time), Jidoka khái niệm liên quan đến môi trường làm việc trực quan, phương pháp 5S phần quan trọng (Tuy nhiên, lại có lập luận cho khái niệm đằng sau phương pháp 5S bắt đầu xuất vào kỉ thứ XVI Các cơng ty đóng tàu Venice, Ý sử dụng  phương pháp có nội dung tương tự với 5S để hợp lý hóa quy trình lắp ráp Nhớ đó, họ đóng xong tàu vài thay vài ngày hay vài tuần.) Đến năm 1986, phương pháp bắt đầu ứng dụng rộng rãi nhiều quốc gia khác khu vực giới gồm có Singapore, Trung Quốc hay Ba Lan, v.v Phương pháp du nhập vào Việt Nam từ năm 1993 với doanh nghiệp tiên phong công ty Vikyno (viết tắt Việt Nam Kỹ Nghệ Nơng Cơ) Trong q trình ứng dụng, nhiều nơi giới, 5S ban đầu phát triển thành 6S – Chữ S thứ Safety Mục đích quy trình 5S 5S với phương châm tập trung vào không gian làm việc, mối liên hệ nhân viên thứ môi trường nhằm mục đích: Khuyến khích cải thiện tinh thần làm việc nhân viên, từ thứ nhỏ Điều giúp nâng cao trách nhiệm, tăng hiệu đầu xây dựng tổ chức có trật tự Giúp xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, giúp nhân viên làm việc không gian thuận tiện, an tồn tăng tính tự giác cá nhân Thói quen tốt hình thành thơng qua việc xếp vật dụng chỗ, giữ góc làm việc thực thường xuyên để giảm thiểu lãng phí Phát huy vai trị cấp lãnh đạo, quản lý việc lên kế hoạch triển khai quy trình vào thực tế Việc xây dựng tảng giúp vận dụng cải tiến hữu ích vào hoạt động kinh doanh, sản xuất làm tảng cho phát triển bền vững doanh nghiệp  Nâng cao thấu hiểu, hỗ trợ lẫn nhân viên, cấp quản lý Góp phần tăng cường tinh thần làm việc đội nhóm, tạo mơi trường làm việc mà đó, người san sẻ, giúp đỡ, gắn kết với Lợi ích quy trình 5S  Đối với doanh nghiệp Tăng suất hiệu quả: Môi trường làm việc gọn gàng, sẽ, có tổ chức giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm sử dụng vật dụng, thiết bị, công cụ cần thiết cho công việc, từ giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tăng hiệu suất hiệu cơng việc Giảm chi phí: Giúp tránh việc lãng phí dẫn đến giảm chi phí sản xuất vận hành doanh nghiệp Ví dụ việc xếp ngăn nắp vật dụng, thiết bị giúp chúng bền hơn, tránh tình trạng mát, hư hỏng phải thay Tăng tính cạnh tranh: Một mơi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, từ tăng tính cạnh tranh giữ chân khách hàng  Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Giúp tăng tính xác, độ tin cậy chất lượng sản phẩm/dịch vụ doanh nghiệp Đảm bảo an tồn: Mơi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp tăng an tồn cho nhân viên q trình làm việc  Đối với nhân viên Tăng tính tự giác trách nhiệm: Nhân viên có thói quen xếp, đặt vật dụng vào vị trí đúng, lau dọn bảo dưỡng môi trường làm việc giúp tạo môi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, có tổ chức Những thói quen giúp tăng tính tự giác, trách nhiệm nhân viên cơng việc Tăng thoải mái sáng tạo: Xây dựng khơng gian làm việc thoải mái, giúp tăng tính sáng tạo nhân viên Đảm bảo an tồn: Mơi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, có tổ chức giúp giảm nguy cơ  tai nạn, đảm bảo an toàn cho nhân viên trình làm việc Nội dung tiêu chuẩn phương pháp 5S 6.1 Seiri – Sàng lọc  Định nghĩa: Seiri – Sàng lọc là phân loại, tổ chức vật dụng theo trật tự Đây bước doanh nghiệp cần làm thực hành 5S Tác dụng: Lợi ích S1, hoạt động nâng cao suất chất lượng cho doanh nghiệp làm cho cơng việc dễ dàng cách loại bỏ chướng ngại vật Chướng ngại vật đồ vật khơng cịn giá trị sử dụng hoạt động doanh nghiệp Việc doanh nghiệp xem xét nơi làm việc, phát hiện, nhận biết lượng không cần thiết để loại bỏ, giảm thiểu chúng; giúp ngăn ngừa tích lũy vật “thừa thãi”, loại  bỏ việc quan tâm đến vật không cần thiết Khi thực S1, ngóc ngách kiểm tra, sàng lọc phần thưởng q trình tìm lại vài vật có ích mà lâu khơng nhớ để đâu  Như vậy, S1 giúp người làm việc không bị cản trở vật “thừa thãi” Bởi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng, v.v.) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động khu vực tách biệt khỏi thứ cần thiết sau loại bỏ hay đem khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiết để nơi làm việc S1 thường tiến hành theo tần suất định kỳ  Hoạt động: Với mục tiêu giữ lại thứ cần thiết loại bỏ thứ sử dụng môi trường làm việc Để thực bước này, cần quan sát xác định vật dụng không cần thiết khu vực làm việc Những vật dụng không cần thiết loại bỏ cách lưu kho, chuyển sang khu vực khác tái chế, vứt bỏ Để hỗ trợ cho trình sàng lọc giảm thời gian cần thiết, trả lời cho câu hỏi như: Vật dụng sử dụng để làm gì? Bao lâu sử dụng lần? Có thường xun khơng? Ai người sử dụng cần đến vật dụng này? Vật dụng có cần thiết đặt không?  Nếu câu trả lời chưa đưa định giữ lại hay loại bỏ, tiến hành gắn “red tagging” (thẻ đỏ) cho chúng Vật dụng gắn thẻ với thơng tin vị trí, chức năng, ngày dán thẻ người dùng Sau khoảng 1-2 tháng, ta quay lại kiểm tra vật dụng dán thẻ Nếu không cần dùng đến, tiến hành loại bỏ khỏi khơng gian làm việc Ví dụ: Sàng lọc, loại bỏ thiết bị cũ, vật liệu mịn gỉ khơng thể sử dụng 6.2 Seiton – Sắp xếp  Định nghĩa:  Seiton – Sắp xếp hoạt động bố trí vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa, v.v vị trí hợp lý cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Seiton – Sắp xếp (S2) yếu tố cấu thành nên phương pháp 5S Đây hoạt động quan trọng doanh nghiệp cần ưu tiên thực thời gian đầu áp dụng 5S Seiton, hiểu đơn giản xếp cần thiết để thuận tiện sử dụng Tác dụng: Lợi ích S2, hoạt động nâng cao suất chất lượng cho doanh nghiệp ngăn ngừa thời gian việc tìm kiếm Bởi giai đoạn thứ xếp đặt vào chỗ thơng qua việc trả lời câu hỏi như: “Cái gì?” “Ở đâu?”, “Bao nhiêu?”, v.v  Hoạt động: Trong S2, nguyên tắc bố trí vị trí lưu giữ dựa tần xuất sử dụng Những thứ thường xuyên sử dụng xếp gần với vị trí làm việc, thứ sử dụng xếp xa vị trí làm việc Điều giúp dễ dàng tìm thấy lấy thứ cần thiết trình làm việc Phạm vi khu vực sản xuất, tổ chức xác định rõ ràng với khu vực lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi nhờ S2 Các màu sắc khách sử dụng để  phân biệt khu vực (Ví dụ: màu đỏ cho vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, khu vực nguy cao an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực lại) Bởi vậy, trình lại, làm việc diễn thuận tiện, khoa học dễ dàng Sau sàng lọc, loại bỏ vật dụng không cần thiết, cần xếp vật dụng lại cách hợp lý để tăng hiệu tiện lợi công việc Việc xếp 5s cần thực theo kế hoạch cụ thể, đảm bảo tính tiện dụng, dễ dàng sử dụng  bảo trì, chẳng hạn dựa vào không gian làm việc, tần suất sử dụng thứ tự ưu tiên  Nên thực theo nguyên tắc: Vật dụng thường dùng bố trí gần với người sử dụng, vật nặng để phía dưới, vật nhẹ đặt phía Tuy nhiên, cần tùy chỉnh, đưa phương án phù hợp với khơng gian cơng việc Sau thống cách xếp, lập danh sách vật dụng xếp vẽ sơ đồ vị trí chúng, ghi cụ thể vị trí để trường hợp qn có người vào tìm thứ cách nhanh chóng Có thể sử dụng cơng cụ hỗ trợ giỏ, kệ, tủ để giúp xếp, lưu trữ vật dụng lại cách tiện lợi hiệu Sau hoàn thành bước xếp, ta cần đánh giá lại kết tiến hành điều chỉnh cần thiết để đạt kết tốt 6.3 Seiso – Sạch  Định nghĩa:  Seiso – Sạch hoạt động quan trọng doanh nghiệp cần ưu tiên thực thời gian đầu áp dụng 5S Seiso, hiểu đơn giản giữ gìn vệ sinh; máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan nơi làm việc Đồng thời kiểm tra để đảm bảo thứ đặt vị trí tình trạng tốt, tạo điều kiện thực đơn giản Sàng lọc Sắp xếp Tác dụng:  Giữ cho nơi làm việc an toàn, môi trường làm việc Bảo vệ bảo quản sản phẩm  Ngăn ngừa xuống cấp nhanh chóng máy móc thiết bị, dễ dàng phát bất thường Gây dựng hình ảnh đẹp cho văn phịng, cho cơng ty, doanh nghiệp mắt ứng viên, khách hàng đối tác  Hoạt động: Xác định khu vực vật dụng cần vệ sinh: Bước xác định khu vực vật dụng cần vệ sinh Điều thực cách khảo sát môi trường làm việc đánh giá mức độ khu vực vật dụng Lập kế hoạch vệ sinh: Sau xác định khu vực vật dụng cần vệ sinh, cần lập kế hoạch vệ sinh cụ thể Kế hoạch cần bao gồm thông tin sau: Thời gian nhân lực cần thiết cho việc vệ sinh Các công cụ vật liệu cần thiết cho việc vệ sinh Các bước thực vệ sinh Thực vệ sinh: Tiến hành vệ sinh theo kế hoạch lập Kiểm tra đánh giá: Sau vệ sinh, cần tiến hành kiểm tra đánh giá mức độ môi trường làm việc Điều giúp đảm bảo môi trường làm việc vệ sinh đạt tiêu chuẩn Duy trì: Thiết lập quy trình thủ tục để trì mơi trường làm việc 6.4 Seiketsu – Săn sóc  Định nghĩa:  Seiketsu – Săn sóc thiết lập chương trình để trì việc thực thường xun có ý thức 3S trước Đồng thời tổ chức việc thi đua đánh giá kết thực đơn vị để giữ vững làm tăng quan tâm nhiều người 5S Seiketsu hoạt động dựa ngun tắc khơng: Khơng có đồ vật vô dụng, Không  bừa bãi, Không dơ bẩn Tác dụng: Tạo môi trường làm việc ngăn nắp: Một môi trường làm việc ngăn nắp giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm sử dụng tài liệu, thiết bị cần thiết Điều giúp tiết kiệm thời gian công sức, từ tăng suất hiệu làm việc Giảm thiểu tai nạn thương tích: Một mơi trường làm việc bừa bộn lộn xộn gây tai nạn thương tích cho nhân viên Seiketsu giúp loại bỏ vật dụng nguy hiểm tạo mơi trường làm việc an tồn Cải thiện chất lượng công việc: Một môi trường làm việc ngăn nắp giúp nhân viên tập trung làm việc tạo sản phẩm, dịch vụ chất lượng Tạo môi trường làm việc thoải mái dễ chịu cho nhân viên: Một môi trường làm việc ngăn nắp giúp nhân viên cảm thấy thoải mái dễ chịu làm việc  Hoạt động: Sử dụng công cụ phương pháp để cải thiện khả tuân thủ tiêu chuẩn quy tắc Ví dụ, doanh nghiệp sử dụng công cụ mã màu, nhãn dán, hệ thống quản lý tài sản để giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm sử dụng vật dụng, tài liệu cần thiết Tạo môi trường làm việc khuyến khích tham gia nhân viên Doanh nghiệp tổ chức thi hoạt động khác để khuyến khích nhân viên tham gia vào việc trì mơi trường làm việc ngăn nắp 6.5 Shitsuke – Sẵn sàng  Định nghĩa:  Tất cá nhân, phòng ban, phận, chức vụ doanh nghiệp cần sẵn sàng tuân thủ theo nguyên tắc 5S Thực đào tạo tiêu chuẩn cho thành viên doanh nghiệp, hình thành thói quen cung cách vận hành tổ chức theo nguyên tắc đề (duy trì nâng cao quy trình tiêu chuẩn việc xếp, vệ sinh bảo trì nơi làm việc để đảm bảo hiệu thành công phương pháp 5S) Tác dụng: Tạo thói quen quy tắc làm việc tự giác, thân thiện chuyên nghiệp thực theo 5S cho doanh nghiệp;  Nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên; Tạo môi trường làm việc đại, ngăn nắp từ nâng cao hiệu làm việc phát triển doanh nghiệp;  Hoạt động: Đào tạo giáo dục nhân viên quy trình 5S tầm quan trọng việc trì Kiểm tra đánh giá định kỳ để xác định việc thực 5S diễn có vấn đề gì, cần có biện pháp sửa chữa kịp thời Tạo tiêu chuẩn quy trình cụ thể để giúp trì bền vững quy trình 5S Phát triển phương pháp đánh giá hiệu để đo lường tiến đảm bảo tiêu chuẩn mục tiêu đạt 7 Các bước áp dụng phương pháp 5S vào doanh nghiệp: Bước 1: Lập kế hoạch hành động Trước triển khai chương trình 5S doanh nghiệp, ban lãnh đạo, cấp quản lý cần tổ chức họp để thảo luận xây dựng kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo áp dụng quy trình 5S thực hợp lý hiệu Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin đầy đủ tiêu chuẩn 5S sản xuất, kinh doanh, định hướng, mục tiêu nội dung quy trình để nhân viên cấp nắm rõ Điều giúp tránh tình trạng mơ hồ nội đảm bảo thống việc thực quy trình 5S Khảo sát thái độ, ý muốn, phản ứng nhân viên việc áp dụng tiêu chuẩn 5S giúp doanh nghiệp đưa điều chỉnh phù hợp đạt thống tổ chức Bởi áp dụng quy trình 5S ảnh hưởng đáng kể đến thói quen cảm nhận nhân viên trình lao động Bước 2: Đào tạo dẫn cho người có liên quan Thơng báo ý nghĩa 5S cho tất người có liên quan Xác định kết kỳ vọng mong muốn hệ thống 5S Kết đảm bảo người có liên quan  Nhấn mạnh “Giải nguyên nhân cốt lõi vấn đề” phải trở thành quy tắc đổ lỗi tay năm ngón Bước 3: Triển khai thực 5S Seiri – Sàng lọc: Các vật dụng phân loại vật dụng không cần thiết bỏ khỏi nơi sản xuất Seiton – Sắp xếp: Việc tiếp cận đơn giản hóa vị trí đánh dấu số lượng dán nhãn rõ ràng Seiso – Sạch sẽ: Các nhóm làm việc lập thói quen làm vịng 10 phút Kiểm tra tận nơi để đảm bảo “Sàng lọc” “Sắp xếp” thực Seiketsu – Săn sóc: Xem xét Sàng lọc, Sắp xếp Sạch (quét dọn): đảm bảo chúng tiến hành mức tốt tất người (đặc biệt ca) Shitsuke – Sẵn sàng: Đảm bảo lợi ích 5S thấm nhuần: sử dụng công cụ giải nguyên nhân cốt lõi vấn đề “5 sao” (hỏi Tại lần) Phân công trách nhiệm 5S mức tập thể cá nhân Bước 4: Cải tiến 5S Cải tiến cách đo lường, phân tích xây dựng điểm chuẩn kết tích cực Tìm kiếm doanh nghiệp có quy mơ thực hành 5S lĩnh vực ngành nghề hoàn toàn khác Bước 5: Đưa 5S trở thành thói quen triển khai khu vực khác Đánh dấu thành công doanh nghiệp tiếp tục thực So sánh thực tế thực với kết kỳ vọng Đảm bảo trình thủ tục 5S xây dựng kế thừa Thách thức áp dụng 5S vào doanh nghiệp Khi áp dụng phương pháp 5S, gặp phải số thách thức sau: Chi phí đầu tư ban đầu: Áp dụng phương pháp 5S đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu để mua thiết bị vật liệu cần thiết để thực trình xếp, sửa chữa làm Khó khăn việc trì phương pháp 5S: Sau áp dụng phương pháp 5S, trì thách thức Nhân viên trở lại thói quen cũ khơng giám sát động viên thường xuyên Khó khăn việc thay đổi thói quen tư nhân viên: Để áp dụng phương pháp 5S thành công, nhân viên cần phải thay đổi thói quen tư Điều gây khó khăn thời gian yếu tố để triển khai thành công hệ thống 5S Sự thành công hệ thống dựa yếu tố người, 5S không ngoại lệ Và yếu tố giúp cho hoạt động 5S công ty thành công cụ thể là:  Lãnh đạo người cam kết hỗ trợ  Yếu tố quan trọng để tạo nên thành công cho phương pháp 5S lời cam kết, hỗ trợ lãnh đạo Sự hỗ trợ chuyên môn kịp thời để giúp nhân viên hồn thành cơng việc cách tốt Cần có cam kết rõ ràng, mục tiêu chiến lược hoạch định hướng, việc vận dụng 5S mang lại hiệu  Những lời động viên hỗ trợ từ ban lãnh đạo tạo động lực truyền cảm hứng lớn giúp người lao động áp dụng phương pháp 5S tốt Ban quản lý người trực tiếp tham gia giám sát, đánh giá hiệu suất quy trình ghi nhận phản hồi từ người lao động Chú trọng đầu tư sử dụng thiết bị nguyên vật liệu đầu vào có chất lượng tốt Tiến hành đào tạo Để người nhận thức vai trị, lợi ích mơ hình 5s việc đào tạo vô cần thiết Ban lãnh đạo cần cung cấp cho nhân viên công ty kiến thức, cách tiến hành quy tắc tiến hành 5S Khi người lao động nắm vững kiến thức nắm vững  phương pháp thực trình triển khai hệ thống 5S quy trình sản xuất khơng khó khăn người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S Cần tự nguyện tham gia tất người  Tạo môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện người yếu tố 5S Sau nhận thức ý nghĩa 5S gì, nhân viên, người lao động tự giác, chủ động tiến hành quy trình 5S thói quen  Lặp lại hệ thống 5S với tiêu chuẩn cao Doanh nghiệp khơng thể dậm chân chỗ, tiêu chuẩn phải cải tiến liên tục qua giai đoạn, điều không vơ ích Quy trình 5S cần lặp lại liên tục, khơng ngừng nghỉ mục đích điều nhằm trì, cải tiến cơng tác quản lý tổ chức Các quy tắc 5S áp dụng Toyota Nhật Bản Với nguyên tắc lấy người làm trọng tâm phát triển nói mơ hình 5S phương pháp sử dụng rộng rãi có Việt Nam  Những lợi ích to lớn từ tiêu chuẩn 5S mang lại tạo hiệu tức thì, xây dựng hình ảnh cơng ty hiệu mà khơng tốn nhiều chi phí 10 Ứng dụng đa dạng phương pháp 5S Quy trình 5S áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức, quy mô ngành nghề Cụ thể đối tượng nên áp dụng quy trình 5S bao gồm: Các doanh nghiệp sản xuất: Quy trình 5S giúp cải thiện quy trình sản xuất, tăng suất, giảm lãng phí, cải thiện chất lượng an tồn lao động Ví dụ nhà máy sản xuất thực  phẩm thường áp dụng quy trình 5S việc duyệt kỹ lưỡng khu vực sản xuất, loại  bỏ yếu tổ tiềm ẩn gây độc hại, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Các doanh nghiệp dịch vụ: Quy trình 5S giúp cải thiện tổ chức hiệu suất làm việc nhân viên, tăng khả phục vụ khách hàng, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp Ví dụ khách sạn thường sử dụng quy trình 5S để xếp khu vực lễ tân, nhà hàng, phòng nghỉ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng tạo ấn tượng tích cực Các tổ chức cơng cộng: Quy trình 5S giúp nâng cao hiệu hoạt động quản lý cơ  quan, cải thiện hình ảnh tổ chức trước cơng chúng, tạo mơi trường làm việc tốt cho cán  bộ, nhân viên Thư viện cơng cộng sử dụng quy trình 5S để xếp sách tài liệu cách hiệu quả, đảm bảo không gian đọc làm việc thoải mái, duyệt kỹ lưỡng hệ thống phân loại sách giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu Cá nhân: Quy trình 5S áp dụng sống cá nhân để tạo môi trường sống gọn gàng, sẽ, tăng tính kỉ luật Tóm lại, quy trình 5S áp dụng cho tổ chức ngành nghề, không phân biệt quy mơ loại hình hoạt động Việc sử dụng 5S giúp tăng hiệu suất, giảm lãng phí tạo môi trường làm việc sẽ, gọn gàng, hiệu 11 Kết luận 5S phương pháp quản lý tổ chức xếp nơi làm việc, tập trung vào năm tiêu chí: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) Shitsuke (Sẵn sàng) Qua việc thực 5S giúp doanh nghiệp nhận hiệu thời gian, không gian, kinh tế Bên cạnh 5S cịn giúp tăng tính kỷ luật người, cải thiện chất lượng sản phẩm đảm bảo thuận tiện, an toàn nơi làm việc Việc áp dụng quy tắc 5S môi trường văn phòng cách quan trọng để cải thiện hiệu suất, tạo môi trường làm việc chun nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, góp phần định thành công phát triển doanh nghiệp