Chủ đề thực trạng và giải pháp nâng cao công tác quản trị hành chính văn phòng tại công ty cổ phần tập đoàn sunhouse

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ BÀI TIỂU LUẬN MƠN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CHỦ ĐỀ: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN SUNHOUSE GVHD: Thầy ThS Hồ Quốc Đức Lớp: K14DCQT03 Họ tên – MSSV: Nguyễn Minh Quân 2001110351 Trần Hữu Thanh 2001110353 Trần Tiên Phong 2001110355 Nguyễn Thanh Phú 2001110358 Đặng Thùy Thu Quyên 2001110361 Phạm Hữu Tiến 2001110362 Nguyễn Thanh Hoài Linh TP.HCM, tháng 09 năm 2022 2001110377 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HỌ VÀ TÊN Nguyễn Minh Quân Trần Hữu Thanh Trần Tiên Phong Nguyễn Thanh Phú CƠNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG Tìm kiếm thơng tin tổng hợp chương Tìm kiếm thơng tin tổng hợp chương Tìm kiếm thơng tin tổng hợp chương Tìm kiếm thơng tin tổng hợp chương Tìm kiếm thơng tin tổng hợp Đặng Thùy Thu Quyên chương 1, tổng hợp toàn cho nhóm Phạm Hữu Tiến Nguyễn Thanh Hồi Linh Tìm kiếm thơng tin tổng hợp chương Tìm kiếm thông tin tổng hợp chương NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Gia Định đưa mơn Quản trị hành văn phịng vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn – Thầy ThS Hồ Quốc Đức giảng dạy, truyền đạt kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học thầy, chúng em có thêm cho nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu Thầy mang đến cho bạn sinh viên buổi học thú vị, tạo cho chúng em tinh thần ham học, tìm tịi phát huy kỹ mà thân cần đạt Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để chúng em vững bước sau Quản trị hành văn phịng mơn học vơ bổ ích có tính thực tế cao Cung cấp cho chúng em kiến thức bổ ích việc phân tích môi trường làm việc tương lai Tuy nhiên, vốn kiến thức nhiều hạn chế khả tiếp thu thực tế nhiều bỡ ngỡ Mặc dù nhóm cố gắng chắn tiểu luận khó tránh khỏi thiếu sót nhiều chỗ cịn chưa xác Kính mong thầy xem xét góp ý để tiểu luận nhóm hồn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Chức hoạt động nhà quản trị hành văn phịng Y Sơ đồ 1: Sơ đồ cấu tổ chức máy Tập đoàn SUNHOUSE 20 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu 2.2 Nội dung nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Ý nghĩa thực tiễn đề tài Bố cục tiểu luận CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG .4 Khái niệm công tác quản lý hành văn phịng 1.1 Khái niệm hành văn phịng 1.2 Vai trị cơng tác hành văn phịng .4 1.3 Chức cơng tác hành văn phịng .5 1.4 Nhiệm vụ Văn Phịng Hành chính: .6 Vị trí cơng tác quản trị hành văn phịng Nội dung hoạt động cơng tác quản trị hành văn phịng 3.1 Tổ chức máy hành văn phịng .8 3.2 Phân công công việc 3.3 Điều hành công việc .11 3.4 Xây dựng quy chế làm việc 12 3.5 Tổ chức hội họp, hội nghị, chuyến công tác .13 3.6 Công tác hậu cần 15 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN SUNHOUSE 15 Tổng quan cơng ty Cổ phần Tập đồn SUNHOUSE 15 1.1 Vài nét lịch sử hình thành cơng ty Cổ phần Tập đoàn SUNHOUSE 15 1.2 Q trình phát triển cơng ty Cổ phần Tập đoàn SUNHOUSE 16 1.3 Những sản phẩm công ty SUNHOUSE 18 1.4 Lĩnh vực đặc điểm hoạt động cơng ty Cổ phần Tập đồn SUNHOUSE 18 1.4.1 Lĩnh vực hoạt động cơng ty Cổ phần Tập đồn SUNHOUSE 18 1.4.2 Đặc điểm hoạt động công ty Cổ phần Tập đoàn SUNHOUSE 19 1.4.3 Chất lượng sản phẩm SUNHOUSE 19 Thực trạng hoạt động cơng tác quản trị hành văn phịng cơng ty Cổ phần Tập đoàn SUNHOUSE .20 2.1 Cơ cấu tổ chức máy Tập đoàn SUNHOUSE 20 2.2 Thực trạng cơng tác hành văn phịng cơng ty SUNHOUSE 24 2.2.1 Khái qt Phịng Hành cơng ty SUNHOUSE 24 2.2.2 Cơng tác quản lý hành văn phịng 25 Đánh giá chung cơng tác quản trị hành văn phịng cơng ty Cổ phần Tập đoàn SUNHOUSE 27 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CHO CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN SUNHOUSE 29 Mục tiêu định hướng phát triển công ty 29 Giải pháp nâng cao công tác quản lý hành văn phịng cơng ty 29 2.1 Nâng cao chất lượng nhân 29 2.1.1 Đối với người lãnh đạo 30 2.1.2 Đối với nhân viên văn phòng 31 2.1.3 Quản trị nhân kết hợp khoa học nghệ thuật .31 2.2 Hoàn thiện mơ hình tổ chức văn phịng 33 2.3 Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành công ty .33 2.4 Đổi trang thiết bị, ứng dụng công nghệ quản lý .33 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO .36 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác hành văn phịng cơng tác quan trọng khơng thể thiếu hoạt động tất quan, tổ chức doanh nghiệp Các quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt cơng tác Hành văn phịng Hành văn phịng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lănh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc đưa định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, cơng tác Hành văn phịng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nề nếp việc quản lý điều hành cơng việc doanh nghiệp thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu kinh doanh doanh nghiệp Bộ phận hành văn phịng nơi tiếp nhận mối quan hệ đối nội, đối ngoại lãnh đạo doanh nghiệp Đồng thời hoạt động tham mưu, hỗ trợ cho Tổng Giám đốc, công tác tổng hợp, hậu cần,… quan hệ trực tiếp với phòng ban cơng ty Vì vậy, cơng tác hành văn phịng cơng tác quan trọng hoạt động quản trị doanh nghiệp Phịng Hành cơng ty Cổ phần Tập đồn SUNHOUSE phịng tham mưu cho Tổng Giám đốc công việc quản lý hành ứng dụng cơng nghệ thơng tin Phịng có nhiệm vụ quản trị văn phịng cơng ty, lập kế hoạch mua sắm hợp lý trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm; lập kế hoạch thực xây dựng, sửa chữa văn phịng cơng ty chi nhánh Ngồi ra, phịng cịn quản lý phục vụ đầy đủ cho yêu cầu làm việc hội họp, lại, lưu trú, đón tiếp khách; theo dõi, tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động Với mong muốn tìm hiểu thực trạng quản lý văn Phịng Hành doanh nghiệp Việt Nam nên nhóm chúng em chọn cơng ty Cổ phần tập đoàn SUNHOUSE để thực tiểu luận Thơng qua tiểu luận này, nhóm mong đưa đánh giá đắn giải pháp hiệu cho mặt hạn chế thực trạng quản trị cơng tác hành văn phịng Phịng Hành cơng ty SUNHOUSE Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu Hệ thống hóa sở lý luận cơng tác quản trị hành văn phịng doanh nghiệp Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt ưu, nhược điểm, nguyên nhân giải pháp khắc phục công tác quản trị hành văn phịng, tham mưu tổng hợp Phịng Hành cơng ty Cổ phần Tập đồn SUNHOUSE 2.2 Nội dung nghiên cứu Nghiên cứu vấn đề lý luận cơng tác quản trị hành văn phịng doanh nghiệp Đánh giá thực trạng tình hình cơng tác tham mưu, tổng hợp, hành văn phịng Phịng Hành cơng ty SUNHOUSE Xây dựng giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp hành văn phịng Phịng Hành cơng ty SUNHOUSE Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp, hành văn phịng cơng ty SUNHOUSE Phạm vi nghiên cứu: văn Phịng Hành cơng ty SUNHOUSE Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là: Phương pháp thu thập liệu, thông tin thông qua trang báo mạng, Internet, website nghiên cứu có liên quan đến đề tài tình hình hành văn phịng cơng ty SUNHOUSE Ban điều hành Xây dựng quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực Phòng; đánh giá hiệu quy trình, quy định thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động Công ty 2.2 Thực trạng cơng tác hành văn phịng cơng ty SUNHOUSE 2.2.1 Khái qt Phịng Hành cơng ty SUNHOUSE a Chức Phịng Hành có chức làm theo đạo, điều hành lãnh đạo công ty như:  Giúp việc cho Tổng giám đốc cơng ty cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ  Tham mưu cho Tổng giám đốc công ty lĩnh vực đối ngoại b Nhiệm vụ Nhiệm vụ Phịng Hành cụ thể sau:  Nghiên cứu đề xuất tổ chức thực phương án cải tiến tổ chức sản xuất  Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng  Quản lý trang thiết bị dụng cụ văn phịng cơng ty  Tiếp nhận quản lý công văn giấy tờ; tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu  Thực cơng tác quản lý hành để đảm bảo cho máy công ty hoạt động có hiệu  Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm c Quyền hạn Để thực tốt chức nhiệm vụ mình, Phịng Hành phải quan hệ chặt chẽ với phòng ban công ty, đơn vị trực thuộc công ty để hướng dẫn, nhắc nhở cơng tác văn phịng lĩnh vực khác mà lãnh đạo công ty phân công 28 Được lãnh đạo công ty ủy quyền ký văn như: loại công văn nhắc nhở phòng ban thực đạo lãnh đạo công ty, giấy mời, thông báo, giấy giới thiệu,… d Trách nhiệm, phạm vi cách giải cơng việc cán phịng Chấp hành đạo, phân cơng nhiệm vụ Trưởng phịng Thực đầy đủ nội quy công ty, nội quy nội phòng ban, chấp hành tốt quy định pháp luật Phát huy sáng tạo, chủ động công việc để giải công việc thời hạn giao, tn thủ quy trình xử lý cơng việc, đảm bảo chất lượng, nội dung, hình thức, trình tự, thủ tục ban hành văn Có quyền giữ ý kiến riêng nêu ý kiến họp nội phòng ban để trưởng phòng xem xét định Cán phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng cơng việc giao 2.2.2 Cơng tác quản lý hành văn phịng a Cơng tác hành văn phịng Văn phịng phận Hành nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng thời máy giúp việc cho Tổng giám đốc cơng ty Thơng qua văn phịng chủ trương, sách, thị cấp đến phận, phòng ban đơn vị đồng thời thông tin từ cấp gửi lên để phản ánh tình hình, xin kiến đạo chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp gửi lên cấp giúp cho lãnh đạo nắm tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh đơn vị có liên quan, qua tìm biện pháp cần thiết để điều chỉnh, bổ sung kịp thời Giống quan tổ chức khác, để Phịng Hành thực cơng việc lãnh đạo phân cơng cách hiệu ngồi việc đầu tư sở vật chất, kỹ thuật đại, đội ngũ cán có nghiệp vụ chun mơn cao cơng tác đạo, điều hành đắn, kịp thời, xác từ cấp quan trọng Có 29 đảm bảo chất lượng cơng việc Phịng Hành cơng ty Cơng việc hành cơng ty SUNHOUSE bao gồm nhiều nội dung có mức độ phức tạp khác Tùy thuộc vào chức nhiệm vụ đơn vị, cá nhân giao phụ trách nội dung định phân công trách nhiệm rõ ràng sau: Trách nhiệm Tổng Giám đốc: Tổng Giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản lý văn phạm vi cơng ty đạo nghiệp vụ cơng tác hành cấp  Chỉ đạo giải kịp thời xác văn đến công ty  Trực tiếp ký văn công ty SUNHOUSE ban hành Trách nhiệm Trưởng Phịng Hành chính:  Là người trực tiếp giúp Tổng Giám đốc công ty tổ chức thực nhiệm vụ cơng tác hành cơng ty  Xem xét tồn văn đến để phân phối cho phòng ban, cá nhân báo cáo Tổng Giám đốc văn quan trọng  Ký thừa lệnh văn Tổng Giám đốc giao ký văn Phòng Hành phát hành  Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước gửi  Bảo đảm giữ bí mật, an toàn văn bản, tài liệu Trách nhiệm cán chun trách Phịng Hành cơng ty:  Kiểm tra thể thức văn đi, kỹ thuật trình bày văn ghi sổ ngày cho văn  Đóng dấu văn  Đăng ký văn  Chuyển giao văn  Sắp xếp bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng bảo lưu  Quản lý làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường 30  Lập bảo quản sổ sách quan, sổ đăng ký văn văn đến, chuyển giao văn b Trang thiết bị văn phòng Phòng trang bị tương đối đầy đủ thiết bị, phương tiện làm việc, cụ thể máy photocopy kiêm máy in phục vụ công tác soạn thảo văn bản, 04 máy điện thoại bàn,… tất trang thiết bị đại, chất lượng cao Ngồi phịng làm việc trang bị máy điều hòa, bàn ghế, tủ hồ sơ tài liệu Nhìn chung trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc trang bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng nhiệm vụ giao c Tổ chức họp nội phòng Trưởng phòng người triệu tập, tổ chức họp phòng Mỗi tháng tổ chức họp phòng lần Tùy theo yêu cầu cụ thể Phịng Hành họp đột xuất Cán phòng phải chuẩn bị báo cáo kết cơng tác tháng để trình bày họp có yêu cầu, chuẩn bị ý kiến cần phát biểu, kiến nghị, đề xuất để nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác phịng cơng việc phụ trách Đánh giá chung công tác quản trị hành văn phịng cơng ty Cổ phần Tập đoàn SUNHOUSE Lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn Dựa kết tìm hiểu Cơng ty năm 2014 cho thấy, số lượng lao động trực tiếp 606 người, chiếm 60.9% so với tổng số người lao động Công ty 389 người Công ty năm gần trang bị thêm nhiều máy móc, thiết bị đại địi hỏi người sử dụng phải có trình độ cao Do năm Công ty tuyển dụng thêm nhiều lao động có trình độ Đại học Cao đẳng đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế Các cán công nhân viên làm nhiệm vụ quản lý Công ty hầu hết có trình độ Đại học, Cao đẳng với kinh nghiệm làm việc lâu năm không ngừng giám sát, đạo công nhân sản xuất, đồng thời phân tích đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh nhằm tạo 31 nhiều sản phẩm chất lượng cao đáp ứng nhu cầu thị trường đem lại hiệu kinh tế cao cho Công ty Đầu tiên phải kể đến khó khăn cơng tác quản lý nhân Tranh cãi hay bất hịa ln vấn đề mà nhà quản lý thường xuyên phải hệ thống nhân Bởi khơng có khả làm việc nhóm theo đặt tơi cá nhân lợi lợi ích tập thể nên dễ gây tranh cãi bất hòa nhân viên chí nặng xảy bạo lực công ty Đứng trước vấn đề nhà quản lý, lãnh đạo hay phòng nhân cần phải đưa kế hoạch khắc phục triệt để Trước hết mâu thuẫn phát sinh từ nội cần phải có cách giải pháp triệt để tránh làm ồn bên gây ảnh hưởng xấu tới danh tiếng hình ảnh cơng ty Một khó khăn nhân mà cơng ty có nhân viên vi phạm nội quy Điều gây ảnh hưởng phần không nhỏ tới suất, chất lượng công việc tiến triển kinh doanh công ty Nhân viên thành phần nhỏ quan trọng, góp phần tạo nên tập thể cơng ty SUNHOUSE vững mạnh, khả quản lý nhân không tốt, khiến nhân viên chưa thật tuân theo quy định nội quy công ty đưa gây nên ảnh hưởng vô to lớn đến tập thể Đây số khó khăn nhân mà nhân hay gặp Công việc nhân cơng việc khó khơng phải q dễ dàng Điều quan trọng quản lý nhân ứng xử tinh tế hành động khéo léo Nguồn nhân lực công ty chưa thực phát huy hết khả năng, máy lãnh đạo họ chưa thực tốt trình dẫn dắt phát triển cán công nhân viên Sau tình hình dịch Covid gây áp lực khiến thị trường xuất giảm mạnh, chi phí đầu vào lại tăng cao, doanh nghiệp xác định thụ động dựa dẫm vào đối tác nước chờ đợi lạm phát xuống Nhiều giải pháp 32 doanh nghiệp chủ động đưa để nỗ lực giảm chi phí đầu vào, hạn chế tăng giá bán sản phẩm; giảm bớt chi phí khâu trung gian Trước tình trạng giá cước vận tải tăng tạo thêm gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp xuất Năng lực tự chủ logistics coi rào cản lớn Vì vậy, tổng thể cần xây dựng đội tàu siêu trường, siêu trọng hạ tầng logistics đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu, không phụ thuộc vào đội tàu doanh nghiệp nước Trong thời buổi công nghệ nay, Phịng Hành phận ứng dụng cơng nghệ nhanh vào quy trình hoạt động Thay quy trình lưu trữ thơng tin, văn phức tạp trước đây, có thay đổi hầu hết phần công việc soạn thảo, lưu trữ, phát hành, tiếp nhận văn thay công nghệ kể hoạt động ghi sổ ngày chuyển văn đến văn chuyển giao văn Tuy nhiên, thay đổi địi hỏi nhân viên Phịng Hành phải có trình độ nghiệp vụ văn phịng áp dụng cơng nghệ định Nếu nhân viên khơng nắm quy trình từ việc tiếp nhận thông tin từ cấp đến xử lý thơng tin hệ thống việc kiểm soát dễ xảy Đặt bối cảnh chung năm 2021, năm nhiều khó khăn thách thức Covid-19 gây ra, tất doanh nghiệp từ Bắc vào Nam, từ nội địa đến quốc tế gặp khó khăn đứt gãy chuỗi cung ứng, khoản, hao tốn chi phí trì sản xuất chống dịch,… SUNHOUSE không tránh khỏi khó khăn chung thị trường tác động Và hết nhìn chung tổng thể hoạt động công ty SUNHOUSE gặp nhiều trục trặc đáng quan ngại từ vị trí đỉnh đầu vị trí nhỏ Nhìn chung họ cịn giữ phong thái ln tìm tịi học học không ngừng xây dựng, phát triển chìa khố giúp họ vượt qua rào cản khó khăn 33 CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CHO CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN SUNHOUSE Mục tiêu định hướng phát triển công ty Sau 20 năm phát triển, SUNHOUSE khẳng định vị trí lĩnh vực gia dụng nhà bếp với tảng vững chắc, hệ sinh thái đầy đủ từ nghiên cứu phát triển (R&D), sản xuất, phân phối, dịch vụ sau bán hàng Mục tiêu chiến lược đến năm 2025:  Trở thành công ty có doanh thu 10.000 tỷ đồng  Thị trường phục vụ 400 triệu dân  Doanh thu hoạt động xuất đạt 30 triệu USD  Thương hiệu SUNHOUSE có tên tuổi đồ gia dụng giới Là niềm tự hào thương hiệu Việt SUNHOUSE chinh phục thị trường nhà bếp nội địa bắt đầu bước thị trường giới Để tiếp tục khẳng định vị mình, thương hiệu định mở rộng đầu tư nghiên cứu lĩnh vực Điện tử – Điện lạnh để chinh phục thị trường đầy tiềm này, tập đoàn đa quốc gia chiếm phần lớn thị phần Chiến lược SUNHOUSE tập trung giải nhu cầu nhóm khách hàng mục tiêu nhờ lợi nắm tay lượng khách hàng lớn (từ ngành gia dụng nhà bếp), kênh phân phối rộng, trung tâm R&D chủ động Cụ thể hướng đến “phổ thơng hố” sản phẩm điện lạnh với trọng tâm Máy lọc nước RO, điều hòa, quạt điều hòa để người tiêu dùng tiếp cận sản phẩm, tối ưu hiệu suất sử dụng nhằm đáp ứng giá trị cốt lõi người dùng cần, cắt bỏ tính dư thừa để có giá sản phẩm phù hợp với số đông 34 Giải pháp nâng cao công tác quản lý hành văn phịng cơng ty 2.1 Nâng cao chất lượng nhân Con người yếu tố quan trọng hàng đầu doanh nghiệp nói chung Vì hồn thiện máy quản lý đồng thời với việc hoàn thiện người quản lý, lãnh đạo cán nhân viên văn phịng nói chung phận văn phịng nói riêng Để đáp ứng yêu câu quản lý thời đại đáp ứng tốt nhiệm vụ giao địi hỏi phải có u cầu cụ thể đội ngũ nhân viên lãnh đạo văn phòng sau: 2.1.1 Đối với người lãnh đạo Để bắt kịp với tiến khoa học, kỹ thuật việc áp dụng tiến việc quản lý, điều hành phận văn phòng lãnh đạo cần phải cung cấp, bổ sung kiến thức chun mơn cao để giúp giám đốc giải vấn đề chuyên môn buổi đấu thầu theo dõi, giám sát việc thực công việc công ty Cần bổ sung kiến thức tâm lý thông qua buổi thảo luận tâm lý lãnh đạo, điều hành giúp nâng cao kỹ năng, nghệ thuật quản lý cho trưởng phó phịng để họ nhận thấy yếu tố tâm lý có ảnh hưởng tới hiệu việc điều hành kết công việc Phịng Hành nên tổ chức buổi giao lưu, tổng kết cuối quý để cán nhân viên văn phịng thêm tình đồn kết, giao lưu học hỏi, nhận thấy thiếu sót việc điều hành, thực cơng việc giao, giúp trưởng phịng hiểu thêm nhân viên để có phương thức quản lý, điều hành cho phù hợp 35 Thành thạo nghiệp vụ văn phịng: Khơng cịn thời xưa, tài liệu giấy tờ xếp đống núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép Giờ đây, hỗ trợ công nghệ đại giúp ích cho nhà quản trị văn phịng nhiều Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho kiến thức máy tính, sử dụng thành thạo chương trình phần mềm, mạng, thiết bị văn phòng điện thoại nội bộ, máy photo, fax, Kỹ quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phịng khơng phải giám đốc nhân họ người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên cơng ty, họ có trách nhiệm hịa giải mâu thuẫn, giải đáp khúc mắc, hóa giải xúc lòng nhân viên công việc Kỹ quản lý dự án: Đôi lúc nhà quản trị văn phịng đóng vai trị làm người giám sát, đánh giá cơng việc hồn thành lực nhân viên Kỹ điều hành họp: Có thể giữ vai trị điều hành, nhà quản trị văn phịng người xếp bố trí thời gian họp, thơng báo xác đầy đủ thông tin họp cho tất người Và họp, nhà quản trị văn phịng đóng vai trị chủ tọa Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phịng đơi cịn “kiêm” ln vai trị cán Cơng đồn, chun tổ chức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên công ty 2.1.2 Đối với nhân viên văn phòng Tổ chức khoa học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn Tổ chức hội thảo, giao lưu cho nhân viên văn phịng cơng ty với khóa học với đơn vị khác để học hỏi giao tiếp, ứng xử, văn hóa cơng sở để hồn thiện văn phịng vật chất lẫn người 36 Tổ chức chương trình phổ biến kiến thức nâng cao khả tin học như: hội thảo tiện ích tin học văn phịng chun viên máy tính có trình độ giỏi Khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ mục tiêu cơng ty mở rộng quan hệ với đối tác nước ngồi Trong q trình hoạt động nhân viên văn phịng phải có trách nhiệm cao, thái độ làm việc nghiêm túc, có chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng yêu cầu công việc 2.1.3 Quản trị nhân kết hợp khoa học nghệ thuật Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình cơng tác, nhà quản trị phải có bí riêng Nghệ thuật quản lý nhân dựa ba bí đơn giản hiệu nhằm tăng suất làm việc nhân viên, tăng lợi nhuận thỏa mãn khách hàng Nhân viên làm việc suất họ biết bạn muốn họ làm gì, họ khen ngợi làm bị khiển trách rõ ràng làm việc không tốt, nhân cách họ phải tôn trọng Những nhà quản trị nhân áp dụng bí bị căng thẳng dễ đạt thành cơng a Bí một: Xác định mục tiêu Bí tảng cho thứ khác Nếu mục tiêu khơng rõ ràng, khơng thể đánh giá thành công việc nhân viên Trong hầu hết công ty, nhân viên ban giám đốc có hai mục tiêu khác biệt Nếu ban lãnh đạo nhân viên không thông tin cho để tìm số mục tiêu chung mà hai bên trí, chẳng có bên thỏa mãn, chí lại gây phiền tối cho b Bí hai: Khen ngợi Nhà quản trị nhân khôn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần bản:  Khen - luôn khen nhân viên lúc họ làm tốt Đừng để dành lời khen 37  Khen cụ thể - muốn đối xử tốt người ta cảm thấy thích nói xác làm tốt  Chia sẻ tình cảm - phát biểu cảm nhận - khơng phải bạn nghĩ mà bạn cảm thấy Tình cảm yếu tố thân mật ý nghĩ mối quan hệ người c Bí ba: Khiển trách Bí thứ ba nhà quản trị nhân giỏi sửa chữa điều sai trái nhân viên để tạo nên kết tích cực Có bốn quy tắc để khiển trách hiệu quả:  Khiển trách ngay: Khiển trách nhân viên làm sai Đừng gom lỗi lại khiển trách “một lượt” Nếu khơng khiển trách, nhân viên lẫn bạn khơng thể giữ bình tĩnh  Khiển trách cụ thể: Đừng nói chung chung Một nhà quản trị nhân giỏi nói rõ nguyên nhân để nhân viên sửa đổi  Chia sẻ tình cảm: Sau giải thích lỗi sai nhân viên giải thích thêm cảm nhận bạn điều (giận, khó chịu, thất vọng hay cảm giác khác)  Nói cho người ta biết họ tốt nào: Giai đoạn cuối có lẽ quan trọng Hãy chấm dứt lời khiển trách cách nói với nhân viên thái độ mà bạn phê phán thái độ mà bạn thường thấy họ lại thái độ mà bạn mong muốn tương lai Hành vi sai trái tượng thời Về chất, họ nhân viên tốt Có bạn hướng ý người bị khiển trách vào điều họ làm sai, không ý vào cách bạn đối xử với người 38 2.2 Hồn thiện mơ hình tổ chức văn phịng Các mơ hình phận văn phòng doanh nghiệp xây dựng cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh doanh nghiệp để khai thác tối đa nguồn lực sẵn có doanh nghiệp Hồn thiện văn phịng đồng thời xây dựng nét văn hóa nơi cơng sở trang trọng, lịch sự, có chun mơn, xây dựng tinh thần tập thể đồn kết giúp đỡ lẫn cơng việc để đạt mục tiêu chung công ty 2.3 Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành cơng ty Xây dựng chương trình làm việc với cách cụ thể diễn cách khoa học, logic, xác, kịp thời Để theo kịp xu hướng phát triển mơ hình tổ chức quản lý văn phòng xây dựng quản lý chun nghiệp cơng ty nên tổ chức cho cán quản lý học tập nâng cao trình độ,khả quản lý chuyên nghiệp Đặc biệt ngoại ngữ tin học phần mềm quản lý ứng dụng văn phịng Xây dựng mối quan hệ đồn kết giúp đỡ lẫn cơng việc mục tiêu chung công ty 2.4 Đổi trang thiết bị, ứng dụng công nghệ quản lý Trang thiết bị đại tạo môi trường làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng suất lao động mà nâng cao sức khỏe cán nhân viên để họ làm việc ổn định, yêu nghề, sáng tạo Việc đưa công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý trở thành xu chung, phần mềm quản lý ứng dụng triệt để nhằm khai thác lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại 39 Công ty cần thay số thiết bị cũ đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt nhận thấy số tài liệu có dấu hiệu hư hại làm ảnh hưởng đến trình lưu trữ sử dụng văn KẾT LUẬN Luận văn tập trung nghiên cứu “thực trạng giải pháp nâng cao hiệu cơng tác quản lý hành văn phịng cơng ty Cổ phần Tập đồn SUNHOUSE” Luận văn phân tích sở lý luận cơng tác quản lý hành văn phịng, thơng qua nghiên cứu lý luận thấy vị trí, vai trị chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phịng tổ chức Đồng thời thơng qua nghiên cứu lý luận cơng tác hành văn phịng làm thêm cần thiết cơng tác quản lý hành văn phịng tổ chức Nghiên cứu lý luận vị trí cơng tác hành văn phịng tổ chức Việc nghiên cứu sở lý luận làm rõ cụ thể nội dung hoạt động cơng tác hành văn phịng Từ làm sở để phân tích thực trạng cơng tác hành văn phịng cơng ty SUNHOUSE chương Trong chương 2, luận văn khái quát chung địa bàn nghiên cứu công ty Cổ phần Tập đồn SUNHOUSE lịch sử hình thành trình phát triển, giới thiệu sản phẩm công ty, lĩnh vực đặc điểm hoạt động công ty, cấu tổ chức chức nhiệm vụ phịng ban cơng ty SUNHOUSE Luận văn tập trung phân tích thực trạng cơng tác hành văn phịng cơng ty SUNHOUSE Chỉ rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơng tác Hành cơng ty SUNHOUSE Phân tích thực trạng cơng tác Hành văn phịng Phịng Hành cơng tác hành văn phịng, trang thiết bị văn phòng, tổ chức họp nội phòng Từ đó, rút đánh giá mặt tích cực mà SUNHOUSE 40 phát huy tốt hành trình mình, bên cạnh cịn mặt hạn chế cần khắc phục để làm sở thực chương Từ thực trạng vấn đề, luận văn đưa giải pháp giải pháp nâng cao chất lượng nhân Phòng Hành chính, từ lãnh đạo cấp cao Trưởng phịng đến nhân viên cấp dưới; nâng cao suất lao động nhân thông qua việc quản trị nhân kết hợp khoa học nghệ thuật; hoàn thiện mơ hình tổ chức văn phịng; đổi mới, hồn thiên công tác quản lý, điều hành công ty; đổi trang thiết bị, ứng dụng công nghệ quản lý Đặc biệt giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự, đặc biệt trọng việc nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ, đào tạo để người cũ bắt kịp thay đổi khoa học kỹ thuật Một giải pháp không phần quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thực công tác lưu trữ văn bản, xu tất yếu thời đại công nghệ nhằm ứng dụng vào quản lý Các giải pháp thực tốt góp phần nâng cao chất lượng hồn thiện cơng tác hành văn phịng cơng ty SUNHOUSE, nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển không ngừng công ty xu hướng phát triển chung kinh tế đất nước 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hành Chính Văn Phịng gì? Vai Trị & Chức Năng LyTuong.net (2021, November 4) Retrieved September 21, 2022, from https://lytuong.net/hanh-chinh-van-phong-la-gi/ Tình hình hoạt động quản trị nhân lực cơng ty cổ phần tập đồn Sunhouse (2012) xemtailieu.net Retrieved September 21, 2022, from https://text.xemtailieu.net/tailieu/tinh-hinh-hoat-dong-quan-tri-nhan-luc-cua-cong-ty-co-phan-tap-tap-doansunhouse-1411721.html ThS Lê Thị Huyền, ThS Nguyễn Thị Thu, ThS Lê Thị Ánh, ThS Trần Thị Hằng, ThS Trần Thùy Linh, ThS Nguyễn Văn Hải, ThS Hoàng Thị Chuyên, & ThS Trần Thị Vân, (2019) Tài liệu học tập Quản trị hành văn phịng Hà Nội https://khoaqtkd.uneti.edu.vn/uploads/page/9quan-tri-hanh-chinh-van-phong.pdf Thơng cáo báo chí nguồn gốc thương hiệu xuất xứ sản phẩm SUNHOUSE (n.d.) https://sunhouse.com.vn/ Retrieved September 21, 2022, from https://sunhouse.com.vn/thong-cao-bao-chi-ve-nguon-goc-thuong-hieu-va-xuat-xusan-pham-sunhouse TaiLieu.VN (n.d.) Bài giảng Quản trị hành văn phịng - Chương 1: Nhập mơn quản trị hành văn phòng Retrieved September 21, 2022, from https://tailieu.vn/doc/bai-giang-quan-tri-hanh-chinh-van-phong-chuong-1-nhap-monquan-tri-hanh-chinh-van-phong-699201.html Thương hiệu Việt Sunhouse khát vọng chinh phục thị trường (2020, October 12) brandsvietnam.com https://www.brandsvietnam.com/20976-Thuong-hieu-VietSunhouse-khat-vong-chinh-phuc-thi-truong-moi Hàn Viết Thuận, Hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2008 42