ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG GIẢNG VIÊN HOÀNG VĂN TRUNG LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Tên thành viên thực hiện Tống Nguyễn Mi[.]
ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MƠN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG GIẢNG VIÊN: HỒNG VĂN TRUNG LẬP KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Tên thành viên thực Tống Nguyễn Minh Thư Phạm Nhật Tiến Nguyễn Thành Tuấn Trần Ngọc Bảo Trúc Trần Thái Thảo Vy Lớp: CLC-20DQT03 TP Hồ Chí Minh, 2023 BẢNG PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC Tống Nguyễn Minh Thư 100% Phạm Nhật Tiến 100% Nguyễn Thành Tuấn 100% Trần Ngọc Bảo Trúc 100% Trần Thái Thảo Vy 100% MỤC LỤC BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm 1.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác 1.2.1 Mục đich chuyến công tác: 1.2.2 Thành phần công tác: 1.2.3 Địa điểm .4 1.2.4 Thời gian: 1.2.5 Những chế độ doanh nghiệp đồn cơng tác 1.2.6 Giải thủ tục hành .5 1.2.7 Chuẩn bị phương tiện lại, ăn .5 1.2.8 Chuẩn bị tài liệu chuyên môn .5 1.2.9 Chuẩn bị kinh phí .6 1.3 Những công việc chuyến công tác 1.4 Quy trình lập kế hoạch cơng tác cho lãnh đạo 1.4.1 Phác họa chuyến .7 1.4.2 Lập hồ sơ chuyến 1.4.3 Dự tốn chi phí cho chuyến 1.4.4 Soạn lịch trình cơng tác 1.4.5 Kiểm tra lần cuối trước .8 1.5 Báo cáo kết chuyến 1.6 Vận dụng thực lập kế hoạch cho chuyến công tác 1.6.1 Phác họa chuyến .9 1.6.2 Lập hồ sơ cho chuyến 10 1.6.3 Soạn lịch trình cơng tác 11 1.6.4 Tiến độ thực 12 1.6.5 Dự trù chi phí cho chuyến 12 1.6.6 Kiểm tra lần cuối trước chuyến 13 1.6.7 Báo cáo kết chuyến 13 LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 1.1 Khái niệm Lập kế hoạch cho chuyến công tác tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biệp pháp tốt nhất…để thực mục tiêu cuối đề Có ý nghĩa: Việc lập kế hoạch cho chuyến công tác điều cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo giữ nhịp độ hoạt động cao hướng hoạt động không phần quan trọng Giúp tăng tư quản lý tiên liệu tình xảy ra, phối hợp nguồn lực cá nhân, tổ chức dễ tạo nên sức mạnh tổng hợp, giữ vững “ mũi tiến công” vào mục tiêu cuối mà doanh nghiệp hướng đến, bên cạnh dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu thực dự án 1.2 Nội dung kế hoạch chuyến công tác 1.2.1 Mục đich chuyến công tác: - Mục đích chuyến cơng tác phải rõ ràng, chuyến khơng chồng chéo mục đích - Thực nhiệm vụ đặt như: + Nắm bắt tình hình thực tế sở + Học tập kinh nghiệm đối tác nước nước + Tìm kiếm hội hợp tác thực thỏa thuận ký kết hợp đồng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý + Đảm bảo tiết kiệm chi phí 1.2.2 Thành phần công tác: - Số lượng thành viên tham gia chuyến cơng tác - Vị trí, trách nhiệm người đồn - Trưởng phó đồn 1.2.3 Địa điểm Là điểm đến chuyến công tác 1.2.4 Thời gian: - Ngày ngày Lịch trình cơng tác (điểm dừng chân, nội dung làm việc nơi thời gian cho chặn đường cụ thể) 1.2.5 Những chế độ doanh nghiệp đồn cơng tác Chế độ ăn, nghỉ, phương tiện lại, sinh hoạt phí 1.2.6 Giải thủ tục hành + + + + + + Các giấy tời cần thiết cho chuyến công tác gồm: Quyết định cử công tác Giấy tờ giới thiệu Giấy tờ đường Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm( cơng tác nước ngồi) Chứng minh nhân dân Các giấy tời khác chức danh khoa học, trị, 1.2.7 Chuẩn bị phương tiện lại, ăn - Tùy theo địa điểm thời gian công tác để lựa chọ phương tiện giao thông, địa điểm ăn, phù hợp tiết kiệm - Thư ký phải nắm đầy đủ xác thơng tin, phương tiện giao thơng, nơi ăn đồn đến cơng tác như: Chế độ, tiêu chuẩn thành viên đồn Có thể thực theo quy định tài quan, tổ chức Bảng đi, đến loại phương tiện Gía vé Độ dài quãng đường + + + + 1.2.8 Chuẩn bị tài liệu chun mơn - Tùy theo mục đích chuyến công tác mà tài liệu chuyên môn cần chuẩn bị khác nhau: - Ví dụ ký kết hợp đồng kinh tế phải có hợp đồng đơn vị chức năng, chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị, Nếu dự hội nghị khoa học phải nghiên cứu yêu cầu hội nghị để doạn thảo phát biểu, - Chuẩn bị tài liệu chuyên môn cần có phối hợp, trợ giúp thư ký, phận chức năng, chuyên gia giúp lãng đạo chuẩn bị, soạn thảo Để phục vụ cho công tác chuẩn bị lãnh đạo cần phải có tư liệu tham khảo như: Các văn quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực chuyên ôn, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu chỗ quan trọng, tham khảo mang theo chuyến để sử dụng cần thiết 1.2.9 Chuẩn bị kinh phí + + + + + Dựa vào kế hoạch cơng tác đồn, thư ký lập dự trù kinh phí, Trong dự trù cần có khoản chi phí sau đây: Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô Tiền ăn, nghỉ Tiền lệ phí giải thủ tục hành Tiền đóng góp cho hội thảo hội nghị( tổ chức yêu cầu) Một số chi phí khác như: Thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phịng 1.3 Những công việc chuyến công tác - Trong trường hợp thư ký đồn cơng tác phải đảm nhận công việc sau: + Liên hệ giải nơi ăn nghỉ, làm việc cho đoàn, đảm bảo chuyến cơng tác theo lịch trình + Tham dự nuổi làm việc ghi biên + Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến chuyến công tác + Thu thập hóa đơn, chứng từ cần thiết cho khoản chi phí đồn + Chủ động liên hệ nắm bắt, xin ý kiến giải vấn đề phát sinh suốt chuyến - Trường hợp khơng có thư ký đồn cơng tác Trước lãnh đạo công tác + Thư ký cần họp bàn giao công việc người công tác, để phía hỗ trợ cơng ty nắm vững công việc giải + Thư ký ghi nhận cơng việc đươc ủy quyền từ phía lãnh đạo, công việc đặc thù dành riêng cho người công tác chờ xử lý việc giải thời gian người công tác Sau thư ký soạn giấy ủy nhiệm trình lãnh đạo ký Trong lãnh đạo công tác + Thư ký phải trì cơng việc theo quy định quyền hạn trách nhiệm giao + Thư ký ghi chép lại tát tin nhắn, điện thoại, email với tin tức quan trọng để kịp thời báo cáo với người công tác, xin ý kiến cách giải cần thiết báo người công tác kịp trở Sau lãnh đạo công tác + Thư ký cần tóm tắt diễn biến cơng tác quan lưu ý kiện quan trọng + Trình văn bản, thư từ, sách báo giấy tờ cho người cơng tác, trình nhật ký cơng tác + Giúp người công tác soạn thảo văn báo cáo, tài liệu liên quan sau chuyến công tác, thư cảm ơn quà đến đối tác gặp chuyến (nếu cần) + Kiểm tra nhận giấy tờ chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục tốn với tài vụ 1.4 Quy trình lập kế hoạch công tác cho lãnh đạo 1.4.1 Phác họa chuyến Vạch ra, chuẩn bị trước yếu tố sau: - Mục đích chuyến cơng tác Nội dung công việc Số lượng tham gia Thời gian,địa điểm Kế hoạch nơi đến Phương tiện, nơi ăn 1.4.2 Lập hồ sơ chuyến Gồm mục sau: - Đăng ký xác nhận trước nơi đến công tác Nội dung công tác Những người cần tiếp xúc, thông tin liên lạc với họ Tư liệu nghiên cứu, tham khảo (văn pháp luật,tài liệu nghiệp vụ ) Các hẹn xác nhận hẹn gặp Phương tiên lại, ăn - Giấy tờ cần thiết ( tùy thân, hợp đồng ) Phong tục, văn hóa xã hội nơi cơng tác 1.4.3 Dự tốn chi phí cho chuyến Cần phối hợp với phịng hành để chuẩn bị tiền tạm ứng cho chuyến công tác Đối với chuyến nước ngoài, để an toàn, cần hạn chế mang theo tiền mặt, tốt dùng thẻ tín dụng, liên hệ đổi ngoại tệ để đồn cơng tác mang theo số tiền nước sở tiện cho việc chi dùng Đối chiếu, kiểm tra app/ website hãng nơi ở, giá phù hợp kế hoạch 1.4.4 Soạn lịch trình công tác Sắp xếp thứ tự, thời gian, nội dung phác họa lại cách chi tiết, chỉnh chu logic để gửi cho đối tượng sau: + Bản cho người cơng tác + Bản cho thư kí + Bản cho người phận đảm nhận công việc người công tác + Bản cho cấp người công tác 1.4.5 Kiểm tra lần cuối trước Kiểm tra giấy tờ, vật dụng cần thiết Nắm rõ ngày khởi hành, nơi đến ngày trở Liên hệ trước nơi đến để chuẩn bị địa điểm ăn ở, kế oạch xe đưa đón Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, vật dụng cá nhân Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, danh sách địa số điện thoại nơi cần liên hệ Quà lưu niệm cho đối tác ( cần) 1.5 Báo cáo kết chuyến Tiến hành đánh giá chuyến tìm ưu điểm, nhược điểm phương hướng giải pháp Kết thúc chuyến đi, tiến hành giải vấn đề liên quan thủ tục công tác, thu thập giấy tờ tài liệu liên quan Thực so sánh chi phí dự trù thực tế xuyên suốt chuyến 1.6 Vận dụng thực lập kế hoạch cho chuyến cơng tác Bạn nhân viên phịng kinh doanh cty A, trưởng phịng có kế hoạch cơng tác tỉnh X để tìm hiểu thị trường, gặp đối tác nhằm triển khai kế hoạch mở thêm chi nhánh cty 1.6.1 Phác họa chuyến 1.6.1.1 Sự kiện: - Cơng tìm hiểu thị trường, gặp gỡ giao lưu với đối tác thuộc chi nhánh công ty Tây Ninh - Sự kiện Văn phòng CellphoneS TP.HCM Cửa hàng CellphoneS Chi nhánh Cách Mạng Tháng – Tây Ninh phối hợp tổ chức Tây Ninh 1.6.1.2 Mục đích chuyến cơng tác: - Nắm bắt hiểu rõ tình hình thực tế (lưu lượng người qua lại, phong thủy, giao thông, …) khu vực nằm đường Tôn Đức Thắng Tây Ninh Từ đó, xem xét xem có nên mở chi nhánh khơng - Gặp gỡ trao đổi, gắn kết tình cảm chi nhánh HCM Tây Ninh - Gặp gỡ chủ nhà triển khai mở thêm chi nhánh Tây Ninh 1.6.1.3 Thành phần: - Lãnh đạo công ty phân cơng tác: Bà Nguyễn Thị B, Trưởng phịng Kinh doanh 1.6.1.4 Thời gian, địa điểm: a) Địa điểm: - Tại Cửa hàng CellphoneS Chi nhánh Cách Mạng Tháng – Tây Ninh (595 Cách Mạng Tháng 8, Phường 3, Tây Ninh) b) Thời gian: - Ngày đi: 10/02/2023 - Ngày về: 12/02/2023 Trong đó: Ngày 10/02/2023: 9h30 đến 11h30 chuẩn bị lên xe công ty Văn phòng để di chuyển đến Tây Ninh 12h00 Checkin, nghỉ ngơi 13h00 gặp gỡ, chào hỏi nhân viên cửa hàng Chi nhánh 13h30, Gặp gỡ quản lý cửa hàng để xem xét tình hình doanh thu cửa hàng Tây Ninh; Sau đó, bàn hỏi ý kiến địa điểm Tây Ninh để mở thêm chi nhánh khác Ngày 11/02/2023: 9h00, 10h00, 13h00 khảo sát địa điểm 1, 2, đường Tôn Đức Thắng 14h00 họp online kết nối Văn phòng CellphoneS TP.HCM cửa hàng để bàn việc thuê mặt (thống thuê đâu?, giá th có hợp lí khơng?, …) 16h00, di chuyển đến địa điểm cần thuê đường Tôn Đức Thắng để thương lượng, đặt cọc kí kết giấy tờ với chủ nhà cho thuê 17h00, ăn với chủ nhà nhà hàng hải sản Biển Đông Ngày 12/02/2023: 8h00, trả phòng, kết thúc chuyến công tác, khởi hành lại TP.HCM Lưu ý: Du lịch tự do, ngồi nguồn hỗ trợ cơng ty cho việc người tự bỏ tiền túi chi tiêu tùy theo nhu cầu thân vượt qua ngân sách cho trước 1.6.1.5 Phương tiện lại: - Di chuyển hoàn toàn xe ô tô chỗ mà công ty thuê - Chi phí thuê xe: 2.500.000 - Thời gian khởi hành: 9h30 (TPHCM) đến 11h30 (Tây Ninh), tổng thời gian tiếng 1.6.1.6 Nơi ăn, ở: - Khách sạn Gold City ngày đêm tổng giá 1.800.000 đồng với phịng giường đơi có ban cơng Có dịch vụ ăn uống khách sạn cách vị trí tham khảo đường Tơn Đức Thắng 500m 10 1.6.2 Lập hồ sơ cho chuyến 1.6.2.1 Trước công tác: - Thư ký chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác bao gồm: Quyết định công tác công ty Bộ hồ sơ khảo sát phục vụ cho chuyến - Giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân loại giấy tờ khác (cá nhân tự chuẩn bị) - Đăng kí trước khách sạn Gold City, xe di chuyển - Xác nhận hẹn với quản lí chi nhánh Tây Ninh đối tác 1.6.2.2 Trước gặp đối tác: Tài liệu chuẩn bị - Các tài liệu hướng dẫn liên quan đến đơn vị tổ chức, đối tác công ty, sách báo tham khảo - Thư ký tổng hợp tài liệu theo danh mục hợp đồng kí kết, giúp lãnh đạo lựa chọn tài liệu cần mang theo Laptop cá nhân 1.6.3 Soạn lịch trình cơng tác Ngày Giờ 10/02 9h30 11h30 12h00 13h00 13h30 11/02 9h00 Nơi đến Văn phòng CellPhones TP.HCM Tây Ninh Khách sạn Gold City Cửa hàng CellPhoneS chi nhánh Cách Mạng Tháng – Tây Ninh Cửa hàng CellPhoneS chi nhánh Cách Mạng Tháng – Tây Ninh Đường Tôn Đức 11 Nội dung Chuẩn bị lên xe công ty để di chuyển đến Tỉnh Tây Ninh Checkin, nghỉ ngơi Gặp gỡ, chào hỏi nhân viên cửa hàng Gặp gỡ quản lý cửa hàng để xem xét tình hình doanh thu cửa hàng Tây Ninh Sau đó, bàn hỏi ý kiến địa điểm Tây Ninh để mở thêm chi nhánh khác Khảo sát địa điểm thứ Thắng Đường Tôn Đức Thắng Đường Tôn Đức Thắng 10h00 13h00 14h00 16h00 17h00 12/02 Cửa hàng CellPhoneS chi nhánh Cách Mạng Tháng – Tây Ninh Địa điểm cần thuê đường Tôn Đức Thắng Nhà hàng hải sản Biển Đơng 8h00 TP.Hồ Chí Minh Khảo sát địa điểm thứ Khảo sát địa điểm thứ Họp online với Văn phịng CellPhones Hồ Chí Minh để bàn việc thuê mặt (thống thuê đâu?, giá th có hợp lí khơng?, …) Thương lượng, đặt cọc kí kết giấy tờ với chủ nhà cho thuê Đi ăn với chủ nhà Kết thúc chuyến công tác 1.6.4 Tiến độ thực - Ngày 29/01/2022: Hoàn thành kế hoạch - Ngày 30/02/2022: Trình kế hoạch cho cấp - Ngày 31/02/2022: Xin ý kiến cấp - Ngày 1/02/2022: Công tác chuẩn bị liên hệ xe, khách sạn, quản lí chi nhánh Tây Ninh - Ngày 3/02/2022: Chuẩn bị lịch trình cơng tác - Ngày 4/02/2022: Trình lịch trình cơng tác kèm giấy tờ chuẩn bị cho trưởng phòng - Ngày 10/02/2022: Thực kế hoạch công tác - Ngày 12/02/2022: Thực công tác báo cáo 1.6.5 Dự trù chi phí cho chuyến STT Mục cần dự toán Nội dung/Địa điểm đến Thuê xe chỗ Từ Tp.Hồ Chí Minh đến Tây Số lượng/Thành phần người 12 Dự tốn kinh phí Tổng số Nguồn tiền (VNĐ) kinh phí 2.500.000 Ngân sách Ninh (bao xe) Chi phí ăn nghỉ khách sạn Tại khách sạn GOLD CITY Lệ phí giải thủ tục hành chính, tài liệu chun mơn phịng giường đơi có ban cơng, ăn nghỉ ngày đêm Chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho chuyến cơng tác Giấy tờ th mặt bằng, sách cơng ty,… Chi phí dự phịng Chi phí phát sinh chuyến công tác 1.800.000 100.000 công ty 1.000.000 TỔN 5.400.000 G Sau lập xong bảng dự tốn kinh phí, trình Giám đốc phê duyệt gửi đến phịng Kế tốn Cơng ty có trách nhiệm thi hành Trước cơng tác, phải có trách nhiệm nhắc nhở thành viên tham gia phải giữ hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chuyến cơng tác để ban thư ký thu thập tổng hợp để hạch toán 1.6.6 Kiểm tra lần cuối trước chuyến - Kiểm tra giấy tờ, tài liệu cần thiết - Kiểm tra xác nhận đặt phòng - Kiểm tra xác nhận thời gian họp, thời gian gặp đối tác 1.6.7 Báo cáo kết chuyến 1.6.7.1 Chi phí BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ DỰ TRÙ VÀ THỰC TẾ STT Mục cần dự Dự trù toán 13 Thực tế Chú thích Thuê xe chỗ VNĐ VNĐ 2.500.000 2.500.000 1.800.000 1.800.000 100.000 100.000 Chi phí ăn nghỉ khách sạn Lệ phí giải thủ tục hành tài chính, liệu chun mơn TỔNG Chi phí dự phịng 1.000.000 5.400.000 ÂM 19.000.000 Do ứng tiền đặt cọc cho chủ nhà ÂM 14.600.000 Vậy công ty cần tốn lại tiền trưởng phịng ứng trả trước (9.200.000VNĐ) 1.6.7.2 Đánh giá Ưu điểm - Các giấy tờ, tài liệu liên quan đến chuyến công tác chuẩn bị chu đáo, đảm bảo đầy đủ Phương tiện giao thông phục vụ nhu cầu lại ban lãnh đạo bố trí nhanh chóng Việc liên lạc với nơi đến cơng tác để bố trí chỗ nghỉ ngơi, ăn uống, nơi đến công tác chuẩn bị chu đáo Lập kế hoạch lịch trình công tác giúp lãnh đạo công ty theo dõi lịch trình chuyến dễ dàng Trong trình thực nhiệm vu, phận, cá nhân đoàn kết, thống nhất, giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ giao Nhược điểm 14 - Thời gian bị xê dịch ngoại cảnh nên lịch trình khó thay đổi kịp thời Việc nắm bắt thơng tin từ ban lãnh đạo cịn chưa kịp thời Dự trù chi phí chưa xác 1.6.7.3 Giải pháp - Ban lãnh đạo thường xuyên đôn đốc kiểm tra khen thưởng để tạo động lực cá nhân tập thể làm tốt nhiệm vụ sau chuyến cơng tác Các cán bộ, thư kí cần nắm bắt thông tin nhanh nhạy, kịp thời để triển khai cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch chu đáo thời gian kế hoạch Lập kế hoạch cơng việc phải xếp cách có hệ thống, linh hoạt Chuẩn bị chu đáo công tác dự phịng để xảy cố có chủ động công việc 1.6.7.4 Thu thập tài liệu Thu thập, tổng hợp tài liệu liên quan đến chuyến cơng tác như: hóa đơn ăn uống, hóa đơn lại, dịch vụ, hóa đơn phát sinh… để làm hạch tốn với cơng ty cho trưởng phịng Đồng thời soạn báo cáo, xếp lại giấy tờ sếp yêu cầu 15 Câu hỏi trắc nghiệm Việc lập kế hoạch cho chuyến công tác mang lại lợi ích cho người cơng tác ? A.Giúp người cơng tác hướng đạt mục tiêu đề ban đầu B.Biết trước kiện đối tác gặp chuyến C.Có chi phí cố định dự trù để chi tiêu phù hợp chuyến D Tất ý Lịch trình cơng tác gửi cho ai? A Cho người công tác B Cho người phận đảm nhận công việc người công tác C A B sai D A B 16 ... công việc chuyến công tác 1.4 Quy trình lập kế hoạch cơng tác cho lãnh đạo 1.4.1 Phác họa chuyến .7 1.4.2 Lập hồ sơ chuyến 1.4.3 Dự toán chi phí cho chuyến. .. tra lần cuối trước chuyến 13 1.6.7 Báo cáo kết chuyến 13 LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC 1.1 Khái niệm Lập kế hoạch cho chuyến công tác tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời... niệm cho đối tác ( cần) 1.5 Báo cáo kết chuyến Tiến hành đánh giá chuyến tìm ưu đi? ??m, nhược đi? ??m phương hướng giải pháp Kết thúc chuyến đi, tiến hành giải vấn đề liên quan thủ tục công tác, thu