Tiểu luận tìm hiểu về công tác quản trị hành chính văn phòng tại thư viện trường đại học thủ dầu một

i ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ ¯ MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG BÀI TIỂU LUẬN TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT GVHD: NGUYỄN VƯƠNG BĂNG TÂM LỚP/NHĨM MƠN HỌC: HK2.TT.10 HỌ VÀ TÊN SV: Nguyễn Thị Xuân Hằng MSSV: 2023402011051 Hồ Thị Thúy Hằng MSSV: 2023401010843 Lê Trương Thanh Tuyền MSSV: 1823401010266 Bình Dương, 28 – 03 - 2022 i ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ ¯ MƠN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG BÀI TIỂU LUẬN TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT GVHD: NGUYỄN VƯƠNG BĂNG TÂM LỚP/NHĨM MƠN HỌC: HK2.TT.10 HỌ VÀ TÊN SV: Nguyễn Thị Xuân Hằng MSSV: 2023402011051 Hồ Thị Thúy Hằng MSSV: 2023401010843 Lê Trương Thanh Tuyền MSSV: 1823401010266 Bình Dương, 28 – 03 - 2022 i KHOA KINH TẾ CTĐT QUẢN TRỊ KINH DOANH PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần: Quản trị hành văn phịng Mã học phần: LING221 Lớp/Nhóm mơn học: HK2.TT.10 Học kỳ Năm học: 2021 - 2022 Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Xuân Hằng: 2023402011051 Hồ Thị Thúy Hằng: 2023401010843 Lê Trương Thanh Tuyền: 1823401010266 Đề tài: TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ (Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10) TT Tiêu chí đánh giá Điểm tối đa Điểm đánh giá Cán chấm 1 Phần mở đầu 0.5 đ Chương sở lý thuyết 1.5 đ Chương mục 2.1 thưc trạng 2.0đ Chương mục 2.2 Uu, khuyết điểm 1.5đ Chương Đề xuất giải pháp 1.5 đ Kết luận + TLTK 1.0đ Hình thức trình bày 1.0đ Chỉnh sửa đề cương – Thuyết minh 1.0đ Điểm tổng cộng Cán chấm … 10 Thủ Dầu Một, ngày 28 tháng 03 năm 2022 Cán chấm Cán chấm 1 Điểm thống i A i Mục lục A Mở đầu 1 Tính cấp thiết đề tài .1 Mục tiêu nghiên cứu .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu nguồn liệu Ý nghĩa đề tài Kết cấu đề tài B Nội dung CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm chức quản trị hành văn phòng 1.1.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng 1.1.2 Chức quản trị hành văn phịng 1.2 Các công việc quản trị hành văn phịng CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH THỦ DẦU MỘT 2.1 Giới thiệu sơ lược trường ĐH Thủ Dầu Một 2.2 Giới Thiệu chi tiết thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một 2.3 Khái quát trung tâm học liệu 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ 2.3.2 Đối tượng phục vụ 2.4 Cơng tác hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một 2.4.1 Về yếu tố người i 2.4.2 Về trang thiết bị thư viện 12 2.4.3 Về nguyên tắc thủ tục 13 2.5 Ưu, nhược điểm cơng tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một 16 2.5.1 Ưu điểm .16 2.5.2 Nhược điểm 16 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH THỦ DẦU MỘT 18 3.1 Nhận xét cơng tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một .18 3.2 Đề xuất số giải pháp 18 C Kết luận 20 Tài liệu tham khảo 21 Mục lục hình ảnh Hình 1: Trường ĐH Thủ Dầu Một Hình 2: Thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một Hình 3: Trang thiết bị thư viện 12 Hình 4: Sắp xếp bày trí 13 1 B Mở đầu Tính cấp thiết đề tài Quản trị hành văn phịng cơng tác cần thiết q trình tiến hành cơng việc tổ chức, doanh nghiệp Tổ chức, doanh nghiệp có cơng tác hành văn phịng riêng biệt phụ thuộc vào cách thức bố trí, người, cơng việc tổ chức, doanh nghiệp Là sinh viên thư viện nơi giúp em dễ dàng tìm kiến thơng tin, tài liệu phục vụ cho việc học tập nghiên cứu Thư viện tổ chức với cơng việc lưu trữ bảo quản sách phục vụ cho việc trau dồi kiến thức người Vì cơng tác hành văn phịng thư viện cần phải thực xếp cách cẩn thận, hiệu chu không tổ chức, doanh nghiệp khác Một tổ chức làm công việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp tri thức cho người thực công tác quản trị cách sơ sài, mà phải có cách thức tổ chức cho phù hợp Từ việc xếp kệ lưu trữ sách, đến công tác quản lí nhân sự, thủ tục liên quan đến sách, báo, tạp chí quy định mượn sách, trả sách, ngồi đọc sách chỗ, ngồi cịn có trang thiết bị thư viện phục vụ cho việc đọc người Nhận thức tầm quan trọng vấn để, nên em chọn đề tài ngiên cứu: “Tìm hiểu cơng tác quản trị hành văn phịng thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một” Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng cơng tác hành văn phòng thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một Đánh giá ưu nhược điểm cơng tác hành văn phòng thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao cơng tác quản trị hành văn phòng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Các cơng tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Tại thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một, Bình Dương + Thời gian: 14/02/2022 – 28/03/2022 Phương pháp nghiên cứu nguồn liệu - Phương pháp nghiên cứu: Phỏng vấn, thu thập liệu, phân tích, chọn lọc tổng hợp - Nguồn liệu: Trực tiếp thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một, gián tiếp tìm hiểu khái niệm từ sách, trang mạng uy tín Ý nghĩa đề tài Giúp người biết rõ cơng tác quản trị hành văn phịng có tác động tổ chức, cụ thể thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một Qua thấy ưu nhược điểm cơng tác hành văn phịng đề xuất số giải pháp để hồn thiện cơng tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một Kết cấu đề tài Chương 1: Cơ sở lý thuyết Chương 2: Thực trạng công tác hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một Chương 3: Nhận xét đề xuất giải pháp công tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một C Nội dung CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm chức quản trị hành văn phịng 1.1.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phịng "q trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành kiểm sốt hoạt động hành văn phịng doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thơng tin hỗ trợ kịp thời cho cấp quản lý định điều hành doanh nghiệp"  Hệ thống hành văn phịng doanh nghiệp phải thiết kế quan điểm (ASS: Administration Support System)(hệ thống quản lý hổ trợ):  Hoạt động hành văn phịng doanh nghiệp q trình  Hành văn phịng doanh nghiệp địi hỏi tính chun mơn hố tính chun nghiệp  Quản lý văn phịng cơng ty phải phù hợp với mục tiêu lợi nhuận công ty Hành văn phịng địi hỏi phải xác định tính quyền lực tương xứng với trách nhiệm 1.1.2 Chức quản trị hành văn phịng Có chức bản: Chức thông tin (tham mưu tổng hợp), Chức phục vụ hỗ trợ  Chức tham mưu cho lãnh đạo: văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến vấn đề thuộc phương pháp tổ chức cơng viêc, điều hành máy, đạo để thực chức năng, nhiệm vụ chung quan  Chức phục vụ hở trợ đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động Văn phịng khơng đơn vị nghiên cứu, đưa ý kiến với lãnh đạo mà đơn vị trực tiếp triển khai công việc sau • Khát vọng: Một nỗ lực có ý thức để đạt đến đỉnh cao tri thức, khát vọng điều tốt đẹp tâm thực cách mạnh mẽ • Tinh thần trách nhiệm: Có thái độ tích cực tinh thần trách nhiệm với thân, gia đình, xã hội, quê hương đất nước nhân loại; có lực kỹ đảm nhận trách nhiệm • Sáng tạo: với tư đổi mới, khả chuyên môn tạo giá trị đáp ứng nhu cầu dịch vụ phát triển xã hội Sinh viên phục vụ xã hội thông qua học tập trải nghiệm, kết hợp với nghiên cứu khoa học, trở thành nhà phát triển toàn diện lực phẩm chất 2.2 Giới Thiệu chi tiết thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một Hình 2: Thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một Thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một coi trung tâm cung cấp thơng tin văn hóa, khoa học kỹ thuật, phận thuộc phịng tổ chức trường đảm nhận cơng tác xây dựng quản lý văn hóa tổ chức, tài liệu khoa học công nghệ, phục vụ chức giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học Thư viện có nhiệm vụ sau: Nghiên cứu, đề xuất phương hướng, sách, kế hoạch, xây dựng văn văn hóa, khoa học phù hợp với nhiệm vụ đào tạo nghiên cứu khoa học Nhà trường, có trách nhiệm bảo vệ vốn vật chất  Sắp xếp tài liệu theo thể loại chuyên ngành khoa học công nghệ  Tạo phương thức tìm kiếm để người đọc nhanh chóng tìm thấy tài liệu  Thông báo kịp thời tập tin  Tổ chức quảng bá, giới thiệu sách, tạp chí, báo tài liệu khác, tổng hợp thơng tin tóm tắt, thơng tin thư mục giới thiệu  Thường xuyên thu nhận ấn phẩm trường xuất bản, tiểu luận học viên 2.3 Khái quát trung tâm học liệu Trung tâm Học liệu đơn vị trực thuộc Trường Đại học Thủ Dầu Một, thành lập theo Quyết định số 946/QĐ ĐHTDM ngày 10/7/2018 Trường Đại học Thủ Dầu Một (Tiền thân Trung tâm Thông tin Thư viện thành lập theo Quyết định số 89/QĐ-ĐHTDM ngày 27/10/2009 sở Thư viện Trường Cao đẳng Bình Dương) Tên tiếng Việt: Trung tâm Học liệu (sau gọi Trung tâm), viết tắt TTHL Tên tiếng Anh: Learning Resource Center of Thu Dau Mot University, viết tắt LRC – TDMU 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ 2.3.1.1 Chức năng: Phục vụ cho hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến khoa học công nghệ Trường thông qua việc sử dụng, khai thác loại học liệu có Trung tâm 2.3.1.2 Nhiệm vụ: Trung tâm có nhóm nhiệm vụ sau: 10 Tổ chức hoạt động phát triển nghiệp Tổ chức hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, nghiên cứu khoa học lĩnh vực chuyên môn Xây dựng phát triển sản phẩm, dịch vụ thông tin Tổ chức hoạt động công tác nhân sự, hành Thực nhiệm vụ khác Lãnh đạo Trường phân công 2.3.2 Đối tượng phục vụ Cán bộ, giảng viên, nhân viên cá nhân theo học khóa đào tạo dài hạn (2 năm trở lên) Trường, có hồ sơ liệu lưu trữ Phòng Đào tạo Trường; Các nhà nghiên cứu khoa học đạo sản xuất, doanh nghiệp, doanh nhân người sản xuất thuộc Trường; Các cá nhân, đơn vị ngồi Trường tn thủ nội quy đóng phí dịch vụ theo quy định 2.4 Cơng tác hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một 2.4.1 Về yếu tố người 2.4.1.1 Tình hình nhân thư viện - Nhân phụ trách Giám đốc: Quản lý lĩnh vực: Nhân sự, Bổ sung, Sao in, Cơ sở vật chất, Kiểm định Phó Giám Đốc: Quản lý Biên mục, Bạn đọc, Sản phẩm Khoa học & Cơng nghệ, Báo chí, Thơng tin & Dịch vụ, Kho 11 nhân viên phụ trách lĩnh vực như: Công tác Báo chí, Cơng tác Kho, Hành văn phịng, Cơng nghệ thông tin, Trang thiết bị, Công tác in phục vụ công việc chung,… - Đội ngũ cộng tác viên Cộng tác viên (CTV) bạn sinh viên làm việc bán thời gian, hỗ trợ Trung tâm số công việc như: Trực phục vụ mượn trả tài liệu Sắp xếp tài liệu lên kệ theo vị trí Vệ sinh kệ kho sách Dán nhãn tài liệu Hướng dẫn giúp đỡ bạn đọc tìm kiếm tài liệu Một số cơng việc khác (nếu có) Trở thành CTV Trung tâm, bạn hưởng phụ cấp theo thời gian khả đáp ứng công việc, tạo môi trường làm việc thân thiện thoải mái Qua thời gian làm việc, CTV hình thành thói quen cẩn thận cơng việc, làm việc có trách nhiệm hiệu - Đội ngũ tình nguyện viên Trung tâm Học liệu hoan nghênh tinh thần tình nguyện tất bạn sinh viên Ngồi học, bạn đăng ký hỗ trợ Trung tâm hoạt động thường xuyên Ngoài hội tuyển chọn vào vị trí cộng tác viên, bạn sinh viên có hoạt động tình nguyện Trung tâm trung bình 150 giờ/3 tháng cấp giấy xác nhận tình nguyện (dùng để cộng điểm rèn luyện cuối năm học) 12 2.4.1.2 Các yếu tố tác động đến tình hình nhân Sự phát triển công nghiệp 4.0 tác động sâu sắc mạnh mẽ tới nhiều ngành nghề xã hội, có nghề Thư viện Nối mạng tồn cầu, bùng nổ thông tin, đặt yêu cầu đổi công tác thu thập, xử lý, phổ biến trao đổi thơng tin Do đó, địi hỏi nhân thư viện phải có kiến thức, lực kỹ cần thiết Về việc tuyển dụng: Nhân viên thư viện chia thành nhiều cấp độ, từ sinh viên tình nguyện xếp sách kệ chuyên gia thư viện - với nhiều cấp cao - quản lý sưu tập chuyên ngành Để làm việc thư viện, việc làm đăng ký làm cộng tác viên thư viện, tham gia câu lạc thư viện, nộp đơn vào vị trí trợ lý thư viện Về việc sử dụng nguồn nhân lực thư viện: Việc phân công lao động người, việc khả đánh giá nhân viên người quản lý mà phát huy lực nhân vào hoạt động thư viện Tuy nhiên, thừa người khơng có chun môn nghiệp vụ thư viện - thông tin, thiếu người có trình độ, kỹ Về đào tạo phát triển nguồn nhân lực: Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ trường cao đẳng, đại học chuyên ngành Thư viện, học trung cấp trị cử nhân trị Về sách đãi ngộ, hội thăng tiến: Nghề thư viện nước ta chưa thực coi trọng xã hội Chế độ tiền lương nhân viên thư viện nói chung cịn thấp, khơng đảm bảo sống, nên họ nghỉ việc chuyển công tác nơi khác lúc có hội Do đó, công việc không thu hút người giỏi, có họ coi nơi làm việc tạm thời Điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc thư viện tốt, trang bị đầy đủ thiết bị máy móc như: máy tính, điểm truy cập mạng không dây, máy lạnh 13 nhiều thiết bị tân tiến khác Môi trường làm việc rộng rãi, thoáng mát, hệ thống ánh sáng, đèn quạt đầy đủ tiện nghi 2.4.2 Về trang thiết bị thư viện 2.4.2.1 Các trang thiết bị thư viện Hình 3: Trang thiết bị thư viện Trung tâm học liệu trường Đại học Thủ Dầu Một quan tâm trọng tới việc trang bị trang thiết bị đại, tiện nghi, phục vụ cho khơng gian phịng học liệu Việc bố trí bàn ghế, máy móc, kệ chứa tài liệu,… tương đối khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm tài liệu Mỗi phòng thiết kế rộng rãi, thoáng mát, đầy đủ ánh sáng bao gồm trang thiết bị máy điều hòa nhiệt độ, máy tính kết nối mạng, thiết bị phục vụ cho việc mượn trả sách thư viện, Ngoài trung tâm học liệu cịn có website nhằm phục vụ cho việc tra cứu tài liệu, đăng kí mua sách dễ dàng hơn, tạo thuận lợi việc nghiên cứu khoa học,… 2.4.2.2 Cách thức bày trí, xếp 14 Thư viện lắp đặt dãy kệ dọc theo hai bên gần tường kính, sách xếp đầy vào kệ, phía kệ có ghi danh mục chuyên mô sách Sách thuộc khoa đào tạo phân loại, xếp theo khoa đào tạo Các dãy bàn ngồi đọc sách chỗ xếp thành ba dãy song song với nhau, bàn chủ yếu có hình vịng benzen mặt cạnh, đặt tối đa ghế Khoảng cách bàn rộng rãi để tránh việc va chạm lại, kéo ghế Ngoài hai dãy tường kính dãy bàn đọc sách, loại bàn dài ghê đơn Hệ thống đèn, quạt trần lắp đầy đủ trải dài theo dãy bàn đọc sách Tuy nhiên tường thư viện lắp đặt kính nên dễ hấp thụ ánh nắng mùa hè, gây nóng bức, hệ thống quạt trần chưa đủ mát cho sinh viên Quầy trực cô nhiệm vụ tra cứu thông ghi nhận thông tin sinh viên đến mượn, trả sách, gia hạn thời gian mượn, đóng tiền phạt làm sách, hư hỏng sách đặt diện, vừa lên khỏi cầu thang nhìn thấy trực diện Đặt dễ quan sát tồn khn viên thư viện, sinh viên có thắc mắc hay cần giúp đỡ dễ dàng đến để giải bày khơng cần tìm kiếm, quanh co Hình 4: Sắp xếp bày trí 15 2.4.3 Về nguyên tắc thủ tục Quy định chung Sinh viên, học viên sau đại học (sau gọi chung sinh viên) sử dụng Thẻ Sinh viên làm Thẻ Thư viện (MSSV tài khoản sử dụng Trung tâm), đối tượng khác đăng kí Trung tâm để cấp tài khoản, đem theo thẻ vào Trung tâm, không cho người khác mượn thẻ, thẻ thay đổi thông tin phải báo Trung tâm; Trang phục nghiêm túc; để túi xách, áo khốc, mũ nón vào tủ đựng vật dụng cá nhân (không lưu giữ chìa khóa qua đêm); Khơng hút thuốc; khơng mang theo nước uống (trừ nước uống đóng chai khơng lạnh), thức ăn, vật dễ gây cháy nổ không làm trật tự vào Trung tâm; Đem tài liệu cá nhân (photo đóng thành tập, sách) vào Trung tâm phải đăng ký bàn Phục vụ xuất trình để kiểm tra khỏi Trung tâm; Lấy tài liệu kệ: xem chỗ phải để lại vị trí, đem khỏi khu vực dãy kệ sau xem xong phải trả lại bàn Phục vụ để Kệ tài liệu chờ xếp; Người dùng tự gia hạn tài liệu có nhu cầu (gia hạn lần, trước bị hạn); Ngưng công tác, nghỉ học, chuyển trường, tốt nghiệp,… phải hoàn tất thủ tục Trung tâm để nhận Giấy xác nhận khơng nợ tài liệu (sinh viên cịn lưu giữ tài liệu chưa nhận bằng); Tuân thủ Quy định phịng có thái độ mực vào Trung tâm 2.4.3.1 Thủ tục mượn, trả, gia hạn tài liệu - Quy định mượn: + Quy trình mượn Tra cứu thơng tin OPAC tìm trực tiếp kho; Người dùng tự lấy tài liệu cần dùng, kiểm tra tình trạng tài liệu; Mượn nhà - đem tài liệu đến ghi mượn bàn Phục vụ, đọc chỗ - đến khu vực bàn đọc để sử dụng; 16 Trong trình sử dụng, cần bảo quản tài liệu cẩn thận, đảm bảo không hư hỏng mát + Thời hạn mượn về: Lưu hành 1: 10 ngày Chủ yếu tài liệu học tập bậc CĐ, ĐH (được gia hạn 01 lần); Lưu hành 2: Trên 120 ngày không gia hạn: sách giáo khoa, giáo viên, thiết kế giảng, dự án tiểu học - cao đẳng, giáo dục quốc phịng, lý luận trị; Trên 30 ngày: tác phẩm văn học, tài liệu hỏi đáp Lý luận trị (được gia hạn 01 lần); Tài liệu ngoại văn: 30 ngày + Số lượng mượn về: Số lượng tối đa mượn tài liệu khơng nhan đề, riêng người dùng ngồi trường tài liệu mượn có giá bìa vượt q 500.000đ phải đặt thêm tiền chân hoàn trả trả tài liệu Các tài liệu dán chấm đỏ nhãn, thích "đọc chỗ" tài liệu khơng phép mượn - Quy định trả, gia hạn + Trả tài liệu: Trả tài liệu, số lượng thời gian quy định, cần thiết Trung tâm thu hồi lại tài liệu trước thời hạn; Tài liệu trả phải giống tình trạng mượn Việc ghi chép, hư hỏng, làm mất… phải chịu phạt/đền theo quy định; Mượn phịng trả phịng + Gia hạn tài liệu: Có thể truy cập vào đường link http://lrc.tdmu.edu.vn/ để tự gia hạn (gia hạn 01 lần, trước bị hạn) 2.4.3.2 Quy định sử dụng chỗ Người sử dụng tự đăng ký vào Sổ đăng ký sử dụng máy bàn Phục vụ xuất trình thẻ Thư viện để kiểm tra; 17 Mỗi người dùng sử dụng miễn phí tối đa 60 phút/buổi gia hạn lần có máy rỗi (trong thời gian gia hạn thêm, Trung tâm yêu cầu trả máy trước thời hạn để phục vụ yêu cầu khác); Sử dụng máy để truy cập, tra cứu thông tin Không sử dụng máy để chơi game, xem phim, chat, truy cập website có nội dung khơng lành mạnh, …; Phát máy tính khơng đủ linh kiện (chuột, bàn phím, …) bị hư hỏng báo với nhân viên trực, làm hư hỏng linh kiện trình sử dụng bị phạt/đền theo quy định; Không tự ý tắt, mở, cài đặt chương trình, phần mềm, … vào máy; Sử dụng xong phải báo cho nhân viên trực Quy định sử dụng dịch vụ có thu Trung tâm cung cấp dịch vụ có thu in, chép CD, ép nhựa, … nhằm mục đích phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu Bạn đọc sử dụng dịch vụ phải đóng mức phí định theo quy định (liên hệ nhân viên trực để biết cụ thể) 2.5 Ưu, nhược điểm cơng tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một 2.5.1 Ưu điểm - Về nhân sự: Số lượng nhân đầy đủ, đảm bảo vận hành tốt thư viện, bên cạnh thầy, phụ trách cơng việc hành thư việc cịn có bạn sinh viên giúp đỡ làm cộng tác viên, tình nguyện viên Như số lượng nhân thư viện đơng, hồn thành nhiều cơng việc hơn, tiến độ cơng việc nhanh - Về trang thiết bị: Trang thiết bị từ kệ chứa sách, bàn làm việc, bàn đọc sách, ghế ngồi, hệ thống ánh sáng, hệ thống quạt trần, trang bị đầy đủ đại Tiết kiệm khơng gian, kinh phí - Về quy tắc thủ tục: Quy mô thư viện không lớn nên quy tắc, thủ tục không nhiều rắc rối Chỉ có quy tắc mượn trả sách, đọc sách thư viện, quy tắc vi phạm làm hư hỏng, sách quy tắc sử dụng trang thiết bị chỗ 18 2.5.2 Nhược điểm - Về nhân sự: Các bạn tình nguyện viên, cộng tác viên cịn sinh viên nên thời gian học nhiều, bị trùng thời gian làm việc thư viện Khi có cố xảy cần người phụ giúp khơng có bạn nhiều thời gian để giải - Về trang thiết bị: Mặc dù trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho việc đọc sinh viên số vấn đề liên quan đến trang thiết bị nên gắn thêm hệ thống máy lạnh trời mùa nắng nóng bức, tường thư viện lại làm kính hấp thụ giữ nhiệt, hệ thống quạt trần sử dụng không đủ để tạo mát Hệ thống kết nối mạng khơng dây cịn bị yếu, thường xuyên không liên kết Cần trang bị thêm ổ điện cho sinh viên sử dụng laptop học tập có chỗ cắm điện để sử dụng, thư viện có trang bị ổ điện cịn - Về quy tắc thủ tục: Nhìn chung nguyên tắc thủ tục đầy đủ, khơng có nhược điểm q nghiêm trọng cần thay đổi hay khắc phục Tiểu kết chương 2: Chương chương quan trọng trình bày thực trạng cơng tác hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một, gồm nội dung yếu tố người, yếu tố trang thiết bị, yếu tố thủ tục thư viện Qua liệu thu thập thực tế cách quan sát, vấn, tra cứu trực tuyến trang mạng điện tử thư viện trường từ rút ưu nhược điểm hoạt động quản trị hành văn phịng thư viện ĐH Thủ Dầu Một 19 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH THỦ DẦU MỘT 3.1 Nhận xét công tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một Nhìn chung cơng tác quản trị hành văn phòng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một đầy đủ chu Các công tác người, trang thiết bị, quy tắc thủ tục xếp bố trì hợp lí, tiếp tục phát huy ưu điểm quy tắc thu tục quy định nội dung liên quan đến sách quy tắc đủ để người đặc biệt sinh viên nghiêm chỉnh chấp hành, tuân theo quy tắc, tạo mơi trường có nề nếp thư viện trường Tuy nhiên bên cạnh cịn số khuyết điểm cần khắc phục để cơng tác hành văn phịng thư viện hồn chỉnh Sau số kiến nghị công tác hành văn phịng cần điều chỉnh thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một 3.2 Đề xuất số giải pháp Xây dựng văn bản, kế hoạch liên quan đến công tác quản lý, sửa dụng người, phân chia bổ nhiệm vị trí cho phù hợp, tránh tình trạng cơng việc q nhiều người làm cơng việc cơng có làm Thường xun kiểm tra, quan sát trang thiết bị, sở vật chất thư viện, xem trang thiết bị có bị hư hỏng cần bảo quản, thay sửa chữa khơng, có sửa dụng cơng dụng hay khơng, nên khảo sát hỏi ý kiến sinh viên sử dụng trang thiết bị sử dụng tốt khơng, cần thay hay bổ sung, đổi thiết bị khơng Vấn đề quản lý hành cơng tác văn thư lưu trữ cần khắc phục, thực lập hồ sơ công việc, ban hành văn liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ sách tài liệu tham khảo, sách báo tạp chí nghiên cứu khoa học ngồi nước Xây dựng quy chế công tác lưu trữ văn thư cụ thể hơn, bố trí trang bị thêm 20 tủ đựng hồ sơ, tài liệu, dọn dẹp, kiểm tra thường xuyên tránh để thất lạc hồ sơ, tài liệu cần chỉnh sửa chỉnh sửa Vị trí lưu trữ khơng nên để nhiều ánh sáng chiếu vào dễ gây nóng dẫn đến cháy nổ, thường xuyên dọn dẹp lau chùi bụi bẩn Phun xịt có biện pháp tình trạng mối mọt làm hư hỏng sách, tài liệu, hồ sơ Tiểu kết chương 3: Chương trình bày nhận xét cơng tác hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một, sau đưa số giải pháp với mục đích khắc phục vấn đề cịn tồn đọng giúp cho cơng tác quản trị hành văn phịng hồn thiện 21 D Kết luận Bài tiểu luận tập trung tìm hiểu thực trạng cơng tác hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một, phân tích sở lý luận cơng tác quản trị hành văn phịng, thơng qua thấy vị trí, vai trị chức cơng tác quản trị hành văn phòng tổ chức Cũng yếu tố ảnh hưởng nhiều công tác hành văn phịng Từ làm sở để tìm hiểu thực trạng cơng tác hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một Qua tiểu luận công tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một giúp người hiểu rõ hoạt động hành văn phịng tổ chức cụ thể Qua thấy tầm quan trọng việc nên có kế hoạch hoạch định cơng tác hành văn phịng tổ chức, doanh nghiệp cho phù hợp với quy mô công việc Trong chương tiểu luận trình bày rõ thực trạng cơng tác hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một, qua thấy yếu tố liên quan đến cơng tác hành văn phịng mơi trường thực tế ảnh hưởng đến thư viên Cuối nhìn thấy ưu nhược điểm cơng tác hành văn phòng đưa kiến nghị nhằm giúp đỡ phần qua trình hồn thiện cơng tác quản trị Ở cuối tiểu luận đưa số kiến nghị cơng tác hành văn phịng hy vọng góp phần nhỏ vào thay đổi tích cực hồn thiện q trình quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một 22 Tài liệu tham khảo TS Nguyễn Hữu Thân (2012) Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội Nguyễn Thùy Linh (2009) Quản trị hành văn phịng xí nghiệp địa chất Cẩm Phả - Thực trạng giải pháp, Trường Cao đẳng Công nghệ Thành Đô, Hà Nội Trần Hùng Nam (2018) Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu quản lý hành văn phịng Cơng ty Cổ phần vận tải biển Việt Nam (VOSCO), Trường Đại Học Dân Lập Hải Phịng, Thành phố Hải Phịng Ngơ Văn Long (2011) Cơng tác quản trị hành văn phịng trung tâm ứng dụng tiến khoa học công nghệ Bình Dương, Trường Trung cấp Kinh tế Cơng nghệ Đơng Nam, Bình Dương Thư viện số Đại học Thủ Dầu Một, 14/03/2022, Danh mục tài liệu - Thư viện số Trường Đại Học Thủ Dầu Một (tdmu.edu.vn) Trường Đại Học Thủ Dầu Một, 14/03/2022, Trường Đại Học Thủ Dầu Một (tdmu.edu.vn) Quản trị hành văn phòng, 23/03/3022, quan-tri-hanh-chinh-van-phong.pdf (uneti.edu.vn) Quản lý nguồn nhân lực thư viện, 26/03/2022, https://nlv.gov.vn/nghiepvu-thu-vien/quan-ly-nguon-nhan-luc-tai-cac-thu-vien-quan-huyen-o-thanh-phoho-chi-minh.html?fbclid=IwAR3QyIEqvpkpgJYNtHk-GenE8scL1lO73Hp8txU60J2q7sIEq47f5xCnpk Khái niệm vai trị quản trị hành văn phịng, 14/03/2022, Khái niệm vai trị quản trị hành văn phịng - Đề cương ơn tập mơn Quản trị hành văn phịng - VnDoc.com ... DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ ¯ MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG BÀI TIỂU LUẬN TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT... PHỊNG TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐH THỦ DẦU MỘT 3.1 Nhận xét công tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một Nhìn chung cơng tác quản trị hành văn phịng thư viện trường ĐH Thủ Dầu Một đầy... ngiên cứu: ? ?Tìm hiểu cơng tác quản trị hành văn phịng thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một? ?? Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng cơng tác hành văn phịng thư viện trường Đại học Thủ Dầu Một Đánh