TIỂU LUẬN tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng trong việc hoạch định các mối quan hệ cho cơ quan

TRƯỜNG KHOA TIỂU LUẬN TÌM HIỂU VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG VIỆC HOẠCH ĐỊNH CÁC MỐI QUAN HỆ CHO CƠ QUAN Họ tên học viên Lớp , 2022 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG V.

TRƯỜNG… KHOA …  TIỂU LUẬN TÌM HIỂU VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG VIỆC HOẠCH ĐỊNH CÁC MỐI QUAN HỆ CHO CƠ QUAN Họ tên học viên:…………………… Lớp:……………., - 2022 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU NỘI DUNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN I PHỊNG 1.1 Nhà quản trị văn phịng 2 1.2 Kỹ nhà quản trị văn phịng VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG II TRONG VIỆC HOẠCH ĐỊNH CÁC MỐI QUAN HỆ 11 2.1 CHO CƠ QUAN Các mối quan hệ quan Vai trò nhà quản trị văn phòng việc hoạch định 11 2.2 mối quan hệ cho quan KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 25 26 MỞ ĐẦU Quản trị doanh nghiệp quy định, chế mà thơng qua doanh nghiệp/cơng ty điều hành, kiểm sốt Quản trị doanh nghiệp/công ty xác định quyền hạn trách nhiệm thành viên khác doanh nghiệp/công ty Vai trị quản trị doanh nghiệp giúp cơng ty/doanh nghiệp cân lợi ích cho bên, phận công ty Nhờ vào quản trị mà cơng ty/doanh nghiệp đạt mục tiêu tổ công ty/doanh nghiệp thông qua chức hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát Quản trị doanh nghiệp/công ty tốt tảng cho phát triển lâu dài, bền vững doanh nghiệp/công ty, nhiều doanh nghiệp/công ty lớn Việt Nam giới đạt thành công nhờ có quản trị tốt Bên cạnh đó, ngược lại quản trị lỏng lẻo, yếu hay thiếu minh bạch nguyên nhân quan trọng dẫn tới phá sản nhiều doanh nghiệp/công ty Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phịng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thông Tuy không cần trang bị nhiều lực chuyên môn quản trị văn phịng cần biết nhiều kỹ Khơng nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị văn phịng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy công ty Đơi nhà quản trị văn phịng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chun mơn nghiệp vụ Ngồi việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hoà mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty Trong quan, hoạch định mối quan hệ đóng vai trị quan trọng Vì vậy, nghiên cứu vấn đề “Tìm hiểu vai trị nhà quản trị văn phòng việc hoạch định mối quan hệ cho quan” làm đề tài tiểu luận có ý nghĩa lý luận thực tiễn sâu sắc NỘI DUNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 1.1 Nhà quản trị văn phịng Quản trị văn phịng Quản trị văn phịng q trình giám sát hoạt động hàng ngày văn phòng hay doanh nghiệp Nhiệm vụ quản trị thường trách nhiệm quản trị viên người quản lý văn phòng Tùy thuộc vào cấu trúc hoạt động chung tổ chức mức độ phức tạp nhiệm vụ liên quan đến hoạt động nói chung, trách nhiệm người quản lý quản trị viên văn phịng tập trung vào vài nhiệm vụ cốt lõi liên quan đến việc quản lý loạt chức [1, tr.167] Nhiệm vụ quản trị văn phòng: Một nhiệm vụ cốt lõi gắn liền với quản trị văn phòng quản lý nhân viên gắn liền với văn phịng Thơng thường, quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm giám sát nhân viên văn phòng, đảm bảo nhân viên có nguồn lực cần thiết để thực thành thạo nhiệm vụ giao Quản trị viên có chức người gỡ rối, hỗ trợ giúp đỡ nhân viên phát sinh tình bất thường q trình hồn thành nhiệm vụ giao Khơng có lạ nhà quản trị chịu trách nhiệm thực đánh giá nhân viên định kỳ, đề xuất tăng lương, cung cấp cho nhân viên chương trình đào tạo bổ sung đào tạo chéo phương tiện hỗ trợ nhân viên cải thiện mối quan hệ họ với người sử dụng lao động Cùng với việc quản lý hỗ trợ nhân viên, vị trí quản trị văn phòng liên quan đến việc đảm bảo văn phịng ln có nguồn lực cần thiết để trì hoạt động hiệu Điều liên quan đến việc phối hợp sửa chữa thiết bị văn phòng bị trục trặc, chuẩn bị gửi yêu cầu thiết bị cần thiết Quản trị viên văn phòng thường giao nhiệm vụ quản lý việc sử dụng vật dụng văn phòng giấy, dụng cụ viết, mực máy in vật dụng khác thường xuyên sử dụng xung quanh văn phịng Quản trị viên văn phịng ln cố gắng giữ cho văn phòng hoạt động phạm vi ngân sách giao thường có số đầu vào việc lập kế hoạch ngân sách cho kỳ kế toán tới Nhân viên quản trị văn phịng Như tên vị trí cho thấy, quản trị viên văn phịng chịu trách nhiệm đảm bảo mơi trường văn phịng chạy hiệu Điều có nghĩa phối hợp nhiều nhiệm vụ diễn hậu trường đóng vai trị hỗ trợ chung cho người làm việc văn phòng Các nhà quản trị văn phịng giỏi hiểu mục tiêu cơng ty làm việc để hỗ trợ chức kinh doanh giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu Bởi cơng việc quản trị viên văn phòng đa dạng, người làm việc vị trí phải thoải mái làm việc máy tính, làm việc sau hậu trường, chào hỏi nhà tuyển dụng khách hàng giao tiếp trực tiếp Quản trị viên văn phòng giỏi thường người có tính cách thân thiện, hướng ngoại có kỹ giải vấn đề xuất sắc Một quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau, chi tiết cụ thể khác công ty Về cốt lõi, công việc yêu cầu người thực loạt nhiệm vụ văn thư để giữ cho công ty hoạt động hiệu Người quản trị thường đứng đầu chuỗi nhân viên hành giám sát họ để đảm bảo công việc thực cách xác Bản mơ tả cơng việc rộng bao gồm thứ từ xếp hồ sơ đến xếp việc lại cho giám đốc điều hành doanh nghiệp lên lịch hẹn họp để đảm bảo đặt phịng trùng lặp Các quản trị viên văn phịng làm việc với cơng chúng thường chịu trách nhiệm trả lời nhiều đường dây điện thoại xử lý khách hàng đến qua cửa trước Điều bao gồm kết nối gọi điện thoại với số tiện ích mở rộng định, nhận tin nhắn cho người khơng có mặt văn phịng, hướng khách hàng đến văn phòng phòng hội nghị thích hợp, trả lời câu hỏi trì phong thái chuyên nghiệp dễ chịu tình căng thẳng Đằng sau hậu trường, quản trị viên văn phòng phải thực nhiều nhiệm vụ văn thư Điều bao gồm trả lời email tin nhắn tức thì, chuẩn bị thư, ghi nhớ trình bày xử lý ngân sách, bao gồm lập hóa đơn theo dõi khoản phải thu Các quản trị viên văn phòng phải mua đồ dùng văn phịng cần thiết chí chịu trách nhiệm mua thiết bị đồ đạc cho tòa nhà Nhà quản trị người làm việc doanh nghiệp/tổ chức, họ có nhiệm vụ phân chia đạo người khác đồng thời có trách nhiệm cơng việc mà người làm Họ tham gia vào trình huy máy điều hành doanh nghiệp/tổ chức Nhà quản trị doanh nghiệp phân chia theo tiêu chí khác Nhưng thông thường nhà quản trị phân chia thành nhóm sau: Nhà quản trị cấp sở, nhà quản trị cấp trung, nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cần có chức lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra người, tài chính, thơng tin tổ chức để đạt kết tốt nhất, đảm bảo mục tiêu đề Vai trò đại diện Với quyền hạn mình, nhà quản trị người đại diện cho tổ chức thực nhiều chức để phát huy vai trị đại diện Vai trị bao gồm tính hành mang tính khuyến khích, cổ vũ lịng người, nhìn chung liên quan đến mối quan hệ người với người Trong vài trường hợp, có mặt tham gia nhà quản trị nguyên tắc bắt buộc để ký kết văn quan trọng, đồng thời, nhà quản trị người chủ trì họp, kiện quan trọng doanh nghiệp để phát huy vai trò người đại diện Vai trị lãnh đạo Nhà quản trị giữ vai trò quản trị doanh nghiệp, đầu tàu dẫn dắt nhân viên thực công việc, nhiệm vụ doanh nghiệp Phạm vi lãnh đạo nhà quản trị rộng, bao gồm từ việc tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, đánh giá, khen thưởng việc cho dừng hợp đồng lao động [2, tr.145] Nhà quản trị không thiết phải trực tiếp tham gia vào công việc cụ thể, phải người biết nhìn người giao việc cho đúng, phân công công việc giám sát, theo dõi tiến độ, kết cơng việc để có sách điều chỉnh quản trị phù hợp Bên cạnh đó, nhà quản trị cịn người động viên, khuyến khích nhân viên để tiếp thêm động lực, ghi nhận cố gắng nhân viên để họ tiếp tục cống hiến nhiều cho doanh nghiệp Vai trò kết nối Khơng giữ vai trị lãnh đạo cầu nối nhân viên, phận công ty, nhà quản trị người thiết lập trì mối quan hệ với cá nhân, tập thể, quan bên ngồi doanh nghiệp Vai trị kết nối, liên lạc vai trò quan trọng, then chốt người đứng đầu Kết nối liên lạc với quan, tổ chức bên ngoài, trì mối quan hệ hợp tác đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp Vai trị định Mọi định quan trọng doanh nghiệp phải nhà quản trị thông qua phê duyệt Việc định vấn đề quan trọng doanh nghiệp tạo nên điều hành đồng nhất, liên tục việc sử dụng phân bổ nguồn lực Việc giữ vai trò định tất vấn đề quan trọng đảm bảo cho định khơng bị mâu thuẫn, trái ngược mà bổ sung, phối hợp cho nhau, đảm bảo phát huy hiệu tính đắn định.Nếu vai trị bị phân tán dẫn đến định quản trị không ăn khớp không thống chiến lược 1.2 Kỹ nhà quản trị văn phòng Thành thạo nghiệp vụ văn phịng: Khơng cịn thời xưa, tài liệu giấy tờ xếp đống núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép Giờ đây, hỗ trợ công nghệ đại giúp ích cho nhà quản trị văn phòng nhiều Chỉ cần nhà quản trị văn phịng trang bị cho kiến thức máy tính, sử dụng thành thạo chương trình phần mềm; mạng; thiết bị văn phòng điện thoại nội bộ, máy photo, fax,… Mỗi ngành, lĩnh vực hay hoạt động có chun mơn, nghiệp vụ mang tính chun mơn hóa, vậy, địi hỏi phải có kỹ chun môn Kỹ chuyên môn khả thực công việc cụ thể, gắn với yêu cầu trình độ chun mơn lĩnh vực Kỹ chuyên môn áp dụng vào hoạch định quản trị văn phịng q trình áp dụng chun mơn, nghiệp vụ quản trị văn phịng vào xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác, đồng thời cịn khả sử dụng cơng cụ, kỹ thuật hoạch định Không phải tất kiến thức, kỹ chuyên môn, nghiệp vụ quản trị văn phòng áp dụng mà kỹ sử dụng thường xuyên gắn với yêu cầu công việc Kỹ tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm kỹ soạn thảo, ban hành văn hành chính, quản lý văn bản, lưu trữ kế hoạch, chương trình cơng tác… Trong đó, cần phải nắm vững quy trình xây dựng ban hành kế hoạch, chương trình cơng tác, đồng thời nắm bắt yêu cầu thể thức nội dung trình bày kế hoạch, chương trình, văn hành nói chung theo pháp luật hành theo yêu cầu, hướng dẫn mang tính đặc thù, cụ thể quan nói riêng Kỹ quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phịng khơng phải giám đốc nhân họ người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên cơng ty, họ có trách nhiệm hịa giải mâu thuẫn, giải đáp khúc mắc, hóa giải xúc lịng nhân viên cơng việc Kỹ quản lý dự án: Đôi lúc, nhà quản trị văn phịng đóng vai trị làm người giám sát, đánh giá cơng việc hồn thành lực nhân viên Vì phải trang bị kiến thức chun mơn vừa đủ, để biết đội làm dự án làm gì, làm nào, kết sao… Kỹ thu thập xử lý thông tin: Người làm công tác xây dựng kế hoạch mục tiêu, nhiệm vụ cần thu thập thông tin dự báo môi trường hoạt động, thực trạng hoạt động tổ chức, chương trình, kế hoạch cơng tác cấp cấp dưới… Họ phải có kỹ thu thập thơng tin sơ cấp, có khả phân tích, đánh giá, tổng hợp thông tin thứ cấp Kỹ điều hành họp: Có thể giữ vai trị điều hành, nhà quản trị văn phịng người xếp bố trí thời gian họp, thơng báo xác đầy đủ thông tin họp cho tất người Và họp, nhà quản trị văn phịng đóng vai trị chủ tọa Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phịng đơi cịn “kiêm” ln vai trị cán Cơng đồn, chun tổ chức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên công ty Tất nhiên, họ làm việc cơng ty khơng có cán cơng đồn thơi Kỹ tham mưu tổng hợp: Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý doanh nghiệp Đó kỹ tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo, tổng hợp văn bản, tài liệu phục vụ cho việc xây dựng, kế hoạch, chương trình cơng tác cho lãnh đạo Mỗi nhiệm vụ, nội dung chương trình cơng tác phải đáp ứng u cầu chun mơn định, địi hỏi người làm cơng tác phải có am hiểu chuyên sâu chuyên môn để tham mưu kịp thời cho lãnh đạo Kỹ đòi hỏi người quản lý phải bao quát đối tượng tổ chức kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng Muốn vậy, người quản lý phải nắm bắt nhiều lĩnh vực, có mặt kịp thời để giải xác vấn đề Tuy nhiên, điều vượt khả nhà quản lý Do đó, cơng tác tham mưu tổng hợp lực lượng quan trọng trợ giúp nhà quản lý Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm đưa hoạt động tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao Chủ thể công tác tham mưu cá nhân hay tập thể, tồn độc lập với chủ thể quản lý Thực tế, doanh nghiệp thường đặt vị trí tham mưu văn phịng Điều khiến cho cơng tác hoạt động dễ dàng Để đưa ý kiến tham mưu tốt nhất, văn phòng phải nắm thông tin bên bên ngồi, từ phân tích quản lý thơng tin theo quy trình định Ngồi phận tham mưu văn phịng, cịn có phận nghiệp vụ khác làm cơng tác cho lãnh đạo vấn đề mang tính chuyên sâu như: cơng nghệ, tiếp thị, kế tốn, tài chính,… Kỹ giúp việc điều hành: Một chức quản trị hành văn phịng chức điều hành Với chức này, văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý cấp quản lý thông qua công việc cụ thể như: Lập kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày thực công tác triển khai kế hoạch Ngồi ra, văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, triển khai chuyến công tác hay tổ chức họp, hội nghị cấp trên,… [3, tr.89] Chương trình, kế hoạch cơng tác theo tính chất đặc thù hoạt động quản trị văn phịng việc thường xun phải tổ chức họp, hội nghị, hội thảo để thu thập thông tin, tiếp nhận ý kiến, phổ biến thơng tin… đó, đội ngũ nhân làm cơng tác phải có kỹ tổ chức họp, như: xây dựng chương trình tổ chức họp, tổng hợp ý kiến, chuẩn bị điều kiện vật chất, công tác lễ tân… Yêu cầu kiến thức chuyên môn đội ngũ nhân hoạt động quản trị văn phịng u cầu quan trọng giúp cho hoạt động quản trị văn phòng quan thực cách chuyên nghiệp nhanh chóng, kế hoạch, chương trình cơng tác xây dựng bảo đảm yêu cầu nội dung hình thức Kỹ hậu cần: Đây hoạt động thiếu chức quản trị văn phịng Trong q trình hoạt động, điều kiện vật chất không gian làm việc, phương tiện, thiết bị, dụng cụ,… điều kiện 10 tác động đáng kể đến sức khỏe tâm thần, hành vi, sức khỏe thể chất nguy tử vong Hệ thống sinh lý có phản ứng mạnh mẽ với tương tác xã hội tích cực Ngược lại, mối quan hệ nơi làm việc đặc trưng hợp tác, tin cậy công bằng, trung tâm khen thưởng não kích hoạt, khuyến khích tương tác tương lai nhằm thúc đẩy tin tưởng, tôn trọng tự tin nhân viên, với việc nhân viên tin tưởng lẫn truyền cảm hứng cho thông qua công việc họ Một số rào cản khiến nhà quản trị văn phịng gặp khó khăn hoạch định mối quan hệ cho quan: Kỹ giao tiếp kém: Kỹ giao tiếp tựa hương thơm đặc trưng giúp bật đám đông Cách bắt tay, cách dùng muỗng nĩa bữa tiệc thể kỹ giao tiếp bạn Từ chi tiết nhỏ cách ăn mặc phù hợp với hồn cảnh, cách sử dụng ngơn ngữ lời nói có vai trị khơng nhỏ đến ấn tượng mà bạn mang lại cho người khác người thật thân Nhờ đó, họ định xem có muốn bạn tiếp tục xây dựng mối quan hệ tích cực hay khơng Cái tơi q lớn:Một tơi q lớn vơ tình thể lời nói hành động bạn khiến đối phương nảy sinh ác cảm Không muốn tiếp tục xây dựng mối quan hệ với người bạo thủ, cho ý kiến Hãy điều chỉnh lại tơi mình, cố chấp bảo thủ bạn rào cản lớn việc bắt đầu mối quan hệ bạn tự dựng lên tường ngăn cách bạn người khác Đối phương cảm thấy khơng tơn trọng mối quan hệ Khơng đủ chân thành: Bạn khơng thể trì liên kết với người khác qua việc làm quen với họ cách hời hợt nhớ đến họ cần giúp đỡ Khi bạn đem chân thành đặt vào mối quan hệ đối phương đem chân thành họ dành lại cho bạn Điều đặt móng cho kết nối, hợp tác phát triển lâu dài hai Hãy để họ cảm nhận bạn trân trọng thật muốn trì kết nối với họ 15 Thất hứa: “Một lần bất tín, vạn lần bất tin” Cố gắng đừng thất hứa với đối phương dù lần đạp đổ mối quan hệ mà bạn cố gắng xây dựng thời gian dài Đôi hành động nhỏ thường xuyên trễ, hay nộp báo cáo trễ mà khơng có lý đáng gây cho đồng nghiệp cảm giác khó chịu, tức giận với bạn Bạn tự trừ điểm thân mắt người khác khiến họ trở nên e ngại để đặt lịng tin vào bạn lần Thiếu tin tưởng: Ở hướng ngược lại, việc thiếu tin tưởng nguyên nhân đổ vỡ nhiều mối quan hệ Hợp tác với người khác mà lo lắng khơng biết họ có lợi dụng khơng, có lừa dối khơng mối quan hệ dần trở nên gượng ép Bạn bắt đối phương tin tưởng bạn lại không đặt niềm tin nơi họ Một mối quan hệ tích cực xây dựng sở niềm tin từ đơi bên Chính thế, đừng đẩy quan hệ hai vào ngõ cụt nghi ngờ thái q 2.2 Vai trị nhà quản trị văn phòng việc hoạch định mối quan hệ cho quan Nhà quản trị văn phịng có vai trị quan trọng tổ chức định, đặc biệt hoạch định mối quan hệ quan, điều thể số vai trò chủ yếu sau: Một là, hoạch định, thúc đẩy tương tác nhân viên nơi làm việc Với lợi ích tổ chức cá nhân mối quan hệ tích cực nơi làm việc, việc tạo hội thúc đẩy tương tác xã hội tích cực phải mục tiêu tối quan trọng nhà quản trị văn phòng Theo Báo cáo Sự Hài lòng Nhân viên Công việc năm 2021của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực, mối quan hệ với đồng nghiệp yếu tố đóng góp số vào gắn kết nhân viên, với 79% người tham gia cho mối quan hệ nơi làm việc ưu tiên họ Do đó, điều quan trọng nhà quản trị văn phòng phải xác định cách để thúc đẩy mối quan hệ tích cực nơi làm việc Khi làm vậy, tổ chức áp dụng hướng tập trung vào mối quan hệ hơn, việc 16 thúc đẩy tương tác tích cực nhân viên trở thành mục tiêu Theo Geue (2017), “nâng cao tương tác” yêu cầu quan trọng việc tạo mơi trường làm việc tích cực [5, tr.45] Nhìn chung, việc tối đa hóa mức độ gắn kết tóm tắt thành hai khái niệm chính: loại bỏ rào cản hạn chế tương tác xã hội nơi làm việc tạo hội để nhân viên gắn kết với Những kết đạt theo số cách, tất cách tiếp cận phù hợp với tất loại hình tổ chức, khái niệm Hai là, hoạch định, thúc đẩy tương tác mặt đối mặt Với đời công nghệ kỹ thuật số, cần vài cú nhấp chuột liên hệ với hầu hết người đâu giới Mặc dù internet tạo điều kiện cho giao tiếp quy mô rộng, tương tác mặt đối mặt truyền thống có nhiều lợi ích Một email dễ dàng hơn, đánh sắc thái cảm xúc cử biểu đạt Đối với nơi làm việc truyền thống, xem xét cách bố trí mơi trường làm việc chung Cách bố trí văn phịng có thuận lợi cho tương tác nhân viên không Hãy cân nhắc xây dựng mơi trường văn phịng theo khn mẫu ‘bull-pen’, việc xóa bỏ rào cản nhân viên theo nghĩa đen mở cánh cửa cho hội giao tiếp xã hội Cịn nhân viên làm việc từ xa Xu hướng gia tăng làm việc từ xa dự kiến tiếp tục năm tới, với nhiều nhân viên làm việc nhà (hoặc từ xa) hơn, đặt thách thức cho tổ chức lấy mối quan hệ làm trung tâm Trong tổ chức mong muốn thu lợi ích từ việc tiếp cận với nguồn nhân tài rộng lớn giảm chi phí làm việc văn phịng, người làm việc từ xa lại đặt thách thức nơi làm việc lấy mối quan hệ làm trung tâm Trong trường hợp tương tác trực tiếp không khả thi, tương tác mặt đối mặt hỗ trợ cách sử dụng công nghệ xã hội Sử dụng phần mềm 17 hội nghị trực tuyến thường xuyên giúp thúc đẩy mối quan hệ xã hội tích cực cho người làm việc từ xa Ba là, hoạch định, lập kế hoạch cho kiện hợp tác Dành thời gian để thúc đẩy tương tác xã hội tích cực nơi làm việc lộ trình hiệu để đảm bảo cách tiếp cận lấy mối quan hệ làm trung tâm không bị sa sút áp lực thành tích tổ chức Dành thời gian để nhân viên tương tác; tập trung vào sở thích trải nghiệm ngồi cơng việc để hướng ý đến lợi ích chung cho phép nhân viên khám phá điểm chung mối liên hệ với Cả nhân viên người sử dụng lao động mong muốn mối quan hệ có ý nghĩa với người khác nơi làm việc, nhiên nhu cầu bị cản trở hoạt động phản tác dụng hoạt động có tính phá hoại (Bolden & Gosling, 2006) Các nhà lãnh đạo tổ chức nên cố gắng giảm thiểu tương tác tiêu cực nhân viên cách chủ động làm trung gian hòa giải, giải xung đột xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở giúp ni dưỡng lịng tin xây dựng mối quan hệ Tạo môi trường nuôi dưỡng tương tác xã hội tích cực nhân viên bước đầu quan trọng, để thúc đẩy mối quan hệ, trưởng nhóm, người giám sát người quản lý giỏi nên thực hành họ dẫn Bằng cách thiết lập mẫu hành vi quán thể văn hóa mong muốn, bạn thúc đẩy mơi trường cảm xúc hịa nhập tích cực Bốn là, hoạch định, xây dựng mối quan hệ thân thiết tôn trọng với đồng nghiệp Đồng nghiệp người tiếp xúc trực tiếp với bạn ngày, không hỗ trợ bạn công việc chung mà người sinh hoạt chung với bạn mơi trường Vì vậy, đưng xem họ người đồng nghiệp giao tiếp với họ cần làm việc mà coi họ người bạn thân thiết đồng hành việc giải công việc tâm đạt mục tiêu thành công Để xây dựng mối quan hệ gắn kết 18 với đồng nghiệp, bên cạnh việc thường xuyên chào hỏi, quan tâm lẫn bạn nên chủ động có hành động cụ thể hỗ trợ đồng nghiệp công việc sống Một mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp hỗ trợ bạn nhiều để hoàn thành tốt cơng việc có phối hợp ăn ý thái độ tích cực người với Đừng ngần ngại dành cho lời khen chân thành, sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp lúc nào, chia sẻ hỗ trợ với cơng việc để người thấy nhiệt tình có thiện cảm tốt với bạn Khi có bất đồng quan điểm xuất gây nên mâu thuẫn nội bộ, hai bên bình tĩnh xem xét lại vấn đề cố gắng tôn trọng, lắng nghe đối phương mà tìm hướng giải ổn thỏa Mọi nỗ lực cố gắng bạn đồng nghiệp ghi nhận bạn có thái độ ứng xử tốt tinh thần hợp tác cao Nếu bạn đứng vị trí nhà quản trị văn phịng cần phải quan tâm đến việc làm xây dựng mối quan hệ tốt với cấp Đừng cố gắng thể uy quyền mà áp đặt cấp làm theo ý mình, điều khiến cho bạn cấp trở nên xa cách họ khơng có nể phục bạn thái độ làm việc thiếu nghiêm túc làm ảnh hưởng đến kết công việc chung Hãy coi cấp đồng nghiệp, cộng đắc lực cơng việc bạn trở thành nhà lãnh đạo thành công Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cấp thể việc bạn có quan tâm nhân viên hay không Những khen ngợi kịp thời cho nhân viên đạt kết tốt hay động viên cho ý tưởng sáng tạo, đóng góp cho cơng việc giao giúp cho nhân viên có động lực nguồn lượng để tiếp tục nỗ lực phấn đấu cơng việc Bên cạnh đó, nhà lãnh đạo cần thể cứng rắn chu cho công việc, giao việc cách hợp lý có chế tài thưởng phạt rõ rang để nhân viên nể phục nghe theo Năm là, hoạch định mối quan hệ với khách hàng Bạn cho “Đó điều hiển nhiên Kinh doanh phải xây dựng mối quan hệ với người tiêu dùng” Nhưng điều dễ dàng Trong số mối quan hệ 19 có, khách hàng đối tượng quan trọng mối quan hệ khó trì Vậy, làm được? Cần có hai yếu tố quan trọng: Lắng nghe thấu hiểu khách hàng bạn Hãy trao cho khách hàng điều họ muốn Trước bắt đầu chương trình hay chiến dịch marketing cần nghiên cứu khách hàng Tơi muốn marketing đến ai? Những người muốn gì? Những câu hỏi đơn giản giúp hiểu nhu cầu khách hàng, cách mà doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu Một điều quan trọng khác cần đảm bảo khách hàng bạn cảm thấy đặc biệt trân trọng sử dụng sản phẩm, dịch vụ bạn Bạn làm điều cách cá nhân hố email, gửi quà đặc biệt đến khách hàng quan trọng, chủ động gặp riêng khách hàng không hài lịng với cơng ty Bạn muốn khách hàng hiểu cơng ty, biết thêm bạn, họ tin tưởng bạn nhiều Sáu là, hoạch định mối quan hệ với người có ảnh hưởng Mọi ngành cơng nghiệp có tác nhân thúc đẩy riêng Họ người tạo xu hướng, nhu cầu mảng định Và kết nối thương hiệu bạn với người có sức ảnh hưởng mang đến kết kinh doanh khả quan Xây dựng mối quan hệ trực tiếp với khách hàng điều quan trọng, cách Đôi khi, thông qua vài người trung gian giúp mang đến cho bạn nhiều đối tác có giá trị, bạn cần có mối quan hệ sâu sắc với người trước Những mối quan hệ với người có sức ảnh hưởng cần mang đến lợi ích cho đơi bên Ví dụ, làm bạn với chuyên gia, người ảnh hưởng lĩnh vực kinh doanh, thường xuyên nhắn tin trao đổi kinh nghiệm Và trao đổi với liên tục nên ý định hợp tác diễn vô tự nhiên Họ 20 ... VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN I PHÒNG 1.1 Nhà quản trị văn phòng 2 1.2 Kỹ nhà quản trị văn phịng VAI TRỊ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG II TRONG VIỆC HOẠCH ĐỊNH CÁC MỐI QUAN HỆ 11 2.1 CHO CƠ QUAN Các mối quan. .. cơng tác II VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG VIỆC HOẠCH ĐỊNH CÁC MỐI QUAN HỆ CHO CƠ QUAN 2.1 Các mối quan hệ quan ` Nơi làm việc số mơi trường mà người bị ‘ép’ vào mối quan hệ Về chất,... vai trò nhà quản trị văn phòng việc hoạch định mối quan hệ cho quan? ?? làm đề tài tiểu luận có ý nghĩa lý luận thực tiễn sâu sắc NỘI DUNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Nhà quản