KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY

Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn phòng cũng như nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất cần thiết.Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc kết sau thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam.

Trang 1

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

_

NGUYỄN THỊ THÚY

BÁO CÁO KIẾN TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B

KHÓA HỌC (2012 - 2016)

Tên cơ quan: Văn Phòng Công Ty Biovigi Việt Nam

Địa chỉ: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Khắc Lục

Giảng viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2015

Trang 2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 2

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 2

CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 2

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 2

1.1 Giới thiệu 2

1.1.1 Tầm nhìn 2

1.1.2 Sứ mệnh 2

1.1.3 Giá trị cốt lõi 2

1.1.4 Tên và thông tin liên lạc 3

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 3

1.3 Một số sản phẩm tiêu biểu của Biovegi 4

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM 5

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 5

2.1.1 Chức năng 5

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

2.2 Cơ cấu tổ chức 6

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 6

3.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6

3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6

3.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 8

IV TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY 16

4.1 Mô hình tổ chức văn thư của công ty 16

4.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty 16

4.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý 16

Trang 3

4.2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty .18

4.2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 21

4.3 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 24

4.3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 24

4.3.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của Công ty 24

4.4 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Công ty 26

V TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 33

5.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng 33

5.1.1 Các loại trang thiết bị văn phòng 34

5.1.2 Nhận xét về trang thiết bị văn phòng 36

5.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc .37 5.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng 37

PHẦN II 39

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 39

I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ƯU- NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 39

1 Nhận xét chung 39

2 Ưu điểm 39

3 Nhược điểm 40

II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 40

KẾT LUẬN 42

PHẦN III: PHỤ LỤC 45

Trang 4

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn phòng, công tác Văn thư - lưu trữ tronglĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang cónhững chủ trương chính sách ngày càng hiện đại đối với công tác này, nhằm phục

vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan

Thực hiện phương châm: “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai nắm vững lý thuyết đã được học đểvận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinhviên đi kiến tập tại các cơ quan

Được sự quan tâm, giới thiệu của nhà trường, cùng sự giúp đỡ của lãnh đạoCông ty Cổ phần Biovigi Việt Nam, em đã được tiếp nhận kiến tập tại Văn phòngGiám đốc Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam kể từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày25/5/2015 Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã cố gắng nỗ lực, khôngngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ Vănphòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học và nhận được sự hướng dẫn tậntình của cán bộ văn phòng nơi đây

Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bị cho

em những kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Vănphòng cũng như nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với

sự phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan

Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rấtcần thiết

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợpvới lý luận chuyên môn mà em đã đúc kết sau thời gian kiến tập tại Công ty Cổphần Biovigi Việt Nam

Trang 5

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM

1.1 Giới thiệu

1.1.1 Tầm nhìn

Trở thành nhà phân phối uy tín và dẫn đầu thị trường nấm tươi, trái cây tươi

và rau an toàn, đem đến cho người tiêu dùng những sản phẩm an toàn, bổ dưỡng

1.1.3 Giá trị cốt lõi

Giá trị Biovegi cam kết mang lại cho khách hàng trong nhiều năm qua

 Luôn luôn nỗ lực tìm hiểu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

 Không ngừng học hỏi và hoàn thiện

 Tinh thần phối hợp: chúng ta tin tưởng và hợp tác cùng đồng nghiệp củamình

 Phát triển nhân lực: tạo điều kiện để cán bộ nhân viên có thể phát huy tối

đa năng lực và khen thưởng xứng đáng cho những cá nhân và tập thể đạt thành tíchcao

 Cam kết hành động: luôn đảm bảo rằng công việc đã được cam kết sẽ phảiđược hoàn thành

1.1.4 Tên và thông tin liên lạc

Trang 6

Miền Bắc: Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam

Address: Số 55, ngách 140/1 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận ThanhXuân, Hà Nội

Email: info.biovegi@gmail.com

Phone: (04)37 855 444 - Fax: (04)37833303

Miền Nam: Công ty Cổ phần Biovegi Miền Nam

Address: Số 41 Võ Thị Sáu, phường Đa Kao, quận 1, Hồ Chí Minh

 20/12/2007: Công ty TNHH Công nghệ xanh Hưng Phát ra đời với

thương hiệu Biovegi và ra mắt thị trường qua sản phẩm Rau mầm siêu sạchBiovegi công nghệ Nhật Bản

 2008:Bắt đầu phân phối các sản phẩm nấm tươi Biovegi nguồn gốc Việt

Nam, Đài Loan ra thị trường

 2009: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi và nấm

quý từ Hiệp hội nấm Hàn Quốc với sản phẩm phổ biến nhất là nấm Kim châm HànQuốc Biovegi

 2013: Đưa vào thị trường các loại hoa quả nội địa tiêu biểu và hoa quả

nhập khẩu từ những thị trường lớn như Mỹ, Úc, New Zealand, Nam Phi, Canada,Chile, Peru…

 2013: Trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm nấm tươi thương

hiệu HOKTO bao gồm nấm Bunapi, Bunashimeji và Maitake từ Hokuto – Nhà sảnxuất nấm tươi số 1 Nhật Bản

 2014: Được lựa chọn là nhà phân phối chính thức các sản phẩm Kiwi

Zespri từ New Zealand tại thị trường Việt Nam

Trang 7

 2014:Trở thành nhà phân phối đầu tiên tại Hà Nội về các sản phẩm rau an toàn Mekostar – một thương hiệu rau sạch có uy tín được trồng và sản xuất theo

công nghệ của Hà Lan do Công ty The Fruit Republic cung cấp

 2014: Thành lập công ty con tại Thành phố Hồ Chí Minh với tên giao dịch

là Công ty Cổ phần Biovegi Miền nam với các sản phẩm thương hiệu Biovegi

 11/2014: Chuyển đổi tên và loại hình công ty mẹ từ Công ty TNHH Công

nghệ xanh Hưng Phát thành Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam

1.3 Một số sản phẩm tiêu biểu của Biovegi

Nấm kim châm Hàn Quốc Nấm tươi Hokto - Nhật

Trang 8

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVIGI VIỆT NAM

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếuxoay quanh việc kinh doanh những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

- Trong lĩnh vực kinh tế:

Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố

Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế)

Không được phát hành cổ phiếu

- Trong lĩnh vực kinh doanh :

Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng

VD: Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thúcđẩy sự phát triển của công ty

Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký

Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nướcđối với doanhnhiệp tư

2.2 Cơ cấu tổ chức

(Xem phần phụ lục 1)

Trang 9

Tổng số CBCNV trong toàn Công ty tại thời điểm 15/07/2012 là 3200người trong đó: Nữ 535 người Trình độ: Đại học 183 người; Cao đẳng, Trung cấptổng số 300 người; Công nhân kỹ thuật 2.152 người.

Bộ máy tổ chức quản lý và các tổ chức trong hệ thống chính trị.

- Hội đồng quản trị: Chủ tịch và 04 uỷ viên

- Ban kiểm soát: Trưởng ban và 02 uỷ viên

- Lãnh đạo điều hành: Giám đốc điều hành, 04 Đồng chí Phó giám đốc, 02Trợ lý Giám đốc và Kế toán trưởng

- Công đoàn Công ty có: 28 công đoàn bộ phận với 4260 đoàn viên

- Đoàn thanh niên Công ty có: 1.530 ĐVTN, sinh hoạt ở 27 chi đoàn

- Hội CCB có: 46 hội viên, sinh hoạt ở 04 chi hội

Ngoài ra, số lượng lao động thời vụ giao động từ 200 – 250 người

Điều này chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã được mở rộng cả vềchiều sâu lẫn chiều rộng Để mở rộng thị trường, ngành nghề sản xuất cũng nhưnâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật, công ty đã hợp tác và liêndoanh với nhiều công ty, tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệứng dụng khoa học kĩ thuật của thế giới

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

3.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

* Nhiệm vụ

- Quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ văn phòng, văn thư

Trang 10

sự theo đúng luật, đúng các văn bản hướng dẫn, quản lý của cấp trên và quy chếquản lý của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn bởi các công việc sau:

+ Công tác nghiệp vụ văn phòng

- Tổ chức triển khai chương trình công tác của Giám đốc đến các đơn vị, cánhân đầy đủ, kịp thời, chính xác

- Tổ chức các chương trình nghị sự của Công ty

- Lập các báo cáo, chỉ thị, nghị quyết của cá chương trình nghị sự của Công

ty, có theo dõi, đôn đốc thực hiện của các đơn vị

- Tổ chức việc tiếp đón khách đến với Công ty

- Quản lý, vận hành hệ thống nhà khách , các phòng họp, hội trường củaCông ty

- Đôn đốc và kiểm tra thường xuyên vệc thực hiện Nội quy làm việc ở cơquan Công ty của CBCNV

- Quản lý điều hành các tài sản, trang thiết bị, dụng cụ các phòng làm việccủa các đơn vị phòng ban

+ Công tác văn thư lưu trữ

- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, phân loại để xử lý toàn bộ các vănbản, thông tin đến, đi của Công ty chính xác, kịp thời, theo yêu cầu của từng vănbản và Giám đỗ Công ty

- Tổ chức luân chuyển, phát hành và lưu trữ toàn bộ các công văn, hồ sơ cóliên quan đến quản lý, hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty

- Tổ chức photo, in ấn, sao lưu các loại văn bản gửi đến Công ty và gửi trongnội bộ Công ty

- Thực hiện quản lý con dấu của Công ty, bảo quản các loại công văn tài liệulưu trữ theo quy định Kiểm tra các công văn đề nghị photo

-Quản lý, vận hành hệ thống kho lưu trữ, nhà truyền thống của Công ty

+ Công tác thi đua tuyên truyền và văn hoá thể thao

- Tổ chức các hoạt động văn hoá thể thao trong Công ty

Trang 11

- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua tuyên truyền chính xác, kịp thờiđảm bảo nguyên tắc phát huy hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh và các côngtác xã hội khác của Công ty.

- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị Giámđốc, cấp trên khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty

- Sưu tầm, phục hồi, củng cố và gìn giữ bảo quản các sản phẩm văn hóa vàgiữ gìn truyền thống của Công ty

+ Công tác khác

- Tổ chức rà soát, bổ sung sửa đổi, hoàn thiện các quy định, quy chế quản lýthuộc lĩnh vực văn phòng, thi đua văn hóa thể thao và kiểm tra đôn đốc việc thựchiện, tổng hợp báo cáo theo quy định

- Tổ chức phổ biến, hướng dẫ, huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ thuộclĩnh vực phụ trách cho CBCNV các đơn vị, phòng ban khi có yêu cầu

- Làm các công việc khác khi Giám đốc giao

* Cơ cấu tổ chức

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

(Xem phần phụ lục 2) 3.1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng

* Nhiệm vụ của văn phòng công ty

Chánh văn phòng: 01 người

Phó chánh văn phòng: 04 người

- Nhân viên: 09 người

- Nhân viên văn thư: 01 người

- Nhân viên lưu trữ: 01 người

- Nhân viên phòng truyền thống: 01 người

- Nhân viên thư viện: 01 người

- Nhân viên photo, scan: 01 người

- Nhân viên lễ tân: 01 người

Trang 12

- Nhân viên thể thao: 01 người

- Nhân viên thi đua, tuyên truyền: 01 người

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

* CHÁNH VĂN PHÒNG:

1 Nhiệm vụ:

- Là người tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác Thi đua-Tuyêntruyền; Văn hóa-Thể thao; Quan hệ công chúng; Văn thư, Lưu trữ, tổ chức cáccuộc họp, hội nghị, nghiệp vụ văn phòng, quản lý điều phối xe theo đúng các quyđịnh, quy chế hiện hành và pháp luật của Nhà nước, bao gồm nhưng không giớihạn bởi các công việc sau:

1.1 Tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động của Công ty bao gồm các lĩnh vực:sản xuất, kinh doanh, kinh tế, văn hoá, xã hội…

1.2 Lập kế hoạch và tổ chức phổ biến hướng dẫn thực hiện và kiểm tra, theodõi quá trình thực hiện về công tác Thi đua-Tuyên truyền; Văn hóa -Thể thao trongCông ty

1.1 Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ kế hoạch SXKD,phong trào thi đua hàng tuần, tháng

1.2 Trực tiếp chỉ đạo và giải quyết công tác TĐ-KT

1.3 Kiểm duyệt, đưa tin, bài kịp thời về mọi hoạt động của Công ty trên hệthống, phương tiện thông tin nội bộ

1.4 Quan hệ, làm việc với cơ quan thông tấn, báo chí, cung cấp thông tin vềhoạt động SXKD của Công ty

1.5 Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về các biện pháp giải quyết và xử lýthông tin trong và ngoài Công ty

1.6 Tổ chức công tác đối ngoại, đối nội, tiếp đón khách đến Công ty làmviệc

1.3 Tổ chức phục vụ các đối tượng đến tìm hiểu, nghiên cứu, thăm quan,học tập, tìm hiểu về Công ty

2 Yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ:

Trang 13

Chỉ đạo công việc của phòng theo hợp đồng trách nhiệm số: /HĐ-KH,ngày / / giữa giám đốc Công ty và phòng.

2.1 Chủ trì tổng hợp xây dựng chương trinh chiến lược phát triển, tổ chứcthực hiện kế hoạch, tổng kết, lập báo cáo, đánh giá các chuyên đề về hoạt độngVH-TT, TĐKT của BIOVIGI và Công ty theo đúng quy định của cơ quan quản lýNhà nước

2.2 Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tácvăn thư, lưu trữ; Thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ

2.3 Xây dựng cách thức tổng hợp, kiểm tra, phân loại các văn bản, tài liệutheo từng nội dung gửi đến trình Giám đốc và ban hành văn bản đến các đơn vị đểtriển khai thực hiện

2.4 Chủ trì soạn thảo, chuẩn bị nội dung, chương trình để Giám đốc báo cáo,làm việc với khách và cấp trên theo yêu cầu

2.5 Chủ trì xây dựng bố cục nội dung hướng dẫn phòng truyền thống;Phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu, đảm bảo an toàn,phòng ngừa hỏa hoạn

* Công tác thi đua, tuyên truyền, lễ tân, khánh tiết, quan hệ công chúng (03 người)

Tổ chức sắp xếp phòng nghỉ cho khách có nhu cầu lưu trú tại Công ty

Quan hệ với các cơ quan thông tấn báo chí để tuyên truyền cho các hoạtđộng SXKD của công ty

Chuẩn bị, sắp xếp các phòng họp

Trực, nghe, chuyển và trả lời điện thoại

Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đại hội

Trang 14

Xây dựng phương án kế hoạch và triển khai thực hiện các việc về công tácthi đua (nội dung, hình thức, các danh hiệu cụ thể )

Phối hợp với các phòng liên quan để hoàn thiện các thủ tục xét thưởng theoquy chế thưởng của Công ty

Theo dõi NSKL và các công trình trọng điểm

Lập kế hoạch lễ tân, khánh tiết

Tuyên truyền để viết tin theo từng ca kịp thời để động viên các gương mặtđiển hình tiên tiến trong LĐSX, đồng thời phê phán những thói hư, tật xấu, châylười hoặc vi phạm các quy chế quản lý của Công ty

Làm các việc khác do Chánh Văn phòng phân công

Các khoản chi phải đảm bảo đúng theo quy định chính sách hiện hành củaNhà nước Hàng tuần tổng hợp, báo cáo và hoàn thiện chứng từ để giải quyết dứtđiểm từng khoản đã chi

Thường xuyên tổng hợp kết quả SXKD của Công ty để cung cấp cho cơquan thông tấn báo chí

Nghiên cứu các phương pháp để triển khai công tác lễ tân, khánh tiết đượctrang trọng, an toàn và tiết kiệm

Tìm các giải pháp để soạn thảo văn bản liên quan tới công tác quản lý

Tổng hợp báo cáo công tác lễ tân, khánh tiết

Nâng cao kỹ năng giao tiếp để ứng xử hòa nhã, thân thiện với khách đếnquan hệ công tác

Phòng nghỉ của Giám đốc phải đảm bảo VS sạch sẽ, sắp xếp ngăn nắp, khoahọc, kiểm tra xem xét các trang thiết bị điện đảm bảo tuyệt đối an toàn trong quátrình vận hành sử dụng

Lắm được quy định về công tác lễ tân

Đề xuất các giải pháp đảm bảm vệ sinh trong công tác phục vụ nước uống,hoa quả

Phục vụ nước uống trong các phòng của lãnh đạo Công ty phải đầy đủ, vệsinh sạch sẽ

Trang 15

* Công tác văn thư; lưu trữ; phòng truyền thống; thư viện; photo, scan (06 người)

Kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trong Công ty thực hiện đúng thể thức trìnhbày văn bản trước khi trình Giám đốc

Tổ chức thu thập, phân loại tài liệu đưa vào kho lưu trữ; Phục vụ khai thác

hồ sơ, tài liệu cho CBCNV trong và ngoài công ty

Phô tô, scan tài liệu theo yêu cầu

Phối hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, đại hội trong Công ty

Phục vụ công tác hướng dẫn, thăm quan, trông coi hiện vật và các trang bịvật tư trong phòng truyền thống

Quan hệ, làm việc với cơ quan thông tấn, báo chí, cung cấp thông tin về hoạtđộng SXKD của Công ty

Quản lý việc mua, cấp phát Văn phòng phẩm; Quản lý chi phí đặt báo;quảng cáo trên báo chí

Làm thư ký ghi các nghị quyết, kết luận của Giám đốc trong các cuộc họp đểChánh VP đôn đốc, triển khai thực hiện

Tổng hợp lịch làm việc hàng ngày của Ban GĐ Công ty để sắp xếp lịch tuầncho các đơn vị trong công ty biết để thực hiện

Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của Công ty

Giữ bí mật các công văn, tài liệu: Các văn bản đến ở bì có dấu mức độ

“mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” chỉ vào sổ theo dõi và chuyển cho người có tráchnhiệm; Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn” và “hoả tốc” phải ghi vào sổ theo dõi vàchuyển ngay cho Chánh VP

Trang 16

Đối với các văn bản gửi chung thì bóc bao bì trình Chánh VP xem xét; cácvăn bản gửi đích danh thì đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo dõi trên phần mền,chuyển cho người có tên trên bao bì.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và quản lý tài liệulưu trữ của C.Ty

Công tác quản lý văn bản đi, đến được thực hiện đúng theo quy định về côngtác văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của ngành than

Các văn bản đã được lãnh đạo Công ty duyệt phải khẩn trương gửi đến các

bộ phận theo đúng chức năng nhiệm vụ được giám đốc duyệt để tránh ách tắc trongSXKD

Không được tự ý giao con dấu cho người khác; Đóng dấu phải rõ ràng, trùmlên 1/3 chữ ký về phía bên trái; Không được đóng dấu khống chỉ

Xây dựng quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của công ty

Mọi tài liệu, hồ sơ của các phòng chuyên môn được giữ lại theo dõi, thống

kê danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ của Công ty

Phân loại tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn; Tàiliệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ

Báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ với Tập đoàn

Xây dựng phương án sử dụng kho lưu trữ thuận tiện khi cất và lấy dữ liệu;Đảm bảo an toàn; Phòng ngừa hỏa hoạn

* Công tác quản trị Văn phòng (01 người)

Trang 17

Kiểm tra, giám sát công tác sửa chữa trang thiết bị văn phòng, nghiệm thu,bàn giao lại cho các đơn vị trong công ty

Căn cứ lịch Công tác tuần, lịch trực của đ/c lãnh đạo C.ty XD kế hoạch điềuvận xe hàng tuần, Sắp xếp xe phục vụ đưa đón các cá nhân, tập thể đến làm việcvới Công ty khi có yêu cầu

Quản trị văn phòng làm việc của các phòng Tham gia lập kế hoạch quản lý,thay thế trang bị, phương tiện làm việc của các phòng khu vực gián tiếp

Đón tiếp khách đến quan hệ làm việc với công ty

- Xây dựng phương án điều hành xe đảm bảo kịp thời phục vụ cho yêu cầuSXKD của công ty

- Thực hiện nghiêm lệnh điều động xe, sắp xếp các chuyến đi phù hợp, tránhlãng phí

- Lái xe phải lắm được quy trình vận hành, nâng cao ý thức tự bảo quản xe

Chủ động chuẩn bị Lễ vật trang trọng trong các ngày 15, mồng 1 (âm lịch)hàng tháng báo cáo Giám đốc Công ty để thực hiện các nghi thức tâm linh chu đáo

Mở sổ theo dõi tài sản trang bị cho từng đơn vị, số lượng, chất lượng thờigian sử dụng

NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC

1 Chủ động giải quyết công việc:

Mỗi người phải có trách nhiệm với công việc được phân công, chủ động tìmbiện pháp giải quyết công việc, đề suất các giải pháp làm việc mới

2 Hợp tác:

Trang 18

Mọi người trong phòng đều phải quan tâm đến công việc của người khác,tìm hiểu, biết phần công việc của người khác đang làm để khai thác thông tin phục

vụ cho công việc của mình đồng thời xem xét các số liệu thông tin, phương pháplàm việc của người khác, học hỏi những điều tốt, góp ý những điều tồn tại để cùngnhau tiến bộ

3 Chấp hành mệnh lệnh được phân công:

CBVN trong phòng phải tuyệt đối chấp hành mệnh lệnh được phân công.Trường hợp chưa hiểu rõ hoặc có thắc mắc về vấn đề gì phải trao đổi lại và thốngnhất cách giải quyết Khi đã thống nhất cách giải quyết thì không được làm khác

4 Chế độ báo cáo

Tất cả các công việc đã được phân công các đồng chí phụ trách phải giảiquyết triệt để Khi giải quyết được hay không được đều phải báo cáo lại trưởngphòng để có hướng chỉ đạo giải quyết tiếp

Tất cả công văn đi, đến đều phải tập trung về trưởng phòng xem xét ký duyệt

và điều phối công văn đến người liên quan để giaỉ quyết công việc theo nhiệm vụđược phân công và để kiểm soát công việc theo chức năng nhiệm vụ của phòng

IV TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY 4.1 Mô hình tổ chức văn thư của công ty

Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam tổ chức công tác văn thưtheo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển giao vănbản đến nơi nhận Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát chặtchẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc Tra cứu tìm kiếm thông tin mộtcách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao trách nhiệm của nhân viênkhi làm công tác này cao hơn, công tác văn thư tại phòng văn thư cơ quan do 01cán bộ chuyên trách có trình độ Đại học đảm nhận

Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại Văn thư để đăng ký,chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại Văn thư

cơ quan Phòng Văn thư của Văn phòng Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam là mộtphòng khép kín, được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyênmôn như: Bàn ghế ngồi làm việc, điện thoại, điều hòa, quạt, máy tính, máy in, máy

Trang 19

photo, máy scan văn bản, giá tủ đựng tài liệu tạo ra một không gian làm việc yêntĩnh, tập trung cho cán bộ Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảotính kín đáo, bí mật của công tác Văn thư.

4.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty

4.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý

* Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau:

1 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Giám đốc hoặcngười có thẩm quyền giao cho một phòng (ban) hoặc một cá nhân chủ trì soạn thảovăn bản

2 Phòng (ban) hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải thực hiện cáccông việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật và khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết có thể đề nghị Giám đốc Công ty hoặc thủtrưởng đơn vị tham khảo ý kiến của các phòng nghiệp vụ và các đơn vị có liênquan nghiên cứu tiếp thu để hoàn thiện bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

* Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

2 Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt thìngười soạn thảo văn bản phải trình người duyệt xem xét, quyết định

* Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu sau:

1 Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

2 Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thìngười đánh máy phải hỏi lại phòng hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản

Trang 20

3 Giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

4 Nhân bản đúng số lượng, đúng thời gian quy định

* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Trưởng các phòng, các đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phảikiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

2 Trưởng phòng Hành chính kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thểthức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

* Ký văn bản

1 Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị có quyền ký tất cả văn bản của Công

ty và đơn vị trong thẩm quyền của mình

2 Giám đốc Công ty và thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho cấp phó củamình ký thay (KT) các văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách

3 Giám đốc Công ty, thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho Trưởng phòng(ban) Hành chính hoặc một số trưởng phòng (ban) khác ký thừa lệnh (TL) một sốvăn bản, cụ thể như sau:

- Trưởng phòng (ban) Hành chính được ký thừa lệnh các loại văn bản: Giấy

đi đường; giấy giới thiệu; giấy mời; giấy nghỉ phép; phiếu gửi; giấy biên nhận hồsơ; phiếu chuyển; các văn bản sao y, sao lục và trích sao

- Trưởng các phòng (ban) của Công ty và đơn vị được phép ký các văn bản

có tính chất hướng dẫn nội bộ trong phạm vi lĩnh vực được phân công quản lý theo

ủy quyền của Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh bằng văn bản Không đượcphép ký các văn bản ban hành ra ngoài Công ty, đơn vị

4 Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Công ty, Giám đốc Chi nhánh hoặcngười có thẩm quyền ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp kýthừa ủy quyền (TUQ) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủyquyền phải được quy định bằng văn bản, được giới hạn trong một thời gian nhấtđịnh và có nội dung ủy quyền cụ thể Người ủy quyền không được ủy quyền lạicho người khác ký

Trang 21

5 Đối với những ban, hội đồng làm việc theo chế độ tập thể, việc ký văn bảnđược quy định như sau:

- Người đứng đầu ban, hội đồng thay mặt (TM) tập thể ký các văn bản củaBan/Hội đồng

- Cấp phó của người đứng đầu ban/hội đồng được thay mặt tập thể, ký thayngười đứng đầu ban/hội đồng những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu vànhững văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

6 Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước Công ty, đơn vị và trướcpháp luật về các văn bản mà mình đã ký

4.2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty

- Thể thức trình bày

1 Thể thức văn bản do Công ty, các đơn vị ban hành gồm các thành phần:quốc hiệu; tên đơn vị ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngàytháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung vănbản; chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của Công ty, đơn vị;nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những loại văn bản khẩn, mật)

2 Đối với công văn, công điện, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếuchuyển, thư gửi khách hàng, ngoài các thành phần được quy định tại Khoản 1, Điều này

có thể bổ sung địa chỉ Công ty, đơn vị, địa chỉ email, số điện thoại, số fax

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản

1 Trước khi kiểm tra các thủ tục để phát hành văn bản, nhân viên văn thư cónhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trườnghợp phát hiện sai sót, kịp thời báo cáo ngay người có trách nhiệm xem xét, giảiquyết

2 Ghi số và ngày, tháng đến của văn bản

- Tất cả văn bản đi của Công ty, đơn vị (trừ một số văn bản quy định sẵn củachuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán…) đều phải tập trung tại văn thư để

Trang 22

- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty, đơn vị pháthành trong một năm được ghi riêng cho từng loại hoặc ghi chung cho một sốloại văn bản.

1 Văn bản đi

*Ưu điểm:

- Cán bộ văn thư đã tiến hành các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định củaNhà nước

+ Đối với văn bản gửi ngoài cơ quan: Văn thư cũng tiến hành bao gói, sau

đó văn thư tiến hành đăng ký vào sổ chuyển giao Bưu điện rồi chuyển giao bằnghình thức: chuyển văn bản ra bưu điện, cán bộ Bưu điện ký nhận

+ Đối với văn bản chuyển nội bộ: Cán bộ Văn thư cũng tiến hành các khâunghiệp vụ và chuyển đến các phòng, ban có tên trên bao bì

- Chuyển giao văn bản đảm bảo nguyên tắc một đầu mối: Văn thư thực hiện

tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đi một cách có hiệu quả, hết sức khoa học, hợp

lý, đảm bảo việc chuyển giao văn bản nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đúng đốitượng Một sáng tạo của văn thư khi lấy sổ đăng ký văn bản làm sổ chuyển giaovăn bản đi nội bộ Từng cột mục được đăng ký rõ ràng, cụ thể từng nội dung vănbản Điều này tiết kiệm được kinh phí không phải lập sổ chuyển giao nội bộ

- Hiện nay việc đăng kí văn bản đi thường được áp dụng bằng 2 hình thức:đăng kí bằng số và đăng kí bằng máy vi tính Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam

đã sử dụng cả 2 phương pháp trên

Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam đã rất nhanh nhạy trong việc nắm bắtcông nghê thông tin vào việc quản lý hoạt động và công tác văn thư , áp dụngnhững chương trình ứng dụng tin học hiện đại Công ty đã sử dụng phần mềmPortal phục vụ cho công tác văn phòng, đặc biệt rất thuận tiện cho cán bộ văn thưlàm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn Đây là phần mềm tương đối mớicho nên nó còn khá xa lạ với đại đa số người sử dụng, tuy nhiên đây là một phầnmềm có tính ứng dụng cao và rất khả thi

Trang 23

Tuy rất hiện đại và có tính ứng dụng cao nhưng nó không thể thay thế hoàntoàn sổ đăng kí truyền thống bằng tay được cho nên Công ty Cổ phần Biovigi ViệtNam vẫn kết hợp sủ dụng việc đăng kí sổ với phương pháp truyền thống và sổ đó

Người kícông văn

Trích yếunội dung Nơi nhận

Sốlượng Kí nhận

* Nhược điểm:

- Thực tế ở Công ty Cổ phần Biovigi Việt Nam cho thấy cán bộ Văn thư

không đăng kí cột Đơn vị người nhận bản lưu và cột Ghi chú Do vậy thiếu đi

những thông tin cần thiết khi tra tìm một văn bản

- Mặt khác, sổ đăng kí văn bản đi l một sổ đăng kí đi chung cho nhiều loạivăn bản kể cả Thông báo, Quyết định, Kế hoạch đều được đăng kí vào sổ với tên

“Công văn đi” là không thích hợp, không đúng quy định

- Tuy rằng hình thức này sẽ giảm đi số lượng sổ cần phải tập trung hàng nămnhưng việc đăng kí nhiều loại văn bản trong mục tên loại, trong ó số của văn bảnđược ghi vào cột tên loại tương ứng sẽ gây nhầm lẫn giữa các loại văn bản, vệc tratìm văn bản cũng trở nên phức tạp hơn Có lẽ tại đây là công ty mang tính chất tưnhân nên văn bản “mật, khẩn” không nhiều và thường không có (hoặc có rất ít) nêncán bộ văn thư không lập sổ riêng như các cơ quan khác

- Khi đóng dấu vào văn bản chưa thẳng

- Văn bản đi đôi khi bị trả về hoặc thất lạc do viết nhầm địa chỉ

2 Văn bản đến

* Ưu điểm.

- Các văn bản đến của công ty đều được Văn thư đăng kí chính xác, đầy đủ,

Trang 24

* Nhược điểm:

- Cán bộ văn thư chưa tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản đến mà sử dụng

sổ đăng ký làm sổ chuyển giao vì vậy khi tiến hành chuyển giao văn bản, cán bộVăn thư phải mang cả sổ đăng ký văn bản đến để cá nhân, đơn vị nhận văn bản kýnhận vào cột ký nhận của sổ đăng ký

Chính vì không lập sổ chuyển giao nên cán bộ văn thư không nắm bắt,không theo dõi được tiến độ giải quyết của công ty

4.2.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

Bước 1: Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản được thực hiện như sau: