Khảo sát công tác văn phòng của HĐND UBND huyện triệu sơn

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 3 2. Mục tiêu của đề tài: 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo: 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu: 5 6. Phương pháp nghiên cứu: 5 7. Bố cục của đề tài: 5 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN 6 1.1.Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội huyện Triệu Sơn: 6 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyề hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND huyện Triệu Sơn: 7 1.2.1. Chức năng của HĐND huyện Triệu Sơn: 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 9 1.2.3.Cơ cấu tổ chức của HĐND huyện Triệu Sơn: 11 1.3.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan: 16 1.3.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND: 16 1.3.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện Triệu Sơn: 19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 39 2.1.Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn phòng HĐND UBND huyện Triệu Sơn: 40 2.1.1.Tình hình tổ chức công tác Văn thư: 40 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư: 40 2.1.3. Công tác Văn thư đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng: 41 2.2.Quản lý,chỉ đạo công tác Văn thư: 41 2.2.1.Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư: 41 2.2.2.Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư: 43 2.2.3.Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư: 43 2.3.Thực hiện các nội dung về nghiệp vụ về công tác văn thư: 44 2.3.1.Tình hình ban hành văn bản của HĐND và Văn phòng HĐND UBND huyện Triệu Sơn: 44 2.3.2.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: 56 2.3.3.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 60 2.3.4.Lập hồ sơ hiện hành: 63 2.3.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND UBND huyện Triệu Sơn: 64 2.3.6.Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách: 66 2.4.Nhận xét về công tác Văn thư : 67 2.4.1.Những thuận lợi: 67 2.4.2.Những khó khăn: 68 2.4.3.Những ý kiến đóng góp và kiến nghị: 69 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 71 3.1..Đánh giá chung: 71 3.3.1.Ưu điểm: 71 3.3.2.Nhược điểm: 72 3.3.3.Nguyên nhân: 72 3.2. Đề xuất, kiến nghị: 73

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, bộ máy Văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thểthiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn lực vừa có chuyên môn để thựchiện tốt các nghiệp vụ Văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan còn rất thiếu

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường,năm

2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ra Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24tháng 04 năm 2012 thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Nội vụ

Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện

Kế hoạch Thực tập cho sinh viên thuộc hệ Đại học khóa 2012 – 2016 tại các cơquan, đơn vị, tổ chức từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016

Việc Thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vậndụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi ngồi trên nghế nhà trường vào côngviệc thực tế tại cơ quan Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiếnthức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản tri viên, là cơ hội cho sinhviên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, cùng tất cả các thầy giáo, cô giáo đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ emtrong suốt quá trình học tập, nghiên cứu

Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Hội đồngnhân dân, Uỷ ban nhân dân huyên Triệu Sơn đã dành thời gian quý báu của mình

để trả lời các câu hỏi, tìm kiếm và cung cấp tư liệu, tư vấn, giúp đỡ em hoàn thànhbài báo cáo này

Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi thiếusót Rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cô giáo và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 3

2 Mục tiêu của đề tài: 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo: 4

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu: 5

6 Phương pháp nghiên cứu: 5

7 Bố cục của đề tài: 5

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN 6

1.1.Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội huyện Triệu Sơn: 6

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyề hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND huyện Triệu Sơn: 7

1.2.1 Chức năng của HĐND huyện Triệu Sơn: 7

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 9

1.2.3.Cơ cấu tổ chức của HĐND huyện Triệu Sơn: 11

1.3.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan: 16

1.3.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND: 16

1.3.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn: 19

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .39 2.1.Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn: 40

2.1.1.Tình hình tổ chức công tác Văn thư: 40

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư: 40

2.1.3 Công tác Văn thư đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng: 41

2.2.Quản lý,chỉ đạo công tác Văn thư: 41

2.2.1.Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư: 41 2.2.2.Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư: 43

2.2.3.Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư: 43

2.3.Thực hiện các nội dung về nghiệp vụ về công tác văn thư: 44

2.3.1.Tình hình ban hành văn bản của HĐND và Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn: 44

2.3.2.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: 56

2.3.3.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 60

2.3.4.Lập hồ sơ hiện hành: 63

2.3.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn: 64

2.3.6.Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách: 66

2.4.Nhận xét về công tác Văn thư : 67

2.4.1.Những thuận lợi: 67

2.4.2.Những khó khăn: 68

2.4.3.Những ý kiến đóng góp và kiến nghị: 69

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 71

3.1 Đánh giá chung: 71

3.3.1.Ưu điểm: 71

3.3.2.Nhược điểm: 72

3.3.3.Nguyên nhân: 72

3.2 Đề xuất, kiến nghị: 73

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

3 HĐND - UBND Hội đồng nhân dân – Uỷ

ban nhân dân

VĂN BẢN TRÍCH DẪN

1 Luật của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Số:77/2015/QH13 ngày 19 tháng 06 năm 2015 về Tổ chức chính quyền địa phương.

2.Thông tư Số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội Vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

1 Lý do chọn đề tài:

Thực tập tốt nghiệp giúp em củng cố, nâng cao kiến thức đã được trang bị,

hệ thống hóa những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành Quản Trị Văn Phòng

Giúp em từng bước gắn liền học với thực hành, lý luận gắn liền với thựctiễn; tiếp cận, thâm nhập và bước đầu vận dụng các kiến thức được học vào thựctế

Giúp làm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyênmôn đã được đào tạo

Hội đồng nhân dân ( sau đây viết tắt là HĐND ) là cơ quan Đại biểu củanhân dân, là cơ quan quyền lực Nhà nước ở địa phương, thay mặt nhân dân sửdụng quyền lực nhà nước và là gốc của chính quyền nhân dân Vì vậy công tácVăn phòng của HĐND ở bất kỳ thời điểm nào cũng cần được chú ý quan tâm

Trong tình hình phát triển của đất nước hiện nay thì việc khảo sát và đề raphương hướng hoạt động của Văn phòng HĐND trở nên vô cùng cấp thiết

Vì vậy tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “ Khảo sát công tác Văn phòng củaHĐND & UBND huyện Triệu Sơn ’’ làm đề tài nghiên cứu của mình ( UBND làcụm từ viết tắt của Uỷ ban nhân dân )

2 Mục tiêu của đề tài:

Tìm hiểu và khảo sát toàn bộ hoạt động của công tác văn phòng của HĐND.Nghiên cứu, phân tích về tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan( sau đây viết tắt là VT – LT ), từ đó tìm ra những kết quả đã đạt được, những hạnchế hiện đang còn tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế đó

Trên cơ sở về lý luận, thực tiễn và đánh giá đúng đắn về thực trạng của côngtác VT – LT đưa ra những đề xuất, kiến nghị các giải pháp có tính khả thi cao để

áp dụng cho cơ quan trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động trong thời gian tới

Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đánh giá đúng đắn về thực trạng kỹ năngsoạn thảo văn bản của cơ quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo là HĐND cấp huyện; Văn phòng

HĐND & UBND huyện Triệu Sơn; công tác Văn thư của Văn phòng.

Phạm vi nghiên cứu là HĐND huyện Triệu Sơn ( Khóa XVII, nhiệm kỳ

2016 – 2021 ) Tuy nhiên, để hoàn thiện được bài báo cáo, đề tài cũng tập trungnghiên cứu một số vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức của HĐND huyện, UBNDhuyện và các cơ quan có liên quan

Công tác tổ chức điều hành hoạt động của HĐND được quy định trong Hiếnpháp năm 1946, năm 1959, năm 1980 và năm 1992 ( sửa đổi )

Do hạn chế về mặt thời gian, hơn nữa bản thân còn là một sinh viên, trình độhọc vấn còn nhiều hạn chế, khả năng vận dụng các nguồn tư liệu hết sức khó khăn,Cho nên bài báo cáo của em còn dừng lại ở mức nghiên cứu bước đầu

4 Nguồn tài liệu tham khảo:

Do còn nhiều hạn chế và khó khăn về nguồn tài liệu cũng như số liệu thực tếnên để phục vụ việc nghiên cứu đề tài này em chủ yếu dùng các tài liệu như:

- Luật tổ chức Hội đồng nhân dâN và Uỷ ban nhân dân năm 2003;

- Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2016;

- Luật Hiến Pháp Việt Nam năm 1992;

- Pháp lệnh về nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Hội đồng nhân dân và Uỷban nhân dân ở mỗi cấp;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tácVăn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý

và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 cảu Bộ Nội vụ

về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan;

- Một số tài liệu nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của HĐND, một số tưliệu khác trên mạng, cùng với giáo trình Luật Hiến pháp Việt Nam,

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu:

Có một số bài báo, tạp chí về VT - LT, một số bài báo cáo về công tác vănphòng HĐND & UBND;

6 Phương pháp nghiên cứu:

Bài báo cáo đã sử dụng các biện pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp phân tích;

- Phương pháp tổng hợp;

- Phương pháp so sánh;

- Phương pháp thống kê;

- Phương pháp duy vật biện chứng;

- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại;

Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng của cơ quan

Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

HUYỆN TRIỆU SƠN 1.1.Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội huyện Triệu Sơn:

Huyện Triệu Sơn được thành lập theo Quyết định Số: 177/QĐ-CP ngày 12-1964 của Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, đến ngày 25/2/1965Đảng bộ, chính quyền huyện Triệu Sơn chính thức ra mắt và đi vào hoạt động

16-Ngày đầu mới thành lập huyện có 33 xã, đến nay qua nhiều lần sáp nhập vàchia tách, huyện có 35 xã, 1 thị trấn, trong đó có 4 xã miền núi Ra đời trong bốicảnh cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước bước vào thời kỳ quyết liệt nhất, dovậy đến ngày 25-2-1965 Đảng bộ, chính quyền huyện Triệu Sơn chính thức ra mắt

và đi vào hoạt động, đây là bước ngoặt lịch sử đối với nhân dân các dân tộc huyệnTriệu Sơn

Triệu Sơn là huyện đồng bằng tiếp nối với vùng núi phía Tây của tỉnh ThanhHóa Đây là huyện mới thành lập vào ngày 25 – 2 – 1965 trên cơ sở sát nhập 20 xãbắc Nông Cống và 13 xã nam Thọ Xuân ( theo Quyết định số 177 của Chính phủ ).Trung tâm huyện lỵ ở Quán Giắt cách thành phố Thanh Hóa 20km về phía tây theoQuốc lộ 47

Tọa độ địa lý từ 19˚52’ - 20˚52’ vĩ độ bắc và 105˚24’ - 105˚42’ kinh độđông Phía bắc giáp với huyện Thọ Xuân và Thiệu Hóa, phía nam giáp huyện NhưThanh và Nông Cống, phía tây giáp huyện Thường Xuân, phía đông giáp huyệnĐông Sơn

Diện tích tự nhiên của toàn huyện là 291,96 km² ( 2,62 % tổng diện tích tựhiên của Tỉnh ) Dân số có 233.521 người ( số liệu năm 2004 của Chi cục Thống

kê ), bình quân 765 người/km² ( gấp 2,3 lần so với mật dộ dân số trung bình củaTỉnh )

Trong huyện có 3 dân tộc anh em: Kinh, Mường, Thái cùng chungsống.Trong đó tổng số 36 xã, thị trấn có 4 đơn vị được công nhận là xã miền núi

là : Bình Sơn, Thọ Bình, Thọ Sơn, Triệu Thành

Là huyện chuyển tiếp giữa vùng đồng bằng với vùng miền núi phía tây của

Tỉnh, có Quốc lộ 47 và Tỉnh lộ 506, 504, 501 chạy qua nên Triệu Sơn có thể liên hệ,giao lưu với nhiều địa bàn trong, ngoài tỉnh.

Và hiện nay, với vị trí địa lý thuận lợi và hệ thống giao thông được mở mangrộng khắp cũng giúp cho huyện Triệu Sơn giao lưu, hội nhập và phát triển kinh tế -

xã hội một cách nhanh chóng, bền vững gấp nhiều lần so với thời quá khứ ngày xưa

Tốc độ tăng trưởng kinh tế: 9,1%/năm, trong đó: nông - lâm nghiệp tăng:5,5%; công nghiệp - xây dựng cơ bản tăng: 24%; dịch vụ tăng: 12,5% - Cơ cấukinh tế: nông - lâm nghiệp 55%; công nghiệp - xây dựng cơ bản 18%; dịch vụ27% Tại xã Dân Quyền đã có khu tập trung sản xuất với các nhà máy sản xuất tre,luồng, mì chính

Kinh tế duy trì tốc độ tăng trưởng khá, trung bình đạt 12,4%/năm; cơ cấukinh tế tiếp tục chuyển dịch đúng hướng; sản xuất nông - lâm - thủy sản phát triển

ổn định và đạt kết quả tương đối toàn diện; giá trị sản xuất toàn ngành đạt 651,9 tỷđồng, trung bình đạt 62 triệu đồng/ha

Nhiều tiến bộ khoa học - kỹ thuật được triển khai áp dụng, góp phần quantrọng nâng cao năng suất và giá trị cây trồng, vật nuôi; công nghiệp duy trì tốc độtăng trưởng khá; giá trị sản xuất năm 2014 đạt 810,6 tỷ đồng, năm 2015 phấn đấuđạt 961,6 tỷ đồng (gấp 3,5 lần so với năm 2010), tốc độ tăng trưởng giá trị sản xuấtbình quân hàng năm thời kỳ 2011-2015 là 28,3%; nhiều công trình phục vụ sựnghiệp phát triển văn hóa, giáo dục và dân sinh được đưa vào khai thác, sử dụng

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyề hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND huyện Triệu Sơn:

1.2.1 Chức năng của HĐND huyện Triệu Sơn:

HĐND gồm các đại biểu HĐND do cử tri ở địa phương bầu ra, là cơ quanquyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làmchủ của Nhân dân, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương và cơ quan nhànước cấp trên

Chức năng của HĐND được quy định tại Điều 119, Điều 120 Hiến phápnăm 1992 và cụ thể hóa tại Luật tổ chức chính quyền địa phương Quốc hội khóaXIII, kì họp thứ 9 được ban hành ngày 19 tháng 6 năm 2015 và có hiệu lực từ ngày

01 tháng 01 năm 2016

HĐND là cơ quan đại biểu của nhân dân ở địa phương, do nhân dân ở địaphương bầu ra, miễn nhiệm và bãi nhiệm theo các nguyên tắc phổ thông, bìnhđẳng, trực tiếp và bỏ phiếu kín HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địaphương HĐND cùng với Quốc hội hợp thành hệ thống cơ quan quyền lực nhànước, thay mặt nhân dân sử dụng quyền lực nhà nước và là gốc của chính quyềnnhân dân Các cơ quan nhà nước khác đều do Quốc hội và HĐND thành lập

HĐND thay mặt nhân dân địa phương sử dụng quyền lực nhà nước trongphạm vi địa phương mình

HĐND trong nhà nước ta là những tổ chức chính quyền gần gũi nhân dânnhất, hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng và yêu cầu của nhân dân, nắm vững những đặcđiểm của địa phương, do đó nắm và quyết định mọi công việc sát hợp với nguyệnvọng của nhân dân địa phương

HĐND còn là một tổ chức có tính chất quần chúng, bao gồm các đại biểucủa mọi tầng lớp nhân dân, các dân tộc, tôn giáo, những công dân, nông dân trithức ưu tú cùng nhau bàn bạc và giải quyết mọi công việc quan trọng của địaphương

HĐND không chỉ chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương mà còn phảichịu trách nhiệm trước chính quyền cấp trên HĐND một mặt phải chăm lo xâydựng địa phương về mọi mặt, đảm bảo phát triển kinh tế và văn hóa nhằm nângcao đời sống của nhân dân địa phương, mặt khác phải hoàn thành nhiệm vụ củacấp trên giao cho

Xuất phát từ những quy định của Hiến pháp và Luật tổ chức chính quyền địaphương năm 2015 thì HĐND có các chức năng chủ yếu sau đây:

Một là, quyết định những vấn đề quan trọng ở địa phương, như quyết địnhnhững chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương,xây dựng và phát triển địa phương về Kinh tế - xã hội, củng cố Quốc phòng anninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địaphương, làm tốt nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước;

Hai là, đảm bảo thực hiện các quy định và quyết định của các cơ quan Nhà

nước cấp trên và trung ương ở địa phương;

Ba là thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thường trực HĐND,

Uỷ ban nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp; giám sátviệc thực hiện các nghị quyết của HĐND; giám sát việc tuân theo pháp luật củacác cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân vàcủa công dân ở địa phương

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Để thực hiện quyền làm chủ của nhân dân ở địa phương, HĐND quyết địnhnhững vấn đề quan trọng nhất của địa phương HĐND được Hiến pháp năm 1992(sửa đổi ) và Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 giao cho nhiềunhiệm vụ và quyền hạn nhằm thực hiện công cuộc xây dựng địa phương về mọimặt và góp phần vào sự nghiệp cách mạng chung của cả nước, thực hiện thắng lợicủa công cuộc đổi mới Nhiệm vụ và quyền hạn của HĐND được quy định tại Điều

26 của Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015:

Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện trong tổ chức và bảo đảm việc thihành Hiến pháp, pháp luật và trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, xây dựng chínhquyền,

Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn củaHĐND huyện;

Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh; biện phápbảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi viphạm pháp luật khác, phòng chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi đượcphân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự

do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dântrên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;

Quyết định biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quanNhà nước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địaphương, cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chínhquyền địa phương ở huyện;

Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Phó Chủ tịch Hội

đồng nhân dân, Trưởng ban, Phó Trưởng ban của Hội đồng nhân dân huyện; bầu,miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND và các Ủyviên UBND huyện; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Hội thẩm Tòa án nhân dân huyện;

Lấy phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ doHĐND bầu theo quy định tại Điều 88 và Điều 89 của Luật này;

Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản trái pháp luật của UBND, Chủtịch UBND huyện; bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản trái pháp luật củaHDDND cấp xã;

Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện;Giải tán HĐND cấp xã trong trường hợp Hội đồng nhân dân đó làm thiệt hạinghiêm trọng đến lợi ích của Nhân dân và trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phêchuẩn trước khi thi hành;

Bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân huyện và chấp nhận việc đại biểuHĐND huyện xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu

Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND huyện trong lĩnh vực kinh tế, tài nguyên,môi trường:

- Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hằng năm củahuyện, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của huyện trước khi trình UBND cấp tỉnhphê duyệt;

- Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chingân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách huyện; điều chỉnh dự toánngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sáchđịa phương Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của huyện theo quyđịnh của pháp luật;

- Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành, lĩnh vực trên địa bànhuyện trong phạm vi được phân quyền;

- Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, nguồnnước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng biển và các nguồn tài nguyênthiên nhiên khác; biện pháp bảo vệ và cải thiện môi trường, phòng, chống và khắcphục hậu quả thiên tai, bão, lụt ở địa phương theo quy định của pháp luật

Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học vàtrung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục, thểthao; biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng, chống dịch bệnh, thựchiện chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình; biện pháp phát triển việc làm, thựchiện chính sách ưu đãi đối với người có công với cách mạng, chính sách bảo trợ xãhội, xóa đói, giảm nghèo; biện pháp bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc, tôngiáo trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.

Giám sát việc tuân theo Hiến pháp và pháp luật ở địa phương, việc thựchiện nghị quyết của HĐND huyện; giám sát hoạt động của Thường trựcHĐND, UBND, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp, Ban củaHĐND cấp mình; giám sát văn bản quy phạm pháp luật của UBND cùng cấp vàvăn bản của HĐND cấp xã

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

1.2.3.Cơ cấu tổ chức của HĐND huyện Triệu Sơn:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của HĐND huyện Triệu Sơn: ( Phụ lục I )

Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của HĐND huyện Triệu Sơn ( Khóa XVII,nhiệm kì 2016 – 2021 ):

Theo báo cáo kết quả bầu cử đại biểu HĐND huyện Triệu Sơn khóa XVII,nhiệm kì 2016 - 2021 thì tổng số Đại biểu HĐND huyện là 30 người

Tại kì họp HĐND huyện bầu ra Thường trực HĐND huyện gồm:

- Ông Nguyễn Công Trám – Phó bí thư Thường trực, Chủ tịch HĐND huyệnTriệu Sơn

- Bà Lê Thị Luyện – Thường vụ huyện ủy, Phó Chủ tịch HĐND huyện TriệuSơn

- Ông Nguyễn Đình Tâm – Uỷ viên Thường trực HĐND huyện Triệu Sơn.Các ban của HĐND huyện Triệu Sơn:

- Ban pháp chế : chịu trách nhiệm trong các lĩnh vực thi hành Hiến pháp vàpháp luật, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng chính quyền địaphương và quản lý địa giới hành chính ở địa phương

- Ban kinh tế - xã hội : chịu trách nhiệm trong các lĩnh vực kinh tế, ngân

sách, đô thị, giao thông, xây dựng, giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin, thểdục, thể thao, khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, chính sách tôn giáo

ở địa phương

- Ban dân tộc : chịu trách nhiệm trong lĩnh vực dân tộc ở địa phương

Các tổ đại biểu của HĐND huyện Triệu Sơn: Đại biểu HĐND huyện TriệuSơn có tổng số 30 Đại biểu được chia làm 7 tổ

Hội đồng nhân dân huyện gồm các đại biểu HĐND do cử tri ở huyện bầu ra.Việc xác định tổng số đại biểu HĐND huyện được thực hiện theo nguyên tắcsau đây:

- Huyện miền núi, vùng cao, hải đảo có từ bốn mươi nghìn dân trở xuốngđược bầu ba mươi đại biểu; có trên bốn mươi nghìn dân thì cứ thêm năm nghìn dânđược bầu thêm một đại biểu, nhưng tổng số không quá bốn mươi đại biểu;

- Huyện không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản này có từ támmươi nghìn dân trở xuống được bầu ba mươi đại biểu; có trên tám mươi nghìn dânthì cứ thêm mười nghìn dân được bầu thêm một đại biểu, nhưng tổng số không quábốn mươi đại biểu;

- Số lượng đại biểu HĐND ở huyện có từ ba mươi đơn vị hành chính cấp xãtrực thuộc trở lên do Ủy ban thường vụ Quốc hội quyết định theo đề nghị củaThường trực Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, nhưng tổng số không quá bốn mươi lămđại biểu

Thường trực HĐND huyện gồm Chủ tịch HĐND, hai Phó Chủ tịch HĐND

và các Ủy viên là Trưởng ban của HĐND huyện Chủ tịch HĐND huyện có thể làđại biểu HĐND hoạt động chuyên trách; Phó Chủ tịch HĐND huyện là đại biểuHĐND hoạt động chuyên trách

HĐND huyện thành lập Ban pháp chế, Ban kinh tế - xã hội; Ban dân tộc Ủyban thường vụ Quốc hội quy định tiêu chuẩn, điều kiện thành lập Ban dân tộc quyđịnh theo điều khoản

Ban của HĐND huyện gồm có Trưởng ban, một Phó Trưởng ban và các Ủyviên Số lượng Ủy viên của các Ban của HĐND huyện do HĐND huyện quyết định.Trưởng ban của HĐND huyện có thể là đại biểu HĐND hoạt động chuyên trách; Phó

Trưởng ban của HĐND huyện là đại biểu HĐND hoạt động chuyên trách.

Các đại biểu HĐND huyện được bầu ở một hoặc nhiều đơn vị bầu cử hợpthành Tổ đại biểu HĐND Số lượng Tổ đại biểu HĐND, Tổ trưởng và Tổ phó của

Tổ đại biểu HĐND do Thường trực HĐND huyện quyết định

Để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình, Hiến pháp và Luật Tổ chứcchính quyền địa phương đã quy định, HĐND tổ chức hoạt động thức sau:

- Tổ chức các kì họp của HĐND:

a.HĐND họp mỗi năm ít nhất hai kỳ: HĐND quyết định kế hoạch tổ chứccác kỳ họp thường lệ vào kỳ họp thứ nhất của HĐND đối với năm bắt đầu nhiệm

kỳ và vào kỳ họp cuối cùng của năm trước đó đối với các năm tiếp theo của nhiệm

kỳ theo đề nghị của Thường trực HĐND

b HĐND họp bất thường khi Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND cùngcấp hoặc ít nhất một phần ba tổng số đại biểu HĐND yêu cầu

c Cử tri ở xã, phường, thị trấn có quyền làm đơn yêu cầu HĐND xã,phường, thị trấn họp, bàn và quyết định những công việc của xã, phường, thị trấn.Khi trong đơn yêu cầu có chữ ký của trên mười phần trăm tổng số cử tri của xã,phường, thị trấn theo danh sách cử tri bầu cử đại biểu HĐND cấp xã tại cuộc bầu

cử gần nhất thì Thường trực HĐND cấp xã có trách nhiệm tổ chức kỳ họp HĐNDbất thường để bàn về nội dung mà cử tri kiến nghị Đơn yêu cầu của cử tri đượcxem là hợp lệ khi có kèm theo đầy đủ chữ ký, họ tên, ngày, tháng, năm sinh và địachỉ của từng người ký tên Những người ký tên trong đơn yêu cầu được cử mộtngười làm đại diện tham dự kỳ họp HĐND bàn về nội dung mà cử tri kiến nghị

d HĐND họp công khai Trong trường hợp cần thiết, theo đề nghị củaThường trực HĐND, Chủ tịch UBND cùng cấp hoặc yêu cầu của ít nhất một phần

ba tổng số đại biểu HĐND thì HĐND quyết định họp kín

- Hoạt động giám sát của HĐND:

a Hội đồng nhân dân thực hiện quyền giám sát của mình tại kỳ họp HĐND

và trên cơ sở hoạt động giám sát của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND, các

Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND

b HĐND quyết định nội dung giám sát theo đề nghị của Thường trực

HĐND trình trên cơ sở các kiến nghị của Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND, đạibiểu HĐND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cùng cấp và ý kiến, kiến nghị của

cử tri địa phương

c HĐND thực hiện quyền giám sát thông qua các hoạt động sau đây:

Xem xét báo cáo công tác của Thường trực HĐND, UBND, Tòa án nhândân, Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp;

Xem xét báo cáo của UBND cùng cấp về tình hình thi hành Hiến pháp, vănbản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐNDcùng cấp;

Xem xét văn bản của UBND cùng cấp có dấu hiệu trái với Hiến pháp, cácvăn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết củaHĐND cùng cấp;

Xem xét trả lời chất vấn của Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND, Ủy viênUBND, Chánh án Tòa án nhân dân, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp;

Thành lập Đoàn giám sát về một vấn đề nhất định khi xét thấy cần thiết vàxem xét kết quả giám sát của Đoàn giám sát

- Căn cứ vào kết quả giám sát, HĐND có các quyền sau đây:

Yêu cầu UBND, Chủ tịch UBND cùng cấp ban hành văn bản để thi hànhHiến pháp, pháp luật và nghị quyết của HĐND;

Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản của UBND, Chủ tịch UBND cùngcấp trái với Hiến pháp, văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên

- Phiên họp Thường trực HĐND:

Phiên họp Thường trực HĐND là hình thức hoạt động chủ yếu của Thườngtrực HĐND Tại phiên họp, Thường trực HĐND thảo luận và quyết định những

vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật.

Thường trực HĐND họp thường kỳ mỗi tháng một lần Khi xét thấy cầnthiết, Thường trực HĐND có thể họp đột xuất theo đề nghị của Chủ tịch HĐND.Phiên họp Thường trực HĐND phải có ít nhất hai phần ba tổng số thành viênThường trực HĐND tham dự

Chủ tịch HĐND quyết định thời gian, chương trình, chỉ đạo việc chuẩn bị vàchủ tọa phiên họp Thường trực HĐND; nếu Chủ tịch HĐND vắng mặt thì một PhóChủ tịch HĐND được Chủ tịch HĐND ủy quyền chủ tọa phiên họp

Thành viên Thường trực HĐND có trách nhiệm tham gia đầy đủ các phiênhọp, nếu vì lý do đặc biệt không thể tham gia thì phải báo cáo Chủ tịch HĐNDxem xét, quyết định

Đại diện UBND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cùng cấp được mờitham dự phiên họp Thường trực HĐND Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội, PhóTrưởng đoàn đại biểu Quốc hội được mời tham dự phiên họp Thường trực HĐNDcấp tỉnh

Đại diện Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, người đứng đầu cơ quanchuyên môn thuộc UBND, đại diện các tổ chức chính trị - xã hội cùng cấp, các cơquan, tổ chức hữu quan có thể được mời tham dự phiên họp Thường trực HĐNDkhi bàn về vấn đề có liên quan

UBND, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Ban của HĐND, ngườiđứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc UBND và các cơ quan, tổ chức hữu quan cótrách nhiệm chuẩn bị các dự án, đề án, báo cáo thuộc nội dung chương trình phiênhọp theo sự phân công của Thường trực HĐND cùng cấp hoặc theo nhiệm vụ,quyền hạn được pháp luật quy định

- Hoạt động của các Ban của HĐND: các ban của HĐND là hình thức thamgia tập thể của các Đại biểu HĐND vào việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạncủa HĐND và để giúp HĐND theo quy định của Pháp luật

- Nhiệm vụ, quyền hạn của các Ban của HĐND:

Tham gia chuẩn bị nội dung kỳ họp của HĐND liên quan đến lĩnh vực phụtrách;

Thẩm tra dự thảo nghị quyết, báo cáo, đề án liên quan đến lĩnh vực phụ trách

do HĐND hoặc Thường trực HĐND phân công;

Giúp HĐND giám sát hoạt động của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhândân cùng cấp; giám sát hoạt động của UBND và các cơ quan chuyên mônthuộc UBND cùng cấp trong các lĩnh vực phụ trách; giám sát văn bản quy phạmpháp luật thuộc phạm vi phụ trách;

Tổ chức khảo sát tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về lĩnh vựcphụ trách do HĐND hoặc Thường trực HĐND phân công;

Báo cáo kết quả hoạt động giám sát với HĐND, Thường trực HĐND;

Ban của HĐND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐNDtrong thời gian HĐND không họp thì báo cáo công tác trước Thường trực HĐND;

- Hoạt động của Tổ đại biểu HĐND:

Tổ đại biểu HĐND giám sát việc tuân theo Hiến pháp, pháp luật, văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp trên địa bànhoặc về các vấn đề do HĐND hoặc Thường trực HĐND phân công

Tổ đại biểu HĐND có trách nhiệm nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị đóng góp ýkiến cho kỳ họp HĐND cùng cấp; tổ chức cho đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri, thuthập ý kiến, kiến nghị của cử tri trước kỳ họp HĐND và để đại biểu HĐND báocáo với cử tri về kết quả kỳ họp sau kỳ họp HĐND

1.3.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan:

1.3.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND:

Hiện tại Văn phòng của HĐND và UBND huyện Triệu Sơn là một

Địa điểm làm việc của Văn phòng HĐND huyện Triệu Sơn: Thị trấn TriệuSơn, huyện Triệu Sơn, tỉnh Thanh Hóa

Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn hoạt động theo chế độ Thủtrưởng, có con dấu và tài khoản riêng đảm bảo tư cách pháp nhân

Văn phòng HĐND – UBND huyện Triệu Sơn là một bộ máy giúp việc chothủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chứcnăng nhiệm vụ của cơ quan

Là cơ quan chuyên môn trực thuộc HĐND, UBND huyện, Văn phòngHĐND huyện Triệu Sơn chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trựcHĐND và UBND huyện.

Văn phòng là bộ maý điều hành tổng hợp, tham mưu giúp việc cho Chủ tịch,các Phó Chủ tịch; là mắt xích của các mối quan hệ công tác của UBND huyện Vìthế Văn phòng có vai trò trọng điểm, cần thiết đối với UBND huyện

Văn phòng làm việc khoa học giúp UBND, HĐND huyện hoạt động hiệuquả hơn

Chế độ làm việc:

- Cán bộ nhân viên văn phòng thực hiện chế độ làm việc theo giờ hànhchính Ngoài ra còn có thể đi làm ngoài giờ hoặc các ngày lễ, ngày nghỉ nếu cóyêu cầu;

- Hàng tháng các bộ phận họp kiểm tra đánh giá kết quả công tác và báo cáovới lãnh đạo văn phòng;

- Báo cáo tình hình công tác hàng tuần lên Chủ tịch, các Phó Chủ tịch thôngqua giao ban Báo cáo hàng tháng lên Thường trực HĐND & UBND huyện về tìnhhình thực hiện nhiệm vụ và xin ý kiến chỉ đạo

Mối quan hệ phối hợp giải quyết công việc:

- Văn phòng HĐND & UBND huyện thục hiện tốt chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn Đối với những vấn đề vượt thẩm quyền và khả năng giải quyết củamình, Văn phòng HĐND & UBND phải xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Đồngthời giữ mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan tỉnh, các Phòng, Ban, Ngànhhuyện và địa phương theo Quy chế làm việc của HĐND huyện và Quy chế tổ chức

và hoạt động của Văn phòng

- Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, bộ phận, các Chuyện viênVăn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, đồng thờithường xuyên giữ mối quan hệ hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành nhiệm vụ

- Khi giải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyềnhạn của người khác, các bộ phận khác, thì cần thiết phải tham khảo, trao đổi ý kiếnvới người đó, bộ phận đó để giải quyết công việc, người được hỏi ý kiến phải có

nghĩa vụ trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến đó, trường hợp các bên có ý kiến giảiquyết khác nhau thì trình xin ý kiến giải quyết của Chánh Văn phòng.

Chế độ hội họp:

- Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, bộ phận, các Chuyên viênVăn phòng phải dự các cuộc họp giao ban định kỳ vào chiều thứ hai hàng tuần doChánh Văn phòng chủ trì Trường hợp vắng mặt phải xin phép và được sự chấpthuận của Chánh Văn phòng

- Lãnh đạo Văn phòng, các bộ phận tổ chức thực hiện họp nội bộ hàng tháng

để thông tin, giải quyết các công việc có liên quan Trường hợp đột xuất cần triệutập các thành viên dự họp do Chánh Văn phòng, các bộ phận quyết định theoquyền hạn của mình

- Chánh văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận phải tham giacác cuộc họp theo sự phân công của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; Các Chuyên viênVăn phòng phải dự các cuộc họp theo sự phân công của Chánh Văn phòng, cácPhó Chánh Văn phòng

Mối quan hệ công tác:

- Văn phòng chịu sự chỉ đạo của UBND huyện trên cơ sở chức năng nhiệm

vụ được phân công Là đầu mối quan hệ công tác giữa UBND huyện với Mặt trận

Tổ quốc, các đoàn thể nhân dân thuộc huyện, với các phòng, ban, ngành chức năng

và cả phường, xã

- Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐNDhuyện, là đầu mối liên hệ công tác giữa HĐND huyện với UBND huyện và các bancủa HĐND

- Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với chi bộ cơ quan UBND huyện về kếtquả thực hiện các nghị quyết, thông tri, chỉ thị của Trung ương, Thành phố, Huyện

ủy, HĐND & UBND huyện

- Quan hệ công tác với các đoàn thể như: Công đoàn, Đoàn Thanh niên để

có hoạt động tốt

Thấy rõ vai trò của Văn phòng nên HĐND, UBND huyện đặc biệt quan tâmđến sự phát triển của Văn phòng, xây dựng một bộ máy làm việc gồm đầy đủ biên

chế nhân sự, điều kiện trang thiết bị làm việc đạt hiệu quả.

1.3.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn:

Mỗi cơ quan có một cơ cấu tổ chức khác nhau Bởi chức năng nhiệm vụ vàquyền hạn của mỗi cơ quan là khác nhau

Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn hoạt động theo nguyên tắcThủ trưởng dưới sự điều hành trực tiếp và toàn diện của Thường trực HĐND vàUBND huyện

Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn có những chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn riêng thể hiện vị trí quan trọng của mình

1.3.2.1.Chức năng của văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn:

Văn phòng HĐND & UBND cấp huyện là cơ quan tham mưu, giúp việc,phục vụ hoạt động của HĐND & UBND cấp huyện Văn phòng HĐNDvà&UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng thammưu tổng hợp cho HĐND v& UBND về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưucho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tinphục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địaphương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.Văn phòng HĐND & UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng quản lýnhà nước về công tác dân tộc;

Tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của HĐND,UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND;cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơquan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động củaHĐND và UBND

Tham mưu giúp HĐND và UBND huyện xây dựng, chương trình làm việc,

kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quỹ, 6 tháng và cả năm, đôn đốc các cơ quanchuyên môn của huyện thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND

và UBND huyện, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện

Thu thập thông tin, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,

chỉ đạo, điều hành của HĐND và UBND huyện, Chủ tịch HĐND và Chủ tịchUBND huyện.

Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, các văn bản do cơ quan soạnthảo trình HĐND và UBND huyện đảm bảo tính hợp lý nội dung và thể thức vănbản theo quy định Văn phòng HĐND & UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu

và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác củaUBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh

1.3.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn:

Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,Ban của HĐND và đại biểu HĐND huyện, Văn phòng HĐND huyện có các nhiệm

vụ sau đây:

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban củaHĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;

- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung củaHĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việc thực hiệnquy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội quy kỳhọp HĐND; giúp Thường trực HĐND dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đạibiểu Hội đồng nhân dân; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban củaHĐND trong hoạt động đối ngoại;

- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họpHĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc cơ quan, tổchức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trựcHĐND, cuộc họp Ban của HĐND;

- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác;phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký

kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết của HĐND; giúp Thường trực HĐND hoànthiện các nghị quyết của HĐND;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND

trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiệnkiến nghị trong kết luận giám sát;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐNDtiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân;theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc

cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơquan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự

án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND thành phố;

- Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội vàbầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịchHĐND xã, thị trấn;

- Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban,trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các cấp

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệcông tác với các cơ quan thành phố và huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND, Ủyban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các

cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương;

- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, tổchức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;

- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hànhchính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Bancủa HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực HĐNDthực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

1.3.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND ( Phụ lục II )

Tùy theo tính chất, quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà văn phòng được tổ

chức mang tính chất riêng cho phù hợp Văn phòng HĐND & UBND huyện TriệuSơn có đầy đủ các bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để đảm bảo hoạt động mộtcách độc lập nhưng tác động đến sự vận hành chung của UBND huyện

Văn phòng hoạt động dưới sự điều hành của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn có 13 cán bộ, nhânviên, trong đó đã có 7 cán bộ nhân viên biên chế và 6 Nhân viên hợp đồng

- Chánh Văn phòng: 01 người – Nguyễn Trung Thành

- Phó Chánh Văn phòng : 02 người – Lê Đăng Duy, Lê Xuân Khoa

- Bộ phận Văn thư – lưu trữ: 01

Đôn đốc, kiể tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường trực HĐND &UBND huyện;

Bố trí,sắp xếp nhân sự của Văn phòng phù hợp với năng lực và chuyên môncông tác;

Dự thảo các chương trình, chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng theo

các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND & UBND huyện;

Theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình, phục vụ cho việc chỉ đạocủa Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Truyền đạt các Nghị quyết,quyết định, chỉ thị, các ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND & UBND huyện;

Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột xuấtcủa HĐND, UBND huyện, của các đoàn Đại biểu Tỉnh theo dõi tham mưu côngtác thi đua khen thưởng;

Xếp lịch công tác tuần và lịch tiếp dân cho Thường trực HĐND, Chủ tịch,Phó Chủ tịch và các ủy viên UBND huyện;

Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND và UBND huyện;Chỉ đạo công tác quản trị, là chủ tài khoản điều hành thu chi ngân sách củaVăn phòng;

Quản lý công tác VT - LT;

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về điều hành

và kết quả hoạt động của Văn phòng;

* Phó Chánh văn phòng:

Giúp việc cho Chánh Văn phòng là Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệmtrước Chánh Văn phòng về những việc được phân công và giải quyết một số côngviệc khi được sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng;

Chịu trách nhiệm cá nhân về các nhiệm vụ được phân công, trực tiếp phụtrách bộ phận Tư pháp, tiếp dân và giải quyết khiếu nại tố cáo công tác văn bản,

VT - LT;

Các Phó Chánh văn phòng được ký các văn bản theo sự ủy quyền củaUBND huyện và một số văn bản theo sự phân công và thực hiện các nhiệm vụkhác nhau theo sự phân công của Chánh Văn phòng;

Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn có 02 Phó Chánh văn phòng,một Phó Văn phòng phụ trách Hành chính quản trị và một Phó Chánh Văn phòngphụ trách Tổng hợp – VTLT;

- Phó chánh văn phòng phụ trách Hành chính quản trị:

Quản trị các mặt hành chính thuộc Văn phòng như giao dịch, phòng họp,

phòng máy, điện nước, bảo vệ, lái xe,… phục vụ hoạt động của Văn phòng và của

cơ quan được thông xuốt

- Phó Chánh văn phòng phụ trách Tổng hợp – VTLT:

Thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật; tham gia xây dựng vàquản lý văn bản pháp quy của cơ quan; thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực;quản lý công tác VTLT

* Bộ phận VT - LT:

Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyểngiao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật,quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt độngcủa văn thư;

Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ tài liệu của HĐND, UBNDhuyện đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;

Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số: 58/NĐ-CP ngày24/-8/2001 của Chính Phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;

Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu giữcác loại tài liệu của HĐND và UBND huyện;

Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng sổthống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;

Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vàokho lưu trữ, tham mưu việc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định;

Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loạiđánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định củangành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan

*Bộ phận tổng hợp:

Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trươngđường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấncho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợptình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các

phương án giải quyết;

Các chuyên viên thuộc bộ phận này được Chánh Văn phòng phân công theodõi, giúp việc Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyệntrên các lĩnh vực: tổng hợp, thi đua khen thưởng, nội chính, kinh tế, văn hóa, xãhội, tôn giáo

* Bộ phận Hành chính – quản trị:

Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt độngcủa cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất đó

nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả; Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc cán bộ công

chức trong UBND huyện chấp hành nghiêm các quy định, nội quy của cơ quan;

Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, đảm bảo phương tiện,

cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động của UBND;

Tổ chức công tác lễ tân phục vụ HĐND và UBND;

Bảo vệ an toàn và vệ sinh môi trường cơ quan;

Lưu chuyển công văn của HĐND và UBND đảm bảo kịp thời, an toàn và bímật nội dung các văn bản

* Bộ phận tài vụ: ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trùkinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sửdụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan

* Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của

cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phậnchấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan

- Tổ chức các hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban củaHĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch

- Tham mưu giúp UBND huyện về công tác ngoại vụ và dân tộc, đồngthời tham mưu giúp UBND huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả;

- Nghiên cứu các Văn bản quy phạm pháp luật để tham mưu cho Lãnh đạo

cơ quan các vấn đề quản lý thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;

- Nghiên cứu, đánh giá các ảnh hưởng của môi trường và xã hội đối với hoạtđộng của cơ quan, đời sống, tâm tư, nguyện vọng của cán bộ, công chức dướiquyền;

- Điều hành hoạt động của cơ quan Văn phòng;

- Ký giấy đi đường, lệnh điều hành xe và các loại giấy tờ theo thẩm quyền;

- Theo dõi đôn đốc thực hiện công tác cải cách hành chính, quy chế dân chủcủa cơ quan;

- Kiểm duyệt toàn bộ văn bản tham mưu của công chức trước khi trình lãnhđạo cơ quan ban hành;

- Chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động ngành và sự điềuhành của lãnh đạo cơ quan;

- Giao tiếp, liên hệ công tác với các ngành, các cấp;

- Chỉ đạo công tác pháp chế tại cơ quan;

- Hướng dẫn và kiểm tra cán bộ, công chức trong cơ quan việc thực hện cácquy định của cơ quan;

- Tổ chức triển khai các chương trình ứng dụng chuyên ngành các phần mềmdùng chung theo quy định của cơ quan;

- Tham mưu hoạt động tuyên truyền trên Website của cơ quan;

- Tham mưu công tác cải cách hành chính Văn phòng;

- Tham mưu công tác Thực hiện quy chế dân chủ của cơ quan; Kiểm tra thựchiện pháp luật, nội quy, quy chế của cơ quan;

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan và đôn đốc thựchiện chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6tháng, năm của cơ quan ;

- Soạn thảo văn bản chỉ đạo thực hiện theo ý kiến kết luận của Thủ trưởng

cơ quan;

- Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị cácbiện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Thủ trưởng

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Thủ trưởng và chịu trách nhiệm vềtính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành ;

- Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực HĐND và UBND huyệntheo đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giaokịp thời bảo mật;

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện theoquy định của pháp luật Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hìnhhoạt động của HĐND và UBND huyện

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình củacác đơn vị và cá nhân theo quy chế cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết cácvăn thư và tờ trình đó;

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaThường trực HĐND, UBND huyện;

- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của HĐND,UBND huyện và của cấp trên;

- Giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thường trực HĐND, UBND huyện vớiThường trực Huyện uỷ, UBMTTQ Việt Nam huyện và các tổ chức đoàn thể cấphuyện;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác

thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan,

tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung ;

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phânphối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiềnlương, tiền thưởng chi tiêu nhiệm vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định củaThủ trưởng;

- Trình UBND huyện các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thựchiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND

và UBND huyện;

- Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩmquyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chốnglãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND huyện;

- Mua sắm trang thiết bị; xây dững cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất, kỹthuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạtđộng và công tác của cơ quan;

- Quản lý phương tiện đi lại của cơ quan, kiểm tra xe, vệ sinh bảo dưỡng xe

và gara theo lịch công tác tuần phục vụ lãnh đạo cơ quan và thực hiện theo sự phâncông của lãnh đạo Phòng;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự, an toàn

cơ quan và công tác phòng cháy chữa cháy; vệ sinh phòng làm việc của lãnh đạo

cơ quan, vệ sinh hội trường của cơ quan, vệ sinh các tầng làm việc, vệ sinh các khuvực chung trong khuôn viên cơ quan;

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, lễ tân, tiếp khách một cách khoahọc và văn minh, chuẩn bị các điều kiện phục vụ Hội nghị, cuộc họp của cơ quan;

bố trí ăn ở cho khách đến liên hệ công tác;

- Theo dõi cơ sở vật chất, sửa chữa nhỏ của cơ quan, kiểm tra sửa chữa điệnnước toilet, kiểm tra điện, cơ sở hạ tầng; Theo dõi, đề xuất và cung cấp các yêu cầuhậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan;

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong Vănphòng từng bước hiện đại hóa công tác hành chính Văn phòng; chỉ đạo hướng dẫn

nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp dưới hoặc các đơn vị chuyên môn ki cầnthiết;

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán

bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòngHĐND và UBND huyện theo quy định của pháp luật và phân công của UBNDhuyện;

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do HĐND và UBND huyện giao hoặctheo quy định của pháp luật

Phân nhóm công việc:

- Nhóm công việc tham mưu – tổng hợp: tổ chức các hoạt động của HĐND,UBND; tham mưu về công tác ngoại vụ và dân tộc, tham mưu giúp UBND huyệnthực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả; tham mưu cho lãnh đạo về vấn đề quản lýthuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng; tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại,

tố cáo thuộc thẩm quyền; điều hành hoạt động của Văn phòng; tham mưu hoạtđộng tuyên truyền; tham mưu công tác cải cách hành chính Văn phòng; tham mưucông tác thực hiện pháp luật, nội quy, quy chế của cơ quan; thu thập xử lý, quản lý

và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn

vị trong cơ quan; xây dựng chường trình, kế hoạch công tác của cơ quan và đônđốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần,quý, 6 tháng, năm của cơ quan;soạn thảo văn bản; thu thập xử lý thông tin và sửdụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động; chuẩn bị các báo cáo theo

sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo; thực hiện công tác VT – LT; tổ chức giao tiếpcủa cơ quan mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như nhân dân; lập kế hoạch;trình lãnh đạo các chương trình, kế hoạch; quản lý tổ chức biên chế, thực hiện chế

độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm

vi quản lý của Văn phòng và UBND huyện; …

- Nhóm công việc hậu cần: mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất, phươngtiện làm việc của cơ quan; quản lý phương tiện đi lại của cơ quan; tổ chức và thựchiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; vệ sinh phòng làm việc, hội trường, khuôn

viên của toàn cơ quan; theo dõi cơ sở vật chất, sửa chữa nhỏ của cơ quan; tổ chứcphục vụ các cuộc họp, lễ nghi, lễ tân, tiếp khách; …

- Nhóm công việc bổ trợ: photo tài liệu, văn bản; nghiên cứu các văn bảnquy phạm pháp luật, nghiên cứu tâm tư, nguyện vọng của cán bộ công chức trong

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc

- Năng lực và phẩm chất của cán bộ công chức

- Số lượng người làm việc

Xác định danh mục các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn:

STT Chức danh công việc tương ứng

Số lượngngười làmviệc hiện có

Số lượngngười làmviệc cần có

Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm

* Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng:

Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND & UBND huyệ Triệu Sơn

Báo cáo, quản lý trực tiếp: Thường trực HĐND, Chủ tịch HĐND huyện

Triệu Sơn, Chủ tịch UBND huyện Triệu sơn.

Quan hệ công việc: Bộ phận Tài vụ, các phòng ban chuyên môn trong cơquan; Văn phòng UBND tỉnh; các đơn vị, tổ chức khác giao dịch với cơ quan

Các công việc liên quan: các công việc về quản lý đầu việc chuyên môn.Mục tiêu vị trí công việc: Hỗ trợ cho lãnh đạo cơ quan về công việchành chính của cơ quan; hỗ trợ các công việc chuyên môn liên quan đến Vănphòng

1.Vị trí chức danh: Chánh Văn phòng

2.Trách nhiệm/nhiệm vụ được giao:

Tổ chức, điều hành, quản lý hoạt động chung của Phòng

Thẩm tra các dự thảo văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng hoặc sựphân công trình lãnh đạo cơ quan

Tham dự các cuộc họp của cơ quan hoặc theo sự phân công của lãnh đạo cơquan

Tiếp nhận, xử lý các hồ sơ, tài liệu đến hàng ngày do nhân viên Văn thưchuyển đến

Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch của Phòng

Báo cáo về tình hình hoạt động của Phòng cho lãnh đạo cơ quan

Thực hiện nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan phân công

- Có kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản; kỹ năng xử lý văn bản cơ bản.

- Nắm được nguyên tắc, trình tự, thủ tục nghiệp vụ hành chính của hệ thống

bộ máy nhà nước để tham gia triển khai công việc được giao

- Nắm được các quy định của pháp luật về lĩnh vực văn thư hành chính và tổchức, quản trị văn phòng

- Dự thảo các văn bản, báo cáo hành chính, tổ chức, quản trị văn phòng

- Nắm vững đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước,phương hướng chủ trương của ngành để vận dụng vào thực hiện nhiệm vụ đượcgiao

- Hiểu biết công việc đang làm, có kỹ năng đánh giá, phân tích và tổng hợpbáo cáo; soạn thảo tốt các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác quản

lý nhà nước về văn bản trên địa bàn tỉnh; phối hợp với các phòng, đơn vị thuộc Sởtham mưu xây dựng dự thảo văn bản quy phạm pháp luật Có kỹ năng giao tiếp tốt

Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm trong công tác chuyên môn; có chứng chỉngoại ngữ và tin học cơ bản

Tính cách: Quyết đoán, thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ,nhiệt tình và linh hoạt

5.Điều kiện làm việc:

Trang thiết bị máy tính cá nhân, bàn làm việc, điện thoại bàn, tủ, kệ, vănphòng phẩm, kết nối internet

* Mô tả vị trí việc làm của Phó Chánh Văn phòng:

Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn

Báo cáo, quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng, lãnh đạo cơ quan

Quan hệ công việc: Bộ phận tài vụ, các phòng chuyên môn trong cơquan; Văn phòng UBND tỉnh; các đơn vị, tổ chức khác giao dịch với cơquan

Mục tiêu vị trí công việc: Hỗ trợ Chánh Văn phòng, Lãnh đạo cơ quan

về công việc hành chính của cơ quan; Hỗ trợ chủ trì các công việc chuyênmôn và công việc hậu cần

1.Vị trí chức danh: Phó Chánh Văn phòng.

2.Trách nhiệm/nhiệm vụ chính được giao:

Giúp việc cho Trưởng phòng, thay mặt Trưởng phòng giải quyết một sốviệc khi Trưởng phòng đi vắng ủy nhiệm

Tổ chức, điều hành, quản lý hoạt động chung của Phòng

Thẩm tra các dự thảo văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng hoặc sựphân công trình Lãnh đạo cơ quan

Tham dự các cuộc họp của cơ quan hoặc theo sự phân công của Lãnh đạo cơquan

Tiếp nhận, xử lý các hồ sơ, tài liệu đến hàng ngày do nhân viên văn thưchuyển đến

Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch của phòng

Báo cáo về tình hình hoạt động của phòng cho Lãnh đạo cơ quan

Thực hiện nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan phân công

Đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Sở về nhân sự, nhiệm vụ, phương tiện phục

vụ công việc của phòng

- Hiểu biết công việc đang làm, có kỹ năng đánh giá, phân tích và tổng hợpbáo cáo; soạn thảo tốt các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác quản

lý nhà nước về văn bản trên địa bàn tỉnh; phối hợp với các phòng, đơn vị thuộc Sở

tham mưu xây dựng dự thảo văn bản quy phạm pháp luật Có kỹ năng giao tiếp tốt.

Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm trong công tác chuyên môn, nghiệp vụ, quản

lý, điều hành trong công tác tư pháp từ 5 năm trở lên

Tính cách: Quyết đoán, thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ,nhiệt tình và linh hoạt

5.Điều kiện làm việc:

Trang thiết bị máy tính cá nhân, bàn làm việc, điện thoại bàn, tủ, kệ, vănphòng phẩm, kết nối internet

* Bản mô tả công việc của Chuyên viên phụ trách công tác Hành chính:Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn

Báo cáo, quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.1.Vị trí chức danh: Chuyên viên

2.Trách nhiệm/nhiệm vụ chính được giao:

Tiếp nhận công văn đi, đến của Văn phòng, chuyển công văn, chuyểncông việc cần giải quyết đến lãnh đạo Ban và chuyên viên của Ban để kịpthời xử lý, lưu trữ văn bản đi, đến của Văn phòng

Nhận phiếu giải quyết văn bản đến hàng ngày của cơ quan trình ChánhVăn phòng xử lý

Trực tiếp triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và cáccông tác khác của Văn phòng

Quản lý mục thông tin của Văn phòng trên trang Web của cơ quan.Xây dựng lịch công tác và các loại báo cáo của cơ quan và Văn phòng.Soạn thảo văn bản hành chính trong lĩnh vực của Văn phòng quản lý.Báo cáo xử lý công việc theo Qúy

Trình độ: Đại học chính quy.

Kỹ năng: Hiểu biết công việc đang làm, có kỹ năng đánh giá, phân tích vàtổng hợp báo cáo; soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến côngtác quản lý nhà nước về văn bản trên địa bàn tỉnh Có kỹ năng giao tiếp tốt

Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, đảm bảo thời gian và chất lượng Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình vàchu đáo, tận tình và gần gũi với đồng nghiệp trong và và trong cơ quan

5.Điều kiện làm việc:

Trang thiết bị máy tính cá nhân, bàn làm việc, điện thoại bàn, tủ, kệ, vănphòng phẩm, kết nối internet

* Bản mô tả công việc của chuyên viên phụ trách công tác VT - LT:Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn

Báo cáo, quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng

1.Vị trí chức danh: Chuyên viên

2.Nhiệm vụ/trách nhiệm được giao:

Quản lý và sử dụng con dấu, quản lý công tác lưu trữ tài liệu theo quyđinh

Tiếp nhận, vào sổ văn bản, bưu phẩm, sách báo hàng ngày

Chuyển văn bản, công văn, quyết định, bưu phẩm,… đến các cơ quan,đơn vị trong và ngoài cơ quan

Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tài liệu cho các Hội thảo, Hội nghị

và các công tác chung khác của cơ quan

Soạn thảo văn bản trong lĩnh vực phụ trách do lãnh đạo phân công.Các công việc khác do Lãnh đạo Văn phòng giao

Báo cáo công việc hàng tháng

- Có kỹ năng giao tiếp tốt.

Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, đảm bảo thời gian và chất lượng Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình vàchu đáo, tận tình và gần gũi với đồng nghiệp trong và và trong cơ quan

5.Điều kiện làm việc:

Trang thiết bị máy tính cá nhân, bàn làm việc, điện thoại bàn, tủ, kệ, vănphòng phẩm, kết nối internet

* Bản mô tả công việc của Chuyên viên phụ trách công tác tổng hợp:Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn

Báo cáo, quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.1.Vị trí chức danh: Chuyên viên

2.Trách nhiệm/nhiệm vụ chính được giao:

Thực hiện công tác tổng hợp các hoạt động của Văn phòng, các Phòng,Ban chức năng hàng tháng, hàng năm ( Báo cáo giao ban, báo cáo công tácnăm, kế hoạch năm,…)

Thực hiện xây dựng kế hoạch chương trình hợp tác và công tác đốingoại

Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tài liệu cho các Hội thảo, Hội nghị

và các công tác chung khác của cơ quan theo sự phân công

Báo cáo công việc hàng tháng

3 Quyền hạn:

Đề xuất ý kiến với Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng các biệnpháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao;

Được tham gia các lớp tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ.

- Có kỹ năng giao tiếp tốt

Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, đảm bảo thời gian và chất lượng.Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và chuđáo, tận tình và gần gũi với đồng nghiệp trong cơ quan

5.Điều kiện làm việc:

Trang thiết bị máy tính cá nhân, bàn làm việc, điện thoại bàn, tủ, kệ, vănphòng phẩm, kết nối internet

* Mô tả vị trí việc làm của nhân viên bảo vệ:

Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn

Báo cáo, quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.1.Vị trí chức danh: Nhân viên

2.Trách nhiệm/nhiệm vụ được giao:

Tuần tra đảm bảo công tác an ninh trật tự khu vực trong và ngoài cơquan

Kiểm soát khách ra, vào cơ quan

Trông giữ xe của cán bộ công chức và khách

Công tác phòng chống cháy, nổ

Các công việc khác do lãnh đạo Văn phòng giao khi có yêu cầu

*Mô tả công việc của nhân viên lái xe:

Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND & UBND huyện Triệu Sơn

Báo cáo, quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.1.Vị trí chức danh: Nhân viên