MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Mục tiêu của đề tài: 1 3. Nguồn tài liệu tham khảo: 2 4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu: 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 2 6. Bố cục đề tài 2 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. 3 1.1.1. Sự ra đời. 3 1.1.2. Chức năng. 3 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn. 4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức. 4 1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác Văn thưLưu trữ). 6 1.2.1. Chức năng. 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 1.2.3. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 8 Phần II : CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 15 CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN 15 2.1 Công tác Văn thư của cơ quan. 15 2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của cơ quan. 15 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư. 16 2.1.3 Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Chợ Đồn. 17 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 29 3.1. Đánh giá chung 29 3.1.1. Ưu điểm 29 3.3.2 Hạn chế: 30 3.2. Đề xuất, kiến nghị 30 3.2.1. Nội dung đề xuất 1. 30 3.2.2. Nội dung đề xuất 2. 32 3.Biên mục hồ sơ: 35 3.3. Các kiến nghị. 36 3.3.2.Đối với cơ quan. 36 3.3.3.Đối với Nhà trường: 37 PHỤ LỤC 39
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài: Mục tiêu đề tài: Nguồn tài liệu tham khảo: Lịch sử vấn đề nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: .2 Bố cục đề tài Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quan Sự đời Chức 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Chức nhiệm vụ Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác Văn thưLưu trữ) .6 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .6 1.2.3 Vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng Phần II : CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN .15 CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN .15 2.1 Công tác Văn thư quan 15 2.1.1 Công tác đạo công tác Văn thư quan 15 2.1.2 Tình hình cán làm công tác Văn thư 16 2.1.3Thực trạng công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn 17 PHẦN III: 29 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .29 Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Đánh giá chung .29 3.1.1 Ưu điểm .29 3.3.2 Hạn chế: 30 3.2 Đề xuất, kiến nghị 30 3.2.1 Nội dung đề xuất 30 3.2.2 Nội dung đề xuất 32 3.Biên mục hồ sơ: 35 3.3 Các kiến nghị 36 3.3.2.Đối với quan 36 3.3.3.Đối với Nhà trường: .37 PHỤ LỤC 39 Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Cùng với phát triển đất nước giới hàng ngày bước tiến nhảy vọt khoa học công nghệ thông tin Nhu cầu thông tin trao đổi thông tin ngày lớn Đặc biệt năm gần theo phát triển khoa học công nghệ, công xây dựng đất nước theo đường công nghiệp hóa đại hóa, giúp người có tầm hiểu biết giải công việc nhanh chóng thuận tiện Ngày việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu tất yếu loài người với nhiều hình thức khác Hình thức trao đổi thông tin văn đời ngày làm phong phú trở thành phương tiện thiếu hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị-xã hội, tổ chức kinh tế… Lý chọn đề tài: Em thấy cần phải trau dồi thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ muốn thử sức công việc thực tế mà tới trường em làm Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn thực đề tài em có gặp thuận lợi khó khăn định sau: -Thuận lợi: Về công tác Văn thư: Khi đến thực tập quan em chị Hoàng Thị Kiều cán phụ trách công tác Văn thư dây bảo tận tình cho em thực hành toàn khâu nghiệp vụ công tác Văn thư giúp em rút nhiều kinh nghiệm mội trường làm việc thực tế -Khó khăn: Do công tác Lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn chưa thực quan tâm, công tác Lưu trữ cán Văn thư kiêm nhiệm phụ trách Trong trình thực tập em tham gia xếp tài liệu kho hướng dẫn , tài liệu lại lộn xộn chưa chỉnh lý chưa xếp lần nên em phải tự tìm hiểu , tự thực dựa kiến thức học trường Mục tiêu đề tài: “ Học phải đôi với hành” kiến thức học lớp phải áp dụng vào thực tiễn công việc quan tổ chức, qua làm quen với môi trường làm việc thực tế, củng cố tổng hợp lại kiến thức, làm hội để em rút học kinh nghiệm từ môi trường làm việc thực tế Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn HDND- UBND huyện Chợ Đồn - Đánh giá hiệu công tác văn thư huyện Chợ Đồn Nguồn tài liệu tham khảo: - Cuốn Quản trị văn phòng, luật ban hành văn - Tài liệu thu thập quan - Các phương tiện như: internet, báo Lịch sử vấn đề nghiên cứu: - Những công trình nghiên cứu nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trình thực đề tài cần tham khảo thêm nhiều tài liệu khác như: sách lý luận công tác văn thư – lưu trữ, văn phủ Phương pháp nghiên cứu: Quan sát, thống kê, thu thập tài liệu Bố cục đề tài Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan Phần II: Công tác văn thư huyện Chợ Đồn Phần III: Kết luân đề xuất kiến nghị Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thầy cô giáo,giảng viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, bác, cô, chú, anh, chị Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập viết báo cáo này./ Em xin chân thành cảm ơn! Chợ Đồn, ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên Dương Phúc Đạt Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Sự đời, chức năng, nhiệm vụ quan Sự đời Huyện Chợ Đồn nằm phía Tây tỉnh Bắc Kạn Có diện tích tự nhiên 90.337 ha.Có địa dư hành giáp danh với 02 huyện, 01thị xã tỉnh, 01 huyện thuộc tỉnh Thái Nguyên 02 huyện thuộc tỉnh Tuyên Quang cụ thể là: Phía Đông giáp với huyện Bạch Thông Thị xã Bắc Kạn, phía Nam giáp với tỉnh Định Hóa thuộc tỉnh Thái Nguyên, phía Tây giáp với huyện Chiêm Hóa, Na Hang thuộc tỉnh Tuyên Quang, phía Bắc giáp với huyện Ba Bể thuộc tỉnh Bắc Kạn Toàn huyện có 21 xã 01 thị trấn cụ thể là: Tình hình an ninh trị, trật tự an toàn xã hội giữ vững, ổn định Các trường học, sở y tế huyện xây dựng khang trang Chức UBND cấp huyện mắt xích quan trọng việc phát huy hiệu lực quyền địa phương, bảo đảm cho hoạt động quản lý hành nhà nước thông suốt từ Trung ương đến sở Theo quy định điều 123 Hiến pháp năm 1992: UBND HĐND cấp bầu ra, quan hành địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan quản lý cấp Nghị HĐND cấp Như UBND huyện Chợ Đồn giống UBND cấp huyện nước: Là quan chấp hành HĐND cấp huyện quan quản lý hành địa phương Chức chủ yếu UBND huyên là: Quản lý hành nhà nước lĩnh vực dời sống, xã hội địa phương Pháp luật Nghị HĐND cấp Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn - Quản lý nhà nước lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng địa phương - Tuyên truyền, giáo dục, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND huyện quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân - Đảm bảo an ninh trị trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên sách hậu phương, quản lý hộ hộ tịch địa phương, quản lý việc lại cư trú người nước địa phương - Quản lý công tác tổ chức lao động tiền lương, đào tạo đôị ngũ cán công chức, viên chức nhà nước - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luât, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương - Thực việc quản lý hành chính, xây dựng đề án phân vạch địa giới địa phương - UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND huyện UBND tỉnh 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Căn vào Nghị định 14/2008/NĐ- CP Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Quyết định 1589/QĐ- UBND việc ban hành Quy chế làm việc huyện Chợ Đồn Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Đồn bao gồm: - 01 Chủ tịch - 02 Phó Chủ tịch, đó: + 01 Phó Chủ tịch Thường trực phụ trách lĩnh vực kinh tế + 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực văn hoá- xã hội Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ tịch UBND người trực tiếp lãnh đạo điều hành công việc UBND, chịu trách nhiệm cá nhân thực nhiệm vụ, quyền hạn mình, với tập thể UBND chịu trách nhiệm trước HĐND huyện trước quan nhà nước cấp Phó Chủ tịch thành viên khác UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch UBND phân công phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao, đồng thời chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND huyện trước HĐND huyện quan nhà nước cấp Các quan chuyên môn thuộc UBND huyện chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện; đồng thời đạo, kiểm tra nghiệp vụ quan chuyên môn cấp Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác UBND huyện, quan chuyên môn cấp báo cáo công tác trước HĐND cấp yêu cầu Các phòng ban chuyên môn UBND huyện Chợ Đồn bao gồm - 13 phòng: + Phòng Nội vụ + Phòng Tư pháp + Phòng Tài chính- Kế hoạch + Phòng Tài nguyên Môi trường + Phòng Lao động Thương binh Xã hội + Phòng Văn hoá Thông tin + Phòng Giáo dục Đào tạo + Phòng Y tế + Phòng Công thương + Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn + Thanh tra nhà nước + Văn phòng HĐND UBND + Phòng Dân tộc - 01 Ban: Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Ban Quản lý Dự án đầu tư xây dựng Các phòng, ban có chức tham mưu, giúp việc cho UBND huyện theo lĩnh vực phụ trách Thực chức quản lý nhà nước theo ngành, theo lĩnh vực Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện công tác chuyên môn Sơ đồ tổ chức máy quan ( Phụ Lục I) 1.2 Chức nhiệm vụ Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác Văn thư-Lưu trữ) 1.2.1 Chức Văn phòng HĐND - UBND huyện máy làm việc tổng hợp trực tiếp UBND huyện, bao gồm chức năng: Văn phòng HĐND - UBND huyện quan tham mưu, giúp việc cho UBND huyện; thực chức quản lý Nhà nước địa phương số nhiệm vụ cụ thể theo phân công ủy quyền lãnh đạo UBND cấp huyện Quản lý công tác hành chính, giúp thường trực UBND huyện kiểm tra, đôn đốc việc thực Quy chế làm việc đơn vị, phòng ban thuộc phạm vi quản lý UBND huyện 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch kế hoạch sau phê duyệt, thông tin tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Giúp UBND huyện theo dõi, tổng hợp tình hình, kết mặt công tác UBND phòng ban trực thuộc để làm báo cáo tháng, quý, năm Điều hành công tác hành chính, quản trị, đảm bảo điều kiện mặt vật chất, phương tiện cho hoạt động HĐND UBND huyện, với ban HĐND chuẩn bị tài liệu cho kỳ họp HĐND huyện, phục vụ đoàn đại biểu tỉnh, đoàn đại biểu cấp HĐND huyện tiếp xúc cử tri Dự thảo chương trình công tác cho UBND huyện tuần, tháng, quý, năm… Xây dựng chương trình, biện pháp tổ chức thực nghiệp vụ cải Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cách hành Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý Quản lý tài sản, trang thiết bị quan HĐND UBND huyện phòng ban đoàn thể Giúp UBND cấp huyện thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp giấy phép kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ, công tác quản trị hành chính, công tác đảm bảo an ninh trật tự quan theo nguyên tắc quy định Nhà nước Tổ chức việc tiếp công dân, tiếp khách, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân, phối hợp với ngành, phòng ban chuyên môn nghiên cứu đề xuất hướng giải theo quy định pháp luật Thực số nhiệm vụ khác UBND cấp huyện giao - Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND - UBND quan chuyên môn hoạt động theo chế độ thủ trưởng, thành viên Văn phòng HĐND - UBND huyện chịu trách nhiệm cá nhân phân công công tác, Chủ tịch UBND huyện phân công trước HĐND - UBND huyện, với thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể mặt hoạt động UBND huyện, huyện ủy HĐND huyện Trong cấu tổ chức, Văn phòng HĐND - UBND huyện Chợ Đồn bao gồm: - Chánh Văn phòng - 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp - 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác Hành quản trị + Bộ phận chuyên viên tổng hợp HĐND + Bộ phận chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách kinh tế, nội + Bộ phận chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách văn hóa – xã hội + Bộ phận Văn thư + Bộ phận Lưu trữ + Bộ phận Đánh máy Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Bộ phận Kế toán, Thủ quỹ, thủ kho + Bộ phận Công vụ, tạp vụ + Bộ phận Bảo vệ, lái xe * Thực Quy chế làm việc chức nhiệm vụ giao Căn Điều Quy chế làm việc Văn phòng UBND - HĐND huyện Chợ Đồn ban hành ngày 05/01/2014 tình hình thực tế đội ngũ cán công chức Văn phòng; 1.2.3 Vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng Ông Đặng Đình Phong: Chánh Văn phòng Chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND- UBND huyện công tác quản lý, điều hành chung hoạt động Văn phòng theo Quy chế làm việc ban hành Hàng ngày trực tiếp kiểm tra, phân loại xử lý loại văn Văn thư chuyển đến soạn thảo loại văn trình Thường trực HĐND UBND huyện ban hành theo Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; giúp Thường trực theo dõi, đôn đốc việc chấp hành thực chức quản lý Nhà nước quan, đơn vị thuộc huyện Phụ trách " Bộ phận tiếp nhận trả kết quả" Văn phòng chủ tài khoản Văn phòng HĐND- UBND theo Luật ngân sách Nhà nước Bà Phan Thị Tuyên: Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp Giúp Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp; kiểm tra, phân loại xử lý văn bản; theo dõi công tác giải đơn thư khiếu nại tố cáo UBND huyện Hàng tháng tổng hợp báo cáo giao ban định kỳ Thường trực UBND huyện, thực nhiệm vụ khác theo quy chế làm việc Chánh Văn phòng giao 3.Ông Nông Văn Dương: Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác Hành quản trị Giúp Chánh Văn phòng phụ trách công tác Hành quản trị, đảm bảo phương tiện phục vụ chương trình làm việc Thường trực HĐND-UBND Sinh viên: Dương Phúc Đạt Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng nề nếp khoa học công tác Văn thư tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác Lưu trữ tránh tình trạng mát văn bản, giấy tờ Tiết kiệm chi phí quan khâu chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trên thực tế ý thức trách nhiệm số cán bộ, công chức UBND huyện công tác Văn thư chưa tốt, chưa nắm tầm quan trọng công tác Văn thư nên chưa tiến hành việc lập hồ sơ làm cho nhiều văn bị mát (trừ việc lập tập lưu cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư) Cuối quý văn UBND cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư lập thành tập lưu gồm 02 loại là: Tập lưu Quyết định tập lưu văn khác gọi tập lưu Công văn cho vào cặp ba dây để giá đựng tài liệu phòng Văn thư Đối với văn đến cuối năm cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư vào sổ đăng ký văn đến yêu cầu cán bộ, công chức UBND huyện nộp lại văn phân thành văn theo nơi gửi đến cho vào cặp sau cho lên kho lưu trữ UBND huyện Ví dụ: Cặp lưu Công văn đến Trung Ương năm 2013 Cặp lưu văn đến Sở, Ngành năm 2013 Sinh viên: Dương Phúc Đạt 28 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.1.1 Ưu điểm Công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn đạt nhiều thành tích: Việc soạn thảo, đăng ký, quản lý, chuyển giao van kịp thời xác Các sở vật chất đại phục vụ cho công tác Văn thư quan tâm, đầu tư, trang bị đầy đủ như: Mạng internet, máy vi tính, máy in, máy quét, máy phô tô tài liệu… Hiện UBND huyện Chợ Đồn bố chí 01 cán công chức phụ ttách công tác Văn thư, chị người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ tốt nghiệp trung cấp Văn thư Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội từ Trường Trường Trung cấp Văn thư-Lưu trữ Trung ương I, nắm chuyên môn nghiệp vụ sử dụng thành thạo trang thiết bị văn phòng như: Máy in, máy quét, máy phô tô tài liệu…( Phụ lục IV) Phòng làm việc thoáng mát bố chí, xếp tương đối khoa học Đội ngũ cán bộ, công chức trẻ hóa (bộ phận Văn phòng HĐND_UBND huyện Chợ Đồn có tất 09 người có 01 Đ/c phụ trách công tác Văn thư-Lưu trữ Tất độ tuổi từ 20 đến 40 tuổi Về tổ chức quản lý văn đi: Các khâu nghiệp vụ từ trình soạn thảo đến việc xếp, phục vụ sử dụng lưu Việc trình bày phông chữ, cỡ chữ, lề, yếu tố thể thức văn đến nội dung văn thực theo quy định Thông tư số: 01/2011/TT_BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, quy định khác công tác Văn thư Nhà nước, quan cấp UBND huyện Văn UBND huyện sau quý cán bộ, công chức phụ Sinh viên: Dương Phúc Đạt 29 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trách công tác Văn thư lập thành tập lưu gồm: Tập lưu Quyết định tập lưu văn khác gọi tập lưu công văn đi, cho vào cặp để giá đựng tài liệu phòng Văn thư Về tổ chức quản lý giải văn đến: Các khâu nghiệp vụ từ tiếp nhận đến theo dõi đôn đốc việc giải văn đến thực tương đối tốt Tất văn đến giải nhanh chóng, kịp thời có hiệu Về quản lý sử dụng dấu: Con dấu UBND huyện Chợ Đồn cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư UBND huyện bảo quản phòng Văn thư UBND huyện, trực tiếp dóng dấu lên văn UBND huyện phát hành Việc đóng dấu lên văn thực theo quy định nhà nước: Mực dấu màu đỏ, dấu đóng ngắn, rõ ràng, trùng lên khoảng 1/3 chữ ký người có thẩm quyền lệch phía bên tay trái 3.3.2 Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm nêu công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn mắc phải số nhược điểm sau: -Văn ban hành đội có nhầm lẫn dẫn đến tình trạng nhảy số, chèn số Khi chuyển giao văn chưa có sổ chuyển giao, văn lưu lại văn thư phô tô đóng dấu đỏ chưa hoàn toàn thống gốc theo quy định Nhà nước Hiện UBND huyện chưa xây dựng Danh mục hồ sơ dự kiến, việc lập hồ sơ chưa thực nghiêm túc Tình hình mát văn bản, giấy tờ sảy Tài liệu nộp lưu vào lưu trữ chủ yếu tình trạng bó gói, chất bao (trừ tập lưu văn đi, đến cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư lập), gây khó khăn việc tra tìm sử dụng tài liệu cần 3.2 Đề xuất, kiến nghị 3.2.1 Nội dung đề xuất Dựa sở thực tiễn sở lý luận công tác Văn thư sau Sinh viên: Dương Phúc Đạt 30 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân tích thực trạng công tác Văn thư UBND huyện em xin đưa số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác Văn thư UBND huyện thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn công tác Văn thư phục vụ tốt cho công tác Lãnh đạo, đạo, quản lý hoạt động UBND huyện Chợ Đồn Để phát huy vai trò nhiệm vụ công tác Văn thư : Giải pháp mà em đưa cần phải: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn” băng cách sử dụng phần mềm quản lý văn máy vi tính Đây ý kiến thân em, trongh trình học tập trường qua khảo sát thực tế UBND huyện Chợ Đồn tránh khỏi thiếu sót (ý kiến mang tính tham khảo) để công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn hoàn thiện Phương pháp thực hiện: Trước tiên ta phải cài đặt chương trình phần mềm quản lý văn máy vi tính Để cài đặt chương trình cần thực bước sau: Vào Mycomputer/ vào ổ D/ Setup/QLVB/Disk1/ Setup Exe/ Continue/ ok/ Changlfo/ der/ yes/ ok/ installfiles/ ok/ để kết thúc trình cài đặt Màn hình mã hiệu mật , ta nhập mã hiệu là: BVH (Bộ văn hóa); Mật là: 111111 (sáu số một) Chương trình quản lý văn thiết kế chạy mạng LAN, trường WINDOWS Do chương trình chạy môi trường mạng nên đồng thời có nhiều người thao tác sở liệu, điều đặc biệt hữu íchtrong việc quản lý văn đi, đến quan Với giao diện thuận tiện, nhiều chức nhằm giúp cho người sử dụng giảm thiểu thời gian cập nhật thông tin quản lý văn cụ thể Chương trình có chức sau: -Cập nhật văn đến: • • • • • Cập nhật Cập nhật vòng luân chuyển In mục lục Tìm kiếm in kết Thống kê tổng hợp theo chuyên đề Sinh viên: Dương Phúc Đạt 31 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Cập nhật văn • • • • Cập nhật In mục lục Tìm kiếm in kết Thống kê tổng hợp theo chuyên đề -Thiết lập hệ thống • • • • • • • Tạo hồ sơ đầu năm Khai báo năm làm việc Tạo lập liệu dự phòng Khôi phục dự phòng Cập nhật danh mục Cập nhật phân loại thông tin Thiết lập chế độ ngầm định -Quản trị mạng • Tạo quyền truy cập mạng thông tin • Giám sát thành viên truy cập mạng 3.2.2 Nội dung đề xuất Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác Văn thư, mắt xích gắn liền công tác Văn thư công tác Lưu trữ, có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác Lưu trữ Tuy nhiên qua trình thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn em thấy việc chưa Lãnh đạo UBND quan tâm, việc lập hồ sơ chưa thực (trừ tập lưu văn đi, đến cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư lập) Để việc lập hồ sơ tốt trước hết Lãnh đạo UBND cần quan tâm sát hơn, ban hành văn quy định việc lập hồ sơ Lập hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu: theo quy định Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ, Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 01 năm 2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, đơn vị phản ánh công việc cá nhân chủ trì giải công việc Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp Sinh viên: Dương Phúc Đạt 32 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc: Để làm điều quan tâm Lãnh đạo UBND, cần phải thường xuyên mở lớp tập huấn phương pháp, trách nhiệm lập hồ sơ cho cán bộ, công chức UBND nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức việc lập hồ sơ, đem lại hiệu cao công việc Phương pháp lập hồ sơ (ở em xin giới thiệu phương pháp lập hồ sơ công việc loại hồ sơ hình thành nhiều cần thiết trình hoạt động quan, tổ chức) Trình tự lập hồ sơ công việc gồm ba bước: Bước 1: Mở hồ sơ: Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ, gấp lại ghi tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản, tên quan, đơn vị hình thành hồ sơ chờ tài liệu hình thành cách: Căn vào bảng Danh mục hồ sơ (đối với quan, tổ chức lập Danh mục hồ sơ), vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, công việc giao giải (đối với quan chưa lập Danh mục hồ sơ) Việc mở hồ sơ tiến hành sau công việc bắt đầu diễn Do UBND huyện Chợ Đồn chưa xây dựng Danh mục hồ sơ nên cán bộ, công chức lập hồ sơ cần phải vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công việc giao giải kế hoạch công tác năm mà tiến hành mở hồ sơ Bước 2.Thu thập, cập nhật văn đưa vào hồ sơ Để lập hồ sơ cách hoàn chỉnh có chất lượng cao, cán bộ, công chức trình giải công việc cần phải kịp thời thu thập văn tài liệu đưa vào hồ sơ Văn thuộc hồ sơ đưu vào hồ sơ Khi thu thập văn cần cố gắng thu thập nhiều văn có liên quan đến công việc lập hồ sơ tốt Nguồn thu: Bao gồm văn đi, đến, phim, ảnh (nếu có), mua, thu từ quan truyền thông… Sinh viên: Dương Phúc Đạt 33 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các văn cần thu vào hồ sơ: Theo quy định điều 15 chương Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Thông tư Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan bao gồm văn sau: • • • • • • • Văn Quy phạm pháp luật Văn Hành Văn chuyên ngành Băng, đĩa ghi âm, ghi hình Phim, ảnh Bản vẽ, thiết kế Bản đồ Trách nhiệm thu thập hồ sơ, tài liệu vào hồ sơ: Người phụ trách giải công việc thu thập văn bản, tài liệu lập hồ sơ công việc Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải có giá trị Bước 3: Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong người lập hồ sơ có trách nhiệm: 1.Kiểm tra văn bản, tài liệu có hồ sơ nhằm: Loại bỏ trùng, nháp, thảo có gốc (trừ văn quan trọng có bút tích sửa chữa, đạo Lãnh đạo quan Bổ sung văn thiếu Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu có hồ sơ 2.Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn có hồ sơ: Đơn vị bảo quản đơn vị thống kê nghiệp vụ Lưu trữ đồng thời dùng để quản lý tra tìm tài liệu Cách phân chia : Nếu hồ sơ dầy lớn 03 cm chia thành đơn vị bảo quản khác nhau, chia đơn vị bảo quản phải vào quan hệ nội dung, thời gian, giá trị tài liệu đặc điểm chung để phân chia Mỗi đơn vị bảo quản phải đầy đủ yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm mục đích cố định trật tự Sinh viên: Dương Phúc Đạt 34 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn hồ sơ, bảo đảm mối liên hệ văn với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng, giúp việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu tài liệu Có 05 cách xếp văn bản, tài liệu hồ sơ sau: Sắp xếp theo tên loại văn Sắp xếp theo thời gian ban hành văn bản: Văn ban hành trước xếp trước, văn ban hành sau xếp sau Sắp xếp theo bảng chữ cái: Áp dụng tập báo cáo xã: Báo cáo cuối năm, báo cáo nhân sự, báo cáo nâng lương…Thì xếp theo thứ tự tên xã Sắp xếp theo tầm quan trọng văn Sắp xếp theo diễn biến trình tự giải công việc 3.Biên mục hồ sơ: Nhằm mục đích: Quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu hồ sơ thuận lợicho việc tra tìm văn bản, tài liệu cần Trước biên mục cần kiểm tra hồ sơ lần cuối xem văn bản, tài liêu hồ sơ xếp hay chưa, văn bản, tài liệu hồ sơ đầy đủ hay thiếu…Việc biên mục hồ sơ gồm biên mục bên bên Các công việc phải làm biên mục bên hồ sơ là: Đánh số tờ: Số tờ đánh chữ số Ả Rập, đánh liên tục số 01, đánh số tờ sử dụng bút chì đen, mềm vào góc bên phải, phía bên mặt trước tờ văn bản, tài liệu Trường hợp đánh trùng số sót số phải thêm chữ a, b, c vào ghi vào chứng từ kết thúc Ghi mục lục văn bản: Nhằm mục đích để giới thiệu cách có hệ thống thành phần, nội dung thông tin cần thiết văn vị trí xếp chúng hồ sơ, giúp quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu hồ sơ, tra tìm nhanh chóng cần Mẫu mục lục văn bản: STT Số ký Ngày Tác giả Tên loại trích yếu Tờ Ghi hiệu văn tháng văn văn nội dung văn số bản Sinh viên: Dương Phúc Đạt 35 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Viết chứng từ kết thúc: Chưng từ kết thúc thông kê, tổng hợp số lượng văn bản, tài liệu tình trạng vật lý văn bản, tài liệu có hồ sơ Chứng từ kết thúc để cuối hồ sơ Mục đích việc viết chứng từ kết thúc: Là để thống kê số lượng văn bản, tài liệu có hồ sơ, phục vụ việc kiểm tra, quản lý, bảo văn bản, tài liệu có hồ sơ theo dõi tình trạng vật lý văn bản, tài liệu có hồ sơ để có biện pháp xử lý kịp thời, tránh việc trao đổi, giả tạo văn bản, tài liệu có hồ sơ Chứng từ kết thúc in sẵn khổ giấy A4 in vào sau cánh bìa hồ sơ theo mẫu chung thống Biên mục bên ngoài: Viết bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ thiết kế in theo tiêu chuẩn Quốc gia: TCVN 9521-2012 Chữ viết bìa hồ sơ phải đẹp mắt, rõ ràng, dễ đọc, thành phần bìa hồ sơ phải đầy đủ, xác Bìa hồ sơ viết băng mực màu đen, khó phai, viết kiểu chữ có nét nét đậm 3.3 Các kiến nghị 3.3.2.Đối với quan Trước hết Lãnh đạo quan cần phải quan tâm sát đến công tác Văn thư quan.Thường xuyên mở lớp tập huấn nghiệp vụ Văn thư cho cán bộ, công chức UBND huyện thu hút đầu tư vào công tác Hàng năm cần tổ chức kiểm tra việc thực công tác Văn thư cán bộ, công chức UBND, có chế đọ khen thưởng, kỷ luật để khuyến khích người làm tốt răn đe người thiếu ý thức Đối với công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn - Cần thiết phải sử dụng loại sổ: Sổ chuyển giao văn đi, đến, sổ theo dõi việc giải văn đến - Cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ cho UBND huyện Chợ Đồn - Yêu cầu cán bộ, công chức UBND huyện lập hồ sơ đầy đủ - Nên bố chí công chức chuyên trách làm công tác Văn thư để phát huy tối đa khả chuyên môn nghiệp vụ tham mưu cho Sinh viên: Dương Phúc Đạt 36 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lãnh đạo UBND việc quản lý thực công tác Văn thư UBND nhằm nâng cao hiệu công việc 3.3.3.Đối với Nhà trường: Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn quan tâm, bảo tận tình anh, chị, chú, bác làm việc Văn phòng em rút nhiều học mới, nâng cao hiểu biết khâu nghiệp vụ công tác Văn thư môi trường làm việc thực tế quan Tuy nhiên số khó khăn chưa khắc phục em xin đưa số đề xuất ý kiến kiến nghị sau: Do tính chất, yêu cầu công việc ứng dụng công nghệ thông tin công việc ngày cao theo em: Nhà trường xây dựng học phần môn học cần trọng nhiều đến việc tăng học phần môn học “Tin học ứng dụng Kỹ thuật soạn thảo văn máy vi tính” nhiều Đồng thời cần tạo điều kiên cho sinh viên chúng em tiếp xúc học cách sử dụng thành thạo trang thiết bị Văn phòng như: máy phô tô, máy fax, máy in, máy quét tài liệu…Vì thời đại công nghiệp hóa đại hóa ngày phát triển khoa học công nghệ thông tin đay công cụ gắn liền với công tác văn phòng quan Ở trường cần cho sinh viên thực hành nhiều khâu nghiệp vụ công tác văn phòng có trường chúng em không bỡ ngỡ sử dụng phương tiện hữu ích nhằm phát huy tối đa khả công việc phục vụ cho phát triển đất nước Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu Nhà trường, thầy, cô giáo, giảng viên khoa Quản trị văn phòng nói riêng thầy, cô giáo, giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung tận tình dạy tạo điều kiện cho em thực tập quan, tổ chức giúp em nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ học hỏi nhiều kinh nghiệm làm việc quý báu Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh Đặng Đình Phong Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn tạo điều kiện tiếp nhận em thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện, cám ơn chị Hà Sinh viên: Dương Phúc Đạt 37 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thị Kiều cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư UBND huyện Chợ Đồn tận tình bảo cho em thực hành khâu nghiệp vụ công tác Văn thư thời gian em đến thực tập, giúp em hiểu rõ tầm quan trọng công tác Văn thư việc quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Cám ơn Lãnh đạo UBND huyện tất bác, cô, chú, anh, chị làm việc UBND huyện Chợ Đồn giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này./ Em xin chân thành cảm ơn! Chợ Đồn, ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên Dương Phúc Đạt Sinh viên: Dương Phúc Đạt 38 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ luc I Sơ đồ cấu tổ chức Sinh viên: Dương Phúc Đạt 39 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phu Lục II Sinh viên: Dương Phúc Đạt 40 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục III Sinh viên: Dương Phúc Đạt 41 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ Lục IV Sinh viên: Dương Phúc Đạt 42 Lớp: QTVP K1D