Thực trạng công tác văn thư, lưu trữcủa UBND huyện Tĩnh gia

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1.Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tĩnh Gia. 3 1.1.1.Chức năng: 3 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn: 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện. 9 1.2.1. Chức năng. 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức. 10 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ. 10 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 10 1.3.1.1. Văn thư cơ quan: 10 1.3.1.2. Lưu trữ cơ quan: 11 1.3.1.3. Lưu trữ huyện: 11 1.3.2. Cơ cấu tổ chức. 11 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữcủa UBND huyện Tĩnh gia. 12 2.1. Hoạt động quản lý. 12 2.1.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 12 2.1.1.1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. 12 2.1.2. Mô hìnhcách thức tổ chức công tác văn thư lưu trữ của cơ quan. 12 2.1.2.1. Tổ chức bộ phận. 12 2.1.2.2. Tổ chức nhân sự. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 12 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 12 2.2.1.1 Các loại hình văn bản : 12 2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 13 2.2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 13 2.2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 13 2.2.2. Quản lý văn bản đi. 14 2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn bản. 14 2.2.2.2. Đăng ký văn bản đi 15 2.2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 15 2.2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 16 2.2.2.5. Lưu văn bản đi. 17 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 18 2.2.3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. 18 2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến. 19 2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 19 2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 20 2.2.4.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan. 20 2.2.4.2. Phương pháp lập hồ sơ. 20 2.2.4.3. Giao nhận hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan đơn vị 21 2.2.4.4. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị. 21 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 22 2.2.5.1. Các loại dấu. 22 2.2.5.2. Nguyên tắc quản lý con dấu. 22 2.2.5.3. Sử dụng con dấu 23 2.2.6. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 23 2.2.7. Thu thập tài liệu vào lưu trữ. 23 2.2.7.1. Nguồn thư tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức. 24 2.2.7.2. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 24 2.2.7.3. Thời hạn thư thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan tổ chức. 24 2.2.7.4. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 24 2.2.8. Xác định giá trị tài liệu 24 2.2.8.1. Tổ chức xác định giá trị tài liệu lưu trữ cơ quan, tổ chức. 24 2.2.8.1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 25 2.2.8.2. Xử lý tài liệu loại. 25 2.2.9. Chỉnh lý khoa học tài liệu. 26 2.2.9.1. Phương án phân loại tài liệu được cơ quan áp dụng. 26 2.2.9.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu của cơ quan. 26 2.2.10. Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ. 27 2.2.10.1. Kho Lưu trữ. 27 2.2.10.2. Trang thiết bị bảo quản. 27 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KIẾN NGHỊ 28 3.1. Nhận xét, đánh giá. 28 3.1.1. Ưu điểm. 28 3.1.2. Nhược điểm. 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cáo chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan. 28 3.3. Một số kiến nghị. 28 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 28 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 29 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC

Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư-lưu trữ nghiệp vụ quan trọng thiếu trình hình thành phát triển đơn vị, ghi nhận hoạt động Đảng Nhà nước, nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước ta nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa – xã hội Công tác văn thư-lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ tổ quốc , giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh tư liệu lịch sử, tài liệu khoa học, hình ảnh sinh động phim ảnh phản ánh thật lịch sử qua thời kì kháng chiến, sở cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, học lịch sử quý báu để giáo dục cho hệ hôm mai sau Chính tài liệu giúp nhận thức tầm quan trọng công tác văn thưlưu trữ xã hội Được chấp thuận lãnh đạo UBND huyện Tĩnh Gia khoa Văn Thư Lưu Trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội , tiếp nhận vào quan có khoảng thời gian kiến tập tuần Trong khoảng thời gian kiến tập UBND huyện Tĩnh Gia tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt chương trình kiến tập Mặc dù cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao không tránh khỏi thiếu sót kĩ vận dụng thực tế, giúp đỡ cán văn thư -lưu trữ đây, phần khắc phục thiếu sót Tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội – nơi theo học, khoa Văn Thư –Lưu Trữ chuyên ngành học tạo hội quý giá để vận dụng kiến thức học đưa vào thực tế Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo chủ nhiệm Phạm Thị Hồng Quyên thầy cô khoa truyền dạy cho kiến thứ tốt , hiệu để có hành trang tốt đợt kiến tập Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Văn phòng huyện Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ UBND huyện trao cho hội kiến tập quý quan Và lời cảm ơn chân thành cuối xin gửi đến cán văn thư-lưu trữ huyện giúp hoàn thành tốt đợt kiến tập Trong khoảng thời gian tuần kiến tập không ngắn không dài phần giúp vận dụng trau dồi thêm nhiều kiến thức vào thực tế, sinh viên, chưa trải nghiệm nhiều nên thiếu sót Tôi mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô anh, chị phận văn thư-lưu trữ để hoàn chỉnh báo cáo củng cố thêm kiến thức lĩnh vực văn thư-lưu trữ ngày hoàn thiện Cuối xin kính chúc cô, chú, anh, chị Văn phòng huyện UBND huyện Tĩnh Gia thật nhiều sức khỏe hạnh phúc Đặc biệt quý thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ lời chúc sức khỏe lời cảm ơn sâu sắc nhất! Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Thị Hà Phương Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B.PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Chức , nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia 1.1.1 Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ từ thiện, nhân đạo Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo công tác hoà giải xã, thị trấn Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện;5 Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình cấp xem xét, định 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo UBND huyện gồm: 01 Chủ tịch 04 phó Chủ tịch * Các phòng ban trực thuộc huyện: 13 phòng ban: + Văn phòng HĐND UBND huyện; + Phòng Nội vụ huyện; Lê Thị Hà Phương 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Cán văn thư, lưu trữ người có trình độ chuyên mộn cao nên công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tốt - Trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ - Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định nhà nước - Cán văn thư, lưu trữ thực đầy đủ quy trình soạn thảo tiếp nhận văn - Vận dụng tốt phần mềm quản lý văn máy tính 3.1.2 Nhược điểm - Một số khâu nghiệp vụ chưa tốt, tài liệu xếp có chỗ bị nhầm, ảnh hưởng đến hoạt đồng tra tìm cần thiết - Tài liệu bị bó gói nhiều, chưa có chỗ xếp hợp lý 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cáo chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan - Tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội thảo, chuyên đề, khảo sát nước công tác văn thư, lưu trữ nhằm trao đổi kinh nghiệm, học hỏi lẫn quan, nhóm quan để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức - Thực biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc, khử axit tác nhân gây hư hỏng tài liệu, thườn xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ - Thực chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ đặc biệt Lê Thị Hà Phương 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ quý 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Kiến nghị UBND huyện Lãnh đạo đơn vị quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ đơn vị kiên việc đạo ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Phòng Hành đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình Lãnh đạo ký ban hành Văn đến phải ký nhận rõ ràng (bản chính) phải chuyển cho viên chức thực lập hồ sơ công việc Phải khử nấm mốc, khử axit kho tàng theo định kỳ Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, hội thảo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Đối với môn văn thư, lưu trữ - Cần có nhiều chương trình giảng dạy thực hành để sinh viên dễ dàng tiếp thu kiến thức, làm quen với công việc chuyên ngành - Tăng cường việc nghiên cứu, biên soạn chương trình giảng dạy khoa học Đối với khoa, trường - Tạo điều kiện cho sinh viên có nhiều hội kiến tập, thực tập - Tạo điều kiện cho sinh viên có buổi học thực hành, ngoại khóa - Tạo điều kiện cho sinh viên ứng dụng lý thuyết để đưa vào thực tế Lê Thị Hà Phương 34 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C PHẦN KẾT LUẬN Trong khoảng thời gian 03 tuần kiến tập UBND huyện Tĩnh Gia, phần hiểu thêm chuyên ngành mà theo học quan trọng đến nhường Nó giúp thực hành thực tế không lý thuyết mơ hồ lớp Tôi tận mắt chứng kiến cán văn thư, lưu trữ làm việc khoa học thành thục, giúp rút nhiều kinh nghiệm cho thân làm thêm yêu chuyên ngành lưu trữ mà theo học Ngoài cán văn thư, lưu trữ giải đáp thắc mắc khó khăn mà thiếu lĩnh vực Với khoảng thời gian 03 tuần kiến tập đây, giao công việc như: - Đánh máy, soạn thảo số văn - Ghi số đến, ngày đến - Nhập văn vào phần mềm hệ thống quản lý văn đến - Chuyển giao văn đến phòng ban - Đăng ký văn đến vào sổ đăng ký - Nhân tài liệu - Đăng ký, chuyển giao văn - Viết bì thư - Phân loại, xếp tài liệu Lê Thị Hà Phương 35 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Lê Thị Hà Phương Khoa Văn thư - Lưu trữ 36 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ D PHỤ LỤC Phụ lục Toàn cảnh UBND huyện Tĩnh Gia nhìn từ bên Phụ lục Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Bên kho lưu trữ huyện Phụ lục Phần mềm quản lý văn đến Huyện Phụ lục Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Sổ công văn thường năm huyện Phụ lục Sổ kế hoạch năm huyện Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu) Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………., ngày tháng năm 200… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn Công văn số /VTLTNN-NVTW ngày tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Căn cứ: .………………………………………………… … Chúng gồm: BÊN GIAO: ………………………………………… …, đại diện là: - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …………… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: …… BÊN NHẬN: …………………………………………… , đại diện là: - Ông (bà): .…… Chức vụ công tác/chức danh: .…… - Ông (bà): …… Chức vụ công tác/chức danh: .…… Thống lập biên giao nhận tài liệu …………………… …… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: … Thời gian tài liệu: Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………………… - Quy mét giá: mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có): ……………………… Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo : ……………………… .…………………….… …………………….… Biên lập thành hai bản; bên giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) (Ký tên ghi rõ họ tên) Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠN KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Phông …… … Giai đoạn: Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý - Tổ chức khoa học tài liệu phông phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu phông - Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành ban hành theo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trình chỉnh lý Nội dung công việc, phân công trách nhiệm thời hạn hoàn thành Stt Nội dung công việc Người thực Giao nhận tài liệu Khảo sát tài liệu viết báo Người Thời phối hợp hạn cáo kết khảo sát Vệ sinh sơ tài liệu Các nội dung, bước công việc thời gian thực cần xác định cụ thể phân công trách nhiệm thực rõ ràng Chuẩn bị địa điểm, phương tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế phương tiện khác b) Văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thước kẻ ) Kinh phí chỉnh lý: Tổng số: Trong đó: Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Thuê lao động thực chỉnh lý: - Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: - Chi khác: ……., ngàytháng năm 200.… Phê duyệt Người lập kế hoạch người có thẩm quyền (Ký tên) người có trách nhiệm (nếu có) (Ký tên) Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục MẪU PHIẾU TIN VÀ HƯỚNG DẪN BIÊN MỤC PHIẾU TIN TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH MẪU PHIẾU TIN TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH (Trình bày mặt tờ giấy khổ A5: 148 mm x 210 mm) Mặt trước PHIẾU TIN Tên (hoặc mã) kho lưu trữ: Tên (hoặc mã) phông: Số lưu trữ: a Mục lục số: b Hộp số: ……………………… c Hồ sơ số: Ký hiệu thông tin : Tiêu đề hồ sơ: Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ … Chú giải: … Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Mặt sau 7.Thời gian tài liệu: a.Bắt đầu: b Kết thúc: .… Ngôn ngữ: … Bút tích: … 10 Số lượng tờ: … 11 Thời hạn bảo quản: … 12 Chế độ sử dụng: .… 13 Tình trạng vật lý: … Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ .… 14 Ghi chú: … Lê Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C