Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang

Kiến tập là một hình thức học tập không thể thiếu trong chương trình đào tạo của các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên nghiệp. Trong chương trình đào tạo ngoài những kiến thức được tích lũy trên ghế nhà trường và những kiến thức được đúc kết trong giáo trình chuyên ngành, các sinh viên sẽ được hướng dẫn đi kiến tập để làm quen dần với công việc sau khi ra trường. Mục đích của đợt kiến tập nhằm: Giúp sinh viên tìm hiểu được tình hình thực tế về công tác lưu trữ ở cơ quan mà sinh viên kiến tập, liên hệ để so sánh thực tiễn với lý luận để có cái nhìn đầy đủ toàn vẹn hơn về nghiệp vụ; Vận dụng các kiến thức được học trên ghế nhà trường để tiến hành thực hiện một số nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ, Tạo điều kiện để sinh viên khi ra trường có thể thích nghi với công tác nghiệp vụ một cách nhanh chóng, nắm được cách thức tổ chức công tác văn thư lưu trữ ở một cơ quan. Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thưlưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác văn thư lưu trữ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư Lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn. Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác văn thư lưu trữ bao gồm các việc về quản lý văn bản, lập hồ sơ, sử dụng và bảo quản con dấu, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong quản lý nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Công việc của cơ quan tổ chức làm nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do công tác giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó tác động trực tiếp đến hiệu lực hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo. Ngoài ra thì còn chứa đựng những thông tin bí mật quan trọng về chính trị, quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc giữ gìn tài liệu lưu trữ hồ sơ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và của Ủy ban Nhan dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang nói riêng là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau: Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đạinền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia. Dưới sự giúp đỡ của Khoa Văn thư Lưu trữ cùng với sự đồng ý của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang; em được về kiến tập tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang, dưới sự hướng dẫn của cô Ma Thị Oanh. Trong quá trình kiến tập em được tìm hiểu về hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban, chính vì vậy em đã chọn đề tài nghiên cứu về “ Công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang”. Có thể nói rằng công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng đối vơi hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung. Sau đợt kiến tập tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang, những kết quả đạt được em đã tập hợp trong bản “Báo cáo kiến tập” vơi cấu trúc như sau: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 chương: Chương 1: Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang và công tác văn thư lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang.

PHẦN MỞ ĐẦU

Kiến tập là một hình thức học tập không thể thiếu trong chương trình đào tạo củacác trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên nghiệp Trong chương trìnhđào tạo ngoài những kiến thức được tích lũy trên ghế nhà trường và những kiếnthức được đúc kết trong giáo trình chuyên ngành, các sinh viên sẽ được hướng dẫn

đi kiến tập để làm quen dần với công việc sau khi ra trường Mục đích của đợt kiếntập nhằm:

Giúp sinh viên tìm hiểu được tình hình thực tế về công tác lưu trữ ở cơ quan

mà sinh viên kiến tập, liên hệ để so sánh thực tiễn với lý luận để có cái nhìn đầy đủtoàn vẹn hơn về nghiệp vụ;

Vận dụng các kiến thức được học trên ghế nhà trường để tiến hành thực hiệnmột số nghiệp vụ về công tác văn thư- lưu trữ,

Tạo điều kiện để sinh viên khi ra trường có thể thích nghi với công tác nghiệp

vụ một cách nhanh chóng, nắm được cách thức tổ chức công tác văn thư- lưu trữ ởmột cơ quan

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hoàvào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ có nhữngbước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hànhchính Công tác văn thư- lưu trữ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục

vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quanĐảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn

vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Đồng thờicông tác lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung

và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tớihoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máyhoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành Hiệu quả hoạt động quản lý của cơquan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làmtốt hay không Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp

vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác văn thư- lưutrữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năngxuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế đượcbệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc tráipháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đấtnước của mỗi Quốc gia

Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đãkhông ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư- Lưutrữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư-lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành cácchuyên môn Công tác văn thư- lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơquan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tàiliệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội

Nội dung công tác văn thư- lưu trữ bao gồm các việc về quản lý văn bản, lập

hồ sơ, sử dụng và bảo quản con dấu, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị Công văn giấy tờ là mộttrong những phương tiện cần thiết trong quản lý nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lạicác hoạt động của cơ quan vì vậy phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cầnthiết Công việc của cơ quan tổ chức làm nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu

do công tác giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thậnhay không, điều đó tác động trực tiếp đến hiệu lực hiệu quả của công tác quản lý

- Công tác văn thư- lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chếhành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệthống thể chế hành chính.

- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chínhvăn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhànước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính

- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thểchế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăngcường pháp chế xã hội chủ nghĩa

- Thực hiện tốt công tác văn thư- lưu trữ góp phần thực hiện một nền hànhchính phát triển, hiện đại-nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng

mở rộng quyền công dân

- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia

Dưới sự giúp đỡ của Khoa Văn thư- Lưu trữ cùng với sự đồng ý của Ủy banNhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang; em được về kiến tập tại Ủy banNhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang, dưới sự hướng dẫn của cô Ma ThịOanh Trong quá trình kiến tập em được tìm hiểu về hoạt động nghiệp vụ của công

tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban, chính vì vậy em đã chọn đề tài nghiên cứu về “ Công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang”.

Có thể nói rằng công tác văn thư- lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng đốivơi hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung

Sau đợt kiến tập tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang,

những kết quả đạt được em đã tập hợp trong bản “Báo cáo kiến tập” vơi cấu trúc

như sau:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài đượcchia làm 3 chương:

Chương 1: Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang và công tác văn thư- lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang.

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang.

Trong quá trình kiến tập và viết báo cáo, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡnhiệt tình của chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa và cô Ma Thị Oanh-Cán bộ hướng dẫn kiến tập, các anh chị trong cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi vàgiúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thànhđến các Thầy cô trong Khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đãcho em những kiến thức nghiệp vụ để em có hành trang nền tảng cho sự nghiệp củamình

Tuy nhiên do thời gian kiến tập có hạn và bản thân chưa có nhiều kinh nghiệmnên trong báo cáo của em không chánh khỏi những hạn chế Vì vậy, em rất mongnhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Chiêm Hóa, tháng 6 năm 2016

Sinh viênNguyễn Thị Thu

B PHẦN NỘI DUNG

Chương 1:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

1.1.1 Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

Chiêm Hoá là huyện miền núi ở phía Đông Bắc tỉnh Tuyên Quang,cách thị xãTuyên Quang 67km về phía Bắc, nơi có hơn 80% là dân tộc thiểu số HuyệnChiêm Hóa có diện tích: 1 455,8km2 với dân số: 126.100 người (2004) Chiêm Hoá

là địa bàn sinh sống của 22 dân tộc như: Kinh, Tày, Nùng, Dao, Thuỷ sinh sống

ở các xã, thị trấn của huyện: Vĩnh Lộc, Bình Nhân, Bình Phú, Hà Lang, Hòa

An, Hòa Phú, Hùng Mỹ, Kiên Đài, Kim Bình, Linh Phú, Minh Quang, NgọcHội, Nhân Lý, Phú Bình, Phúc Sơn, Phúc Thịnh, Tân An, Tân Mỹ, Tân Thịnh, TriPhú, Trung Hà, Trung Hòa, Vinh Quang, Xuân Quang, Yên Lập, Yên Nguyên.Trong các triều Đinh - Lý - Trần – Lê, Châu Đại Man được gọi là châu VịLong, khi thuộc Minh, châu Vị Long đổi thành châu Đại Man; đến năm 1835 đổithành châu Chiêm Hoá (nay là huyện Chiêm Hoá) Trước năm 1976, Chiêm Hoáthuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang và Tuyên Quang sáp nhập thành HàTuyên, Chiêm Hoá thuộc tỉnh Hà Tuyên Năm1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi HàTuyên, Chiêm Hoá trở thành huyện của tỉnh Tuyên Quang

Chiêm Hóa là một huyện có điều kiện tự nhiên và điều kiện về kinh tế- xã hộithuận lợi Các điều kiện đó đã đưa huyện Chiêm Hóa thành một huyện có nhiềutiềm năng phát triển cả về kinh tế và xã hội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dânhuyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

 Chức năng

־ Ủy ban Nhân dân huyện là do Hội đồng Nhân dân huyện bầu ra, là cơquan chấp hành của Hội đồng Nhân dân, là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nướccấp trên

־ Ủy ban Nhân dân huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,quy định của Nhà nước,…

 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trong lĩnh vực kinh tế:

₊ Tổ chức phổ biến và thực hiện các văn bản pháp luật, cơ chế, chính sáchcủa nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, tiêu chuẩn đo lường chất lượngsản phẩm, sở hữu trí tuệ, an toàn bức xạ và hạt nhân trên địa bàn huyện

₊ Tổ chức, hướng dẫn và khuyến khích các tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế

tư nhân, đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất; tổ chức các hoạt độngdịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, cung cấp thông tin, xúc tiến thương mại vàđào tạo nguồn nhân lực cho các cơ sở sản xuất công nghiệp trên địa bàn;

₊ Tổ chức thanh tra hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm trahoạt động kinh doanh du lịch của các doanh nghiệp, tổ chức du lịch thuộc cácthành phần kinh tế, công dân Việt Nam và người nước ngoài hoạt động du lịch trênđịa bàn

₊ Tổng hợp ý kiến nguyện vọng và tuyên truyền vận động của các cơ sởkinh tế cá thể kinh tế tiểu chủ, các hộ gia đình các cơ sở nhỏ và vừa

- Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và xã hội:

+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ tỉnh quản lýlực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, congtác huấn luyện dân quân tự vệ

+ Tổ chức đăng kí nghĩa vụ quân sự và thi hành theo đúng quy định của phápluật

+ Thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội

+ Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự xã hội

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

+ Tổ chức việc bầu cử đại biểu Quốc hội đại biểu hội đồng nhân dân theođúng quy định của pháp luật.

+ Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương theo từng cấp Xâydựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điiều chỉnh địa giới hành chính ở địa phươngtrình hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét quyết định

־ Ngoài các nhiệm vụ trên thì Ủy ban Nhân dân huyện còn có nhiệm vụ quản

lý nhà nước trên các lĩnh vực Công nghiệp, nông nghiệp, thương mại du lịch, vănhóa, giáo dục, y tế, dân tộc tôn giáo…

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

־ Về tổ chức bộ máy văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa gồm

01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch và 13 phòng ban chuyên môn

Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa:

₊ Phòng Nội vụ - Lao động, Thương binh và Xã hội

₊ Thanh tra huyện

₊ Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em huyện

₊ Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

₊ Phòng dân tộc và tôn giáo

Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm hóa ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế(phụ lục 1)

1.2 Nhiệm vụ của bộ phận văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyệnChiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

Nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư

־ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

־ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân ssau khi có ý kiếncủa người có thẩm quyền

־ Giúp Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo giõi, đôn đốcviệc giải quyết văn bản

־ Tiếp nhận dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, ký,duyệt banhành

־ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng; đóng dấu mức độmật, khẩn

־ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phất, theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

־ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu

־ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng kí, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường chocán bộ nhân viên trong cơ quan

־ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu khác

 Văn thư của huyện có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ theo quy địnhcủa pháp luật và quy định của cơ quan ( quy chế công tác văn thư- lưu trữ)

 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ

־ Hướng dẫn cán bộ cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị lập hồ sơ và nộp hồ sơ vàolưu trữ hiện hành

־ Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành

־ Phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê hồ sơ tài liệu

־ Đảm bảo an toàn, bí mật của hồ sơ tài liệu

־ Phục vụ việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu

־ Lựa chọn hồ sơ tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định; tiêu hủytài liệu hết giá trị

 Lưu trữ huyện có nhiệm vụ:

־ Lập kế hoạch thu thập tài liệu

־ Phối hợp với cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện lựachọn tài liệu cần thu thập

־ Hướng dẫn cơ quan, đơn vị chuẩn bị tài liệu giao nộp

־ Chuẩn bị kho tàng trang thiết bị để tiếp nhận tài liệu

־ Tổ chức tiếp nhận tài liệu, lập biên bản giao nhận tài liệu

־ Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

1.3 Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư- lưu trữ

Ý nghĩa công tác văn thư :

־ Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một

cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội Là sợi dây liên hệ giữa Đảng – Nhànước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan tổ chức với nhau

־ Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, bảođảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng và bệnh quan liêu giấy

Ý nghĩa công tác lưu trữ

־ Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cáchtrung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch

sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử

־ Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chínhsách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, phục vụ công tác nghiên cứu vàgiải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và toàn cơquan nói chung

־ Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt độngsáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghilại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia trên cáclĩnh vực Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụcho các đề tài khoa học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việcnghiên cứu hiện tại, giúp cho việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vậnđộng của tự nhiên – xã hội để dự báo dự đoán chính xác thúc đẩy tiến trình pháttriển của xã hội đồng thời tránh được những hiểm hoạ cho con người, cho quốcgia.

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN HUYỆN CHÊM HÓA- TỈNH TUYÊN QUANG

2.1 Khái quát chung về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trongquá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

Ngoài ra, tại kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện thì khối lượng tài liệunghe nhìn còn hạn chế và hầu như không có

 Nội dung tài liệu

Tài liệu lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện có khối lượng lớn, nội dung phongphú, đa dạng, phản ánh các mặt hoạt động khác nhau của cơ quan là nguồn nộp lưu

־ Tài liệu hành chính: Phản ánh đường lối, chủ trương lãnh đạo, chỉ đạo chung

của Đảng và các cơ quan Nhà nước cấp huyện, xã trên các mặt hoạt động của cơquan và phản ánh mặt hoạt động chủ yếu của Ủy ban Nhân dân huyện như về tổchức cán bộ, kế hoạch tài chính, thanh tra kiểm tra, văn hóa xã hội… ( nâng phụcấp thâm niên, nâng ngạch, bậc lương…)

Ví dụ như: Tài liệu về việc nâng lương với cán bộ công chức năm 2015

Trong khối tài liệu hành chính của Ủy ban Nhân dân huyện chiếm số lượngnhiều nhất là văn bản, tài liệu của Ủy ban huyện như: quyết định, công văn chỉ đạo,báo cáo…

־ Tài liệu khoa học- kỹ thuật: Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật liên

quan đến việc thanh, quyết toán các công trình xây dựng cơ bản và mua sắm cáctrang thiết bị phục vụ cho các mặt hoạt động trên địa bàn huyện; về việc phê duyệtcác dự án đầu tư; thống kê kế toán tài chính và tổng dự toán; các quyết toán, kếtquả đấu thầu công trình, bản dự toán kinh phí… và các văn bản liên quan đến việcđầu tư các công trình xây dựng cơ bản và cung cấp các trang thiết bị

־ Tài liệu nghe nhìn: Là các hình ảnh kỷ yếu của Ủy ban Nhân dân huyện, các

file ghi âm ghi hình…

2.2 Về hoạt động quản lý

 Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

Hàng năm nhà nước ta thường ban hành một hệ thống các văn bản quy phạmpháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo ra sự thống nhất trên các lĩnhvực của đời sống, đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước được thực hiện liêntục và thống nhất…

Về lĩnh vực công tác hành chính thì việc tổ chức chỉ đạo công tác văn thư- lưutrữ cũng được thể hiện qua các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này Quacác văn bản chỉ đạo của nhà nước thì Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa cũngxây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác vănthư lưu trữ của huyện nhằm tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ của huyện.Hiện nay Nhà nước ta ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và hướng dẫnnghiệp vụ công tác lưu trữ như:

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 được UBTV Quốc hội thông quangày 8/4/2001

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 phạm

vi toàn quốc

Đây là hai văn bản quy định về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc, trong

đó quy định về công tác lưu trữ tại huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.Ngoài ra, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bên cạnh việc ban hành rất nhiều vănbản chung về công tác văn thư- lưu trữ đối với các cơ quan tổ chức trong cả nướcthì cũng dành một phần quan trọng trong việc ban hành một số văn bản hướng dẫn

về tổ chức công tác lưu trữ ở cấp huyện

Tại Ủy ban Nhân dân huyện cũng đã ban hành ra các văn bản chỉ đạo và hướngdẫn nghiệp vụ như:

־ Quy chế công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

־ Văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của phòng văn thư- lưu trữ

־ Văn bản quy định về quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng Nhân dân

và Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

 Công tác tổ chức kiểm tra công tác văn thư- lưu trữ

Hàng năm Ủy ban Nhân dân huyện tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về tìnhhình công tác văn thư- lưu trữ, việc kiểm tra tạo điều kiện đánh giá chính xác vàcông bằng nhất về kết quả công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân để có kếtluận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư- lưu trữ được tốt hơn Giúp các cán

bộ trong cơ quan hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tác này trong hoạtđộng hành chính nhà nước, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của Ủy ban Nhândân huyện

2.3 Về hoạt động nghiệp vụ

2.3.1 Cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý

Cơ sở khoa học

־ Về văn thư:

Theo quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư thì:

₊ Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan

tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

₊ Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trongnhững phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoàn thể,

tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo thựchiện chức năng nhiệm vụ của mình

₊ Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhà nướcdùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luậtcủa nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi chép kinhnghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết Là cánh tay giúp đỡ cholãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một cơ quan, tổchức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó

₊ Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ quan, tổchức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quyđịnh như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét,nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ công việc của mình

để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệmsửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhậncông văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối công văn đến người

có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao, in, nhân bản và gửi côngvăn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu, lưu trữ văn bản, để nộp cholưu trữ cơ quan

־ Về lưu trữ:

₊ Tài liệu lưu trữ sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổchức gồm có tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ… phổbiến nhất là tài liệu hành chính

₊ Thu thập bổ xung tài liệu là khâu nghiệp vụ đầu tiên trong công tác lưu trữ.Sau khi công việc đã được giải quyết xong ở khâu văn thư, tài liệu được giao nộp

về kho lưu trữ để tiến hành chỉnh lý tài liệu định kỳ giao nộp tài liệu thường là 01năm ( sau khi công việc đã hoàn thành ở giai đoạn văn thư)

₊ Sau khi thu thập bổ xung tài liệu cán bộ lưu trữ sẽ tiến hành xác định giá trịtài liệu, đây là khâu quan trọng trước khi tiến hành chỉnh lý Dựa vào chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị để xác định giá trị của khối tài liệu đưa rachỉnh lý

₊ Để tiến hành xác định giá trị tài liệu thì cơ quan, tổ chức phải lập hội đồngxác định giá trị tài liệu để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu và loại ra nhữngtài liệu hết giá trị hoặc không có giá trị để tiến hành thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giátrị

₊ Sau khi thu thập bổ xung tài liệu và xác định giá trị của tài liệu hoàn tất sẽtiến hành chỉnh lý tài liệu, việc chỉnh lý tài liệu được dựa trên phương án phân loạitài liệu của cơ quan Phương án phân loại là việc phân chia tài liệu thành các nhóm

và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông Dựa vào chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của cơ quan tổ chức để lựa chọn phương án phân loại phù hợp

₊ Tài liệu sau khi đã được chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu sẽ được đưa vàocác cặp hộp để bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ với môi trường bảo quản tốtnhất để kéo dài tuổi thọ tài liệu và hạn chế tác nhân gây hư hại tài liệu

₊ Để phục vụ cho mục đích tra tìm tài liệu đạt hiệu quả cao cần xây dựng nênmột hệ thống các công cụ tra cứu tài liệu như mục lục hồ sơ, tra tìm hồ sơ trên hệthống máy tính qua các cơ sở dữ liệu…

₊ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là quá trình phục vụ khai thác thông tin tàiliệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơquan - tổ chức lưu trữ Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản đóngkín mà chúng chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa đươc khai thác phục

vụ cho toàn xã hội, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụđộc giả, làm công tác tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưutrữ

 Cơ sở pháp lý

Quy định pháp luật về văn thư – lưu trữ:

₊ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH10 ngày 4/4/2001 củaUBTVQH khoá X.

₊ Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 về công tácvăn thư

₊ Nghị định của Chính phủ số 111/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 quy định chitiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia

2.3.2 Thực trạng về các khâu nghiệp vụ văn thư- lưu trữ

Công tác văn thư

־ Về soạn thảo văn bản:

Để trang bị cho việc đánh máy, in văn bản Văn phòng Ủy ban Nhân dânhuyện Chiêm Hóa đã trang bị 02 máy tính và 01 máy in, 01 máy fax

Nhân viên đánh máy, nhận văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại bản thảo,khi thấy không có vấn đề gì thì đánh máy nguyên văn bản và in văn bản Văn bảnsau khi được đánh máy xong và kiểm tra chặt chễ về thể thức thì được nhân bản đẻlàm thủ tục gửi đến các phòng ban ( với văn bản ban hành nội bộ ) và gửi đi các cơquan khác ( với văn bản gửi ngoài cơ quan )

Công tác đánh máy – in văn bản để ban hành tài Ủy ban Nhân dân huyệnChiêm Hóa được thực hiện theo đúng quy định về thể thức và đảm bảo bí mật vềnội dung của văn bản

־ Về việc trình ký: Ký văn bản là một khâu quan trọng nó thể hiện hiệu lựcpháp lý của văn bản, văn bản trước khi trình ký phải kiểm tra đảm bảo về thể thức

và nội dung chặt chẽ

Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa văn bản trình ký phải được tiến hànhtheo nguyên văn bản sau khi đánh máy, in xong thì Chánh Văn phòng kiểm tra thểthức, nội dung văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ tịch hoặcPhó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã quy định tại quy chế hoạt động của cơ quan

Công tác đăng ký văn bản đến bằn sổ ở Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóađược tiến hành khá tốt, các văn bản được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràngđảm bảo cho việc tra tìm về sau được thuận lợi

Việc đăng ký văn bản vào sổ tương đối dễ làm nhân viên văn thư hầu nhưkhông gặp khó khăn gì trong công tác này

Tuy nhiên việc đăng ký văn bản tại Ủy ban Nhân dân huyện chưa được triểnkhai thực hiện đăng ký trên máy vi tính bằng hệ thống cơ sở dữ liệu

־ Về chuyển giao văn bản:

Tất cả các văn bản đến sau khi được bóc bì, đóng dấu đến và đăng ký vào sổ

để quản lý, nân viên văn thư sẽ tập hợp lại trình Chánh Văn phòng Ủy ban xin ýkiến phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan

Sau khi Chánh Văn phòng xin ý kiến phân phối đến các lãnh đạo Hội đồngNhân dân và Ủy ban Nhân dân, nhân viên văn thư tiến hành đăng ký các thông tinvào cột nơi nhận, người nhận rồi trược tiếp chuyển văn bản đến các bộ phận, cánhân trong cơ quan

Khi chuyển văn bản đến ai thì nhân viên Văn thư xin chữ ký vào cột ký nhận

để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được chặt chẽ, đồngthời làm cơ sở để kiểm tra, theo dõi việc giải quyết văn bản

־ Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản

Các văn bản đến của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hoá được giải quyếtnhanh chóng, khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văncũng đảm bảo quy định, đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân

Việc theo dõi công tác giả quyết văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch cùngChánh Văn phòng và nhân viên Văn thư tuy nhiên tại Ủy ban Nhân dân huyệnChiêm Hóa chưa có sổ theo dõi việc giải quyết văn văn đến mà chỉ nhắc nhở chonên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản…

־ Về quản lý và sử dụng con dấu: Văn thư cơ quan là người giữ con dấu của

Ủy ban Nhân dân huyện, văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo và người có thẩm

quyền ký thì sẽ được văn thư cơ quan đóng dấu để đảm bảo về thể thức và giá trịpháp lý.

Con dấu của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa được văn thư giữ và bảoquản theo đúng quy định của pháp luật

 Công tác lưu trữ

Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, một lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu Trong quátrình hoạt động Ủy ban Nhân dân huyện đã có khá nhiều tài liệu hình thành, khốitài liệu này được đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ huyện

־ Về thu thập, bổ xung tài liệu vào lưu trữ: Tài liệu khi được tiếp nhận hoặcphát hành sẽ được văn thư nhân bản đóng dấu và văn thư cơ quan là nơi lưu giữbản gốc

־ Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu: Tài liệu lưu trữ là tài tài sản quốc gia,chúng ta có thể khai thác sử dụng vào những mục đích khác nhau, đặc biệt tronglĩnh vực quản lý hành chính nhà nước Thế nhưng do nhận thức chưa đúng đắn vềvấn đề này nên ở nhiều cơ quan nói chung chưa chú trọng đến công tác lưu trữTại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa công tác lưu trữ được quan tâm nhưngcũng chưa thật sự được tốt

Cơ quan đã tổ chức bảo quản tài liệu nộp lưu một cách cẩn thận tuy vậy khốitài liệu hết giá trị chưa được cơ quan xử lý vẫn để tập trong một phòng riêng

Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa công tác chỉnh lý tài liệu cũng đượcquan tâm, vào năm 2015, Ủy ban Nhân dân đã mời một đoàn chuyên viên chỉnh lýtài liệu về chỉnh lý sắp xếp lại toàn bộ kho lưu trữ của Ủy ban

Hiện nay khối tài liệu của cơ quan có một số vẫn đang trong tình trạng lộn xộn,chưa được sắp xếp chỉnh lý khoa học, cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản

để lưu trữ tạm thời cho khối tài liệu

־ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Với vai trò ý nghĩa quan trọng của tài liệulưu trữ việc thu thập, bổ xung, phân loại, xác định giá trị tài liệu để đưa chúng vào

bảo quản tại các phòng kho đã khó, việc bảo quản an toàn tài liệu trong quá trìnhlưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn khó khăn, phức tạp hơn.

Tài liệu lưu trữ dễ bị phá họai dưới nền yếu tố khách quan như do kho tàng,trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do chính con người gây ra

Để kéo dài tuổi thọ tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữTại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cầnđược chú trọng hơn

Hiện nay Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đã có kho lưu trữ riêng và tàiliệu trong kho được bảo quản trong các cặp hộp trên các giá tài liệu

־ Về xây dựng công cụ tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu: Nhằm tạo thuận lợicho công tác tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả, phục vụ tốt nhất nhu cầu tratìm tài liệu của độc giả

Hiện nay tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đã xây dựng hệ thống mụclục hồ sơ để tra tìm tài liệu (mục lục hồ sơ của phông UBND &HĐND huyệnChiêm Hóa giai đoạn 1976- 1991…) nhưng Ủy ban huyện vẫn chưa xây dựngđược hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy tính để tra tìm tài tiệu nhanh hơn

Để phục vụ tốt nhất nhu cầu tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả Ủyban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đã có 01 phòng đọc và hàng năm huyện đã tổchức ngày hội sách…

2.4 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ

- Bộ phận văn thư- lưu trữ nằm trong Phòng hành chính - Quản trị văn phòng

Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

- Bộ phận này có 02 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ vừa làm công tác quản lýcon dấu vừa làm công tác trình ký văn bản và 01 cán bộ chuyên viên, quản lý vănbản đến của cơ quan và phân báo cho cơ quan, thực hiện photo và đóng bì văn bản

để chuyển phát đến các cơ quan liên quan

- Trình độ chuyên môn của 02 đồng chí làm văn thư cơ quan: có 01 cán bộhọc trung cấp chuyên ngành văn thư- lưu trữ; 01 cán bộ học đại học chuyên ngànhkhác (được bồi dưỡng 3 tháng hệ trung cấp văn thư- lưu trữ), là 02 cán bộ nữ

- Ngoài ra các vụ, đơn vị của Uỷ ban có một số cán bộ làm việc văn thư vàmột số chuyên viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư quản lý các văn bản đi đếncủa đơn vị mình.

- Việc tổ chức quản lý văn bản, luân chuyển văn bản hoàn thống nhất theo quytrình, quy định của Uỷ ban Nhân dân huyện và tương đối ổn định

- Hình thức tổ chức quản lý văn bản đi và đến là bằng số đăng ký văn bản.Ngoài ra Ủy ban huyện đang tiến hành chuẩn bị thực hiện công tác văn thư- lưu trữđồng thời trên cả máy tính bằng các cơ sở dữ liệu qua mạng nội bộ của Ủy Ban

Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG

3.1 Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhândân huyện Chiêm Hóa

Với lượng thời gian gần một tháng kiến tập tại Ủy ban Nhân dân huyện ChiêmHóa- tỉnh Tuyên Quang cùng với thực tế tiếp xúc với nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ, sau đây em xin đưa ra một số nhận xét về công tác văn thư- lưu trữ của cơquan như sau:

3.1.1 Ưu điểm

־ Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nhìn chung đúng theo thẩmquyền, thể thức theo quy định của Nhà nước khi soạn thảo văn bản các đơn vị,phòng ban áp dụng theo đúng hướng dẫn tại thông tư 55/TTLT- BNV-VPCP ngàymùng 6/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính phủ “ hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản”

־ Về khâu nghiệp vụ của công tác văn thư- lưu trữ đảm bảo theo đúng quyđịnh và quy trình nghiệp vụ do Nhà nước và cơ quan ban hành đáp ứng được nhưcầu khai thác sử dụng nhanh chóng, chính xác, kịp thời nhằm phục vụ tốt nhất nhucầu khai thác sử dụng và hoạt động quản lý Nhà nước của Ủy ban Nhân dân huyệnChiêm Hóa

־ Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư- lưu trữ đã được đầu tư đầy

đủ đảm bảo thực hiện quy trình nghiệp vụ như giá, hộp đã đạt theo tiêu chuẩn CụcVăn thư- Lưu trữ, hệ thống chống cháy, điều hòa, quạt thông gió đầy đủ

־ Về nhân sự làm công tác văn thư- lưu trữ: Các cán bộ làm việc tại phòngVăn thư là những người đã có kinh nghiệm lâu năm và được đào tạo với trình độtrung cấp trở lên do đó đã đáp ứng được nhu cầu đặt ra của công việc

־ Do số lượng tài liệu tiếp nhận và chuyển phát đến cơ quan tương đối nhiềunên cán bộ văn thư đã chia thành các loại sổ để dễ tra tìm và đăng kí nhanh chóngmột cách khoa học, như: Sổ đăng kí văn bản đi của Chủ tịch Ủy ban Nhân dânhuyện Chiêm Hóa, sổ đăng kí văn bản đi ( báo cáo )…

đó không phát huy được hết tính năng khi cần thiết

־ Việc bố trí cán bộ văn thư chuyên trách hiện nay đôi lúc không đáp ứngđược như cầu của công việc do khối lượng văn bản cần tiếp nhận và phát hành quánhiều, đôi khi cũng gây ra áp lực cho cán bộ làm công tác này.

־ Không gian phòng làm việc của Phòng văn thư Ủy ban Nhân dân huyệncòn chật hẹp trong khi hàng ngày có rất nhiều văn bản đi và văn bản đến cần trình

kí xin ý kiến chỉ đạo giải quyết của những người có thẩm quyền

־ Kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện đặt ở trên tầng 3 ( tầng cao nhất)

là chưa phù hợp

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại Ủyban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

Qua tình trạng thực tế đã nêu, sau đây em xin đưa ra một số giải pháp như sau:

₊ Để công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa thực

sự được tổ chức tốt và hiệu quả thì cần phải có những biện pháp thích hợp nhằmphát huy các ưu điểm và khắc phục những hạn chế bất cập

₊ Văn bản được đăng ký tại văn thư phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi kí

và đóng dấu vào sổ để sau khi kết thúc công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ quanvăn bản, tài liệu phải đúng về tiêu chuẩn, hoàn thiện và đúng pháp lý để lưu trữ vàphải lập hồ sơ hoàn chỉnh trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan

₊ Kho lưu trữ là nơi vô cùng quan trọng và cấp thiết đối với cơ quan, do dó bốtrí phòng kho lưu trữ ở nơi cố định, địa điểm thuận tiện tốt nhất cho việc bảo quảntài liệu, không đặt kho ở tầng trệt hoặc tầng thượng của tòa nhà

₊ Ủy ban Nhân dân cần đầu tư hơn nữa các trang thiết bị để phục vụ công tácvăn thư, bảo quản và phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độcgiả

₊ Hàng năm cần bồi dưỡng và phổ biến các văn bản về công tác văn thư- lưutrữ cho cán bộ chuyên môn ở các đơn vị phòng ban chuyên môn

₊ Bên cạnh đó cần có sự quan tâm của lãnh đạo cũng là một trong nhữngđiều kiện tiên quyết để công tác văn thư lưu trữ thực sự được quan tâm và đôn đốc

để thực hiện ngày càng tốt hơn

3.3 Một số kiến nghị

Nhằm thực hiện có hiệu quả và khắc phục những hạn chế nêu trên của Ủy banNhân dân huyện thì sau đây em xin đưa ra một số kiến nghị riêng của bản thânvới cơ quan, cụ thể như sau:

₊ Xây dựng các phương thức tuyên truyền phổ biến về các khâu nghiệp vụ củacông tác văn thư- lưu trữ để bổ xung kiến thức cho cán bộ chuyên môn

₊ Phải có chính sách tuyển dụng thêm cán bộ có trình độ cao

₊ Đầu tư kinh phí hơn nữa để mua trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ lưu trữ,đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin một cách rộng rãi hơn nữa nhằm thựchiện công tác nghiệp vụ một cách tốt nhất

₊ Sự quan tâm hơn của lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện như vậy công tácvăn thư- lưu trữ mới ngày càng phát triển đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tàiliệu nhanh chóng, thuận lợi…

₊ Sửa đổi ban hành các văn bản nhằm cụ thể hóa các khâu nghiệp vụ của côngtác văn thư- lưu trữ

₊ Xây dựng môi trường năng động, có tác phong công nghiệp

₊ Đưa ra các quy chế, quy định về sử phạt và khen thưởng với những cá nhân,phòng ban làm tốt công tác văn thư

₊ Cần có sự liên hệ với cơ quan tổ chức khác để được chia sẻ thêm về hoạtđộng chuyên môn nghiệp vụ

Trên đây là những ý kiến đóng góp của riêng bản thân em với công tác vănthư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa, mong lãnh đạo sẽ xem xét đểđưa công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan mình vào đúng quy củ, quy định và phục

vụ tốt hơn hoạt động của cơ quan

C PHẦN KẾT LUẬN

Như vậy, công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa nóiriêng và của các cơ quan đơn vị nói chung ra đời do đòi hỏi khách quan của việcquản lý, bảo quản, tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ mục đích của xã hội Vìthế, công tác văn thư- lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy của Nhànước

Qua gần một tháng kiến tập ở Ủy Ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa em đã họcđược nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế Đây là những kiến thức bổ ích giúp

em rất nhiều trong quá trình kiến tập và trong công việc sau này

Trước hết qua đợt kiến tập em đã có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về côngtác văn thư- lưu trữ, mặt hoạt động không trực tiếp sản xuất ra vật chất của cảinhưng góp phần đống góp rất nhiều cho sự phất triển của xã hội và sự nghiệp bảo

vệ đất nước Bên cạnh đó em đã được học hỏi nhiều kinh nghiệm từ các cán bộ vănthư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện

Qua đây em cũng nhận thấy rằng giữa lý luận và thực tiễn luôn có một khảngcách nhất định và không phải lúc nào khoảng cách này cũng đồng nhất, có khi đơngiản hơn nhưng cũng có khi phức tạp hơn Qua đợt kiến tập em nhận thấy rằngcông việc trong thực tế không phải lúc nào cũng được áp dụng theo đúng lý thuyết

và việc áp dụng lý luận vào thực tiễn không phải cơ quan nào cũng giống nhau.Tùy thuộc vào hoàn cảnh thực tế của mỗi cơ quan để có sự vận dụng sáng tạo, linhhoạt sao cho phù hợp với cơ quan mình, làm cho quá trình giải quyết công việc đạtđược hiệu quả cao nhất

Trong thời gian kiến tập em đã dược quan sát và thực hiện những nghiệp vụ cơbản nhất của một cán bộ văn thư- lưu trữ, những công việc mà trước đây em mớichỉ được biết qua lý thuyết như đăng kí văn bản đi, đến; trình, chuyển giao vănbản, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu, sử dụng và bảo quản con dấu… được trực tiếp quansát và thực hành em đã hiểu thêm rất nhiều về ngành nghề của mình và tìm ranhững ưu điểm và khuyết điểm của bản thân trong thực hiện nghiệp vụ từ đó đặt ra

các định hướng và mục tiêu cho bản thân để bổ xung kiến thức phục vụ cho côngviệc sau này.

Đặc biệt trong thời gian kiến tập em đã được sống trong môi trường làm việchoàn toàn mới lạ, có đan xen nhiều mối quan hệ khác nhau như: quan hệ giữa lãnhđạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên Từ đó giúp em hoàn thiện hơn vềcách giao tiếp ứng xử của mình trong công việc cũng như hình thành được nhâncách của một cán bộ Văn thư- lưu trữ, đó không chỉ là chấp hành tốt nội quy của cơquan mà còn phải rèn luyện nhiều về đức tính cần thiết như: nhanh nhẹn, cẩn thận,

tỉ mỉ, kiên trì và có thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình

Bản báo cáo kiến tập này là kết quả của sự nỗ lực hết mình cùng với sự giúp đỡtận tình từ phía cơ quan kiến tập và sự chỉ bảo của các thầy cô giảng viên của khoaVăn thư- Lưu trữ Mặc dù đã cố gắng hết mình để nhận thức được tầm quan trọngcủa công tác này với cơ quan kiến tập nhưng do thời gian có hạn cùng với sự vachạm vào thực tế chưa nhiều nên bản báo cáo này không tránh khỏi những sai sót,hạn chế nhất định, em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo tận tình của các thầy

cô trong khoa và của cơ quan kiến tập để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.Qua bản báo cáo này em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến sự giúp đỡ nhiệttình của lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa, cán bộ hướng dẫn kiến tập

cô Ma Thị Oanh và các anh chị công tác trong cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi

và giúp đỡ em trong suốt quá trình em kiến tập Em cũng xin gửi lời cảm ơn chânthành đến các thầy cô trong khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

đã cho em những kiến thức nghiệp vụ cơ bản có ích để em có hành trang nền tảngcho sự nghiệp mà em đã chọn

Em xin chân thành cảm ơn!

Chiêm Hóa, ngày 19 tháng 6 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Nguyến Thị Thu

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nghị định số 58/2001/ NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

2 Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011

3 Quyết định số 128/QĐ- VTLTNN ngày 01/6/2009 Về ban hành quy trìnhchỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000

4 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản đi đến lập hồ sơ và nộp lưu hồ hơ vào lưu trữ cơ quan

5 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN- BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội Vụ vềcông tác văn thư

Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

Phòng

Nội vụ

Phòng

Tàichính

Kếhoạch

PhòngGiáodục

PhòngVănhóaThôngtinThểthao

Phòng

Y tế

PhòngTàinguyên

và Môitrường

PhòngTưpháp

PhòngKinh

tế tổnghợp

PhòngHạtầngkinh tế

Thanhtrahuyện

Ủy bandân số,Giađình

và trẻemhuyện

PhòngNôngnghiệpvàPháttriểnnôngthôn

PhòngDântộc vàtôngiáo

Phó chủ tịch phụ trách kinh tế

Phó chủ tịch phụ trách

văn xã

Phụ lục 3: Một số hình ảnh về công tác văn thư- lưu trữ và hình ảnh về trụ sở hoạt động của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

a) Hình ảnh trụ sở làm việc của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa