Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnh Thanh Hóa

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 3 1.1. Lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Vị trí, chức năng 3 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 3 1.1.4 Cơ cấu tổ chức. 4 1.2 Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của Văn phòng của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn. 4 1.2.1.Vị trí chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND cấp xã: 7 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 8 2.1 Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Ban hành văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ 8 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan 9 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thu, lưu trữ 9 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ 10 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm về văn thư, lưu trữ 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1. Công tác văn thư 10 2.2.1.1. Soạn tháo và ban hành văn bản 10 2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 12 2.2.1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 14 2.2.1.4. Lập hồ sơ hiện hành: 16 2.2.1.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn. 17 2.2.1.5. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách. 18 2.2.2. Công tác lưu trữ 18 2.2.2.1. Thu thập và xác định giá trị tài liệu 18 2.2.2.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu 19 2.2.2.3. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 19 2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.2.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 Chương 3. BÁO CÁO THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 23 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND phường Lam Sơn 23 3.2.1.Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy và chính quyền Phường: 24 3.2.2.Tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, thực hiện tốt quy chế văn hóa tại cơ quan UBND Phường. 24 3.2.3. Tiếp tục đổi mới phương pháp hoạt động của công chức Văn phòng 25 3.2.4. Nâng cao chất lượng công chức Văn phòng – Thống kê 26 3.2.5. Tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn phòng – Thống kê 27 3.3. Một số khuyến nghị 27 3.3.1. Đối với Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 27 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 28 3.3.2.1. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ 28 3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA .3 1.1 Lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Vị trí, chức 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 1.2.1.Vị trí chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND cấp xã: Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA .8 2.1 Hoạt động quản lý .8 2.1.1 Ban hành văn quản lý văn thư, lưu trữ .8 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ quan 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thu, lưu trữ 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm văn thư, lưu trữ 10 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm văn thư, lưu trữ .10 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Công tác văn thư 10 2.2.1.1 Soạn tháo ban hành văn .10 2.2.1.2 Tổ chức quản lý giải văn 12 2.2.1.3 Tổ chức quản lý giải văn đến: .14 2.2.1.4 Lập hồ sơ hành: 16 2.2.1.5.Tình hình quản lý sử dụng dấu Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 17 2.2.1.5 Trang thiết bị làm việc cán Văn thư chuyên trách 18 2.2.2 Công tác lưu trữ 18 2.2.2.1 Thu thập xác định giá trị tài liệu 18 2.2.2.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu 19 2.2.2.3 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 19 2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 Chương BÁO CÁO THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HĨA .23 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 23 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND phường Lam Sơn .23 3.2.1.Tăng cường lãnh đạo, đạo Đảng ủy quyền Phường: 24 3.2.2.Tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, thực tốt quy chế văn hóa quan UBND Phường .24 3.2.3 Tiếp tục đổi phương pháp hoạt động công chức Văn phòng .25 3.2.4 Nâng cao chất lượng công chức Văn phòng – Thống kê 26 3.2.5 Tăng cường sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác Văn phịng – Thống kê 27 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 27 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 28 3.3.2.1 Đối với môn văn thư – lưu trữ .28 3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư – lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Do đó, vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực cơng tác có vai trị tầm quan trọng đặc biệt lĩnh vực hoạt động thiếu quan, tổ chức Nhận thức điều đó, nhằm giúp cho sinh viên có hiểu biết rõ ràng định thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ quan tổ chức, trường Đại học Nội vụ hà Nội tổ chức đợt thực tập cho sinh viên năm cuối khoa Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức Từ đó,tạo hội cho sinh viên chủ động,độc lập trình quan sát,nhận xét, đánh giá tình hình cơng tác văn thư – lưu trữ thực hành công việc đưuọc giao quan tổ chức Và giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập công việc Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn quan tiếp nhận em đợt thực tập lần từ ngày 10/01 đến ngày 10/3/2017 Nhờ kiến thức công tác Văn thư – lưu trữ trang bị đầy đủ mặt lý thuyết thực hành trường, em hồn thành cơng việc giao Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn Bên cạnh thuận lợi đó, em gặp số khó khăn khả tiếp xúc với cơng việc thực tế cịn hạn chế ,chưa có kỹ định để đánh giá nhận xét khái quát thực trạng, kỹ vận dụng kiến thức học vào thực tiễn chưa linh hoạt, việc xử trí tình diễn cịn chưa động Ngoài ra, kỹ giao tiếp , học hỏi người quan hạn chế: rụt rè e ngại kinh nghiệm thực tiễn chưa có nhiều Tất điều kể thuận lợi khó khăn tơi trình kiến tập nhờ giúp đỡ tận tình lãnh đạo quan cô , , bác cán ,công chức , viên chức Ủy ban Nhân Dân phường Lam Sơn mà phát huy mặt thuận lợi khắc phục mặt khó khăn để hồn thành tốt nhiệm vụ đợt thực tập Bài báo cáo bao gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnh Thanh Hóa Chương 3: Báo cáo kết thực tập đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư –lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnh Thanh Hóa Em xin cảm ơn nhà trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện cho em thực tập hồn thành tốt nội dung cơng việc quan tập xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn cô cán ,cơng chức, viên chức Văn phịng Ủy ban giúp đỡ nhiệt tình dạy để em hồn thành đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Tiến Anh PHẦN NỘI DUNG Chương KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 1.1 Lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 1.1.1 Lịch sử hình thành Phường Lam Sơn thành lập ngày 29 tháng năm 1983 có tổng diện 23,17 km2 với gần 19.000 thường trú 16 khu phố xóm Có 24 quan doanh nghiệp đóng địa bàn Kinh tế đa thành phần : nông , lâm nghiệp , công nghiệp , tiểu thủ cơng nghiệp , thương mại dịch vụ , có 40% nơng nghiệp 1.1.2 Vị trí, chức Uỷ ban nhân dân cấp phường Lam Sơn Hội đồng nhân dân phường bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân phường Lam Sơnchịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội thực sách khác địa bàn Chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Căn vào Luật sơ 77/2015/QH13: Luật tổ chức quyền địa phương, UBND phường Lam Sơn có chức nhiệm vụ sau: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường định nội dung quy định khoản khoản Điều 61 Luật tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường - Tổ chức thực ngân sách địa phương - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật lĩnh vực kinh tế, nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi vả tiểu thủ công nghiệp,… - Xử lý vi phạm tất lĩnh vực 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân phường gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an (Phụ lục 1) 1.2 Chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 1.2.1.Vị trí chức Trên sở Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/11/2012 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn”, nhiệm vụ công chức Văn phòng - Thống kê UBND Phường quy định cụ thể Quy chế làm việc UBND Phường Lam sơn nhiệm kỳ 2015 – 2020 ban hành Quyết định số: 17/QĐ- UBND, ngày 15 tháng năm 2015 UBND Phường Tại khoản Điều Chương II Quy chế quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn cơng chức văn phịng – thống kê sau: - Chức tham mưu tổng hợp: Đây chức quan trọng văn phòng UBND phường Văn phòng UBND phường “tai mắt” nơi xử lý thông tin, thông tin sau xử lý cán văn phịng phải tổng hợp lại nêu lên nội dung, thông tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo UBND phường Tham mưu có nghĩa đề xuất ý kiến, góp ý việc đề định quản lý lãnh đạo Văn phòng UBND phường thực chức tham mưu tức là: có trách nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnh đạo UBND phường trình tổ chức, điều hành hoạt động UBND phường Thực vậy, giải công việc, lãnh đạo UBND phường vào ý kiến đề xuất sáng tạo cấp lựa chọn giải pháp (nếu có) từ đưa định đắn hoạt động quản lý Để tham mưu đắc lực cho lãnh đạo UBND phường, văn phòng phải thực tốt chức tiếp nhận, xử lý sàng lọc thơng tin, sở phục vụ cho việc tham mưu, tư vấn Nhìn chung văn phịng UBND phường có trách nhiệm tham mưu vấn đề sau: + Tham mưu trình xây dựng chiến lược phát triển kinh tế lâu dài trình xây dựng kế hoạch công tác ( năm, quý, tháng…) UBND phường + Tham mưu giúp lãnh đạo UBND phường việc ban hành Quyết định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động UBND phường + Tham mưu trình xây dựng đề án, báo cáo định kỳ, đột xuất gửi UBND Quận, Thị… Thông thường văn phòng UBND phường tham mưu cho lãnh đạo xã nhiều hình thức khác như: Bằng văn trao đổi trực tiếp với lãnh đạo Các ý kiến tham mưu Văn phòng UBND phường giúp cho lãnh đạo UBND phường nắm tình hình cụ thể ban hành định đắn - Chức quản trị, hậu cần: Đây chức cần thiết văn phịng nói chung văn phịng UBND phường nói riêng Thực chức hậu cần có nghĩa văn phịng phải đảm bảo sở vật chất, phương tiện lại, trang thiết bị làm việc cho cán quan, đồng thời phải quan tâm đến đời sống cán cơng nhân viên tồn quan Ví dụ như: Uỷ ban nhân Phường Lam sơn muốn tổ chức họp mở rộng Đảng uỷ, HĐND - UBND Ban ngành đoàn thể trị xã hội việc chuẩn bị sở vật chất, ban hành giấy mời, phương tiện lại, trang thiết bị, địa điểm, kinh phí….vv thuộc chức trách nhiệm phận văn phòng Như vậy, trình hoạt động để thực chức đề cập trên, hoạt động văn phòng UBND phường giữ vị trí quan trọng q trình hoạt động UBND phường Hiệu hoạt động văn phòng UBND phường đo giá trị kinh tế cụ thể hoạt động khác, lại góp phần tạo sản phẩm có giá trị kinh tế, trị xã hội Đồng thời “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND phường định quản lý đắn theo chế độ sách Đảng Nhà nước đề 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Để đảm bảo cho chức thực tốt văn phịng UBND phường giao nhiệm vụ định sau: Trong thực tế văn phịng quyền phường phải thực nhiệm vụ mà thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/11/2012 hướng dẫn chức trách, tiêu chuẩn cụ thể,nhiệm vụ tuyển dụng công chức xã, Phường, thị trấn như: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc niên địa bàn theo quy định pháp luật; trực tiếp thực nhiệm vụ sau: + Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc định kỳ đột xuất Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường; + Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức kỳ họp; chuẩn bị điều kiện phục vụ kỳ họp hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp phường; + Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách Ủy ban nhân dân cấp phường; thực công tác văn thư, lưu trữ, chế “một cửa” “một cửa liên thông” Ủy ban nhân dân phường; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo chuyển đến Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải theo thẩm quyền; + Tổng hợp, theo dõi báo cáo việc thực quy chế làm việc Ủy ban nhân dân cấp phường thực dân chủ sở theo quy định pháp luật; + Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác xây dựng theo dõi việc thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển cơng nghiệp, thương mại, dịch vụ hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn cấp xã; dự thảo văn theo yêu cầu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; + Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND cấp xã: UBND phường HĐND bầu ra, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp thực Nghị HĐND cấp Văn phòng UBND phường bố trí 02 cán với chức danh văn phịng – thống kê có trách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND Phường (Phụ lục 2) Hàng năm cơng chức Văn phịng UBND phường Lam Sơn thực công tác thống kê theo nội dung kế hoạch thống kê cụ thể Chi cục thống kê Thị xã cách kịp thời xác; phối hợp với cán dân số - gia đình – trẻ em tổ chức thống kê rà soát chất lượng dân số, số trẻ sinh hàng năm; phối hợp với công chức văn hóa điều tra cung cầu lao động hàng năm nhằm có tham mưu cho cán lãnh đạo, quản lý giải việc làm cho lao động địa bàn, làm giảm đến mức thấp tỷ lệ lao động thất nghiệp phường Tổng hợp số liệu doanh nghiệp địa bàn phục vụ cho công tác lập thuế hàng năm Trong đầu năm 2016, cơng chức văn phịng UBND phường Lam Sơn tổ chức rà soát lại dân số địa bàn tồn phường, chuẩn bị cho cơng tác lập danh sách cử tri nhằm phục vụ cho bầu cử Đại biểu Quốc hội khoá XIV đại biểu HĐND cấp nhiệm kỳ 2016 - 2021 Hiện nay, việc thống kê công tác văn thư – lưu trữ chưa thực tốt, thống kê số đối tượng để báo cáo lên cấp về: - Tài liệu lưu trữ chủ yếu tài liệu hành chính; - Phương tiện bảo quản: Kho lưu trữ, giá, tủ, hộp đựng hồ sơ số công cụ bảo quản khác máy điều hòa, máy hút bụi,… (Ảnh 4) - Đội ngũ cán lưu trữ: Văn phịng có 01 cán văn thư kiệm nhiệm Công cụ tra cứu chủ yếu Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn Mục lục hồ sơ 2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu UBND phường lưu giữ lại theo quy định pháp luật, bảo quản cẩn thận Hiện khối lượng tài liệu UBND phường Lam Sơn giữ lại chủ yếu văn bản, định, hồ sơ cán công chức, chuyên trách Phường đóng gói cẩn thận, văn giấy tờ quan trọng đóng gói đựng riêng tủ Cơng chức văn phịng- thống kê tiến hành lập hồ sơ khối lượng tài liệu sau hoạt động kết thúc năm, tài liệu, hồ sơ cán công chức lưu trữ 20 cặp dây lưu trữ cận thận tủ Bên cạnh số lượng Cơng báo Văn phịng phủ có khoảng 400 quyển/ năm lưu trữ tủ khơng có khố để nhân dân cán tham khảo cần thiết * Về bố trí Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân phường bố trí diện tích để lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định có diện tích Kho (phịng) lưu trữ 20m2 Tuy nhiên, việc bố trí kho lưu trữ sân thượng khơng đảm bảo an toàn, nước mưa tạt vào kho ứ đọng gây ẩm mốc hư hỏng tài liệu Hơn nữa, phường thiếu quan tâm việc cải tạo, nâng cấp làm kho lưu trữ Bên cạnh đó, phường khơng quan tâm việc vệ sinh kho (phòng) lưu trữ, bảo quản tài liệu, kho (phòng) lưu trữ, để ánh nắng mặt trời soi trực tiếp vào tài liệu, khóa cửa kho khơng đảm bảo an tồn, kho cịn để chung nhiều vật dụng khác làm ảnh hưởng tới việc bảo quản, khai thác tài liệu Thực trạng công tác bảo quản sau: - Các phường quan tâm việc mua sắm kệ, giá tài liệu; - Việc bố trí bình chữa cháy kho (phịng) lưu trữ phường quan tâm bố trí bình chữa cháy kho lưu trữ; - Công tác xếp, chỉnh lý tài liệu phường thiếu quan tâm, số tài liệu xếp cho vào hộp lưu trữ phường thường Tuy nhiên, số tài liệu cịn bó gói chưa xếp cho vào hộp lưu trữ chiếm số lượng lớn (Ảnh 4) 2.2.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu phòng làm việc cán lưu trữ (hay gọi phòng đọc) phổ biến Tại phòng đọc, độc giả nghiên cứu trực tiếp gốc chính, cán lưu trữ hướng dẫn thêm tài liệu tham khảo, tư liệu bổ trợ Việc cho mượn tài liệu khỏi kho lưu trữ áp dụng yêu cầu phục vụ cấp lãnh đạo để giải vấn đề có tính cấp bách thời gian yêu cầu công việc 21 mà sử dụng tài liệu phịng đọc khơng đáp ứng (Ảnh 4) Tuy nhiên, số lượng tài liệu khai thác ít, so với số tài liệu quản kho; việc phục vụ khai thác thụ động, chưa chủ động giới thiệu tài liệu có kho cho độc giả biế; hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đơn giản, chủ yếu phục vụ phịng đọc, cho mượn, chưa tổ chức cơng bố tài liệu, triển lãm tài liệu cịn q ít; có u cầu khai thác, sử dụng tài liệu đáp ứng chậm chưa thật đầy đủ mong muốn độc giả Do vậy, có tài liệu có giá trị chưa khai thác, sử dụng, phát huy giá trị lãnh đạo, đạo cấp lãnh đạo, xã hội 22 Chương BÁO CÁO THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập từ 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn, em làm số khâu nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ đạo, hướng dẫn tận tình cán văn phịng phường Lam Sơn : - Photo, in ấn, scan tài liệu; - Chuyển văn bản, tài liệu tới đơn vị, phòng, ban; - Soạn thảo số văn giao theo hướng dẫn cán văn thư; - Sắp xếp lại phòng kho để tiện cho việc vệ sinh sơ tài liệu kho; - Tiếp nhận hồ sơ từ đơn vị, phòng, ban Với công việc em thực hành Văn phòng Ủy ban giúp em rèn luyện kỹ cần thiết người cán Bên cạnh đó, em thấy số khâu nghiệp vụ văn thư –lưu trữ chưa tốt, chưa hoàn thiện Từ đó, em mạnh dạn đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND phường Lam Sơn Qua thực tiễn hoạt động công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng UBND Phường Lam sơn thân em nhận thấy, để góp phần vào việc thực hoàn thành tốt nhiệm vụ, phải thực giải pháp chủ yếu sau: 23 3.2.1.Tăng cường lãnh đạo, đạo Đảng ủy quyền Phường: Ban thường vụ Đảng ủy, Thường trực HĐND- UBND Phường cần thường xuyên quan tâm lãnh đạo, đạo sát mặt hoạt động phận Văn phòng- Thống kê Tạo điều kiện thuận lợi, điều kiện làm việc, động viên kịp thời vật chất tinh thần cho đội ngũ cán cơng chức Văn phịng – Thống kê; đồng thời đạo nhằm tăng cường phối kết hợp công tác ban ngành, công chức chuyên môn khác với cơng chức Văn phịng- Thống kê để hồn thành nhiệm vụ chung 3.2.2.Tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, thực tốt quy chế văn hóa quan UBND Phường Đẩy mạnh cơng tác cải cách thủ tục hành UBND Phường, đổi lề lối làm việc, khoa học, chuyên nghiệp hơn, đảm bảo thông suốt, nhanh gọn, hiệu quả, thiết thực; Cơng chức Văn phịng - Thống kê UBND Phường có trách nhiệm tham mưu, giúp việc trực tiếp cho UBND Phường, Chủ tịch UBND Phường xây dựng văn hóa công sở, xây dựng lề lối, nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo nội quy, quy định chung khơng tính dân chủ Văn hóa cơng sở hình thành q trình hoạt động thực tiễn góp phần tạo dựng niềm tin, đồn kết trí tập thể việc nâng cao hiệu chất lượng hoạt động quan, đơn vị Văn hóa ứng xử nói chung văn hóa ứng xử nơi cơng sở nói riêng thước đo chuẩn mực cán bộ, cơng chức hay nói khác phản ánh nhận thức ý thức cá nhân môi trường làm việc nơi cơng sở Văn phịng cần trọng xây dựng văn hóa cơng sở thể văn minh, lịch thiệp quan hành dân, gần dân, sẵn sàng phục vụ không điều kiện nguyện vọng đáng cơng dân tổ chức Thường xun quán triệt, giáo dục trị tư tưởng cho đảng viên, công chức quan UBND Phường nêu cao ý thức, tinh thần trách nhiệm, 24 thực tốt chủ trương đường lối Đảng, sách Pháp luật Nhà nước; triển khai thực có hiệu Chỉ thị, Nghị Thị ủy, HĐND, UBND Thị xã Tiếp tục đẩy mạnh việc thực học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh qua nhằm bồi dưỡng phẩm chất trị, đạo đức, lối sống cho cán bộ, đảng viên, công chức, người lao động quan 3.2.3 Tiếp tục đổi phương pháp hoạt động công chức Văn phòng Đối với việc đổi tập trung vào việc :Thực tốt chức tham mưu, tổng hợp, phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo theo hướng chủ động, sâu sát hiệu Bác Hồ nói: “Cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán lãnh đạo nắm tình hình Cịn cán văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải không đúng… Cho nên, phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực cơng tác giữ bí mật “Nắm tình hình” theo lời dạy Bác tính nhạy bén, sáng tạo, chuyên nghiệp khả dự báo, khả “bài binh bố trận”… cán cơng chức Văn phịng để nêu đề xuất đắn hoạt động tham mưu, giúp việc cho cấp lãnh đạo Chính thế, đội ngũ cán Văn phịng ln ln chọn người có phẩm chất đạo đức sáng trung thực; người có trình độ chun mơn, làm việc có tính chun nghiệp cao, có đủ lực tham mưu phải có khả đạo, điều phối công việc… Để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, trước hết cần xây dựng đội ngũ cán Văn phịng có đủ lực đáp ứng yêu cầu Lãnh đạo UBND Phường cần đổi lề lối làm việc, phương pháp đạo, đánh giá cán bộ; coi trọng việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, xây dựng phương pháp làm việc khoa học, kỷ luật, kỷ cương, cần ý động lực thúc đẩy, ý chí nỗ lực vươn lên cán bộ, cơng chức Đối với cơng chức Văn phịng- Thống kê cần nỗ lực công việc, 25 chủ động xây dựng kế hoạch làm việc, tích cực thu thập thơng tin, nắm bắt tiến độ giải công việc, theo sát đạo lãnh đạo UBND Phường sở thiết lập tốt mối quan hệ, phối kết hợp chặt chẽ với phòng ban chức UBND thị xã Không ngừng học tập, nghiên cứu, rèn luyện trí nhớ để khơng qn việc phải nhắc việc Đặc biệt, cơng chức Văn phịng cần quan tâm rèn luyện kỹ viết, nói cho trúng, đúng, sâu, hay, phù hợp với u cầu, hồn cảnh; sáng tạo phân tích, sử dụng có hiệu thơng tin, số liệu nắm bắt được; có tinh thần cầu thị, tìm kiếm tiếp cận mới, khắc phục tính thỏa mãn, tự ti, cách tư theo đường mịn, khn mẫu Muốn vậy, công chức cần tận tụy, tâm huyết, trau dồi kiến thức kinh tế - trị - xã hội, sâu sát với thực tế, nhiều, nghe nhiều, đọc nhiều, ghi chép nhiều, nghĩ nhiều để tích cực tham mưu giúp lãnh đạo UBND Phường có đạo, điều hành phù hợp Ngồi ra, cơng chức Văn phòng- Thống kê cần nâng cao khả tổ chức công việc, tổ chức hội nghị, làm việc Thường trực; cần giữ bí mật nhà nước, thận trong phát ngôn, tăng cường tính hợp tác, tinh thần đồn kết, tương trợ, hỗ trợ cơng việc, khắc phục tình trạng khép kín chủ nghĩa cá nhân Mặt khác, cơng tác Văn phịng HĐND - UBND ln gắn liền với hoạt động lãnh đạo, đạo, điều hành lãnh đạo, cơng chức Văn phịng – Thống kê phải ln nhận thức vị trí, vai trị để tự nâng cao lĩnh trị, trình độ chuyên môn nghiệp vụ 3.2.4 Nâng cao chất lượng cơng chức Văn phịng – Thống kê Cơng chức Văn phòng – Thống kê phải tiếp tục đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, cung cấp xử lý thông tin, phục vụ kịp thời, hiệu quả, đầy đủ, xác; khơng ngừng nâng cao chất lượng công tác tổ chức, phục vụ kỳ họp, hội nghị TT HĐND, UBND Phường UBND thị xã thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cơng chức Văn phòng - Thống kê 26 3.2.5 Tăng cường sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác Văn phịng – Thống kê Tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho phận Văn phịng – Thống kê máy vi tính, máy Scan, sử dụng hệ thống mạng Lan để truyền thông tin nội Văn phòng- thống kê với đồng chí lãnh đạo cơng chức chun mơn với UBND Thị xã…tận dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực chuyển văn bản, thơng tin nhanh chóng kịp thời 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn Nơi cơng tác Văn phịng UBND quan tâm mức nơi cơng tác lãnh đạo, điều hành đạt hiệu cao Đặc biệt công tác văn thư – lưu trữ Nơi lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm nơi cơng tác văn thư – lưu trữ xây dựng, phát triển tốt Lãnh đạo có nắm tình hình hay khơng, có bao qt cơng việc, tổ chức thực có hiệu chủ trương, chương trình cơng tác hay khơng phụ thuộc lớn vào việc tổ chức xây dựng thực nhiệm vụ Văn phòng UBND Thiết nghĩ, để nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn thư –lưu trữ Văn phòng UBND , đòi hỏi lãnh đạo UBND phải tiếp tục cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự, hồn thiện mơ hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư –lưu trữ Văn phịng UBND, tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho Văn phịng máy tính xách tay, máy Scan … ; Đề nghị cấp thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ tạo điều kiện cho cơng chức văn phịng học chuẩn trình độ chun mơn để đáp ứng u cầu cơng tác tình hình 27 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 3.3.2.1 Đối với môn văn thư – lưu trữ Xuất nhiều giáo trình chuyên sâu cơng tác văn thư lưu trữ để sinh viên tiếp thu toàn cán nhân viên trường tham khảo; 3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư – lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo công tác văn thư Trường nhu cầu xã hội - Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho lớp thuộc Khoa quản lý Chủ trì, tổ chức trình đào tạo ngành học giao hoạt động giáo dục khác chương trình, kế hoạch giảng dạy chung Trường 28 KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn, em hoàn thành nhiệm vụ đề ra, từ kết em rút số kết luận sau: Người làm công tác văn thư –lưu trữ phải nắm tình hình tham mưu đúng, phục vụ tốt hoạt động HĐND, UBND Vì cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời thị, nghị Đảng văn luật; không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp kênh thông tin nhằm nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp TT HĐND, lãnh đạo UBND thực nhiệm vụ Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật Nhiệm vụ Văn phòng UBND Phường thời gian tới nặng nề, địi hỏi cơng chức văn phịng, đặc biệt cán làm công tác văn thư – lưu trữ phải phát huy truyền thống đoàn kết, thi đua lao động, học tập với tâm cao, phong độ mới, tư mới, phấn đấu hoàn thành chức trách, nhiệm vụ giao, đáp ứng u cầu cơng tác Văn phịng tình hình Do đó, cán làm công tác văn thư – lưu trữ cần nâng cao lĩnh, biết cách vượt qua áp lực, đồng thời phải cầu thị, nhận diện cho yếu kém, tồn để tự hoàn thiện mình, đồn kết, hợp tác để hồn thành nhiệm vụ chung Trong trình thực tập đây, em giao số cơng việc, chưa có kinh nghiệm hồn thành cơng việc Tất giúp đỡ nhiệt tình cán Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn Em thấy việc thực bổ ích giúp cho sinh viên thâm nhập khảo sát công việc học hỏi thêm tinh thần, trách nhiệm công việc, 29 dịp sinh viên trau dồi kiến thức thực hành trực tiếp Ngoài ra, hội cho em thực hành nhiều nghiệp vụ dạy trường Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em có điều kiện tiếp xúc với cơng việc thực tế cán Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tạo điều kiện em thực tập 30 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnh Thanh Hóa CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH HĐND PHƯỜNG HĐND PHƯỜNG CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH UBND PHƯỜNG UBND PHƯỜNG VP-TK TP-HT VHXH QS ĐC- TC- XD KT Phụ lục 2: Sơ đồ Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Cán bộ, nhân viên văn phòng Ảnh số 3: Tài liệu giữ lại phòng ban Ảnh số 4: Trang thiết bị kho lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn ... thực tập Bài báo cáo bao gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng cơng tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnh Thanh. .. quản lý Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn chủ yếu tập trung vào việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ Cũng lĩnh vực công tác khác, công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng... hiệu công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND phường Lam Sơn Qua thực tiễn hoạt động công tác văn thư