Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnh Thanh Hóa

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 3 1.1. Lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Vị trí, chức năng 3 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 3 1.1.4 Cơ cấu tổ chức. 4 1.2 Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của Văn phòng của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn. 4 1.2.1.Vị trí chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND cấp xã: 7 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 8 2.1 Hoạt động quản lý 8 2.1.1. Ban hành văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ 8 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan 9 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thu, lưu trữ 9 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ 10 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm về văn thư, lưu trữ 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1. Công tác văn thư 10 2.2.1.1. Soạn tháo và ban hành văn bản 10 2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 12 2.2.1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 14 2.2.1.4. Lập hồ sơ hiện hành: 16 2.2.1.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn. 17 2.2.1.5. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách. 18 2.2.2. Công tác lưu trữ 18 2.2.2.1. Thu thập và xác định giá trị tài liệu 18 2.2.2.2. Chỉnh lý khoa học tài liệu 19 2.2.2.3. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 19 2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.2.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 Chương 3. BÁO CÁO THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 23 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND phường Lam Sơn 23 3.2.1.Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy và chính quyền Phường: 24 3.2.2.Tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, thực hiện tốt quy chế văn hóa tại cơ quan UBND Phường. 24 3.2.3. Tiếp tục đổi mới phương pháp hoạt động của công chức Văn phòng 25 3.2.4. Nâng cao chất lượng công chức Văn phòng – Thống kê 26 3.2.5. Tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn phòng – Thống kê 27 3.3. Một số khuyến nghị 27 3.3.1. Đối với Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 27 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 28 3.3.2.1. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ 28 3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư – lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 3

1.1 Lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Vị trí, chức năng 3

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 4

1.2 Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của Văn phòng của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 4

1.2.1.Vị trí chức năng 4

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND cấp xã: 7

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 8

2.1 Hoạt động quản lý 8

2.1.1 Ban hành văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ 8

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan 9

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thu, lưu trữ 9

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ 10

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm về văn thư, lưu trữ 10

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10

2.2.1 Công tác văn thư 10

2.2.1.1 Soạn tháo và ban hành văn bản 10

2.2.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 12

2.2.1.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 14

2.2.1.4 Lập hồ sơ hiện hành: 16

2.2.1.5.Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 17

2.2.1.5 Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách 18

2.2.2 Công tác lưu trữ 18

2.2.2.1 Thu thập và xác định giá trị tài liệu 18

2.2.2.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu 19

2.2.2.3 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 19

2.2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20

2.2.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21

Chương 3 BÁO CÁO THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA 23

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 23

3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND phường Lam Sơn 23

3.2.1.Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy và chính quyền Phường: 24

3.2.2.Tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, thực hiện tốt quy chế văn hóa tại cơ quan UBND Phường 24

3.2.3 Tiếp tục đổi mới phương pháp hoạt động của công chức Văn phòng 25

3.2.4 Nâng cao chất lượng công chức Văn phòng – Thống kê 26

3.2.5 Tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn phòng – Thống kê 27

3.3 Một số khuyến nghị 27

3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 273.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 283.3.2.1 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ 283.3.2.2 Đối với khoa Văn thư – lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28

KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối vớitất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổchức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quantrọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khácnhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trìnhhoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những vănbản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụngkhi cần thiết Do đó, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đốivới hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vựccông tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạtđộng không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức

Nhận thức được điều đó, nhằm giúp cho sinh viên có một hiểubiết rõ ràng và nhất định về thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ ở các cơquan tổ chức, trường Đại học Nội vụ hà Nội đã tổ chức đợt thực tập cho sinhviên năm cuối khoa Văn thư – Lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức Từ đó,tạo cơhội cho sinh viên chủ động,độc lập trong quá trình quan sát,nhận xét, đánh giátình hình công tác văn thư – lưu trữ cũng như thực hành các công việc đưuọcgiao tại các cơ quan tổ chức Và giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệmtrong việc học tập và công việc

Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn là cơ quan tiếp nhận em trong đợtthực tập lần này từ ngày 10/01 đến ngày 10/3/2017 Nhờ những kiến thức cơbản về công tác Văn thư – lưu trữ đã được trang bị đầy đủ về cả mặt lý thuyết

và thực hành ở trường, em đã hoàn thành các công việc được giao tại Vănphòng Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn Bên cạnh những thuận lợi đó, emcũng gặp một số khó khăn như khả năng tiếp xúc với công việc thực tế cònhạn chế ,chưa có những kỹ năng nhất định để đánh giá và nhận xét khái quát

về thực trạng, kỹ năng vận dụng những kiến thức đã được học vào thực tiễncòn chưa linh hoạt, việc xử trí các tình huống diễn ra còn chưa được năng

động Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp , học hỏi những người trong cơ quan cònhạn chế: còn rụt rè và e ngại và kinh nghiệm thực tiễn chưa có nhiều

Tất cả những điều kể trên là những thuận lợi và khó khăn của tôi trongquá trình đi kiến tập nhưng cũng nhờ được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo cơquan cũng các cô , các chú , các bác cán bộ ,công chức , viên chức trong Ủyban Nhân Dân phường Lam Sơn mà tôi đã phát huy được những mặt thuận lợicũng như khắc phục được những mặt khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụcủa đợt đi thực tập này

Bài báo cáo bao gồm 03 chương:

Chương 1: Khái quát về Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnh ThanhHóa

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dânphường Lam Sơn tỉnh Thanh Hóa

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập và đề xuất giải pháp nâng cao chấtlượng công tác văn thư –lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn tỉnhThanh Hóa

Em xin cảm ơn nhà trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa Văn thư –Lưu trữ đã tạo điều kiện cho em thực tập và hoàn thành tốt nội dung côngviệc tại cơ quan tập và xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dânphường Lam Sơn cùng các cô chú cán bộ ,công chức, viên chức của Vănphòng Ủy ban đã giúp đỡ nhiệt tình và chỉ dạy để em có thể hoàn thành đợtthực tập

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Tiến Anh

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1

KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA

1.1 Lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn.

1.1.1 Lịch sử hình thành

Phường Lam Sơn được thành lập ngày 29 tháng 9 năm 1983 có tổngdiện 23,17 km2 với gần 19.000 thường trú tại 16 khu phố xóm Có 24 cơ quandoanh nghiệp đóng trên địa bàn Kinh tế đa thành phần : nông , lâm nghiệp ,công nghiệp , tiểu thủ công nghiệp , thương mại dịch vụ , có 40% là nôngnghiệp

1.1.2 Vị trí, chức năng

Uỷ ban nhân dân cấp phường Lam Sơn do Hội đồng nhân dân phườngbầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhànước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơquan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân phường Lam Sơnchịu trách nhiệm chấp hành Hiếnpháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hộiđồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp pháttriển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Chức năng chính là quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm

sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trungương tới cơ sở

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Căn cứ vào Luật sô 77/2015/QH13: Luật tổ chức chính quyền địaphương, UBND phường Lam Sơn có chức năng nhiệm vụ sau:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định các nội dungquy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 61 của Luật này và tổ chức thực hiệnnghị quyết của Hội đồng nhân dân phường.

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phâncấp, ủy quyền

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật trong cáclĩnh vực như kinh tế, nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi vả tiểu thủ côngnghiệp,…

kê UBND Phường được quy định cụ thể tại Quy chế làm việc của UBNDPhường Lam sơn nhiệm kỳ 2015 – 2020 được ban hành bởi Quyết định số: 17/QĐ- UBND, ngày 15 tháng 7 năm 2015 của UBND Phường Tại khoản 7 Điều

4 Chương II của Quy chế đã quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của công chứcvăn phòng – thống kê như sau:

- Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng quan trọng của văn

phòng UBND phường Văn phòng UBND phường là “tai mắt” nơi xử lýthông tin, cho nên thông tin ngay sau khi được xử lý thì cán bộ văn phòngphải tổng hợp lại và nêu lên những nội dung, thông tin trình lãnh đạo UBND,

đồng thời đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo UBND phường Tham mưu

có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc đề ra các quyết định quản lýcủa lãnh đạo Văn phòng UBND phường thực hiện chức năng tham mưu tứclà: có trách nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnh đạo UBND phường trong quá trình

tổ chức, điều hành hoạt động của UBND phường Thực vậy, khi giải quyếtcông việc, lãnh đạo UBND phường cũng căn cứ vào ý kiến đề xuất sáng tạocủa cấp dưới và lựa chọn những giải pháp (nếu có) từ đó đưa ra các quyếtđịnh đúng đắn trong hoạt động quản lý của mình Để có thể tham mưu đắc lựccho lãnh đạo UBND phường, văn phòng phải thực hiện tốt các chức năng tiếpnhận, xử lý sàng lọc thông tin, vì đây là cơ sở phục vụ cho việc tham mưu, tưvấn Nhìn chung văn phòng UBND phường có trách nhiệm tham mưu nhữngvấn đề cơ bản sau:

+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển kinh tếlâu dài và quá trình xây dựng kế hoạch công tác ( năm, quý, tháng…) củaUBND phường

+ Tham mưu giúp lãnh đạo UBND phường trong việc ban hành cácQuyết định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của UBND phường

+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các đề án, báo cáo định kỳ, độtxuất gửi UBND Quận, Thị… Thông thường văn phòng UBND phường thammưu cho lãnh đạo xã dưới nhiều hình thức khác nhau như: Bằng văn bản hoặctrao đổi trực tiếp với lãnh đạo Các ý kiến tham mưu của Văn phòng UBNDphường sẽ giúp cho lãnh đạo UBND phường nắm được tình hình cụ thể vàban hành các quyết định đúng đắn

- Chức năng quản trị, hậu cần: Đây là một chức năng rất cần thiết của

văn phòng nói chung cũng như văn phòng UBND phường nói riêng Thựchiện chức năng hậu cần có nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở vật chất,phương tiện đi lại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ quan, đồng thờicũng phải quan tâm đến đời sống của các cán bộ công nhân viên trong toàn cơquan Ví dụ như: Uỷ ban nhân Phường Lam sơn muốn tổ chức một cuộc họp

mở rộng giữa Đảng uỷ, HĐND UBND và các Ban ngành đoàn thể chính trị

-xã hội thì việc chuẩn bị cơ sở vật chất, ban hành giấy mời, phương tiện đi lại,trang thiết bị, địa điểm, kinh phí….vv là thuộc chức năng và trách nhiệm của

bộ phận văn phòng Như vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện được cácchức năng cơ bản đã đề cập ở trên, hoạt động của văn phòng UBND phườnggiữ một vị trí hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của UBNDphường Hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND phường không thể đođược bằng giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt động khác, nhưng nó lại gópphần tạo ra những sản phẩm có giá trị về kinh tế, chính trị và xã hội Đồng thời

là “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND phường ra các quyết địnhquản lý đúng đắn theo chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Để đảm bảo cho các chức năng trên được thực hiện tốt thì văn phòngUBND phường được giao những nhiệm vụ nhất định sau: Trong thực tế vănphòng của chính quyền phường phải thực hiện nhiệm vụ mà thông tư số06/2012/TT-BNV ngày 30/11/2012 hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụthể,nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, Phường, thị trấn như: Tham mưu,giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạntrong các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khenthưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn theoquy định của pháp luật; trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường;

+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấpphường tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và cáchoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp phường;

+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp phường;thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”

tại Ủy ban nhân dân phường; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đếnThường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theothẩm quyền;

+ Tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của

Ủy ban nhân dân cấp phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định củapháp luật;

+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thựchiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tìnhhình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xãhội trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhândân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân phường;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyênngành và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND cấp xã:

UBND phường do HĐND bầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp Vănphòng UBND phường được bố trí 02 cán bộ với chức danh văn phòng –thống kê có trách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND Phường

(Phụ lục 2)

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN

NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN TỈNH THANH HÓA

Theo thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban Nhân dânphường Lam Sơn , trong những năm qua phường Lam Sơn có những nộidung chính sau:

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Ban hành văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ

Hoạt động quản lý tại Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn chủ yếu tậptrung vào việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác vănthư- lưu trữ

Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác văn thư – lưu trữ củaVăn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn nhận được sự quan tâm củacác cấp, các ngành bằng những văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ côngtác

Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại Vănphòng thấy Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn chưa ban hành Quy chế vănthư lưu trữ mà chỉ có Quy chế làm việc Tuy nhiên, cán bộ văn thư – lưu trữtại đây đã có ý thức thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như: Chínhphủ, Bộ Nội vụ, Ban tổ chức Cán bộ chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước… ban hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Cụ thể một số văn bảnsau:

- Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2001 của Chính phủ vềCông tác văn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu;

- Văn bản số 64/VTLTNN- VP ngày 14/9/2004 của Văn phòng CụcVăn thư Lưu trữ Nhà nước về thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưutrữ và sách nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ;

- Quyết định số 792/1998/QĐ- UB ngày 30/6/1998 của UBND phườngLam Sơn ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, banhành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền UBND phường.

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chínhphủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính;

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan

UBND phường Lam Sơn hiện đanng quản lý 01 phông lưu trữ UBND

và HĐND phường Tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu hành chính và một

số ít tài liệu khoa học công nghệ phản ánh mọi mặt hoạt động của UBNDphường

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thu, lưu trữ

Tại cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưutrữ; ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trênmôi trường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu điện tử

để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; nghiên cứu áp dụng hệ

thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác vănthư, lưu trữ.

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ

Bên cạnh đó, để thúc đẩy động lực làm việc của cán bộ làm công táclưu trữ, cơ quan cũng đã đưa thêm chỉ tiêu về hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữvào thành một trong các chỉ tiêu để bình xét thi đua - khen thưởng Cuối năm,dựa vào đánh giá lãnh đạo cũng đề xuất UBND khen thưởng đối với các cánhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong công tác lưu trữ và trình thành phố

ra quyết định khen thưởng trong công việc

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm về văn thư, lưu trữ

Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm về văn thư, lưu trữ là hoạt độngđược tiến hành thường xuyên, nghiêm túc để kịp thời phát hiện các sai phạm,đồng thời xử lý nghiêm minh góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữđược tiến hành chuẩn chỉnh, đúng pháp luật và hiệu quả

Tại UBND phường Lam Sơn, ngoài sự kiểm tra thường xuyên của côngchức văn thư, lưu trữ về công tác soạn thảo văn bản và lập hồ sơ thì hàngtháng Chủ tịch UBND phường vẫn tổ chức kiểm tra thường xuyên về hoạtđộng nghiệp vụ lưu trữ của văn phòng – thống kê

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác văn thư

2.2.1.1 Soạn tháo và ban hành văn bản

Soạn thảo văn bản có một vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản

lý của các cơ quan, nó vừa là công cụ, vừa là phương tiện nhưng đồng thời nócũng là sản phẩm quản lý, nó được làm ra do nhu cầu quản lý và cùng là dochính những người làm công tác quản lý làm ra nó Sản phẩm này tốt hay xấuthì nó ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý của các cơ quan hoạt động.Công tácsoạn thảo văn bản của UBND Phường căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của UBND Phường phải thảo luận và biểu quyết theo đa số, cácvăn bản này tuân thủ theo đa số, các văn bản này tuân thủ theo quy trình xây

dựng và ban hành văn bản cụ thể.

a Đối với văn bản Quy phạm pháp luật: Đối với hững văn bản quan

trọng “ văn bản quy phạm pháp luật” của UBND Phường phải thảo luận tậpthể và biểu quyết theo đa số, các văn bản này tuân thủ quy trình xây dựng vàban hành văn bản, cụ thể :

- Cán bộ văn phòng viết dự thảo dưới sự phân công và chỉ đạo của Chủtịch –Phó chủ tịch UBND Phường

- Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo, chủ tịch UBNDPhường tổ chức lấy ý kiến của các ban ngành và của nhân dân tại các khuphố, thôn có liên quan đến công việc trong Phường

- Sửa đổi, bổ sung dự thảo ( nếu thấy cần thiết)

- Thông qua dự thảo tại phiên họp UBND Phường, UBND Phường thảoluận , biểu quyết theo đa số

- Làm các thủ tục ban hành : chủ tịch UBND thay mặt UBND Phường

ký ban hành văn bản và văn phòng thực hiện chế độ lưu văn bản

b) Đối với văn bản hành chính: Đối với việc ban hành văn bản hành

chính của UBND Phường, chủ tịch UBND và các ban ngành đoàn thể, quakhảo sát tình hình ban hành văn bản của UBND Phường Lam sơn năm 2013,

2014, 2015 mỗi năm tôi lấy ngẫu nhiên từ 8 đến 10 loại văn bản để khảo sátqua đó đã nắm bắt được một số thông tin cụ thể như sau

*Về nội dung văn bản:

Phản ánh đúng chủ trương đường lối của Đảng , chính sách pháp luậtcủa nhà nước, sử dụng ngôn ngữ văn phong hành chính công vụ đã bảo đảmtính đại chúng của văn bản

tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ về hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.2.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

* Việc trình ký văn bản

Theo quy định thì mỗi ngày , cán bộ văn thư hoặc cán bộn chuyên mônthực hiện trình ký 02 lần vào đầu giờ hành chính của buổi sáng và chiều.Việctrình ký được diễm ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được banhành ngay trong ngày

* Đóng dấu văn bản:



Việc đóng dấu văn bản:

Văn thư Văn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn có trách nhiệmbảo quản và sử dụng nhiều loại con dấu: dấu của UBND phường Lam Sơn,dấu của Văn phòng, dấu của Thường trực HĐND phường, các dấu chức danh,dấu tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc và một số loại dấu khác theo quyđịnh

Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền đểđóng dấu cho chính xác

* Đăng ký văn bản:

Việc đăng ký văn bản đi trong cong tác văn thư của Văn phòng HĐND

& UBND phường Lam Sơn được thực hiện bằng 02 hình thức Từ khi thànhlập, văn thư ở đây đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống đó làlập sổ Nhưng từ năm 2005, UBND phường trang bị cho cán bộ văn thư máy

vi tính để sử dụng phương pháp đăng ký khoa học, hiện đại hơn Đó là dùngphần mềm nhập dữ liệu vào máy tính theo hệ thống quản lý văn bản chungcủa Thành phố

Mỗi năm, UBND phuờng Lam Sơn ban hành gần 1000 văn bản vớinhiều thể loại khác nhau Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuậntiện, cán bộ văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại vănbản đăng ký riêng vào một sổ

Các sổ đó là:

Sổ đăng ký Quyết định;

Sổ đăng ký Thông báo;

Sổ đăng ký Báo cáo;

Sổ đăng ký Tờ trình;

Sổ đăng ký Kế hoạch;

Sổ đăng ký Giấy mời;

Sổ đăng ký Công văn

* Chuyển giao văn bản đi:

Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời,nhanh chóng và chính xác ngay sau khi làm xong thủ tục phát hành

Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộvăn thư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản Đối với nơi nhận ở ngoàiUBND phường thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhânnhận thuộc UBND phường thì văn thư chuyển tay

Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư Vănphòng HDDND & UBND phường Lam Sơn khá tốt Đảm bảo nguyên tắc tậptrung, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và khoa học.Thực hiện đúng quy địnhchung của Nhà nước Song vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm trong toàn bộquy trình Không có sổ đăng ký chuyển giao văn bản, gây khó khăn khi cóvấn đề về trách nhiệm giả quyết văn bản của các đơn vị, cá nhân nhận vănbản

* Lập tập lưu văn bản:

Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu cho các văn bản màUBND phường phát hành trong tháng Tập lưu được lập riêng cho từng loạivăn bản Văn bản lưu lại văn thư là bản gốc, bản chính để sau một năm népvào lưu trữ trữ phường

Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số vàngày tháng Được viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc đầy đủ

Tuy nhiên việc lập tập lưu vẫn không được tiến hành đầy đủ, còn cótrường hợp văn bản ở trong tình trạng bó gói rồi nép vào lưu trữ.

2.2.1.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

Hàng ngày UBND phường nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là cácvăn bản hành chính, đơn thư, kiến nghị… do Chính phủ, UBND Thị xã, các

Bộ, các Sở, Ban, Ngành Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhângửi đến

Là một cơ quan có chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi công việc vềhành chính và Kinh tế- xã hội Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đếntrong công tác văn thư có đảm bảo thì mọi công việc mới được hoàn thànhnhanh chóng, chính xác, kịp thời

Theo quy chế làm việc của Văn phòng HDDND & UBND phường và

áp dụng cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đếnUBND phường đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận vàđăng ký

* Tiếp nhận văn bản đến:

Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư cótrách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận Dù văn bản đó đến cơ quan bằng conđường nào Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơquan mình hay không Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký vàđóng dấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơquan mình đã nhận được văn bản

Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấptrên gửi xuống Văn thư còn nhận được những văn bản khác như: đơn thư,khiếu nại, tố cáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thậntrọng

* Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến:



Phân loại văn bản : văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký

và loại không phải đăng ký



Bóc bì văn bản : Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại khôngđược bóc bì và loại được bóc bì



Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến

Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối vớinhững văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóngdưới phần trích yếu nội dung văn bản

Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn và rõ ràng theo quy định.Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số và ngày đến đầy đủ Giúpthống kê số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo dễ tình theo số đếnkhi cần để giải quyết công việc có liên quan.Việc đánh số và ghi ngày thángliên tục lên dấu đến cho tất cả các văn bản đến làm khó khăn trong việc xácđịnh tên loại và tác giả văn bản, khó tìm vănbản đến theo sổ đăng ký

* Đăng ký văn bản đến:

Văn bản đến được đăng ký riêng theo 03 sổ khác nhau:

+ Sổ đăng ký công văn đến Trung ương

+ Sổ đăng ký công văn đến Phường

+ Sổ đăng ký công văn đến Đơn vị khác

* Trình ký văn bản đến:

Sau khi đăng ký xong, cán bộ văn thư là người trình văn bản đến lênthủ trưởng hoặc người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến xử lý Văn phòngHĐND & UBND phường Lam Sơn, Chánh Văn phòng là người cho ý kiếnphân phối giải quyết Đối với văn bản quan trọng thì chuyển ngay cho Chủtịch UBND phường, Chủ tịch căn cứ vào nội dung văn bản và chức năngnhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân giúp việc để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyếtlên Phiếu xử lý Sau đó chuyển lại cho văn thư, cán bộ văn thư có trách nhiệmchuyển đến các đơn vị, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo đó để tiến hành giải quyếtvăn bản đến.Hầu hết, ý kiến phân phối giải quyết văn bản đến ở đây đều ghilên Phiếu xử lý

* Sao văn bản: