MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành. 3 1.1.2. Chức năng 5 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân. 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân. 7 1.2.1 Tình hình tổ chức. 7 1.2.2. Chức năng. 8 1.2.3. Nhiệm vụ. 8 1.2.4. Quyền hạn 9 1.2.5. Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân. 10 2.1. Thực tiễn công tác văn thư. 10 2.1.1. Ban hành và chỉ đạo về công tác văn thư. 10 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 11 2.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 12 2.1.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến. 14 2.1.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 16 2.1.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 16 2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ 17 2.2.1. Chỉ đạo và ban hành văn bản 18 2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 18 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu 19 2.2.5. Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu 19 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 21 3.1. Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1. Đối với công tác văn thư 21 3.1.2. Đối với công tác lưu trữ 21 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân. 22 3.3. Một số khuyến nghị 23 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 23 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 23 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 D. PHỤ LỤC 28
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 3
1.1.1 Lịch sử hình thành 3
1.1.2 Chức năng 5
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân 6
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 7
1.2.1 Tình hình tổ chức 7
1.2.2 Chức năng 8
1.2.3 Nhiệm vụ 8
1.2.4 Quyền hạn 9
1.2.5 Cơ cấu tổ chức 9
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân 10
2.1 Thực tiễn công tác văn thư 10
2.1.1 Ban hành và chỉ đạo về công tác văn thư 10
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ 11
2.1.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11
2.1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi 12
2.1.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 14
2.1.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 16
2.1.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 16
2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ 17
2.2.1 Chỉ đạo và ban hành văn bản 18
2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18
Trang 22.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 18
2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 19
2.2.5 Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu 19
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 21
3.1 Nhận xét, đánh giá 21
3.1.1 Đối với công tác văn thư 21
3.1.2 Đối với công tác lưu trữ 21
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân 22
3.3 Một số khuyến nghị 23
3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 23
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 23
C PHẦN KẾT LUẬN 25
D PHỤ LỤC 28
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và làcông tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhànước Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cómột đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liênquan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sửdụng khi cần thiết Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác vănthư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tinbằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc,cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyếtcông việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho em được tiếp xúc với môi trườnglàm việc thực tế em đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là vân dụngnhững kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, học hỏi bổ sung kiếnthức chuyên môn và rèn luyện kĩ năng nghề nghiệp Được sự đồng ý của nhàtrường và sự chấp nhận Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân em đã được tiếpnhận vào cơ quan và thực tập tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân
từ ngày 10/01 – 10/03/2017 Thời gian thực tập không phải dài nhưng đã đem lạicho em những kiến thưc có giá trị thực tiễn
Qua đợt thực tập này, em đã có thêm rất nhiều thông tin, kiến thức bổ ích
Có thể tự tạo cho mình một phương thức học tập trên cơ sở thực tế cũng như quahọc hỏi Nhờ đó mà bản thân có thể trau dồi được kiến thức nhiều hơn, năngđộng hơn, khéo léo hơn Và đó cũng là một trong những điều kiện cần thiết đốivới chuyên ngành văn thư lưu trữ nói riêng và bất kì một chuyên ngành nào kháctrong cơ quan đơn vị Đây là một hoạt động cực kì ý nghĩa đối và bổ ích chosinh viên chúng em để phục vụ cho công tác của mình sau này
Bên cạnh những thuận lợi còn tồn tại những khó khăn trong quá trình thựctập, khó khăn trong việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, những bất cập ở cơ
Trang 4quan Đợt thực tập này đã giúp em nhận ra được những yếu điểm của mình trongkhâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong việc thực hiện các thaotác chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ Từ đây em sẽ khắc phục được nhữngthiếu sót trong lý thuyết chuyên môn vào thực tiễn Đợt thực tập này đã giúp emnắm chắc được những kiến thức sau khi thực tập ở cơ quan.
Được sự tạo điều kiện của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân, cũng nhưcác thành viên trong các phòng chuyên môn đã giúp em có cơ hội tiếp xúc vớinhững kiến thức chuyên môn thực tiễn hết sức hữu ích trong quá trình học tậpcủa em Qua thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân em xinchân thành cảm ơn sự giúp đỡ, tạo điều kiện của lãnh đạo phường và toàn thểcác cán bộ nhân viên trong các phòng chuyên môn Đặc biệt là cán bộ văn thưNông Thị Minh Thủy đã hỗ trợ em rất nhiều trong việc tìm hiểu, thu thập thôngtin phục vụ trong quá trình học tập và hoạt động tại Uỷ ban nhân dân phường
Bên cạnh đó em xin gửi lời chân thành cảm ơn đến quý thầy cô khoa Vănthư – Lưu trữ đã chỉ dạy em những kiến thức quý giá và kinh nghiệm hữu ích để
em hoàn thành đợt thực tập này
Tuy nhiên, do sự tiếp xúc công việc thực tế và kiến thức còn hạn chế nênkhông tránh được những thiếu sót trong quá trình thực tập Em rất mong sự đónggóp của cán bộ Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân cùng các thầy cô trong khoaVăn thư – Lưu trữ để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 5B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân.
1.1.1 Lịch sử hình thành.
Phường Nhật Tân có diện tích 103,5 ha và dân số là 6.914 người PhườngNhật Tân dài hai bên bờ phía đông bắc và phía tây Hồ Tây Xã Nhật Tân trướcnawmm 1945 có diện tích tự nhiên là 341,2 ha với khoảng trên 2000 nhân khẩunhưng chỉ có 141,7 ha đất canh tác Phường Nhật Tân hiện nay với 365,2 hadiện tích 341,2 ha đất canh tác với trên 8000 người
Phía đông giáp phường Tứ Liên,
Phía nam giáp phường Quảng An
phía tây nam giáp phường Xuân La
Phía tây giáp với phường Phú Thượng
Phía bắc giáp với phường Phú Thượng ( quận Tây Hồ), xã Tầm xá(Huyện Đông Anh) và phường Ngọc Thụy (quận Long Biên)
Làng Nhật Tân ở phía tây bắc Hồ Tây, kề cận làng Quảng Bá Thời phongkiến, làng này là một phường, có tên là Nhật Chiêu, thuộc tổng Thượng, huyệnVĩnh Thuận, phủ Phụng Thiên (Kinh đô Thăng Long thời Lê); từ năm 1831thuộc phủ Hoài Đức, tỉnh Hà Nội; từ năm 1889 thuộc tỉnh Cầu Đơ (năm 1904đổi làm tỉnh Hà Đông)
Đến năm 1915, phường đổi thành xã Nhật Chiêu thuộc huyện Hoàn Long,tỉnh Hà Đông Cuối năm 1942, xã lại đổi thuộc Đại lý đặc biệt Hà Nội.Trong kháng chiến chống Pháp, thuộc xã Quảng Tân, quận 1 ngoại thành củachính quyền cách mạng Sau Cải cách ruộng đất (giữa năm 1956), tách ra thành
xã Nhật Tân, gồm bốn thôn Đông - Nam - Tây - Bắc thuộc quận 5; đến năm
1961 thuộc huyện Từ Liêm
Năm 1995, sau khi thành lập quận Tây Hồ từ một số phường thuộcquận Ba Đình và xã thuộc huyện Từ Liêm, phường Nhật Tân thuộc quận TâyHồ
Trang 6Nhật Tân xưa có cả đồng và bãi, trong đó bãi là chủ yếu Dân làng sốngchủ yếu bằng nghề trồng đào cảnh Kỹ thuật trồng đào của dân làng từ việc ghépcành đào bích vào gốc đào quả để tạo ra cây đào lai gốc khoẻ, mà hoa vẫn đẹp,đều, đến việc sửa tán tạo thành cây tròn, đẹp đều; đặc biệt là việc hãm đào cho
nở đúng vào dịp Tết Nguyên đán trong điều kiện thời tiết diễn biến thấtthường đều đạt đến trình độ điêu luyện, không đâu có thể làm được Mỗi năm,
từ 20 tháng Chạp trở đi, đào Nhật Tân được đem bán tập trung ở chợ hoa CốngChéo - Hàng Lược, đem đến sắc xuân cho mọi nhà
Hiện nay làng Nhật Tân với 4 thôn đã trở thành phường Nhật Tân với 5cụm dân cư Làng nổi tiếng bởi nghề trồng hoa đào với nhiều giống đào khácnhau: đào bông tự, đào ta, đào thế, đào bích Cây đào trước đây tập trung hầu hết
ở khu vực thôn Tây và thôn nam (cụm 2, 3 bây giờ) nay được chuyển sang bãingoài đê sông Hồng để dành đất xây dựng khu đô thị và các công trình của nhànước Ngoài hoa đào dân cư ở đây còn trồng nhiều loại hoa và rau xanh để tăngthu nhập Ở đây còn có món đặc sản thịt chó Nhật Tân nổi tiếng một thời
Mảnh đất Nhật Tân từng ghi lại hai sự kiện lịch sử của đất nước thờiphong kiến Một là, vào năm Kỷ Tỵ (1509), Vua Lê Uy Mục bị Giản Tu côngOanh cướp ngôi, phải chạy về phường Nhật Chiêu rồi bị bắt, trên đwòng bị giải
về kinh đô đã uống thuốc độc tự tử Hai là, ở gần ngã ba Nhật Tân, nơi có haicây gạo bên đường có một miếu, gọi là miếu Chúa Lâm Theo các bậc cao niênthì đây là nơi Chúa Trịnh Khải (Trịnh Tông) bị Nguyễn Trang bắt và giao choquân Tây Sơn Trên đường bị giải từ Hạ Lôi (Vĩnh Phúc) qua đò Chèm - đìnhNhật Tảo, đến quán hàng nước ở ngã ba Nhật Chiêu, cả bọn vào nghỉ, TrịnhTông bất ngờ đoạt lấy con dao bổ cau của bà hàng nước đâm vào cổ rồi chết Vềsau, dân làng lập ngôi miếu để thờ, gọi là miếu Chúa lâm chung (chúa chết), saugọi tắt là miếu Chúa Lâm
Nhật Tân xưa có một dãy bảy cây gạo cổ thụ, tương truyền do bà Lạc phi
- vợ Lạc Long Quân trồng, để ứng với bảy bọc trứng do bà sinh ra, hóa thànhbảy con rồng bay lên trời Trong bài “Phú Tây Hồ” của Nguyễn Huy Lượngsáng tác năm 1802 có nhắc đến bảy cây gạo này Ở thôn Bắc có miếu Cung, nằm
Trang 7dưới hai cây gạo cổ thụ trên khu đất cao ngoài bãi có, tương truyền là nơi sinhcủa Uy Đô - con của Hoàng hậu vợ Vua Trần Thánh Tông Khi trưởng thành,
Uy Đô đã theo Trần Hưng Đạo đánh giặc Nguyên - Mông, lập được nhiều chiếncông nên được phong là Dâm Đàm đại vương, được thờ ở đình (Dâm Đàm là têngọi khác của Hồ Tây)
Những năm gần đây, phường Nhật Tân đã có những bước phát triển mớitrên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Kinh tế tiếp tục phát triển theo địnhhường dịch vụ - du dịch – nông nghiệp và tiểu thủ công nghiệp Đời sống vậtchất và tinh thần của nhân dân từng bước được nâng cao.Các công trình văn hóathể thao, công trình phúc lợi công cộng đã hoàn thành
Với những thuận lợi đó, phường Nhật Tân trở thành một phường văn hóavới nền kinh tế phát triển, đời sống con người được nâng cao góp phần vào sựnghiệp phát triển chung của đất nước thời kì phát triển công nghiệp hóa, hiện đạihóa
1.1.2 Chức năng
Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân là cơ quan hành chính ở cấp cơ sở cónhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo việc thi hành hợp pháp, luật và các văn bản của nhànước cấp trên, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
Trong phạm vi quyền hạn của mình Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân rachỉ thị quyết định và kiểm tra việc thi hành các văn bản đó
Quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - văn hóa, xã hội, anninh quốc phòng trên địa bàn phường
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân
Ủy ban nhân dân chiu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật tổ chứcHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, các văn bản của cơ quan Nhànước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinhh tế xã hội, củng cố an ninh quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Ủy ban nhân dânchịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và Ủyban nhân dân cấp trên trực tiếp
Trang 8Theo luật tổ chức Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003: Ủyban nhân dân có nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với các nhiệm vụ khác nhaucủa đời sống trên địa phương, thực hiện việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật,kiểm tra việc chấp hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp tại các cơquan nhà nước, tổ chức xã hội; đảm bảo an ninh, an toà trật tự xã hội; thực hiệnnhiệm vụ xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở phường;phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, công dân; chống tham nhũngbuôn lậu, làm giả, các tệ nạn xã hội; quản lý tổ chức, biên chế, lao động tiềnlương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội, tổ chức thi hành án ở các địaphương; tổ chức chỉ đạo việc thu ngân sách địa phương; phối hợp với cácthường trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Hội đồngnhân dân; xây dựng các đề án trình Hội đồng nhân dân xét duyệt quyết định hạn.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân bao gồm:
- 01 Chủ tịch Ủy ban nhân dân
- 02 Phó chủ tịch phụ trách hai lĩnh vực kinh tế và văn hóa xã hội
Bên cạnh đó ban , ngành tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Ủy ban nhândân phường thực hiện quản lý về chuyên môn bao gồm:
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường
- Ban chỉ huy quân sự
- Lao động thương binh xã hội, chăm sóc trẻ em
Các ban ngành chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã giúp Ủy ban nhândân phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp phường và thực hiệnmột số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân và theo quy
Trang 9định của pháp luật: Góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặclĩnh vực công tác của địa phương.
Các ban ngành chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân chịu sự chỉ đạo, kiểmtra về nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp Quận.Trưởng các ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm và báo cáo trước
Ủy ban nhân dân cơ quan chuyên môn cấp Quận và báo cáo trước Hội đồngnhân dân cấp phường khi được yêu cầu
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân.
1.2.1 Tình hình tổ chức.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết cáccông việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đềugắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổchức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó,vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhànước là rất quan trọng
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chínhtrị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ,những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơquan
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất côngviệc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,
cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc mộtcách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệmgóp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả vàđây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ởnước ta hiện nay
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
Trang 10phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,
tổ chức và các bí mật quốc gia
Văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác vănphòng Trong văn phòng,công tác văn thư - lưu trữ không thể thiếu và là mộttrong những nội dung quan, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động củavăn phòng Như vậy, công tác văn thư lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơquan và được xem như một mặt hoạt động quản lý nhà nước Tại Uỷ ban nhândân phường Nhật Tân công tác văn thư lưu trữ được tổ chức nằm trong vănphòng
Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục
vụ cho công việc văn phòng được thuận lợi hơn Hiện nay văn phòng đã đượctrang bị: máy vi tính, máy photocopy, máy in, máy fax, máy scan, điện thoại đểphục vụ cho công việc
1.2.2 Chức năng.
Thường trực, tiếp nhận, đăng ký
Tổ chức thực hiện công tác photo các loại văn bản, tài liệu phục vụ hoạtđộng của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường
Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng nhândân và cho công việc thường xuyên của Uỷ ban nhân dân phường
Tham mưu với Hội đồng nhân dân phường và Uỷ ban nhân dân phườngtriển khai thực hiện các nội dung phục vụ công tác bầu cử đại biểu Quốc hội vàHội đồng nhân dân các cấp theo quy định của pháp luật và công tác được giao
1.2.3 Nhiệm vụ
Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân phường xây dựng chương trình côngtác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc đó Tổnghợp cáo tình hình hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường
Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểubáo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chứcphường
Trang 11Tham mưu và thực hiện công tác thi đua khen thưởng ở phường, tổng hợpbáo cáo với Hội đồng thi đua khen thưởng của phường và của cấp trên.
Phụ trách và tổ chức thực hiện đúng các quy định về công tác tiếp dân,tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính củaphường
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dânphường giao
1.2.4 Quyền hạn
Quyền hạn của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm là tổ chứcthu nhận, chỉnh lý tài liệu và sắp xếp tài, tập hợp tài liệu cơ quan, đơn vị thuộc nguồnnộp lưu vào kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường
Thống kê, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác điềuhành, chỉ đạo, quản lý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường
Bảo quản tài liệu trong kho và tổ chức kiểm tra, tổng hợp báo cáo về thống nhấtcông tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước
Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị phòng, ban,chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân phường để đưa vào kho, tham mưu việc tiêu hủytài liệu hết giá trị theo đúng quy định của nhà nước
Trang 12Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân
phường Nhật Tân.
2.1 Thực tiễn công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc cơ quan Đảng, các cơ quannhà nước , các tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân
Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổchức quàn lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu chohoạt động của cơ quan đạt hiệu quả
Công tác văn thư giữ một nhiệm vụ lớn và quan trọng trong công tác vănphòng Nhận thức được tầm quan trọng đó Ủy ban nhân dân phường Nhật Tânhàng năm đều có đợt tổng kết công tác văn thư ở cơ quan nhằm đánh giá quátrình công tác, rút ra kinh nghiệm và đề ra phương án kế hoạch phát triển trongnăm tới
2.1.1 Ban hành và chỉ đạo về công tác văn thư.
Hiện nay, Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân vẫn chưa có những văn bảnquản lý, chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư Và ở đây cũng chưa xâydựng được quy chế về công tác văn thư cho Uỷ ban nhân dân Như chúng ta đãbiết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải ban hành, đểthuận tiện cho công tác văn thư – lưu trữ
Như vậy, văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rấtquan trọng đối với cơ quan Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải
có văn bản và ban hành kịp thời cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơntrong công tác văn thư lưu trữ Nếu có văn bản quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong
cơ quan sẽ nắm rõ nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện theo đúngnguyên tắc đã đề ra
Hình thức tổ chức văn thư Ủy ban nhân dân theo cơ chế tập trung Cónghĩa là toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tạimột nơi, một vị trí của cơ quan
Trang 132.1.2 Hoạt động nghiệp vụ
Cán bộ văn thư đã được thực hiện theo các văn bản do cơ quan: Chínhphủ, Bộ Nội vụ, Cục văn thư và lưu trữ nhà nước ban hành Cụ thể là một sốvăn bản sau đây:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn thể thức và kĩ thật trình bày văn bản hành chính
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm
2005 của Bộ nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chínhphủ về quản lý và sử dụng con dấu
2.1.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân là cơ quan hành chính cấp cơ sở thựchiện chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninhquốc phòng trên địa bàn phường Vì vậy lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của Ủy bannhân dân phường đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao Công tác xâydựng và ban hành văn bản được thực hiện theo quy định chung
Bộ phận văn thư có nhiệm soạn thảo văn bản, trước khi soạn thảo phảixác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thuthập, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản; soạn thảo văn bản; đánh máykiểm tra về mặt kĩ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký và đóng dấu sau đólàm thủ tục phát hanh Các văn bản được soạn thảo đều có đầy đủ các yếu tổ thểthức:
- Quốc hiệu
- Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản
- Tên cơ quan ban hành văn bản
- Số và kí hiệu của văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Trang 14- Nội dung văn bản
- Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền
Thể thực và kĩ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính
Thủ tục ban hành và thẩm quyền ký của Ủy ban nhân dân phường NhậtTân:
Thủ tục ban hành: Các văn bản của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tânđược ban hành theo năm, được đánh số theo thời gian bắt đầu từ số 01 cho đếncuối năm đối với từng loại văn bản
Thẩm quyền ký văn bản: Chủ tịch Ủy ban nhân dân thường ký các vănbản trình Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường, các quyết định, chỉthị của Ủy ban nhân dân phường, các văn bản thuộc thẩm quyền cá nhân quyđịnh tại điều 127 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm2003
Khi Chủ tịch vắng mặt thì Chủ tịch ủy quyền cho phó chủ tịch ký thay.Phó chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể thuộc các lĩnhvực chuyên môn nghiệp vụ do Chủ tịch phân công
Như vậy, việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản được cán bộ của Ủyban nhân dân phường nắm rõ, chấp hành đúng, nghiêm túc trong việc xử lý vàban hành văn bản
2.1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi
Hàng năm khối lượng văn bản đi của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân
là tương đối nhiều và đa dạng
Trang 15Bảng thống kê số lượng văn bản ban hành của Ủy ban nhân dân trong banăm gần đây:
Tên loại văn bản Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Quyết định 204 văn bản 245 văn bản 265 văn bản
Thông báo 115 văn bản 140 văn bản 155 văn bản
Công văn 275 văn bản 315 văn bản 320 văn bản
Kế hoạch 76 văn bản 111 văn bản 123 văn bản
Trước khi phát hành văn bản cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra lạihình thức, thể thức và kĩ thuật trình bày Nếu đầy đủ mới đóng dấu, vào sổ vàphát hành văn bản đi Trong trường hợp phát hiện sai sót, kịp thời báo cáo người
có thẩm quyền xem xét giải quyết
Đăng ký văn bản đi và ghi chép những điều cần thiết về một văn bản như
số ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong những phươngtiện đăng ký văn bản như sổ, máy tính nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn bảnnhanh chóng
Tất cả các công văn đi của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân, sau khi đã
có chữ ký và đóng dấu xong thì được đăng ký vào sổ “ sổ đăng ký công văn đi”của cơ quan Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác Văn bản sau khi kiểm tra vềthể thức, cán bộ văn thư ghi số ký hiệu, ngày tháng năm lên văn bản rồi tiếnhành đăng ký
Sổ văn bản được lấy theo năm vào tên loại văn bản Do số lượng văn bảnhình thành trong cơ quan khá nhiều nên thành lập thành nhiều sổ đăng ký vănbản:
- Sổ đăng ký thông báo,
- Sổ đăng ký quyết định,
- Sổ đăng ký kế hoạch + tờ trình,
- Sổ đăng ký công văn,
- Sổ đăng ký báo cáo + biên bản
Mẫu sổ “ đăng ký văn bản đi” của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân