Báo cáo thực tập: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành. 3 1.1.2. Chức năng 5 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân. 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân. 7 1.2.1 Tình hình tổ chức. 7 1.2.2. Chức năng. 8 1.2.3. Nhiệm vụ. 8 1.2.4. Quyền hạn 9 1.2.5. Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân. 10 2.1. Thực tiễn công tác văn thư. 10 2.1.1. Ban hành và chỉ đạo về công tác văn thư. 10 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 11 2.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 12 2.1.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến. 14 2.1.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 16 2.1.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 16 2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ 17 2.2.1. Chỉ đạo và ban hành văn bản 18 2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 18 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu 19 2.2.5. Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu 19 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 21 3.1. Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1. Đối với công tác văn thư 21 3.1.2. Đối với công tác lưu trữ 21 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân. 22 3.3. Một số khuyến nghị 23 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 23 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 23 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 D. PHỤ LỤC 28

MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG .3 Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 1.1.1 Lịch sử hình thành .3 1.1.2 Chức 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân .6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 1.2.1 Tình hình tổ chức 1.2.2 Chức 1.2.3 Nhiệm vụ .8 1.2.4 Quyền hạn 1.2.5 Cơ cấu tổ chức .9 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân 10 2.1 Thực tiễn công tác văn thư 10 2.1.1 Ban hành đạo công tác văn thư 10 2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ 11 2.1.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn .11 2.1.2.2 Quản lý giải văn 12 2.1.1.3 Quản lý giải văn đến 14 2.1.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 16 2.1.2.5 Quản lý sử dụng dấu 16 2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ 17 2.2.1 Chỉ đạo ban hành văn 18 2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu .18 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 19 2.2.5 Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu .19 Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa khuyến nghị 21 3.1 Nhận xét, đánh giá 21 3.1.1 Đối với công tác văn thư 21 3.1.2 Đối với công tác lưu trữ 21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân 22 3.3 Một số khuyến nghị 23 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 23 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 23 C PHẦN KẾT LUẬN .25 D PHỤ LỤC 28 A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư, lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Khi nhà trường tạo điều kiện cho em tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế em xác định mục đích đợt thực tập vân dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế, học hỏi bổ sung kiến thức chuyên môn rèn luyện kĩ nghề nghiệp Được đồng ý nhà trường chấp nhận Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân em tiếp nhận vào quan thực tập Văn phòng Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân từ ngày 10/01 – 10/03/2017 Thời gian thực tập dài đem lại cho em kiến thưc có giá trị thực tiễn Qua đợt thực tập này, em có thêm nhiều thơng tin, kiến thức bổ ích Có thể tự tạo cho phương thức học tập sở thực tế qua học hỏi Nhờ mà thân trau dồi kiến thức nhiều hơn, động hơn, khéo léo Và điều kiện cần thiết chuyên ngành văn thư lưu trữ nói riêng chuyên ngành khác quan đơn vị Đây hoạt động ý nghĩa đối bổ ích cho sinh viên chúng em để phục vụ cho cơng tác sau Bên cạnh thuận lợi tồn khó khăn q trình thực tập, khó khăn việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, bất cập quan Đợt thực tập giúp em nhận yếu điểm khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm việc thực thao tác chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ Từ em khắc phục thiếu sót lý thuyết chun mơn vào thực tiễn Đợt thực tập giúp em nắm kiến thức sau thực tập quan Được tạo điều kiện Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân, thành viên phòng chun mơn giúp em có hội tiếp xúc với kiến thức chuyên môn thực tiễn hữu ích q trình học tập em Qua thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ, tạo điều kiện lãnh đạo phường tồn thể cán nhân viên phòng chuyên môn Đặc biệt cán văn thư Nông Thị Minh Thủy hỗ trợ em nhiều việc tìm hiểu, thu thập thơng tin phục vụ trình học tập hoạt động Uỷ ban nhân dân phường Bên cạnh em xin gửi lời chân thành cảm ơn đến quý thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ dạy em kiến thức quý giá kinh nghiệm hữu ích để em hoàn thành đợt thực tập Tuy nhiên, tiếp xúc cơng việc thực tế kiến thức hạn chế nên khơng tránh thiếu sót q trình thực tập Em mong đóng góp cán Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ để em hồn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 1.1.1 Lịch sử hình thành Phường Nhật Tân có diện tích 103,5 dân số 6.914 người Phường Nhật Tân dài hai bên bờ phía đơng bắc phía tây Hồ Tây Xã Nhật Tân trước nawmm 1945 có diện tích tự nhiên 341,2 với khoảng 2000 nhân có 141,7 đất canh tác Phường Nhật Tân với 365,2 diện tích 341,2 đất canh tác với 8000 người Phía đơng giáp phường Tứ Liên, Phía nam giáp phường Quảng An phía tây nam giáp phường Xuân La Phía tây giáp với phường Phú Thượng Phía bắc giáp với phường Phú Thượng ( quận Tây Hồ), xã Tầm xá (Huyện Đông Anh) phường Ngọc Thụy (quận Long Biên) Làng Nhật Tân phía tây bắc Hồ Tây, kề cận làng Quảng Bá Thời phong kiến, làng phường, có tên Nhật Chiêu, thuộc tổng Thượng, huyện Vĩnh Thuận, phủ Phụng Thiên (Kinh đô Thăng Long thời Lê); từ năm 1831 thuộc phủ Hoài Đức, tỉnh Hà Nội; từ năm 1889 thuộc tỉnh Cầu Đơ (năm 1904 đổi làm tỉnh Hà Đông) Đến năm 1915, phường đổi thành xã Nhật Chiêu thuộc huyện Hồn Long, tỉnh Hà Đơng Cuối năm 1942, xã lại đổi thuộc Đại lý đặc biệt Hà Nội Trong kháng chiến chống Pháp, thuộc xã Quảng Tân, quận ngoại thành quyền cách mạng Sau Cải cách ruộng đất (giữa năm 1956), tách thành xã Nhật Tân, gồm bốn thôn Đông - Nam - Tây - Bắc thuộc quận 5; đến năm 1961 thuộc huyện Từ Liêm Năm 1995, sau thành lập quận Tây Hồ từ số phường thuộc quận Ba Đình xã thuộc huyện Từ Liêm, phường Nhật Tân thuộc quận Tây Hồ Nhật Tân xưa có đồng bãi, bãi chủ yếu Dân làng sống chủ yếu nghề trồng đào cảnh Kỹ thuật trồng đào dân làng từ việc ghép cành đào bích vào gốc đào để tạo đào lai gốc khoẻ, mà hoa đẹp, đều, đến việc sửa tán tạo thành tròn, đẹp đều; đặc biệt việc hãm đào cho nở vào dịp Tết Nguyên đán điều kiện thời tiết diễn biến thất thường đạt đến trình độ điêu luyện, khơng đâu làm Mỗi năm, từ 20 tháng Chạp trở đi, đào Nhật Tân đem bán tập trung chợ hoa Cống Chéo - Hàng Lược, đem đến sắc xuân cho nhà Hiện làng Nhật Tân với thôn trở thành phường Nhật Tân với cụm dân cư Làng tiếng nghề trồng hoa đào với nhiều giống đào khác nhau: đào bơng tự, đào ta, đào thế, đào bích Cây đào trước tập trung hầu hết khu vực thôn Tây thôn nam (cụm 2, bây giờ) chuyển sang bãi ngồi đê sơng Hồng để dành đất xây dựng khu đô thị cơng trình nhà nước Ngồi hoa đào dân cư trồng nhiều loại hoa rau xanh để tăng thu nhập Ở có đặc sản thịt chó Nhật Tân tiếng thời Mảnh đất Nhật Tân ghi lại hai kiện lịch sử đất nước thời phong kiến Một là, vào năm Kỷ Tỵ (1509), Vua Lê Uy Mục bị Giản Tu công Oanh cướp ngôi, phải chạy phường Nhật Chiêu bị bắt, đwòng bị giải kinh đô uống thuốc độc tự tử Hai là, gần ngã ba Nhật Tân, nơi có hai gạo bên đường có miếu, gọi miếu Chúa Lâm Theo bậc cao niên nơi Chúa Trịnh Khải (Trịnh Tông) bị Nguyễn Trang bắt giao cho quân Tây Sơn Trên đường bị giải từ Hạ Lơi (Vĩnh Phúc) qua đò Chèm - đình Nhật Tảo, đến quán hàng nước ngã ba Nhật Chiêu, bọn vào nghỉ, Trịnh Tông bất ngờ đoạt lấy dao bổ cau bà hàng nước đâm vào cổ chết Về sau, dân làng lập miếu để thờ, gọi miếu Chúa lâm chung (chúa chết), sau gọi tắt miếu Chúa Lâm Nhật Tân xưa có dãy bảy gạo cổ thụ, tương truyền bà Lạc phi - vợ Lạc Long Quân trồng, để ứng với bảy bọc trứng bà sinh ra, hóa thành bảy rồng bay lên trời Trong “Phú Tây Hồ” Nguyễn Huy Lượng sáng tác năm 1802 có nhắc đến bảy gạo Ở thơn Bắc có miếu Cung, nằm hai gạo cổ thụ khu đất cao ngồi bãi có, tương truyền nơi sinh Uy Đơ - Hồng hậu vợ Vua Trần Thánh Tông Khi trưởng thành, Uy Đô theo Trần Hưng Đạo đánh giặc Nguyên - Mông, lập nhiều chiến công nên phong Dâm Đàm đại vương, thờ đình (Dâm Đàm tên gọi khác Hồ Tây) Những năm gần đây, phường Nhật Tân có bước phát triển tất lĩnh vực đời sống xã hội Kinh tế tiếp tục phát triển theo định hường dịch vụ - du dịch – nông nghiệp tiểu thủ công nghiệp Đời sống vật chất tinh thần nhân dân bước nâng cao.Các công trình văn hóa thể thao, cơng trình phúc lợi cơng cộng hồn thành Với thuận lợi đó, phường Nhật Tân trở thành phường văn hóa với kinh tế phát triển, đời sống người nâng cao góp phần vào nghiệp phát triển chung đất nước thời kì phát triển cơng nghiệp hóa, đại hóa 1.1.2 Chức Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân quan hành cấp sở có nhiệm vụ tổ chức, đạo việc thi hành hợp pháp, luật văn nhà nước cấp trên, Nghị Hội đồng nhân dân cấp Trong phạm vi quyền hạn Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân thị định kiểm tra việc thi hành văn Quản lý nhà nước tất lĩnh vực kinh tế - văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng địa bàn phường 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân Ủy ban nhân dân chiu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003, văn quan Nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinhh tế xã hội, củng cố an ninh quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp Ủy ban nhân dân cấp trực tiếp Theo luật tổ chức Hội đông nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003: Ủy ban nhân dân có nhiệm vụ quản lý Nhà nước nhiệm vụ khác đời sống địa phương, thực việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành nghị Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước, tổ chức xã hội; đảm bảo an ninh, an trật tự xã hội; thực nhiệm vụ xây dựng quốc phòng tồn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch phường; phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, công dân; chống tham nhũng buôn lậu, làm giả, tệ nạn xã hội; quản lý tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội, tổ chức thi hành án địa phương; tổ chức đạo việc thu ngân sách địa phương; phối hợp với thường trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội dung kỳ họp Hội đồng nhân dân; xây dựng đề án trình Hội đồng nhân dân xét duyệt định hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân Lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân bao gồm: - 01 Chủ tịch Ủy ban nhân dân - 02 Phó chủ tịch phụ trách hai lĩnh vực kinh tế văn hóa xã hội Bên cạnh ban , ngành tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường thực quản lý chuyên môn bao gồm: - Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường - Ban huy quân - Ban cơng an - Tài kế tốn - Địa – xây dựng - Văn hóa – xã hội - Tư pháp – hộ tịch - Quản lý trật tự đô thị - Lao động thương binh xã hội, chăm sóc trẻ em Các ban ngành chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân xã giúp Ủy ban nhân dân phường thực chức quản lý nhà nước cấp phường thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân theo quy định pháp luật: Góp phần đảm bảo thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Các ban ngành chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân chịu đạo, kiểm tra nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp Quận Trưởng ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm báo cáo trước Ủy ban nhân dân quan chuyên môn cấp Quận báo cáo trước Hội đồng nhân dân cấp phường yêu cầu 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân 1.2.1 Tình hình tổ chức Trong hoạt động quản lý hành nhà nước hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất cơng việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Thứ ba, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Văn thư – lưu trữ nội dung cơng tác văn phòng Trong văn phòng,cơng tác văn thư - lưu trữ khơng thể thiếu nội dung quan, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Như vậy, cơng tác văn thư lưu trữ gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý nhà nước Tại Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân công tác văn thư lưu trữ tổ chức nằm văn phòng Các trang thiết bị văn phòng bố trí cách hợp lý nhằm phục vụ cho cơng việc văn phòng thuận lợi Hiện văn phòng trang bị: máy vi tính, máy photocopy, máy in, máy fax, máy scan, điện thoại để phục vụ cho công việc 1.2.2 Chức Thường trực, tiếp nhận, đăng ký Tổ chức thực công tác photo loại văn bản, tài liệu phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân phường Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho kỳ họp Hội đồng nhân dân cho công việc thường xuyên Uỷ ban nhân dân phường Tham mưu với Hội đồng nhân dân phường Uỷ ban nhân dân phường triển khai thực nội dung phục vụ công tác bầu cử đại biểu Quốc hội Hội đồng nhân dân cấp theo quy định pháp luật công tác giao 1.2.3 Nhiệm vụ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân phường xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi việc thực chương trình, lịch làm việc Tổng hợp cáo tình hình hoạt động Uỷ ban nhân dân phường Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức phường văn thư đăng ký văn máy tính sử dụng phần mềm “ Quản lý văn – hồ sơ công việc” phần mềm dành cho đơn vị cấp phường Số công văn đánh liên tục theo thứ tự 01 cho công văn ngày làm việc đầu năm kết thúc số công văn cuối ngày làm việc cuối năm Tất văn hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày, chậm ngày làm việc Việc chuyển phát văn cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức thực văn thư cán văn thư trực tiếp thực Đối với quan xa gửi theo đường bưu điện Trong trường hợp khẩn cấp, cần phải chuyển phát trực tiếp Những văn có độ mật có yếu tố mật tuân thủ theo quy định không fax hay gửi qua mạng Việc tổ chức quản lý văn Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân dễ làm, văn đăng ký vào sổ xác, đầy đủ thể thức Cán Văn thư thành thạo nghề nghiệp chuyên môn nghiệp vụ Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý văn vản thuận tiện cho việc tra tìm, khai thác sử dụng 2.1.1.3 Quản lý giải văn đến Văn Bộ (hoặc đơn vị thuộc Bộ) nhận từ nơi khác gửi đến qua đường văn thư gọi tắt công văn đến Quản lý văn đến quan khâu nghiệp vụ quan trọng công tác văn thư, quản lý giải văn tốt đảm bảo cho việc thực cơng việc cách nhanh chóng kịp thời, hiệu Việc chuyển giao văn đến phường đảm bảo ngun tắc: Nhanh chóng, xác, kịp thời, thống Văn đến Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân toàn văn quy định pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành đơn thư gửi đến Ủy ban nhiều hình thức khác nhau: qua bưu điện, qua phần mềm chuyền nhận văn cá nhân trực tiếp mang đến Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân quan quan lý cấp địa phương, chịu trách nhiệm điều hành chấp hành địa phương trình hoạt động Ủy ban phải nhận khối lượng lớn văn đến quan cấp đạo 14 hoạt động Để giải tốt công việc, văn đến tổ chức quản lý chặt chẽ đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động động quản lý hoạt động hàng ngày quan Văn đến Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân đến từ nguồn chủ yếu như: - Các quan cấp gửi đến - Các quan cấp gửi lên - Văn từ cấp gửi lên - Văn cấp gửi tới - Văn từ đồn thể cá nhân Cơng tác quản lý công văn đến Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân tiến hành theo trình tự: - Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bóc bì văn đến: Tất văn đến phải qua văn thư làm thủ tục phân phối theo quy định - Đóng dấu đến ghi số ngày đến: văn đến đóng dấu “ văn đến” đăng ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến - Đăng ký văn đến: văn đăng ký vào sổ, phần mềm quản lý văn - Trình văn đến: Sau đăng ký, văn kèm theo phiếu trình văn để trình lên lãnh đạo quan cho ý kiến đạo giải - Chuyển giao văn đến: Các văn chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải cư vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, chặt chẽ, đối tượng - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định Thủ trưởng quan, chánh văn phòng, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm theo dõi đôn đốc kiểm tra việc giải văn đến Cán văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn đến đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ giải văn Văn lưu lại với người thừa hành công việc 15 giải Việc đăng ký văn đến cán văn thư Ủy ban thực theo quy trình nghiệp vụ, nhanh chóng việc tiếp nhận xử lý văn 2.1.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Hồ sơ tập văn có liên quan đến vấn đề, việc người hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức quan Lập hồ sơ trình tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Việc lập hồ sơ khâu quan trọng cuối cơng tác văn thư mắt xích gắn kết nghiệp vụ văn thư nghiệp vụ lưu trữ Lập hồ sơ giúp việc tra tìm văn nhanh chóng, xác để giải cơng việc kịp thời, hiệu Và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân có nhiệm vụ sau năm kể từ cơng việc kết thúc hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài vĩnh viễn phải nộp vào lưu trữ quan Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường đôn đốc, kiểm tra đạo việc lập hồ sơ, nộp lưu thường xuyên để theo dõi đôn đốc cá nhân đơn vị, đưa quy định cụ thể lập hồ sơ, nộp lưu 2.1.2.5 Quản lý sử dụng dấu Qua thực tế việc quản lý sử dụng dấu văn thư Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân thực tốt tuân theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 sửa đổi bổ dung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 a.Quản lý dấu - Văn phòng Uỷ ban nhân dân phường có trách nhiệm quản lý dấu 16 Uỷ ban nhân dân phường dấu văn phòng Con dấu đơn vị thuộc phường, đơn vị trực tiếp quản lý - Thủ trưởng đơn vị cán văn thư giao quản ý dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu b Sử dụng dấu Văn sau ký phải đóng dấu để ban hành Qua khảo sát, em thấy việc đóng dấu ban hành văn Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân tiến hành tốt Dấu giao cho cán văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu, đóng dấu lên văn kiểm tra thể thức, ký thẩm quyền, dấu đóng vị trí 1/3 phần bên trái chữ ký Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân sử dụng loại dấu sau: - Dấu quốc huy (dấu tròn) Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân - Dấu chức danh: Dấu Chủ tịch, Phó chủ tịch, dấu tên Chủ tịch, dấu tên Phó chủ tịch - Dấu phục vụ công tác văn thư : dấu đến, dấu mật, khẩn, hỏa tốc - Dấu quân - Dấu cơng đồn Dấu giao cho cán văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu nên dấu bảo quản tốt, lau chùi sẽ, không bị nhòe đóng dấu, sau đóng xong cho dấu vào hòm khóa lại Khơng giao dấu cho người khác chưa dược đồng ý lãnh đạo Khơng có trường hợp đóng dấu khống Việc đóng dấu quy định, đóng dấu rõ ràng, chiều 2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu lý luận cơng tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng quan, tổ chức cá nhân Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ nhân dân Vì vậy, cơng tác lưu trữ Uỷ ban nhân dân quan tâm, thực tốt khâu nghiệp vụ bản, lưu trữ tài liệu 17 tốt, cẩn thận 2.2.1 Chỉ đạo ban hành văn Hiện nay, Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân chưa có đạo xây dựng ban hành nội quy quy chế công tác lưu trữ Mà đạo công tác lưu trữ quan trọng cần thiết Chính mà cần phải có văn hướng dẫn đạo cơng tác lưu trữ Nếu có văn hướng hẫn đạo cụ thể chất lượng cơng việc mang lại hiệu cao 2.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Theo quy định Nhà nước sau cơng việc kết thúc cán , nhân viên làm công tác giấy tờ công văn, cán nhân viên làm công tác chun mơn khác có liên quan đến cơng văn giấy tờ phải kiểm tra lại đầy đủ tài liệu giữ giao nộp cho cán phòng lưu trữ quan Đối với hồ sơ đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ quan cán công chức cần giữ lại để tham khảo, giải cơng việc cần làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ quan sau làm thủ tục cho mượn hồ sơ để giữu lại tài liệu Cán văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân Phường thực công tác thu thập tài liệu đơn vị phòng ban trực thuộc đến xin dấu tức cán văn thư – lưu trữ thu lại gốc có chữ ký trực tiếp lãnh đạo quan cất giữ cẩn thận, hàng tháng phải xếp, kiểm tra lại tài liệu giữ, thiếu phải đến phòng ban thu thập đầy đủ 2.2.3 Cơng tác xác định giá trị tài liệu Những năm trước đây,Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu chưa thực thống theo quy định nhà nước Do vậy, mà kết đạt chưa cao công tác nhiều tồn tại: Tài liệu chưa xác định cách cụ thể, không rõ ràng mà mang tính chất chung chung Và xác định giá trị tài liệu nhầm lẫn tài liệu có giá trị tài liệu hết giá trị Khi xác định giá trị tài liệu tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản 18 phục vụ khai thác sử dụng Những tài liệu hết giá trị thực giá trị lịch sử loại để tiêu hủy Để xác định cách xác văn phòng Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân tiến hành xác định giá trị tài liệu Trong trình xác định giá trị tài liệu tài liệu loại thống kê vào danh mục tài liệu loại Việc tiêu hủy thực nghiêm ngặt theo quy định nhà nước 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý khoa học tài liệu biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, thu thập, bổ sung tài liệu….để nhằm tổ chức khoa học tài liệu phông, loại tài liệu hết giá trị, bảo quản tài liệu quan trọng Qua khảo sát, tài liệu kho lưu trữ Ủy ban nhân dân không đồng đều, đa số tài liệu có giá trị vĩnh viễn lâu dài Uỷ ban nhân dân Phường cử cán văn thư thực công tác thu thập, quản lý chỉnh lý tài liệu theo thời gian quý Để công tác chỉnh lý tài liệu quan nói chung Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân nói riêng thực tốt theo quy định quan cấp cần quan tâm đầu tư kinh phí để khuyến khích quan làm tốt công tác 2.2.5 Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu Sau tài liệu chỉnh lý, lập thành hồ sơ đưa vào kho lưu trữ cơng tác bảo quản tài liệu đề đáng quan tâm lưu trữ định an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khái thác, sử dụng Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thực nghiêm chỉnh theo quy định pháp luật lưu trữ Tài liệu lưu trữ bảo vệ bảo quản an toàn kho lưu trữ Kho lưu trữ Ủy ban kho tạm đặt phía văn phòng có diện tích khoảng 15m Thực tốt biện pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật tài liệu lưu trữ Tuy nhiên diện tích kho nhỏ thiếu trang thiết bị điều hòa nhiệt độ, quạt thơng gió nên khơng tránh khỏi khí hậu khắc nghiệt nước ta Chưa thực biện pháp 19 phòng, chống trùng, nấm mốc, lồi gặm nhấm, khử axit tác nhân gây hư hỏng tài liệu Ủy ban nhân dân trang bị đầy đủ hệ thống tủ, kệ, giá cặp hộp để phục vụ việc lưu trữ, bảo quản Đối với tài liệu phận chuyên môn như: địa chính, kế tốn, tư pháp, thị…, Uỷ ban nhân dân phường bố trí cán chun mơn tự lưu giữ tài liệu phận theo quy định để thuận tiện cho công tác quản lý sử dụng Do gặp phải khó khan q trình lưu trữ bảo quản tào liệu Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân cố gắng khắc phục, thực tốt công tác bảo quản việc thực biện pháp: kho quét, lau chùi thoáng mát Tài liệu trước đưa vào lưu trữ đảm bảo khơ, khơng nhàu nát Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa khuyến nghị 3.1 Nhận xét, đánh giá 20 Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn 3.1.1 Đối với công tác văn thư a Ưu điểm - Thực quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ - Trong hoạt động quản lý quan công tác quản lý văn đi, văn đến thực theo quy định Nhà nước - Một số công việc thủ công loại bỏ - Công tác soạn thảo văn có cải tiến rõ rệt nội dung hình thức Do tiết kiệm thời gian sực lao động - Việc tính tốn trở nên xác, đơn giản nhanh chóng hiệu - Việc quản lý điều hành công tác văn phòng thuận lợi có hiệu - Việc quản lý sử dụng dấu thực tốt - Bộ phận văn thư Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân trang bị trang thiết bị phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ b Hạn chế - Xử lý thông tin xử dụng tin chưa thật khoa học hợp lý - Chưa ứng dụng phần mềm cách tối ưu công tác quản lý - Cán văn thư chưa lập sổ theo dõi chuyển giao văn - Trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng - Văn hướng dẫn đạo công tác văn thư chưa ban hành 3.1.2 Đối với công tác lưu trữ a Ưu điểm - Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ văn thực cách chặt chẽ an toàn - Trang thiết bị bổ sung, mua sắm dần thay trang thiết 21 bị cũ qua sử dụng nhiều năm đại hóa phù hợp với phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ - Hồ sơ tài liệu kho xếp cách khoa học b Hạn chế - Văn hướng dẫn đạo công tác lưu trữ quan chưa ban hành - Công tác chỉnh lý tài liệu khoa học chưa quan tâm, tồn hạn chế nguồn kinh phí, bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát quản lý - Kho lưu trữ thiếu trang thiết bị đại: điều hòa nhiệt độ, quạt thơng gió, máy hút bụi hay chưa thực biện pháp phòng chống côn trùng, ẩm mốc 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân Để công tác văn thư lưu trữ hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo cơng cải cách hành Chúng ta cần quan tâm mực đến công tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước hết phải đổi nhận thức vai trò cơng tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động quản lý Ủy ban nhân dân - Hoạt động công tác văn thư lưu trữ cần có quan tâm đặc biệt Đó xây dựng hoàn chỉnh thống hệ thống văn đạo hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ - Thường xuyên cử cán Văn thu Lưu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao - Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc để họ phát huy khả cơng việc 3.3 Một số khuyến nghị Qua đợt thực tập này, em tiếp xúc với công việc chuyên ngành 22 thực tế nhiều, đến thực tập Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân em không đến khảo sát tình hình cơng tác Văn thư – Lưu trữ phường mà trình kiến tập cán nhân viên Ủy ban tạo điều kiện, hướng dẫn cho em thực công việc cán Văn thư – Lưu trữ Em có số kiến nghị để công tác Văn thư - Lưu trữ phường ngày tốt giúp cho đợt kiến tập em hiệu 3.3.1 Đối với quan, tổ chức - Lãnh đạo Ủy ban thường xun đơn đốc kiểm tra, phòng ban lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ, để làm tốt công tác lưu trữ tránh bó gói, thất tài liệu Nếu công việc chưa làm xong mà đến thời hạn cần trả lời cần đơn đốc để giải công việc kịp thời - Để giúp cho công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban bước đại hóa, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Tăng mức tự động hóa công tác văn thư, lưu trữ không tạo thay đổi kỹ thuật mà thay đổi thói quen, tác phong làm việc - Cần xây dựng kho lưu trữ vị trí thống mát, có diện tích lớn để đảm bảo lưu trữ tất tài liệu phòng ban Trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản: biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xảy với tài liệu - Xây dựng ban hành văn hướng dẫn đạo công tác văn thư lưu trữ 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Thực phương châm “học đôi với hành”, “lý thuyết liền với thực tế” em mong ban lãnh đạo nhà trường thường xuyên tạo điều kiện tổ chức hoạt động thực tế để chúng em có dịp tiếp xúc sớm với thực tế Và thơng q chúng em xác định tầm quan trọng môn học mà nhà trương truyền đạt cho chúng em Hơn nữa, qua thực tế em biết công việc mà tiếp thu lý thuyết từ giảng thầy cô, em tiếp thu học thầy cô tốt áp dụng 23 vào thực tiễn - Thường xuyên mở đợt tìm hiểu thực tế nhằm giúp sinh viên tiếp xúc với mơi trường bên ngồi nhiều hơn, trau dồi kinh nghiệm, khả thực công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau trường không bị bỡ ngỡ - Đi thực tế để sinh viên có hội vận dụng kiến thức học vào thực tế, đến gần với công việc - Tổ chức buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm, đến quan điển hình phong cách kỹ làm việc, bố trí phòng làm việc, cách xếp tài liệu lưu trữ kho, để sinh viên nắm cách khái quát bước ap dụng thực công việc sau 24 C PHẦN KẾT LUẬN Công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân thực tốt theo quy định Nhà nước văn Nhà nước ban hành: - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kĩ thật trình bày văn hành - Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Bộ nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Cơng văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Ngồi thực theo thông tư số 07,08 Bộ công an quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH ngày 04 tháng 04 năm 2001 Lưu trữ Quốc gia - Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn - Công văn số 879/VTLTNN – NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục văn thư – Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Quyết định số 37/2006/QĐ – BTC ngày 11 tháng 07 năm 2006 Tài ban hành dịch vụ chỉnh lý tài liệu - Quyết định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính 25 phủ sửa đổi bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác Văn thư Lưu trữ - Công văn số 283/ VTLTNN-NNTW công tác Lưu trữ ngày 19 tháng 05 năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn tài liệu hành Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân tổ chức nghiệp Nhà nước, thực tập niềm vui lớn em em cảm thấy cơng việc hồn tồn phù hợp với Hơn em tạo điều kiện nhiều cơng việc để bộc lộ khả học hỏi nhiều điều chưa biết Trong thời gian thực tập Ủy ban nhân dân phường hướng dẫn giúp đỡ tận tình Lãnh đạo, cán nhân viên Ủy ban em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Sau hai tháng thực tập, khoảng thời gian khơng phải dài có ý nghĩa thực với thân em Qua khảo sát thực tế thực tập công tác hành văn phòng cơng tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân giúp em có nhìn rõ nét chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan nhà nước Qua trình thực tập em nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ quan, tổ chức.Văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Văn phòng cầu nối phận, phòng ban, đơn vị quan; trung tâm xử lý, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng quan có định đắn góp phần vào phát triển chung quan Đợt thực tập diễn thuận lợi, em thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách thuận lợi Bên cạnh em có thêm nhiều kinh nghiệm quý giá, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, chau dồi kiến thức chun mơn Để hồn thành báo cáo này, em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến thầy cô giáo giáo khoa văn thư lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho em có mơi 26 trường học tốt, hồn thành phần kiến thức lớp làm tảng cho đợt đợt thực tập Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo, ban ngành đặc biệt văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân tiếp nhận tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trình thực tập Nhờ quan tâm giúp đỡ tận tình quan em rút học kinh nghiệm cho thân gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Do lần đầu tiếp xúc với công việc thực tế môi trường nên em gặp nhiều khó khăn thiếu sót q trình giải cơng việc Vì em mong nhận đóng góp ý kiến quý quan Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giảng viên hướng dẫn Phạm Thị Hạnh với hướng dẫn tận tình chị Nông Thị Minh Thủy cán văn thư quan Song kiến thức hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu sót Em mong nhận góp ý chân thành thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ nhà trường Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Kim Oanh 27 D PHỤ LỤC 28 ... tiếp nhận vào quan thực tập Văn phòng Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân từ ngày 10/01 – 10/03/2017 Thời gian thực tập dài đem lại cho em kiến thưc có giá trị thực tiễn Qua đợt thực tập này, em có thêm... ban em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Sau hai tháng thực tập, khoảng thời gian khơng phải dài có ý nghĩa thực với thân em Qua khảo sát thực tế thực tập công tác hành văn phòng cơng tác... thực tiễn Đợt thực tập giúp em nắm kiến thức sau thực tập quan Được tạo điều kiện Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân, thành viên phòng chun mơn giúp em có hội tiếp xúc với kiến thức chuyên môn thực