MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 6 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2. 6 1.1.1. Lịch sử hình thành. 6 1.1.2. Chức năng 7 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ đình 2. 9 1.2.1. Tình hình tổ chức 9 1.2.2. Chức năng 9 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.4. Cơ cấu tổ chức 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về văn thư – lưu trữ 11 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 11 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong hoạt động lưu trữ 11 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động văn thư – lưu trữ 12 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết, xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ và hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Công tác văn thư: 13 2.2.1.1. Soạn thảo văn bản 14 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi, đến 14 2.2.1.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 16 2.2.2. Công tác lưu trữ 16 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 17 2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu 19 2.2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ 19 Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 21 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 21 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2. 21 3.2.1. Giải pháp về quản lý chung về công tác văn thư – lưu trữ 21 3.2.2. Biện pháp cụ thể 22 3.3. Một số khuyến nghị 23 3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 23 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình .6 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tở chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ đình 1.2.1 Tình hình tổ chức 1.2.2 Chức 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 10 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 11 2.1 Hoạt động quản ly 11 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về văn thư – lưu trư 11 2.1.2 Quản ly phông lưu trư quan, tổ chức 11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ hoạt động lưu trư .11 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trư, quản ly công tác thi đua khen thưởng hoạt động văn thư – lưu trư 12 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết, xử ly vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trư và hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trư 13 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Công tác văn thư: 13 2.2.1.1 Soạn thảo văn bản 14 2.2.1.2 Quản ly văn bản đi, đến 14 2.2.1.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trư quan 15 2.2.1.4 Quản ly và sử dụng dấu 16 2.2.2 Công tác lưu trư 16 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trư 17 2.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.2.3 Chỉnh ly tài liệu 18 2.2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu .19 2.2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trư 19 Chương BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 21 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc đã làm thời gian thực tập và kết quả đạt được 21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trư của Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 21 3.2.1 Giải pháp về quản ly chung về công tác văn thư – lưu trư .21 3.2.2 Biện pháp cụ thể 22 3.3 Một số khuyến nghị 23 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 23 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trư, khoa, trường .24 C PHẦN KẾT LUẬN .25 D PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Văn thư - lưu trư là công tác có y nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của quan lĩnh vực quản ly hành Nhà nước Trong hoạt đợng quản ly hành Nhà nước hiện nay, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, và với công tác văn thư – lưu trư nói chung Do đó, vai trò của cơng tác văn thư – lưu trư đối với hoạt động quản ly hành Nhà nước là rất quan trọng được thể hiện ở 04 điểm sau: Thứ nhất, góp phần quan trọng việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản ly; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin quá khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản ly của các quan, tổ chức Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử ly nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản ly: suất, chất lượng, hiệu quả Đây là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành Nhà nước ở nước ta hiện Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các quan, tổ chức Góp phần giư gìn cứ, chứng về hoạt động của quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức và các bí mật q́c gia Từ quan điểm trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư – lưu trư góp phần bảo đảm cho các hoạt đợng của nền hành Nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản ly hành Nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng cơng c̣c cải cách hành hiện Vì vậy, quan hành Nhà nước đều phải có mợt nhận thức đắn về vị trí và vai trò của cơng tác văn thư – lưu trư để có thể đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư – lưu trư tại các quan, đơn vị vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản ly của các quan, đơn vị Với mục đích giúp sinh viên củng cớ, nâng cao kiến thức đã được trang bị, đồng thời hệ thống hóa được kiến thức bản thuộc chuyên ngành; bước gắn liền ly luận với thực tiễn; tiếp cận và thâm nhập thực tế; vận dụng các kiến thức ly luận được học vào thực tế; làm quen và tăng cường kỹ ngành, nghề, lực chuyên môn đã được đào tạo; trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và khoa Văn thư – Lưu trư nói riêng đã tạo điều kiện cho các sinh viên thực tập tại các quan, tổ chức Đối với sinh viên, thực tập và khảo sát thực tế tại các quan, tổ chức, là một học phần quan trọng và không thể thiếu suốt quá trình học tập, tiếp thu, trau dồi kiến thức Học phần này thực sự đã mang lại cho sinh viên giá trị, kinh nghiệm thực tế, thiết thực và hưu ích Trong śt khoảng thời gian tháng vừa qua, em đã có hội được tham gia thực tập tại Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Tại đây, em đã được tận mắt thấy và tự tay làm một số khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trư sự chỉ đạo, hướng dẫn tận tình của các cán bợ Văn phòng Phường Mỹ Đình Cũng sinh viên khác, việc áp dụng ly luận vào thực tiễn đã khiến em gặp phải mợt sớ khó khăn thiếu kiến thức thực tế, chưa nắm bắt tốt tiến trình công việc nói chung và nghiệp vụ văn thư – lưu trư tại quan nói riêng; chưa trang bị đầy đủ kiến thức dẫn đến thiếu tự tin công việc Khi bắt đầu tham gia thực tập tại quan, bản thân em nhiều bỡ ngỡ, thiếu sự tự tin giao tiếp, thiếu sự hoạt ngôn và e dè, nhút nhát; đơi thiếu sự tập trung quá trình làm việc dẫn đến một số sai sót nhỏ không đáng có Ngoài ra, việc sử dụng máy tính và các trang thiết bị kỹ thuật chưa thành thạo là một khó khăn mà em đã gặp phải thời gian thực tập tại quan Tuy nhiên, nhờ sự giúp đỡ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, của các thầy cô đã giảng dạy chúng em, được Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình hết sức tạo điều kiện, và đặc biệt là có sự hướng dẫn chỉ bảo trực tiếp, nhiệt tình của cán bợ Văn phòng nơi đây, em đã có thể hoàn thành tốt thời gian thực tập của mình Bản thân em đã cố gắng, nỗ lực, không ngừng quan sát, học hỏi kinh nghiệm sở vừa so sánh, đối chiếu giưa ly luận và thực tiễn, vừa thực hành để từ đó phân tích, đánh giá, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện nội dung công tác văn thư – lưu trư tại quan, tổ chức Cá nhân em nhận thấy mình đã có tiến bộ rõ ràng Em đã tự tin, động công việc; tập trung quan sát, tìm tòi; biết cách sử dụng các phần mềm máy vi tính, các trang thiết bị kỹ thuật; học hỏi thêm được nhiều kiến thức, kinh nghiệm làm việc và có thể đưa y kiến trao đổi một cách thoải mái với người hướng dẫn của mình Việc tổ chức kế hoạch thực tập cho sinh viên của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung của khoa Văn thư – Lưu trư nói riêng là vô y nghĩa, bởi là sở, nền móng tạo điều kiện cho chúng em so sánh đối chiếu thực tế với kiến thức đã được học tập tại trường; được thực hành, được làm việc cán bộ văn thư – lưu trư thực thụ; được tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân Qua đợt thực tập này, em đã nhận thức được nhiều nưa tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trư đối với lĩnh vực quản ly hành Nhà nước Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ chúng em là rất lớn Có thể nói, đợt thực tập này đã giúp em cụ thể hóa và nắm chắc kiến thức của mình; làm quen và tăng cường kỹ ngành, nghề, lực chuyên môn đã được đào tạo; giúp em trưởng thành hơn, tự tin về vấn đề chuyên môn nghiệp vụ Qua đây, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình tới các cán bợ, nhân viên Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2, đặc biệt là cô Nguyễn Thu Hiền đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ, đôn đốc, động viên em hoàn thành tốt báo cáo thực tập này Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình đã nhiệt tình chỉ dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt thời gian thực tập tại phường Và em xin được gửi lời cảm ơn tới trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trư các thầy cô giáo đã truyền đạt cho em kiến thức thông qua bài giảng, tiết học thảo luận lớp và có được ví dụ sát với thực tế để em có vốn kiến thức vừa là hành trang bước vào cuộc sống sau này, vừa là nguồn tham khảo cho công việc với chuyên ngành mà em đã chọn Em xin hứa cố gắng học tập tốt nưa, đem kiến thức đã được trang bị ở trường và thực tế để đóng góp hết mình cho ngành nghề, công việc sau này của em Báo cáo sau là kết quả của quá trình khảo sát thực tế, bước gắn liền học với hành, ly luận gắn với thực tiễn, quan sát, phân tích và nhận xét vấn đề thực tiễn về công tác văn thư – lưu trư tại Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Bài báo cáo gồm 03 phần: Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trư tại Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình và đề xuất, khuyến nghị Do thời gian kiến tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế bài báo cáo này nhiều thiếu sót khó tránh Vì em rất mong nhận được nhiều y kiến đóng góp của các thầy cô để em có hội học tập thêm kinh nhiệm và có thể vận dụng tốt kiến thức đã học vào thực tế sau này Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2017 Sinh viên Phùng Thị Anh Thư B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tô chức của Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 1.1.1 Lịch sử hình thành Mỹ Đình là một xã cũ thuộc huyện Từ Liêm, Hà Nội Đây là một xã có tốc độ đô thị hóa cao nhất huyện Từ Liêm, có nhiều công trình cấp quốc gia như: Khu liên hợp thể thao quốc gia Mỹ Đình, Trung tâm Hội nghị Quốc gia Xã cũ gồm các thôn: -Phú Mỹ -Nhân Mỹ -Tân Mỹ (Sa Na) -Đình Thôn -Phú Mỹ là thôn lớn nhất,nằm sau bến xe Mỹ Đình bao gồm nhiều nhà hàng,khu giải trí Đây là thơn có sớ dân lớn nhất xã, và tỉ lệ đô thị hóa cao Người dân thôn sống chủ yếu dựa vào việc làm ruộng, cho thuê nhà trọ và bán hàng tạp hóa Với số dân đông nên dẫn đến nhiều vấn đề phức tạp -Nhân Mỹ là thôn gần sân vận động Quốc gia Mỹ Đình liền kề Khu thể thao nước -Tân Mỹ là thơn chiếm diện tích nhỏ nhất,thôn được hình thành người dân lên khai hoang hiên giờ thôn tương đối phát triển với công việc chủ yếu là xây nhà cao tầng cho sinh viên thuê,trước cổng thôn Tân Mỹ là Sân vận động Quốc gia Mỹ Đình -Đình Thôn là thôn phát triển của xã,tiếp giáp với Mễ Trì, tỉ lệ đô thị hóa cao, trung tâm là khu chợ Đình Thôn, gần đình và chùa Thôn có nhiều khu chung cư và nhà nghỉ cao cấp Ngày 27 tháng 12 năm 2013, thành lập quận Nam Từ Liêm, xã Mỹ Đình được tách thành phường: Mỹ Đình và Mỹ Đình Phường Mỹ Đình là một tiểu vùng nằm ở phía Đơng sơng Nḥ và phía Nam Q́c Lợ 32 Phường nằm ở phía tây Thủ đô Hà Nội, cách trung tâm thành phố 10 km Phường Mỹ Đình được thành lập theo Nghị quyết sớ 132/NQ-CP, sở mợt phần diện tích tự nhiên và dân số của xã Mỹ Đình trước đây, với diện tích tự nhiên 197 và 26.991 nhân gồm các tổ dân phố: Phú Mỹ và tổ dân phố ở khu đô thị Mỹ Đình Phường Mỹ Đình tiếp giáp với các phường sau: + Phía Bắc giáp phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy; + Phía Nam giáp phường Mỹ Đình 1; + Phía Đơng giáp phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy; + Phía Tây giáp phường Cầu Diễn; Dân số của phường là 26.991 người Nơi có các tuyến đường giao thông huyết mạch chạy qua như: đường Phạm Hùng, đường Lê Đức Thọ, thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội Từ ngày thành lập phường đến nay, Đảng bợ, qùn và nhân dân ln nêu cao tinh thần đoàn kết, vượt qua mọi khó khăn xây dựng phường phát triển về mọi mặt Kinh tế phát triển mạnh theo cấu: dịch vụ - công nghiệp – nông nghiệp Văn hóa - xã hội có nhiều tiến bộ, đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân được cải thiện rõ rệt, an ninh q́c phòng được bảo đảm Công tác xây dựng Đảng và hệ thống trị được tăng cường Hiện nay, địa bàn phường có khoảng 300 quan, doanh nghiệp đóng địa bàn, đặc biệt có Khu Liên hiệp Thể thao Quốc gia, Bến xe Mỹ Đình… Với ưu thế về điều kiện tự nhiên, tiềm kinh tế – xã hội, Mỹ Đình tiếp tục phát triển bền vưng, trở thành phường đô thị văn minh, hiện đại 1.1.2 Chức Được quy định tại điều và Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 UBND phường Mỹ Đình chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của quan nhà nước cấp và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hợi, củng cớ q́c phòng, an ninh và thực hiện các sách khác địa bàn; thực hiện chức quản ly nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản ly thống nhất bợ máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Thực hiện theo quy định của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 nhiều lĩnh vực như: kinh tế, giáo dục, y tế, xã hội và đời sống, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ tài nguyên, môi trường, q́c phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hợi, thực hiện sách dân tợc và sách tơn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng qùn địa phương, và các nhiệm vụ Thành phố, Quận giao Ngoài ra, các nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Quyết định biện pháp thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tếxã hội và quy hoạch đô thị; thực hiện nhiệm vụ giải phóng mặt bằng; bảo đảm trật tự giao thông đô thị, trật tự xây dựng địa bàn phường; - Quyết định biện pháp xây dựng nếp sống văn minh đô thị; biện pháp phòng, chớng cháy, nở, giư gìn vệ sinh; bảo vệ môi trường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị phạm vi quản ly; - Quyết định biện pháp quản ly dân cư và tổ chức đời sống nhân dân địa bàn phường 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình gồm có: - 01 Bí thư Đảng ủy - 01 Chủ tịch Hội đồng nhân dân và 01 phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân - 01 Chủ tịch Ủy ban nhân dân và 02 phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân - 01 Ủy ban mặt trận tổ quốc - 01 Chủ tịch hội Phụ nư - 01 Chủ tịch hội Cựu chiến binh Việt Nam Việc xác định giá trị tài liệu lưu trư tại phường Mỹ Đình được thực hiện cứ vào các quy định chung của nhà nước để làm sở tiến hành việc bổ sung tài liệu vào các lưu trư Từ việc xác định giá trị tài liệu lưu trư, cán bợ văn phòng xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mức độ bảo quản được chia làm 02 loại: - Bảo quản vĩnh viễn: áp dụng đối với hồ sơ, tài liệu và các vật mang tin khác có giá trị cao về mặt nghiệp vụ, pháp ly, lịch sử, khoa học có tác dụng phục vụ lâu dài công tác điều tra, nghiên cứu đấu tranh phòng chớng tợi phạm, bảo vệ an ninh q́c gia - Bảo quản có thời hạn: áp dụng đối với hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác phòng chớng tợi phạm và phục vụ lợi ích đáng của tở chức, cá nhan mợt thời gian nhất định 2.2.2.3 Chỉnh ly tài liệu Chỉnh ly tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa chỉnh ly Tuỳ theo điều kiện cụ thể của quan, tở chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình đợ cán bộ, sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa chỉnh ly (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh ly hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh ly (chỉnh ly sơ bộ) Tài liệu sau chỉnh ly hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau: - Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trư hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ đối với lưu trư lịch sử; 18 - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; - Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; sở dư liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản ly, tra cứu sử dụng; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu huỷ Tại Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2, việc thu thập, bở sung tài liệu nhiều hạn chế; việc xác định giá trị tài liệu chưa hợp ly, xác; ng̀n nhân lực được đào tạo về chuyên ngành lưu trư việc đầu tư kinh phí để chỉnh ly tài liệu lưu trư là không có nên việc chỉnh ly tài liệu chưa được thực hiện 2.2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu Thống kê tài liệu lưu trư là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện các loại sổ sách thống kê Thống kê tài liệu lưu trư để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu kho lưu trư theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hoá tài liệu và bảo đảm khả tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi Công cụ tra cứu tài liệu lưu trư là phương tiện tra tìm tài liệu các Phòng, Kho lưu trư nhằm giới thiệu thành phần, nội dung và nơi bảo quản tài liệu Kho lưu trư Công cụ tra cứu tài liệu phản ánh thông tin cần thiết của hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, Phông Lưu trư và toàn Kho lưu trư, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản ly, thống kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh bị mất hoặc thất lạc tài liệu Trong lưu trư có nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệu khác Tại phường Mỹ Đình 2, đã xây dựng được công cụ tra cứu là Mục lục hờ sơ Ví dụ Mục lục hờ sơ HĐND-UBND Mỹ Đình của Văn phòng UBND giai đoạn 2000 – trước ngày 01 tháng năm 2014 (Phụ lục số1) Tuy nhiên, tại phường vẫn nhiều hờ sơ bị bó gói, chưa được sắp xếp, chưa được xây dựng thành danh mục, mục lục hồ sơ dẫn đến sự khó khăn 19 việc tra tìm, nghiên cứu, khai thác thông tin 2.2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trư - Về sở vật chất: Tại phường Mỹ Đình chỉ xây dựng 01 kho tạm Kho đặt tại tầng với diện tích gần 20m ; trang thiết bị kho chỉ có 06 kệ giá để hồ sơ tài liệu, 01 quạt trần, 01 quạt thơng gió; vị trí kho bớ chí chưa phù hợp với quy chuẩn kho lưu trư chuyên dụng - Về thực trạng việc bảo quản tài liệu lưu trư: Tài liệu kho bị bó gói, chưa được sắp xếp, phân loại Nhiều tài liệu, báo, tạp chí cũ nát, rách, ẩm mớc, bị trùng, mối, mọt cắn vẫn để kho, lẫn với các tài liệu khác Việc vệ sinh phòng kho, tài liệu không được diễn thường xuyên (Phụ lục 2) Thành phần tài liệu kho bao gồm các tài liệu hành chính; tài liệu về lịch sử hình thành của quan, đơn vị; hồ sơ công việc đã giải quyết xong… Nhiều hồ sơ, tài liệu chưa được nộp vào kho vẫn được lưu trư các tủ, kệ cá nhân đặt tại các phòng làm việc dẫn đến việc tập trung bảo quản và thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trư rất khó khăn và không được tiến hành (Phụ lục số 3) Có thể thấy rõ, việc bảo quản tài liệu lưu trư tại phường Mỹ Đình chưa được trọng 20 Chương BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm thời gian thực tập và kết quả đạt được Trong thời gian thực tập từ 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 tại Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2, em đã được tận mắt thấy và tự tay làm một số khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trư sự chỉ đạo, hướng dẫn tận tình của các cán bợ Văn phòng phường Mỹ Đình Cụ thể em được cán bộ Văn phòng giao nhiệm vụ thực hiện các cơng việc sau: - Soạn thảo một số các văn bản được giao theo sự hướng dẫn của cán bộ văn thư; - Photo, in ấn, scan tài liệu; - Sắp xếp lại phòng kho để tiện cho việc vệ sinh sơ bợ tài liệu kho, lau giá để hồ sơ tài liệu, qt dọn phòng kho; - Tiếp nhận hờ sơ từ các đơn vị, phòng, ban; - Chuyển văn bản, tài liệu tới các đơn vị, phòng, ban; - Sử dụng dấu theo quy định của quan sự hướng dẫn và giám sát của cán bộ văn thư Với công việc em đã được thực hành tại Văn phòng Ủy ban đã giúp em rèn luyện các kỹ cần thiết của người cán bộ Bên cạnh đó, em thấy một số khâu nghiệp vụ văn thư –lưu trư ở chưa tốt, chưa hoàn thiện Từ đó, em mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trư tại Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 3.2.1 Giải pháp về quản lý chung về công tác văn thư – lưu trư Từ thực tế vừa nêu và qua thời gian thực tập, em xin được đề xuất một số biện pháp quản ly nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trư tại phường Mỹ Đình sau: 21 - Xây dựng, ban hành các văn bản,quy chế quy định một số điều cụ thể về quản ly công tác văn thư – lưu trư, việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư – lưu trư và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác văn thư – lưu trư của phường; Xây dựng nội quy phòng làm việc, nợi quy vào kho lưu trư… - Tở chức sắp xếp lại nhân sự phòng văn thư mợt cách khoa học: bớ trí, sắp xếp nhân sự theo hướng bổ sung thêm cán bộ trẻ tuổi có lực, trình độ chuyên môn về văn thư – lưu trư, có đam mê với ngành nghề, có khả sử dụng thiết bị văn phòng hiện đại và có trình độ tin học, ngoại ngư tốt - Đào tạo, nâng cao nhận thức và trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trư; cử cán bộ văn thư – lưu trư học các lớp nâng cao trình độ tin học, ngoại ngư để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư – lưu trư - Bớ trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc một cách liên hoàn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học - Lưu trư, tập trung giấy tờ theo hướng hiện đại hóa: tất cả các công văn, giấy tờ tập trung tại Văn phòng và được sắp xếp khoa học, ngăn nắp; mở rợng Văn phòng: có phòng văn thư riêng và phòng lưu trư riêng 3.2.2 Biện pháp cụ thể Biện pháp cụ thể tập trung vào việc nâng cấp kho tạm, đầu tư kinh phí vào việc chỉnh ly sau: - Nâng cấp kho tạm lên 50m2, di chuyển kho sang vị trí thoáng mát và đặt tại tầng của dãy nhà tầng.Trong kho trang bị đầy đủ giá, tủ, cặp hộp áp dụng theo tiêu chuẩn nhất Cục Lưu trư Nhà nước hướng dẫn Về trang thiết bị: cần lắp đặt dụng cụ đo nhiệt đợ, đợ ẩm, điều hòa, quạt thơng gió, binh cứu hỏa, quạt trần, sử dụng bóng đèn điện để chiếu sáng, bàn làm việc, máy tính có kết nối mạng… Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu máy hút bụi hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác 22 - Đầu tư kinh phí vào việc chỉnh ly tài liệu - Thường xuyên nâng cấp các trang thiết bị máy móc, máy tính, nâng cấp các phần mềm quản ly văn thư – lưu trư - Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động công tác văn thư – lưu trư tại phường - Có chế độ khen thưởng và xử phạt cho cán bộ văn thư – lưu trư 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức - Nâng cao nhận thức, y nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trư và tăng cường trách nhiệm của các ngành, các cấp đối với công tác văn thư – lưu trư ở quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến một số văn bản đã được các quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư – lưu trư Luật Lưu trư 2011; Nghị định 110/2004/NĐ-CP của phủ về cơng tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; các văn bản hướng dẫn quản ly văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trư quan của Cục văn thư và lưu trư Nhà nước Tiếp tục thực hiện các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng cơng tác văn thư – lưu trư Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng - Kiện toàn tổ chức bộ máy và bớ trí đủ biên chế làm cơng tác văn thư – lưu trư ở các ngành, các cấp phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ky, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng dấu của quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trư các cấp - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư – lưu trư chuyên trách Các hình thức đào tạo có thể là quy, tại chức hoặc thơng qua các lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trư tổ chức - Tăng cường sở vật chất cho cơng tác văn thư, phòng kho lưu trư , 23 trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trư - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản ly văn bản đi, văn bản đến, quản ly văn bản và lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu quả công việc và nâng cao khả hội nhập với các khu vực khác và cả nước 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trư, khoa, trường - Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bớ trí và điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản ly Chủ trì, tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường; - Đăng ky với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các trình độ, các chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản ly đào tạo xây dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới; - Quản ly nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản ly chất lượng hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa; - Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành,thực tập và thực nghiệm khoa học; - Xây dựng sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa; -Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ ngành đào tạo công tác văn thư của Trường và nhu cầu xã hội 24 C PHẦN KẾT LUẬN Thực hiện theo kế hoạch thực tập của Nhà trường của Khoa Văn thư – Lưu trư đề ra, suốt 02 tháng thực tập tại phường Mỹ Đình 2, em đã có hội được tiếp cận thực tế, bước đầu làm quen với công việc, với chuyên ngành mà mình theo học Đối với sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và ngành văn thư – lưu trưu nói riêng, thực tập tốt nghiệp là điều hết sức cần thiết, giúp em tiếp cận dần với công việc sau này của một người cán bộ văn thư – lưu trư Hoạt đợng thực tập tớt nghiệp có vai trò quan trọng khơng chỉ với quá trình học tập mà với cả công việc của em sau này Kết quả thực tập tớt nghiệp thường được tính điểm với trọng số tương đối lớn học kỳ, ảnh hưởng đến kết quả xếp loại tốt nghiệp của em Nhưng thực ra, điểm sớ chỉ đóng mợt vai trò nhỏ Kỳ thực tập này giúp em được tiếp cận với nghề nghiệp mà em đã lựa chọn bước chân vào trường Đại học Các hoạt động thực tiễn thêm một lần nưa giúp em hiểu được mình làm công việc thế nào sau trường và có điều chỉnh kịp thời, với chiến lược rèn luyện phù hợp Quá trình áp dụng các kiến thức học được nhà trường vào thực tế công việc giúp em nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và cần trang bị thêm kiến thức, kỹ gì để đáp ứng nhu cầu công việc Trong thực tế, chương trình đào tạo đã cung cấp hệ thống ly luận và ly thuyết hưu dụng về ngành nghề và nhất thiết cần được áp dụng vào thực tiễn sinh động với đối tượng và môi trường nghề nghiệp cụ thể Vì thế, các kỳ thực tập càng trở nên cần thiết đối với sinh viên chúng em Sau thời gian thực tập tại phường Mỹ Đình 2, em nhận thấy kiến thức mà mình có được năm Đại học vừa qua là vô nhỏ bé Em cảm thấy mình đã trưởng thành rất nhiều cả về tác phong, tinh thần làm việc về kiến thức chuyên môn Em đã biết vận dụng một số kiến thức ly luận và quan sát thực tiễn để thực hiện quy trình nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trư Em đã có thể tự mình đưa sự so sánh, đối chiếu giưa ly luận và thực tiễn để , thực hành, phân tích, đánh giá, đề xuất các giải pháp nhằm nâng 25 cao hiệu quả thực hiện các nội dung công tác văn thư – lưu trư tại quan Song, từ đó mà em nhận giưa kiến thức và thực tế có sự thay đổi, khác biệt Tuy nhiên, nếu biết cách thay đổi, vận dụng thì chúng mang lại hiệu quả tốt công việc Kết thúc đợt thực tập, em đã phần nào nhận thức được vai trò của cơng tác văn thư – lưu trư hoạt động thực tiễn của phường Mỹ Đình nói riêng hoạt động của các quan Đảng, Nhà nước nói chung là vô quan trọng Bản báo cáo này của em là cả quá trình đúc kết 02 tháng thực tập vừa qua tại Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Đó là điều em viết dựa ly thuyết học tập ở trường và công việc em đã được thực tập tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Có thể nói,được thực tập tại Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình là một hội tốt cho em, em có điều kiện rất nhiều công việc văn thư bộc lộ khả năng, học hỏi nhiều điều chưa biết Đợt thực tập đã giúp em nắm được nhiều kiến thức thực tế về nền hành Nhà nước nói chung, hoạt đợng thường nhật của phòng Văn thư – Lưu trư nói riêng Sau 02 tháng thực tập, Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình đã cho em một thời gian bở ích để thực hành mợt sớ khâu nghiệp vụ văn thư – lưu trư và nghiệp vụ văn phòng khác Nhưng trải nghiệm ban đầu này đã giúp em tự tin sau trường và tìm việc Qua em nhận thấy đợt thực tập lần này thực sự là bở ích giúp cho sinh viên thâm nhập và khảo sát được công việc học hỏi thêm tinh thần, trách nhiệm công việc, là dịp để cho sinh viên trau dồi kiến thức và thực hành trực tiếp Ngoài ra, là hội cho em thực hành nhiều nghiệp vụ đã được dạy ở trường Qua sự nghiên cứu về tổ chức hoạt động của công tác văn thư – lưu trư tại phường Mỹ Đình 2, nhìn chung, phường đã làm tốt quy trình và tiến độ giải quyết công việc kịp thời, nhanh chóng, với quy định của Nhà nước Tuy công tác văn thư – lưu trư chưa thật sự được trọng phường 26 cán bộ công chức, viên chức phường đã phần nào nhận thức được tầm quan trọng của công tác này Cán bộ văn thư – lưu trư tại là người có nhiều năm kinh nghiệm nghề Chính vì vậy, mọi thao tác chun mơn nghiệp vụ đều được thực hiện rất nhanh chóng, kịp thời và xác Cơng tác văn thư – lưu trư của phường Mỹ Đình có nhiều điểm mạnh, điểm tốt Song, tồn tại song song với nó là điểm bất cập mà cán bợ văn thư – lưu trư Ban lãnh đạo phường cớ gắng tìm tòi, sửa đởi để đẩy mạnh hiệu quả công tác văn thư – lưu trư đẩy mạnh hiệu quả công việc Ủy ban nhân dân phường, mang lại cho phường Mỹ Đình nhiều sự thành công nhất định hoạt động quản ly Nhìn lại chặng đường suốt năm Đại học vừa qua với vô vàn kiến thức đã được học, với sự quan sát thực tế, thực hành, làm việc suốt thời gian kiến tập tại Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2, bản thân em đã rút được rất nhiều bài học mẻ, kinh nghiệm thực tế làm hành trang cho tương lai bước nghề Từ đây, em cảm thấy yêu ngành nghề mà em đã lựa chọn để theo đuổi Và em tự hứa với mình cố gắng, tìm tòi, học hỏi, nghiên cứu nhiều nưa để trau dồi kiến thức của bản thân góp một phần nhỏ việc mang lại sự thành công công tác văn thư – lưu trư ở tương lai Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trư, trường Đại học Nội Vụ Hà nội và Ban lãnh phường Mỹ Đình cán bợ Văn phòng – Nguyễn Thu Hiền đã giúp đỡ em hoàn thành đợt kiến tập này Xin gửi tới mọi người lời chúc sức khỏe và thành công công việc 27 D PHỤ LỤC Phụ lục số 1: Mục lục hồ sơ HĐND-UBND Mỹ Đình của Văn phòng UBND giai đoạn 2000 – trước ngày 01 tháng năm 2014 Phụ lục sớ 2: Tài liệu kho bị bó gói, chưa được sắp xếp, phân loại Phụ lục số 3: Nhiều hồ sơ, tài liệu chưa được nộp vào kho vẫn được lưu trư các tủ, kệ cá nhân đặt tại các phòng làm việc ... thư – lưu trư 10 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2. 1 Hoạt động quản ly 2. 1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về văn thư – lưu trư Trong quá trình... hiệu quả công tác văn thư – lưu trư tại Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 3 .2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường... 2. 2 .2 Công tác lưu trư 16 2. 2 .2. 1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trư 17 2. 2 .2. 2 Xác định giá trị tài liệu 17 2. 2 .2. 3 Chỉnh ly tài liệu 18 2. 2 .2. 4