THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 3 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn 3 1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân xã Yên Sơn 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UNND xã Yên Sơn 4 1.1.2.1. Chức năng 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn 8 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Sơn. 9 1.1.3.1. Chức năng 9 1.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 13 2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ của UNND xã Yên Sơn. 13 2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ 13 2.2. Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư 13 2.2.1. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 13 2.1.1.1. Công tác soạn thảo văn bản 14 2.1.1.2. Thể thức văn bản 14 2.1.1.3. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 17 2.1.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.3. Tình hình hoạt động công tác văn thư 20 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 22 3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ của Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 23 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn 23 3.3. Một số khuyến nghị 25 3.3.1. Đối với Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn 25 3.3.2. Đối với bộ môn , khoa Văn thưLưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27 3.3.2.1. Đối với bộ môn 27 3.3.2.2. Đối với khoa Văn thưLưu trữ 27 3.3.2.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nôi 27 PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 3

1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn 3

1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân xã Yên Sơn 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UNND xã Yên Sơn 4

1.1.2.1 Chức năng 4

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn 8

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Sơn 9

1.1.3.1 Chức năng 9

1.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11

1.1.3.3 Cơ cấu tổ chức 12

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 13

2.1 Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ của UNND xã Yên Sơn 13

2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ 13

2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư 13

2.2.1 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 13

2.1.1.1 Công tác soạn thảo văn bản 14

2.1.1.2 Thể thức văn bản 14

2.1.1.3 Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 17

2.1.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 19

2.3 Tình hình hoạt động công tác văn thư 20

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ –

LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 22

3.1 Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ của Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Nhược điểm 23

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn 23

3.3 Một số khuyến nghị 25

3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn 25

3.3.2 Đối với bộ môn , khoa Văn thư-Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27

3.3.2.1 Đối với bộ môn 27

3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ 27

3.3.2.3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nôi 27

PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nghĩa của từ

A PHẦN MỞ ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, vấn đề đào tạođội ngũ tri thức trẻ luôn được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu Vì vậythế hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng bản thân để phù hợp với sựphát triển của đất nước Đặc biệt, đất nước ta đang thực hiện cải cách nền Hànhchính Quốc gia thì việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Công tác Văn thư-Lưu trữ

đã đóng góp một phần quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới vàphát triển của đất nước

Văn thư –Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu được đối với bất cứ một

cơ quan, tổ chức nào Văn thư là nơi cung cấp và lưu trữ nguồn thông tin quantrọng và tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý,điều hành các công việc của cơ quan Lưu trữ là nơi bảo quản, tu bổ, phục chếtài liệu lư trữ có giá trị phục vụ mục đích quản lý, tra tìm về sau Vì vậy TrườngĐại Học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo đội ngũ cán bộ Văn thư-Lưu trữ vớichuyên môn, nghiệp vụ vững chắc, chuyên nghiệp để đáp ứng những nhu cầu tấtyếu của đất nước

Công tác văn thư-Lưu trữ là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản,phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức Nội dung công tácnày bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, lập hồ sơ hiệnhành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.Trong quá trình thực hiện phải đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác , hiện đại

và bí mật

Đối với mỗi sinh viên, quá trình kiến tập và khảo sát thực tế tại các cơquan, tổ chức, là một học phần quan trọng và không thể thiếu trong quá trìnhđào tạo sinh viên của các trường đại học, cao đẳng Học phần này thực sự đãmang lại cho sinh viên những giá trị, những kinh nghiệm thực tế, thiết thực vàhữu ích

Đây không còn là quá trình sinh viên ngồi trên ghế giảng đường tìm hiểu,nghiên cứu và trau dồi những kiến thức lý thuyết, lý luận nữa Mà đây là sự trải

nghiệm công việc thực tế đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ Là sự vận dụng nhữngkiến thức lý luận mà sinh viên đã được truyền đạt trong quá trình học tập trên giảngđường,để áp dụng vào thực tế-trực tiếp thực hiện và giả quyết công việc.

Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình

tổ chức và thực hiện hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm ba đi kiến tập ngành nghềtại cơ quan, tổ chức nhằm giúp sinh viên áp dụng các kiến thức được học tạitrường vào quá trình thực tế công việc và với mục đích giúp sinh viên hoàn thiệnvốn kiến thức nhằm hoàn thiện bản thân và nâng cao trình độ hiểu biết để phục

vụ quá trình công tác sau này của sinh viên

Cũng như các bạn sinh viên cùng chuyên nghành, là một sinh viên của lớpĐại học chính quy Lưu trữ học k13A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em đượcnhà trường tạo điều kiện tới kiến tập tại văn phòng UBND xã Yên Sơn, Thànhphố Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày 17/6/2016

Trong thời gian kiến tập tại Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn, được sự tậntình chỉ bảo, giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo cũng như các cán bộ văn phòngUBND xã Yên Sơn em đã được rèn luyện về kỹ năng chuyên môn và tác phonglàm việc của một cán bộ lưu trữ Hơn nữa nhà trường đã tạo điều kiện cho emđược tiếp cận thực tế với công việc giúp em hoàn thiện vốn kiến thức đã tiếp thuđược tại trường để áp dụng vào thực tế Đúng với phương châm của trường

“Học thật, thi thật để ra đời làm việc thật”

Qua đây xin gửi lời cảm ơn đồng chí Nguyễn Duy Tân – cán bộ vănphòng HĐND-UBND xã Yên Sơn đã truyền đạt và hướng dẫn tận tình và rènluyện cho em có tác phong làm việc chuyên nghiệp của một cán bộ lưu trữ Em xincảm ơn các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn đã tiếp nhận em vềkiến tập tại cơ quan Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các thầy,côtrong Khoa lưu trữ học đã hướng dẫn em hoàn thành tốt quá trình học tập

Dù đã có nhiều cố gắng và tập trung nhiều công sức nhưng do trình độchuyên môn và kiến thức tích luỹ thực tế còn hạn chế, do vậy bài báo cáo còn cóthể có những sai sót Em rất kính mong quý thầy cô đóng góp những ý kiến quýbáu, để em nhận ra những mặt còn hạn chế của mình, từ đó có những điều chỉnh

để hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN

1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn

1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân xã Yên Sơn

Yên Sơn là một xã nằm ở phía bắc thành phố Tam Điệp, cách trung tâmthành phố 7 km, có đường quốc lộ 12B đi qua Xã Yên Sơn có đường địa giớihành chính như sau: phía Bắc giáp với phường Bắc Sơn, phía Tây giáp xãQuang Sơn, và Đông giáp với phường Tân Bình, phía Tây giáp với xã QuảngLạc và giáp với xã Sơn Hà ( thuộc huyện Nho Quan) Tổng diện tích đất tựnhiên là 1.539 ha Trong đó, diện tích đất nông nghiệp chiếm khoảng 45% diệntích trong xã, diện tích đất lâm nghiệp chiếm khoảng 38% diện tích đất trong xã,diện tích đất chuyên dùng chiếm khoảng 2.1% diện tích đất trong xã, đất khác14.9% diện tích đất trong xã Địa hình chủ yếu của xã Yên Sơn là đồi núi xencác ruộng trũng nên thuận lợi cho sản xuất các loại cây trồng và chăn nuôi

Trên địa bàn xã, người dân sống chủ yếu bằng sản xuất nông nghiệp nhưtrồng lúa nước và cây màu nên cuộc sống nhìn chung còn kém phát triển Songnhờ có sự quan tâm, đầu tư, hỗ trợ trang thiết bị kĩ thuật và kiến thức trong trồngtrọt và chăn nuôi của nhà nước nên nền kinh tế, xã hội đang ngày càng được mởrộng và phát triển Cụ thể: diện tích lúa được đưa vào sử dụng cả hai vụ đôngxuân và vụ mùa lên 388 ha, sản lượng lúa cả hai vụ đạt 1035.8 tấn, đạt 96% chỉtiêu

Về chăn nuôi: đã đẩy mạnh phát triển chăn nuôi gia súc và gia cầm, chănnuôi thuỷ sản cũng được chú trọng đầu tư và phát triển; về lâm nghiệp: đã chiacho từng hộ dân trông nom, thực hiện giao đất, giao rừng đến từng hộ, bên cạnh

đó còn trồng được 20ha rừng phòng hộ

Về đầu tư xây dựng: nhiều dự án đầu tư vào xã được triển khai kịp thời vàthực hiện đúng tiến độ, bên cạnh đó còn tu sửa nhiều công trình quan trọng như:giao thông, thuỷ lợi, lớp học, đặc biệt là đề án xây dựng nông thôn mới trong đótập trung trước mắt về xây dựng cơ sở hạ tầng thiết yếu như điện, đường,

trường, trạm

Về giáo dục, văn hoá - xã hội: chất lượng giáo dục được nâng cao, luônduy trì kết quả phổ cập đúng độ tuổi, thực hiện đúng các chính sách hỗ trợ họcsinh con nhà nghèo Hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao có nhiều tiến

bộ Thực hiện tốt các chính sách xã hội, phong trào giúp nhau xoá đói giảmnghèo, làm giàu chính đáng Công tác phòng chống các tệ nạn được thực hiệntốt, an ninh chính trị, trật tự xã hội được giữ vững, góp phần quan trọng bảo đảm

sự bình yên và phát triển lành mạnh của xã Yên Sơn

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UNND xã Yên Sơn

1.1.2.1 Chức năng

- Uỷ ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quanchấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấptrên

- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùngcấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội vàthực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ Trung ương tới cơ sở

hoạch đó.

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.

 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểuthủ công nghiệp:

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới.

 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vân tải:

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hoá thông tin và thể dục thểthao:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiệncác lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch

sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ

các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật.

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hộivà thi hànhpháp luật ở địa phương:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương Trong việc thực hiện chính sách dân tộc vàchính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướngdẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự dotín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật:

- Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương;

- Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, cácquyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tàisản của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương;

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền.

- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quyđịnh của pháp luật

 Trong việc xây dựng chính quyền địa phương

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân,Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cùng cấp; bãinhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhândân xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật;

- Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dânbầu;

- Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷban nhân dân cùng cấp;

- Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định

 Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách dân tộc, cải thiện đời sốngvật chất và tinh thần, nâng cao dân trí của đồng bào các dân tộc thiểu số; bảođảm thực hiện quyền bình đẳng giữa các dân tộc, tăng cường đoàn kết toàn dân

và tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau giữa các dân tộc ở địa phương;

- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách tôn giáo, bảo đảm quyền tự

do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy định của pháp luật

1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn

Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn gồm 22 cán bộ, công chức trong biên chếcủa cơ quan, còn lại là hợp đồng Trong đó một số cán bộ có trình độ Đại học,ngoài ra là các cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung cấp chuyênnghiệp

* Cơ cấu thành viên

Ban Lãnh đạo:

- Chủ tịch: Ông: Đinh Văn Bình

- Các phó chủ tịch:

+ Ông: Bùi Văn Thìn – Phó chủ tịch thường trực, phụ trách kinh tế

+ Ông: Nguyễn Cao Cường– Phó chủ tịch phụ trách văn hoá – xã hội

Các uỷ viên UBND:

- Uỷ viên phụ trách công an: Ông: Nguyễn Ngọc Hân – Trưởng Công an

- Uỷ viên phụ trách quân sự: Ông: Lê Đại Nghĩa – Chỉ huy trưởng BCHQuân sự

* Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND xã Yên Sơn:

Để phục vụ cho hoạt động của UBND xã Yên Sơn được liên tục, không

bị gián đoạn thì văn phòng UBND xã phải thực hiện tốt một số các chức năng

cơ bản sau đây

- Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng quan trọng của văn

phòng UBND xã Văn phòng UBND xã là “tai mắt” nơi xử lý thông tin, cho nênthông tin ngay sau khi được xử lý thì cán bộ văn phòng phải tổng hợp lại và nêulên những nội dung, thông tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề xuất ý kiếntham mưu cho lãnh đạo UBND xã Tham mưu có nghĩa là đề xuất các ý kiến,góp ý đối với việc đề ra các quyết định quản lý của lãnh đạo Văn phòng UBND

xã thực hiện chức năng tham mưu tức là: có trách nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnhđạo UBND phường trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của UBND xã.Thực vậy, khi giải quyết công việc, lãnh đạo UBND xã cũng căn cứ vào ý kiến

đề xuất sáng tạo của cấp dưới và lựa chọn những giải pháp (nếu có) từ đó đưa racác quyết định đúng đắn trong hoạt động quản lý của mình Để có thể tham mưuđắc lực cho lãnh đạo UBND xã, văn phòng phải thực hiện tốt các chức năng tiếpnhận, xử lý sàng lọc thông tin, vì đây là cơ sở phục vụ cho việc tham mưu, tưvấn Nhìn chung văn phòng UBND xã có trách nhiệm tham mưu những vấn đề

- Chức năng quản trị, hậu cần: Đây là một chức năng rất cần thiết của

văn phòng nói chung cũng như văn phòng UBND xã nói riêng Thực hiện chứcnăng hậu cần có nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện đilại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ quan, đồng thời cũng phải quantâm đến đời sống của các cán bộ công nhân viên trong toàn cơ quan Ví dụ như:

Uỷ ban nhân xã Yên Sơn muốn tổ chức một cuộc họp mở rộng giữa Đảng uỷ,HĐND - UBND và các Ban ngành đoàn thể chính trị - xã hội thì việc chuẩn bị

cơ sở vật chất, ban hành giấy mời, phương tiện đi lại, trang thiết bị, địa điểm,kinh phí….vv là thuộc chức năng và trách nhiệm của bộ phận văn phòng Nhưvậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện được các chức năng cơ bản đã đềcập ở trên, hoạt động của văn phòng UBND xã giữ một vị trí hết sức quan trọng

trong quá trình hoạt động của UBND xã Hiệu quả hoạt động của văn phòngUBND xã không thể đo được bằng giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt độngkhác, nhưng nó lại góp phần tạo ra những sản phẩm có giá trị về kinh tế, chính trị

và xã hội Đồng thời là “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND xã ra cácquyết định quản lý đúng đắn theo chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra

1.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Để đảm bảo cho các chức năng trên được thực hiện tốt thì văn phòngUBND xã được giao những nhiệm vụ nhất định sau: Trong thực tế văn phòngcủa chính quyền phường phải thực hiện nhiệm vụ mà thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/11/2012 hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể,nhiệm vụ vàtuyển dụng công chức xã, Phường, thị trấn như: Tham mưu, giúp Ủy ban nhândân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong các lĩnh vực: Vănphòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôngiáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật; trực tiếpthực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổchức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;

+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiệncông tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy bannhân dân xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền;

+ Tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủyban nhân dân cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;

+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thựchiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hìnhphát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội

trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân,Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dânxã;

1.1.3.3 Cơ cấu tổ chức

UBND xã Yên Sơn do HĐND bầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp Vănphòng UBND xã được bố trí 02 cán bộ với chức danh văn phòng – thống kê cótrách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND Phường

(Sơ đồ phụ lục 2)

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN

NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN

2.1 Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ của UNND xã Yên Sơn.

2.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ

Hiện tại UBND xã Yên Sơn chưa ban hành văn bản về quản lý công tácvăn thư, lưu trữ Hầu hết các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được thực hiệntheo các văn bản của cơ quan cấp trên, cụ thể đó là:

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.

+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư.

+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội

Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư

2.2.1 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản

lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả của tácVăn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề củacông tác Lưu trữ Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xãhội

Công tác Văn thư tại phòng UBND xã Yên Sơn đóng vai trò hết sức quan

trọng và được thẻ hiện ở những điểm sau:

- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quầnchúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau Công tác Văn thư góp phần nângcao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của Văn bản

- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt xích quantrọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng UBNDhuyện Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của

cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật

2.1.1.1 Công tác soạn thảo văn bản

Trong công tác văn thư , soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan

Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan:

2.1.1.2 Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện của một văn bản

nhất định theo quy định của Nhà nước có thẩm quyền.

Qua khảo sát thực tế tại UBND xã Yên Sơn em thấy thể thức văn bảnđược trình bày theo đúng quy định của Nhà nước

UBND xã Yên Sơn đã áp dụng và tuân thủ đúng theo các văn bản quyđịnh hiện hành, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể như:

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản của UBND xã Yên Sơn đã đượcthực hiện đúng theo các quy định hiện hành, quy định về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm như đã trình bày ở trên, thì công tácsoạn thảo văn bản tại đây vẫn còn tồn tại một số những lỗi nhỏ như:

- Đánh máy sai

- Không ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Một số lỗi về phông chữ, cỡ chữ

Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là trình tự các bước cần phải tiến hành trong quá trìnhsoạn thảo một văn bản để ban hành

Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

- Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa Xác địnhtên loại văn bản và đối tượng của văn bản

Bước 2:Xây dựng bản thảo

- Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bảnthảo về thể thức, ngôn ngữ

Bước 3:Duyệt văn bản

- Thông qua lãnh đạo

- Xin ý kiến góp ý cho bản thảo

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành

- Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định Quytrình này thường áp dụng đối với các loại công văn, báo cáo, thông báo,…

UBND xã Yên Sơn là cơ quan hành chính nhà nước cấp xã với chức năngquản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của xãnên việc quản lý bằng văn bản là rất cần thiết Những văn bản thuộc thẩm quyềnban hành của UBND xã Yên Sơn như Quyết định, công văn, thông báo, tờ trình,báo cáo, giấy mời,…theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP được dùng rất phổ biến ởUBND xã Yên Sơn để giao dịch trao đổi công tác, thông báo, truyền đạt, phổbiến các chủ trương, chính sách, tình hình công tác và các quyết định quản lý.UBND xã Yên Sơn mặc dù chưa ban hành được văn bản quản lý về văn thư, lưutrữ nhưng công tác văn thư lưu trữ được thực hiện khá tốt, bởi UBND xã YênSơn luôn tuân thủ theo các văn bản của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.Việc ban hành những văn bản hành chính được dựa trên Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn luôn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ chocác cán bộ, nhân viên Văn phòng UBND xã có 02 cán bộ văn phòng, thườngxuyên được tham gia các lớp tập huấn về công tác văn phòng, nâng cao trình độchuyên môn và luôn trau dồi, rèn luyện chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo chocông tác văn phòng

* Ưu điểm:

- Cán bộ văn phòng đều những người có trình độ chuyên môn vững vàng,

kỹ năng soạn thảo văn bản tốt đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cáchnhanh chóng, đảm bảo bí mật và khoa học

- Quy trình soạn thảo văn bản, khoa học, hợp lý và đúng theo quy địnhcủa nhà nước về thể thức trình bày văn bản

- Công tác thu thập, xử lý thông tin và các bước soạn thảo văn bản luônđược thực hiện đúng theo quy định

- Văn bản được soạn thảo nhanh chóng, chính xác