THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 3 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn 3 1.1.1 Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân xã Yên Sơn 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UNND xã Yên Sơn 4 1.1.2.1. Chức năng 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Sơn 8 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Yên Sơn. 9 1.1.3.1. Chức năng 9 1.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.1.3.3. Cơ cấu tổ chức 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 13 2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ của UNND xã Yên Sơn. 13 2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ 13 2.2. Tình hình hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư 13 2.2.1. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 13 2.1.1.1. Công tác soạn thảo văn bản 14 2.1.1.2. Thể thức văn bản 14 2.1.1.3. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 17 2.1.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 19 2.3. Tình hình hoạt động công tác văn thư 20 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 22 3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ của Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 23 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn 23 3.3. Một số khuyến nghị 25 3.3.1. Đối với Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn 25 3.3.2. Đối với bộ môn , khoa Văn thưLưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27 3.3.2.1. Đối với bộ môn 27 3.3.2.2. Đối với khoa Văn thưLưu trữ 27 3.3.2.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nôi 27 PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC

Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN .3 1.1Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Yên Sơn 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành Uỷ ban Nhân dân xã Yên Sơn .3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UNND xã Yên Sơn 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .4 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND xã Yên Sơn 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Yên Sơn 1.1.3.1 Chức 1.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .11 1.1.3.3 Cơ cấu tổ chức .12 Chương 13 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ , LƯU TRỮ TRONG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 13 2.1 Công tác quản lý đạo công tác văn thư – lưu trữ UNND xã Yên Sơn .13 2.1.1 Ban hành văn đạo công tác văn thư – lưu trữ 13 2.2 Tình hình hoạt động nghiệp vụ cơng tác văn thư 13 2.2.1 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 13 2.1.1.1 Công tác soạn thảo văn 14 2.1.1.2 Thể thức văn 14 2.1.1.3 Quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .17 2.1.1.4 Quản lý sử dụng dấu 19 2.3 Tình hình hoạt động cơng tác văn thư 20 Chương 22 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 22 3.1 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm .23 Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn .23 3.3 Một số khuyến nghị .25 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn 25 3.3.2 Đối với môn , khoa Văn thư-Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27 3.3.2.1 Đối với môn 27 3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ 27 3.3.2.3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nôi 27 PHẦN KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC 31 Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt UBND HĐND Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Nghĩa từ Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Trong công xây dựng đổi đất nước nay, vấn đề đào tạo đội ngũ tri thức trẻ Đảng Nhà nước ta quan tâm hàng đầu Vì hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng thân để phù hợp với phát triển đất nước Đặc biệt, đất nước ta thực cải cách Hành Quốc gia việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Cơng tác Văn thư-Lưu trữ đóng góp phần quan trọng khơng thể thiếu cơng đổi phát triển đất nước Văn thư –Lưu trữ phận thiếu quan, tổ chức Văn thư nơi cung cấp lưu trữ nguồn thông tin quan trọng tin cậy nhất, thường xuyên phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý, điều hành công việc quan Lưu trữ nơi bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu lư trữ có giá trị phục vụ mục đích quản lý, tra tìm sau Vì Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đào tạo đội ngũ cán Văn thư-Lưu trữ với chuyên môn, nghiệp vụ vững chắc, chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu tất yếu đất nước Công tác văn thư-Lưu trữ công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu hình thành trình hoạt động quan tổ chức, lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quản lý sử dụng dấu văn thư Trong trình thực phải đảm bảo tính nhanh chóng, xác , đại bí mật Đối với sinh viên, q trình kiến tập khảo sát thực tế quan, tổ chức, học phần quan trọng khơng thể thiếu q trình đào tạo sinh viên trường đại học, cao đẳng Học phần thực mang lại cho sinh viên giá trị, kinh nghiệm thực tế, thiết thực hữu ích Đây khơng cịn q trình sinh viên ngồi ghế giảng đường tìm hiểu, nghiên cứu trau dồi kiến thức lý thuyết, lý luận Mà trải Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ nghiệm công việc thực tế diễn hàng ngày, hàng Là vận dụng kiến thức lý luận mà sinh viên truyền đạt trình học tập giảng đường,để áp dụng vào thực tế-trực tiếp thực giả công việc Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm ba kiến tập ngành nghề quan, tổ chức nhằm giúp sinh viên áp dụng kiến thức học trường vào q trình thực tế cơng việc với mục đích giúp sinh viên hồn thiện vốn kiến thức nhằm hoàn thiện thân nâng cao trình độ hiểu biết để phục vụ trình công tác sau sinh viên Cũng bạn sinh viên chuyên nghành, sinh viên lớp Đại học quy Lưu trữ học k13A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em nhà trường tạo điều kiện tới kiến tập văn phòng UBND xã Yên Sơn, Thành phố Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày 17/6/2016 Trong thời gian kiến tập Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn, tận tình bảo, giúp đỡ đồng chí lãnh đạo cán văn phòng UBND xã Yên Sơn em rèn luyện kỹ chuyên môn tác phong làm việc cán lưu trữ Hơn nhà trường tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế với cơng việc giúp em hồn thiện vốn kiến thức tiếp thu trường để áp dụng vào thực tế Đúng với phương châm trường “Học thật, thi thật để đời làm việc thật” Qua xin gửi lời cảm ơn đồng chí Nguyễn Duy Tân – cán văn phòng HĐND-UBND xã Yên Sơn truyền đạt hướng dẫn tận tình rèn luyện cho em có tác phong làm việc chuyên nghiệp cán lưu trữ Em xin cảm ơn đồng chí lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn tiếp nhận em kiến tập quan Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy,cô Khoa lưu trữ học hướng dẫn em hồn thành tốt q trình học tập Dù có nhiều cố gắng tập trung nhiều cơng sức trình độ chun mơn kiến thức tích luỹ thực tế cịn hạn chế, báo cáo cịn có sai sót Em kính mong q thầy đóng góp ý kiến quý báu, để em nhận mặt cịn hạn chế mình, từ có điều chỉnh để hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Yên Sơn 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành Uỷ ban Nhân dân xã Yên Sơn Yên Sơn xã nằm phía bắc thành phố Tam Điệp, cách trung tâm thành phố km, có đường quốc lộ 12B qua Xã Yên Sơn có đường địa giới hành sau: phía Bắc giáp với phường Bắc Sơn, phía Tây giáp xã Quang Sơn, Đơng giáp với phường Tân Bình, phía Tây giáp với xã Quảng Lạc giáp với xã Sơn Hà ( thuộc huyện Nho Quan) Tổng diện tích đất tự nhiên 1.539 Trong đó, diện tích đất nơng nghiệp chiếm khoảng 45% diện tích xã, diện tích đất lâm nghiệp chiếm khoảng 38% diện tích đất xã, diện tích đất chuyên dùng chiếm khoảng 2.1% diện tích đất xã, đất khác 14.9% diện tích đất xã Địa hình chủ yếu xã Yên Sơn đồi núi xen ruộng trũng nên thuận lợi cho sản xuất loại trồng chăn nuôi Trên địa bàn xã, người dân sống chủ yếu sản xuất nông nghiệp trồng lúa nước màu nên sống nhìn chung cịn phát triển Song nhờ có quan tâm, đầu tư, hỗ trợ trang thiết bị kĩ thuật kiến thức trồng trọt chăn nuôi nhà nước nên kinh tế, xã hội ngày mở rộng phát triển Cụ thể: diện tích lúa đưa vào sử dụng hai vụ đông xuân vụ mùa lên 388 ha, sản lượng lúa hai vụ đạt 1035.8 tấn, đạt 96% tiêu Về chăn nuôi: đẩy mạnh phát triển chăn nuôi gia súc gia cầm, chăn nuôi thuỷ sản trọng đầu tư phát triển; lâm nghiệp: chia cho hộ dân trông nom, thực giao đất, giao rừng đến hộ, bên cạnh cịn trồng 20ha rừng phòng hộ Về đầu tư xây dựng: nhiều dự án đầu tư vào xã triển khai kịp thời thực tiến độ, bên cạnh cịn tu sửa nhiều cơng trình quan trọng như: giao thơng, thuỷ lợi, lớp học, đặc biệt đề án xây dựng nơng thơn tập trung trước mắt xây dựng sở hạ tầng thiết yếu điện, đường, Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ trường, trạm Về giáo dục, văn hoá - xã hội: chất lượng giáo dục nâng cao, ln trì kết phổ cập độ tuổi, thực sách hỗ trợ học sinh nhà nghèo Hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao có nhiều tiến Thực tốt sách xã hội, phong trào giúp xố đói giảm nghèo, làm giàu đáng Cơng tác phịng chống tệ nạn thực tốt, an ninh trị, trật tự xã hội giữ vững, góp phần quan trọng bảo đảm bình yên phát triển lành mạnh xã Yên Sơn 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UNND xã Yên Sơn 1.1.2.1 Chức - Uỷ ban nhân dân cấp xã Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp - Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội thực sách khác địa bàn - Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn • Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Quyết định biện pháp thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; kế hoạch sử dụng lao động cơng ích hàng năm; biện pháp thực chương trình khuyến nơng, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi theo quy hoạch chung Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực kế Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; dự tốn điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập tốn ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã, thị trấn báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu cơng ích địa phương; xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đường giao thơng, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy định pháp luật - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật • Trong lĩnh vực nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp: - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi - Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề • Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vân tải: - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông cơng trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật - Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật • Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hơi, văn hố thơng tin thể dục thể thao: - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; tổ chức thực lớp bổ túc văn hoá, thực xoá mù chữ cho người độ tuổi - Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hố gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phịng, chống dịch bệnh - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương theo quy định pháp luật - Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người gia đình có cơng với nước theo quy định pháp luật - Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa; tổ chức hình thức ni dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật - Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa địa phương • Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hộivà thi hành pháp luật địa phương: - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phịng tồn dân, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phịng thủ địa phương - Thực cơng tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương - Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực biện pháp phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương - Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật • Trong lĩnh vực thi hành pháp luật: - Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị địa phương; - Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; - Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích Nhà nước; bảo hộ tài sản quan, tổ chức, cá nhân địa phương; - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN 3.1 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn 3.1.1 Ưu điểm Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND xã Yên Sơn tổ chức thực tốt Bộ phận gồm 03 cán bộ,nhân viên làm việc với trang thiết bị đầy đủ Đảm bảo tính thống nhất, khoa học hiệu công việc Đáp ứng nhu cầu quản lý văn tài liệu quan hành lớn Cán bộ, nhân viên Văn thư- Lưu trữ có tinh thần hăng say công việc Luôn đề cao trách nhiệm cơng tác để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Luôn thực nghiêm túc nội quy, quy định chung nên có nề nếp làm việc theo quy trình nghiệp vụ Hàng năm, cán nhân viên Văn thư –Lưu trữ tổ chức tập huấn chuyên mơn, bồi dưỡng líp nghiệp vụ trị Nâng cao trình độ kiến thức, có hội học hỏi công tác, đồng thời bồi dưỡng phẩm chất trị Giúp cơng tác Văn thư- Lưu trữ giải nhanh chóng, xác, kịp thời khoa Cán Văn thư phân công nhiệm vụ rõ ràng, người quản lý văn người quản lý văn đến Được trang bị loại sổ sách đăng ký gần máy vi tính Sử dụng hệ thống phần mềm vào công tác Văn thư giúp công việc giải nhanh chóng khoa học Phù hợp với thực tế xã hội Cán Lưu trữ trang thiết bị đầy đủ thiết bị phục vụ bảo quản, tra tìm, chỉnh lý tài liệu Đặc biệt trang bị máy vi tính, đưa hẹ thống phần mềm vào cơng tác Lưu trữ Thuận tiện việc nhập liệu, bảo quản tài liệu tốt tra tìm nhanh chóng Nhìn chung, công tác Văn thư- Lưu trữ tiến hành theo trình tự Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ quy định Nhà nước Các khâu nghiệp vụ chuyên môn vận dụng chuẩn xác thao tác Đảm bảo tính bí mật, xác, kịp thời cơng tác 3.1.2 Nhược điểm - UBND xã Yên Sơn chưa bố trí cán chun trách làm cơng tác lưu trữ mà cán kiêm nhiệm Vì mà cơng tác Lưu trữ UBND huyện cịn nhiều hạn chế Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu lưu trữ , tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng , ban chuyên môn Một số tài liệu thu hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm , khai thác sử dụng tài liệu Hiện địa phương nghèo nên việc xây dựng kho lưu trữ chưa thực cách đồng cho dễ quản lý, nên việc hồ sơ, tài liệu chưa bảo quản kịp thời, nằm dải rác nhiều phận phòng ban quan, xếp chồng, lộn xộn bìa catton chưa có nhiều tủ để lưu trữ hồ sơ lâu dài Công tác văn thư – lưu trữ nhìn chung chưa quan tâm , kiểm tra đôn đốc cấp lãnh đạo, thiết bị phục vụ cho cơng tác cịn gặp nhiều hạn chế, thiếu, hỏng Các cán làm chức kiêm nhiệm trình độ học chưa cao 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn - Ban hành điều chỉnh văn công tác văn thư, lưu trữ như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ hàng năm theo quy định Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn số 30/HD-SNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 Sở Nội vụ - Thực chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, đảm bảo số liệu xác đầy đủ nội dung theo Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ quy định Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ - Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản lý văn đi, văn đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian phận văn thư - Quản lý văn đến theo quy định: Tất văn đến quan, đơn vị phải quản lý tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật) trước xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ xác thơng tin văn đến vào Sổ đăng ký văn đến theo hướng dẫn Phụ lục II, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân giao giải thực việc ký nhận văn đến; quy định thời gian xử lý văn đến, phân công cá nhân phận theo dõi, tổng hợp, đơn đốc tình hình xử lý văn đến theo quy định Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV - Quản lý văn chặt chẽ: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để văn đảm bảo theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ xác thơng tin văn vào Sổ đăng ký văn theo hướng dẫn Phụ lục VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử dụng sổ chuyển phát văn đi; lưu văn theo quy định, văn phải lưu hai (bản gốc lưu văn thư, đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký; lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc) - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo quy định Điều 9, Luật Lưu trữ hoàn thiện hồ sơ lập theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV; thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định Điều 11, Điều 12, Luật Lưu trữ Thông tư số 07/2012/TT-BNV, không để tài liệu đến hạn nộp lưu phịng chun mơn Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Cơng tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Khoản 1, Điều 25, Luật Lưu trữ Đối với UBND phường, xã, bố trí kho lưu trữ theo quy định Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan để quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn * Về quản lý nhà nước công tác văn thư - Hồn thiện mơ hình quản lý cơng tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phịng; đặc biệt xây dựng hồn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư quan; Ở đây, xem xét đến mơ hình tổ chức cơng tác văn thư nay, nói chưa đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập quốc tế, thời kỳ phát triển vũ bão khoa học cơng nghệ, việc cần làm hồn thiện mơ hình tổ chức cơng tác văn thư cho phù hợp Chính phủ điện tử Đồng thời, nâng cao nhận thức cán lãnh đạo cán thừa hành xây dựng chế trách nhiệm rõ ràng Mơ hình tổ chức văn thư cần phải tính đến hoạt động môi trường điện tử, cách lập hồ sơ sao, lưu liệu nào, vấn đề độ tin cậy tài liệu điện tử sản sinh ngày nhiều * Trên sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế hệ thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ quan nhà nước, cần triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 công tác văn thư Đây thực chất hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ (làm gì); rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm sốt q trình giải công việc nội quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục tồn phổ biến lâu quan hành nhà nước làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực q trình hội nhập quốc tế Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư dừng việc đánh máy, in văn (thay máy chữ trước kia) đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính cịn chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế tệ quan liêu giấy tờ Điều hoàn toàn phù hợp với việc thực mục tiêu Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001- 2010 * Đào tạo cán bộ, cơng chức nói chung cán bộ, công chức làm công tác văn thư UBND xã Yên Sơn nói riêng Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn quản lý, sử dụng dấu Người thực công tác văn thư tất người làm công việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ khơng có cán văn thư chuyên trách Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ cơng cải cách hành nói chung, chế "một cửa nói riêng" việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư Cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng, v.v… Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ * Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư UBND xã, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập 3.3.2 Đối với môn , khoa Văn thư-Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.2.1 Đối với môn - Xây dựng văn đạo, - Giảng viên phải có từ trình độ đại học trở lên - Xây dựng đề tài khoa học văn thư – lưu trữ nhằm giúp cho sinh viên giảng viên nghiên cứu sâu môn học 3.3.2.2 Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ - Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho lớp thuộc Khoa quản lý Chủ trì, tổ chức trình đào tạo ngành học giao hoạt động giáo dục khác chương trình, kế hoạch giảng dạy chung Trường; - Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo trình độ, chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng bảo vệ chương trình mở ngành học mới; - Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo;quản lý chất lượng hoạt động khoa học công nghệ viên chức người học thuộc Khoa; - Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình mơn học theo kế hoạch Hiệu trưởng giao;xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành,thực tập thực nghiệm khoa học; - Chủ trì,tìm kiếm đối tác xây dựng chương trình liên kết đào tạo bậc, hệ đào tạo; 3.3.2.3 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nôi - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm công tác văn thư Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ công tác văn thư đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng văn thư theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo quy định pháp luật Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập khảo sát thực tế UBND xã Yên Sơn, lần em đươc kiểm chứng vai trò tầm quan trọng văn phòng quan, tổ chức Nhờ nỗ lực thân với giúp đỡ tận tình cán bộ, công chức đây, em phần có kinh nghiệm thực tế cơng tác văn phịng Với học hỏi tìm hiểu thực tế UBND xã Yên Sơn thời gian qua em xin có số nhận định chung cơng tác văn phịng Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn Văn phòng UBND xã Yên Sơn đơn vị thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, ln đầu phong trào thi đua UBND cấp xã cấp tổ chức Q trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo nhân viên thực cách khoa học, xác kịp thời giúp cung cấp thông tin đảm bảo cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo Cán văn phịng người có chuyên môn, nhạy bén, say mê, sáng tạo công việc Mỗi người đảm nhận công việc riêng, nâng cao trách nhiệm cán công chức, viên chức Chính cơng tác hành văn phịng ln giải cách nhanh chóng hiệu Đáp ứng yêu cầu cải cách hành thời đại Tại ban ngành thuộc UBND xã, cán bộ, công chức phân công nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết nên cá nhân thuộc Ủy ban phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ cách tốt đạt hiệu cao Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu bước soạn thảo văn quy định nhà nước ban hành Công tác kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn thực cách đầy đủ, thẩm quyền quy định nhằm hạn chế đến mức thấp sai phạm việc ban hành văn Dù tồn số hạn chế như, sở vật chất, kỹ thuật phục vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ cho hoạt động văn phòng chưa đầy đủ, số máy móc, kỹ thuật sử dụng lâu năm nên xuống cấp Cũng trình áp dụng ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng chưa đầu tư Nhưng em tin với lãnh đạo tài tình chuyên tâm cấp lãnh đao, nỗ lực phấn đấu cống hiến tập thể cán bộ, cơng chức Ủy ban Thì UBND xã n Sơn ngày hoàn thiện phát triển vững mạnh Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn Chủ Tịch Phó Chủ Tịch Ủy Viên Ủy viên phụ trách quân Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Ủy viên phụ trách công an Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 2: Sơ đồ tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn Chánh Văn phịng Phó Chánh Phó Chánh Văn phịng Văn phịng (phụ trách cơng tác hành tổng hợp) Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy (phụ trách công tác thống kê) Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 3: Ảnh bìa sổ đăng ký văn đến Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 4: Ảnh nội dung bên sổ đăng ký văn đến Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 5: Mẫu sổ chuyển giao văn Bìa: Tên quan cấp trực tiếp (nếu có) Tên quan đơn vị SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm:……(3)……………………… Từ ngày… đến ngày…….(4)…… Quyển sổ:………….(6)………… Sổ chuyển giao văn Số đến (1) Ngày chuyển Đơn vị người Ký Ghi (2) nhận (3) nhận (4) (5) Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 6: Mẫu sổ đăng ký văn + Bìa sổ trang đầu: Tên quan cấp trực tiếp (nếu có) Tên quan đơn vị SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:……(3)…… Từ ngày… đến ngày…….(4)…… Từ số:………… đến số… (5)…… Quyển sổ:………(6)……… Tất văn vào sổ công văn theo biểu mẫu quy định: Ngày, Số Tên loại Người Nơi Đơn vị Số Ghi tháng ký trích ký nhận người nhận lượng văn hiệu yếu nội lưu văn (2) dung (3) (6) (7) (1) Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy (4) (5) Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A (8)