Công tác văn thư – lưu trữ tại uỷ ban nhân dân (UBND) quận tây hồ, hà nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 4 1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường bộ Việt Nam 4 1.2 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VTLT đối với cơ quan và xã hội 7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM 9 2.1 Nội dung công tác văn thư 9 2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư 9 2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam 10 2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 11 2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản 12 2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 16 2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.1.7 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Tổng Cục đường bộ Việt Nam. 24 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 26 2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ 26 2.2.2 Tài liệu lưu trữ 27 2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ 27 2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 29 2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ 31 2.4 Những thành tựu đã đạt được của Tổng Cục đường bộ Việt Nam trong công tác Văn thưLưu trữ 32 2.5 Những hạn chế còn tồn tại 33 CHƯƠNG 3. BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 35 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ 35 3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ 35 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi Những kết quả và sốliệu trông đề tài đều được thực hiện tại Tổng Cục đường Bộ Việt Nam và chưatừng được công bố trước đây

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài “ Công tác Văn thư - Lưu trữ tại Tổng Cụcđường Bộ Việt Nam”, Để hoàn thành đề tài này, tôi xin chân thành cảm ơn tập thểcán bộ, nhân viên Tổng Cục đường Bộ Việt Nam đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiệnthuận lợi

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn TS Lê Thị Hiền - Giáo viên hướng dẫn đãchỉ dạy tận tình để đề tài của tôi hoàn thành một cách nhanh chóng và hoàn thiệnhơn

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.Song do mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, kiến thức thực tế cònhạn chế nên tôi rất mong được sự góp ý của quý thầy, cô và các bạn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ –

LƯU TRỮ 4

1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường bộ Việt Nam 4

1.2 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội.7 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM 9

2.1 Nội dung công tác văn thư 9

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư 9

2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam 10

2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 11

2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản 12

2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 16

2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20

2.1.7 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Tổng Cục đường bộ Việt Nam 24

2.2 Nội dung công tác lưu trữ 26

2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ 26

2.2.2 Tài liệu lưu trữ 27

2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ 27

2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 29

2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ 31

2.4 Những thành tựu đã đạt được của Tổng Cục đường bộ Việt Nam trong công tác Văn thư-Lưu trữ 32

2.5 Những hạn chế còn tồn tại 33

CHƯƠNG 3 BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 35 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ 35 3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ 35 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Trong tất cả các cơ quan tổ chức đều có công tác Văn thư – Lưu trữ(VT_LT) và lập ra đơn vị làm công tác VT-LT VT-LT là việc đảm bảo hoạt độngquản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu Ngày nay cùng với sự pháttriển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chínhnhà nước cũng có sự phát triên Với vai trò quan trọng của công tác VT-LT, tronglĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang cónhững chủ trương Chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm phục vụtốt nhất cho hoạt động quản lý hành chính trong mỗi cơ quan

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác VT-LT, Hồ Chí Minh đã chỉrõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánhgiá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứutình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác vàphương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học

kỹ thuật” Do đó việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng

Mặc dù công tác VT-LT đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch

sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan tổ chức và trách nhiệmthực hiện thuộc về tất các cá nhân trong cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trongsuy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có một vài năm gần đây

và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưutrữ, nên chưa có sự quan tâm, chú trọng xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệmchưa đúng khi đánh giá về công tác VT-LT, cần thiết phải nhìn nhận lại

Từ những vấn đề trên, nên tôi đã chọn đề tài: “ Công tác Văn thư – Lưu trữtại Tổng Cục đường bộ Việt Nam” làm đề tài ngiên cứu khoa học của mình

- Nghị định Số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm

2001 về quản lý sử dụng con dấu

- Nghị định Số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi

bổ sung một số điều của Nghị Định Số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Hiện nay, có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học về công tác Văn thư –Lưu trữ

- ThS Nguyễn Văn Báu (2009) đề tài: “ Lịch sử lưu trữ của chính quyền Việt NamCộng Hòa (1955-1967)”

- ThS Đỗ Văn Học (2013) đề tài: “ Tổ chức thực hiện các sản phẩm khoa học vàhướng dẫn khoa học công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Công ty Điện lực LongAn”

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu

Chỉ ra những ưu nhược điểm trong công tác VT-LT tại Tổng Cục đường BộViệt Nam

Đưa ra biện pháp để hoàn thiện công tác VT-LT, góp phần nâng cao hiệuquả hoạt động của công tác này

Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu sự hình thành và phát triển của công tác VT-LT tại Tổng Cụcđường Bộ Việt Nam

Chi ra ưu điểm, thành quả đạt được cũng như những khó khăn, hạn chế củacông tác VT-LT

Từ đó đưa ra những biện pháp giải quyết để thực hiện công tác văn thư lưutrữ một cách khoa học

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu

Thời gian: 2011-2014

Không gian:Tại Tổng Cục đường Bộ Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương Pháp thu thập thông tin trực tiếp: Phỏng vấn, quan sát thực tế

- Phương pháp thu thập thông tin gian tiếp: Phân tích tài liệu, tổng hợp số liệu

6 Ý nghĩa của đề tài

Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn, chuẩn hóa, nâng caohiệu lực , hiệu quả về công tác VT-LT

Mơ rộng thêm mô hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho hệ thống thuộcTổng Cục đường bộ Việt Nam

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần MỞ ĐẦU, KẾT LUẬN, DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO, PHỤ LỤC, đề tài được chia làm 03 chương:

CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường Bộ Việt Nam

1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác Văn thư – Lưu trữ đối với cơ quan

và xã hội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM

2.1 Nội dung công tác Văn thư

2.2 Nội dung công tác Lưu trữ

2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ

2.4 Những thành tựu đã đạt được của Tổng Cục đường bộ Việt Nam trongcông tác Văn thư-Lưu trữ

2.5 Những hạn chế còn tồn tại

CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ

3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ

3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ – LƯU TRỮ1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường bộ Việt Nam

Ngày 28/8/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Tuyên cáo của Chính phủ lâmthời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa về sự ra đời của Chính phủ lâm thời, trong đóthành phần nội các của Chính phủ lâm thời có Bộ Giao thông công chính, tiền thâncủa Bộ GTVT ngày nay và cũng là tiền thân của ngành Đường bộ Việt Nam hiệnnay Ngày 28/8 hàng năm đã trở thành ngày truyền thống của ngành Đường bộViệt Nam

Trải qua nhiều thời kỳ với nhiều mô hình tổ chức, phù hợp với yêu cầunhiệm vụ của thời kỳ đó Năm 1993, Chính phủ có Nghị định số 07-CP thành lậpCục Đường bộ Việt Nam với chức năng là cơ quan giúp Bộ Giao thông vận tảiquản lý về giao thông vận tải đường bộ trong phạm vi cả nước Để đáp ứng yêucầu phát triển giao thông vận tải nói chung, giao thông vận tải đường bộ nói riêngtrong giai đoạn mới, tại Nghị định số 51/2008/NĐ-CP ngày 22/04/2008 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giaothông Vận tải, trong đó có Tổng cục Đường bộ Việt Nam, theo đó ngày 26/8/2009Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 107/2009/QĐ-TTg Quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Đường bộ Việt Nam Ngày26/3/2010, Tổng cục Đường bộ Việt Nam đã chính thức ra mắt và đi vào hoạtđộng

a-Những dấu mốc lịch sử quan trọng của Ngành GTVT đường bộ:

Kỷ niệm 65 năm thành lập Ngành GTVT Việt Nam (28/8/1945 -28/8/2010) cũng là kỷ niệm 65 năm thành lập Ngành GTVT đường bộ, trong suốt chặng

đường dài đầy gian khổ nhưng vô cùng oanh liệt của mình, Ngành GTVT đường

bộ đã trải qua nhiều dấu mốc lịch sử đáng ghi nhớ, khẳng định sự trưởng thành lớn mạnh của Ngành cũng như của Tổng cục ĐBVN, những dấu mốc quan trọng đó là:a- Ngày 28/8/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Tuyên cáo của Chính phủ lâm thời

phần nội các của Chính phủ lâm thời có Bộ Giao thông công chính, tiền thân của

Bộ Giao thông vận tải ngày nay Đó cũng là ngày thành lập, ngày truyền thống củangành Đường bộ Việt Nam

b- Ngày 03/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 41, Quyết định chuyển giao các công sở, cơ quan, kể cả toàn bộ bất động sản, thiết bị, khí cụ, tài liệu … từ Nhà Giao thông của chế độ cũ sang Bộ Giao thông công chính thuộc Chính phủ lâm thời Nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa

c- Ngày 13/4/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 50 về việc tổ chức Bộ Giao thông công chính và quy định tổ chức các cơ quan của Bộ, trong đó

có Ty chuyên môn công chính với nhiệm vụ là: nghiên cứu các công tác tân tạo: kiều lộ; lập địa đồ các đường giao thông; các việc về công chính; thảo các chỉ thị

về cách lập dự án các công tác tân tạo và tu bổ bảo tồn công trình kiến trúc và đường giao thông…

d- Ngày 25/12/1951, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 72 về việc thành lập Sở vận tải thuộc Bộ GTCC

e- Ngày 30/4/1953 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 156 về việc thành lập Nha giao thông để làm nhiệm vụ xây dựng quản lý và đảm bảo giao thông đường bộ

f- Ngày 30/4/1959, Bộ trưởng Bộ Giao thông bưu điện có Quyết định số 91/QĐ về việc thành lập Tổng cục giao thông Thủy bộ (trong đó có Cục vận tải đường bộ)

g- Ngày 9/10/1961, Chính phủ có Nghị định số 160-CP về việc thành lập Cục Vận tải đường bộ, bao gồm cả quản lý đường bộ và vận tải ô tô

h- Ngày 04/10/1965, Chính phủ có Quyết định số 201/CP về việc thành lập cục Quản lý đường bộ trên cơ sở tách Cục Vận tải đường bộ thành Cục Vận tải đường bộ và Cục Quản lý đường bộ

i- Ngày 30/01/1993, Chính phủ có Nghị định số 07-CP về việc thành lập Cục ĐBVN là cơ quan quản lý Nhà nước về chuyên Ngành giao thông và vận tải đường bộ trong phạm vi cả nước

j- Ngày 26/8/2009 của Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số

107/2009/QĐ-TTg về việc quy định chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục ĐBVN trực thuộc Bộ Giao thông vận tải

Theo đó: Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng cục ĐBVN được quy định cụ thể:

* Tổng cục Đường bộ Việt Nam là cơ quan trực thuộc Bộ Giao thông vận tải, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quản lý nhà nước chuyên ngành giao thông vận tải đường bộ và thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước về giao thông vận tải đường bộ trong phạm vi cả nước

* Về cơ cấu tổ chức:

- Các tổ chức giúp việc Tổng cục trưởng:

+ Vụ Kế hoạch – Đầu tư; Vụ Tài chính; Vụ Kết cấu hạ tầng và An toàn giao thông; Vụ Quản lý, bảo trì đường bộ; Vụ Khoa học công nghệ, Môi trường và Hợptác quốc tế; Vụ Vận tải – Pháp chế; Vụ Quản lý phương tiện và người lái; Vụ Tổ chức cán bộ; Văn phòng; Thanh tra đường bộ;

+ Cục Quản lý xây dựng đường bộ

- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc:

+ 04 Khu Quản lý đường bộ: Khu Quản lý đường bộ II; Khu Quản lý đường

bộ IV; Khu Quản lý đường bộ V; Khu Quản lý đường bộ VII;

+ 04 Trường đào tạo: Trường Trung học GTVT miền Bắc; Trường Trung học GTVT miền Nam; Trường Trung cấp nghề cơ giới đường bộ; Trường Trung cấp nghề GTVTĐB;

+ 05 Ban Quản lý dự án: Ban Quản lý dự án 2; Ban Quản lý dự án 4; Ban Quản

lý dự án 5; Ban Quản lý dự án 6; Ban Quản lý dự án 7

+ Tạp chí Đường bộ Việt Nam;

* Tổng số cán bộ công nhân viên chức: 11.840 người, trong đó có 3383 nữ

- Tiến sỹ và sau đại học: 109 người, trong đó nữ là 27 người

- Đại học, cao đẳng: 2.859 người, trong đó nữ là 689 người

- Trung cấp: 1.452 người, trong đó nữ là 515 người

- Lao động phổ thông: 4.074 người, trong đó nữ là 1.205 người.

1.2 S hình th nh v phát tri n c a b ph n l m công tác V n th – L u trành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ ành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ ển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ ủa bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ ộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ ận làm công tác Văn thư – Lưu trữ ành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ ăn thư – Lưu trữ ư – Lưu trữ ư – Lưu trữ ữ

Bộ phận làm công tác VT-LT trực thuộc văn phòng Tổng cục Theo tínhchất quy mô hoạt động có 4 cán bộ thực hiện công tác này Tất cả đều được đàotạo sâu về chuyên nghành VT-LT và thực hiện nhiệm vụ :

Nhiệm vụ của cán bộ văn thư

- Tiếp dân và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của HĐND, TổngCục đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước;

- Quản lý và viết các loại giấy giưới thiệu, giấy mời…;

- Thực hiện các quy định về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản

lý văn ban thuộc thẩm quyền của Tổng Cục và các phường trực thuộc;

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định Số

58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ

Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ:

- Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưugiữ các loại tài liệu của HĐND và Tổng Cục;

- Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng

sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả;

- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vàokho lưu trữ, tham mưu việc hủy tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định

Chế độ làm việc

- Cán bộ làm VT-LT thực hiện chế độ làm việc theo giờ hành chính Ngoài

ra còn có thể đi làm ngoài giờ hoặc các ngày lễ, ngày nghie nếu có yêu cầu;

- Báo cáo, tổng kết tình hình hoạt động chuyên môn với lãnh đạo văn phòng

1.2 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VT-LT đối với cơ quan và xã hội

- Bộ phận VT-LT chịu sự chỉ đạo của văn phòng Tổng cục trên cơ sở chứcnăng, nhiệm vụ được phân công Là đầu mối quan hệ công tác giữa Tổng cục vớicác mặt trận, đoàn thể nhân dân thuộc quận, với các phòng, ban, nghành chức năng

và các phường;

- Có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo văn phòng Tổng Cục về cácquy định, thủ tục, trình tự, soạn thảo văn bản giấy tờ phù hợp với luật pháp đã banhành;

- Bộ phận VT-LT phối hợp chặt chẽ với tất cả các phòng ban, cá nhân đểthực hiện nhiệm vụ chung đạt hiệu quả

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TẠI TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM2.1 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ choviệc lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Là mắt xích nốiliền mọi hoạt động trong và ngoài cơ quan, giúp văn phòng thực hiện tốt chức năngnhiệm vụ của mình

Nội dung công tác văn thư bao gồm:

- Xây dựng và ban hành văn bản;

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản;

- Bảo quản và sử dụng con dấu

Đây là nội dung công việc chiếm phần lớn trong hoạt động của văn phòng.Nhờ công tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảmbảo chính xác, kịp thời Giúp UBND giải quyết công việc một cách nhanh chóng,chính xác và có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thểthức và nội dung văn bản Tránh khỏi sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêugiấy tờ, đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của UBND,cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ

Như vậy công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với một cơquan nói chung và văn phòng nói riêng Xác định được điều đó nên Tổng Cụcđường bộ Việt Nam luôn chú trọng cây dựng và phát triển công tá văn thư Đảmbảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác và khoa học

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư

Được sự qua tâm của Tổng Cục, nên tình hình công tác văn thư luôn đượcđam bảo Theo quy chế làm việc của văn phòng quận thì văn thư được tổ chức làmviệc theo cơ chế “ Một cửa” Vì vậy, mọi văn bản, giấy tờ đến Tổng Cục dù bất cứ

từ nguồn nào cũng đều phải tập trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận,đăng ký và chuyển giao Với những văn bản đến không được đăng ký tại phòngtiếp nhận hồ sơ và văn thư thì chuyển cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch chịu trách

nhiệm giải quyết Tất cả những văn bản do các đơn vị thuộc Tổng Cục làm ra cũngđều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành.

Hiện nay, có 2 cán bộ làm công tác văn thư Theo quy chế làm việc của Vănphòng thì có 1 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đi, 1 cán bộ chuyên tổ chứcquản lý văn bản đến Cán bộ văn thư của văn phòng được đào tạo về nghiệp vụVT-LT và có trình độ đại học nên thực hiện công tác tốt, đạt hiệu quả Được bồidưỡng chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao tay nghề qua các lớp chính quy và tạichức do Cục VT-LT Nhà nước tổ chức

Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên văn thư được bố trí làm việc tại mộtphòng riêng, có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác

Nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ văn thư đó là:

- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của Tổng Cục, đảmbảo đúng quy trình, thể thức của các văn bản hành chính nhà nước

- Quản lý các văn bản giấy tờ đến và đi

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy đinh tại Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày

24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ

Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sựphân công Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanhchóng, chính xác và khoa học Góp phần cho hoạt động của Tổng Cục được thôngsuốt

Công tác văn thư của Tổng Cục đường bộ Việt Nam do Chánh văn phòngtrực tiếp chỉ đạo, điều hành Bởi văn thư là mảng lớn và quan trọng trong hoạtđộng của văn phòng Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm chung về côngtác VT-LT đối với cấp trên

2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam

Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thông tin chủ yếu và mangtính pháp lý cao Đồng thời là công cụ đề cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dướitrình lên cấp trên và các cơ sở, ban, nghành trao đổi thông tin với nhau

Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thànhvăn do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục,hình thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau.

Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý củaTổng Cục Văn bản là sản phẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đềuđược xây dựng và ban hành theo quy định của văn phòng Tổng Cục

2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòngnhằm đảm bảo quá trình hoạt động của Tổng Cục Chánh văn phòng và các Phóvăn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo và banhành văn bản Được thực hiện theo trình tự sau đây:

Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn

thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo cơ quan giao cho đơn

vị soạn thảo Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảovăn bản trong đơn vị Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo,thủ trưởng giao cho tổ chức, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Xây dựng đề cương văn bản: Thông thường cán bộ chuyên môn chỉ lập đề

cương đối với những văn bản phức tạp, còn đối với các văn bản đơn giản thườngxuyên phải soạn thảo và một số loại đã được mẫu hóa thì không cần phải xây dựng

đề cương

Soạn thảo văn bản: Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản

phải có trách nhiệm, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bảnsoạn thảo, thu thập thông tin tài liệu có liên quan

Duyệt văn bản: Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

Việc sửa chữa, bổ sung vào bản soạn thảo văn bản đã được duyệt phải trình ngườiduyệt xem xét quyết định

Đánh máy, nhân bản văn bản: Văn bản dự thảo sau khi được lãnh đạo cơ

quan duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành Chỉ được nhân văn bản theođúng số lượng yêu cầu, không cắt, dán chữ ký để nhân văn bản, đồng thời giữ bí

mật nội dung trong văn bản, thực hiện đánh máy nhân văn bản theo đúng thời gianyêu cầu.

Ký ban hành: Sau khi các thủ tục trình ký được thực hiện và kiểm tra lại

văn bản lần cuối, nếu đầy đủ và đáp ứng đúng các yêu cầu về thể thức, nội dung vàtính thẩn mỹ thì lãnh đạo ký văn bản theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn được phâncông và trong phạm vi giải quyết công việc đã được quy định

Ban hành văn bản: Văn bản khi ký ban hành sẽ được tập trung tại phòng

văn thư để làm thủ tục phát hành Trước khi đóng dấu văn thư cơ quan kiểm tra lạimặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban hành Nếu sai sót quá nhiềuthì gửi lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban hành

2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản

Văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam phục vụ cho nhiệm vụ quản lýNhà nước thuộc phạm vi chức năng của mình Theo thẩm quyền ban hành văn bản,Văn phòng Tổng Cục đường bộ Việt Nam được ban hành 02 loại văn bản:

+ Văn bản quy phạm pháp luật;

+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường

- Các phòng, ban, ngành thuộc Tổng Cục không có thẩm quyền ban hành cácvăn bản quy phạm pháp luật Để giải quyết các công việc chuyên môn theo chứcnăng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ chức hoạtđộng chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường

- Văn phòng Tổng Cục đường bộ Việt Nam có quyền ban hành văn bản quản

lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định Văn bản doVăn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở

* Nội dung văn bản:

Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạtmục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không

Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm trướcTổng Cục về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn thảo Nộidung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Pháp

luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc Văn phong dùng trong vănbản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.

* Thể thức văn bản:

Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần: quốchiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích yếu nộidung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký

Hầu hết, các văn bản do Tổng Cục đường bộ Việt Nam ban hành đều đảmbảo đầy đủ các thành phần thể thức kể trên Tuy nhiên, còn một số văn bản chưađược trình bày theo tiêu chuẩn Việt Nam 5700- 2002

Cụ thể về thể thức văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam :

+ Quốc hiệu:

Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, dòng đầu, trang đầu của vănbản Dòng trên trình bày bằng phông chữ Times New Roman đứng đậm, dòng dướichữ Times New Roman đứng đậm, cỡ chữ 13, có dòng kẻ ngang bên dưới

Ví dụ: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

+ Tác giả văn bản:

Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên,bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Times New Roman cỡchữ 13 đứng đậm

- Nếu là văn bản của Tổng cục thì tác giả được trình bày:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM

- Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày:

TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM

VĂN PHÒNG

+ Số và ký hiệu văn bản:

- Số và ký hiệu văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam được đánh theothứ tự từ số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm Số thứ tựđược đánh bằng chữ số ảrập

- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thể loại văn bản và đơn vị ban hànhvăn bản, được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13

- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn bản

có gạch nối

Ví dụ:

Văn bản của Tổng cục: 10/QĐ- TCĐBVNVăn bản của Văn phòng: 5/TB- VP

Văn bản không có tên loại: 28/CV- TCĐBVN

- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:

Ví dụ: 01/2001/QĐ- TCĐBVN

+ Địa danh và ngày tháng văn bản:

- Địa danh là tên địa phương nơi Tổng Cục đóng trụ sở

- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản

- Địa danh và ngày tháng văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam đượctrình bày dưới phần quốc hiệu bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14nghiêng

Ví dụ: Hà Nội, ngày 01 tháng01 năm 2013

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

- Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bảnbằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14 đứng đậm

- Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn, súc

tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản với phông chữ Times NewRoman, cỡ chữ 14 đứng đậm

- Đối với những văn bản không có tên loại hay con gọi là công văn thì tríchyếu nội dung được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản bằng phông chữ

+ Nội dung văn bản:

Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thông tin một cách cụ thể, rõràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến Nội dung văn bản của TổngCục đường bộ Việt Nam được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu

+ Nơi nhận văn bản:

Nơi nhận văn bản được trình bày ở dưới nội dung văn bản, cách từ 2 đến 3dòng về phía bên trái bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 12 kiểu chữnghiêng đậm

Phần các cơ quan, tổ chức nhận được văn bản được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ 11

Ví dụ:

Kính gửi : Ban Quản lý dự án 8

+ Thể thức đề ký và chữ ký:

- Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản;

- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản Chữ ký vàthể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3 dòng

về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;

- Thể thức đề ký được trình bày bằng phông chữ Times New Roman,

cỡ chữ 13 đứng đậm

+ Văn bản do Phó Tổng cục trưởng ký:

KT TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG

Nguyễn Văn Quyền

- Văn bản của Văn phòng ban hành và do Chánh Văn phòng ký:

CHÁNH VĂN PHÒNG

Trần Thị Kim Hoa

2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

Số lượng văn bản phát hành của Tổng Cục đường bộ Việt Nam tăng dầntheo từng năm, mỗi năm Tổng Cục làm ra Quyết định khoảng 5000 văn bản, Côngvăn khoảng 7000 văn bản và các loại văn bản khác (Tờ trình, thông báo, giấymời….) khoảng 2500 văn bản Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ở đâycũng được tiến hành trình tự theo từng bước như quy định Nhà nước

Việc trình ký văn bản

- Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư Văn bản sau khi

được in thì phải trình Tổng cục trưởng, các Phó Tổng cục trưởng hoặc chánh vănphòng ký theo thẩm quyền trước khi ban hành

- Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đãđầy đủ về nội dung và hình thức chưa Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư, cóthể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện

- Các trường hợp trình ký:

+ Đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cầntrình văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung và

+ Đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (như các văn bảnquy phạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…) thì phải có các văn bản liênquan kèm theo khi trình ký Gọi là Hồ sơ trình ký giúp thủ trưởng thẩm tra nộidung của văn bản khi cần.

- Theo quy định thì mỗi ngày , cán bộ văn thư hoặc cán bộ chuyên môn thựchiện trình ký 02 lần vào đầu giờ hành chính của buổi sáng và chiều.Việc trình kýđược diễn ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được ban hành ngay trongngày

Đóng dấu văn bản:

* Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư Ở đâycán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một lần nữatoàn bộ văn bản Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay không Sau đó văn thư tiếnhành ghi số và ngày tháng cho văn bản Số được đánh theo tên loại văn bản và bắtđầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết Ngày tháng văn bản được ghi đúngngày làm thủ tục ban hành văn bản

Việc ghi số và ngày tháng cho văn bản của cán bộ văn thư Văn phòng Tổngcục khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình thức, thể thức văn bản

Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là đóng dấulên văn bản

Dấu là thành phần không thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân thựccủa văn bản Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm quyền chữký

Văn thư Tổng Cục đường bộ Việt Nam có trách nhiệm bảo quản và sử dụngnhiều loại con dấu: dấu của Tổng Cục, các dấu chức danh, dấu tên, dấu chỉ mức độmật, khẩn, hoả tốc và một số loại dấu khác theo quy định

Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền để đóngdấu cho chính xác

Đối với những văn bản có mức độ Mật, Khẩn thì đóng dấu chữ “Mật”,

“Khẩn” hoặc “Hoả tốc” ở dưới phần số và ký hiệu văn bản

Đối với những văn bản nhiều trang, để đảm bảo hiệu lực thi hành thì văn thưđóng dấu giáp lai ở lề phải các tờ văn bản.

Đối với những chương trình, kế hoạch, đề án thì đóng dấu treo dưới phần tácgiả văn bản hoặc giữa tác giả và tiêu ngữ Dấu treo cũng được đóng lên các têndanh sách kèm theo, thu hoạch kết quả trong báo cáo

+ Ưu điểm: Dấu đóng đa phần là đúng quy định, dấu được đóng lên 1/3 đến1/4 chữ ký về phía bên trái và khá ngay ngắn

+ Nhược điểm: Chưa cập nhật định mới theo văn bản số 425/ NVTW nên dấu giáp lai còn đóng ở lề bên phải Một số dấu dóng còn nghiêng vànhoè mực

ký khoa học, hiện đại hơn Đó là dùng phần mềm nhập dữ liệu vào máy tính theo

hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố

Mỗi năm, Tổng Cục đường bộ Việt Nam ban hành gần 9500 văn bản vớinhiều thể loại khác nhau Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán

bộ văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng kýriêng vào một sổ

Các sổ đó là:

Sổ đăng ký Quyết định;

Sổ đăng ký Thông báo;

Sổ đăng ký Công văn;

Sổ đăng ký Tờ trình;

Sổ đăng ký Giấy mời

Sổ đăng ký văn bản đi(phụ lục 2);

Sổ đăng ký văn bàn đến;

Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời, nhanhchóng và chính xác ngay sau khi làm xong thủ tục phát hành.

Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ vănthư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản Đối với nơi nhận ở ngoài Tổng Cụcthì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận thuộc TổngCục thì văn thư chuyển tay

Văn bản gửi ra ngoài được đóng gói trong bì in sẳn theo mẫu của Tổng Cục

Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền

Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kíchthước bì phù hợp Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết len

Lập tập lưu văn bản:

Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản

đi đối với công tác văn thư Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu cho cácvăn bản mà Tổng Cục phát hành trong tháng Tập lưu được lập riêng cho từng loạivăn bản Văn bản lưu lại văn thư là bản gốc, bản chính để sau một năm nép vào lưutrữ trữ quận

Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số và ngàytháng Được viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc đầy đủ