Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 4 1.1 Sự hình thành và phát triển của Tổng Cục đường bộ Việt Nam 4 1.2 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VTLT đối với cơ quan và xã hội 7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM 9 2.1 Nội dung công tác văn thư 9 2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư 9 2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của Tổng Cục đường bộ Việt Nam 10 2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 11 2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản 12 2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 16 2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.1.7 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Tổng Cục đường bộ Việt Nam. 24 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 26 2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ 26 2.2.2 Tài liệu lưu trữ 27 2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ 27 2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 29 2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ 31 2.4 Những thành tựu đã đạt được của Tổng Cục đường bộ Việt Nam trong công tác Văn thưLưu trữ 32 2.5 Những hạn chế còn tồn tại 33 CHƯƠNG 3. BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 35 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ 35 3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ 35 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu Những kết số liệu trông đề tài thực Tổng Cục đường Bộ Việt Nam chưa công bố trước LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài “ Công tác Văn thư - Lưu trữ Tổng Cục đường Bộ Việt Nam”, Để hoàn thành đề tài này, xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ, nhân viên Tổng Cục đường Bộ Việt Nam giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi Tôi xin chân thành cảm ơn TS Lê Thị Hiền - Giáo viên hướng dẫn dạy tận tình để đề tài hoàn thành cách nhanh chóng hoàn thiện Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh Song làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, kiến thức thực tế hạn chế nên mong góp ý quý thầy, cô bạn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHỤ LỤC .4 CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ .4 1.1 Sự hình thành phát triển Tổng Cục đường Việt Nam 1.2 Mối quan hệ phận công tác VT-LT quan xã hội.7 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ .9 TẠI TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM 2.1 Nội dung công tác văn thư .9 2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư 2.1.2 Tình hình ban hành văn Tổng Cục đường Việt Nam 10 2.1.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn bản: 11 2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn 12 2.1.5 Tổ chức quản lý giải văn 16 2.1.6 Tổ chức quản lý giải văn đến 20 2.1.7 Tình hình quản lý sử dụng dấu Tổng Cục đường Việt Nam .24 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 26 2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ .26 2.2.2 Tài liệu lưu trữ 27 2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ 27 2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 29 2.3 Các quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ .31 2.4 Những thành tựu đạt Tổng Cục đường Việt Nam công tác Văn thư-Lưu trữ 32 2.5 Những hạn chế tồn .33 CHƯƠNG 35 BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 35 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định công tác Văn thư – Lưu trữ 35 3.2 Đề xuất, kiến nghị việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ 35 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong tất quan tổ chức có công tác Văn thư – Lưu trữ (VT_LT) lập đơn vị làm công tác VT-LT VT-LT việc đảm bảo hoạt động quản lý hành thông qua văn bản, tài liệu Ngày với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triên Với vai trò quan trọng công tác VT-LT, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ trương Chính sách ngày đại hóa công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành quan Nhận thức tầm quan trọng công tác VT-LT, Hồ Chí Minh rõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá: “Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học kỹ thuật” Do việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng Mặc dù công tác VT-LT có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, công tác có vài năm gần công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ, nên chưa có quan tâm, trọng xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác VT-LT, cần thiết phải nhìn nhận lại Từ vấn đề trên, nên chọn đề tài: “ Công tác Văn thư – Lưu trữ Tổng Cục đường Việt Nam” làm đề tài ngiên cứu khoa học Lịch sử nghiên cứu Văn thư – Lưu trữ Đảng Nhà nước quan tâm, thể qua Luật, Thông tư, Nghị định… - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật (03/06/2008) - Nghị định Số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 quản lý sử dụng dấu - Nghị định Số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị Định Số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư - Thông tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Hiện nay, có nhiều đề tài nghiên cứu khoa học công tác Văn thư – Lưu trữ - ThS Nguyễn Văn Báu (2009) đề tài: “ Lịch sử lưu trữ quyền Việt Nam Cộng Hòa (1955-1967)” - ThS Đỗ Văn Học (2013) đề tài: “ Tổ chức thực sản phẩm khoa học hướng dẫn khoa học công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công ty Điện lực Long An” Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Chỉ ưu nhược điểm công tác VT-LT Tổng Cục đường Bộ Việt Nam Đưa biện pháp để hoàn thiện công tác VT-LT, góp phần nâng cao hiệu hoạt động công tác Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu hình thành phát triển công tác VT-LT Tổng Cục đường Bộ Việt Nam Chi ưu điểm, thành đạt khó khăn, hạn chế công tác VT-LT Từ đưa biện pháp giải để thực công tác văn thư lưu trữ cách khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ Phạm vi nghiên cứu Thời gian: 2011-2014 Không gian:Tại Tổng Cục đường Bộ Việt Nam Phương pháp nghiên cứu - Phương Pháp thu thập thông tin trực tiếp: Phỏng vấn, quan sát thực tế - Phương pháp thu thập thông tin gian tiếp: Phân tích tài liệu, tổng hợp số liệu Ý nghĩa đề tài Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn, chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực , hiệu công tác VT-LT Mơ rộng thêm mô hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho hệ thống thuộc Tổng Cục đường Việt Nam Cấu trúc đề tài Ngoài phần MỞ ĐẦU, KẾT LUẬN, DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO, PHỤ LỤC, đề tài chia làm 03 chương: CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Sự hình thành phát triển Tổng Cục đường Bộ Việt Nam 1.2 Sự hình thành phát triển phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ 1.3 Mối quan hệ phận công tác Văn thư – Lưu trữ quan xã hội CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TỔNG CỤC ĐƯỜNG BỘ VIỆT NAM 2.1 Nội dung công tác Văn thư 2.2 Nội dung công tác Lưu trữ 2.3 Các quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ 2.4 Những thành tựu đạt Tổng Cục đường Việt Nam công tác Văn thư-Lưu trữ 2.5 Những hạn chế tồn CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định công tác Văn thư – Lưu trữ 3.2 Đề xuất, kiến nghị việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Sự hình thành phát triển Tổng Cục đường Việt Nam Ngày 28/8/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Tuyên cáo Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đời Chính phủ lâm thời, thành phần nội Chính phủ lâm thời có Bộ Giao thông công chính, tiền thân Bộ GTVT ngày tiền thân ngành Đường Việt Nam Ngày 28/8 hàng năm trở thành ngày truyền thống ngành Đường Việt Nam Trải qua nhiều thời kỳ với nhiều mô hình tổ chức, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ thời kỳ Năm 1993, Chính phủ có Nghị định số 07-CP thành lập Cục Đường Việt Nam với chức quan giúp Bộ Giao thông vận tải quản lý giao thông vận tải đường phạm vi nước Để đáp ứng yêu cầu phát triển giao thông vận tải nói chung, giao thông vận tải đường nói riêng giai đoạn mới, Nghị định số 51/2008/NĐ-CP ngày 22/04/2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Giao thông Vận tải, có Tổng cục Đường Việt Nam, theo ngày 26/8/2009 Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 107/2009/QĐ-TTg Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Đường Việt Nam Ngày 26/3/2010, Tổng cục Đường Việt Nam thức mắt vào hoạt động a-Những dấu mốc lịch sử quan trọng Ngành GTVT đường bộ: Kỷ niệm 65 năm thành lập Ngành GTVT Việt Nam (28/8/1945 -28/8/2010) kỷ niệm 65 năm thành lập Ngành GTVT đường bộ, suốt chặng đường dài đầy gian khổ vô oanh liệt mình, Ngành GTVT đường trải qua nhiều dấu mốc lịch sử đáng ghi nhớ, khẳng định trưởng thành lớn mạnh Ngành Tổng cục ĐBVN, dấu mốc quan trọng là: a- Ngày 28/8/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Tuyên cáo Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đời Chính phủ lâm thời, thành phần nội Chính phủ lâm thời có Bộ Giao thông công chính, tiền thân Bộ Giao thông vận tải ngày Đó ngày thành lập, ngày truyền thống ngành Đường Việt Nam b- Ngày 03/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 41, Quyết định chuyển giao công sở, quan, kể toàn bất động sản, thiết bị, khí cụ, tài liệu … từ Nhà Giao thông chế độ cũ sang Bộ Giao thông công thuộc Chính phủ lâm thời Nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa c- Ngày 13/4/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 50 việc tổ chức Bộ Giao thông công quy định tổ chức quan Bộ, có Ty chuyên môn công với nhiệm vụ là: nghiên cứu công tác tân tạo: kiều lộ; lập địa đồ đường giao thông; việc công chính; thảo thị cách lập dự án công tác tân tạo tu bổ bảo tồn công trình kiến trúc đường giao thông… d- Ngày 25/12/1951, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 72 việc thành lập Sở vận tải thuộc Bộ GTCC e- Ngày 30/4/1953 Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 156 việc thành lập Nha giao thông để làm nhiệm vụ xây dựng quản lý đảm bảo giao thông đường f- Ngày 30/4/1959, Bộ trưởng Bộ Giao thông bưu điện có Quyết định số 91/QĐ việc thành lập Tổng cục giao thông Thủy (trong có Cục vận tải đường bộ) g- Ngày 9/10/1961, Chính phủ có Nghị định số 160-CP việc thành lập Cục Vận tải đường bộ, bao gồm quản lý đường vận tải ô tô h- Ngày 04/10/1965, Chính phủ có Quyết định số 201/CP việc thành lập cục Quản lý đường sở tách Cục Vận tải đường thành Cục Vận tải đường Cục Quản lý đường i- Ngày 30/01/1993, Chính phủ có Nghị định số 07-CP việc thành lập Cục ĐBVN quan quản lý Nhà nước chuyên Ngành giao thông vận tải đường phạm vi nước j- Ngày 26/8/2009 Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 107/2009/QĐ-TTg việc quy định chức năng, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục ĐBVN trực thuộc Bộ Giao thông vận tải Theo đó: Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tổng cục ĐBVN quy định cụ thể: * Tổng cục Đường Việt Nam quan trực thuộc Bộ Giao thông vận tải, thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quản lý nhà nước chuyên ngành giao thông vận tải đường thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước giao thông vận tải đường phạm vi nước * Về cấu tổ chức: - Các tổ chức giúp việc Tổng cục trưởng: + Vụ Kế hoạch – Đầu tư; Vụ Tài chính; Vụ Kết cấu hạ tầng An toàn giao thông; Vụ Quản lý, bảo trì đường bộ; Vụ Khoa học công nghệ, Môi trường Hợp tác quốc tế; Vụ Vận tải – Pháp chế; Vụ Quản lý phương tiện người lái; Vụ Tổ chức cán bộ; Văn phòng; Thanh tra đường bộ; + Cục Quản lý xây dựng đường - Các đơn vị nghiệp trực thuộc: + 04 Khu Quản lý đường bộ: Khu Quản lý đường II; Khu Quản lý đường IV; Khu Quản lý đường V; Khu Quản lý đường VII; + 04 Trường đào tạo: Trường Trung học GTVT miền Bắc; Trường Trung học GTVT miền Nam; Trường Trung cấp nghề giới đường bộ; Trường Trung cấp nghề GTVTĐB; + 05 Ban Quản lý dự án: Ban Quản lý dự án 2; Ban Quản lý dự án 4; Ban Quản lý dự án 5; Ban Quản lý dự án 6; Ban Quản lý dự án + Tạp chí Đường Việt Nam; * Tổng số cán công nhân viên chức: 11.840 người, có 3383 nữ - Tiến sỹ sau đại học: 109 người, nữ 27 người - Đại học, cao đẳng: 2.859 người, nữ 689 người - Trung cấp: 1.452 người, nữ 515 người - Công nhân kỹ thuật: 3.346người, nữ 947 người nhà lưu trữ học phân chia tài liệu lưu trữ số loại hình như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học – kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… Tài liệu hành chính: văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành có nhiều thể loại phụ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam thời phong kiến tài liệu hành loại: luật lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu… thời Pháp thuộc sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… ngày tài liệu hành hệ thống văn quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn…Đây loại hình chiếm tỷ lệ lớn lưu trữ Tài liệu khoa học kỹ thuật:là loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế, xây dụng công trình xây dựng bản, thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp, điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên địa chất khoáng sản, khí tượng, thủy văn trắc địa, đồ…Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh công trình, báo cáo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ thiết kế kỹ thuật… Tài liệu nghe nhìn: Là tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế, văn hóa, xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi tái lại kiện, tượng âm hình ảnh Loại tài liệu chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn, sinh động, thu hút ý người.Tài liệu nghe nhìn gồm loại: Băng, đĩa, ghi âm, ghi hình, ảnh, cuộn phim thể loại khác như: Phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự… Tài liệu điện tử: Là loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, nhân, sử dụng máy vi tính trình sản sinh lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay gọi tài liệu đọc máy tính, 28 liệu dạng đặc biệt đọc sử dụng máy tính Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm file liệu sở liệu, thư điện tử, điện tín dạng văn dạng mã hóa số thông tin Ngoài loại hình chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ có tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học…Loại tài liệu chủ yếu thảo tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa học, thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nhà văn nhà thơ, nghệ sĩ tiếng nhà hoạt động trị, hoạt động khoa học phác thảo họa sĩ… 2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu tổng hợp khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý xeepstaif liệu cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, xác cho công tác tra tìm tài liệu Nội dung tổ chức khoa học tài liệu gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, tổ chúc công cụ tra tìm tài liệu số công tác bổ trợ khác nghành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan Để tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi phải có cán trình độ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt trang thiết bị phục vụ cho việc thực quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, khoa học đại Công tác thu thập, bổ sung giao nép tài liệu vào lưu trữ Tài liệu chủ yếu Tổng Cục văn giấy tờ hành hình thành trình hoạt động Tổng Cục, đơn vị trực thuộc Ngoài văn đạo cấp trên, văn Sở, Ban,Ngành Thành phố liên quan 29 Hàng năm, Lưu trữ nhận tài liệu từ phòng Văn thư Vụ Việc giao nộp tài liệu tiến hành văn giao nhận cán lưu trữ đơn vị nép tài liệu Đa phần tài liệu mà cán lưu trữ nhận tình trạng bó gói, rời lẻ không đầy đủ Vì mà việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho cán Lưu trữ thực nhằm đảm bảo đủ tài liệu để lập hồ sơ, phục vụ nhu cầu tra tìm nghiên cứu Công tác chỉnh lý tài liệu: Cán Lưu trữ lập kế hoạch thực chỉnh lý đạo, hướng dẫn Bộ GTVT theo bước với quy định Nhà nước Hồ sơ lập theo mặt hoạt động xếp theo thời gian cho năm Được biên mục đặt tiêu đề hồ sơ rõ ràng Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu như: Mục lục văn qua trình lập hồ sơ Danh mục hồ sơ sau chỉnh lý Công tác bảo quản tài liệu: Kho lưu trữ Tổng Cục đường Việt Nam bố trí tầng với không gian thoang mát, Được trang bị đầy đủ thiết bị, vật dụng cần thiết để bảo quản tốt tài liệu như: giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu, máy điều hoà nhiệt độ, qụat, bình cứu hoả… Công tác bảo quản tài liệu cán lưu trữ thực tốt, đảm bảo tính an toàn, bó mật cho tài liệu đồng thời giúp việc tra tìm, khai thác tài liệu nhanh chóng Tài liệu bảo quản bìa hồ sơ, cặp ba dây hộp theo quy định Nhà nước Các hộp xếp lên giá trật tự từ xuống dưới, từ trái sang phải từ theo năm, mặt hoạt động Kho lưu trữ cán Lưu trữ vệ sinh theo định kỳ nên nhìn chung ngăn nắp, gọn gàng 30 Công tác tra tìm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu: Với quan lớn Tổng Cục đường Việt Nam, công việc hàng ngày nhiều có liên quan đến văn nép lưu Các cán bộ, đơn vị thường muốn khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu để giải công việc Vì công tác tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu tra cứu người diễn thường xuyên Cán Lưu trữ sử dụng công cụ tra cứu như: Mục lục văn bản, Danh mục hồ sơ, sổ thống kê đăng ký văn để tra tìm Hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu phòng Cán Lưu trữ tự tay tìm tài liệu cho độc giả mượn nghiên cứu phòng Trong trường hợp theo yêu cầu cán mượn tài liệu khỏi phòng để giải công việc cán lưu trữ phải ghi biên cho mượn tài liệu rõ ràng quy định Ngoài việc phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu cho Thủ trưởng đơn vị, cá nhân quan, Lưu trữ phục vụ phường, đơn vị khác đến yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu với mục đích đáng Nhìn chung, công tác lưu trữ Tổng Cục đường Việt Nam tổ chức thực quy định Nhà nước Cán làm việc nhiệt tình, có hiệu Các quy trình nghiệp vụ thực nghiêm túc, trật tự khoa học Tuy nhiên, kho lưu trữ chưa đầy đủ loại tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng ngày nhiều độc giả 2.3 Các quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ Công tác Văn thư Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 06 năm 2003 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức 31 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính Phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 16/ 2013/ NĐ-CP ngày 06 tháng 02 năm 2013 Chính phủ rà soát, hệ thống hóa văn quy phạm pháp luật Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02 tháng 07 năm 2014 Bộ Nội vụ Ban hành Quy chế xây dựng, thẩm định ban hành văn quy phạm pháp luật Công tác Lưu trữ Luật Lưu trữ Số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu Lưu trữ lịch sử cấp Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 cảu Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ 2.4 Những thành tựu đạt Tổng Cục đường Việt Nam công tác Văn thư-Lưu trữ Trong năm qua, công tác văn thư lưu trữ Tổng Cục quan tâm, triển khai thực đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 Công tác văn thư thực quy định, công tác quản lý văn đến, thực kiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, năm 2014 tiếp nhận 5.747 văn đến, tham mưu phát hành 6.203 văn đi, công tác sử dụng dấu quy định, quy chế quản lý bảo quản dấu Trong công tác lưu trữ, năm 2014 Tổng Cục đường Việt Nam chỉnh lý đưa vào lưu trữ theo quy định 15.415 hồ sơ, quy 1845 mét giá tài liệu, 32 đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin tài liệu, đảm bảo thông tin an toàn bí mật theo quy định Nhà nước Với tinh thần trách nhiệm, cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, mang lại hiệu công việc , đảm bảo tính bí mật, xác, kịp thời góp phần thúc đẩy tiến trình hoạt động máy Tổng cục Trong đạo điều hành công việc lãnh đạo thực nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ thủ trưởng đảm bảo tuân thủ trình tự, thủ tục thời hạn giải công việc theo quy định pháp luật, quy định quan Đồng thời phát huy tinh thần chủ động, sáng tạo, phát huy lực sở trường, ý thức trách nhiệm cá nhân trừng cá nhân, đảm bảo trật tự kỷ cương Cán bộ, nhân viên làm công tác VT-LT có thống công tác thực chủ trương cải cách hành chính, không gây phiền hà tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác Lề lối làm việc có nhiều thay đổi, biết tiếp thu mới, bỏ cũ, lạc hậu Đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin tạo thuận lợi cho việc giao tiếp cập nhập thông tin hàng ngày, để hoàn thành công việc cách gọn nhẹ 2.5 Những hạn chế tồn Bên cạnh thành tựu đạt tồn số hạn chế: Điều việc theo sát nguyên tắc “Kịp thời- xác- hiệu quả” chưa thực cách toàn diện Đó nhược điểm lớn cán nhân viên phận VT-LT nói riêng văn phòng nói chung Sự nhạy bén, sáng tạo cho hoạt động VT-LT chưa phát huy Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò vô quan trọng chưa trọng nhiều thể chỗ chưa có quy chế, quy định VT-LT Việc chấp hành quy định nộp hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm, xây dựng bố trí kho tàng bảo quản tài liệu chưa đầu tư, ứng dụng khoa học vào công tác lưu trữ hạn chế Trong công tác soạn thảo văn nhiều điểm sai sót Các trang thiết bị trang bị đại đầy đủ vận hành lâu ngày nên nhiều trang thiết bị cũ kỹ, hỏng hóc gây trì trệ công việc 33 TIỂU KẾT CHƯƠNG Công tác VT-LT phận thiếu hoạt động Tổng Cục đường Việt Nam nói riêng quan, tổ chức nói chung Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, tổ chức tốt công tác VT-LT góp phần tạo công vụ có hiệu quả, xây dựng hành đại Trong trình công tác, đạt nhiều thành tựu to lớn gặp phải số bất cập Vì muốn nâng cao hiệu công VT-LT đòi hỏi nỗ lực, cố gắng tập thể riêng cán bộ, nhân viên làm công tác VT-LT 34 CHƯƠNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định công tác Văn thư – Lưu trữ Nhằm khắc phục khó khăn thiếu sót công tác VT-LT, việc hoàn thiện hệ thống quy định công tác VT-LT Để xây dựng quy định, quy chế VT-LT tham khảo Luật, Nghị định, Quyết định văn mà Nhà nước ban hành như: Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 06 năm 2003 Luật Lưu trữ Số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Hoặc tham khảo thêm Quy chế đơn vị khác: 3.2 Đề xuất, kiến nghị việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ Để đáp ứng, hoàn thiện công tác VT-LT hơn, có đề xuất kiến nghị sau: Tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra chấp hành quy định pháp luật, quy định quan Xác định trọng tâm, trọng điểm việc ổn định nâng cao công tác VT-LT để xây dựng chương trình, kế hoạch cụ thể Điều quan trọng cầ trọng đến công tác đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực cách mở lớp bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên thực công tác VT-LT Thường xuyên cập nhập, phổ biến quy định pháp luật việc chuẩn hóa công tác VT_LT Đảm bảo quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn theo trình tự, bổ sung, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, tích lũy kinh nhiệp công tác nhằm đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Lãnh đạo văn phòng cần phân công lại nhiệm vụ cách khoa học hơn, hợp lí Đồng thời tuyển dụng thêm nguồn nhân lực có trình độ, lực để bổ sung , khắc phục tình trạng tải công việc Khiến hiệu công việc đảm bảo 35 Cần dự thảo ban hành quy chế văn thư – lưu trữ tham khảo Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ Tồn số văn chưa với thể thức đòi hỏi công tác kiểm tra thể thức văn trước ban hành cần tăng cường đảm bảo ban hành thể thức, đảm bảo mặt pháp lí cho văn tránh tình trạng phải chuyển giao chuyển giao lại chỉnh sửa văn ảnh hưởng tới tiến độ công việc Cơ chế lưu trữ phân tán gây nhiều khó khăn Hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị văn phòng, sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm,nguồn vật lực tránh sử dụng không mục đích, lãng phí Nâng cấp phần mềm quản lí thông tin, văn Bố trí, xếp nơi làm việc thuận tiện, hợp lí với môi trường làm việc lâu dài đảm bảo cho cán bộ, nhân viên có đủ sức khỏe để làm việc Tiếp tục đổi chế hoạt động để nâng cao chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian làm việc 36 TIỂU KẾT CHƯƠNG Hoàn thiện hệ thống quy chuẩn cho công tác VT-LT yêu cầu cấp bách Tổng Cục đường Việt Nam Đây biện pháp hiệu để khắc phục nhược điểm, hạn chế, yếu tồn Hơn đại hóa công tác VT-LT cần có quan tâm, ý Việc thực nội dung công tác VT-LT gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Vì vậy, phải mạnh dạn đầu tư trang thiết bị tiên tiến để hiệu công việc nâng cao Gắn với điều kiện vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư nhân tố người quan trọng Muốn người cán VT-LT phải học hỏi, tự rèn luyện thân để nâng cao phẩm chất tốt đẹp 37 KẾT LUẬN Công tác VT-LT hoạt động đảm bảo thông tin văn nhằm mục đích phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc, quan Công tác VT-LT xem mặt hoạt động máy quản lý nói chung quan Công tác VT-LT thiếu văn phòng nội dung quan trọng, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng VT-LT phận tách rời máy hành Nhà nước Công tác VT-LT đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Trong công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác VT-LT vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đụng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Do đó, làm tốt công tác VT-LT góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng cà Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô ích, đặc biệt việc lợi dụng văn để làm công việc trài pháp luật Làm tốt công tác văn thư giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, Văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Khi nghiên cứu đề tài “Công tác Văn thư – Lưu trữ Tổng cục Đường Việt Nam” giúp phần tô đậm màu sắc tranh toàn cảnh công tác VT-LT Tổng Cục đường Việt Nam nói riêng quan hành Nhà nước nói chung Với vai trò ý nghĩa quan trọng, công tác VT-LT cần phải quan tâm thật nhiều, thường xuyên liên tục Hơn nữa, muốn cải cách hành 38 trước hết phải cải cách công tác VT-LT cho hoạt động thật hiệu Làm tốt công tác VT-LT góp phần đáng kể để quan hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ Từ tạo điều kiện đê làm tốt công tác VT-LT giúp cho việc nghiên cứu lịch sử quan, địa phương lịch sử đất nước sau Học hỏi rút kinh nghiệm hệ trước, để kế hoạch tại, định hướng cho tương lai 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thanh Bình (2014) đề tài “Chính phủ điện tử điều kiện đẩy mạnh cải cách hành Nhà nước Việt Nam” PGS.Nguyễn Văn Hàm, Nghiệp vụ công tác văn thư (viết chung) Nxb Lao động xã hội,2001 PGS.Nguyễn Văn Hàm, Văn lưu trữ học đại cương (viết chung), Nxb.Giáo dục, 1996, tái bản: 1997 40 PHỤ LỤC Phụ lục MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự - Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:………… ĐƠN VỊ:………………………………… QUYỂN SỐ:…… Từ số:……………………đến số………………………… Từ ngày:…………………đến ngày………………………… 41 Mẫu sổ cách đăng ký bên trong: Ngày Số,ký Tên loại Người Nơi Đơn vị Số Ghi tháng hiệu trích yếu nội ký nhận người nhận lượng lưu (6) (7) văn văn dung (1) (2) (3) (4) (5) (8) 42