MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 4 1.1 Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ 4 1.2 Sự hình thành và phát triển của bộ phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ 5 1.3 Mối quan hệ giữa bộ phận công tác VTLT đối với cơ quan và xã hội 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 8 2.1 Nội dung công tác văn thư 8 2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư 8 2.1.2 Tình hình ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ 9 2.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 10 2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn bản 11 2.1.5 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 15 2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 19 2.1.7 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ. 24 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 26 2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ 26 2.2.2 Tài liệu lưu trữ 27 2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ 27 2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 29 2.3 Các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ 31 2.4 Những thành tựu đã đạt được của UBND Quận Tây Hồ trong công tác Văn thưLưu trữ 32 2.5 Những hạn chế còn tồn tại 33 CHƯƠNG 3. BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 35 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ 35 3.2 Đề xuất, kiến nghị trong việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ 35 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC 41
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu Những kết số liệu trông đề tài thực Ủy Ban Nhân Dân quận Tây Hồ, Tp Hà Nội chưa công bố trước Ký tên Nguyễn Thanh Thủy LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài “ Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội”, Để hoàn thành đề tài này, xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ, nhân viên Ủy Ban Nhân Dân quận Tây Hồ, Tp Hà Nội giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi Tôi xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân – Giáo viên hướng dẫn dạy tận tình để đề tài hoàn thành cách nhanh chóng hoàn thiện Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh Song làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, kiến thức thực tế hạn chế nên mong góp ý quý thầy, cô bạn BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT UBND HĐND VT-LT TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT Ủy Ban Nhân Dân Hội Đồng Nhân Dân Văn thư – Lưu trữ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ .4 1.1 Sự hình thành phát triển UBND Quận Tây Hồ 1.2 Sự hình thành phát triển phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ 1.3 Mối quan hệ phận công tác VT-LT quan xã hội.6 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ .8 TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ .8 2.1 Nội dung công tác văn thư .8 2.1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư 2.1.2 Tình hình ban hành văn UBND quận Tây Hồ 2.1.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn bản: 10 2.1.4 Thẩm quyền ban hành văn .11 2.1.5 Tổ chức quản lý giải văn 15 2.1.6 Tổ chức quản lý giải văn đến 19 2.1.7 Tình hình quản lý sử dụng dấu Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ .24 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 26 2.2.1 Tình hình tổ chức công tác lưu trữ 26 2.2.2 Tài liệu lưu trữ 27 2.2.3 Các loại tài liệu lưu trữ 27 2.2.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 29 2.3 Các quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ .31 2.4 Những thành tựu đạt UBND Quận Tây Hồ công tác Văn thư-Lưu trữ 32 2.5 Những hạn chế tồn .33 CHƯƠNG 35 BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 35 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định công tác Văn thư – Lưu trữ 35 3.2 Đề xuất, kiến nghị việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ 35 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC .41 MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Trong tất quan tổ chức có công tác Văn thư – Lưu trữ (VT_LT) lập đơn vị làm công tác VT-LT VT-LT việc đảm bảo hoạt động quản lý hành thông qua văn bản, tài liệu Ngày với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triên Với vai trò quan trọng công tác VT-LT, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ trương Chính sách ngày đại hóa công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý hành quan Nhận thức tầm quan trọng công tác VT-LT, Hồ Chí Minh rõ: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá: “Tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa khoa học kỹ thuật” Do việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng Mặc dù công tác VT-LT có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, công tác có vài năm gần công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ, nên chưa có quan tâm, trọng xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác VT-LT, cần thiết phải nhìn nhận lại Từ vấn đề trên, nên chọn đề tài: “ Công tác Văn thư – Lưu trữ Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) Quận Tây Hồ, Hà Nội” làm đề tài ngiên cứu khoa học Lịch sử nghiên cứu Văn thư – Lưu trữ Đảng Nhà nước quan tâm, thể qua Luật, Thông tư, Nghị định… - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật (03/06/2008) - Nghị định Số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 quản lý sử dụng dấu - Nghị định Số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị Định Số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư - Thông tư Số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Hiện nay, có nhiều đề tài nghiên cứu khoa học công tác Văn thư – Lưu trữ - ThS Nguyễn Văn Báu (2009) đề tài: “ Lịch sử lưu trữ quyền Việt Nam Cộng Hòa (1955-1967)” - ThS Đỗ Văn Học (2013) đề tài: “ Tổ chức thực sản phẩm khoa học hướng dẫn khoa học công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công ty Điện lực Long An” Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Chỉ ưu nhược điểm công tác VT-LT UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội Đưa biện pháp để hoàn thiện công tác VT-LT, góp phần nâng cao hiệu hoạt động công tác Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu hình thành phát triển công tác VT-LT UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội Chi ưu điểm, thành đạt khó khăn, hạn chế công tác VT-LT Từ đưa biện pháp giải để thực công tác văn thư lưu trữ cách khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ Phạm vi nghiên cứu Thời gian: 2011-2014 Không gian:Tại UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội Phương pháp nghiên cứu - Phương Pháp thu thập thông tin trực tiếp: Phỏng vấn, quan sát thực tế - Phương pháp thu thập thông tin gian tiếp: Phân tích tài liệu, tổng hợp số liệu Ý nghĩa đề tài Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn, chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực , hiệu công tác VT-LT Mơ rộng thêm mô hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cho hệ thống thuộc UBND Quận Tây Hồ Cấu trúc đề tài Ngoài phần MỞ ĐẦU, KẾT LUẬN, DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO, PHỤ LỤC, đề tài chia làm 03 chương: CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Sự hình thành phát triển UBND Quận Tây Hồ, Hà Nội 1.2 Sự hình thành phát triển phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ 1.3 Mối quan hệ phận công tác Văn thư – Lưu trữ quan xã hội CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1 Nội dung công tác Văn thư 2.2 Nội dung công tác Lưu trữ 2.3 Các quy định Nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ 2.4 Những thành tựu đạt UBND Quận Tây Hồ công tác Văn thư-Lưu trữ 2.5 Những hạn chế tồn CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT NHỮNG HẠN CHẾ VÀ THÚC ĐẨY HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ HIỆU QUẢ 3.1 Hoàn thiện hệ thống quy định công tác Văn thư – Lưu trữ 3.2 Đề xuất, kiến nghị việc cải cách công tác Văn thư – Lưu trữ CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Sự hình thành phát triển UBND Quận Tây Hồ Thực đường lối Đảng, năm 1990 ký XX, với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa địa bàn Hà Nội diễn ngày nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô thời ký công nghiệp hóa – đại hóa, Đảng Nhà nước chủ động mở rộng nội thành – Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính phủ Nghị định Số 69/CP việc thành lập Quận Tây Hồ Tổ chức máy Quận thức vào hoạt động từ tháng 1/1996 Đến máy kiện toàn đầy đủ vững vàng hoạt động (Phụ lục 1) Quận Tây Hồ nằm phía Tây Bắc thành phố Hà Nội; phía nam giáp quận Ba Đình; phía đông bắc đông nam giáp huyện Đông Anh huyện Gia Lâm; phía Tây giáp quận Bắc Từ Liêm Quận Cầu Giấy Trên địa bàn có di tích dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nên tinh hoa văn hóa Thăng Long – Hà Nội Nơi tỏa sáng trở thành khu du lịch tiếng Thủ đô Sau thành lập, Đảng bộ, quyền nhân dân Quận Tây Hồ vừa tiến hành xây dựng, củng cố, kiện toàn tổ chức, vừa tập trung cho việc thực nhiệm vụ tước mắt lâu dài Dưới lãnh đạo Thành Ủy, HĐND,UBND thành phố, phối hợp giúp đỡ sở, ban nghành thành phố, quận, huyện bạn, Những năm qua Đảng nhân dân quận Tây Hồ luôn đoàn kết nỗ lực phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, giữ vững an ninh trị, tăng cường quốc phòng Hệ thống trị xây dựng, củng cố phát huy hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Với tinh thần tâm xây dựng Quận phát triển toàn diện vững chắc, phát huy thành tích đạt sức mạnh khối đại đoàn kết toàn dân, hệ thống trị nguồn lực, Đang nhân dân quận Tây Hồ có bước vững Những thành tích quận Tây Hồ đạt kết trình phấn đấu kiên trì ý chí tâm kết tinh trí tuệ Đảng nhân dân Kết không đánh dấu chặng đường xây dựng phát triên mà tiền đề quan trọng cho phát triển năm UBND quận Tây Hồ hoạt động cương vị tổ chức cấp quận có quy mô máy lớn Là quan quản lý nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ toàn hệ thống phòng ban chức tổ chức theo cấu trực tuyến hoạt động theo Quyết định Số 20/2004/QĐ-UBND ngày 30 tháng năm 2004 cua UBND quận việc phân công công tác thành viên UBND quận Tây Hồ nhiệm kyd 2004 - 2009 1.2 Sự hình thành phát triển phận làm công tác Văn thư – Lưu trữ Bộ phận làm công tác VT-LT trực thuộc văn phòng UBND Theo tính chất quy mô hoạt động có cán thực công tác Tất đào tạo sâu chuyên nghành VT-LT thực nhiệm vụ : Nhiệm vụ cán văn thư - Tiếp dân phát hành loại công văn, giấy tờ, tài liệu HĐND, UBND quận đảm bảo trình tự, thể thức văn hành Nhà nước; - Quản lý viết loại giấy giưới thiệu, giấy mời…; - Thực quy định quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành quản lý văn ban thuộc thẩm quyền UBND quận phường trực thuộc; - Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị định Số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ Nhiệm vụ cán lưu trữ: - Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu giữ loại tài liệu HĐND UBND quận; - Thống kê đầy đủ loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, xác sổ thống kê máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả; - Hàng năm hướng dẫn tổ chức tiếp nhận hồ sơ đơn vị để đưa vào kho lưu trữ, tham mưu việc hủy tài liệu hết giá trị sử dụng theo quy định KẾT LUẬN Công tác VT-LT hoạt động đảm bảo thông tin văn nhằm mục đích phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc, quan Công tác VT-LT xem mặt hoạt động máy quản lý nói chung quan Công tác VT-LT thiếu văn phòng nội dung quan trọng, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng VT-LT phận tách rời máy hành Nhà nước Công tác VT-LT đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Trong công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác VT-LT vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đụng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Do đó, làm tốt công tác VT-LT góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng cà Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô ích, đặc biệt việc lợi dụng văn để làm công việc trài pháp luật Làm tốt công tác văn thư giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, Văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Khi nghiên cứu đề tài “Công tác Văn thư – Lưu trữ Uỷ Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ, Hà Nội” giúp phần tô đậm màu sắc tranh toàn cảnh công tác VT-LT UBND quận Tây Hồ nói riêng quan hành Nhà nước nói chung Với vai trò ý nghĩa quan trọng, công tác VT-LT cần phải quan tâm thật nhiều, thường xuyên liên tục Hơn nữa, muốn cải cách hành 38 trước hết phải cải cách công tác VT-LT cho hoạt động thật hiệu Làm tốt công tác VT-LT góp phần đáng kể để quan hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ Từ tạo điều kiện đê làm tốt công tác VT-LT giúp cho việc nghiên cứu lịch sử quan, địa phương lịch sử đất nước sau Học hỏi rút kinh nghiệm hệ trước, để kế hoạch tại, định hướng cho tương lai 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ThS.Trần Minh Châu (2014) đề tài “ Cơ sở khoa học áp dụng mô hình tự quản quyền xã” Nguyễn Thanh Bình (2014) đề tài “Chính phủ điện tử điều kiện đẩy mạnh cải cách hành Nhà nước Việt Nam” ThS.Nguyễn Thị Hà (2014) đề tài “Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ địa phương để thực quy định Luật Lưu trữ” PGS.Nguyễn Văn Hàm, Nghiệp vụ công tác văn thư (viết chung) Nxb Lao động xã hội,2001 PGS.Nguyễn Văn Hàm, Văn lưu trữ học đại cương (viết chung), Nxb.Giáo dục, 1996, tái bản: 1997 40 PHỤ LỤC Phụ lục 41 Phụ lục MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự - Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:………… ĐƠN VỊ:………………………………… QUYỂN SỐ:…… Từ số:……………………đến số………………………… Từ ngày:…………………đến ngày………………………… Mẫu sổ cách đăng ký bên trong: 42 Ngày Số,ký Tên loại Người Nơi Đơn vị Số Ghi tháng hiệu trích yếu nội ký nhận người nhận lượng lưu (6) (7) văn văn dung (1) (2) (3) (4) (5) (8) Phụ lục QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH HÒA BÌNH (Ban hành kèm theo Quyết định số 35/2014/QĐ-UBND ngày 11/12/2014 Ủy ban nhân dân tỉnh Hòa Bình) Chương I 43 QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo để thực chức năng, nhiệm vụ sở, ban, ngành, đơn vị hành chính, nghiệp, đơn vị kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang tỉnh, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố (sau gọi chung quan, tổ chức) địa bàn tỉnh Hòa Bình Công tác văn thư gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, tiếp nhận, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư quan, tổ chức Công tác lưu trữ gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Điều Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phải đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định nhà nước; hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp ngành nghề đặc thù sách ưu đãi khác theo quy định pháp luật; có trách nhiệm thực quy định Quy chế quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Thủ trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí dự toán ngân sách giao hàng năm, khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khoản tài trợ tổ chức, cá nhân nước (nếu có) để cải tạo, nâng cấp Kho lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, mua sắm trang thiết bị chuyên dụng, 44 văn phòng phẩm, ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn quy phạm pháp luật a) Hội đồng nhân dân ban hành: Nghị quyết; b) Ủy ban nhân dân ban hành: Quyết định, Chỉ thị Văn hành Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấyủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn Quy phạm pháp luật: Thực theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn hành chính: Thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân 45 Việc soạn thảo văn khác phải bảo đảm quy định: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị công chức, viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan - Soạn thảo văn - Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo quan tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh dự thảo - Trình duyệt dự thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến quan, tổ chức cá nhân gửi đến phải quản lý theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Điều Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký phải trình kịp thời cho người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ “Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ” phải trình chuyển giao sau nhận 46 Căn ý kiến đạo giải quyết, công chức, viên chức Văn thư đăng ký chuyển văn theo ý kiến đạo Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 10 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp Phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải văn đến theo ủy nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn vào nội dung văn đến, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, đơn vị Điều 11 Trình tự giải văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 12 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn 47 Trước phát hành văn bản, văn thư phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng, năm văn Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 13 Đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thểviệc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn đăng ký máy vi tính Văn mật đăng ký riêng, đăng ký máy vi tính máy tính không nối mạng Điều 14 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn bản:Lựa chọn bì: Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn mật thực theo quy định Điều Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ; Chuyển phát văn đi:Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn Điều 15 Lưu văn Mỗi văn quan tổ chức phải lưu 02 bản: Bản gốc lưu Văn thư quan 01 lưu hồ sơ công việc cán chuyên 48 môn Bản gốc lưu Văn thư phải có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền, đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức khai thác sử dụng văn lưu Điều 16 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc Mở hồ sơ: Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ công việc (theo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức theo thực tế công việc giao trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) Thu thập văn vào hồ sơ: Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan (phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình, ý kiến phát biểu, thảo luận lãnh đạo đại biểu v.v.) trình giải công việc vào hồ sơ; Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Điều 17 Thời hạn, thành phần hồ sơ thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ công trình toán 49 Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu công chức viên chức phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan biết phải đồng ý lãnh đạo quan, tổ chức, thời gian giữ lại không năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Điều 18 Quản lý dấu Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng dấu quan, tổ chức Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý sử dụng dấu đơn vị (đối với đơn vị có dấu riêng) Các dấu quan, tổ chức giao cho công chức, viên chức làm văn thư quan, tổ chức quản lý sử dụng Công chức viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, đồng thời có trách nhiệm thực quy định sau: Khi nét dấu bị mòn biến dạng, cán công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức để làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan, tổ chức phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên báo cáo quan liên quan để xử lý theo quy định Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập, phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Điều 19 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm công chức, viên chức Lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; 50 Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan; Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 20 Thu thập tài liệu Lưu trữ điện tử vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh Thực theo quy định Chương II, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ quy định khác quan nhà nước có thẩm quyền Điều 21 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan tổ chức phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ quan tổ chức Nguyên tắc chỉnh lý: a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ) phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức Điều 22 Bảo quản tài liệu lưu trữ Nguyên tắc Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan, tổ chức tập trung bảo quản Kho lưu trữ quan, tổ chức Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Trách nhiệm 51 Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành Lãnh đạo quan, tổ chức có trách nhiệm đạo thực quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ: - Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; Cán công chức, viên chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức có trách nhiệm Điều 23 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm, tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước thuộc thẩm quyền giải Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; cho phép người nước khai thác tài liệu kho lưu trữ lịch sử tỉnh; Tại Lưu trữ quan, tổ chức (Lưu trữ huyện, thành phố Lưu trữ sở, ban, ngành tỉnh) Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, Giám đốc sở, ban, ngành tỉnh duyệt cho phép người nước sử dụng loại tài liệu lưu trữ quan, tổ chức phòng đọc kho lưu trữ định việc cung cấp 52